Was ist die Tätigkeit von Twiga Ukraine
Twiga Ukraine ist ein einzelnes Organismus, das aus 6 Agenturen besteht. Das Fachwissen unserer Agenturen ist ausreichend, um alle Bedürfnisse eines Kunden zu decken. Twiga Digital ist eine der Agenturen.
Das Unternehmen fördert die Werte der Giraffe.
(„twiga“ bedeutet „Giraffe“ auf Swahili)
Unter allen Tieren der Welt hat die Giraffe das größte Herz. Sie kann lange Zeit ohne Trinken und Essen laufen. Wir scherzen, dass unser Team einer Giraffe ähnelt: Wir sind in der Lage, rund um die Uhr zu arbeiten und benötigen nichts mehr.
Twiga Ukraine arbeitet normalerweise langfristig mit Kunden, oft 12 – 14 Jahre. Wir glauben, dass nur durch eine langfristige Zusammenarbeit, die 2 – 3 Jahre oder mehr dauert, die Effizienz einer bestimmten Strategie verfolgt werden kann. Wir haben sowohl interne als auch externe Kunden. Die externen sind Pepsi, Roshen, ProCredit Bank, Henkel, Royal Canin usw. Dies sind Direktkunden, und alles ist einfach und klar mit ihnen. Und außerdem gibt es interne Kunden.
Zum Beispiel hat unsere Twiga Go Agentur einen großen Auftrag für die Umsetzung einer kreativen Idee und Strategie eines Festivals für die PUMB Bank gewonnen.
Die restlichen Agenturen von TwigaUkraine sind ebenfalls mit Aufgaben für die Arbeit an diesem Projekt betraut.
Wie war die Arbeit in Twiga Digital strukturiert?
Vor zwei Jahren, als ich bei Twiga Digital anfing, hatte die Agentur E‑Mail, Telegram und Beine für die Kommunikation (Anmerkung des Redakteurs: lachend). Es war sehr schwierig. Muss man etwas fragen? Man geht in einen anderen Flügel, um zum Beispiel eine Aufgabe mit einem Designer zu koordinieren. Nachdem wir die Idee besprochen hatten, haben wir alles im Postfach dokumentiert.
Das Hauptproblem ist, wenn man 45 Personen hat, und alle sind im gleichen Projekt, wo die kniffligsten Dinge beginnen, zum Beispiel, dass jemand nicht rechtzeitig über die Aufgabe informiert wird, vergisst, einen anderen aus einem anderen Flügel zu benachrichtigen, jemand eine Nachricht in der E‑Mail verpasst usw. So viele Informationen gingen verloren, es war wie ein Weintraubenstock. Jetzt haben wir Briefings, und alles wird an einem einzigen Ort gespeichert.
Vor Twiga Digital habe ich 5 Jahre lang mit Worksection an meinem vorherigen Arbeitsplatz gearbeitet, gefolgt von 6 Monaten ohne es.
Wenn man in dieselbe Falle tappt, denkt man: ‘Hätten wir von Anfang an mit Worksection gearbeitet, wäre nichts verloren gegangen…’. Einen Monat später sagte ich: ‘Leute, wir brauchen einen Aufgabenmanager’.
Warum ist Worksection unsere Wahl?
Nativ und sehr einfach den Leuten zu erklären, wie man mit einem Aufgabenmanager arbeitet
Zusammen mit Worksection hatte ich Erfahrungen mit Kunden in Trello, Bitrix24 und Asana gemacht. Aber Worksection passte am besten zu uns. Alles ist klar, nativ, und es ist sehr einfach, den Leuten zu erklären, wie man den Aufgabenmanager nutzt.
Worksection erfordert nicht, dass 45 Unteraufgaben für jede Person erstellt werden. In einer einzelnen Aufgabe können Sie Unteraufgaben angeben, die Betroffenen taggen und den Projektmanager mit einer Glocke markieren, der die Aufgabe sehen soll. Die Funktionalität ist durchdacht.
War das Onboarding schnell?
Nein :( Aber es war sehr reibungslos und bequem.
Zunächst nutzten wir Worksection nur in der Digitalagentur. Im Vergleich zu Asana wusste ich bereits, dass Worksection es einfacher macht, einen verantwortlichen Mitarbeiter auszuwählen, eine Aufgabe zu setzen, Mitarbeiter aus einem Team auszuschließen, wenn sie beispielsweise durch Benachrichtigungen von einer Aufgabe abgelenkt sind, an der sie nicht beteiligt sind.
Es gibt viele Funktionen, die sich von anderen Aufgabenmanagern unterscheiden.
Im Laufe der Zeit erkannten auch unsere kreativen Leute (Lions ist ebenfalls eine der sechs Twiga Ukraine Agenturen), dass Worksection Bequemlichkeit bedeutet. Wir führten ein Einführungstraining durch, und eine der sechs Agenturen stimmte zu, die Testversion des Aufgabenmanagers auszuprobieren.
Unsere Media First Agentur war die erste, die sich beteiligte. Es folgten zwei weitere Agenturen.
Mittlerweile sind fünf von sechs Agenturen auf Worksection ausgerichtet.
Wir hielten mehrere Worksection-Schulungen für unsere Mitarbeiter ab, machten grundlegende Einstellungen, und wir planen, unsere Kunden mit dem Aufgabenmanager zu verbinden, indem wir ihnen Zugang zu Projekten gewähren, da dies wichtig für sie ist.
Zum Beispiel werden die Projektdesigner die auf das Projekt verwendete Zeit verfolgen, und der Kunde wird diese Informationen einsehen können, um eine stundenweise Abrechnung gemäß Vertrag vorzunehmen.
Worksection zeigt unseren Kunden klar Folgendes an: die Zeit, zu der die Aufgabe gesetzt wurde, das für sie vergebene Zeitintervall, die Anzahl der Zeitsitzungen und die Nachverfolgung für jeden einzelnen Mitarbeiter. Der Kunde erhält täglich Berichte.
Wie erstellen Sie Berichte in Worksection?
Wir erstellen Berichte nach Projekten und nach Kunden.
Es ist sehr bequem. Intern haben unsere Agenturen einen Dokumentationsbericht und einen Aufgabenbericht, um nicht zu vergessen, ‘wer wem was schuldet’.
Einer unserer Kunden fragte: ‘Kann ich ein Tool kaufen, um Berichte zu erstellen?’ Wir sagten, dass nichts gekauft werden müsse. Worksection war bereits vorhanden. In Worksection haben wir ein Konto für den Kunden erstellt, 8 Mitarbeiter auf der Kundenseite hinzugefügt und ein gemeinsames Profil für sie erstellt.
Für Kunden übermitteln wir Berichte in Excel-Tabellen und versenden sie. Es gibt eine Vorlage dafür.
Welche Arten von Worksection-basierten Projekten nutzen Sie?
Wir unterteilen Worksection intern in die Agenturen, die ihre eigenen Projekte bearbeiten.
Und wir haben ein gemeinsames Projekt – „Neues Geschäft“. Es vereint alle Mitarbeiter. Wenn ein neues Projekt auftaucht, erstellen wir ein Team dafür. Wir senden Benachrichtigungen an diejenigen, die in das Projekt einbezogen werden sollen.
Dies ist die Hierarchie des wichtigsten Teils von Worksection — die Arbeit mit Aufgaben:
Wir setzen Labels in Projekten. Dies kann gemacht werden, wenn ein Kunde eine Aufgabe aufgrund von Quarantäne ausgesetzt hat oder wenn das Budget reduziert wurde und die Diskussionen auf das nächste Jahr verschoben werden.
Es ist sehr bequem, die Gesamtzahl der Projekte, die wir bearbeitet haben, die Anzahl der geschlossenen Aufgaben zu betrachten, den Nutzen und Verlust zu messen und die Menge der zurückgehaltenen Arbeiten zu bewerten.
Worksection ist eine großartige Hilfe bei der Remote-Arbeit. Die Kommunikation ist reichlich, und es findet jetzt 24⁄7 statt. Designer, kreative Teammitglieder, Texter und Influencer arbeiten jetzt remote. Sie können das Büro einmal im Monat besuchen, wenn sie mit einem Kunden sprechen müssen.
Worksection umfasst alle unsere clientbezogenen und internen Angelegenheiten. Die Systemordner enthalten alles, was administrative Angelegenheiten betrifft. Alle sind in Unteraufgaben enthalten. Alle notwendigen Zugänge für die Mitarbeiter sind vorhanden.
Bezahlen Sie Ihre Mitarbeiter auf Stundenbasis?
Nein, das tun wir nicht.
Leider ist die Einstellung der Mitarbeiter zur Zeiterfassung noch negativ. Natürlich erklären wir, dass Sie durch die Nutzung der Zeiterfassung sowohl sich selbst als auch uns helfen. Es ist wichtig, die Menge an Zeit zu wissen, die für die Erfüllung der Aufgabe sowohl für den Kunden als auch für uns erforderlich ist. Unsere Mitarbeiter empfinden die Zeiterfassung als etwas, das ihre Freiheit einschränkt.
Außerdem führen wir viel kreative Arbeit durch, und Kreativität kann nicht in Stunden gemessen werden. Aber wir haben Fristen, in denen wir ein bestimmtes kreatives Produkt veröffentlichen müssen. Daher können wir es nicht auf Stundenbasis zählen. Was ist der Hauptwert von Worksection im Vergleich zu anderen Aufgabenmanagern?
Es ist absolut nativ und verständlich. Zum Beispiel wird oft gesagt, dass iOS selbst für ein Kind klar ist. Das gleiche gilt für Worksection: Alles ist sichtbar, keine Suche notwendig, keine Anleitungen müssen vor der Nutzung gelesen werden. Es gibt nichts Verborgenes, alle Funktionen sind sofort sichtbar.
Sie verbringen 5 Minuten mit der Festlegung einer Aufgabe, benachrichtigen die Leute, und sie kommen sofort, um die Aufgabe zu erfüllen. Hier können Sie auch die Anzahl der Personen sehen, die die Aufgabe angesehen haben. Es ist wie ein offener Chat.
Hat Ihr Unternehmen interne Regeln für Worksection?
Ja, das gibt es. Eine der Regeln besagt, dass diejenigen, die die Arbeit angenommen haben, zurückschreiben sollten. Es gibt eine weitere Regel: Die Festlegung einer Aufgabe bedeutet nicht zwangsläufig ihre Annahme. Daher ist es besser, einen Link zu einer Aufgabe in einer Messenger-App zu senden.
Das Schließen von Aufgaben und die Reinigung von Projekten sind unsere Schwächen. Es ist wichtig, die Fristen für die abgeschlossene Aufgabe zu überprüfen. Wenn Fristen aufgrund einer bestimmten Person verletzt wurden, sollte der Grund geklärt werden.
Eine weitere wichtige Regel ist: Schließen Sie ein Projekt in Worksection ab und analysieren Sie dann die geleistete Arbeit.
Wenn Sie Zeit mit der Aufgabenfestlegung verbringen, verstehen Sie, was Ihnen fehlt, damit das Team diese Aufgabe abschließen kann.
Was gefällt Ihnen sonst noch an der Nutzung von Worksection
Dieser Aufgabenmanager lehrt Sie, korrekt zu arbeiten. Korrekt ist, wenn bei der Aufgabe alles klar ist, ohne dass verbleibende Fragen von den Mitarbeitern übrig bleiben. Sie verstehen klar, was getan werden muss.
Worksection ist für mich ein Lackmustest. Arbeiten wir gut oder schlecht? Vor Worksection fehlte uns ein Lackmustest. Dinge gehen in der Mail verloren, und die Korrespondenz nach 18 Uhr ist schrecklich.
Zum Beispiel hatten wir eine unangenehme Situation mit einem Projekt. Ich logge mich in Worksection ein und lese Kommentare zu einem Projekt. Das hilft mir, den Engpass zu erkennen. Ich kann sofort die Struktur sehen: den Ausgangspunkt, die Zeit, zu der der Kunde Korrekturen gesendet hat, die Zeit, als sie erledigt wurden, wer was verursacht hat und die Verzögerung.
Ich bin immer gut vorbereitet auf ein Meeting mit einem Kunden. Das ist wesentlich, besonders wenn Sie ein leitender Angestellter des Unternehmens sind.
Wenn Sie effizient sein wollen, wenn Sie danach streben, qualitativ hochwertige Arbeit unter Einhaltung der Fristen zu leisten – Sie benötigen Worksection.
Das Feedback funktioniert ebenfalls schnell. Wo auch immer Sie sich einloggen, sehen Sie das Support-Symbol, ohne nach etwas suchen zu müssen. Sie erhalten innerhalb von 20 Minuten höchstens eine Antwort.