Багатозадачність – тренд сьогодення для багатьох фахівців, зокрема для project-менеджерів. Для них робота над кількома проектами одночасно – звична рутина.
Щоб зробити одночасне керування кількома проектами ефективнішим, варто уникати поширених помилок, використовувати спеціальні стратегії та програми.
Що таке проектний менеджмент
Проектами часто називають способи перетворення ідей на реальність. Зазвичай проект запускається щоб вирішити завдання, що виникло, або використати якусь можливість. Тому проекти мають:
- задум чи мету;
- виконавця чи команду виконавців;
- ресурси (грошові, технічні, часові, людські).
Щоб досягти мети в обумовлений термін, не виходячи за рамки виділених ресурсів, і потрібен проектний менеджмент.
Іншими словами, за допомогою проектного менеджменту набір проблем і болів перетворюється спочатку на докладний план щодо позбавлення від них, а потім на успішний кейс, яким можна пишатися.
Це робиться за рахунок:
- аналізу ризиків та роботи з ними;
- вибору оптимальної стратегії управління;
- використання відповідної методики координації команди;
- вміння правильно розподіляти задачі;
- розуміння контрольних точок проекту та важливості якісного зворотного зв'язку.
Важливі навички у проектному менеджменті
Щоб успішно стежити за кількома проектами, здавати їх у термін і отримувати результати, задані на етапі планування, project-менеджер повинен мати цілий список навичок. При цьому важливо зважати на те, що такі співробітники часто ведуть кілька проектів одночасно. Ці проекти можуть бути як незалежними один від одного, так і частинами складного та масштабного продукту.
Щоб організувати ефективне багатопроектне планування, а потім і управління кількома проектами чи одним, але великим, project-менеджер повинен мати такий професійний багаж:
- Знання методологій управління та розуміння того, коли та яку варто використовувати. Хтось традиційно працює за каскадною моделлю, а хтось вибирає одну з гнучких методологій, наприклад, Agile. Project-менеджер повинен, в ідеальному варіанті, знати обидва підходи.
- Вміння працювати з командою. Project-менеджеру дуже важливо не тільки вміти працювати з існуючими співробітниками та задавати атмосферу в колективі, але і бути в змозі найняти нових фахівців, якщо це потрібно для проекту. Окрім того, з новачками у команді треба провести якісний онбординг, щоб вони якнайшвидше почали приносити користь.
- Базові знання у цільовій сфері. Практично неможливо оцінити, наскільки добре виконано роботу того чи іншого співробітника, якщо зовсім не розбиратися в ній. Тому менеджери проектів мають орієнтуватися у багатьох технічних галузях.
- Вміння планувати декілька проектів одночасно. Коли у project-менеджера в роботі більше двох проектів, навичка розподіляти час і будувати робочий графік стає дуже цінною. Якщо ви працюєте, наприклад, по спринтах, то варто в різних проектах починати ці спринти в різні дні. Це позбавить від хаосу в робочих процесах.
- Розуміння того, як розставляти пріоритети. У кожному проекті є важливі, але не термінові справи, термінові, але не особливо важливі тощо. Щоб розподілити задачі за рівнем їх критичності для загального успіху проекту, можна скористатися найпростішим інструментом – матрицею Ейзенхауера.
- Навички делегування. Робити все добре і самостійно можна лише до певної межі. Потім приходить розуміння, що годин у добі всього 24. Тому чим раніше project-менеджер зрозуміє важливість делегування, тим менша ймовірність, що він вигорить і почне допускати фатальні помилки.
Проблеми, помилки та «підводні камені» управління кількома проектами
У компаній можуть бути зовсім не схожі між собою проекти, але помилки найчастіше мало чим відрізняються. Розглянемо найпоширеніші з них.
Доручити одній людині організувати кілька проектів, що знаходяться на одній стадії життєвого циклу
Якщо цих проектів не десять і вони не надто масштабні, а, наприклад, типові для вашої компанії, то помилка не буде фатальною.
Але уявіть іншу ситуацію: треба провести ініціацію, тобто зібрати максимум інформації про те, якою є мета проекту, обґрунтувати, чому він актуальний саме зараз і позначити коло зацікавлених осіб. Цей етап займає по-справжньому багато часу і від нього залежить подальше планування і успіх проекту.
А якщо таких проектів одночасно три або чотири? Зрозуміло, що людина просто фізично не зможе однаково добре працювати над кількома проектами одночасно, і якийсь точно постраждає.
Щоб уникнути такої ситуації, варто заздалегідь подумати, що project-менеджеру можна доручати більше одного проекту, але вони повинні знаходитися на різних стадіях життєвого циклу. Наприклад, один проходить стадію ініціації, а другий підходить до етапу завершення.
«Замикання» всіх ключових процесів на одному співробітнику
Навіть коли project-менеджер гранично відповідальна людина, він не застрахований від форс-мажорів. Якщо щось подібне трапилося, а вся ключова інформація є в голові тільки в однієї людини – бути біді. У певний момент члени команди перестануть розуміти, що і як робити далі.
Щоб цього уникнути, треба створити документи, в яких чітко описані задачі (і навіть створені шаблони для регулярних), процеси та зони відповідальності.
Ідеальний варіант – коли у команді є співробітник, який може підстрахувати project-менеджерa.
Відмова від програм для управління проектами або використання занадто великої їх кількості
Обидва варіанти – помилкові. Так, якщо проекти в управлінні нескладні, може здатися, що достатньо пошти і декількох документів на Google Drive.
Насправді так тільки здається лише до того моменту, коли треба буде швидко зрозуміти загальну картину, наприклад, за часом, витраченим тим чи іншим фахівцем. Виявиться, що ніхто нічого не фіксував.
Буває і навпаки, коли для обміну файлами використовують одну програму, для спілкування та постановки завдань – іншу, а для тайм-трекінгу – третю. Згодом виникне питання про те, як синхронізувати всі ці дані.
Тому ще на початку роботи над проектом оцініть його масштаби, специфіку, форму оплати праці тощо. Це допоможе зрозуміти, чи потрібен вам тільки тайм-трекер і, наприклад, месенджер або знадобиться повноцінний таск-трекер, який здатний будувати діаграми Ганта, генерувати звіти та розставляти пріоритети для кількох проектів.
Стратегії управління кількома проектами одночасно
Коли доводиться відстежувати кілька проектів, можна використати такі стратегії.
- Встановіть цілі проектів та узгодьте їх з замовником. Обов’язково зробіть це письмово і докладно. Всі учасники процесу повинні зрозуміти цілі однаково і підтвердити це. Якщо хтось «трішки не згоден», переписуйте цілі до того моменту, поки вони будуть одностайно прийняті і командою, і замовником.
- Осягніть масштаби проектів. Для цього треба детально розписати всі кроки по досягненню цілей. Чим більше подробиць, тим краще. Якщо план дуже приблизний, точно виникнуть проблеми, пов’язані з нерозумінням масштабів і додатковими витратами ресурсів.
- Врахуйте ризики кожного проекту. Вони можуть бути різними: десь – затримки фінансування, десь – нюанси у робочому графіку. Головне – подумати про них заздалегідь і вирішити, як звести вплив цих ризиків на проект до мінімуму.
- Набирайте кращі команди. Іноді є спокуса заощадити і взяти на роботу когось не такого досвідченого, але з меншою зарплатою. Це призводить до того, що час витрачений, гроші сплачені, а найпростіші задачі зроблені абияк. Тоді доводиться наймати нову команду, яка буде робити з нуля чи виправляти помилки попередників.
- Зберiть в одному місці всю ключову інформацію по проектам. Швидше за все, для цього знадобиться таск-менеджер, у якому реалізовано роботу з кількома проектами одночасно. Таке рішення дозволить мати перед очима наочну картину того, що відбувається у кожному з проектів зараз, а що має бути у майбутньому. Так можна помітити накладки, проблеми зі строками та ступенем завантаженості співробітників.
- Вивчіть проекти з погляду стратегії. Подивіться, який проект є найбільш важливим для компанії. З'ясуйте, які завдання у ньому найскладніші і найзатратніші за часом. Призначте їм найвищий пріоритет і починайте роботу з них, незважаючи на те, що завжди є спокуса першими зробити простіші таски.
- Уникніть необгрунтованого розростання проектів. Найчастіше проект починає обростати великою кількістю нових деталей в тому випадку, коли було приділено мало часу плануванню. Іноді така ситуація виникає через прагнення зробити ідеальний продукт. Але це розростання може привести до того, що будуть зірвані всі терміни, а бюджет стане занадто великим.
- Досягніть балансу інтересів команд і замовників. На початку всі нібито узгоджують цілі, але в процесі роботи періодично виникають конфлікти між розробниками і замовниками. В цьому випадку project-менеджер має використати якості дипломата і знайти золоту середину так, щоб нікого не образити і не завдати шкоди проекту.
- Позбавтеся мікроменеджменту. Деколи здається, що важливо бути в курсі всього, що відбувається з проектом. Це призводить до того, що project-менеджер мало не стоїть за спиною у членів команди, контролюючи кожен крок. Як результат — команди стресують, губляться, не можуть працювати самостійно. Краще розвивати довіру в колективі і заохочувати розумну ініціативність і автономність.
- Поясніть усім загальний план роботи над проектом. А також не забудьте позначити конкретну зону відповідальності кожної людини. Зафіксуйте все це письмово, щоб будь-який член колективу міг при необхідності швидко дізнатися, до кого можна звернутися з питанням.
- Регулярно оновлюйте статуси у проектах. Ви повинні постійно знати стан справ за кожним проектом. Іноді апдейти потрібні буквально щодня, інколи ж досить актуалізувати статуси щотижня. Це залежить від складності проекту та часу, відведеного на нього.
- Постійно звертайтеся за фідбеком від колег. Це дуже важливо, адже вчасно отримана критика або влучна порада дозволяють уникнути критичних помилок, на виправлення яких доведеться витратити час і гроші.
- Знайдіть варіанти зберегти кошти, а потім реінвестувати їх. Зазвичай у замовників є готовність до того, на скільки може зрости бюджет. Якщо ви вкладетеся у найбюджетніший варіант кошторису, а проект завершите раніше, ніж обіцяли, то цілком реально отримати бонус. Його можно вкласти у розвиток співробітників, або у купівлю нової техніки. Тобто в те, що дозволить команді стати кращою.
- Не бійтеся адаптуватися. Дотримання плану важливе, але іноді від нього варто відступати, щоб відреагувати на виклики або проблеми, що виникають під час роботи. Краще змінити щось тактичне, щоб досягти стратегічної цілі іншим шляхом.
- Встановіть часові обмеження щодо проектів. Щоб керувати складними проектами, менеджер повинен чітко позначити для команд, з якими він працює, коли і з яких питань він доступний.
- Стандартизуйте формати документів на проектах. Добре, якщо проекти ведуться для одного замовника. Тоді є шанс, що project-менеджеру не доведеться освоювати невідомі та/або незручні для нього способи оформлення проміжних результатів та підсумкової звітності. Якщо ж проекти від різних замовників, доцільно ще на початку роботи постаратися домовитися про якийсь уніфікований формат документів.
- Виберіть спосіб боротьби з прокрастинацією. Практично всі стикаються з цим явищем, особливо коли проектів кілька, а якісь з них даються важко. Можна скористатися методикою, яку застосовує співзасновник The Muse Алекс Кавулакос. Робочий час протягом дня він розподіляє так: 1 великий проект чи задача, 3 середніх та 5 дрібних.
- Організуйте ефективну комунікацію. Без налагодженого алгоритму спілкування з командами добре працювати не вийде. Тому створіть командні чати у зручному для вас месенджері. Добре, якщо його можна інтегрувати із таск-менеджером. При такому варіанті, наприклад, членам команди можуть надходити повідомлення з нагадуванням про задачі зі спливаючим терміном виконання.
- Автоматизуйте все, що можна. Якщо, наприклад, у проекті багато дзвінків, а менеджери не завжди можуть відповісти на них, налаштуйте автоматичний callback, для цього є спеціальні сервіси та скрипти, щоб зв'язати їх із базою контактів або CRM. Якщо передбачені повторювані задачі, виберіть таск-менеджер, де вони будуть призначатись автоматично.
- Оцініть проект після його завершення. Дуже важливо підбити підсумки, подивитися, які були зроблені помилки та як їх вирішили. Також важливо зафіксувати, які кроки були максимально вдалими. З наступними проектами цей досвід неодмінно треба врахувати.
Найкращі програми для проектного менеджменту
Вище ми писали про те, що складність управління кількома проектами одночасно лише зростає при відмові від спеціальних програм або їх надмірному використанні. Тому ми підготували список сервісів, які зроблять роботу project-менеджера ефективнішою.
Виходячи з особливостей проекту, можна створити релевантну його складності «збірку» або вибрати лише один продукт, який закриває більшість задач.
Продукти для управління проектами
Ці програми дозволяють координувати роботу команд за рахунок того, що всі співробітники бачать загальний план проекту та свій фронт праці. Керівник же має перед очима повну картину за проектом у будь-який час.
Trello
Платформи: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Особливості: Продукт відмінно підійде, якщо у вас в управлінні одночасно кілька невеликих проектів. Завдяки візуально приємному інтерфейсу у вигляді Канбан-дошки та простій реєстрації Trello зазвичай подобається співробітникам. Зручно те, що завдання відображаються у вигляді карток, які можна перетягувати між колонками. Призначити відповідального за задачу та поділитися нею з командою теж можна в декілька кліків.
Доступні інтеграції зі Slack, Google Drive, Jira та іншими сервісами.
Недоліки: Деяким керівникам не подобається те, що під кожен проект потрібно створювати нову дошку, іноді є складнощі з налаштуваннями.
Тарифи: Передбачений безкоштовний тестовий період. Найбюджетніший тариф коштує $5 за користувача на місяць, якщо платити за рік. При щомісячній оплаті він обійдеться в $6.
У базовому тарифі немає таких корисних функцій, як звіти та аналітика в режимі реального часу, але вони є у преміум-версії за $17,5. Також користувачі дорожчого тарифу мають можливість об'єднати дошки в колекції та адмініструвати команди.
Існує повністю безкоштовний пакет. У ньому користувач не може додати поля у дошках, календар та хронологія проектів також відсутні.
Рейтинг на Capterra: 4,5 із 5.
Worksection
Платформи: Web, Windows, iOS та Android.
Особливості: Це багатофункціональний продукт, який може бути використаний і як планувальник кількох проектів, і як інструмент управління ними. Він надає максимально повну та наочну статистику. Наприклад, керівник бачить:
- витрати;
- швидкість роботи над проектом;
- завдання з термінами, що спливають;
- ступінь залученості команди та інші важливі параметри.
Користувачам подобаються:
- діаграми Ганта;
- дошки Канбан;
- інформативні дашборди;
- підвищена безпека зберігання даних (можна вибрати сервер у Німеччині);
- оперативна техпідтримка, яка відповідає в середньому через 10 хвилин після звернення (у вихідні дні – протягом години).
Також серед переваг: інтеграції із CRM-системами, GoogleDocs, Slack, Telegram.
Недоліки: Не всі користувачі задоволені роботою мобільного додатка.
Тарифи: Є 14-денна тріал-версія. Платні тарифи коштують від $29 на місяць за десять проектів та десять користувачів. У тарифі за $49 на місяць у вашому розпорядженні вже 20 проектів і стільки ж користувачів, а за $199 на місяць кількість проектів може бути будь-якою, користувачів – до 50.
Можна користуватися безкоштовною версією, але вона розрахована на два проекти та п'ять користувачів. Крім того, не можна зберігати більше 0,1 Гб даних. Тоді як у преміум-тарифі користувачі можуть зберігати 500 Гб інформації, мати власний домен та підвищену безпеку.
Рейтинг на Capterra: 4,9 із 5.
Hubstaff Tasks
Платформи: Web, SaaS, хмара.
Особливості: Нескладний таск-трекер, інтерфейс якого побудований за принципом Канбан-дошки. Картки завдань можна перетягувати, коментувати, відстежувати прогрес, використовувати контрольні списки, ярлики. Є навіть спеціальна функція для роботи по спринтах.
Недоліки: Користувачам не подобається, що продукт не має шаблонів задач, інтеграцій по API.
Тарифи: Щоб розібратися в продукті, можна скористатися тестовим періодом, він триває 14 днів. Безкоштовний тарифний план дозволяє працювати з ним 5 користувачам, кожен з них отримує не більше 100 Мб пам'яті, створити можна до 10 проектів. За $5 на місяць кількість користувачів та проектів не обмежується, кожен отримує 5 Гб пам'яті.
Рейтинг на Capterra: 4,6 із 5.
Teamwork
Платформи: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Особливості: У цьому таск-менеджері зручно працювати за рахунок наявності:
- списків задач та підзадач;
- діаграми Ганта та Канбан-дошок;
- календаря.
Підвищують ефективність роботи вбудовані чат, тайм-трекер та інструменти для спільної роботи з документами.
Недоліки: Спостерігаються проблеми з API, збої в роботі з задачами, що повторюються, не всім зрозумілий інтерфейс.
Тарифи: Протягом 30 днів доступна тестова версія. Платні тарифи коштуватимуть від $10 до $18 за користувача на місяць, якщо заплатити відразу за рік. За щомісячної оплати вартість складе від $12,5 до $22,5 на місяць.
Є і повністю безкоштовна версія, вона підійде командам до 5 осіб, які працюють над 1-2 проектами. Щоправда, функціонал урізаний: є віхи, завдання, обмін повідомленнями, але немає білінгу, шаблонів проектів. Наприклад, за $10 користувачі отримують на додаток до безкоштовного функціоналу тайм-трекер, інвойси, чат та 20 шаблонів проектів.
Рейтинг на Capterra: 4,5 з 5.
Сервіси для тайм-трекінгу
Навіть якщо ви тільки починаєте роботу або працюєте над простими проектами, тайм-трекери варто використовувати. Вони допоможуть зрозуміти, скільки часу займає виконання тих чи інших завдань, потім ці дані допоможуть якісніше планувати подібні проекти.
Time Doctor
Платформи: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux
Особливості: Інтуїтивно зрозумілий продукт підійде керівникам, що бажають знати, які веб-сайти в робочий час відвідують співробітники. А ще цей тайм-трекер періодично робить екранні скріншоти.
Є інтеграції з Asana, Basecamp, Trello та іншими таск-трекерами.
Недоліки: Не завжди коректно працює синхронізація часу при перемиканні між кількома пристроями, деяких користувачів дратують спливаючі сповіщення.
Тарифи: На безкоштовне знайомство з продуктом користувачі мають 14 днів. Вартість платних тарифів при одноразовій сплаті за рік – від $70 до $200 за користувача. У найдешевшому тарифі доступні задачі та проекти, необмежена кількість відстежуваного часу та скріншотів, за $100 додаток відстежує адреси сайтів, які відвідує співробітник, та дозволяє скористатися 60+ інтеграціями.
Рейтинг на Capterra: 4,5 з 5.
Toggl Track
Платформи: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux
Особливості: Інтуїтивно зрозумілий продукт із приємним інтерфейсом. Дозволяє не тільки фіксувати час, а й генерувати звіти та графіки. Передбачено можливість експорту даних.
Недоліки: Не всім користувачам подобається те, що не зручно працювати з призупиненням сеансів. У декого виникають складнощі з пошуком проектів, над якими працювали давно.
Тарифи: На 30 днів надається безкоштовний доступ до тарифу Premium. Є й безкоштовна версія, яка підходить для команд, де не більше 5 співробітників. Кількість часу, що відстежується, не обмежується, як і число тегів, клієнтів. Платні тарифи коштуватимуть від $9 до $18 на місяць за користувача за умов одноразової оплати. Якщо подовжувати передплату щомісяця, ціни вищі: від $10 до $20. У платних тарифах можна створювати шаблони проектів, використовувати білінг, заокруглення часу для звітів.
Рейтинг на Capterra: 4,7 з 5.
TMetric
Платформи: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux
Особливості: Простий тайм-трекер, який дозволяє враховувати не лише робочий час, а й перерви.
Існують інтеграції з Asana, Basecamp, GitHub, Pipedrive, Trello, Wrike.
Недоліки: Тут не передбачено інструментів для створення рахунків, деяким користувачам складно розібратися з навігацією.
Тарифи: Тріал надається на 30 днів. Є повністю безкоштовна версія зі звітами для необмеженої кількості користувачів. У такому варіанті немає інтеграцій, білінгу, відстеження рівня активності працівників. Все це є у тарифі за $5 на місяць. А за $7 можна робити скріншоти екрану, нараховувати зарплату співробітникам та використовувати інтеграцію з Jira, GitLab та Redmine.
Рейтинг на Capterra: 4,5 з 5.
TimeCamp
Платформи: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Особливості: Зручний інструмент, який дозволяє відстежувати, скільки часу займають типові завдання, бути в курсі продуктивності співробітників та виставляти рахунки клієнтам.
Недоліки: Користувачі зазначають, що функцію деталізації часу варто покращити, а формати звітів доопрацювати.
Тарифи: Є пробний період, а також безкоштовна версія, в якій немає обмежень щодо кількості користувачів, проектів та завдань. Платні тарифи коштуватимуть від $7 до $10 на місяць за користувача. Якщо заплатити одразу за рік, можна отримати знижку 10%. Вже в тарифі за $7 користувачі отримують звіти, які можна експортувати, заокруглення часу, необмежену кількість інтеграцій та бюджетування.
Рейтинг на Capterra: 4,7 з 5.
Програми для спілкування команд
Досить часто у командній роботі потрібно щось більше, ніж коментарі до завдань. Для цього створено зручні продукти для спілкування у різних форматах.
Slack
Платформи: Web, iOS, Android, Windows, Mac
Особливості: Основа роботи платформи – канали, в яких команди можуть спілкуватися текстовими повідомленнями, обмінюватися файлами та здійснювати відеодзвінки. Є можливість створювати закриті чати, доступні лише на запрошенням.
Недоліки: Користувачі періодично відзначають проблеми з дзвінками та вступом до каналів. Деяких бентежить ціна і те, що на відповіді від техпідтримки доводиться довго чекати.
Тарифи: Можна скористатися безкоштовним періодом для тестування продукту. Також є тариф, за використання якого не потрібно сплачувати. Він дає доступ до 10 000 повідомлень вашої команди, дозволяє здійснювати голосові та відеодзвінки віч-на-віч, а також дає можливість підключити 10 інтеграцій.
Платні тарифи стартують від $8 за користувача на місяць ($6,67 якщо одразу заплатити за рік ). За цю суму можна отримати додаткові функції: повну історію повідомлень, скільки завгодно інтеграцій, дзвінки для груп до 15 осіб, гостьові облікові записи.
Рейтинг на Capterra: 4,7 із 5.
Vectera
Платформи: Web, хмара, SaaS
Особливості: Продукт, який виводить спілкування у команді та з клієнтами на новий рівень завдяки наявності приватних та групових конференцій, можливості спільного використання та демонстрації екрану, дошки для малювання під час спілкування. Також є можливість обмінюватися документами, робити нотатки, налаштувати синхронізацію з календарем та CRM, хмарними системами.
Недоліки: Не всім вистачає розміру дошки, деякі користувачі хотіли б бачити більше інтеграцій.
Тарифи: Перед тим, як вибрати тариф для постійного використання, можна на 14 днів підключити тестовий період. Є також безкоштовна версія, вона підходить для зустрічей один на один, доступні 4 переговорні кімнати та спільне використання екрану. За $27 на місяць додається необмежена кількість кімнат, нотатки приватних зустрічей, шаблони кімнат для нарад, групові сеанси зв’язку, хмарне та локальне зберігання записів.
Рейтинг на Capterra: 4,8 із 5.
Lucidspark
Платформи: Web, iOS, Android, Windows, Mac
Особливості: Цей цифрове полотно добре підходить для проведення колективних брейнштормів, голосувань, будування карти шляху клієнта та матриці 2х2 (SWOT-аналіз). Можна використовувати наліпки, таймер, чат.
Недоліки: Не всім користувачам легко розібратися з налаштуваннями приватності для файлів, робота з дошками також потребує покращень.
Тарифи: Доступна тріал-версія. Є безкоштовна версія, в ній можна користуватися трьома дошками, користуватися інтеграціями, малювати від руки і відправляти емодзі. За $7,95 на місяць дошок стає скільки завгодно, додаються мітки і автоматичне групування ідей.
Рейтинг на Capterra: 4,7 з 5.
Chanty
Платформи: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Особливості: Багатофункціональний командний чат. У ньому є можливість обмінюватися текстовими, аудіо- та відеоповідомленнями, вмикати спільне використання екрану. Зручно те, що повідомлення можна перетворювати на завдання та призначати виконавців, дедлайни.
Є інтеграція з Dropbox, Trello, Jira.
Недоліки: Клієнтам не вистачає смайлів користувачів і розширених налаштувань.
Тарифи: Можна підключити безкоштовну версію. Вона підійде до команд до 10 осіб. У їхньому розпорядженні будуть 10 Гб для зберігання даних та можливість обмінюватися голосовими повідомленнями. Щоб користуватися груповими відеодзвінками, інтеграціями та отримати можливість створювати задачі в чаті, потрібно буде заплатити $4 за користувача на місяць (якщо платити одразу за рік, то місяць використання коштуватиме $3).
Рейтинг на Capterra: 4,7 із 5.
Продукти для обміну файлами
Такі сервіси полегшують спільну роботу над проектами і гарантують, що доступ до необхідної інформації буде у всіх, кому це важливо.
Hightail
Платформи: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Особливості: Оптимальне рішення для тих, кому треба працювати з дійсно великими файлами, наприклад, дизайнерськими. Тут же можна призначати завдання членам команди та відстежувати їхню активність.
Недоліки: Не у всіх користувачів коректно працює синхронізація файлів між пристроями та хмарним сховищем. Техпідтримка відповідає на звернення недостатньо швидко.
Тарифи: Є тріал-версія та безкоштовний тариф. Без оплати функціонал обмежений: користувачі можуть завантажувати файли до 100 Мб, кожен отримує трохи більше 2 Гб простору. За $12 на місяць, за умови оплати за рік, користувач може завантажувати файли розміром до 25 Гб, у його розпорядженні необмежений простір для зберігання.
Рейтинг на Capterra: 4,4 з 5.
Zoho WorkDrive
Платформи: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Особливості: Продукт підійде командам, які хочуть завантажувати файли на диск, а потім відкривати колегам доступ до перегляду, коментування, редагування.
Недоліки: Користувачі відзначають, що файли довго завантажуються, а техпідтримка залишає бажати кращого.
Тарифи: Є безкоштовна пробна версія. Платні тарифи стартують з $2,5 за користувача на місяць за умови річної оплати, якщо платити щомісяця, мінімальний тариф обійдеться в $3. За цю суму команда до 3 осіб отримує 1 Тб місця для зберігання, можна завантажувати файли, розмір яких не більше 1 Гб.
Рейтинг на Capterra: 4,6 з 5.
Egnyte
Платформи: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Особливості: Інструмент, який дозволяє не тільки завантажувати файли та працювати з ними, але й контролювати доступ до них, отримуючи сповіщення про несанкціоновані дії.
Недоліки: Із завантаженням та синхронізацією файлів виникають проблеми.
Тарифи: Для знайомства можна використовувати безкоштовну тестову версію. Платні тарифи коштують від $20 на місяць за користувача за умови оплати за рік. За ці гроші ви отримуєте безпеку файлів, керування доступом до них та захист від шкідливих програм. Максимальний розмір файлу для завантаження – 100 Гб.
Рейтинг на Capterra: 4,5 із 5.
Google Drive
Платформи: Web, iOS, Android.
Особливості: Продукт, що спрощує завантаження, синхронізацію та спільну роботу з файлами. Також тут можна розмежовувати права доступу.
Недоліки: Не завжди коректно працює синхронізація, якщо файл великий, то попереднього перегляду для нього не буде. Швидкість роботи сервісу залежить від якості інтернет-з'єднання.
Тарифи: Безкоштовно користувачі отримують 100 Гб для зберігання своїх даних. За $6 на місяць можна отримати 30 Гб місця, а за $12 вже 2 Тб.
Рейтинг на Capterra: 4,8 із 5.
Сервіси для розробників
Як правило, для роботи з повним циклом розробки програмного забезпечення обирають спеціальні програми. Вони прискорюють взаємодію розробників між собою, дозволяють покращити управління вимогами, сценаріями тестування та розробкою як такою.
Redmine
Платформи: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Особливості: Ця платформа з відкритим вихідним кодом дозволяє створювати проекти та завдання, виставляти їм пріоритети та контролювати прогрес. Також є можливість обмінюватися файлами, репозиторіями, працювати над проблемами та помилками ПЗ.
Недоліки: Користувачі мають претензії до UX, пошуку, процесу первинного налаштування.Тарифи: Є безкоштовна тестова версія, платний тариф обійдеться від $25 на місяць.
Рейтинг на Capterra: 4,1 із 5.
Jira
Платформи: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Особливості: Команди, які для розробки обирають agile, часто для спільної роботи обирають саме цей інструмент. Канбан-дошки, звіти про спринти, графіки швидкості завершення завдань – все це дозволяє чітко розуміти, на якій стадії знаходиться робота, а також точніше планувати майбутні проекти.
Недоліки: Багатьом складно розібратися в принципах роботи продукту, також у користувачів виникають труднощі з пошуком задач.
Тарифи: Є тріал-версія, для команд до 10 людей інструмент повністю безкоштовний. Командам, у яких від 11 співробітників, продукт коштуватиме $7 на місяць.
Рейтинг на Capterra: 4,4 з 5.
Confluence
Платформи: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Особливості: Зазвичай цей продукт використовується як інформаційний центр для компанії в цілому і окремих команд. У ньому зручно зберігати правила, інструкції та іншу документацію. Редагувати матеріали можуть самі співробітники, при цьому видно, хто та яке виправлення вніс.
Недоліки: Існують проблеми з експортом документів, а також з пошуком за текстом.
Тарифи: Є безкоштовний тариф для 10 користувачів без обмежень за кількістю створених сторінок. За $55 на місяць доступ до продукту можуть отримати до 20 000 користувачів.
Рейтинг на Capterra: 4,4 з 5.
Codegiant
Платформи: Web, Windows, Mac.
Особливості: Ще один інструмент для розробників, який подобається користувачам приємним інтерфейсом. Він дозволяє керувати проектами та завданнями, базою знань, завантажувати репозиторії.
Недоліки: Не всіх влаштовує, що продукт не має мобільного додатка.
Тарифи: Почати знайомство з продуктом можна в рамках тріал-версії. Для команд із 5 і менше осіб є можливість використовувати Codegiant безкоштовно, для репозиторію відводиться 5 Гб. За $9 на місяць знімається обмеження кількості користувачів, ємність репозиторію збільшується до 50 Гб.
Рейтинг на Capterra: 4,4 із 5.
Якщо ви готові використовувати стратегії управління декількома проектами одночасно і освоювати для цих цілей нові програми, то паралельне ведення кількох проектів одночасно не викличе у вас жодних труднощів.