Naprawdę udany zespół rozumie swoje zadania i ich znaczenie, potrafi utrzymać koncentrację, efektywność i kreatywność przez długi czas, a także cieszy się samą pracą i końcowym rezultatem. Zarządzanie zespołem ma ogromne znaczenie w budowaniu takiego zespołu, dzięki któremu pracownicy czują swoją wartość i pracują w harmonii.
Czasami, z powodu dużego obciążenia pracą, menedżer nie ma wystarczających zasobów, aby monitorować stan zespołu i budować strategię zarządzania. W tym artykule opowiemy o kilku sekretach, które umożliwią optymalizację tej ważnej części pracy.
Zarządzanie zespołem projektowym
Zespół to grupa pracowników, którzy są zjednoczeni w celu wykonania jednego lub więcej zadań oraz osiągnięcia celów wyznaczonych na początku pracy. Praktyka pokazuje, że praca zespołowa w większości przypadków przynosi najlepsze rezultaty, ponieważ nawet bardzo wysokiej klasy specjalista rozwija się, kiedy pracuje z innymi ludźmi.
Zarządzanie zespołem to jedna z najważniejszych złożonych umiejętności menedżera. Praca ta składa się z następujących procesów:
- ustalanie celów i komunikowanie ich zespołowi;
- motywacja i inspiracja;
- regularna komunikacja i informacja zwrotna;
- demonstracja osobistego przykładu skutecznego rozwiązywania problemów;
- rozwiązywanie konfliktów i tworzenie zdrowej atmosfery w zespole oraz dobrej kultury korporacyjnej;
- rozszerzanie możliwości rozwoju zawodowego zespołu.
Dlaczego zarządzanie zespołem jest ważne
Podstawą udanego biznesu jest zaangażowany, zainteresowany i zmotywowany zespół. Innymi słowy, „zdrowy” zespół.
Zespół pracowników nie stanie się takim sam z siebie, dlatego należy poświęcić uwagę na budowanie „zespołu marzeń”, w którym każdy uczestnik cieszy się pracą i możliwościami rozwoju. Ta kombinacja będzie istotnym czynnikiem w zatrzymaniu pracowników.
Kilka statystyk potwierdzających znaczenie zarządzania zespołem i budowania relacji w jego obrębie. Na przykład zespoły z wysokim zaangażowaniem pracowników są 23% bardziej rentowne niż inne. Ponadto mają następujące pozytywne różnice:
- 10% wyższa lojalność klientów;
- 14% wyższa produktywność;
- 18% lepsze wyniki sprzedaży.
13 sekretów skutecznego zarządzania zespołem projektowym
Gallup stwierdza, że istnieje 12 kluczowych potrzeb, które muszą być zaspokajane poprzez zarządzanie zespołem. Jeśli wszystkie zostaną spełnione, produktywność zespołu będzie wysoka.
- Pracownik wie, czego się od niego oczekuje.
- Pracownik ma wszystko, co niezbędne do owocnej pracy: materiały, sprzęt itp.
- Partnerzy i koledzy angażują się w jakość pracy.
- W zespole jest osoba, która promuje rozwój i samodoskonalenie.
- W ciągu ostatnich sześciu miesięcy ktoś omawiał jego postępy z pracownikiem.
- Każdego dnia roboczego pracownik ma możliwość robić to, co potrafi najlepiej.
- Menedżer lub koledzy dbają o osobiste prośby pracownika.
- Co najmniej raz w tygodniu pracownik otrzymuje pozytywną ocenę swojej pracy.
- Pracownik ma przyjaciela w zespole.
- W ciągu roku pracownik miał okazję uczyć się i rozwijać.
- Opinia osoby jest brana pod uwagę przez zespół i kierownictwo.
- Misja firmy i/lub cel projektu sprawia, że pracownicy czują, że praca jest naprawdę ważna.
Aby spełnić wszystkie te potrzeby, musisz znać sekrety skutecznego zarządzania zespołem.
Podejścia do budowania zespołu
Przede wszystkim musisz mieć strategię, która pomoże w rekrutacji, adaptacji i zatrzymaniu najlepszych pracowników, którzy mogą skutecznie rozwiązywać zadania projektu.
Wybór członków zespołu
Warto zacząć od ustalenia klarownych celów. Na przykład należy zbudować zespół, który będzie składał się z menedżera marketingu, programistów, testerów, projektantów i specjalistów w zakresie ustawiania reklam kontekstowych. Oznacz następujące:
- jak dużo czasu masz na poszukiwanie specjalistów;
- jakie wynagrodzenia możesz zaoferować;
- jakie są zalety pracy nad twoim projektem;
- jakie zasoby możesz wykorzystać do poszukiwania.
Następujące wskazówki mogą być również przydatne:
- Aby zatrudnić silnych pracowników, twój marka pracodawcy musi być silna. Zbadaj wartość rynkową swojej marki i dostosuj informacje, jeśli zajdzie taka potrzeba.
- Nie zawsze potrzebujesz zespołu złożonego całkowicie z „gwiazd”, to znaczy, specjalistów na poziomie Senior. Lepiej tak uformować zespół, aby za każdym razem był jeden lider w każdej dziedzinie, a pozostali pracownicy mogli być silnymi Middle i obiecującymi Junior.
- Dostosuj wielkość zespołu. Czasami wydaje się, że im więcej ludzi, tym szybciej można zakończyć projekt. To nie zawsze prawda, ponieważ duża liczba pracowników tworzy jeszcze więcej interakcji, które wymykają się spod kontroli. Najczęściej optymalna liczba osób w zespole wynosi do pięciu. Jeśli jest oczywiste, że projekt wymaga wielu zasobów, lepiej podzielić pracowników na mikro-zespoły, z których każdy będzie miał swojego lidera. Będzie również konieczne ustalenie regularnej synchronizacji pracy zespołów.
- Wyobraź sobie, że kandydaci to twoi goście lub klienci. Traktuj ich odpowiednio: szanuj ich czas, bądź gościnny i pozostań w kontakcie.
Planowanie pracy zespołowej
Kiedy masz zespół, musisz wspólnie planować pracę. Najlepiej sporządzić plan na 6 – 12 miesięcy, z kwartalnym przeglądem i aktualizacją, a może nawet częściej, biorąc pod uwagę burzliwy czas.
Aby twoje planowanie było udane, uwzględnij następujące kroki:
- Określ wizję celów i zadań dla zespołu jako całości oraz dla każdego pracownika.
- Spisz kluczowe wskaźniki wydajności zespołu i pracowników (KPI).
- Ustal terminy: średnio-terminowe i końcowe.
- Stwórz plan alternatywny na wypadek siły wyższej.
Organizacja pracy zespołowej
Dla spójnego zespołu konieczne jest zbudowanie jego hierarchii. Tzn. każdy powinien rozumieć kim jest lider lub podwładny. Liczba poziomów w hierarchii będzie zależała od złożoności projektu i liczby pracowników.
Następujące punkty również warto wykonać:
- wspólnie sformułować cel projektu, który będzie jasny dla wszystkich;
- opisać zależność pomiędzy grupami pracowników w drodze do osiągnięcia celu;
- zrozumieć kto za co odpowiada;
- zadbać o to, aby wszyscy pracownicy wiedzieli, czego się od nich oczekuje.
Zapewnienie wspólnego pola informacji z zespołem
W dzisiejszych czasach niewiele osób chce tylko pracować, nie rozumiejąc strategicznego celu. Dlatego lider zespołu musi stworzyć jedno pole informacyjne, w którym będą wszyscy pracownicy, tak aby każdy rozumiał swoją rolę i swój wkład w ostateczny rezultat.
Panel projektu w Worksection
Musisz również zapewnić, aby wszyscy członkowie zespołu mieli dostęp do tych samych informacji. Tylko w ten sposób można podejmować prawdziwe decyzje zespołowe. Tak więc zadania menedżera to:- zapewnić rzetelne informacje,
- stworzyć warunki, aby każdy miał dostęp do informacji, na przykład stworzyć bazy wiedzy lub tworzyć cotygodniowy newsletter z ważnymi materiałami oraz
- omawiać informacje, które są ważne dla zespołu.
Rozwój zespołu projektowego według cyklu życia
Każdy zespół przechodzi przez kilka etapów rozwoju. Strategiczny sukces takiego zespołu zależy od pomyślnego zakończenia każdego z nich.
- Formowanie. Pierwszy etap rozwoju, kiedy uczestnicy zaczynają ze sobą kontaktować i poznawać się nawzajem.
- Burza. Okres, w którym ludzie przyzwyczajają się do pracy razem, uczą się o swoich mocnych i słabych stronach oraz rozwiązują konflikty.
- Normowanie/Wykonywanie. Okres, w którym wszystkie procesy i mechanizmy pracy zostały zbudowane, pracownicy dostosowali się do pracy zespołowej i systematycznie zmierzają w kierunku celu.
- Reorganizacja. Na tym etapie skład zespołu lub podział obowiązków mogą się zmienić. Zwykle dzieje się to z powodu zmian w zadaniach.
- Zakończenie. Kiedy projekt jest zakończony, zespół wyciąga wnioski i decyduje, jak udana była praca. Jeśli wszyscy są zadowoleni, możliwe, że zespół będzie znowu pracował razem nad nowymi projektami.
Rozwiązywanie konfliktów w zespole projektowym
Konflikty i nieporozumienia zdarzają się w każdym zespole. Najczęściej menedżer musi radzić sobie z sporami interpersonalnymi i międzyzespołowymi.
Aby rozwiązać konflikt, najpierw trzeba zrozumieć, kto jest stroną konfliktu. To nie zawsze jest oczywiste. Dlatego menedżer powinien zwrócić uwagę, aby zrozumieć, kto naprawdę jest w konflikcie i dlaczego, a także aby dowiedzieć się, kto działa jako „grupa wsparcia” dla każdej ze stron.
Użycie trójkąta opracowanego przez eksperta ds. konfliktów Christophera Mitchella będzie korzystne. Uważał on, że konieczne jest zrozumienie postaw, kontekstu i zachowania każdego z uczestników. Aby uzyskać obiektywne informacje, najlepiej jest poprosić strony o opisanie swojej wizji sytuacji.
Na przykład każdy uczestnik konfliktu odpowiada na następujące pytania:
Kiedy menedżer widzi takie wypełnione tabele od stron, będzie w stanie znaleźć prawdziwą przyczynę konfliktu i zaproponować rozwiązanie. Możliwe, że sami uczestnicy będą w stanie spojrzeć na problem z innej perspektywy i zobaczyć sposoby na osiągnięcie pokoju.
Najważniejsze jest, aby nie tuszować konfliktów i nie sądzić, że same znikną.
„Czas na gry wideo”
Badania pokazują, że nowe zespoły, które grały w gry wideo przez 45 minut, były 20% bardziej produktywne niż te, które wykonywały tradycyjne ćwiczenia budujące zespół.
Dlatego pomyśl o tym formacie interakcji. Lepiej wybrać proste gry, które można zainstalować zarówno na komputerze, jak i na smartfonie.
„Szczęśliwa godzina”
Ogólnie rzecz biorąc, termin „szczęśliwa godzina” odnosi się do okresu, kiedy supermarkety, lokale gastronomiczne lub sklepy oferują atrakcyjne ceny. Ale takie godziny są nie mniej ważne w zarządzaniu zespołem projektowym.
W zarządzaniu zespołem może to oznaczać, że członkowie zespołu komunikują się nieformalnie ze sobą w czasie wolnym, zwiększając poziom zaufania do siebie nawzajem. Oto kilka uniwersalnych pomysłów na to, jak spędzać szczęśliwą godzinę:
- Quizy dotyczące kina, muzyki, firmy itp.
- Czy wolałbyś. To pytanie typu: „Co wybierasz: kawę czy herbatę?”, „Co wybierasz: film czy książkę?”.
- Twoje prawdy i kłamstwo. Osoba wymienia trzy fakty o sobie, z których jeden jest fałszywy.
Podstawowe metody zarządzania zespołem
Mówi się, że zespół jest tak dobry, jak jego lider. Więc jeśli chcesz, aby zespół wykazywał wzrost, twój wzrost musi być na samej górze. Zawsze pamiętaj o znaczeniu tych elementów zarządzania.
Warto zrównoważyć ilość każdego stylu w ogólnym zarządzaniu. To znaczy, że nie wszystkie zadania mogą być delegowane, a niektórzy pracownicy nie potrzebują mentoringu wcale, wystarczy jasno określić, co należy zrobić i kiedy.
Poprawna priorytetyzacja
Nie mów pracownikom, że wszystkie zadania są równie ważne. Osoba nie może robić wszystkiego w tym samym czasie. Dlatego należy wyjaśnić, co ma strategiczne znaczenie dla terminowego zakończenia projektu lub firmy jako całości.
Odpowiednio, lepiej priorytetyzować wszystkie zadania. Najlepiej zrobić to za pomocą menedżera zadań. W ten sposób każdy członek zespołu zrozumie, od czego zacząć, a co może zostać odłożone na później. To pomoże racjonalnie rozdzielić czas pracy i zapobiec opóźnieniom.
Delegowanie zadań
Menedżer nie może i nie powinien się zajmować lwiej części pracy samodzielnie. Dlatego konieczne jest, aby delegować kolegom to, co potrafią robić.
Tak, możesz potrzebować więcej czasu, aby wyjaśnić istotę i etapy wykonywania niektórych zadań, przewodników i instrukcji. Ale są również zalety w delegacji:
- rozszerza się lista kompetencji pracowników;
- menedżer ma więcej czasu na rozwiązanie problemów strategicznych.
Wdrażanie mentoringu
Ten proces jest bardzo ważny dla wzmocnienia zespołu. Zarówno uczestnik, jak i mentor odnoszą korzyści. W końcu, kiedy dzielimy się wiedzą, strukturalizujemy ją w naszych głowach i często znajdujemy nieszablonowe rozwiązania problemów.
Osoba, która ma mentora, szybko postępuje do przodu, ponieważ nie musi przechodzić przez dużą liczbę błędnych lub nieistotnych metod. Wręcz przeciwnie, możesz nauczyć się, jak to robić jak najefektywniej.
Jednocześnie, w procesie komunikacji, członkowie zespołu o różnym poziomie kwalifikacji uczą się zadawać pytania, poprawnie na nie odpowiadać i przyswajać różne punkty widzenia.
Komunikacja w zespole
Bez dobrej komunikacji skuteczne zarządzanie zespołem projektowym jest prawie niemożliwe. Najważniejsze jest, aby dostosować ją tak, aby była wygodna dla wszystkich.
Na przykład, można uzgodnić, że niepilne pytania mogą być przesyłane e‑mailem. Natomiast sprawy wymagające natychmiastowej reakcji powinny pojawić się w komunikatorze.
Komunikacja w obrębie zadania w Worksection
Oprócz tego można uzgodnić, że są godziny, kiedy członek zespołu nie odpowiada na wiadomości z powodu spotkań lub pilnych zadań.
Inną przydatną rzeczą byłby sondaż w zespole. Może dotyczyć czegokolwiek: od świętowania Nowego Roku po wybór nowego menedżera zadań. Aby uzyskać najbardziej szczere odpowiedzi, sondaż powinien być anonimowy, a pracownicy powinni być o tym poinformowani.
Zwykle zarządzanie zespołem projektu i komunikacją spoczywa na menedżerze, ale aby zoptymalizować te procesy, nie zapominaj o informacji zwrotnej w zespole.
Zarządzanie sytuacyjne zespołu projektowego
Musisz rozumieć, że ścisłe przestrzeganie zasad zarządzania nie zawsze działa. Czasami lepiej kierować się zasadami przywództwa sytuacyjnego, które uwzględniają różnice między sytuacjami i pracownikami.
Właśnie to jest istota tego podejścia. W zależności od sytuacji możesz wybrać jeden z czterech stylów zachowania.
Dyrektywny Zakłada się, że menedżer jasno mówi, co należy zrobić i przez kogo, podając konkretne instrukcje i określone terminy. Ten styl jest odpowiedni, gdy uczysz nowego pracownika, aby nie popełniał błędów.
Mentorski Menedżer zleca pracownikowi zadanie i ogólnie wyjaśnia, co powinno być efektem. W miarę postępu pracy mentor udziela rad, a na końcu — szczegółowej informacji zwrotnej na temat wyniku i zastosowanych metod.
Wspierający Ten styl jest odpowiedni, gdy menedżer jest pewien, że pracownik ma wszystkie niezbędne umiejętności do wysokiej jakości wykonania. Dlatego jego udział ogranicza się do okresowego pytania, czy potrzebna jest pomoc i jakiego rodzaju.
Delegacja Jeśli wiesz, że osoba ma wszystko, co niezbędne do skutecznego wykonania zadania, ale nie jest pewna swoich możliwości, warto powiedzieć, że to teraz jej obszar odpowiedzialności. Menedżer nie kontroluje postępu pracy, ale odpowiada na pytania i sprawdza rezultat.
Tworzenie efektywnego zespołu
Powyżej już opisaliśmy ogólne zasady formowania zespołu. Zwróćmy uwagę na kilka dodatkowych szczegółów.
Kryteria oceny kandydatów do zespołu projektowego
Oczywiście każdy projekt ma swoje specyficzne cechy, a zatem wymagania wobec pracowników będą różnić się znacznie. Jednak są podstawowe punkty do oceny kandydatów:
- Twarde umiejętności. To w rzeczywistości umiejętności pozwalające osobie wykonywać swoją pracę. Jeśli mówimy na przykład o testerze, powinien on znać zasady testowania manualnego i automatycznego, specyfikacje systemu, narzędzia do śledzenia błędów, języki programowania itp.
- Umiejętności miękkie. W pracy zespołowej ważne są następujące kwestie:
- zdolność do komunikacji bez przerywania, do argumentowania swojego zdania;
- zdolności radzenia sobie ze stresem;
- otwartość i chęć do nauki;
- zdrowa reakcja na krytykę.
- Doświadczenie. Nie wszystkie role mogą być przejęte przez nowicjuszy i przeszkolone do określonego projektu. Czasami trzeba szybko rozpocząć pracę i ukończyć ją w określonym czasie, więc nie da się obyć bez odpowiedniego doświadczenia.
- Motywacja. Rekruterzy często pytają, dlaczego osoba chce pracować nad tym konkretnym projektem. A zyski to nie jedyna motywacja. Niektórzy chcą zdobyć nowe doświadczenie, podczas gdy innych przyciąga możliwość nauki lub rozwiązania problemów społecznych.
Reguły, które pomogą stworzyć efektywny zespół
Przede wszystkim stwórz dobrą szczegółową specyfikację stanowiska, aby kandydaci dokładnie rozumieli, jak bardzo pasują do Ciebie. Określ, co jest wymagane, a co preferowane.
Pamiętaj o następującym:
- Przygotuj testowe zadania. Pomoże to zobaczyć, jak dobrze kandydat wykonał pracę, podczas gdy potencjalny pracownik sam zrozumie, czy jest zainteresowany tą pozycją i czy mu odpowiada.
- Przeprowadź od jednego do trzech wywiadów z kandydatem. Ale staraj się nie przedłużać ich w czasie.
- Skup się na onboarding i napisz adekwatne instrukcje dotyczące pracy. Jeśli osoba czuje, że nic nie wie i że nikt nie potrzebuje jej w pierwszych dniach, może odejść lub pracować nieefektywnie. Zamiast tego gotowe instrukcje mogą uprościć wiele procesów.
Rzeczy, bez których nie możesz zarządzać zespołem projektowym
Jeśli nie masz jasnego zrozumienia celów zespołu i kryteriów mierzenia jego wydajności, nie powinieneś oczekiwać udanej pracy. Istnieją również inne ważne czynniki.
Znaczenie wyboru narzędzia do zarządzania zespołem projektowym
Praktyka pokazuje, że papierowe blokady, pliki Word i arkusze Excela działają tylko w bardzo małych zespołach z małą liczbą prostych zadań. Kiedy w grę wchodzą poważne projekty i solidni klienci, należy użyć następujących narzędzi:
- Tracker czasu, aby śledzić czas poświęcony na konkretne zadania. Jeśli projekt ma wynagrodzenie godzinowe, nie można się bez niego obejść.
- Tracker zadań. Kiedy do wykonania jest więcej zadań i wykonawców, trudno zapamiętać, kto za co odpowiada. Dlatego lepiej mieć usługę, w której zadania, odpowiedzialne osoby i terminy są jasno określone. Jeśli chcesz mieć przegląd projektu, zrozumieć status zadań i reagować na wszelkie zmiany na czas, warto zintegrować system zarządzania projektami w swojej pracy. Możesz zacząć od niedrogiego podstawowego taryfu, a następnie, w miarę rozwoju firmy, wprowadzać ulepszenia.
Rzeczy, których należy unikać
Skuteczne zarządzanie zespołem projektowym jest niemożliwe, jeśli komunikacja między wszystkimi uczestnikami nie jest ustalona. Takie rzeczy również należy unikać:
- Przekonanie, że klient wie, czego chce. Zwykle wie, jaki cel chce osiągnąć. Na przykład, $10,000 miesięcznej sprzedaży. Ale mało prawdopodobne, że klient wie, które hostowanie jest lepsze i jaka jest różnica między promocją SEO a reklamą ukierunkowaną. Bądź gotowy, aby cierpliwie wyjaśnić i dużo dyskutować.
- Nadzieja, że każdy błąd można poprawić. Rzeczywiście, można. Ale czy ten błąd nie okaże się zbyt kosztowny dla Ciebie?
- Liczenie na to, że twoje poprzednie sukcesy są gwarancją przyszłych osiągnięć. Tak, doświadczenie ma znaczenie. Ale jeśli polegasz tylko na tym, możesz popełnić błędy. Dlatego zawsze bądź na bieżąco z nowymi trendami.
Wskazówki dla początkujących w zarządzaniu projektami
Jeśli w swojej firmie wykorzystasz opisane powyżej wskazówki, upewnij się, że mierzysz ich skuteczność. W tym celu zwróć uwagę na następujące wskaźniki:
- wzrost ogólnego poziomu satysfakcji zespołu;
- nie występowanie przekroczeń planowanych wskaźników budżetowych;
- zmniejszenie nadgodzin;
- terminowe ukończenie projektów;
- wysoki poziom satysfakcji wyników pracy wśród klientów.
To ważne, ponieważ nie istnieją metody i porady, które są idealne dla absolutnie wszystkich zespołów. Dlatego konieczne jest ciągłe trzymanie ręki na pulsie wydajności zespołu.
Aby wdrożyć skuteczne i udane zarządzanie zespołem projektowym, musisz nie tylko znać sekrety i zasady tego procesu, ale także stale testować posiadane informacje i szukać nowych możliwości ulepszania procesu. Ponadto warto korzystać z narzędzi do zarządzania projektami oraz analizować kluczowe wskaźniki wydajności zespołu.