Uma equipe verdadeiramente bem-sucedida entende suas tarefas e sua importância, consegue manter o foco, a eficiência e a criatividade por um longo período, e desfruta do trabalho em si e do resultado final. O gerenciamento de equipe é de grande importância na construção de uma equipe assim, graças à qual os funcionários sentem seu valor e trabalham harmoniosamente.
Às vezes, devido à carga de trabalho pesada, o gerente não possui recursos suficientes para monitorar o estado da equipe e construir uma estratégia de gestão. Neste artigo vamos revelar alguns segredos para otimizar essa parte importante do trabalho.
Gerenciamento de Equipes de Projeto
Uma equipe é um grupo de funcionários que se unem para realizar uma ou mais tarefas e atingir os objetivos estabelecidos no início do trabalho. A prática mostra que o trabalho em equipe, na maioria das vezes, traz o melhor resultado, pois até mesmo um especialista de alto nível se torna mais forte quando trabalha com outras pessoas.
Gerenciamento de equipe é uma das habilidades complexas mais importantes de um gerente. Este trabalho consiste nos seguintes processos:
- definição de metas e comunicação delas para a equipe;
- motivação e inspiração;
- comunicação regular e feedback;
- demonstrar um exemplo pessoal de resolução eficaz de problemas;
- resolver conflitos e criar um ambiente saudável na equipe, uma boa cultura corporativa;
- ampliar as possibilidades de crescimento profissional da equipe.
Por que o Gerenciamento de Equipe é Importante
A base de um negócio bem-sucedido é uma equipe engajada, interessada e motivada. Em outras palavras, uma equipe “saudável”.
Uma equipe de funcionários não se tornará assim por conta própria, portanto, deve-se prestar atenção à construção de uma “equipe dos sonhos”, onde cada participante gosta do trabalho e das oportunidades de crescimento. Essa combinação será um fator importante para a retenção de funcionários.
Algumas estatísticas que confirmam a importância de gerenciar uma equipe e construir relacionamentos dentro dela. Por exemplo, equipes com alta engajamento de funcionários são 23% mais lucrativas do que outras. Além disso, elas têm as seguintes diferenças positivas:
- 10% mais alta lealdade do cliente;
- 14% mais alta produtividade;
- 18% melhor em vendas.
13 Segredos do Gerenciamento Eficaz de Equipes de Projeto
Gallup afirma que existem 12 necessidades chave que devem ser atendidas através do gerenciamento da equipe. Se todas forem atendidas, a produtividade da equipe será alta.
- O funcionário sabe o que se espera dele.
- O funcionário tem tudo necessário para um trabalho produtivo: materiais, equipamentos, etc.
- Parceiros e colegas estão comprometidos com um trabalho de qualidade.
- Há uma pessoa na equipe que promove o crescimento e a autoaperfeiçoamento.
- Nos últimos seis meses, alguém discutiu seu progresso com o funcionário.
- Cada dia útil, a pessoa tem a oportunidade de fazer o que faz de melhor.
- O gerente ou os colegas cuidam das solicitações pessoais do funcionário.
- Pelo menos uma vez por semana, a pessoa recebe uma avaliação favorável de seu trabalho.
- O funcionário tem um amigo na equipe.
- Durante o ano, o funcionário teve a oportunidade de aprender e crescer.
- A opinião de uma pessoa é levada em consideração pela equipe e pela gestão.
- A missão da empresa e/ou o propósito do projeto faz com que os funcionários sintam que o trabalho é realmente importante.
Para atender a todas essas necessidades, você precisa conhecer os segredos do gerenciamento eficaz de equipe.
Abordagens para Construção de Equipe
Antes de tudo, você deve ter uma estratégia que ajudará a contratar, adaptar e reter os melhores funcionários que podem resolver efetivamente as tarefas do projeto.
Selecionando membros da equipe
Vale a pena começar definindo objetivos claros. Por exemplo, você precisa construir uma equipe que inclua um gerente de marketing, desenvolvedores, testadores, designers e especialistas em configuração de anúncios contextuais. Marque o seguinte:
- quanto tempo você tem para buscar especialistas;
- quais salários você pode oferecer;
- quais são as vantagens de trabalhar em seu projeto;
- quais recursos você pode usar para a busca.
As seguintes dicas também podem ser úteis:
- Para contratar profissionais fortes, sua marca empregadora deve ser forte. Explore o valor de mercado de sua marca e ajuste as informações se necessário.
- Mais vezes, você não precisa de uma equipe que consiste inteiramente de “estrelas,” ou seja, especialistas de nível sênior. É melhor formar uma equipe de forma que haja um líder em cada direção, e os outros funcionários podem ser fortes Mid e promissores Junior.
- Ajude a definir o tamanho da equipe. Às vezes, parece que quanto mais pessoas, mais rápido o projeto pode ser concluído. Isso nem sempre é o caso, pois um grande número de trabalhadores cria interações que se tornam incontroláveis. Na maioria das vezes, o número ideal de pessoas em uma equipe é até cinco. Se estiver claro que o projeto exige muitos recursos, é melhor dividir os funcionários em microequipes, cada uma com seu próprio líder. Também será necessário estabelecer uma sincronização regular do trabalho das equipes.
- Imagine que os candidatos são seus convidados ou clientes. Trate-os adequadamente: respeite seu tempo, seja hospitaleiro e mantenha contato.
Planejamento do Trabalho em Equipe
Quando você tem uma equipe, precisa planejar seu trabalho em conjunto. É aconselhável elaborar um plano para 6 – 12 meses, com revisão e atualização trimestral, ou talvez mais frequente, levando em conta os tempos turbulentos.
Para garantir o sucesso do seu planejamento, inclua os seguinte passos:
- Delimite a visão de metas e objetivos para a equipe como um todo e para cada funcionário.
- Anote os indicadores chave de desempenho (KPIs) da equipe e do funcionário.
- Defina prazos: intermediários e finais.
- Crie um plano alternativo em caso de força maior
Organização do Trabalho em Equipe
Para uma equipe coerente, é necessário construir sua hierarquia. Ou seja, todos devem entender quem é o líder ou um subordinado. O número de níveis na hierarquia dependerá da complexidade do projeto e do número de funcionários.
Os seguintes itens também devem ser considerados:
- juntamente formule a meta do projeto que seja clara para todos;
- descreva a dependência entre grupos de funcionários no caminho para alcançar a meta;
- entenda quem é responsável por quê;
- garanta que todos os funcionários saibam o que se espera deles.
Garantindo um Campo Comum de Informação com a Equipe
Hoje em dia, poucas pessoas querem apenas trabalhar sem entender a meta estratégica. Portanto, o líder da equipe deve criar um campo de informação único no qual todos os funcionários estarão, para que todos entendam seu papel e sua contribuição para o resultado final.
Painel do Projeto no Worksection
Você também precisa garantir que todos os membros da equipe tenham acesso às mesmas informações. Somente assim é possível tomar decisões realmente coletivas. Assim, as tarefas do gerente são:- fornecer informações confiáveis,
- criar condições para que todos tenham acesso à informação, por exemplo, criar bases de conhecimento ou fazer um boletim semanal com materiais importantes e
- discutir informações que são importantes para a equipe.
Desenvolvimento da Equipe de Projeto de Acordo com o Ciclo de Vida
Qualquer equipe passa por várias etapas de desenvolvimento. O sucesso estratégico de tal equipe depende da conclusão bem-sucedida de cada uma delas.
- Formação. A primeira etapa de desenvolvimento, quando os participantes começam a se comunicar entre si e se conhecer.
- Conflito. Um período em que as pessoas se acostumam a trabalhar juntas, aprendem sobre as forças e fraquezas umas das outras e resolvem conflitos.
- Normatização/Desempenho. Um período em que todos os processos e mecânicas de trabalho foram construídos, e os funcionários se ajustaram ao trabalho em equipe e se movem sistematicamente em direção ao objetivo juntos.
- Reorganização. Nesta etapa, a composição da equipe ou a distribuição de responsabilidades pode mudar. Isso geralmente acontece devido a mudanças nas tarefas.
- Encerramento. Quando o projeto é concluído, a equipe faz conclusões e decide quão bem-sucedido foi o trabalho. Se todos estiverem satisfeitos, é possível que a equipe volte a trabalhar junta em novos projetos.
Resolvendo Conflitos em uma Equipe de Projeto
Conflitos e desentendimentos acontecem em qualquer equipe. Mais frequentemente, o gerente precisa lidar com disputas interpessoais e entre equipes.
Para resolver o conflito, deve-se primeiro entender quem são as partes do conflito. Nem sempre é óbvio. Portanto, o gerente deve prestar atenção para entender quem está realmente em conflito e por quê, e também descobrir quem age como um “grupo de apoio” para cada uma das partes.
O uso do triângulo desenvolvido pelo especialista em conflitos Christopher Mitchell será benéfico. Ele acreditava que era necessário entender as atitudes, o contexto e o comportamento de cada um dos participantes. Para obter informações objetivas, é melhor pedir às partes que descrevam sua visão da situação.
Por exemplo, cada participante do conflito responde às seguintes perguntas:
Quando o gerente vê essas tabelas preenchidas pelas partes, poderá encontrar a verdadeira causa do conflito e propor uma solução. É possível que os próprios participantes consigam olhar para o problema de um ponto de vista diferente e ver maneiras de alcançar a paz.
A principal coisa é não silenciar os conflitos e não pensar que eles desaparecerão sozinhos.
«Hora para Videogames»
Pesquisas demonstram que novas equipes que jogaram videogames entre si por 45 minutos foram 20% mais produtivas do que aquelas que estavam fazendo exercícios tradicionais de construção de equipe.
Portanto, pense neste formato de interação. É melhor escolher jogos simples que podem ser instalados tanto em um PC quanto em um smartphone.
«Hora Feliz»
Em geral, o termo “hora feliz” refere-se a um período de tempo em que supermercados, estabelecimentos de catering ou lojas têm ofertas de preços atraentes. Mas essas horas são igualmente importantes no gerenciamento de equipes de projeto.
No gerenciamento de equipe, isso pode significar que os membros da equipe se comunicam informalmente entre si em seu tempo livre, aumentando o nível de confiança uns nos outros. Aqui estão algumas ideias universais para como passar uma hora feliz:
- Quizzes sobre cinema, música, empresa, etc.
- Preferiria. Esta é uma pergunta do tipo: “O que você escolheria: café ou chá?”, “O que você escolheria: um filme ou um livro?”.
- Duas verdades e uma mentira. Uma pessoa menciona três fatos sobre si mesma, um dos quais é falso.
Métodos Básicos de Gerenciamento de Equipe
Dizem que uma equipe é tão boa quanto seu líder. Portanto, se você deseja que uma equipe mostre crescimento, seu crescimento deve estar no topo. Sempre lembre-se da importância desses componentes da gestão.
Vale a pena equilibrar a quantidade de cada estilo na gestão geral. Ou seja, nem todas as tarefas podem ser delegadas, e alguns funcionários não precisam de orientação de forma alguma, é suficiente definir claramente o que deve ser feito e quando.
Priorização Correta
Não diga aos funcionários que todas as tarefas são igualmente importantes. Uma pessoa não pode fazer tudo ao mesmo tempo. Portanto, deve-se explicar o que é de importância estratégica para a conclusão pontual do projeto ou da empresa como um todo.
Portanto, é melhor priorizar todas as tarefas. O ideal é fazer isso com o auxílio do gerenciador de tarefas. Assim, cada membro da equipe entenderá o que deve ser feito primeiro e o que pode ser adiado para depois. Isso ajudará a distribuir racionalmente o tempo de trabalho e prevenir a interrupção de prazos.
Delegação de Tarefas
O gerente não pode e não deve fazer a maior parte do trabalho sozinho. Portanto, é necessário delegar aos colegas o que eles são capazes de fazer.
Sim, você pode precisar de mais tempo para explicar a essência e as etapas de algumas tarefas, guias e instruções devem ser escritos. Mas também existem vantagens na delegação:
- a lista de competências dos funcionários está se expandindo;
- o gerente tem mais tempo para resolver problemas estratégicos.
Implementação de Mentoria
Esse processo é muito importante para fortalecer a equipe. Tanto o aprendiz quanto o mentor se beneficiam. Afinal, quando compartilhamos conhecimento, estruturamos isso em nossas cabeças e muitas vezes encontramos soluções não padronizadas para resolver problemas.
Uma pessoa que tem um mentor progride rapidamente, pois não precisa passar por um grande número de métodos errados ou irrelevantes. Pelo contrário, você pode imediatamente aprender a fazer isso ou aquilo da forma mais eficaz possível.
Ao mesmo tempo, no processo de comunicação, os membros da equipe com diferentes níveis de qualificação aprendem a fazer perguntas, a respondê-las corretamente e a perceber um ponto de vista diferente.
Comunicação da Equipe
Sem boa comunicação, o gerenciamento bem-sucedido da equipe de projeto é quase impossível. O principal é ajustá-la de maneira que seja conveniente para todos.
Por exemplo, você pode concordar que questões não urgentes podem ser enviadas por e‑mail. Mas itens que requerem uma reação imediata devem aparecer no mensageiro.
Comunicação dentro de uma tarefa no Worksection
Além disso, você pode discutir que existem horas em que um membro da equipe não responde a mensagens devido a reuniões ou tarefas urgentes.
Outra coisa útil seria uma sondagem dentro da equipe. Pode ser dedicada a qualquer coisa: desde celebrar o Ano Novo até escolher uma nova ferramenta de gerenciamento de tarefas. Se você quiser as respostas mais honestas, torne a pesquisa anônima e informe seus funcionários sobre isso.
Normalmente, a gestão da equipe do projeto e as comunicações ficam a cargo do gerente, mas para otimizar esses processos, não se esqueça de buscar feedback na equipe.
Gestão Situacional da Equipe de Projeto
Deve ficar claro que a adesão estrita às regras de gestão nem sempre funciona. Às vezes, é melhor ser guiado pelos princípios da liderança situacional, que levam em consideração a diferença entre situações e funcionários.
Essa é a essência dessa abordagem. Dependendo da situação, você pode escolher um dos quatro estilos de comportamento.
Diretivo Assume-se que o gerente diz claramente o que deve ser feito e por quem, com instruções diretas e prazos especificados. Este estilo é apropriado quando você está ensinando um novo funcionário para que ele não cometa erros.
Tutorial O gerente dá ao funcionário uma tarefa e explica em termos gerais o que deve ser obtido como resultado. À medida que o trabalho avança, o mentor dá conselhos e, ao final, um feedback detalhado sobre o resultado e os métodos aplicados.
Apoio Este estilo é apropriado quando o gerente tem certeza de que o funcionário possui todas as habilidades necessárias para a execução de qualidade. Portanto, sua participação se limita a perguntar periodicamente se é necessário ajuda e de que tipo.
Delegação Se você sabe que uma pessoa tem tudo necessário para concluir uma tarefa com sucesso, mas não tem certeza de suas habilidades, então vale a pena dizer que esta agora é sua área de responsabilidade. O gerente não controla o trabalho em progresso, mas responde a perguntas e verifica o resultado.
Criando uma Equipe Eficaz
Acima, já descrevemos os princípios gerais da formação de equipes. Vamos prestar atenção a mais alguns detalhes.
Critérios de Avaliação para Candidatos à Equipe de Projeto
É claro que cada projeto tem suas próprias características e, consequentemente, os requisitos para os funcionários diferem significativamente. Mas existem pontos básicos para avaliar candidatos:
- Hard skills. Estas são, na verdade, habilidades que permitem a uma pessoa fazer seu trabalho. Se falarmos, por exemplo, sobre um testador, então ele deve conhecer os princípios de teste manual e automatizado, especificações do sistema, rastreadores de erros, linguagens de programação, etc.
- Soft skills. As seguintes coisas são importantes no trabalho em equipe:
- a capacidade de comunicar-se sem interromper, de argumentar sua opinião;
- habilidades para lidar com estresse;
- abertura e desejo de aprender;
- reação saudável à crítica.
- Experiência. Nem todos os papéis podem ser ocupados por novatos e treinados para um projeto específico. Às vezes é necessário iniciar o trabalho rapidamente e concluí-lo dentro de um determinado prazo, por isso você não pode fazer sem experiência relevante.
- Motivação. Os recrutadores frequentemente perguntam por que uma pessoa quer trabalhar neste projeto específico. E os ganhos estão longe de ser a única motivação. Alguns querem ganhar nova experiência, enquanto outros são atraídos pela oportunidade de estudar ou resolver problemas sociais.
Regras que o Ajudarão a Criar uma Equipe Eficaz
Primeiramente, elabore uma boa descrição do trabalho, para que os candidatos entendam exatamente quão bem eles se adequam a você. Especifique o que é necessário e o que é preferível.
Lembre-se do seguinte:
- Prepare tarefas de teste. Elas ajudarão a ver quão bem o candidato fez o trabalho, enquanto um potencial funcionário entenderá se está interessado nessa posição e se é adequada a ele.
- Realize de uma a três entrevistas com o candidato. Mas tente não prolongá-las por muito tempo.
- Foque na integração e escreva instruções adequadas para o trabalho. Se uma pessoa sentir que não sabe nada e que ninguém precisa dela nos primeiros dias, ela pode desistir ou trabalhar de forma ineficiente. Em vez disso, instruções prontas podem facilitar muitos processos.
Coisas das quais você não pode abrir mão ao gerenciar uma equipe de projeto
Se você não tem uma compreensão clara dos objetivos da equipe e dos critérios para medir seu desempenho, não deve esperar um trabalho bem-sucedido. Há também os seguintes fatores importantes.
A importância de escolher uma ferramenta de gerenciamento para a equipe de projeto
A prática mostra que blocos de papel, arquivos do Word e planilhas do Excel funcionam apenas em equipes muito pequenas com um número reduzido de tarefas simples. Quando se trata de projetos sérios e clientes sólidos, você deve usar as seguintes ferramentas:
- Um rastreador de tempo, para rastrear o tempo gasto em tarefas específicas. Se o projeto tiver pagamento por hora, não pode ser feito sem isso.
- Um rastreador de tarefas. Quando há mais tarefas e executores, é difícil lembrar quem é responsável por quê. Portanto, é melhor ter um serviço no qual as tarefas, as pessoas responsáveis e os prazos estejam claramente definidos. Se você quiser ter uma visão geral do projeto, entender o status das tarefas e responder a qualquer mudança em tempo hábil, é aconselhável integrar um sistema de gerenciamento de projetos ao seu trabalho. Você pode começar com uma tarifa básica e barata, e depois, à medida que a empresa cresce, fazer upgrades.
Coisas a serem evitadas
O gerenciamento eficaz da equipe de projeto é impossível se as comunicações entre todos os participantes não forem estabelecidas. Essas coisas também devem ser evitadas:
- Confiança de que o cliente sabe o que quer. Normalmente, ele sabe qual meta quer alcançar. Por exemplo, $10.000 em vendas mensais. Mas é improvável que o cliente saiba qual hospedagem é melhor e qual é a diferença entre promoção de SEO e publicidade direcionada. Esteja pronto para explicar pacientemente e discutir muito.
- Esperar que qualquer erro possa ser corrigido. Na verdade, pode. Mas esse erro não será caro demais para você?
- Contar com o fato de que seu sucesso anterior é uma garantia de suas conquistas futuras. Sim, a experiência conta muito. Mas se você se apoiar apenas nela, pode cometer erros. Portanto, esteja sempre ciente das novas tendências.
Dicas para iniciantes em gerenciamento de projetos
Se você utilizar as dicas descritas acima em sua empresa, certifique-se de medir sua eficácia. Para isso, preste atenção aos seguintes indicadores:
- um aumento no nível geral de satisfação da equipe;
- ausência de excedente nos indicadores orçamentários planejados;
- redução das horas extras;
- conclusão pontual de projetos;
- alto nível de satisfação com os resultados do trabalho entre os clientes.
Isso é importante, porque não existem métodos e dicas que sejam perfeitas para absolutamente todas as equipes. Portanto, é necessário manter constantemente o dedo no pulso do desempenho da equipe.
Para implementar um gerenciamento eficaz e bem-sucedido da equipe de projeto, você precisa não apenas conhecer os segredos e regras desse processo, mas também testar constantemente as informações que conhece e procurar novas opções para melhorar o processo. Além disso, vale a pena utilizar ferramentas de gerenciamento de projetos e analisar os indicadores chave de desempenho da equipe.