Qual è l’attività di Twiga Ucraina
Twiga Ucraina è un organismo unico composto da 6 agenzie. L’esperienza delle nostre agenzie è sufficiente a coprire tutte le esigenze di un cliente. Twiga Digital è una delle agenzie.
L’azienda promuove i valori della giraffa.
(“twiga” significa “giraffa” tradotto dal swahili)
Tra tutti gli animali del mondo, la giraffa ha il cuore più grande. Può correre a lungo senza bere e mangiare. Scherziamo dicendo che la nostra squadra somiglia a una giraffa: siamo capaci di lavorare 24⁄7 e non abbiamo bisogno di altro.
Twiga Ucraina generalmente lavora con i clienti su base a lungo termine, per 12 – 14 anni. Crediamo che solo nella cooperazione a lungo termine, che duri 2 – 3 anni o più, possiamo monitorare l’efficacia di una certa strategia.Abbiamo sia clienti interni che esterni. I clienti esterni sono Pepsi, Roshen, ProCredit Bank, Henkel, Royal Canin, ecc. Questi sono clienti diretti, e tutto è semplice e chiaro con loro. E ci sono anche clienti interni.
Ad esempio, la nostra agenzia Twiga Go ha vinto un grande appalto per realizzare un’idea creativa e la strategia di un festival per la Banca PUMB.
Le altre agenzie di TwigaUkraine sono state anche incaricate di compiti per lavorare su questo progetto.
Com’è stato strutturato il lavoro in Twiga Digital?
Due anni fa, quando sono arrivato a lavorare in Twiga Digital, l’agenzia aveva e‑mail, Telegram e gambe per comunicare (editoriale: ridendo). Era molto difficile. Hai bisogno di chiedere qualcosa? Devi andare in un altro reparto, ad esempio, per coordinare un compito con un designer. Dopo aver discusso l’idea, abbiamo registrato tutto nella casella di posta.
La cosa principale è che quando hai 45 persone, e tutti sono nello stesso progetto, dove iniziano le cose più complicate, come qualcun altro che non riesce a scoprire il compito in tempo, dimentica di avvisare un altro dal reparto, qualcuno che perde un messaggio nella posta, ecc. Così tante informazioni sono state perse, ed era come una vite d’uva. Ora abbiamo briefing, e tutto è memorizzato in un unico posto.
Prima di Twiga Digital, avevo gestito Worksection per 5 anni nel mio lavoro precedente, seguito da 6 mesi di lavoro senza di esso.
Quando cadete nella stessa trappola, pensate: ‘Se avessimo gestito Worksection sin dall’inizio, nulla sarebbe andato perso…’. Un mese dopo, ho detto: ‘Ragazzi, abbiamo bisogno di un gestore di compiti’.
Perché Worksection è la nostra scelta?
Nativo e molto facile da spiegare alle persone come lavorare in un gestore di attività
Insieme a Worksection, ho avuto esperienza di lavoro con i clienti in Trello, Bitrix24 e Asana. Ma Worksection si è adattata meglio a noi. Tutto è chiaro, nativo, ed è molto semplice spiegare alle persone come usare il gestore di attività.
Worksection non richiede di creare 45 sottocompiti per ogni persona. In un’unica attività, puoi specificare sottocompiti, taggare coloro che sono interessati, e contrassegnare con una campanella il project manager che deve visualizzare il compito. La funzionalità è ben congegnata.
È stato veloce l’onboarding?
No :( Ma è stato molto fluido e confortevole.
Inizialmente, abbiamo usato Worksection solo nell’agenzia digitale. Rispetto ad Asana, sapevo già che Worksection facilita la selezione di un esecutore responsabile, la creazione di un compito, l’esclusione dei dipendenti da un team, ad esempio, se vengono distratti dalle notifiche di un compito a cui non sono coinvolti.
Ci sono molte funzioni che differiscono dagli altri gestori di compiti.
Con il passare del tempo, anche i nostri creativi (Lions è anche una delle sei agenzie di Twiga Ucraina) hanno realizzato che Worksection significa comodità. Abbiamo svolto una formazione introduttiva e una delle sei agenzie ha accettato di provare il gestore di attività.
La nostra agenzia Media First è stata la prima a coinvolgersi. Sono seguite altre due agenzie.
Ad oggi, cinque delle sei agenzie sono orientate a Worksection.
Abbiamo tenuto diverse sessioni di formazione su Worksection per i nostri dipendenti, effettuato impostazioni di base, e stiamo pianificando di collegare i nostri clienti al gestore di attività dando loro l’accesso ai progetti, poiché è importante per loro.
Ad esempio, i progettisti di progetto tracceranno il tempo trascorso sul progetto, e il cliente sarà in grado di vedere queste informazioni per fare un calcolo orario, in base a un contratto.
Worksection mostra chiaramente ai nostri clienti: il tempo di impostazione del compito, l’intervallo di tempo assegnato per esso, il conteggio delle sessioni di tempo e il monitoraggio per ciascun singolo dipendente. Il cliente riceve rapporti quotidiani.
Come fai a fare i rapporti in Worksection?
Facciamo rapporti per progetti e per clienti.
È molto conveniente. Internamente, le nostre agenzie hanno un rapporto documentario e un rapporto di attività, così da non dimenticare ‘chi deve cosa a chi’.
Uno dei nostri clienti ha chiesto: ‘Posso comprare uno strumento per registrare i rapporti?’ Abbiamo detto che non c’era nulla da comprare. Worksection era già in atto. In Worksection, abbiamo creato un account per il cliente, aggiunto 8 dipendenti sul lato del cliente e creato un profilo unico per loro.
Per i clienti, trasferiamo i rapporti alle tabelle Excel dei clienti e li inviamo. C’è un template per questo.
Quali tipi di progetti basati su Worksection utilizzi?
Suddividiamo Worksection internamente nelle agenzie che gestiscono i propri progetti.
Inoltre, abbiamo un progetto comune – “Nuovo Business”. Unisce tutti i dipendenti. Se appare un nuovo progetto, creiamo un team per esso. Inviamo notifiche a coloro che devono essere coinvolti nel progetto.
Questa è l’gerarchia della parte più importante di Worksection — lavoro con i compiti:
Impostiamo etichette nei progetti. Può essere fatto se un cliente ha messo un compito in attesa a causa della quarantena, o se il budget è stato ridotto con discussioni rimandate al prossimo anno.
È molto conveniente quindi visualizzare il numero totale di progetti che abbiamo fatto, il numero di compiti chiusi, per misurare il beneficio e la perdita, per valutare la quantità di lavoro in sospeso.
Worksection è un grande aiuto nel lavoro remoto. La comunicazione è abbondante, e ora avviene 24⁄7. Designer, membri del team creativo, copywriter e influencer stanno lavorando da remoto ora. Possono visitare l’ufficio una volta al mese se devono parlare con un cliente.
Worksection ospita tutte le nostre questioni legate ai clienti e interne. Le cartelle del sistema contengono tutto ciò che riguarda le questioni amministrative. Tutti sono inclusi nei sottocompiti. Sono presenti tutti gli accessi necessari per i dipendenti.
Remunerate i vostri dipendenti su base oraria?
No, non lo facciamo.
Sfortunatamente, l’atteggiamento dei dipendenti al monitoraggio del tempo è ancora negativo. Naturalmente, spieghiamo che, usando il monitoraggio, aiutate sia voi stessi che noi. È importante sapere il tempo necessario per completare il compito sia per il cliente che per noi. I nostri dipendenti percepiscono il monitoraggio come qualcosa che limita la loro libertà.
Inoltre, svolgiamo molto lavoro creativo, e la creatività non può essere misurata in ore. Ma abbiamo delle scadenze in cui dobbiamo rilasciare un certo prodotto creativo. Dunque, non possiamo contarlo su base oraria.Qual è il valore principale di Worksection rispetto ad altri gestori di compiti?
È assolutamente nativo e comprensibile. Ad esempio, si dice spesso che IOS è chiaro anche per un bambino. Lo stesso vale per Worksection: tutto è visibile, non serve cercare, non è necessario leggere istruzioni prima di usarlo. Non c’è nulla di nascosto, tutte le funzioni sono visibili subito.
Impieghi 5 minuti per impostare un compito, notificare le persone, e loro arrivano immediatamente a svolgere il compito. Qui puoi anche vedere il numero di persone che hanno visualizzato il compito. È come una chat aperta.
La vostra azienda ha delle regole interne per Worksection?
Sì, ce l’ha. Una delle regole è che coloro che hanno accettato il lavoro devono rispondere. C’è un’altra regola: impostare un compito non significa necessariamente che esso sia accettato. Quindi è meglio inviare un link a un compito in qualsiasi messenger.
La chiusura dei compiti e la pulizia dei progetti sono i nostri punti deboli. È significativo controllare le scadenze per i compiti completati. Se le scadenze sono state violate a causa di una particolare persona, bisogna chiarire il motivo.
Un’altra regola importante è: chiudi un progetto in Worksection e poi analizza il lavoro svolto.
Avendo speso tempo per impostare i compiti, capisci cosa ti manca per completare questo compito.
Cosa ti piace di più nell’uso di Worksection
Questo gestore di compiti ti insegna a lavorare correttamente. Correttamente è quando tutto è chiaro nel compito, senza domande da parte dei dipendenti. Loro capiscono chiaramente cosa deve essere fatto.
Worksection per me è un test di litmus. Lavoriamo bene o male? Prima di Worksection, ci mancava un test di litmus. Le cose si perdono nella posta, e la corrispondenza dopo le 18:00 è orribile.
Ad esempio, abbiamo avuto una situazione imbarazzante con un progetto. Accedo a Worksection e leggo i commenti sotto un progetto. Questo mi permette di individuare il collo di bottiglia. Posso visualizzare subito la struttura: il punto di partenza, il momento in cui il cliente ha inviato le correzioni, il momento in cui sono state fatte, chi e cosa ha causato il ritardo.
Sono sempre ben preparato per un incontro con un cliente. È essenziale, soprattutto se sei un dirigente senior dell’azienda.
Se vuoi essere efficiente, se aspiri a fare un lavoro di alta qualità rispettando le scadenze – hai bisogno di Worksection.
Il feedback funziona anche rapidamente. Ovunque accedi, puoi vedere l’icona di supporto senza dover cercare nulla. Ricevi una risposta entro 20 minuti al massimo.