Хочете зменшити витрати, стабільно працювати, покращити якість та ефективність роботи команд, а ще підвищити рівень задоволеності клієнтів та партнерів? Тоді ви точно розумієте важливість project-менеджменту та роль менеджера проєктів у компанії.
Якщо ж ви поки що лише замислюєтеся над тим, чи варто впроваджувати такий формат управління у своєму бізнесі, цей матеріал допоможе вам розібратися у питанні більш докладно.
Чому project-менеджмент важливий?
Тому, що компанії, котрі інвестують час та гроші в інтеграцію кращих практик управління проєктами у свої процеси, у підсумку бачать цілком вимірні результати. А ще ці підприємства є насправді успішними. Таку думку підтверджує низка досліджень.
Наприклад, у 2021 році PMI та PwC провели опитування, у котрому взяли участь 4069 осіб. Воно показало, що 80 % проєктів, які визнані дійсно ефективними, мають сертифікованого project-менеджера.
А ще використання методології управління проєктами підвищує ймовірність досягнення успіху. За даними PwC, приблизно 77 % опитаних, що мають успішні проєкти, повідомляють про задокументовані процеси управління. Водночас компанії, які не використовують project-менеджмент, говорять про те, що їхні проєкти менш успішні.
У тому ж дослідженні PwC можемо побачити, що в організаціях, які є зрілими з точки зору побудови процесів управління, понад 90 % project-менеджерів мають сертифікати. Натомість у компаніях, котрі поки що проходять процес становлення, таких співробітників усього 61 %.
Отже, компаніям, які мають намір здобувати лідерські позиції на своєму ринку, точно потрібен project-менеджмент. Щоб остаточно переконатися у доцільності його впровадження, розберімося з перевагами, які забезпечує використання управління проєктами.
Переваги project-менеджменту, які дають компаніям змогу зростати
Нижче розповімо про переваги, які дає використання управління проєктами, та умови для їхньої реалізації.
Можливість керування кількома проєктами одночасно
Практика показує, що для 85 % project-менеджерів нормально одночасно працювати з кількома проєктами, лише 15 % з них керують тільки одним проєктом. Адже на сучасному висококонкурентному ринку компанії часто лише таким способом можуть зберігати прибутковість.
У когось із менеджерів може бути в роботі п’ять проєктів, а хтось успішно справляється з десятьма. Звичайно, тут багато залежить від складності завдань та розмірів команди. Але в будь-якому випадку project-менеджеру потрібно тримати у фокусі уваги дійсно багато завдань.
Щоб людина не вигорала та робила мінімальну кількість помилок, варто користуватися не лише методологіями управлінння, а й таск-менеджером. Він дозволить тримати в одному місці всю ключову інформацію, а ще допоможе швидко аналізувати поточний стан кожного з проєктів у роботі.
Докладніше про ефективне управління кількома проєктами одночасно ми написали тут.
Швидше фінансове зростання
Статистика говорить, що компанії, які користуються в управлінні гнучкими методологіями, підвищують свої доходи на 37 % швидше ніж ті, хто відмовляється від такого підходу. Крім того, гнучкі організації приблизно на 30 % прибутковіші від негнучких конкурентів.
Щоб використати цю перевагу project-менеджменту повністю, потрібно:
- обрати методологію, яка оптимально підходить саме вашому бізнесу;
- мати інструменти управління фінансами (це може бути як спеціалізований сервіс, так і модуль у таск-менеджері).
Вища якість продуктів та послуг
Мета кожного проєкту — виробництво того чи іншого продукту. Так от, 44 % компаній, котрі працюють, використовуючи project-менеджмент, підтверджують, що якість їхнього продукту вища, ніж у тих, хто обходиться без цього формату управління.
Багато в чому це можливо завдяки використанню систем для відстеження прогресу та помилок. Після завершення проєкту дані із цих сервісів збираються, систематизуються та аналізуються. В результаті можна помітити типові помилки та не припускатися їх більше. А ще стає ясно, які практики є найкращими. Отже, вони стають основою роботи над майбутніми проєктами компанії.
Заощадження часу
Є дані, що система для управління проєктами дає керівникам змогу витрачати на роботу менше часу.
Так, у середньому це не багато, всього 10 хвилин на день. Але протягом року це вже близько 153 годин або 19 робочих днів. Погодьтеся, немало.
Цей час звільняється коштом того, що в методологіях управління проєктами зазвичай прописане використання сервісів: таск-менеджерів, тайм-трекерів тощо. Ці продукти дозволяють автоматизувати багато рутинних дій, а ще — швидше діставати потрібну інформацію.
Зростає ступінь передбачуваності
Одна з базових речей у процесі управлінні проєктами — планування. Коли всі складники роботи над замовленням ретельно опрацьовані, можна ще на початковому етапі зрозуміти, чи буде проєкт успішним.
Також можна завчасно спрогнозувати ймовірні ризики та вирішити, як на них реагувати. Отже, вірогідність того, що станеться подія, яку геть ніхто не передбачив, дуже мала.
Щоб усе працювало саме так, потрібно системно працювати за принципами обраної методології та чітко виконувати всі дії, передбачені на етапах життєвого циклу проєкту. Тобто: якщо в одному проєкті від фази ініціювання до фази завершення все зроблено по правилах, то в наступному ви будете мати набагато менше непередбачуваних моментів.
Зменшення рівня стресу та вигорання співробітників
Коли співробітникам доводиться постійно тримати в голові купу справ, розв’язувати завдання, не спираючись на міцний фундамент у вигляді попереднього досвіду, а ще й на додачу мати проблеми з комунікаціями — постійний стресовий стан, а з плином часу вигорання — гарантовані.
Якщо ж керуватися принципами управління проєктами та користуватися відповідними системами, можна в рази зменшити ці негативні явища. Адже завдання будуть зібрані в таск-менеджері, документація з попереднім досвідом команди легко знайдеться в корпоративній базі знань, а головні комунікації можна буде вести в месенджері, інтегрованому з тим самим таск-менеджером.
Оптимізація використання ресурсів
Хто не стикався з тим, що робочого часу менше, ніж завдань, які потрібно розв’язати не те що вчасно, а терміново? Такий досвід, на жаль, є майже у всіх. Але команди, котрі працюють з project-менеджерами та таск-трекерами, зазвичай стикаються із цим рідше.
Чому?
Тому, що всі таски зафіксовані, їм задані пріоритети, а ще існують стандарти часу на виконання тих чи інших завдань.
Тому, що всі таски зафіксовані, їм задані пріоритети, а ще існують стандарти часу на виконання тих чи інших завдань.
Відповідно, project-менеджер, наприклад, бачить, що в когось перелік завдань перевантажений, та ще й всі завдання мають високий пріоритет. А хтось у цей же період має лише не складні та не дуже термінові таски. Отже, можна перерозподілити завдання, розвантаживши тих, хто цього потребує.
Зниження ризику збанкрутувати
Статистика говорить, що проєкти, у які вкладено більше, ніж $1 000 000, провалюються на 50 % частіше, ніж ті, у яких бюджет до $350 000. Ясно, що для компанії така епічна помилка може завершитися повним фінансовим крахом.
Тому project-менеджмент важливий для тих, хто працює з дороговартісними проєктами. Адже, як ми вказали вище, компанії, в яких управління проєктами здійснюють професіонали, загалом більш успішні.
Покращення комунікацій у команді
Вище ми згадували про важливість комунікацій, адже їхнє налагодження іноді стає справжнім викликом в управлінні проєктами. Насправді ця проблема вирішується всього лише дотриманням принципів обраної методології.
А щоб удосконалити спілкування в команді, можна користуватися таск-трекерами, у котрих є вбудований чат та/або інтеграція з популярними месенджерами. У такий спосіб можна позбавитися проблеми загублених повідомлень та непомічених завдань.
Підвищення ефективності лідерів
Справжній лідер завжди має бути в курсі справ як компанії в цілому, так і певних проєктів. Коли всі команди працюють у рамках затверджених стандартів, керівнику простіше орієнтуватися в тому, що відбувається. Адже всі команди мають однаковий стандарт оформлення документації, регламенти постановки завдань, KРI тощо.
Також роботу керівника спрощують таск-менеджери, у котрих є діаграми Ганта, дашборди тощо. Тобто такі інструменти, які дають змогу буквально на одному екрані побачити головні показники для кожного проєкту.
Зростання прозорості процесів та ролей у командах
Часто члени команди не розуміють, хто та за що відповідає навіть у межах свого підрозділу, не кажучи вже про інші відділи та топ-менеджерів. Водночас близько 38 % організацій вважають, що саме така невизначеність є однією з головних перешкод до успіху проєкту.
Якісне управління проєктами базується на максимальній прозорості, коли кожен може подивитися, наприклад, у таск-менеджері, за які завдання відповідає його колега чи безпосередній керівник. Коли робота будується саме так, людям набагато простіше звертатися по допомогу, делегувати завдання та разом йти до перемог.
Більше уваги стратегічним завданням
Управління проєктами передбачає, що багато рутинних завдань автоматизовані, а процеси стандартизовані. Тобто як співробітники, так і керівники можуть приділяти більше часу розвитку та розв’язанню стратегічних завдань.
У підсумку такий підхід дає помітні результати у вигляді зростання та розширення компанії.
Добре розуміння цілей та прогресу по них
Вище ми вже говорили, що лідерам важливо швидко оцінювати стан справ у компанії, але не менш важливо це і для інших працівників. Коли є чітко зафіксовані цілі, це дійсно мотивує. А коли кожен бачить, скільки він вже зробив, наприклад, з плану на місяць чи тиждень, рухатися вперед стає легше.
Тому, керуючи проєктами, варто дбати про наочне відображення цілей та об’єму робіт, котрий команда вже виконала. Тут, знову ж, на допомогу приходять діаграми, шкали, графіки продуктивності тощо.
Зважене прийняття рішень
Коли рішення приймаються, як то кажуть, інтуїтивно, зазвичай це призводить до непередбачуваних наслідків. Тому в управлінні проєктами багато уваги приділяється збору та структуруванню інформації. На її основі можна приймати зважені, обґрунтовані та ефективні рішення.
Спрощення звітності
Маючи єдиний стандарт роботи з інформацією для всієї компанії, набагато простіше зібрати її та поєднати у звіт. Крім того, існують продукти, котрі автоматично вивантажують ті чи інші дані у форматі графіків, таблиць. Тобто вам не потрібно навіть витрачати час на перетворення цифр у графіку.
Особливо корисно це, наприклад, коли команда працює у форматі погодинної оплати. Тоді кожному спеціалісту достатньо щоденно фіксувати витрати часу на розв’язання завдань. Наприкінці місяця можна завантажити готовий звіт, де час по проєктах уже буде порахований.
Ефективне управління обсягами роботи
Буває так, що в компанії з’являється потенційний клієнт, який хотів би замовити певні послуги. Але керівництву не ясно, чи потрібно в такому разі наймати нових співробітників, чи вистачить того штату, що вже є.
Таке відбувається якраз у компаніях, де немає управління проєктами. Якщо ж воно є, то обсяги робіт, які вже є, та їхнє розподілення між працівниками нескладно оцінити.
Відповідно, зрозуміти, як бути з додатковим навантаженням теж просто. Наприклад, маючи п’ятьох працівників, кожен із яких працює 40 годин на тиждень та повністю завантажених, не варто брати замовлення на 20 додаткових годин та розраховувати, що його вдасться виконати наявними силами.
Але, повторимо, швидко зрозуміти це виходить у тих, хто фіксує витрати часу та завантаженість людей.
Прискорення адаптації нових співробітників
Маючи добре налагоджену систему управління проєктами, можна швидше навчати нових членів команд, адже значна частина процесів описана.
Окрім того, уже накопичено досвід роботи з тими чи іншими запитами, отже, новій людині не доведеться вигадувати самостійно те, що вже хтось знає. Достатньо лише запитати в колег та вивчити отриману інформацію.
Більша задоволеність всіх учасників процесу
Логічно, що клієнти щасливі, коли їхнє замовлення виконане вчасно (або з випередженням термінів), без перевитрат та серйозних недоліків. Так само й команда задоволена тим, що все йде за планом, без зривів та роботи на виснаження.
Саме на це спрямовані всі методології управління проєктами і, як показує практика, їхнє використання дає змогу досягти загального задоволення, або наблизитися до нього максимально близько.
Зростання привабливості компанії для партнерів та клієнтів
Зазвичай люди хочуть працювати з тими, хто стабільний, ефективний та передбачуваний. Компанії, у котрих впроваджене управління проєктами, саме такі. Отже, вони завжди будуть мати переваги з‑поміж конкурентів та частіше приваблювати контрагентів із такими сами цінностями.
Полегшення масштабування
Компанії, які від самого початку діяльності працюють за принципами управління проєктами, швидше та ефективніше масштабуються, адже керівництво вже знає про кращі практики, котрі допомагають досягти результатів. Тому коли в компанії з’являються нові команди, відділи та напрями діяльності, їхня робота автоматично будується найкращим чином.
Як визначити цінність управління проєктами для компанїї?
Тепер ви знаєте, чому project-менеджмент важливий для компаній, та які конкретно переваги він дає. Але з питанням вимірювання цінності можуть виникнути складнощі. Адже дійсно якісне управління проєктами працює настільки органічно, що здається, ніби всі процеси відбуваються самі собою.
Тому справжнє значення project-менеджменту часто помічають тоді, коли з’являється можливість порівняти. Тобто, побачити, що стається, коли управління проєктом немає, а саме:
- релізи не виходять вчасно;
- графіки виконання об’ємів робіт порушуються;
- бюджети перевищуються.
Отже, можна підвести короткий підсумок: цінність project-менеджменту полягає в тому, що він допомагає оцінити час, гроші та зусилля, котрі компанія витрачає на завершення проєкту, та допомагає зробити так, щоб ці вкладення були максимально рентабельними. Тож якісне управління проєктами та усіх його складових дозволить вам і вашій команді працювати ефективніше й виконувати більше за меншу кількість часу.