Multitarefa é uma tendência importante para muitos especialistas, especialmente gerentes de projetos. Executar múltiplos projetos simultaneamente tornou-se rotina para eles.
Para executar vários projetos ao mesmo tempo de forma eficaz, deve-se evitar os erros mais comuns e usar estratégias e programas especiais.
O que é gerenciamento de projetos
Um projeto é frequentemente referido como uma forma de transformar ideias em realidade. Normalmente, o projeto é iniciado para resolver um problema ou aproveitar uma oportunidade. É por isso que um projeto tem:
- uma ideia ou um objetivo;
- um executivo ou uma equipe;
- recursos (financeiros, técnicos e humanos, bem como tempo).
Para alcançar um objetivo específico em um período definido de tempo, dentro dos recursos disponíveis, você precisa de gerenciamento de projetos.
Em outras palavras, devido ao gerenciamento de projetos, problemas e desafios se transformam primeiro em um plano detalhado e, em seguida, se tornam um caso do qual você pode se orgulhar, que é decorrente de
- análise de riscos e gerenciamento de riscos;
- estratégia de gerenciamento ideal;
- implementação do método definitivo de gerenciamento de equipes;
- capacidade de atribuir tarefas corretamente;
- entendimento de checkpoints e da importância de um feedback eficaz.
Habilidades úteis em gerenciamento de projetos
Para gerenciar múltiplos projetos ao mesmo tempo dentro dos prazos indicados e com resultados esperados, um gerente de projetos deve ter muitas habilidades. Você deve considerar que esses funcionários frequentemente gerenciam vários projetos simultaneamente. Esses podem ser projetos independentes ou subprojetos dentro de uma iniciativa complicada e ambiciosa.
Para organizar um planejamento multi-projetos e gerenciar vários projetos ao mesmo tempo, um gerente de projetos deve ter a seguinte experiência profissional:
- Técnicas de gerenciamento e compreensão das situações em que cada uma deve ser aplicada. Alguns preferem o modelo tradicional em cascata, outros escolhem o Agile. Um gerente de projetos deve estar ciente de ambos.
- Trabalho em equipe. Um gerente de projetos deve saber como trabalhar com os funcionários e criar um ambiente de trabalho favorável, mas também é importante que ele possa contratar novos membros da equipe, se isso for necessário para o sucesso do projeto. Além disso, os novatos precisariam de uma boa integração para se tornarem parte da equipe o mais rápido possível.
- Conhecimento básico na área alvo. Caso contrário, pode ser extremamente difícil entender o quão bem o trabalho está sendo feito. Por essa razão, os gerentes de projetos devem ser bem versados em muitos campos técnicos.
- Planejamento múltiplo. Se um gerente de projetos gerencia mais de 2 projetos ao mesmo tempo, habilidades de gerenciamento de tempo e a capacidade de criar um bom cronograma de trabalho se tornam cruciais. Por exemplo, se você usar sprints, faz sentido começar sprints em projetos diferentes em dias diferentes. Isso elimina o caos no seu fluxo de trabalho.
- Priorizar. Cada projeto tem tarefas importantes, mas não urgentes, ou tarefas que são urgentes, mas não muito importantes. Para priorizar tarefas de acordo com sua importância para o progresso do projeto, você pode usar a ferramenta mais simples — a matriz de decisão de Eisenhower.
- Delegação. Você pode fazer tudo bem e de forma independente apenas até certo limite. Depois, você percebe que um dia tem apenas 24 horas. Portanto, quanto mais cedo um gerente de projetos compreender a importância das habilidades de delegação, menos provável é que ele fique sobrecarregado e comece a cometer erros graves.
Problemas, erros e armadilhas do gerenciamento de múltiplos projetos
As empresas podem ter projetos totalmente diferentes, mas os erros costumam ser muito semelhantes. Vamos considerar os mais comuns.
Atribuir uma pessoa para organizar vários projetos que estão na mesma fase do ciclo de vida
Se não houver dez desses projetos e eles não forem muito grandes, mas típicos para sua empresa, então o erro não será fatal.
Mas vamos imaginar outra situação: é necessário realizar uma iniciação, ou seja, obter o máximo de informações possível sobre o propósito do projeto, justificar por que é relevante neste momento e definir as partes interessadas. Essa etapa leva um tempo significativo e o planejamento e o sucesso futuros do projeto dependem disso.
E se houver três ou quatro desses projetos ao mesmo tempo? É claro que uma pessoa não é fisicamente capaz de trabalhar bem em vários projetos ao mesmo tempo, então algum projeto certamente ficará para trás.
Para evitar tal situação, você deve considerar que um gerente de projetos pode ser encarregado de mais de um projeto, mas eles devem estar em diferentes estágios de seu ciclo de vida. Por exemplo, um está na iniciação, enquanto outro está se aproximando da fase de conclusão.
“Fechar” todos os processos-chave em um único funcionário
Mesmo quando um gerente de projetos é uma pessoa extremamente responsável, força maior pode acontecer. Se tal situação ocorrer e todas as informações-chave estiverem apenas na cabeça de uma pessoa, é um desastre. Em certo momento, os membros da equipe deixarão de entender o que e como fazer a seguir.
Para evitar isso, é necessário criar documentos que descrevam claramente as tarefas (e até mesmo criar modelos para as tarefas regulares), processos e áreas de responsabilidade.
A opção ideal é quando a equipe tem um funcionário que pode substituir o gerente de projetos.
Ignorar ferramentas de gerenciamento de projetos ou usar muitas delas
Ambas as opções estão erradas. Sim, se os projetos em gerenciamento não forem complicados, pode parecer que o e‑mail e alguns documentos no Google Drive são suficientes.
Na verdade, essa impressão só existe até o momento em que é necessário, por exemplo, obter rapidamente uma visão geral do tempo gasto por qualquer especialista. Acontece que ninguém registrou nada.
Também acontece o contrário, quando um programa é usado para compartilhamento de arquivos, outro para comunicação e tarefas, e um terceiro para rastreamento de tempo. Eventualmente, surgirá a questão de como sincronizar todos esses dados.
Portanto, no início do projeto, avalie seu escopo, especificidades, forma de pagamento, etc. Isso ajudará você a entender se você só precisa de um rastreador de tempo e, por exemplo, um mensageiro, ou se precisa de um rastreador de tarefas completo com gráficos de Gantt, relatórios e priorização de múltiplos projetos.

Estratégias de gerenciamento de múltiplos projetos
Quando se trata de executar vários projetos ao mesmo tempo, as seguintes estratégias podem ser úteis.
- Defina objetivos e concorde com eles com o cliente. Você deve tê-los escritos da forma mais detalhada possível. Todas as partes devem entender os objetivos e confirmar seu entendimento. Se alguém tiver uma dúvida insignificante, reformule os objetivos até que sejam claramente e unanimemente acordados pela equipe e pelo cliente.
- Entenda a escala dos projetos. Para fazer isso, você precisa detalhar todas as etapas para alcançar os objetivos. Quanto mais detalhes, melhor. Se o plano for muito aproximado, definitivamente haverá problemas relacionados à má interpretação do escopo e ao gasto adicional de recursos.
- Considere os riscos para cada projeto. Você pode encontrar diferentes riscos: atrasos financeiros, problemas com cronogramas de trabalho. O ponto principal é considerá-los com antecedência e pensar em maneiras de eliminar seu efeito.
- Crie as melhores equipes. Às vezes, há uma tentação de economizar dinheiro e contratar um funcionário com menos experiência por menos dinheiro. Como resultado, você gasta tempo e dinheiro, enquanto as tarefas mais simples são realizadas de maneira descuidada. Então você tem que formar uma nova equipe para começar do zero ou corrigir os erros dos executores anteriores.
- Obtenha todas as informações-chave do projeto em um só lugar. Você provavelmente precisará de um gerenciador de tarefas para gerenciar vários projetos ao mesmo tempo. Essa solução permitirá que você tenha uma visão geral do que está acontecendo em cada projeto agora e o que deve acontecer no futuro. Assim, você pode ver sobreposições, problemas com prazos e a carga de trabalho dos funcionários.
- Explore projetos de uma perspectiva estratégica. Encontre o projeto que é mais importante para a empresa. Descubra quais são as tarefas mais difíceis e que consomem mais tempo. Dê a elas a maior prioridade e comece por elas, embora seja sempre tentador fazer primeiro as tarefas mais fáceis.
- Evite a expansão irracional do projeto. A maioria das vezes, o projeto começa a crescer com um grande número de novos detalhes se pouco tempo foi dedicado ao planejamento. Às vezes, essa situação ocorre por causa do desejo de fazer o produto perfeito. Mas esse crescimento pode levar à interrupção dos prazos e a um orçamento excessivamente grande.
- Equilibre os interesses das equipes e dos clientes. No início, todos parecem ter concordado com os objetivos, mas, durante o trabalho, conflitos entre desenvolvedores e clientes periodicamente surgem. Nesse caso, o gerente de projetos deve usar suas habilidades de negociação e encontrar um meio-termo para não ofender ninguém e não prejudicar o projeto.
- Evite microgerenciamento. Às vezes parece importante estar a par de tudo o que está acontecendo com o projeto. Isso leva ao fato de que o gerente de projetos controla quase cada passo dos membros da equipe. Como resultado, as equipes ficam estressadas, perdidas e incapazes de trabalhar de forma independente. É melhor desenvolver confiança e incentivar a iniciativa e a autonomia.
- Explique o plano geral de trabalho no projeto para cada membro da equipe. E também não se esqueça de definir a área específica de responsabilidade de cada funcionário. Registre tudo isso por escrito para que qualquer membro da equipe possa rapidamente encontrar a pessoa de contato para cada questão.
- Atualize os status dos projetos regularmente. Você deve sempre saber o status de cada projeto. Às vezes, atualizações são necessárias quase todos os dias, às vezes, atualizações semanais são suficientes. Isso depende da complexidade do projeto e dos prazos.
- Busque constantemente feedback dos colegas. Isso é muito importante, pois críticas ou conselhos oportunos podem ajudar a evitar erros críticos, cuja correção lhe custará tempo e dinheiro.
- Encontre opções para economizar dinheiro e depois reinvesti-lo. Normalmente, os clientes percebem quão grande pode aumentar o orçamento. Se você permanecer dentro do menor orçamento e terminar o projeto antes do prometido, é provável que você receba um bônus. Ele pode ser investido no desenvolvimento de funcionários ou na compra de novos equipamentos. Ou seja, em algo que permitirá que a equipe avance.
- Não tenha medo de se adaptar. Manter-se fiel a um plano é importante, mas às vezes vale a pena ser flexível para responder a desafios ou problemas que surgem durante o trabalho. É melhor mudar algo tático para alcançar um objetivo estratégico de uma maneira diferente.
- Defina limites de tempo para os projetos. Para gerenciar projetos complexos, um gerente deve definir o tempo em que estará disponível e especificar as questões para as quais pode ser contatado.
- Padronize os formatos de documentos para os projetos. É bom se os projetos forem gerenciados para um único cliente. Então há a chance de que o gerente de projetos não precise dominar maneiras desconhecidas e/ou inconvenientes de preparar resultados intermediários e relatórios finais. Se os projetos forem de diferentes clientes, é recomendável concordar com algum formato unificado de documentos no início do trabalho.
- Escolha uma maneira de combater a procrastinação. Quase todos enfrentam esse fenômeno, especialmente quando há vários projetos, e alguns deles são difíceis. Você pode usar a técnica utilizada pelo cofundador da The Muse, Alex Cavoulacos. Ele aloca seu tempo de trabalho durante o dia da seguinte forma: 1 projeto ou tarefa grande, 3 médias e 5 pequenas.
- Organize uma comunicação eficaz. Sem um algoritmo bem estabelecido de comunicação com as equipes, você não poderá trabalhar de forma eficiente. Portanto, crie chats de equipe no mensageiro que for conveniente para você. É bom se ele puder ser integrado com o gerenciador de tarefas. Com essa opção, por exemplo, os membros da equipe podem receber mensagens de lembrete sobre tarefas com prazos.
- Automatize tudo o que puder. Se houver muitas chamadas no projeto e os gerentes não puderem sempre atendê-las, configure um retorno automático: existem serviços e scripts especiais para conectá-los ao banco de dados de contatos ou CRM. Se houver tarefas repetitivas, escolha um gerenciador de tarefas onde elas serão atribuídas automaticamente.
- Avalie o projeto após sua conclusão. É muito importante tirar conclusões, refletir sobre os erros que foram cometidos e as maneiras como foram tratados. Também é crucial definir quais etapas foram mais eficientes. Você levará essa experiência em consideração ao gerenciar os próximos projetos.
Melhores produtos de gerenciamento de projetos
Já mencionamos que o gerenciamento de múltiplos projetos se torna mais complicado quando você não usa ferramentas especiais ou as utiliza em excesso. Aqui oferecemos uma visão geral de serviços que podem tornar o gerenciamento de múltiplos projetos mais eficiente.
Dependendo das características do projeto, você pode implementar várias ferramentas ou escolher uma que combine as funcionalidades que você precisa para seus projetos.
Ferramentas de gerenciamento de projetos
Esses produtos permitem um trabalho em equipe coordenado, pois todos os funcionários veem o plano geral do projeto e as tarefas atribuídas a eles. O gerente tem uma visão geral do projeto a qualquer momento.
Trello
Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Características: o produto é ótimo para gerenciar vários pequenos projetos ao mesmo tempo. Devido à interface amigável em forma de quadro Kanban e ao registro simples, o Trello é geralmente preferido pelos funcionários. As tarefas são exibidas como cartões que podem ser movidos entre as colunas, o que torna a operação muito conveniente. A atribuição e o compartilhamento de tarefas também são feitos em alguns cliques.

Integrações com Slack, Google Drive, Jira e outros serviços estão disponíveis.
Contras: alguns gerentes não gostam de ter que criar um novo quadro para cada projeto; às vezes, há dificuldades com a configuração.
Preços: versão de teste gratuita está disponível. A versão paga começa em R$5 por usuário/mês, quando paga anualmente (ou R$6 para taxas mensais).
A versão básica não oferece recursos tão úteis como relatórios em tempo real e análise, mas eles estão incluídos na versão Premium por R$17,5, além da possibilidade de combinar quadros em coleções e gerenciar equipes.
A versão gratuita está disponível, onde os usuários não podem adicionar campos aos quadros, e o calendário/timeline também não estão disponíveis.
Avaliação no Capterra: 4.5 de 5.
Worksection
Plataformas: Web, Windows, iOS e Android.
Características: este é um produto multifuncional que pode ser usado para planejamento e gerenciamento de projetos. Oferece estatísticas completas e visuais. Por exemplo, o gerente tem uma visão geral dos seguintes itens:
- despesas;
- taxa de progresso;
- tarefas atrasadas;
- envolvimento da equipe e outros.

Os usuários gostam de
- gráficos de Gantt;
- quadros Kanban;
- painéis;
- alto nível de segurança de dados (você pode escolher um servidor baseado na Alemanha);
- suporte técnico rápido com taxa de resposta em cerca de 10 minutos (dentro de 1 hora nos finais de semana).
Entre outras vantagens: integrações com sistemas CRM, GoogleDocs, Slack, Telegram.
Contras: nem todos os usuários estão satisfeitos com o aplicativo móvel.
Preços: uma versão de teste de 14 dias está disponível. As versões pagas começam em R$29 por mês para 10 projetos e 10 usuários. O plano tarifário de R$49 por usuário oferece 20 projetos e 20 usuários, enquanto por R$199 por mês, você obtém um número ilimitado de projetos com até 50 usuários.
Você pode usar uma versão gratuita, mas é limitada a 2 projetos e 5 usuários, assim como até 0,1 Gb de armazenamento de dados. Enquanto a versão Premium permite até 500 Gb de dados, domínio pessoal e melhor segurança de dados.
Avaliação no Capterra: 4.9 de 5.
Hubstaff Tasks
Plataformas: Web, SaaS, cloud.
Características: simples rastreador de tarefas com UI baseada em quadro Kanban. Você pode mover os cartões de tarefas, comentar e acompanhar o progresso, usar checklists e etiquetas. Há também uma função especial para gerenciamento de Sprints.

Contras: sem modelos de tarefas e integrações de API.
Preços: período de teste de 14 dias está disponível. A versão gratuita oferece acesso para 5 usuários, com até 100 Mb de armazenamento de dados para cada usuário, e a possibilidade de gerenciar até 10 projetos. Por R$5 por mês você obtém um número ilimitado de usuários e projetos, com 5 Gb de armazenamento de dados para cada usuário.
Avaliação no Capterra: 4.6 de 5.
Teamwork
Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Características: este gerenciador de tarefas oferece desempenho eficiente devido a
- listas de tarefas e subtarefas,
- gráficos de Gantt e quadros Kanban,
- calendário.

Chat interno, rastreador de tempo e ferramentas para compartilhamento de documentos tornarão seu trabalho mais eficiente.
Contras: problemas com API, bugs repetitivos na gestão de tarefas, interface um pouco confusa.
Preços: versão de teste disponível por 30 dias. Tarifas pagas custam entre R$10 e R$18 por usuário/mês, quando pagas anualmente. Taxas mensais exigirão R$12,5‑R$22,5 por mês.
Há também uma versão completamente gratuita, que é limitada a 5 usuários e 1 – 2 projetos. As funções também são limitadas: há marcos, tarefas, mensagens, mas faturamento e modelos de projetos não estão disponíveis. Por exemplo, por R$10 os usuários obtêm todas as funções da versão gratuita com rastreador de tempo adicional, faturamento, chat e 20 modelos de projetos.
Avaliação no Capterra: 4.5 de 5.
Serviços de rastreamento de tempo
Mesmo que você esteja apenas começando a trabalhar ou gerenciar projetos simples, rastreador de tempo vale a pena implementar. Eles ajudam a perceber quanto tempo é gasto em uma tarefa e contribuem para um planejamento de projetos futuros mais eficiente.
Time Doctor
Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Características: produto intuitivo que se adapta bem a gerentes que desejam ter uma visão geral dos sites que seus funcionários visitam durante suas horas de trabalho. Esse rastreador de tempo também faz capturas de tela de tempos em tempos.

Integrações com Asana, Basecamp, Trello e outros rastreadores de tarefas estão disponíveis.
Contras: a sincronização do tempo nem sempre é correta ao usar diferentes dispositivos, alguns usuários acham que as notificações pop-up são irritantes.
Preços: período de teste de 14 dias disponível. As versões pagas custam entre R$70 e R$200 por usuário quando pagas anualmente. A versão mais barata oferece gerenciamento de tarefas e projetos, rastreamento de tempo ilimitado e capturas de tela; por R$100 por mês, o serviço rastreia sites e permite mais de 60 integrações.
Avaliação no Capterra: 4.5 de 5.
Toggl Track
Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux
Características: produto intuitivo com interface amigável. Oferece não apenas rastreamento de tempo, mas também relatórios e gráficos, assim como exportação de dados.

Contras: alguns usuários têm dificuldades em encontrar projetos que foram gerenciados há muito tempo. Outros não gostam de sessões interrompidas.
Preços: acesso ao tarifário Premium é gratuito por 30 dias. A versão gratuita também está disponível, sendo boa para equipes de até 5 membros. Rastreamento de tempo, número ilimitado de tags e clientes também são ilimitados. Tarifas pagas custam R$9‑R$18 por usuário/mês quando pagas anualmente. Se você pagar mensalmente, o preço será mais alto: R$10‑R$20. As versões pagas oferecem modelos de projetos, faturamento e arredondamento de tempo para relatórios.
Avaliação no Capterra: 4.7 de 5.
TMetric
Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux
Características: Rastreador de tempo simples que contabiliza não apenas horas trabalhadas, mas também intervalos.

Integrações com Asana, Basecamp, GitHub, Pipedrive, Trello e Wrike estão disponíveis.
Contras: ferramentas para faturamento não estão disponíveis, alguns usuários consideram a navegação confusa.
Preços: versão de teste disponível por 30 dias. Há uma versão gratuita com relatórios para um número ilimitado de usuários. Esta versão não tem integrações, faturamento e rastreamento de atividade dos funcionários. Essas funções estão disponíveis no tarifário de R$5. Outra versão, que custa R$7 por mês, oferece capturas de tela, cálculos de salário e integrações com Jira, GitLab e Redmine.
Avaliação no Capterra: 4.5 de 5.
TimeCamp
Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Características: uma ferramenta conveniente para rastrear quanto tempo é gasto em tarefas rotineiras. Ela possibilita uma visão geral do desempenho dos funcionários e faturamento aos clientes.

Contras: alguns usuários mencionam que a função de especificação de tempo merece melhorias, assim como os formulários de relatórios.
Preços: período de teste gratuito disponível, assim como uma versão gratuita com número ilimitado de usuários, projetos e tarefas. As versões pagas custam entre R$7 e R$10 por usuário/mês. Se você pagar anualmente, pode obter 10% de desconto no preço. A versão de R$7 oferece relatórios exportáveis, arredondamento de tempo, integrações ilimitadas e orçamentos.
Avaliação no Capterra: 4.7 de 5.
Ferramentas de comunicação da equipe
Frequentemente, o trabalho em equipe requer muito mais do que apenas comentar tarefas. Para esse propósito, existem ferramentas úteis para comunicação da equipe de diferentes tipos.
Slack
Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac
Características: a plataforma é baseada em canais onde os membros da equipe podem trocar mensagens, arquivos e fazer chamadas de vídeo. Chats fechados estão disponíveis, com acesso apenas por convite.

Contras: os usuários às vezes têm problemas com chamadas e entrada em canais. Outros reclamam do preço e do longo tempo de espera pelo suporte técnico.
Preços: para testar o produto, você pode usar um período de teste gratuito. Também existe uma versão gratuita com até 10.000 mensagens da sua equipe, chamadas de voz e vídeo privadas e até 10 integrações.
As versões pagas começam em R$8 por usuário/mês (R$6,67 quando pagas anualmente). Por esse valor, você obtém funções adicionais: histórico completo de mensagens, integrações ilimitadas, chamadas em grupo para até 15 usuários, contas de convidados.
Avaliação no Capterra: 4.7 de 5.
Vectera
Plataformas: Web, cloud, SaaS.
Características: um produto que eleva a comunicação entre equipe e cliente a um novo nível com conferências privadas e em grupo, compartilhamento de tela e um quadro branco para comunicação. Também oferece troca de documentos, notas, sincronização com calendário e CRM, sistemas em nuvem.

Contras: nem todos os usuários estão satisfeitos com o tamanho do quadro e o número de integrações.
Preços: antes de escolher um plano tarifário, você pode testar a ferramenta por 14 dias. Uma versão gratuita também está disponível, que é boa para reuniões presenciais, oferecendo 4 salas de reuniões e compartilhamento de tela. Por R$27 por mês, você obtém salas ilimitadas, notas para reuniões privadas, modelos de salas de reunião, chamadas em grupo, armazenamento de dados em nuvem e local.
Avaliação no Capterra: 4.8 de 5.
Lucidspark
Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Características: esta tela digital é bem adequada para sessões de brainstorming em grupo, criando roadmaps de clientes e uma matriz 2×2 (análise SWOT). Você pode usar adesivos, cronômetro e chat.

Contras: nem todos os usuários acham a configuração de privacidade fácil, os quadros também merecem atualização.
Preços: versão de teste disponível. Há uma versão gratuita com 3 quadros, integrações, desenho e emojis. Por R$7,95 por mês, você obtém quadros ilimitados, etiquetas e agrupamento automático de ideias.
Avaliação no Capterra: 4.7 de 5.
Chanty
Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Características: chat de equipe multifuncional. Ele tem a capacidade de trocar mensagens de texto, áudio e vídeo, além de compartilhamento de tela. É conveniente que você possa transformar mensagens em tarefas e atribuir executores e prazos.

Integração com Dropbox, Trello, Jira estão disponíveis.
Contras: os usuários gostariam de mais emojis e configurações estendidas.
Preços: versão gratuita disponível, que seria boa para uma equipe de até 10 membros. Eles teriam 10 Gb de armazenamento de dados e a possibilidade de trocar mensagens de voz. Usar chamadas de vídeo em grupo, integrações e criar tarefas em um chat custará R$4 por usuário/mês (se pago anualmente, o mesmo custará R$3).
Avaliação no Capterra: 4.7 de 5.
Produtos de troca de arquivos
Esses serviços facilitam a colaboração e garantem acesso às informações necessárias para todos os usuários para os quais isso é importante.
Hightail
Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Características: a solução ideal para aqueles que precisam trabalhar com arquivos realmente grandes, por exemplo, arquivos de design. Aqui você pode atribuir tarefas aos membros da equipe e monitorar sua atividade.

Contras: a sincronização de arquivos entre dispositivos e serviços de armazenamento em nuvem nem sempre é correta. O suporte técnico não é rápido o suficiente.
Preços: uma versão de teste e um plano tarifário gratuito estão disponíveis. As funções são limitadas, no entanto: os usuários podem enviar arquivos de até 100 Mb e cada usuário recebe cerca de 2 Gb de espaço de armazenamento de dados. Por R$12 por mês (no caso de pagamento anual), o usuário pode enviar arquivos de até 25 Gb e ter possibilidades de armazenamento ilimitadas.
Avaliação no Capterra: 4.4 de 5.
Zoho WorkDrive
Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Características: a ferramenta é boa para equipes que desejam enviar seus arquivos para um disco e permitir que outros membros da equipe leiam, editem e comentem sobre eles.

Contras: os usuários notam que o upload de arquivos é muito lento e o suporte técnico é fraco.
Preços: uma versão de teste gratuita está disponível. Tarifas pagas começam em R$2,5 por usuário/mês quando pagas anualmente. Pagamentos mensais custarão R$3 para a tarifa mais barata. Inclui 1 Tb de armazenamento de dados para uma equipe de até 3 membros, com a possibilidade de enviar arquivos que não ultrapassem 1 Gb.
Avaliação no Capterra: 4.6 de 5.
Egnyte
Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Características: as ferramentas permitem não apenas o upload e processamento de arquivos, mas também controle de acesso com notificações sobre atividades não autorizadas.

Contras: problemas com upload de arquivos e sincronização.
Preços: versão de teste gratuita disponível. Tarifas pagas começam em R$20 por usuário/mês, quando pagas anualmente. Com esse valor, você obtém segurança de dados, controle de acesso e proteção contra malware. O tamanho máximo de arquivo para upload é 100 Gb.
Avaliação no Capterra: 4.5 de 5.
Google Drive
Plataformas: Web, iOS, Android.
Características: a ferramenta facilita o upload de arquivos, sincronização e compartilhamento, permitindo controle de acesso.

Contras: a sincronização nem sempre está correta; se o arquivo for pesado, a visualização não está disponível. O desempenho depende muito da qualidade da conexão com a internet.
Preços: 100 Gb de armazenamento de dados gratuito. Por R$6 por mês, você obtém 30 Gb de capacidade de armazenamento de dados e por R$12 — 2 Tb.
Avaliação no Capterra: 4.8 de 5.
Serviços para desenvolvedores
Como regra, um ciclo completo de desenvolvimento de software exige programas especiais. Eles facilitam a colaboração entre desenvolvedores e oferecem a possibilidade de melhorar o gerenciamento de especificações, testes de scripts e o desenvolvimento de software em geral.
Redmine
Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Características: esta plataforma de código aberto permite criar projetos e tarefas, priorizá-los e acompanhar o progresso. Troca de arquivos e repositórios, bem como correção de erros e bugs também estão disponíveis.

Contras: os usuários se queixam sobre a UX, função de busca e configuração inicial.
Preços: versão de teste gratuita disponível; versão paga custa R$25 por mês.
Avaliação no Capterra: 4.1 de 5.
Jira
Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Características: equipes que trabalham com Agile escolhem esta ferramenta para colaboração. Quadros Kanban, relatórios de sprints e gráficos de progresso das tarefas oferecem uma visão geral do status do projeto ou tarefa, o que também é útil para o planejamento futuro do projeto.

Contras: muitos usuários acham difícil entender como a ferramenta funciona e têm problemas com a busca de tarefas.
Preços: versão de teste disponível, que é completamente gratuita para equipes de até 10 membros. Para mais usuários, o produto custará R$7 por mês.
Avaliação no Capterra: 4.4 de 5.
Confluence
Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Características: este produto é geralmente usado como um centro de informações para toda a empresa, bem como para equipes separadas. É bem adequado para armazenamento de regras, instruções e outros documentos. Os funcionários podem editar dados e os detalhes de edição podem ser rastreados.

Contras: há problemas com exportação de documentos e busca de texto.
Preços: uma versão gratuita está disponível para até 10 usuários com número ilimitado de páginas. Por R$55 por mês, até 20.000 usuários têm acesso a este produto.
Avaliação no Capterra: 4.4 de 5.
Codegiant
Plataformas: Web, Windows, Mac.
Características: outra ferramenta para desenvolvedores com uma interface amigável. Oferece gerenciamento de projetos e tarefas, gerenciamento de conhecimento e upload de repositório.

Contras: nem todos os usuários se sentem à vontade com a falta de aplicativo móvel.
Preços: versão de teste gratuita disponível. Equipes com até 5 membros podem usar Codegiant gratuitamente, com capacidades de armazenamento de até 5 Gb. Por R$9 por mês, você obtém número ilimitado de usuários e até 50 Gb de armazenamento de dados.
Avaliação no Capterra: 4.4 de 5.
Se você está pronto para implementar estratégias para gerenciamento de múltiplos projetos e usar ferramentas especiais, você descobrirá que não é tão difícil gerenciar vários projetos ao mesmo tempo.