Un team veramente di successo comprende i propri compiti e la loro importanza, può mantenere la concentrazione, l’efficienza e la creatività per lungo tempo, e gode del lavoro stesso e del risultato finale. La gestione del team è di grande importanza per costruire un tale team, grazie al quale i dipendenti si sentono apprezzati e lavorano in armonia.
A volte, a causa di un carico di lavoro eccessivo, il manager non ha sufficienti risorse per monitorare lo stato del team e costruire una strategia di gestione. In questo articolo ti sveleremo alcuni segreti per ottimizzare questa parte importante del lavoro.
Gestione del Team di Progetto
Un team è un gruppo di dipendenti uniti per eseguire uno o più compiti e raggiungere gli obiettivi fissati all’inizio del lavoro. La pratica dimostra che il lavoro di squadra nella maggior parte dei casi produce il miglior risultato, perché anche uno specialista di alto livello diventa più forte quando lavora con altre persone.
La gestione del team è una delle competenze complesse più importanti per un manager. Questo lavoro consiste nei seguenti processi:
- definizione degli obiettivi e comunicazione ad essi con il team;
- motivazione e ispirazione;
- comunicazione e feedback regolari;
- dimostrazione di un esempio personale di risoluzione efficace dei problemi;
- risoluzione dei conflitti e creazione di un’atmosfera sana nel team, una buona cultura aziendale;
- espansione delle possibilità per la crescita professionale del team.
Perché la Gestione del Team è Importante
La base di un business di successo è un team coinvolto, interessato e motivato. In altre parole, un team “sano”.
Un team di dipendenti non diventa tale da solo, pertanto è necessario prestare attenzione alla costruzione di un “dream team”, dove ogni partecipante ama il lavoro e le opportunità di crescita. Questa combinazione sarà un fattore importante nel trattenere i dipendenti.
Alcune statistiche che confermano l’importanza di gestire un team e costruire relazioni all’interno di esso. Ad esempio, i team con un alto coinvolgimento dei dipendenti sono il 23% più redditizi rispetto ad altri. Inoltre, hanno le seguenti differenze positive:
- 10% più alta fedeltà dei clienti;
- 14% più alta produttività;
- 18% meglio vendite.
13 Segreti della Gestione Efficace del Team di Progetto
Gallup afferma che ci sono 12 bisogni chiave, che devono essere soddisfatti attraverso la gestione del team. Se tutti sono soddisfatti, la produttività del team sarà alta.
- Il dipendente sa cosa ci si aspetta da lui.
- Il dipendente ha tutto il necessario per un lavoro fruttuoso: materiali, attrezzature, ecc.
- I partner e i colleghi sono impegnati in un lavoro di qualità.
- C’è una persona nel team che promuove la crescita e il miglioramento personale.
- Nell’ultimo semestre, qualcuno ha discusso i suoi progressi con il dipendente.
- Ogni giorno lavorativo, una persona ha l’opportunità di fare ciò che sa fare meglio.
- Il manager o i colleghi si prendono cura delle richieste personali del dipendente.
- Almeno una volta alla settimana, una persona riceve una valutazione favorevole del suo lavoro.
- Il dipendente ha un amico nel team.
- Durante l’anno, il dipendente ha avuto l’opportunità di imparare e crescere.
- Il parere di una persona è preso in considerazione dal team e dalla direzione.
- La missione dell’azienda e/o lo scopo del progetto fanno sentire ai dipendenti che il lavoro è realmente importante.
Per soddisfare tutti questi bisogni, è necessario conoscere i segreti della gestione efficace del team.
Approcci alla Costruzione del Team
Prima di tutto, devi avere una strategia che ti aiuterà ad assumere, adattare e trattenere i migliori dipendenti in grado di risolvere efficacemente i compiti del progetto.
Selezione dei membri del team
È opportuno iniziare definendo obiettivi chiari. Ad esempio, devi costruire un team che includa un manager di marketing, sviluppatori, tester, designer e specialisti in impostazione di annunci contestuali. Segna i seguenti punti:
- quanto tempo hai per cercare specialisti;
- quali stipendi puoi offrire;
- quali sono i vantaggi di lavorare nel tuo progetto;
- quali risorse puoi usare per cercare.
I seguenti consigli potrebbero essere utili:
- Per assumere dipendenti forti, il tuo marchio di datore di lavoro deve essere forte. Esplora il valore di mercato del tuo marchio e adatta le informazioni se necessario.
- Non hai bisogno di un team composto interamente da “stelle”, cioè specialisti di livello senior. È meglio formare un team in modo che ci sia un leader in ogni direzione, mentre gli altri dipendenti possono essere forti middle e promettenti junior.
- Regola la dimensione del team. A volte sembra che più persone ci siano, più velocemente il progetto può essere completato. Questo non è sempre vero, poiché un gran numero di lavoratori crea ancora più interazioni che sfuggono al controllo. Nella maggior parte dei casi, il numero ottimale di persone in un team è fino a cinque. Se è chiaro che il progetto richiede molte risorse, è meglio dividere i dipendenti in micro-team, ciascuno dei quali avrà il proprio leader. Sarà inoltre necessario stabilire una sincronizzazione regolare del lavoro dei team.
- Immagina che i candidati siano i tuoi ospiti o clienti. Trattali di conseguenza: rispetta il loro tempo, sii ospitale e rimani in contatto.
Pianificazione del Lavoro di Team
Quando hai un team, è necessario pianificare il lavoro insieme. È consigliabile redigere un piano per 6 – 12 mesi, con revisione e aggiornamento trimestrali, o forse più frequentemente, tenendo conto del presente turbolento.
Per rendere il tuo pianificare un successo, includi i seguenti passaggi:
- Definisci la visione degli obiettivi e degli scopi del team nel suo insieme e per ciascun dipendente.
- Annota gli indicatori chiave di prestazione (KPI) del team e dei dipendenti.
- Stabilisci scadenze: medie e finali.
- Crea un piano alternativo in caso di eventi imprevisti.
Organizzazione del Lavoro di Team
Per un team coeso è necessario costruire la sua gerarchia. Cioè, tutti dovrebbero capire chi è un leader o un subordinato. Il numero di livelli nella gerarchia dipenderà dalla complessità del progetto e dal numero di dipendenti.
È inoltre utile fare i seguenti passaggi:
- formalizzare insieme l’obiettivo del progetto chiaro a tutti;
- descrivere la dipendenza tra i gruppi di dipendenti nel cammino verso il raggiungimento dell’obiettivo;
- comprendere chi è responsabile per cosa;
- assicurarsi che tutti i dipendenti sappiano cosa ci si aspetta da loro.
Garantire un Campo Informativo Comune con il Team
Oggigiorno, poche persone vogliono semplicemente lavorare senza comprendere l’obiettivo strategico. Pertanto, il leader del team deve creare un campo informativo unico in cui si trovino tutti i dipendenti, affinché ciascuno capisca il proprio ruolo e il proprio contributo al risultato finale.
Dashboard del Progetto in Worksection
È inoltre necessario garantire che tutti i membri del team abbiano accesso alle stesse informazioni. Solo in questo modo è possibile prendere decisioni realmente di team. Quindi, i compiti del manager sono:- fornire informazioni affidabili,
- creare condizioni affinché tutti abbiano accesso alle informazioni, per esempio, creando banche dati o facendo una newsletter settimanale con materiali importanti e
- discutere le informazioni importanti per il team.
Sviluppo del Team di Progetto secondo il Ciclo di Vita
Qualsiasi team attraversa diverse fasi di sviluppo. Il successo strategico di un tale team dipende dal completamento riuscito di ogni singola fase.
- Formazione. La prima fase di sviluppo, quando i partecipanti iniziano a contattarsi e a conoscersi.
- Storming. Un periodo in cui le persone si abituano a lavorare insieme, apprendono i punti di forza e di debolezza reciproci e risolvono conflitti.
- Norming/Performing. Un periodo di tempo in cui tutti i processi e le meccaniche di lavoro sono stati costruiti, i dipendenti si sono adattati al lavoro di squadra e avanzano sistematicamente insieme verso l’obiettivo.
- Riorganizzazione. In questa fase, la composizione del team o la distribuzione delle responsabilità possono cambiare. Questo di solito avviene a causa di modifiche nei compiti.
- Terminazione. Quando il progetto è completato, il team fa delle conclusioni e decide quanto sia stata efficace la collaborazione. Se tutti sono soddisfatti, è possibile che il team possa lavorare insieme di nuovo su nuovi progetti.
Risoluzione dei Conflitti in un Team di Progetto
I conflitti e i malintesi accadono in qualsiasi team. Più spesso, il manager deve affrontare dispute interpersonali e inter-team.
Per risolvere il conflitto, è necessario prima capire chi siano le parti in conflitto. Non è sempre ovvio. Pertanto, il manager dovrebbe prestare attenzione per capire chi è davvero in conflitto e perché, e anche scoprire chi funge da “gruppo di supporto” per ciascuna delle parti.
L’uso del triangolo sviluppato dall’esperto di conflitti Christopher Mitchell sarà vantaggioso. Egli sosteneva che fosse necessario comprendere le attitudini, il contesto e il comportamento di ciascun partecipante. Per ottenere informazioni oggettive, è meglio chiedere alle parti di descrivere la loro visione della situazione.
Ad esempio, ciascun partecipante al conflitto risponde alle seguenti domande:
Quando il manager vede tali tabelle compilate dalle parti, sarà in grado di trovare la vera causa del conflitto e proporre una soluzione. È possibile che i partecipanti stessi riescano a vedere il problema da un altro punto di vista e trovare modi per raggiungere la pace.
La cosa principale è non ignorare i conflitti e non pensare che scompariranno da soli.
«Tempo per i videogiochi»
Le ricerche dimostrano che i nuovi team che hanno giocato ai videogiochi insieme per 45 minuti sono stati il 20% più produttivi rispetto a quelli che si dedicavano ad esercizi tradizionali di team building.
Pertanto, pensa a questo formato di interazione. È meglio scegliere giochi semplici che possano essere installati sia su PC che su smartphone.
«Happy hour»
In generale, il termine “happy hour” si riferisce a un periodo di tempo in cui supermercati, ristoranti o negozi hanno offerte di prezzo attraenti. Ma anche queste ore sono ugualmente importanti nella gestione del team di progetto.
Nella gestione del team questo può significare che i membri del team comunicano informalmente tra loro durante il loro tempo libero, aumentando il livello di fiducia reciproca. Ecco alcune idee universali su come trascorrere un happy hour:
- Quiz su cinema, musica, azienda, ecc.
- Would You Rather. È una domanda del tipo: “Cosa sceglieresti: caffè o tè?”, “Cosa sceglieresti: un film o un libro?”.
- Due verità e una bugia. Una persona nomina tre fatti su di sé, uno dei quali è falso.
Metodi di Base per la Gestione del Team
Si dice che un team sia buono quanto il suo leader. Quindi, se vuoi che un team mostri crescita, la tua crescita deve essere al vertice. Ricorda sempre l’importanza di questi componenti della gestione.
Vale la pena bilanciare la quantità di ciascuno stile nella gestione generale. Cioè, non tutti i compiti possono essere delegati e alcuni dipendenti non hanno nemmeno bisogno di tutoraggio, è sufficiente delineare chiaramente cosa dovrebbe essere fatto e quando.
Corretta Prioritizzazione
Non dire ai dipendenti che tutti i compiti sono ugualmente importanti. Una persona non può fare tutto contemporaneamente. Pertanto, dovrebbe essere spiegato cosa ha importanza strategica per il completamento tempestivo del progetto o dell’azienda nel suo complesso.
Di conseguenza, è meglio prioritizzare tutti i compiti. È ottimale farlo con l’aiuto del gestore dei compiti. In questo modo ogni membro del team comprenderà su cosa affrontare per primo e cosa può essere rimandato a dopo. Questo aiuterà a distribuire razionalmente il tempo di lavoro e a prevenire ritardi nelle scadenze.
Delegazione dei Compiti
Il manager non può e non deve fare il grosso del lavoro da solo. Pertanto, è necessario delegare ai colleghi ciò che sono in grado di fare.
Sì, potrebbe essere necessario più tempo per spiegare l’essenza e le fasi di esecuzione di alcuni compiti, devono essere scritti guide e istruzioni. Ma ci sono anche vantaggi nella delegazione:
- il l’enumerazione delle competenze dei dipendenti si espande;
- il manager ha più tempo per risolvere problemi strategici.
Implementazione del Mentoring
Questo processo è molto importante per rafforzare il team. Sia l’apprendista sia il mentore né traggono vantaggio. Dopotutto, quando condividiamo conoscenze, le strutturiamo nella nostra mente e spesso troviamo soluzioni non convenzionali per la risoluzione dei problemi.
Una persona che ha un mentore progredisce rapidamente, perché non deve affrontare un gran numero di metodi errati o irrilevanti. Al contrario, può imparare immediatamente come fare questo o quello in modo il più efficiente possibile.
Allo stesso tempo, nel processo di comunicazione, i membri del team con diversi livelli di qualificazione imparano a porre domande, rispondere correttamente e percepire un punto di vista diverso.
Comunicazione nel Team
Sen buona comunicazione, la gestione efficace del team di progetto è quasi impossibile. La cosa principale è regolarla in modo che sia comoda per tutti.
Ad esempio, puoi concordare che le domande non urgenti possano essere inviate via email. Ma gli articoli che richiedono una reazione immediata dovrebbero comparire nel messenger.
Comunicazione all’interno di un compito in Worksection
Inoltre, puoi discutere che ci sono ore in cui un membro del personale non risponde ai messaggi a causa di riunioni o compiti urgenti.
Un’altra cosa utile sarebbe un sondaggio all’interno del team. Può essere dedicato a qualsiasi cosa: dalla celebrazione del Capodanno alla scelta di un nuovo gestore di compiti. Se vuoi le risposte più oneste, rendi il sondaggio anonimo e informa i tuoi dipendenti a riguardo.
Di solito, la gestione del team del progetto e delle comunicazioni ricade sul manager, ma per ottimizzare questi processi, non dimenticare di dare feedback all’interno del team.
Gestione Situazionale del Team di Progetto
Deve essere chiaro che l’aderenza rigorosa alle regole di gestione non funziona sempre. A volte è meglio essere guidati dai principi della leadership situazionale, che tengono conto delle differenze tra situazioni e dipendenti.
Questa è l’essenza di questo approccio. A seconda della situazione, puoi scegliere uno dei quattro stili di comportamento.
Direttivo Si presume che il manager dica chiaramente cosa deve essere fatto e da chi, con istruzioni dirette e scadenze specificate. Questo stile è appropriato quando stai insegnando a un nuovo dipendente affinché non commetta errori.
Tutorial Il manager dà al dipendente un compito e spiega in termini generali cosa dovrebbe ottenere come risultato. Man mano che il lavoro progredisce, il mentore fornisce consigli e alla fine — un feedback dettagliato sul risultato e sui metodi applicati.
Supporto Questo stile è appropriato quando il manager è sicuro che il dipendente abbia tutte le competenze necessarie per eseguire l’attività in modo qualitativo. Pertanto, la sua partecipazione è limitata a chiedere periodicamente se è necessaria assistenza e di quale tipo.
Delegazione Se sai che una persona ha tutto il necessario per completare con successo un compito, ma non è sicura delle proprie capacità, allora è opportuno dire che ora questo è il suo campo di responsabilità. Il manager non controlla il lavoro in corso, ma risponde a domande e verifica il risultato.
Creare un Team Efficace
Più sopra, abbiamo già descritto i principi generali della formazione del team. Attenzione ad alcuni dettagli in più.
Criteri di Valutazione per i Candidati al Team di Progetto
Certo, ogni progetto ha le proprie peculiarità e, di conseguenza, i requisiti per i dipendenti differiranno notevolmente. Ma ci sono punti fondamentali per la valutazione dei candidati:
- Hard skills. Questi sono, in effetti, le competenze che consentono a una persona di svolgere il proprio lavoro. Se parliamo, ad esempio, di un tester, dovrebbe conoscere i principi del testing manuale e automatico, le specifiche del sistema, i bug tracker, i linguaggi di programmazione, ecc.
- Soft skills. Le seguenti cose sono importanti nel lavoro di squadra:
- la capacità di comunicare senza interrompere, di argomentare la propria opinione;
- abilità di gestire lo stress;
- apertura e desiderio di imparare;
- reazione sana alle critiche.
- Esperienza. Non tutti i ruoli possono essere coperti da neofiti e formati per un progetto particolare. A volte è necessario avviare rapidamente il lavoro e completarlo entro un certo periodo, quindi non puoi fare a meno di esperienza pertinente.
- Motivazione. I reclutatori chiedono spesso perché una persona vuole lavorare su questo particolare progetto. E i guadagni non sono affatto l’unica motivazione. Alcuni vogliono acquisire nuova esperienza, mentre altri sono attratti dall’opportunità di studiare o risolvere problemi sociali.
Regole che Ti Aiuteranno a Creare un Team Efficace
Prima di tutto, prepara una buona descrizione del lavoro, affinché i candidati comprendano esattamente quanto siano adatti a te. Specifica cosa è richiesto e cosa è preferito.
Ricorda i seguenti punti:
- Prepara compiti di prova. Aiuteranno a vedere quanto bene il candidato ha eseguito il lavoro, mentre un potenziale dipendente comprenderà se è interessato a questa posizione e se fa al caso suo.
- Esegui da uno a tre colloqui con il candidato. Ma cerca di non prolungarli nel tempo.
- Concentrati sull’inserimento e scrivi istruzioni di lavoro adeguate. Se una persona sente di non sapere nulla e che nessuno lo vuole nei primi giorni, potrebbe dimettersi o lavorare in modo inefficiente. Al contrario, istruzioni pronte possono semplificare molti processi.
Cose di cui Non Puoi Gestire un Team di Progetto Senza
Se non hai una chiara comprensione degli obiettivi del team e dei criteri per misurare le sue prestazioni, non dovresti aspettarti un lavoro di successo. Ci sono anche i seguenti fattori importanti.
L’importanza di Scegliere uno Strumento di Gestione del Team di Progetto
La pratica dimostra che blocchi di carta, file Word e fogli di Excel funzionano solo in team molto piccoli con un numero ridotto di compiti semplici. Quando si tratta di progetti seri e clienti solidi, dovresti utilizzare i seguenti strumenti:
- Un tracker di tempo, per monitorare il tempo trascorso su compiti specifici. Se il progetto prevede un pagamento orario, non può essere fatto senza di esso.
- Un tracker di compiti. Quando ci sono più compiti e attori, è difficile tener traccia di chi è responsabile di cosa. Quindi, è meglio avere un servizio in cui i compiti, le persone responsabili e le scadenze siano chiaramente definiti. Se vuoi avere una panoramica del progetto, comprendere lo stato dei compiti e rispondere tempestivamente a qualsiasi cambiamento, è opportuno integrare un sistema di gestione del progetto nel tuo lavoro. Puoi iniziare con una tariffa di base poco costosa e poi, con la crescita dell’azienda, effettuare aggiornamenti.
Cose da Evitare
Una gestione efficace del team di progetto è impossibile se non sono stabilite comunicazioni tra tutti i partecipanti. Queste cose dovrebbero essere evitate:
- Confidenza che il cliente sa cosa vuole. Di solito, sa quale obiettivo desidera raggiungere. Ad esempio, vendite mensili di $10.000. Ma è poco probabile che il cliente sappia quale hosting sia migliore e quale sia la differenza tra promozione SEO e pubblicità mirata. Sii pronto a spiegare pazientemente e discutere a lungo.
- Speranza che ogni errore possa essere corretto. In realtà, può. Ma quest’errore non sarà troppo costoso per te?
- Contare sul fatto che il tuo precedente successo è una garanzia dei tuoi risultati futuri. Sì, l’esperienza conta molto. Ma se ti affidi solo a essa, puoi commettere errori. Pertanto, sii sempre consapevole delle nuove tendenze.
Consigli per Principianti nella Gestione di Progetti
Se utilizzi i suggerimenti descritti sopra nella tua azienda, assicurati di misurare la loro efficacia. Per farlo, fai attenzione ai seguenti indicatori:
- aumento del livello generale di soddisfazione del team;
- assenza di superamenti dei budget pianificati;
- scrematura delle ore straordinarie;
- completamento puntuale dei progetti;
- elevato livello di soddisfazione per i risultati del lavoro tra i clienti.
Questo è importante, poiché non ci sono metodi e suggerimenti perfetti per assolutamente tutti i team. Pertanto, è necessario mantenere costantemente il polso delle prestazioni del team.
Per implementare una gestione efficace e di successo del team di progetto, non è sufficiente conoscere i segreti e le regole di questo processo, ma è anche fondamentale testare costantemente le informazioni che conosci e cercare nuove opzioni per migliorare il processo. Inoltre, vale la pena utilizzare strumenti di gestione dei progetti e analizzare gli indicatori chiave di prestazione del team.