•     •   13 min read

13 секретів для ефективного управління командою проєкту у 2023 році

По-справжньому успішна команда розуміє свої завдання та їх важливість, може тривалий час зберігати зосередженість, ефективність й креативність, а також отримує задоволення від роботи та кінцевого результату. Велике значення у побудові саме такого колективу має управління командою, завдяки якому співробітники відчувають свою цінність та злагоджено працюють. 

Іноді у керівника через велику завантаженість не вистачає ресурсу на перевірку стану команди й побудову стратегії управління. Тому в цій статті ми розповімо про кілька секретів, які оптимізують цю важливу ланку роботи. 

Що таке керування командою проєкту?

Командою можна вважати групу, яка об’єднана для виконання одного або декількох завдань та досягнення поставлених на початку роботи цілей. Практика показує, що саме командна робота у більшості випадків дає кращий результат, бо спеціаліст навіть дуже високого рівня підсилюється, коли працює з іншими людьми. 

Управління командою — одна із найважливіших комплексних навичок керівника. Ця робота складається з таких процесів:
  1. постановка цілей та донесення їх до команди;
  2. мотивація та надихання;
  3. регулярне спілкування з командою, надання зворотного зв’язку;
  4. демонстрація особистого прикладу ефективного розв’язання задач;
  5. вирішення конфліктів та побудова здорової атмосфери в колективі, приємної корпоративної культури;
  6. розширення можливостей команди у професійному плані. 
Ефективне управління командою проєкту дозволяє підвищити потенціал кожного окремого співробітника та колектива в цілому. 

Чому важливо керувати командою проєкту?

Основа успішного бізнесу — залучена, зацікавлена та вмотивована команда. Іншими словами, команда, яку можна назвати здоровою”. 



Самостійно колектив співробітників таким не стане, отже, потрібно приділяти увагу побудові «команди мрії», працюючи в якій, кожен з учасників буде отримувати задоволення від роботи та можливості для розвитку. Таке поєднання стане важливим фактором утримання співробітників. 

Трохи статистики, яка підтверджує важливість управління командою та вибудовування стосунків в ній. Наприклад, команди, у яких спостерігається висока залученість працівників, на 23% прибутковіші за інші. Окрім того, в них є такі позитивні відмінності:
  • на 10% вища лояльність клієнтів;
  • на 14% більша продуктивність;
  • на 18% кращі продажі.

13 секретів ефективного управління командою проєкту

У компанії Gallup говорять, що є 12 ключових потреб, які потрібно задовольняти за допомогою управління командою. Якщо всі вони будуть закриті, продуктивність команди буде високою:
  1. Співробітник знає, чого від нього очікують.
  2. Працівник має все необхідне для плідної роботи: матеріали, обладнання тощо.
  3. Партнери та колеги налаштовані на якісне виконання роботи.
  4. В колективі є людина, яка сприяє розвитку та самовдосконаленню.
  5. За останні півроку хтось обговорював із працівником його прогрес.
  6. Кожен робочий день людина має змогу робити те, що вдається їй найкраще.
  7. Керівник або колеги піклуються про особисті запити працівника.
  8. Хоча б раз на тиждень людина отримує схвальну оцінку своєї роботи.
  9. Працівник має у колективі приятеля.
  10. Протягом року співробітник мав нагоду вчитися та розвиватися.
  11. Думка людини враховується колективом та керівництвом.
  12. Місія компанії та/​або мета проєкту дає можливість відчувати, що робота дійсно важлива.
Щоб задовольнити всі ці потреби, потрібно знати секрети ефективного управління командою.

Підходи до формування команди

Перш за все у вас повинна бути стратегія, яка допоможе найняти, адаптувати та утримати кращих працівників, що можуть ефективно вирішувати задачі проєкту. 

Відбір команди проєкту

Тут варто почати із чіткого встановлення цілей. Наприклад, вам потрібно укомплектувати команду, в якій буде маркетолог, розробники, тестувальники, дизайнери та спеціалісти з налаштування контекстної реклами. Позначте наступне:
  • скільки часу у вас є на пошук спеціалістів;
  • які зарплати ви можете запропонувати;
  • які переваги роботи у вашому проєкті;
  • які ресурси ви можете задіяти для пошуку.
А ще не завадить врахувати такі поради:
  1. Щоб наймати сильних співробітників, ваш бренд роботодавця має бути сильним. Дізнайтеся, що про вас думають на ринку та за потреби скоригуйте інформацію.
  2. Найчастіше вам не потрібна команда, яка повністю складається із «зірок», тобто спеціалістів рівня Senior. Краще формувати колектив так, щоб у кожному напрямі був один лідер, інші співробітники можуть бути міцними Mid­dle та перспективними Junior. 
  3. Регулюйте чисельність команди. Іноді здається, що, чим більше людей, тим скоріше можна завершити проєкт. Це не завжди так, бо велика кількість працівників породжує ще більшу кількість взаємодій, які виходять з‑під контролю. Найчастіше оптимальна кількість людей у команді — до п’яти. Якщо ж ясно, що проєкт потребує багато ресурсів, краще розбити співробітників на мікро-команди, кожна з яких матиме свого лідера. Також потрібно буде налагодити регулярну синхронізацію роботи команд.
  4. Уявіть, що кандидати — ваші гості чи клієнти. Ставтеся до них відповідно: поважайте їх час, будьте гостинними та залишайтеся на зв’язку.

Планування командної роботи

Коли у вас є команда, потрібно планувати спільну роботу. План доцільно складати на 6 – 12 місяців, а переглядати та актуалізовувати — щокварталу, а може й частіше, зважаючі на буремне сьогодення. 



Щоб ваше планування було вдалим, додайте в нього такі кроки:
  1. Окресліть бачення цілей та задач для команди загалом та для кожного працівника.
  2. Пропишіть ключові показники ефективності (KPI) команди та співробітників.
  3. Встановіть терміни: проміжні та фінальні.
  4. Створіть альтернативний план на випадок форс-мажорів. 

Організація командної роботи

Щоб команда була злагодженою, потрібно побудувати її ієрархію. Тобто кожен має розуміти, хто є керівником, а хто — підлеглим. Кількість рівнів в ієрархії буде залежати від складності проєкту та кількості працівників. 
Також варто:
  • разом сформулювати зрозумілу для всіх мету проєкту;
  • прописати залежність між групами співробітників на шляху до досягнення мети;
  • зрозуміти, хто й за що відповідає;
  • переконатися, що всі співробітники знають, чого від них очікують.

Бути в одному інформаційному полі з командою

Зараз мало хто хоче просто працювати, не розуміючи стратегічної мети роботи. Тому керівник команди повинен створити єдине інформаційне поле, в якому будуть знаходитися всі співробітники, щоб кожен розумів свою роль та свій внесок у кінцевий результат.



Дашборд проєкту в системі управління проєктами Worksection

Також потрібно зробити так, щоб всі частини команди мали доступ до однакової інформації. Тільки так можна приймати дійсно командні рішення. Отже, задачі керівника:
  • Надавати достовірну та добре опрацьовану інформацію.
  • Створювати умови для того, щоб доступ до інформації був у всіх, наприклад, створювати бази знань чи робити щотижневу розсилку з важливими матеріалами.
  • Обговорювати важливі для команди інфоприводи. 

Розвиток проєктної команди відповідно до життєвого циклу

Будь-яка команда проходить кілька стадій розвитку. Від успішності проходження кожної залежить стратегічна успішність такого колективу. 
  1. Формування. Перший етап розвитку, коли учасники тільки починають контактувати між собою, знайомляться. 
  2. Адаптація. Період, коли люди звикають до спільної роботи, дізнаються про слабкі та сильні сторони одне одного, вирішують конфлікти. 
  3. Штатний режим. Проміжок часу, коли всі процеси та механізми роботи вибудувані, працівники підлаштувалися до спільної роботи та планомірно разом йдуть до мети.
  4. Реорганізація. На цьому етапі може змінитися склад команди чи розподіл обов’язків. Зазвичай це відбувається через зміни у задачах.
  5. Розформування. Коли проєкт завершено, команда підбиває підсумки та вирішує, наскільки успішною була робота. Якщо всіх все влаштувало, то не виключено, що команда знову збереться та ще працюватиме у такому ж складі. 

Врегулювання конфліктів у проєктній команді

Конфлікти та непорозуміння трапляються у будь-якому колективі. Найчастіше керівнику доводиться мати справу з міжособистісними та міжкомандними суперечками.

Щоб врегулювати конфлікт, спочатку треба зрозуміти, хто є його учасниками. Не завжди це є очевидним. Тому керівник має приділити увагу тому, щоб розібратися, хто реально конфліктує та через що, а також дізнатися, хто виступає у ролі «групи підтримки» кожної зі сторін. 

На користь піде використання трикутника, розробленого конфліктологом Крістофером Мітчелом. Він вважав, що потрібно зрозуміти установки, контекст та поведінку кожного з учасників. 

Щоб отримати об’єктивну інформацію, краще за все попросити сторони описати своє бачення ситуації, де кожен учасник конфлікту відповідає на такі питання:



Коли керівник побачить такі заповнені таблички від сторін, то зможе знайти реальну причину конфлікту та запропонувати рішення. Не виключено, що й самі учасники зможуть подивитися на проблему під іншим кутом та побачити шляхи досягнення миру.

Головне не замовчувати конфлікти та не думати, що вони зникнуть самі. 

«Час відеоігор»

Дослідження стверджують, що нові команди, які грали між собою у відеоігри протягом 45 хвилин, на 20% продуктивніші, ніж ті, хто цього не робив, натомість виконуючи традиційні вправи тімбілдингу. 

Тому придивіться до такого формату взаємодії. Краще обирати нескладні ігри, які можна встановити як на ПК, так й на смартфон.

«Щаслива година»

Взагалі терміном «щаслива година» позначається проміжок часу, коли у супермаркетах, закладах громадського харчування чи крамницях діють привабливі цінові пропозиції. Але не менш важливі такі години в управлінні командою проєкту.

Тут цей формат зводиться до того, що члени команди неформально спілкуються між собою у вільний від роботи час, підвищуючи рівень довіри один до одного. Ось кілька універсальних ідей, як провести «щасливу годину».

  • Вікторини на знання кіно, музики, власної компанії тощо.
  • Would You Rather. Це питання по типу: «Що б ти обрав: каву чи чай?», «Що обереш: кіно чи книгу?».
  • Дві правди та брехня. Людина називає про себе три факти, один з яких є хибним. 


Основні методи управління командою

Кажуть, що команда настільки хороша, наскільки хороший її керівник. Отже, якщо ви хочете, щоб команда демонструвала зростання, ваше зростання має бути на висоті. Завжди пам’ятайте про важливість цих складових управління. 

Варто збалансувати кількість кожного стилю в загальному управлінні. Тобто, не всі задачі можна делегувати, а декому зовсім не потрібно менторство, достатньо чітко окреслити, що й коли слід зробити.

Правильна пріоритизація

Не варто казати працівникам, що всі завдання однаково важливі. Людина не може робити все одночасно. Тому слід пояснити, що має стратегічне значення для своєчасного завершення про’кту чи компанії в цілому.

Відповідно, всім завдання краще розставити пріоритети. Оптимально робити це за допомогою таск-менеджера. Так кожен учасник команди буде розуміти, за що братися в першу чергу, а що можна відкласти на потім. Це допоможе раціонально розподілити робочий час та не допустити зриву дедлайнів. 

Делегування завдань членам команди

Керівник не може та й не повинен виконувати самостійно левову частку роботи. Тому потрібно делегувати колегам те, що вони в силах виконати.



Так, можливо суть та етапи виконання деяких завдань доведеться довго пояснювати, писати гайди та інструкції. Але й переваги у делегуванні є:
  • список компетенцій працівників розширюється;
  • керівник має більше часу на вирішення стратегічних задач. 

Впровадження наставництва

Цей процес є дуже важливим з точки зору посилення команди. Користь отримує й той, хто вчиться, й той, хто вчить. Адже тоді, коли ми ділимося знаннями, ми структуруємо їх в голові та часто знаходимо нестандартні варіанти вирішення завдань.

Людина ж, яка має ментора, прогресує швидко, бо їй не доводиться перебирати велику кількість неправильних чи неактуальних методик. Навпаки, можна відразу дізнатися, як зробити те чи інше максимально ефективно. 

При цьому у процесі спілкування члени команди з різним рівнем кваліфікації вчаться ставити питання, коректно відповідати на них, сприймати іншу точку зору.

Комунікація з командою

Без якісної комунікації успішне управління командою про’кту майже неможливе. Головне налаштувати її так, щоб це було зручно для всіх.

Наприклад, ви можете домовитись, що не термінові питання можна писати на пошту. А от те, що потребує негайної реакції, має з’явитися у месенджері. 



Комунікація всередині задачі у Worksection
Окрім того, можна обговорити, що є години, коли хтось із співробітників не відповідає на повідомлення, бо проводить зустрічі чи напружено працює над вирішенням задачі. 

Також не завадить проводити опитування всередині команди. Вони можуть бути присвячені будь-чому: від святкування Нового року до вибору нового таск-менеджера. Якщо ви хочете отримати максимально чесні відповіді, зробіть опитування анонімним та сповістіть про це. 

Зазвичай управління командою та комунікаціями проєкту лягає на керівника, але, щоб оптимізувати ці процеси, не забувайте про зворотний зв’язок у колективі. 

Ситуаційне управління командою проєкту

Треба розуміти, що жорстке дотримання правил управління не завжди працює. Іноді краще керуватися принципами ситуаційного лідерства, які враховують різницю між ситуаціями та працівниками. 

Сутність такого підходу ось у чому. Ви можете, в залежності від ситуації, обрати один із чотирьох стилів поведінки.

Директивний Передбачається, що керівник чітко каже, хто та що повинен зробити, як саме це робити, вказує терміни. Такий стиль доречний, коли ви вчите нового працівника, щоб він не припустився помилок.
Наставницький Керівник дає співробітнику завдання та в загальних рисах пояснює, що потрібно отримати в результаті. По мірі роботи наставник дає поради, а в кінці — детальний фідбек щодо результату та методів просування до нього.
Підтримуючий Такий стиль доцільний, коли керівник впевнений, що працівник має всі необхідні навички для якісного виконання завдання. Тому його участь зводиться до того, щоб періодично запитувати, чи не потрібна допомога та яка саме. 
Делегування Якщо ви знаєте, що людина має все необхідне для успішного виконання завдання, але не впевнена у своїх силах, то варто сказати, що тепер це її зона відповідальності. В процесі роботи керівник не контролює, що та як робиться, але відповідає на питання й перевіряє результат. 

Як сформувати ефективну команду співробітників

Вище ми вже торкнулися цього питання в плані того, які є загальні принципи формування команди. Приділимо увагу ще таким питанням.



Критерії оцінки претендентів у команду проєкту

Звичайно, у кожному проєкті є свої особливості, відповідно й вимоги до працівників будуть суттєво відрізнятися. Але є базові моменти оцінки кандидатів.
  1. Нard skills. Це, власне, навички, без яких людина не може виконувати свою роботу. Якщо говорити, наприклад, про тестувальника, то він має знатися на принципах ручного та автоматизованого тестування, специфікаціях систем, баг-трекерах, мовах програмування тощо.
  2. Soft skills. У командній роботі важливі такі речі:
  • вміння спілкуватися, не перебиваючи, аргументувати свою думку;
  • навички боротьби із стресом;
  • відкритість та бажання вчитися;
  • вміння адекватно сприймати критику.
  1. Досвід роботи. Не на всі ролі можна брати новачків та навчати їх під себе. Іноді в роботу потрібно ввійти швидко та виконати її у визначений термін, тому без релевантного досвіду ніяк.
  2. Мотивація. Рекрутери часто питають, чому людина хоче працювати саме над цим проєктом. І заробіток далеко не єдина мотивація. Хтось хоче здобути новий досвід, для когось привабливою є можливість навчання, а для когось — можливість вирішувати важливі для суспільства задачі.

Правила, які допоможуть зібрати ефективну команду

Перш за все, вдало опишіть вакансію. Тобто так, щоб кандидати точно зрозуміли, наскільки вони вам підходять. Вкажіть, що є обов’язковим, а що — бажаним.

Також пам’ятайте про наступне:
  • Давайте тестові завдання. Вони допоможуть побачити, наскільки кандидат успішно виконав роботу. А сам потенційний працівник зрозуміє, чи цікава йому ця посада та чи вона по силах.
  • Проводьте від однієї до трьох співбесід з кандидатом. Але намагайтеся не розтягувати їх в часі. 
  • Приділіть увагу онбордингу та напишіть якісні посадові інструкції. Якщо людина буде відчувати, що нічого не знає та нікому не потрібна у перші дні, вона може звільнитися або працювати малоефективно. Натомість готові вказівки можуть полегшити багато процесів.

Без чого неможливе управління командою проєкту

Якщо у вас немає чіткого розуміння цілей команди та критеріїв вимірювання її ефективності, успішної роботи очікувати не варто. Також є наступні важливі фактори.

Важливість вибору інструменту для керування командою проєкту

Практика показує, що паперові блокноти, файли Word та таблички Excel працюють лише у зовсім маленьких командах із невеликою кількістю простих завдань. Коли мова заходить про серйозні проєкти та солідних замовників, варто користуватися такими інструментами:
  1. Тайм-трекер. Він допоможе відстежити, на які завдання витрачається час. Якщо у проєкті погодинна оплата, без нього взагалі не обійтися.
  2. Таск-трекер. Коли задач й виконавців стає більше, складно тримати в голові, хто та за що відповідає. Тому краще мати сервіс, в якому сутність завдань, відповідальні за них та терміни виконання чітко визначені. Якщо ви хочете бачити проєкти комплексно, розуміти статуси завдань та своєчасно реагувати на будь-які зміни, тим більш варто інтегрувати в роботу систему управління проєктами. Для початку можна обмежитися недорогим базовим тарифом, а потім, по мірі розвитку компанії, робити апгрейди. 

Чого слід уникати в управлінні командою проєкту?

Ефективне управління командою проєкту неможливе, якщо в ньому не налагоджені комунікації між усіма учасниками. Також варто уникати таких речей:
  • Впевненість в тому, що замовник знає, чого хоче. Зазвичай, він знає, якої мети хоче досягти. Наприклад, продавати на $10 000 на місяць. Але навряд замовнику відомо, який хостинг краще та у чому відмінності між SEO-просуванням та таргетованою рекламою. Будьте готові терпляче пояснювати та багато обговорювати.
  • Надія на те, що будь-яку помилку можна виправити. Насправді, можна. Але чи не буде це виправлення занадто дорогим для вас?
  • Розрахунок на те, що попередні успіхи — запорука майбутніх досягнень. Так, досвід важить багато. Але якщо спиратися лише на нього, можна наробити помилок. Тому завжди будьте в курсі нових трендів.

Поради початківцям у керуванні проєктами

Якщо ви використовуєте описані вище поради у роботі своєї компанії, подбайте про те, щоб виміряти їх ефективність. Для цього зверніть увагу на такі показники:
  1. зростання загального рівня задоволеності команди;
  2. відсутність перевищення планових показників бюджету;
  3. зменшення кількості овертаймів;
  4. своєчасне завершення проєктів;
  5. високий рівень задоволеності результатами роботи у замовників.
Це важливо, адже не існує методик та порад, що ідеально підходять абсолютно всім командам. Тому постійно тримати руку на пульсі роботи команди — необхідно.

Щоб налаштувати ефективне та успішне управління командою проєкту потрібно не лише знати секрети та правила цього процесу, а й невпинно тестувати відому вам інформацію та шукати нові варіанти вдосконалення процесу. Окрім того, варто користуватися інструментами управління проєктами та аналізувати ключові показники роботи команди. 

esc
Поділитись у
или
Школа PM
Перед вами детальний посібник з прийняття управлінських рішень. Ефективне прийняття рішень має першочергове значення для успіху організації у сучасному динамічному бізнес-середовищі. У цій статті розглядаються...
12 квітня 2024   •   16 min read
Школа PM
Продовжуємо знайомити вас з можливостями прямої інтеграції з Zapier. Сьогодні ми в деталях пояснимо як автоматизувати процес постановки завдань через Google Sheets у Worksection. Для початку, розповімо...
9 квітня 2024   •   3 min read
Школа PM
Стратегія і тактика — пов'язані поняття, тому їх часто плутають. Однак насправді стратегія і тактика істотно відрізняються одне від одного, і ці відмінності мають чималий вплив на бізнес-процеси та розвиток...
5 квітня 2024   •   10 min read
Почніть роботу прямо зараз
Введіть, будь ласка, свій справжній email 🙂