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Gerenciando Múltiplos Projetos: Estratégias e Ferramentas
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Gerenciando Múltiplos Projetos: Estratégias e Ferramentas

Mul­titare­fa é uma tendên­cia impor­tante para muitos espe­cial­is­tas, espe­cial­mente ger­entes de pro­je­tos. Exe­cu­tar múlti­p­los pro­je­tos simul­tane­a­mente tornou-se roti­na para eles. 

Para exe­cu­tar vários pro­je­tos ao mes­mo tem­po de for­ma efi­caz, deve-se evi­tar os erros mais comuns e usar estraté­gias e pro­gra­mas especiais. 

O que é geren­ci­a­men­to de projetos

Um pro­je­to é fre­quente­mente referi­do como uma for­ma de trans­for­mar ideias em real­i­dade. Nor­mal­mente, o pro­je­to é ini­ci­a­do para resolver um prob­le­ma ou aproveitar uma opor­tu­nidade. É por isso que um pro­je­to tem:
  • uma ideia ou um objetivo;
  • um exec­u­ti­vo ou uma equipe;
  • recur­sos (finan­ceiros, téc­ni­cos e humanos, bem como tempo).
Para alcançar um obje­ti­vo especí­fi­co em um perío­do definido de tem­po, den­tro dos recur­sos disponíveis, você pre­cisa de geren­ci­a­men­to de projetos.

Geren­ci­a­men­to de pro­je­tos é qual­quer ativi­dade que visa alcançar um obje­ti­vo especí­fi­co da for­ma mais efi­ciente para a empresa.
Em out­ras palavras, dev­i­do ao geren­ci­a­men­to de pro­je­tos, prob­le­mas e desafios se trans­for­mam primeiro em um plano detal­ha­do e, em segui­da, se tor­nam um caso do qual você pode se orgul­har, que é decor­rente de
  1. análise de riscos e geren­ci­a­men­to de riscos;
  2. estraté­gia de geren­ci­a­men­to ideal;
  3. imple­men­tação do méto­do defin­i­ti­vo de geren­ci­a­men­to de equipes;
  4. capaci­dade de atribuir tare­fas corretamente;
  5. entendi­men­to de check­points e da importân­cia de um feed­back eficaz.

Habil­i­dades úteis em geren­ci­a­men­to de projetos

Para geren­ciar múlti­p­los pro­je­tos ao mes­mo tem­po den­tro dos pra­zos indi­ca­dos e com resul­ta­dos esper­a­dos, um ger­ente de pro­je­tos deve ter muitas habil­i­dades. Você deve con­sid­er­ar que ess­es fun­cionários fre­quente­mente geren­ci­am vários pro­je­tos simul­tane­a­mente. Ess­es podem ser pro­je­tos inde­pen­dentes ou sub­pro­je­tos den­tro de uma ini­cia­ti­va com­pli­ca­da e ambiciosa. 

Para orga­ni­zar um plane­ja­men­to mul­ti-pro­je­tos e geren­ciar vários pro­je­tos ao mes­mo tem­po, um ger­ente de pro­je­tos deve ter a seguinte exper­iên­cia profissional:

  • Téc­ni­cas de geren­ci­a­men­to e com­preen­são das situ­ações em que cada uma deve ser apli­ca­da. Alguns pref­er­em o mod­e­lo tradi­cional em cas­ca­ta, out­ros escol­hem o Agile. Um ger­ente de pro­je­tos deve estar ciente de ambos. 
  • Tra­bal­ho em equipe. Um ger­ente de pro­je­tos deve saber como tra­bal­har com os fun­cionários e cri­ar um ambi­ente de tra­bal­ho favoráv­el, mas tam­bém é impor­tante que ele pos­sa con­tratar novos mem­bros da equipe, se isso for necessário para o suces­so do pro­je­to. Além dis­so, os novatos pre­cis­ari­am de uma boa inte­gração para se tornarem parte da equipe o mais rápi­do possível.
  • Con­hec­i­men­to bási­co na área alvo. Caso con­trário, pode ser extrema­mente difí­cil enten­der o quão bem o tra­bal­ho está sendo feito. Por essa razão, os ger­entes de pro­je­tos devem ser bem ver­sa­dos em muitos cam­pos técnicos.
  • Plane­ja­men­to múlti­p­lo. Se um ger­ente de pro­je­tos geren­cia mais de 2 pro­je­tos ao mes­mo tem­po, habil­i­dades de geren­ci­a­men­to de tem­po e a capaci­dade de cri­ar um bom crono­gra­ma de tra­bal­ho se tor­nam cru­ci­ais. Por exem­p­lo, se você usar sprints, faz sen­ti­do começar sprints em pro­je­tos difer­entes em dias difer­entes. Isso elim­i­na o caos no seu fluxo de trabalho.
  • Pri­orizar. Cada pro­je­to tem tare­fas impor­tantes, mas não urgentes, ou tare­fas que são urgentes, mas não muito impor­tantes. Para pri­orizar tare­fas de acor­do com sua importân­cia para o pro­gres­so do pro­je­to, você pode usar a fer­ra­men­ta mais sim­ples — a matriz de decisão de Eisenhower. 
  • Del­e­gação. Você pode faz­er tudo bem e de for­ma inde­pen­dente ape­nas até cer­to lim­ite. Depois, você percebe que um dia tem ape­nas 24 horas. Por­tan­to, quan­to mais cedo um ger­ente de pro­je­tos com­preen­der a importân­cia das habil­i­dades de del­e­gação, menos prováv­el é que ele fique sobre­car­rega­do e comece a come­ter erros graves.

Prob­le­mas, erros e armadil­has do geren­ci­a­men­to de múlti­p­los projetos

As empre­sas podem ter pro­je­tos total­mente difer­entes, mas os erros cos­tu­mam ser muito semel­hantes. Vamos con­sid­er­ar os mais comuns.

Atribuir uma pes­soa para orga­ni­zar vários pro­je­tos que estão na mes­ma fase do ciclo de vida
Se não hou­ver dez dess­es pro­je­tos e eles não forem muito grandes, mas típi­cos para sua empre­sa, então o erro não será fatal.

Mas vamos imag­i­nar out­ra situ­ação: é necessário realizar uma ini­ci­ação, ou seja, obter o máx­i­mo de infor­mações pos­sív­el sobre o propósi­to do pro­je­to, jus­ti­ficar por que é rel­e­vante neste momen­to e definir as partes inter­es­sadas. Essa eta­pa leva um tem­po sig­ni­fica­ti­vo e o plane­ja­men­to e o suces­so futur­os do pro­je­to depen­dem disso. 

E se hou­ver três ou qua­tro dess­es pro­je­tos ao mes­mo tem­po? É claro que uma pes­soa não é fisi­ca­mente capaz de tra­bal­har bem em vários pro­je­tos ao mes­mo tem­po, então algum pro­je­to cer­ta­mente ficará para trás. 

Para evi­tar tal situ­ação, você deve con­sid­er­ar que um ger­ente de pro­je­tos pode ser encar­rega­do de mais de um pro­je­to, mas eles devem estar em difer­entes está­gios de seu ciclo de vida. Por exem­p­lo, um está na ini­ci­ação, enquan­to out­ro está se aprox­i­man­do da fase de conclusão. 

“Fechar” todos os proces­sos-chave em um úni­co funcionário
Mes­mo quan­do um ger­ente de pro­je­tos é uma pes­soa extrema­mente respon­sáv­el, força maior pode acon­te­cer. Se tal situ­ação ocor­rer e todas as infor­mações-chave estiverem ape­nas na cabeça de uma pes­soa, é um desas­tre. Em cer­to momen­to, os mem­bros da equipe deixarão de enten­der o que e como faz­er a seguir.

Para evi­tar isso, é necessário cri­ar doc­u­men­tos que descrevam clara­mente as tare­fas (e até mes­mo cri­ar mod­e­los para as tare­fas reg­u­lares), proces­sos e áreas de responsabilidade.

A opção ide­al é quan­do a equipe tem um fun­cionário que pode sub­sti­tuir o ger­ente de projetos.
Igno­rar fer­ra­men­tas de geren­ci­a­men­to de pro­je­tos ou usar muitas delas
Ambas as opções estão erradas. Sim, se os pro­je­tos em geren­ci­a­men­to não forem com­pli­ca­dos, pode pare­cer que o e‑mail e alguns doc­u­men­tos no Google Dri­ve são suficientes. 

Na ver­dade, essa impressão só existe até o momen­to em que é necessário, por exem­p­lo, obter rap­i­da­mente uma visão ger­al do tem­po gas­to por qual­quer espe­cial­ista. Acon­tece que ninguém reg­istrou nada.

Tam­bém acon­tece o con­trário, quan­do um pro­gra­ma é usa­do para com­par­til­hamen­to de arquiv­os, out­ro para comu­ni­cação e tare­fas, e um ter­ceiro para ras­trea­men­to de tem­po. Even­tual­mente, sur­girá a questão de como sin­cronizar todos ess­es dados. 

Por­tan­to, no iní­cio do pro­je­to, ava­lie seu escopo, especi­fi­ci­dades, for­ma de paga­men­to, etc. Isso aju­dará você a enten­der se você só pre­cisa de um ras­treador de tem­po e, por exem­p­lo, um men­sageiro, ou se pre­cisa de um ras­treador de tare­fas com­ple­to com grá­fi­cos de Gantt, relatórios e pri­or­iza­ção de múlti­p­los projetos. 

Estraté­gias de geren­ci­a­men­to de múlti­p­los projetos

Quan­do se tra­ta de exe­cu­tar vários pro­je­tos ao mes­mo tem­po, as seguintes estraté­gias podem ser úteis. 
  1. Defi­na obje­tivos e con­corde com eles com o cliente. Você deve tê-los escritos da for­ma mais detal­ha­da pos­sív­el. Todas as partes devem enten­der os obje­tivos e con­fir­mar seu entendi­men­to. Se alguém tiv­er uma dúvi­da insignif­i­cante, refor­mule os obje­tivos até que sejam clara­mente e unanime­mente acor­da­dos pela equipe e pelo cliente.
  2. Enten­da a escala dos pro­je­tos. Para faz­er isso, você pre­cisa detal­har todas as eta­pas para alcançar os obje­tivos. Quan­to mais detal­h­es, mel­hor. Se o plano for muito aprox­i­ma­do, defin­i­ti­va­mente haverá prob­le­mas rela­ciona­dos à má inter­pre­tação do escopo e ao gas­to adi­cional de recursos.
  3. Con­sidere os riscos para cada pro­je­to. Você pode encon­trar difer­entes riscos: atra­sos finan­ceiros, prob­le­mas com crono­gra­mas de tra­bal­ho. O pon­to prin­ci­pal é con­sid­erá-los com ante­cedên­cia e pen­sar em maneiras de elim­i­nar seu efeito.
  4. Crie as mel­hores equipes. Às vezes, há uma ten­tação de econ­o­mizar din­heiro e con­tratar um fun­cionário com menos exper­iên­cia por menos din­heiro. Como resul­ta­do, você gas­ta tem­po e din­heiro, enquan­to as tare­fas mais sim­ples são real­izadas de maneira des­cuida­da. Então você tem que for­mar uma nova equipe para começar do zero ou cor­ri­gir os erros dos execu­tores anteriores. 
  5. Obten­ha todas as infor­mações-chave do pro­je­to em um só lugar. Você provavel­mente pre­cis­ará de um geren­ci­ador de tare­fas para geren­ciar vários pro­je­tos ao mes­mo tem­po. Essa solução per­mi­tirá que você ten­ha uma visão ger­al do que está acon­te­cen­do em cada pro­je­to ago­ra e o que deve acon­te­cer no futuro. Assim, você pode ver sobreposições, prob­le­mas com pra­zos e a car­ga de tra­bal­ho dos funcionários. 
  6. Explore pro­je­tos de uma per­spec­ti­va estratég­i­ca. Encon­tre o pro­je­to que é mais impor­tante para a empre­sa. Des­cubra quais são as tare­fas mais difí­ceis e que con­somem mais tem­po. Dê a elas a maior pri­or­i­dade e comece por elas, emb­o­ra seja sem­pre ten­ta­dor faz­er primeiro as tare­fas mais fáceis. 
  7. Evite a expan­são irra­cional do pro­je­to. A maio­r­ia das vezes, o pro­je­to começa a crescer com um grande número de novos detal­h­es se pouco tem­po foi ded­i­ca­do ao plane­ja­men­to. Às vezes, essa situ­ação ocorre por causa do dese­jo de faz­er o pro­du­to per­feito. Mas esse cresci­men­to pode levar à inter­rupção dos pra­zos e a um orça­men­to exces­si­va­mente grande. 
  8. Equi­li­bre os inter­ess­es das equipes e dos clientes. No iní­cio, todos pare­cem ter con­cor­da­do com os obje­tivos, mas, durante o tra­bal­ho, con­fli­tos entre desen­volve­dores e clientes peri­odica­mente surgem. Nesse caso, o ger­ente de pro­je­tos deve usar suas habil­i­dades de nego­ci­ação e encon­trar um meio-ter­mo para não ofend­er ninguém e não prej­u­dicar o projeto. 
  9. Evite microgeren­ci­a­men­to. Às vezes parece impor­tante estar a par de tudo o que está acon­te­cen­do com o pro­je­to. Isso leva ao fato de que o ger­ente de pro­je­tos con­tro­la quase cada pas­so dos mem­bros da equipe. Como resul­ta­do, as equipes ficam estres­sadas, per­di­das e inca­pazes de tra­bal­har de for­ma inde­pen­dente. É mel­hor desen­volver con­fi­ança e incen­ti­var a ini­cia­ti­va e a autonomia. 
  10. Explique o plano ger­al de tra­bal­ho no pro­je­to para cada mem­bro da equipe. E tam­bém não se esqueça de definir a área especí­fi­ca de respon­s­abil­i­dade de cada fun­cionário. Reg­istre tudo isso por escrito para que qual­quer mem­bro da equipe pos­sa rap­i­da­mente encon­trar a pes­soa de con­ta­to para cada questão. 
  11. Atu­al­ize os sta­tus dos pro­je­tos reg­u­lar­mente. Você deve sem­pre saber o sta­tus de cada pro­je­to. Às vezes, atu­al­iza­ções são necessárias quase todos os dias, às vezes, atu­al­iza­ções sem­anais são sufi­cientes. Isso depende da com­plex­i­dade do pro­je­to e dos prazos. 
  12. Busque con­stan­te­mente feed­back dos cole­gas. Isso é muito impor­tante, pois críti­cas ou con­sel­hos opor­tunos podem aju­dar a evi­tar erros críti­cos, cuja cor­reção lhe cus­tará tem­po e dinheiro. 
  13. Encon­tre opções para econ­o­mizar din­heiro e depois rein­vesti-lo. Nor­mal­mente, os clientes percebem quão grande pode aumen­tar o orça­men­to. Se você per­manecer den­tro do menor orça­men­to e ter­mi­nar o pro­je­to antes do prometi­do, é prováv­el que você rece­ba um bônus. Ele pode ser investi­do no desen­volvi­men­to de fun­cionários ou na com­pra de novos equipa­men­tos. Ou seja, em algo que per­mi­tirá que a equipe avance.
  14. Não ten­ha medo de se adap­tar. Man­ter-se fiel a um plano é impor­tante, mas às vezes vale a pena ser flexív­el para respon­der a desafios ou prob­le­mas que surgem durante o tra­bal­ho. É mel­hor mudar algo táti­co para alcançar um obje­ti­vo estratégi­co de uma maneira diferente. 
  15. Defi­na lim­ites de tem­po para os pro­je­tos. Para geren­ciar pro­je­tos com­plex­os, um ger­ente deve definir o tem­po em que estará disponív­el e especi­ficar as questões para as quais pode ser contatado. 
  16. Padronize os for­matos de doc­u­men­tos para os pro­je­tos. É bom se os pro­je­tos forem geren­ci­a­dos para um úni­co cliente. Então há a chance de que o ger­ente de pro­je­tos não pre­cise dom­i­nar maneiras descon­heci­das e/ou incon­ve­nientes de preparar resul­ta­dos inter­mediários e relatórios finais. Se os pro­je­tos forem de difer­entes clientes, é recomendáv­el con­cor­dar com algum for­ma­to unifi­ca­do de doc­u­men­tos no iní­cio do trabalho. 
  17. Escol­ha uma maneira de com­bat­er a pro­cras­ti­nação. Quase todos enfrentam esse fenô­meno, espe­cial­mente quan­do há vários pro­je­tos, e alguns deles são difí­ceis. Você pode usar a téc­ni­ca uti­liza­da pelo cofun­dador da The Muse, Alex Cavoula­cos. Ele alo­ca seu tem­po de tra­bal­ho durante o dia da seguinte for­ma: 1 pro­je­to ou tare­fa grande, 3 médias e 5 peque­nas.
  18. Orga­nize uma comu­ni­cação efi­caz. Sem um algo­rit­mo bem esta­b­ele­ci­do de comu­ni­cação com as equipes, você não poderá tra­bal­har de for­ma efi­ciente. Por­tan­to, crie chats de equipe no men­sageiro que for con­ve­niente para você. É bom se ele pud­er ser inte­gra­do com o geren­ci­ador de tare­fas. Com essa opção, por exem­p­lo, os mem­bros da equipe podem rece­ber men­sagens de lem­brete sobre tare­fas com prazos.
  19. Autom­a­tize tudo o que pud­er. Se hou­ver muitas chamadas no pro­je­to e os ger­entes não pud­erem sem­pre atendê-las, con­fig­ure um retorno automáti­co: exis­tem serviços e scripts espe­ci­ais para conec­tá-los ao ban­co de dados de con­tatos ou CRM. Se hou­ver tare­fas repet­i­ti­vas, escol­ha um geren­ci­ador de tare­fas onde elas serão atribuí­das automaticamente. 
  20. Ava­lie o pro­je­to após sua con­clusão. É muito impor­tante tirar con­clusões, refle­tir sobre os erros que foram cometi­dos e as maneiras como foram trata­dos. Tam­bém é cru­cial definir quais eta­pas foram mais efi­cientes. Você levará essa exper­iên­cia em con­sid­er­ação ao geren­ciar os próx­i­mos projetos.

Mel­hores pro­du­tos de geren­ci­a­men­to de projetos

Já men­cionamos que o geren­ci­a­men­to de múlti­p­los pro­je­tos se tor­na mais com­pli­ca­do quan­do você não usa fer­ra­men­tas espe­ci­ais ou as uti­liza em exces­so. Aqui ofer­e­ce­mos uma visão ger­al de serviços que podem tornar o geren­ci­a­men­to de múlti­p­los pro­je­tos mais eficiente.

Depen­den­do das car­ac­terís­ti­cas do pro­je­to, você pode imple­men­tar várias fer­ra­men­tas ou escol­her uma que com­bine as fun­cional­i­dades que você pre­cisa para seus projetos.

Fer­ra­men­tas de geren­ci­a­men­to de projetos

Ess­es pro­du­tos per­mitem um tra­bal­ho em equipe coor­de­na­do, pois todos os fun­cionários veem o plano ger­al do pro­je­to e as tare­fas atribuí­das a eles. O ger­ente tem uma visão ger­al do pro­je­to a qual­quer momento.

Trel­lo

Platafor­mas: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac.

Car­ac­terís­ti­cas: o pro­du­to é óti­mo para geren­ciar vários pequenos pro­je­tos ao mes­mo tem­po. Dev­i­do à inter­face amigáv­el em for­ma de quadro Kan­ban e ao reg­istro sim­ples, o Trel­lo é geral­mente preferi­do pelos fun­cionários. As tare­fas são exibidas como cartões que podem ser movi­dos entre as col­u­nas, o que tor­na a oper­ação muito con­ve­niente. A atribuição e o com­par­til­hamen­to de tare­fas tam­bém são feitos em alguns cliques. 

Inte­grações com Slack, Google Dri­ve, Jira e out­ros serviços estão disponíveis. 

Con­tras: alguns ger­entes não gostam de ter que cri­ar um novo quadro para cada pro­je­to; às vezes, há difi­cul­dades com a configuração.

Preços: ver­são de teste gra­tui­ta está disponív­el. A ver­são paga começa em R$5 por usuário/mês, quan­do paga anual­mente (ou R$6 para taxas mensais). 

A ver­são bási­ca não ofer­ece recur­sos tão úteis como relatórios em tem­po real e análise, mas eles estão incluí­dos na ver­são Pre­mi­um por R$17,5, além da pos­si­bil­i­dade de com­bi­nar quadros em coleções e geren­ciar equipes.

A ver­são gra­tui­ta está disponív­el, onde os usuários não podem adi­cionar cam­pos aos quadros, e o calendário/timeline tam­bém não estão disponíveis.

Avali­ação no Capter­ra: 4.5 de 5.

Work­sec­tion

Platafor­mas: Web, Win­dows, iOS e Android.

Car­ac­terís­ti­cas: este é um pro­du­to mul­ti­fun­cional que pode ser usa­do para plane­ja­men­to e geren­ci­a­men­to de pro­je­tos. Ofer­ece estatís­ti­cas com­ple­tas e visuais. Por exem­p­lo, o ger­ente tem uma visão ger­al dos seguintes itens:
  • despe­sas;
  • taxa de progresso;
  • tare­fas atrasadas;
  • envolvi­men­to da equipe e outros.

Os usuários gostam de
  • grá­fi­cos de Gantt;
  • quadros Kan­ban;
  • painéis;
  • alto nív­el de segu­rança de dados (você pode escol­her um servi­dor basea­do na Alemanha);
  • suporte téc­ni­co rápi­do com taxa de respos­ta em cer­ca de 10 min­u­tos (den­tro de 1 hora nos finais de semana).
Entre out­ras van­ta­gens: inte­grações com sis­temas CRM, Google­Docs, Slack, Telegram.

Con­tras: nem todos os usuários estão sat­is­feitos com o aplica­ti­vo móvel.

Preços: uma ver­são de teste de 14 dias está disponív­el. As ver­sões pagas começam em R$29 por mês para 10 pro­je­tos e 10 usuários. O plano tar­ifário de R$49 por usuário ofer­ece 20 pro­je­tos e 20 usuários, enquan­to por R$199 por mês, você obtém um número ilim­i­ta­do de pro­je­tos com até 50 usuários.

Você pode usar uma ver­são gra­tui­ta, mas é lim­i­ta­da a 2 pro­je­tos e 5 usuários, assim como até 0,1 Gb de armazena­men­to de dados. Enquan­to a ver­são Pre­mi­um per­mite até 500 Gb de dados, domínio pes­soal e mel­hor segu­rança de dados.

Avali­ação no Capter­ra: 4.9 de 5.

Hub­staff Tasks

Platafor­mas: Web, SaaS, cloud.

Car­ac­terís­ti­cas: sim­ples ras­treador de tare­fas com UI basea­da em quadro Kan­ban. Você pode mover os cartões de tare­fas, comen­tar e acom­pan­har o pro­gres­so, usar check­lists e eti­que­tas. Há tam­bém uma função espe­cial para geren­ci­a­men­to de Sprints.

Con­tras: sem mod­e­los de tare­fas e inte­grações de API.

Preços: perío­do de teste de 14 dias está disponív­el. A ver­são gra­tui­ta ofer­ece aces­so para 5 usuários, com até 100 Mb de armazena­men­to de dados para cada usuário, e a pos­si­bil­i­dade de geren­ciar até 10 pro­je­tos. Por R$5 por mês você obtém um número ilim­i­ta­do de usuários e pro­je­tos, com 5 Gb de armazena­men­to de dados para cada usuário.

Avali­ação no Capter­ra: 4.6 de 5.

Team­work

Platafor­mas: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac, Linux.

Car­ac­terís­ti­cas: este geren­ci­ador de tare­fas ofer­ece desem­pen­ho efi­ciente dev­i­do a 
  • lis­tas de tare­fas e subtarefas,
  • grá­fi­cos de Gantt e quadros Kanban,
  • cal­endário.

Chat inter­no, ras­treador de tem­po e fer­ra­men­tas para com­par­til­hamen­to de doc­u­men­tos tornarão seu tra­bal­ho mais eficiente.

Con­tras: prob­le­mas com API, bugs repet­i­tivos na gestão de tare­fas, inter­face um pouco confusa.

Preços: ver­são de teste disponív­el por 30 dias. Tar­i­fas pagas cus­tam entre R$10 e R$18 por usuário/mês, quan­do pagas anual­mente. Taxas men­sais exi­girão R$12,5‑R$22,5 por mês.

Há tam­bém uma ver­são com­ple­ta­mente gra­tui­ta, que é lim­i­ta­da a 5 usuários e 1 – 2 pro­je­tos. As funções tam­bém são lim­i­tadas: há mar­cos, tare­fas, men­sagens, mas fat­u­ra­men­to e mod­e­los de pro­je­tos não estão disponíveis. Por exem­p­lo, por R$10 os usuários obtêm todas as funções da ver­são gra­tui­ta com ras­treador de tem­po adi­cional, fat­u­ra­men­to, chat e 20 mod­e­los de projetos. 

Avali­ação no Capter­ra: 4.5 de 5.

Serviços de ras­trea­men­to de tempo

Mes­mo que você este­ja ape­nas começan­do a tra­bal­har ou geren­ciar pro­je­tos sim­ples, ras­treador de tem­po vale a pena imple­men­tar. Eles aju­dam a perce­ber quan­to tem­po é gas­to em uma tare­fa e con­tribuem para um plane­ja­men­to de pro­je­tos futur­os mais eficiente.

Time Doc­tor

Platafor­mas: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac, Linux.

Car­ac­terís­ti­cas: pro­du­to intu­iti­vo que se adap­ta bem a ger­entes que dese­jam ter uma visão ger­al dos sites que seus fun­cionários visi­tam durante suas horas de tra­bal­ho. Esse ras­treador de tem­po tam­bém faz cap­turas de tela de tem­pos em tempos.

Inte­grações com Asana, Base­camp, Trel­lo e out­ros ras­treadores de tare­fas estão disponíveis.

Con­tras: a sin­croniza­ção do tem­po nem sem­pre é cor­re­ta ao usar difer­entes dis­pos­i­tivos, alguns usuários acham que as noti­fi­cações pop-up são irritantes. 

Preços: perío­do de teste de 14 dias disponív­el. As ver­sões pagas cus­tam entre R$70 e R$200 por usuário quan­do pagas anual­mente. A ver­são mais bara­ta ofer­ece geren­ci­a­men­to de tare­fas e pro­je­tos, ras­trea­men­to de tem­po ilim­i­ta­do e cap­turas de tela; por R$100 por mês, o serviço ras­treia sites e per­mite mais de 60 integrações.

Avali­ação no Capter­ra: 4.5 de 5.

Tog­gl Track

Platafor­mas: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac, Linux

Car­ac­terís­ti­cas: pro­du­to intu­iti­vo com inter­face amigáv­el. Ofer­ece não ape­nas ras­trea­men­to de tem­po, mas tam­bém relatórios e grá­fi­cos, assim como expor­tação de dados.

Con­tras: alguns usuários têm difi­cul­dades em encon­trar pro­je­tos que foram geren­ci­a­dos há muito tem­po. Out­ros não gostam de sessões interrompidas.

Preços: aces­so ao tar­ifário Pre­mi­um é gra­tu­ito por 30 dias. A ver­são gra­tui­ta tam­bém está disponív­el, sendo boa para equipes de até 5 mem­bros. Ras­trea­men­to de tem­po, número ilim­i­ta­do de tags e clientes tam­bém são ilim­i­ta­dos. Tar­i­fas pagas cus­tam R$9‑R$18 por usuário/mês quan­do pagas anual­mente. Se você pagar men­salmente, o preço será mais alto: R$10‑R$20. As ver­sões pagas ofer­e­cem mod­e­los de pro­je­tos, fat­u­ra­men­to e arredonda­men­to de tem­po para relatórios.

Avali­ação no Capter­ra: 4.7 de 5.

TMet­ric

Platafor­mas: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac, Linux

Car­ac­terís­ti­cas: Ras­treador de tem­po sim­ples que con­tabi­liza não ape­nas horas tra­bal­hadas, mas tam­bém intervalos.

Inte­grações com Asana, Base­camp, GitHub, Pipedrive, Trel­lo e Wrike estão disponíveis.

Con­tras: fer­ra­men­tas para fat­u­ra­men­to não estão disponíveis, alguns usuários con­sid­er­am a nave­g­ação confusa.

Preços: ver­são de teste disponív­el por 30 dias. Há uma ver­são gra­tui­ta com relatórios para um número ilim­i­ta­do de usuários. Esta ver­são não tem inte­grações, fat­u­ra­men­to e ras­trea­men­to de ativi­dade dos fun­cionários. Essas funções estão disponíveis no tar­ifário de R$5. Out­ra ver­são, que cus­ta R$7 por mês, ofer­ece cap­turas de tela, cál­cu­los de salário e inte­grações com Jira, Git­Lab e Redmine.

Avali­ação no Capter­ra: 4.5 de 5.

Time­Camp

Platafor­mas: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac, Linux.

Car­ac­terís­ti­cas: uma fer­ra­men­ta con­ve­niente para ras­trear quan­to tem­po é gas­to em tare­fas rotineiras. Ela pos­si­bili­ta uma visão ger­al do desem­pen­ho dos fun­cionários e fat­u­ra­men­to aos clientes.

Con­tras: alguns usuários men­cionam que a função de especi­fi­cação de tem­po merece mel­ho­rias, assim como os for­mulários de relatórios.

Preços: perío­do de teste gra­tu­ito disponív­el, assim como uma ver­são gra­tui­ta com número ilim­i­ta­do de usuários, pro­je­tos e tare­fas. As ver­sões pagas cus­tam entre R$7 e R$10 por usuário/mês. Se você pagar anual­mente, pode obter 10% de descon­to no preço. A ver­são de R$7 ofer­ece relatórios exportáveis, arredonda­men­to de tem­po, inte­grações ilim­i­tadas e orçamentos. 

Avali­ação no Capter­ra: 4.7 de 5.

Fer­ra­men­tas de comu­ni­cação da equipe

Fre­quente­mente, o tra­bal­ho em equipe requer muito mais do que ape­nas comen­tar tare­fas. Para esse propósi­to, exis­tem fer­ra­men­tas úteis para comu­ni­cação da equipe de difer­entes tipos. 

Slack

Platafor­mas: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac

Car­ac­terís­ti­cas: a platafor­ma é basea­da em canais onde os mem­bros da equipe podem tro­car men­sagens, arquiv­os e faz­er chamadas de vídeo. Chats fecha­dos estão disponíveis, com aces­so ape­nas por convite.

Con­tras: os usuários às vezes têm prob­le­mas com chamadas e entra­da em canais. Out­ros recla­mam do preço e do lon­go tem­po de espera pelo suporte técnico.

Preços: para tes­tar o pro­du­to, você pode usar um perío­do de teste gra­tu­ito. Tam­bém existe uma ver­são gra­tui­ta com até 10.000 men­sagens da sua equipe, chamadas de voz e vídeo pri­vadas e até 10 integrações. 
As ver­sões pagas começam em R$8 por usuário/mês (R$6,67 quan­do pagas anual­mente). Por esse val­or, você obtém funções adi­cionais: históri­co com­ple­to de men­sagens, inte­grações ilim­i­tadas, chamadas em grupo para até 15 usuários, con­tas de convidados.

Avali­ação no Capter­ra: 4.7 de 5.

Vectera

Platafor­mas: Web, cloud, SaaS.

Car­ac­terís­ti­cas: um pro­du­to que ele­va a comu­ni­cação entre equipe e cliente a um novo nív­el com con­fer­ên­cias pri­vadas e em grupo, com­par­til­hamen­to de tela e um quadro bran­co para comu­ni­cação. Tam­bém ofer­ece tro­ca de doc­u­men­tos, notas, sin­croniza­ção com cal­endário e CRM, sis­temas em nuvem.

Con­tras: nem todos os usuários estão sat­is­feitos com o taman­ho do quadro e o número de integrações.

Preços: antes de escol­her um plano tar­ifário, você pode tes­tar a fer­ra­men­ta por 14 dias. Uma ver­são gra­tui­ta tam­bém está disponív­el, que é boa para reuniões pres­en­ci­ais, ofer­e­cen­do 4 salas de reuniões e com­par­til­hamen­to de tela. Por R$27 por mês, você obtém salas ilim­i­tadas, notas para reuniões pri­vadas, mod­e­los de salas de reunião, chamadas em grupo, armazena­men­to de dados em nuvem e local.

Avali­ação no Capter­ra: 4.8 de 5.

Lucidspark

Platafor­mas: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac.

Car­ac­terís­ti­cas: esta tela dig­i­tal é bem ade­qua­da para sessões de brain­storm­ing em grupo, crian­do roadmaps de clientes e uma matriz 2×2 (análise SWOT). Você pode usar ade­sivos, cronômetro e chat. 

Con­tras: nem todos os usuários acham a con­fig­u­ração de pri­vaci­dade fácil, os quadros tam­bém mere­cem atualização.

Preços: ver­são de teste disponív­el. Há uma ver­são gra­tui­ta com 3 quadros, inte­grações, desen­ho e emo­jis. Por R$7,95 por mês, você obtém quadros ilim­i­ta­dos, eti­que­tas e agru­pa­men­to automáti­co de ideias.
Avali­ação no Capter­ra: 4.7 de 5.

Chan­ty

Platafor­mas: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac.

Car­ac­terís­ti­cas: chat de equipe mul­ti­fun­cional. Ele tem a capaci­dade de tro­car men­sagens de tex­to, áudio e vídeo, além de com­par­til­hamen­to de tela. É con­ve­niente que você pos­sa trans­for­mar men­sagens em tare­fas e atribuir execu­tores e prazos.

Inte­gração com Drop­box, Trel­lo, Jira estão disponíveis. 

Con­tras: os usuários gostari­am de mais emo­jis e con­fig­u­rações estendidas.

Preços: ver­são gra­tui­ta disponív­el, que seria boa para uma equipe de até 10 mem­bros. Eles teri­am 10 Gb de armazena­men­to de dados e a pos­si­bil­i­dade de tro­car men­sagens de voz. Usar chamadas de vídeo em grupo, inte­grações e cri­ar tare­fas em um chat cus­tará R$4 por usuário/mês (se pago anual­mente, o mes­mo cus­tará R$3).

Avali­ação no Capter­ra: 4.7 de 5.

Pro­du­tos de tro­ca de arquivos

Ess­es serviços facili­tam a colab­o­ração e garan­tem aces­so às infor­mações necessárias para todos os usuários para os quais isso é importante.

High­tail

Platafor­mas: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac.

Car­ac­terís­ti­cas: a solução ide­al para aque­les que pre­cisam tra­bal­har com arquiv­os real­mente grandes, por exem­p­lo, arquiv­os de design. Aqui você pode atribuir tare­fas aos mem­bros da equipe e mon­i­torar sua atividade.

Con­tras: a sin­croniza­ção de arquiv­os entre dis­pos­i­tivos e serviços de armazena­men­to em nuvem nem sem­pre é cor­re­ta. O suporte téc­ni­co não é rápi­do o suficiente.

Preços: uma ver­são de teste e um plano tar­ifário gra­tu­ito estão disponíveis. As funções são lim­i­tadas, no entan­to: os usuários podem enviar arquiv­os de até 100 Mb e cada usuário recebe cer­ca de 2 Gb de espaço de armazena­men­to de dados. Por R$12 por mês (no caso de paga­men­to anu­al), o usuário pode enviar arquiv­os de até 25 Gb e ter pos­si­bil­i­dades de armazena­men­to ilimitadas.

Avali­ação no Capter­ra: 4.4 de 5.

Zoho Work­Drive

Platafor­mas: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac.

Car­ac­terís­ti­cas: a fer­ra­men­ta é boa para equipes que dese­jam enviar seus arquiv­os para um dis­co e per­mi­tir que out­ros mem­bros da equipe leiam, editem e comentem sobre eles.

Con­tras: os usuários notam que o upload de arquiv­os é muito lento e o suporte téc­ni­co é fraco.

Preços: uma ver­são de teste gra­tui­ta está disponív­el. Tar­i­fas pagas começam em R$2,5 por usuário/mês quan­do pagas anual­mente. Paga­men­tos men­sais cus­tarão R$3 para a tar­i­fa mais bara­ta. Inclui 1 Tb de armazena­men­to de dados para uma equipe de até 3 mem­bros, com a pos­si­bil­i­dade de enviar arquiv­os que não ultra­passem 1 Gb.

Avali­ação no Capter­ra: 4.6 de 5.

Egnyte

Platafor­mas: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac.

Car­ac­terís­ti­cas: as fer­ra­men­tas per­mitem não ape­nas o upload e proces­sa­men­to de arquiv­os, mas tam­bém con­t­role de aces­so com noti­fi­cações sobre ativi­dades não autorizadas. 

Con­tras: prob­le­mas com upload de arquiv­os e sincronização.

Preços: ver­são de teste gra­tui­ta disponív­el. Tar­i­fas pagas começam em R$20 por usuário/mês, quan­do pagas anual­mente. Com esse val­or, você obtém segu­rança de dados, con­t­role de aces­so e pro­teção con­tra mal­ware. O taman­ho máx­i­mo de arqui­vo para upload é 100 Gb.

Avali­ação no Capter­ra: 4.5 de 5.

Google Dri­ve

Platafor­mas: Web, iOS, Android.

Car­ac­terís­ti­cas: a fer­ra­men­ta facili­ta o upload de arquiv­os, sin­croniza­ção e com­par­til­hamen­to, per­mitin­do con­t­role de acesso.

Con­tras: a sin­croniza­ção nem sem­pre está cor­re­ta; se o arqui­vo for pesa­do, a visu­al­iza­ção não está disponív­el. O desem­pen­ho depende muito da qual­i­dade da conexão com a internet.

Preços: 100 Gb de armazena­men­to de dados gra­tu­ito. Por R$6 por mês, você obtém 30 Gb de capaci­dade de armazena­men­to de dados e por R$12 — 2 Tb.

Avali­ação no Capter­ra: 4.8 de 5.

Serviços para desenvolvedores

Como regra, um ciclo com­ple­to de desen­volvi­men­to de soft­ware exige pro­gra­mas espe­ci­ais. Eles facili­tam a colab­o­ração entre desen­volve­dores e ofer­e­cem a pos­si­bil­i­dade de mel­ho­rar o geren­ci­a­men­to de especi­fi­cações, testes de scripts e o desen­volvi­men­to de soft­ware em geral.

Red­mine

Platafor­mas: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac, Linux.

Car­ac­terís­ti­cas: esta platafor­ma de códi­go aber­to per­mite cri­ar pro­je­tos e tare­fas, pri­or­izá-los e acom­pan­har o pro­gres­so. Tro­ca de arquiv­os e repositórios, bem como cor­reção de erros e bugs tam­bém estão disponíveis.

Con­tras: os usuários se queix­am sobre a UX, função de bus­ca e con­fig­u­ração inicial.

Preços: ver­são de teste gra­tui­ta disponív­el; ver­são paga cus­ta R$25 por mês.

Avali­ação no Capter­ra: 4.1 de 5.

Jira

Platafor­mas: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac, Linux.

Car­ac­terís­ti­cas: equipes que tra­bal­ham com Agile escol­hem esta fer­ra­men­ta para colab­o­ração. Quadros Kan­ban, relatórios de sprints e grá­fi­cos de pro­gres­so das tare­fas ofer­e­cem uma visão ger­al do sta­tus do pro­je­to ou tare­fa, o que tam­bém é útil para o plane­ja­men­to futuro do projeto.

Con­tras: muitos usuários acham difí­cil enten­der como a fer­ra­men­ta fun­ciona e têm prob­le­mas com a bus­ca de tarefas.

Preços: ver­são de teste disponív­el, que é com­ple­ta­mente gra­tui­ta para equipes de até 10 mem­bros. Para mais usuários, o pro­du­to cus­tará R$7 por mês.

Avali­ação no Capter­ra: 4.4 de 5.

Con­flu­ence

Platafor­mas: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac, Linux.

Car­ac­terís­ti­cas: este pro­du­to é geral­mente usa­do como um cen­tro de infor­mações para toda a empre­sa, bem como para equipes sep­a­radas. É bem ade­qua­do para armazena­men­to de regras, instruções e out­ros doc­u­men­tos. Os fun­cionários podem edi­tar dados e os detal­h­es de edição podem ser rastreados.

Con­tras: há prob­le­mas com expor­tação de doc­u­men­tos e bus­ca de texto.

Preços: uma ver­são gra­tui­ta está disponív­el para até 10 usuários com número ilim­i­ta­do de pági­nas. Por R$55 por mês, até 20.000 usuários têm aces­so a este produto. 

Avali­ação no Capter­ra: 4.4 de 5.

Code­giant

Platafor­mas: Web, Win­dows, Mac.

Car­ac­terís­ti­cas: out­ra fer­ra­men­ta para desen­volve­dores com uma inter­face amigáv­el. Ofer­ece geren­ci­a­men­to de pro­je­tos e tare­fas, geren­ci­a­men­to de con­hec­i­men­to e upload de repositório. 

Con­tras: nem todos os usuários se sen­tem à von­tade com a fal­ta de aplica­ti­vo móvel.

Preços: ver­são de teste gra­tui­ta disponív­el. Equipes com até 5 mem­bros podem usar Code­giant gra­tuita­mente, com capaci­dades de armazena­men­to de até 5 Gb. Por R$9 por mês, você obtém número ilim­i­ta­do de usuários e até 50 Gb de armazena­men­to de dados.

Avali­ação no Capter­ra: 4.4 de 5.
Se você está pron­to para imple­men­tar estraté­gias para geren­ci­a­men­to de múlti­p­los pro­je­tos e usar fer­ra­men­tas espe­ci­ais, você desco­brirá que não é tão difí­cil geren­ciar vários pro­je­tos ao mes­mo tempo.
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