Quelle est l’activité de Twiga Ukraine
Twiga Ukraine est un organisme unique comprenant 6 agences. L’expertise de nos agences est suffisante pour couvrir tous les besoins d’un client. Twiga Digital est l’une des agences.
L’entreprise encourage les valeurs de la girafe.
(« twiga » signifie « girafe » en swahili)
Parmi tous les animaux du monde, la girafe a le plus grand cœur. Elle peut courir longtemps sans boire ni manger. Nous plaisantons en disant que notre équipe ressemble à une girafe : nous sommes capables de travailler 24⁄7 et n’avons besoin de rien de plus.
Twiga Ukraine traite généralement avec ses clients sur une base à long terme, pendant 12 à 14 ans. Nous croyons que c’est seulement dans le cadre d’une coopération à long terme, durant 2 à 3 ans ou plus, que nous pouvons suivre l’efficacité d’une certaine stratégie. Nous avons à la fois des clients internes et externes. Les externes sont Pepsi, Roshen, ProCredit Bank, Henkel, Royal Canin, etc. Ce sont des clients directs, et tout est simple et clair avec eux. Et il y a aussi des clients internes.
Par exemple, notre agence Twiga Go a remporté un grand appel d’offres pour réaliser une idée créative et la stratégie d’un festival pour la Banque PUMB.
Les autres agences de TwigaUkraine sont également chargées de tâches pour le travail sur ce projet.
Comment le travail était-il structuré chez Twiga Digital ?
Il y a deux ans, lorsque je suis arrivé à travailler chez Twiga Digital, l’agence avait le mail, Telegram et des jambes pour communiquer (editorial : rire). C’était très difficile. Vous devez demander quelque chose ? Vous allez dans un autre bâtiment, par exemple, pour coordonner une tâche avec un designer. Après avoir discuté de l’idée, nous enregistrions tout dans la boîte mail.
Le principal problème, c’est que lorsque vous avez 45 personnes, et que tout le monde est sur le même projet, où commencent les choses les plus délicates, comme le fait que quelqu’un n’a pas réussi à se renseigner sur la tâche à temps, a oublié de prévenir quelqu’un d’un autre bâtiment, qu’une personne a manqué un message dans le mail, etc. Tant d’informations étaient perdues, et c’était comme une vigne. Maintenant, nous avons des briefs, et tout est stocké en un seul endroit.
Avant Twiga Digital, j’ai utilisé Worksection pendant 5 ans dans mon emploi précédent, suivi de 6 mois de travail sans lui.
Quand vous tombez dans le même piège, vous pensez : ‘Si nous avions utilisé Worksection dès le départ, rien n’aurait été perdu…’. Un mois plus tard, j’ai dit : ‘Les gars, nous avons besoin d’un gestionnaire de tâches’.
Pourquoi Worksection est notre choix ?
Natif et très facile à expliquer aux gens comment travailler dans un gestionnaire de tâches
Avec Worksection, j’ai également eu une expérience de travail avec des clients sur Trello, Bitrix24 et Asana. Mais Worksection nous convenait le mieux. Tout est clair, natif, et il est très simple d’expliquer aux gens comment utiliser le gestionnaire de tâches.
Worksection né nécessite pas la création de 45 sous-tâches pour chaque personne. Dans une seule tâche, vous pouvez spécifier des sous-tâches, taguer ceux concernés, et marquer avec une cloche le chef de projet qui doit consulter la tâche. La fonctionnalité est réfléchie.
L’intégration a‑t-elle été rapide ?
Non :( Mais, c'était très fluide et confortable.
Au début, nous utilisions Worksection uniquement dans l’agence numérique. Par rapport à Asana, je savais déjà que Worksection facilite la sélection d’un responsable, la définition d’une tâche, l’exclusion des employés d’une équipe, par exemple, s’ils sont distraits par des notifications d’une tâche où ils né sont pas impliqués.
Il y a de nombreuses fonctions qui diffèrent des autres gestionnaires de tâches.
Au fil du temps, nos créatifs (Lions étant également l’une des six agences de Twiga Ukraine) ont également compris que Worksection signifie commodité. Nous avons tenu une formation d’introduction, et l’une des six agences a accepté de faire un essai du gestionnaire de tâches.
Notre agence Media First a été la première à s’impliquer. Deux autres agences ont suivi.
À ce jour, cinq agences sur six sont orientées vers Worksection.
Nous avons organisé plusieurs sessions de formation Worksection pour nos employés, effectué les réglages de base, et nous prévoyons de connecter nos clients au gestionnaire de tâches en leur donnant accès aux projets, car cela est important pour eux.
Par exemple, les designers de projet suivront le temps passé sur le projet, et le client pourra voir cette information pour effectuer un calcul horaire, conformément à un contrat.
Worksection affiche clairement ce qui suit pour nos clients : le temps de création de la tâche, l’intervalle de temps alloué pour celle-ci, le compte de sessions de temps et le suivi pour chaque employé individuel. Le client reçoit des rapports quotidiennement.
Comment rédigez-vous des rapports dans Worksection ?
Nous faisons des rapports par projet et par client.
C’est très pratique. En interne, nos agences disposent d’un rapport documentaire et d’un rapport de tâches, afin de né pas oublier ‘qui doit quoi à qui’.
Un de nos clients a demandé : ‘Puis-je acheter un outil pour enregistrer des rapports ?’ Nous avons dit qu’il n’y avait rien à acheter. Worksection était déjà en place. Dans Worksection, nous avons créé un compte pour le client, ajouté 8 employés du côté du client et créé un profil unique pour eux.
Pour les clients, nous transférons les rapports aux tableaux Excel des clients et les envoyons. Il existe un modèle pour cela.
Quels types de projets basés sur Worksection utilisez-vous ?
Nous décomposons Worksection en interne en fonction des agences gérant leurs propres projets.
Et nous avons un projet commun – « Nouveau Business ». Il unit tous les employés. Si un nouveau projet apparaît, nous créons une équipe pour cela. Nous envoyons des notifications à ceux qui doivent être impliqués dans le projet.
C’est la hiérarchie de la partie la plus importante de Worksection — le travail avec les tâches :
Nous attribuons des étiquettes dans les projets. Cela peut être fait si un client a mis une tâche en attente en raison de la quarantaine, ou si un budget est réduit avec des discussions reportées à l’année prochaine.
Il est alors très pratique de visualiser le nombre total de projets que nous avons réalisés, le nombre de tâches fermées, de mesurer le bénéfice et les pertes, d’évaluer la quantité de travail en attente.
Worksection est une grande aide au travail à distance. La communication est abondante, et cela prend désormais 24⁄7. Designers, membres de l’équipe créative, rédacteurs et influenceurs travaillent maintenant à distance. Ils peuvent visiter le bureau une fois par mois s’ils ont besoin de parler avec un client.
Worksection abrite toutes nos problématiques clients et internes. Les dossiers du système contiennent tout ce qui concerne les affaires administratives. Tous sont inclus dans des sous-tâches. Tous les accès nécessaires pour les employés y sont présents.
Paye-t-on vos employés à l’heure ?
Non, nous ne le faisons pas.
Malheureusement, l’attitude des employés envers le suivi du temps reste encore négative. Bien sûr, nous expliquons qu’en utilisant le suivi, vous aidez à la fois vous-mêmes et nous. Il est important de savoir le temps nécessaire pour accomplir la tâche tant pour le client que pour nous. Nos employés perçoivent le suivi comme quelque chose qui restreint leur liberté.
De plus, nous réalisons beaucoup de travaux créatifs, et la créativité né peut pas être mesurée en heures. Mais nous avons des délais dans lesquels nous devons sortir un certain produit créatif. Ainsi, nous né pouvons pas le compter sur une base horaire. Quelle est la principale valeur de Worksection par rapport aux autres gestionnaires de tâches ?
C’est absolument natif et compréhensible. Par exemple, on dit souvent qu’iOS est clair même pour un enfant. Il en va de même pour Worksection : tout est visible, pas besoin de chercher, aucune instruction à lire avant de l’utiliser. Il n’y a rien de caché, toutes les fonctions sont visibles immédiatement.
Vous passez 5 minutes à définir une tâche, à notifier les gens, et ils viennent immédiatement pour exécuter la tâche. Ici, vous pouvez également voir le nombre de personnes ayant consulté la tâche. C’est comme un chat ouvert.
Votre entreprise a‑t-elle des règles internes pour Worksection ?
Oui, elle en a. L’une des règles est que ceux qui ont accepté le travail doivent répondre. Il y a une autre règle : définir une tâche né signifie pas nécessairement son acceptation. Ainsi, il est préférable d’envoyer un lien vers une tâche dans n’importe quel messager.
La clôture des tâches et le nettoyage des projets sont nos points faibles. Il est important de vérifier les délais pour la tâche complétée. Si les délais ont été perturbés à cause d’une personne en particulier, la raison doit être clarifiée.
Une autre règle importante est : vous clôturez un projet dans Worksection puis analysez le travail réalisé.
En passant du temps à définir des tâches, vous comprenez ce qui vous manqué pour que l’équipe puisse compléter cette tâche.
Qu’aimez-vous d’autre dans l’utilisation de Worksection
Ce gestionnaire de tâches vous enseigne à travailler correctement. Correctement, c’est quand tout est clair dans la tâche, sans questions restantes de la part des employés. Ils comprennent clairement ce qui doit être fait.
Worksection pour moi est un test de réactivité. Travaillons-nous bien ou mal ? Avant Worksection, nous manquions d’un test de réactivité. Des choses se perdaient dans le mail, et la correspondance après 18h était horrible.
Par exemple, nous avons eu une situation maladroite avec un projet. Je me connecte à Worksection et lis des commentaires sous un projet. Cela me permet de repérer le goulet d’étranglement. Je peux voir tout de suite la structure : le point de départ, le moment où le client a envoyé des corrections, le moment où elles ont été effectuées, qui et ce qui a causé le retard.
Je suis toujours bien préparé pour une réunion avec un client. C’est essentiel, surtout si vous êtes un cadre supérieur d’entreprise.
Si vous voulez être efficace, si vous visez à produire un travail de haute qualité en respectant les délais – vous avez besoin de Worksection.
Les retours fonctionnent également rapidement. Où que vous vous connectiez, vous pouvez voir l’icône de support sans avoir besoin de chercher quoi que ce soit. Vous recevez une réponse dans les 20 minutes au plus tard.