8 февраля 2023   •   Дмитрий Худенко   •   13 min read

13 секретов эффективного управления командой проекта в 2023 году

По-настоящему успешная команда понимает свои задачи и их важность, может длительно сохранять сосредоточенность, эффективность и креативность, а также получает удовольствие от работы как таковой и конечного результата. Большое значение в построении такого коллектива имеет управление командой, благодаря которому сотрудники чувствуют свою ценность и слаженно работают. 

Иногда у руководителя из-за загруженности не хватает ресурса на проверку состояния команды и построение стратегии управления. Поэтому в этой статье мы расскажем о нескольких секретах, которые помогут оптимизировать этот важный участок работы. 

Что такое управление командой проекта?

Командой можно считать группу, объединенную для выполнения одной или нескольких задач и достижения поставленных в начале работы целей. Практика показывает, что именно командная работа в большинстве случаев дает отличный результат, потому что специалист даже очень высокого уровня усиливается, когда работает с другими людьми. 

Управление командой проекта — это один из важнейших комплексных навыков руководителя. Эта работа состоит из следующих процессов:
  1. постановка целей и донесение их до команды;
  2. мотивация и вдохновение;
  3. регулярное общение с командой, предоставление обратной связи;
  4. демонстрация личного примера эффективного решения задач;
  5. разрешение конфликтов и построение здоровой атмосферы в коллективе, приятной корпоративной культуры;
  6. расширение возможностей команды в профессиональном плане. 
Эффективное управление командой проекта позволяет повысить потенциал каждого отдельного сотрудника и коллектива в целом. 

Почему важно управлять командой проекта?

Основа успешного бизнеса — вовлеченная, заинтересованная и мотивированная команда. Другими словами, команда, которую можно назвать «здоровой». 



Самостоятельно коллектив сотрудников таким не станет, следовательно, нужно уделять внимание построению «команды мечты», в которой каждый из участников будет получать удовольствие от работы и возможности для развития. Такое сочетание станет важным фактором удержания сотрудников. 

Немного статистики, подтверждающей важность управления командой и выстраивание отношений в ней. Например, команды, в которых высокая вовлеченность работников, на 23% прибыльнее других. Кроме того, у них есть такие положительные отличия:
  • на 10% выше лояльность клиентов;
  • на 14% больше производительность;
  • на 18% лучше продажи.

13 Секретов эффективного управления командой проекта

Компания Gallup говорит, что есть 12 ключевых потребностей, которые нужно удовлетворять с помощью управления командой. Если они будут закрыты, производительность коллектива будет высокой.
  1. Сотрудник знает, чего от него ждут.
  2. У работника есть все необходимое для плодотворной работы: материалы, оборудование и т.д.
  3. Партнеры и коллеги настроены на качественное исполнение работы.
  4. В коллективе есть человек, способствующий развитию и самосовершенствованию.
  5. За последние полгода кто-нибудь обсуждал с работником его прогресс.
  6. Каждый рабочий день человек может делать то, что удается ему лучше всего.
  7. Руководитель или коллеги заботятся о личных запросах работника.
  8. Хотя бы раз в неделю человек получает одобрительную оценку своей работы.
  9. Работник имеет в коллективе друга.
  10. В течение года сотрудник имел возможность учиться и развиваться.
  11. Мнение человека учитывается коллективом и руководством.
  12. Миссия компании и/​или цель проекта позволяет чувствовать, что работа действительно важна.
Чтобы удовлетворить все эти потребности, необходимо знать секреты эффективного управления командой.

Подходы к формированию команды

Прежде всего, у вас должна быть стратегия, которая поможет нанять, адаптировать и удержать лучших работников, которые могут эффективно решать задачи проекта. 

Отбор команды проекта

Здесь следует начать с четкой постановки целей. К примеру, вам нужно укомплектовать команду, в которой будут маркетолог, разработчики, тестировщики, дизайнеры и специалисты по настройке контекстной рекламы. Отметьте следующее:
  • сколько времени у вас есть на поиск специалистов;
  • какие зарплаты вы можете предложить;
  • какие преимущества работы в вашем проекте;
  • какие ресурсы вы можете использовать для поиска.
А еще не помешает учесть такие советы:
  1. Чтобы нанимать сильных сотрудников, ваш бренд работодателя должен быть сильным. Узнайте, что о вас думают на рынке и при необходимости скорректируйте информацию.
  2. Зачастую вам не нужна команда, полностью состоящая из «звезд», то есть специалистов уровня Senior. Лучше формировать коллектив так, чтобы в каждом направлении был один лидер, другие сотрудники могут быть крепкими Middle и перспективными Junior. 
  3. Регулируйте численность команды. Иногда кажется, что чем больше людей, тем скорее можно завершить проект. Это не всегда так, потому что большое количество работников порождает еще большее количество выходящих из-под контроля взаимодействий. Чаще оптимальное количество людей в команде — до пяти. Если же ясно, что проект ресурсоемкий, лучше разбить сотрудников на микрокоманды, каждая из которых будет иметь своего лидера. Также необходимо будет наладить регулярную синхронизацию работы команд.
  4. Представьте, что кандидаты – ваши гости или клиенты. Относитесь к ним соответственно: уважайте их время, будьте гостеприимными и оставайтесь на связи.

Планирование командной работы

Если у вас есть команда, необходимо планировать совместную работу. План целесообразно составлять на 6 – 12 месяцев, а пересматривать и актуализировать — ежеквартально, а может и чаще, учитывая нынешнее изменчивое время. 



Чтобы ваше планирование было удачным, добавьте в него следующие шаги:
  1. Определите видение целей и задач для команды в целом и для каждого работника.
  2. Укажите ключевые показатели эффективности (KPI) команды и сотрудников.
  3. Установите дедлайны: промежуточные и финальные.
  4. Создайте альтернативный план на случай форс-мажоров. 

Организация командной работы

Чтобы команда была слаженной, необходимо построить ее иерархию. То есть каждый должен понимать, кто руководитель, а кто — подчиненный. Число уровней в иерархии будет зависеть от сложности проекта и количества работников. 

Также следует:
  • вместе сформулировать понятную для всех цель проекта;
  • прописать зависимость между группами сотрудников на пути к достижению цели;
  • понять, кто и за что отвечает;
  • убедиться, что все сотрудники знают, чего от них ждут.

Быть в одном информационном поле с командой

Сейчас немногие хотят просто что-то делать, не понимая стратегической цели работы. Поэтому руководитель команды должен создать единое информационное поле, в котором будут находиться все сотрудники, чтобы каждый понимал свою роль и вклад в конечный результат.


Дашборд проекта в системе управления проектами Worksection
Также следует сделать так, чтобы все части команды имели доступ к одинаковой информации, особенно если речь идет об управлении удаленной командой. Только так можно принимать действительно командные решения. Итак, задачи руководителя:
  • Предоставлять достоверную и хорошо проработанную информацию.
  • Создавать условия для того, чтобы доступ к информации был у всех, например, формировать базы знаний или делать еженедельную рассылку с важными материалами.
  • Обсуждать важные для команды инфоповоды. 

Развитие проектной команды в соответствии с жизненным циклом

Любая команда проходит несколько стадий развития. От успешности следования каждой зависит стратегическая успешность такого коллектива. 
  1. Формирование. Первый этап развития, когда участники только начинают контактировать между собой, знакомятся. 
  2. Адаптация. Период, когда люди привыкают к совместной работе, узнают о слабых и сильных сторонах друг друга, решают конфликты. 
  3. Штатный режим. Промежуток времени, когда все процессы и механики выстроены, работники наладили совместную работу и планомерно вместе идут к цели.
  4. Реорганизация. На этом этапе может измениться состав команды или распределение обязанностей. Обычно это происходит из-за изменений в задачах.
  5. Расформирование. Когда проект завершен, команда подводит итоги и решает, насколько успешной была работа. Если всех все устроило, то не исключено, что команда снова соберется и будет работать в таком же составе. 

Урегулирование конфликтов в проектной команде

Конфликты и недоразумения случаются в любом коллективе. Чаще всего руководителю приходится сталкиваться с межличностными и межкомандными спорами.

Чтобы урегулировать конфликт, сначала нужно понять, кто его участник. Не всегда это очевидно. Поэтому руководитель должен уделить внимание тому, чтобы разобраться, кто реально конфликтует и почему, а также узнать, кто выступает в роли «группы поддержки» каждой из сторон. 

На пользу пойдет использование треугольника, разработанного конфликтологом Кристофером Митчелом. Он считал, что нужно понять установки, контекст и поведение каждого из участников. 

Чтобы получить объективную информацию, лучше всего попросить стороны описать свое видение ситуации, где каждый участник конфликта отвечает на следующие вопросы:



Когда руководитель увидит такие заполненные таблички от сторон, то сможет найти реальную причину конфликта и предложить решение. Не исключено, что сами участники смогут посмотреть на проблему под другим углом и увидеть пути достижения мира.

Главное не замалчивать конфликты и не думать, что они исчезнут сами. 

«Время видеоигр»

Исследования утверждают, что новые команды, которые играли между собой в видеоигры в течение 45 минут, на 20% продуктивнее тех, кто этого не делал, выполняя традиционные упражнения тимбилдинга. 

Поэтому присмотритесь к такому формату взаимодействия. Лучше выбирать несложные игры, которые можно установить как на ПК, так и смартфон.

«Счастливый час»

Вообще термином «счастливый час» обозначается промежуток времени, когда в супермаркетах, общепитах или магазинах действуют привлекательные ценовые предложения. Но не менее важны такие часы в управлении командой проекта.

Здесь этот формат сводится к тому, что члены команды неформально общаются между собой в свободное время, повышая уровень доверия друг к другу. Вот несколько универсальных идей, как провести «счастливый час»:
  • Викторины на знание кино, музыки, собственной компании.
  • Would You Rather. Это вопрос по типу: «Что бы ты выбрал: кофе или чай?», «Что выберешь: кино или книгу?».
  • Две правды и ложь. Человек называет о себе три факта, один из которых выдуман. 

Основные методы управления командой

Говорят, что команда настолько хороша, насколько хорош ее руководитель. Итак, если вы хотите, чтобы команда демонстрировала рост, ваш рост должен быть на высоте. Всегда помните о важности этих составляющих управления. 

Следует сбалансировать количество каждого метода в общем управлении. То есть, не все задачи можно делегировать, а некоторым совсем не нужно менторство, достаточно четко очертить, что и когда следует сделать.

Правильная расстановка приоритетов

Не стоит говорить работникам, что все задачи одинаково важны. Человек не может все делать одновременно. Поэтому следует объяснить, что имеет стратегическое значение для своевременного завершения проекта или работы компании в целом.

Соответственно всем задачам лучше расставить приоритеты. Оптимально делать это посредством таск-менеджера. Так каждый участник команды будет понимать, за что браться в первую очередь, а что можно отложить на потом. Это поможет рационально распределить рабочее время и не допустить срыва дедлайнов. 

Делегирование задач членам команды

Руководитель не может и не должен выполнять самостоятельно львиную долю работы. Поэтому нужно делегировать коллегам то, что они могут выполнить.



Да, возможно суть и этапы выполнения некоторых задач придется долго объяснять, писать гайды и инструкции. Но и преимущества у делегирования есть:
  • список компетенций работников расширяется;
  • руководитель имеет больше времени для решения стратегических задач. 

Внедрение наставничества

Этот процесс очень важен с точки зрения усиления команды. Пользу получает и тот, кто учится, и тот, кто учит. Ведь когда мы делимся знаниями, то структурируем их в голове и часто находим нестандартные варианты решения задач.

Человек, имеющий ментора, прогрессирует быстро, потому что ему не приходится перебирать большое количество неправильных или неактуальных методик. Напротив, можно сразу узнать, как сделать то или иное максимально эффективно. 

При этом в процессе общения члены команды с разным уровнем квалификации учатся задавать вопросы, корректно отвечать на них, воспринимать другую точку зрения.

Коммуникация с командой

Без качественной коммуникации успешное управление командой проекта почти невозможно. Главное настроить ее так, чтобы это было удобно для всех.

К примеру, вы можете договориться, что не срочные вопросы можно писать на почту. А вот то, что требует немедленной реакции, должно появиться в мессенджере. 



Коммуникация внутри задачи в Worksection
Кроме того, можно обсудить, что есть часы, когда кто-то из сотрудников не отвечает на сообщение, потому что проводит встречи или напряженно работает над решением задачи. 

Также не помешают опросы внутри команды. Они могут быть посвящены самым разным темам: от празднования Нового года до выбора таск-менеджера. Если вы хотите иметь предельно честные ответы, сделайте опрос анонимным и сообщите об этом. 

Обычно управление командой и коммуникациями проекта ложится на руководителя, но чтобы оптимизировать эти процессы, не забывайте об обратной связи от коллектива. 

Ситуационное управление командой проекта

Следует понимать, что жесткое соблюдение правил управления не всегда работает. Иногда лучше руководствоваться принципами ситуационного лидерства, принимая во внимание разницу между ситуациями и работниками. 

Суть такого подхода заключается в следующем. В зависимости от ситуации можно выбрать один из четырех стилей поведения.

Директивный Предполагается, что руководитель четко говорит, кто и что должен сделать, как это делать, указывает сроки. Такой стиль уместен, когда вы учите нового работника, чтобы он не допустил ошибок.
Наставнический Руководитель дает сотруднику задание и в общих чертах объясняет, что нужно получить в результате. По мере работы наставник дает советы, а в конце — подробный фидбек по поводу результата и методов продвижения к нему.
Поддерживающий Такой стиль целесообразен, когда руководитель уверен, что работник имеет все необходимые навыки для качественного выполнения задачи. Поэтому его участие сводится к тому, чтобы периодически спрашивать, нужна ли помощь и какая именно. 
Делегирование Если вы знаете, что человек имеет все необходимое для успешного выполнения задачи, но не уверен в своих силах, то следует сказать, что теперь это его зона ответственности. В процессе работы руководитель не контролирует, что и как делается, но отвечает на вопросы и проверяет результат. 

Как сформировать эффективную команду сотрудников

Выше мы уже затронули этот вопрос в плане того, каковы общие принципы формирования команды. Уделим внимание еще таким аспектам.



Критерии оценки претендентов в команду проекта

Конечно, в каждом проекте есть свои особенности, соответственно, и требования к работникам будут существенно отличаться. Но есть базовые моменты оценки кандидатов.
  1. Нard skills. Это, собственно, навыки, без которых человек не может выполнять свою работу. Если говорить, например, о тестировщике, то он должен разбираться в принципах ручного и автоматизированного тестирования, спецификациях систем, баг-трекерах, языках программирования и т.д.
  2. Soft skills. В командной работе важны следующие вещи:
  • умение общаться, не перебивая, аргументировать свое мнение;
  • навыки борьбы со стрессом;
  • открытость и желание учиться;
  • умение адекватно воспринимать критику.
  1. Опыт работы. Не на все роли можно брать новичков и обучать их под себя. Иногда в работу нужно войти быстро и закончить ее в определенный срок, поэтому без релевантного опыта никак.
  2. Мотивация. Рекрутеры часто спрашивают, почему человек хочет работать именно над этим проектом. И заработок далеко не единственная мотивация. Кто-то хочет получить новый опыт, для кого-то привлекательна перспектива обучения, а для кого-то — возможность решать важные для общества задачи.

Правила, которые помогут собрать эффективную команду

Прежде всего, красочно опишите вакансию. То есть так, чтобы кандидаты точно поняли, насколько они вам подходят. Укажите, что обязательно, а что — желательно.

Также помните следующее:
  • Давайте тестовые задания. Они помогут увидеть, насколько успешно кандидат выполнил работу. А сам потенциальный работник поймет, интересна ли ему эта должность и по силам ли.
  • Проводите от одного до трех собеседований с кандидатом. Но старайтесь не растягивать их во времени. 
  • Уделите внимание онбордингу и напишите качественные должностные инструкции. Если человек будет чувствовать, что ничего не знает и никому не нужен в первые дни, он может уволиться или работать малоэффективно. Зато готовые указания могут облегчить многие процессы.

Без чего невозможно управление командой проекта

Если у вас нет четкого понимания целей команды и критериев измерения ее эффективности, успешной работы ожидать не стоит. Также есть следующие важные факторы.

Важность выбора инструмента управления командой проекта

Бумажные блокноты, файлы Word и таблички Excel работают только в совсем маленьких командах с небольшим количеством простых задач. Когда речь заходит о серьезных проектах и​солидных заказчиках, следует использовать такие инструменты.
  1. Тайм-трекер. Он поможет отследить, на какие задачи уходит время. Если в проекте почасовая оплата, то без него вообще не обойтись.
  2. Таск-трекер. Когда задач и исполнителей становится больше, сложно помнить, кто и за что отвечает. Поэтому лучше иметь сервис, в котором сущность задач, ответственных за них и сроки выполнения, четко обозначены. Если вы хотите видеть проекты комплексно, понимать статусы задач и своевременно реагировать на любые изменения, тем более следует интегрировать в работу систему управления проектами. Для начала можно ограничиться недорогим базовым тарифом, а затем по мере развития компании апгрейдить его. 

Чего следует избегать в управлении командой проекта?

Эффективное управление командой проекта невозможно, если в нем не отлажены коммуникации между всеми участниками. А еще следует избегать таких вещей:
  • Уверенность в том, что заказчик знает, что хочет. Обычно он знает, какой цели хочет достичь. К примеру, продавать на $10 000 в месяц. Но вряд ли заказчику известно, какой хостинг лучше и в чем отличия между SEO-продвижением и таргетированной рекламой. Будьте готовы терпеливо объяснять и многое обсуждать.
  • Надежда на то, что любую ошибку можно исправить. На самом деле, можно. Но не будет ли это исправление слишком дорогостоящим для вас?
  • Расчет на то, что предыдущие успехи – залог будущих достижений. Да, опыт весит много. Но если опираться только на него, можно совершить ошибки. Поэтому всегда будьте в курсе новых трендов.

Советы начинающим в управлении проектами

Если вы используете описанные выше советы в работе своей компании, позаботьтесь о том, чтобы измерить их эффективность. Для этого обратите внимание на следующие показатели:
  1. рост уровня удовлетворенности команды;
  2. отсутствие превышений планового бюджета;
  3. уменьшение количества овертаймов;
  4. своевременное завершение проектов;
  5. положительные отзывы о качестве работы от заказчиков.
Это важно, ведь не существует методик и советов, идеально подходящих для всех команд. Поэтому постоянно держать руку на пульсе работы команды просто необходимо.

Чтобы настроить эффективное и успешное управление командой проекта , нужно не только знать секреты и правила этого процесса, но и неустанно тестировать известную вам информацию и искать новые варианты совершенствования процесса. Кроме того, следует пользоваться инструментами управления проектами и анализировать ключевые показатели работы команды. 

esc
Поделиться в
или
Бизнес-кейсы
Партнер юридической фирмы Miller Алексей Носов рассказал нам о специфике работы юридической фирмы, пользе Worksection для их рабочих процессов и как им удалось мигрировать с Битрикс24. Коротко о компании...
4 мая 2023   •   3 min read
Школа PM
Разработать приложение, открыть интернет-магазин, создать с нуля предприятие, организовать конференцию – все это примеры проектов. Проекты бывают простые и сложные, бюджетные и дорогие, краткосрочные...
20 марта 2023   •   16 min read
Школа PM
Хотите снизить затраты, стабильно работать, улучшить качество и эффективность работы команд, а еще повысить уровень удовлетворенности клиентов и партнеров? Тогда вы точно понимаете важность project-менеджмента...
19 марта 2023   •   10 min read

Более 1000 компаний используют Worksection . Присоединяйтесь!

Worksection используют 1000 компаний

Отлично!