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Gestire più progetti: Strategie e strumenti
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Gestire più progetti: Strategie e strumenti

Il mul­ti­task­ing è una ten­den­za leader per molti spe­cial­isti, in par­ti­co­lare i project man­ag­er. Gestire più prog­et­ti con­tem­po­ranea­mente è diven­ta­to la loro routine.

Per gestire effi­cace­mente diver­si prog­et­ti con­tem­po­ranea­mente, si dovreb­bero evitare gli errori più comu­ni e uti­liz­zare strate­gie e pro­gram­mi speciali.

Che cos’è la ges­tione dei progetti

Un prog­et­to viene spes­so defini­to come un modo per trasfor­mare idee in realtà. Di soli­to, il prog­et­to viene avvi­a­to per risol­vere un prob­le­ma o per sfruttare un’op­por­tu­nità. Ecco per­ché un prog­et­to ha:
  • un’idea o un obiettivo;
  • un ese­cu­tore o un team;
  • risorse (finanziarie, tec­niche e risorse umane, oltre al tempo).
Per rag­giun­gere un obi­et­ti­vo speci­fi­co in un deter­mi­na­to peri­o­do di tem­po, rima­nen­do all’in­ter­no delle risorse disponi­bili, è nec­es­sario gestire il progetto.

La ges­tione del prog­et­to è qual­si­asi attiv­ità mira­ta a rag­giun­gere un obi­et­ti­vo speci­fi­co nel modo più effi­ciente pos­si­bile per l’azienda.
In altre parole, gra­zie alla ges­tione dei prog­et­ti, prob­le­mi e sfide diven­tano pri­ma un piano det­taglia­to e poi un caso di suc­ces­so di cui puoi essere orgoglioso, il che è dovu­to a
  1. anal­isi del ris­chio e ges­tione del ris­chio;
  2. strate­gia di ges­tione ottimale;
  3. imple­men­tazione del meto­do di ges­tione del team finale;
  4. capac­ità di asseg­nare com­pi­ti in modo corretto;
  5. com­pren­sione dei check­point e del­l’im­por­tan­za di un feed­back efficace.

Com­pe­ten­ze utili nel­la ges­tione dei progetti

Per gestire più prog­et­ti con­tem­po­ranea­mente all’in­ter­no delle sca­den­ze indi­cate e con risul­tati mirati, un project man­ag­er deve avere molte com­pe­ten­ze. Devi con­sid­er­are che tali dipen­den­ti gestis­cono molto spes­so diver­si prog­et­ti con­tem­po­ranea­mente. Questi pos­sono essere prog­et­ti indipen­den­ti o sub­prog­et­ti all’in­ter­no di un’inizia­ti­va com­p­lessa e ambiziosa.

Per orga­niz­zare una piani­fi­cazione mul­ti­prog­et­to e gestire diver­si prog­et­ti con­tem­po­ranea­mente, un project man­ag­er deve avere l’espe­rien­za pro­fes­sion­ale seguente:

  • Tec­niche di ges­tione e com­pren­sione delle situ­azioni in cui cias­cu­na deve essere appli­ca­ta. Alcu­ni preferiscono il mod­el­lo tradizionale a cas­ca­ta, altri scel­go­no Agile. Un project man­ag­er dovrebbe essere con­sapev­ole di entrambi.
  • Lavoro di squadra. Un project man­ag­er deve sapere come lavo­rare con i dipen­den­ti e creare un ambi­ente lavo­ra­ti­vo favorev­ole, ma è anche impor­tante che pos­sa assumere nuovi mem­bri nel team, se nec­es­sario per il suc­ces­so del prog­et­to. Inoltre, i nuovi arrivati avran­no bisog­no di una buona for­mazione per diventare parte del team il pri­ma possibile.
  • Conoscen­ze di base nel­l’area tar­get. Altri­men­ti, può essere estrema­mente dif­fi­cile capire quan­to bene viene svolto il lavoro. Per questo moti­vo, i project man­ag­er devono avere una buona conoscen­za di molti set­tori tecnici.
  • Piani­fi­cazione mul­ti­pla. Se un project man­ag­er gestisce più di 2 prog­et­ti con­tem­po­ranea­mente, le com­pe­ten­ze di ges­tione del tem­po e la capac­ità di creare un buon pro­gram­ma di lavoro diven­tano cru­ciali. Ad esem­pio, se uti­lizzi sprint, ha sen­so iniziare gli sprint in prog­et­ti diver­si in giorni diver­si. Questo elim­i­na il caos nel tuo flus­so di lavoro.
  • Pri­or­i­tiz­zazione. Ogni prog­et­to ha com­pi­ti impor­tan­ti ma non urgen­ti, o com­pi­ti che sono urgen­ti, ma non molto impor­tan­ti. Per dare pri­or­ità ai com­pi­ti in base alla loro impor­tan­za per il pro­gres­so del prog­et­to, puoi uti­liz­zare il più sem­plice stru­men­to: la matrice deci­sion­ale di Eisenhower.
  • Del­egazione. Puoi fare tut­to bene e in modo indipen­dente solo fino a un cer­to lim­ite. Poi ti ren­di con­to che un giorno ha solo 24 ore. Quin­di, pri­ma un project man­ag­er capisce l’im­por­tan­za delle com­pe­ten­ze di del­e­ga, minore sarà la prob­a­bil­ità che si sfi­anchi e inizi a fare errori gravi.

Prob­le­mi, errori e insi­die del­la ges­tione di più progetti

Le aziende pos­sono avere prog­et­ti com­ple­ta­mente diver­si, ma gli errori sono spes­so molto sim­ili. Con­sid­e­ri­amo i più comu­ni.

Asseg­nare una per­sona a orga­niz­zare diver­si prog­et­ti che sono alla stes­sa fase del ciclo di vita
Se non ci sono dieci di questi prog­et­ti e non sono trop­po gran­di, ma tipi­ci per la tua azien­da, allo­ra l’errore non sarà fatale.

Ma immag­ini­amo un’al­tra situ­azione: è nec­es­sario effet­tuare un’iniziazione, cioè rac­cogliere quante più infor­mazioni pos­si­bile sul­lo scopo del prog­et­to, gius­ti­f­i­can­do per­ché è ril­e­vante pro­prio ora, e definire gli stake­hold­er. Ques­ta fase richiede davvero molto tem­po e la piani­fi­cazione e il suc­ces­so futuri del prog­et­to dipen­dono da essa.

E se ci sono tre o quat­tro prog­et­ti di questo tipo con­tem­po­ranea­mente? È chiaro che una per­sona non è fisi­ca­mente in gra­do di lavo­rare bene su più prog­et­ti con­tem­po­ranea­mente, quin­di alcu­ni prog­et­ti rester­an­no sicu­ra­mente indietro.

Per evitare una situ­azione di questo tipo, devi con­sid­er­are che a un project man­ag­er può essere affida­to più di un prog­et­to, ma devono essere in fasi diverse del loro ciclo di vita. Ad esem­pio, uno è in fase di iniziazione, men­tre un altro si avvic­i­na alla fase di completamento.

“Chiusura” di tut­ti i pro­ces­si chi­ave su un dipendente
Anche quan­do un project man­ag­er è una per­sona estrema­mente respon­s­abile, si pos­sono pre­sentare even­ti impreved­i­bili. Se si ver­i­fi­ca una situ­azione di questo tipo e tutte le infor­mazioni chi­ave sono nel­la tes­ta di una sola per­sona, è un dis­as­tro. A un cer­to pun­to, i mem­bri del team smet­ter­an­no di capire cosa e come fare dopo.

Per evi­tar­lo, è nec­es­sario creare doc­u­men­ti che descrivano chiara­mente i com­pi­ti (e persi­no creare mod­el­li per quel­li rego­lari), pro­ces­si e aree di responsabilità.

L’opzione ide­ale è quan­do nel team c’è un dipen­dente che può sos­ti­tuire il project manager.
Igno­rare gli stru­men­ti di ges­tione dei prog­et­ti o usarne troppi
Entrambe le opzioni sono sbagli­ate. Sì, se i prog­et­ti gesti­ti non sono com­pli­cati, può sem­brare che la pos­ta e alcu­ni doc­u­men­ti su Google Dri­ve siano sufficienti.

In realtà appare così solo fino al momen­to in cui è nec­es­sario, ad esem­pio, ottenere rap­i­da­mente una panoram­i­ca del tem­po spe­so da un qual­si­asi spe­cial­ista. Risul­ta che nes­suno ha reg­is­tra­to nulla.

Allo stes­so modo può avvenire l’op­pos­to, quan­do un pro­gram­ma è uti­liz­za­to per la con­di­vi­sione di file, un altro per la comu­ni­cazione e i com­pi­ti, e un ter­zo per il mon­i­tor­ag­gio del tem­po. Alla fine, sorg­erà il prob­le­ma di come sin­croniz­zare tut­ti questi dati.

Per­tan­to, all’inizio del prog­et­to, val­u­ta il suo ambito, la speci­ficità, la for­ma di paga­men­to, ecc. Questo ti aiuterà a capire se hai bisog­no solo di un track­er del tem­po e, ad esem­pio, di un mes­sen­ger, oppure se hai bisog­no di un track­er di com­pi­ti com­ple­to con dia­gram­mi di Gantt, repor­tis­ti­ca e pri­or­i­tiz­zazione mul­ti­pla dei progetti.

Strate­gie per la ges­tione di più progetti

Quan­do si trat­ta di gestire diver­si prog­et­ti simul­tane­a­mente, le seguen­ti strate­gie pos­sono essere utili.
  1. Sta­bilis­ci obi­et­tivi e con­cordali con il cliente. Devi aver­li scrit­ti nel modo più det­taglia­to pos­si­bile. Tutte le par­ti devono com­pren­dere gli obi­et­tivi e con­fer­mare la loro com­pren­sione. Se qual­cuno ha un dub­bio insignif­i­cante, for­mu­la­re nuo­va­mente gli obi­et­tivi fino a quan­do non saran­no chiara­mente e unanime­mente con­cor­dati sia dal team che dal cliente.
  2. Com­pren­dere la scala dei prog­et­ti. Per fare ciò, devi det­tagli­ate tut­ti i pas­sag­gi per rag­giun­gere gli obi­et­tivi. Più det­tagli ci sono, meglio è. Se il piano è molto approssi­ma­ti­vo, ci saran­no sicu­ra­mente prob­le­mi legati a un frain­tendi­men­to del­l’am­bito e a costi aggiun­tivi di risorse.
  3. Con­sid­er­are i rischi per cias­cun prog­et­to. Potresti trovare diver­si rischi: ritar­di finanziari, prob­le­mi con i pro­gram­mi di lavoro. La cosa prin­ci­pale è con­sid­er­ar­li in anticipo e pen­sare a modi per elim­inare il loro impatto.
  4. Crea i migliori team. A volte c’è la ten­tazione di risparmi­are denaro e assumere un dipen­dente con meno espe­rien­za per meno sol­di. Come risul­ta­to, spen­di tem­po e denaro, men­tre i com­pi­ti più sem­pli­ci ven­gono ese­gui­ti con dis­at­ten­zione. Poi devi cos­ti­tuire un nuo­vo team per par­tire da zero o cor­reg­gere gli errori dei prece­den­ti esecutori.
  5. Ottieni tutte le infor­mazioni chi­ave del prog­et­to in un uni­co pos­to. È prob­a­bile che tu avrà bisog­no di un gestore di com­pi­ti per gestire più prog­et­ti con­tem­po­ranea­mente. Tale soluzione ti per­me­t­terà di avere una panoram­i­ca di ciò che sta succe­den­do in cias­cun prog­et­to ora e di ciò che dovrebbe accadere in futuro. In questo modo puoi vedere sovrap­po­sizioni, prob­le­mi con le sca­den­ze e il cari­co di lavoro dei dipendenti.
  6. Esplo­ra i prog­et­ti da una prospet­ti­va strate­gi­ca. Tro­va il prog­et­to più impor­tante per l’azien­da. Sco­pri i com­pi­ti più dif­fi­cili e dis­pendiosi in ter­mi­ni di tem­po. Dà loro la mas­si­ma pri­or­ità e inizia con loro, anche se è sem­pre allet­tante fare pri­ma i com­pi­ti più semplici.
  7. Evi­ta un’es­pan­sione irra­gionev­ole del prog­et­to. Più spes­so, il prog­et­to inizia a espan­der­si con un gran numero di nuovi det­tagli se è sta­to ded­i­ca­to poco tem­po alla piani­fi­cazione. A volte ques­ta situ­azione si ver­i­fi­ca a causa del deside­rio di creare il prodot­to per­fet­to. Ma ques­ta cresci­ta può portare a ritar­di e a un bud­get trop­po grande.
  8. Equi­li­bra gli inter­es­si dei team e dei cli­en­ti. All’inizio sem­bra che tut­ti abbiano con­corda­to sug­li obi­et­tivi, ma durante il lavoro, sor­gono con­flit­ti tra svilup­pa­tori e cli­en­ti. In questo caso, il project man­ag­er dovrebbe uti­liz­zare le sue abil­ità di negozi­azione e trovare un ter­reno comune per non offend­ere nes­suno e non dan­neg­gia­re il progetto.
  9. Evi­ta il micro­man­age­ment. A volte sem­bra che sia impor­tante essere a conoscen­za di tut­to ciò che accade con il prog­et­to. Questo por­ta al fat­to che il project man­ag­er con­trol­la qua­si ogni pas­so dei mem­bri del team. Di con­seguen­za, i team sono stres­sati, per­si e inca­paci di lavo­rare in modo indipen­dente. È meglio svilup­pare fidu­cia e incor­ag­gia­re l’inizia­ti­va e l’autonomia.
  10. Spie­ga il piano gen­erale di lavoro sul prog­et­to a ogni mem­bro del team. E non dimen­ti­care di definire l’area speci­fi­ca di respon­s­abil­ità di ogni dipen­dente. Reg­is­tra tut­to questo per iscrit­to in modo che ogni mem­bro del team pos­sa rap­i­da­mente trovare la per­sona di con­tat­to per cias­cu­na questione.
  11. Aggior­na rego­lar­mente gli sta­ti dei prog­et­ti. Dovresti sem­pre conoscere lo sta­to di cias­cun prog­et­to. A volte sono nec­es­sarie aggior­na­men­ti qua­si ogni giorno, a volte aggior­na­men­ti set­ti­manali sono suf­fi­ci­en­ti. Dipende dal­la com­p­lessità del prog­et­to e dalle scadenze.
  12. Cer­ca sem­pre feed­back dai col­leghi. Questo è molto impor­tante, per­ché critiche o con­sigli tem­pes­tivi pos­sono aiutare a evitare errori crit­i­ci, la cor­rezione dei quali richiederà tem­po e denaro.
  13. Cer­ca opzioni per risparmi­are denaro e poi rein­ve­stir­lo. Di soli­to, i cli­en­ti real­iz­zano quan­to pos­sa aumentare il bud­get. Se rimani all’in­ter­no del bud­get più ristret­to e con­clu­di il prog­et­to pri­ma del pre­vis­to, è prob­a­bile che tu rice­va un bonus. Può essere investi­to nel­lo svilup­po dei dipen­den­ti o nel­l’ac­quis­to di nuove attrez­za­ture. Cioè, in qual­cosa che per­me­t­ta al team di avan­zare.
  14. Non aver pau­ra di adat­tar­ti. Atten­er­si a un piano è impor­tante, ma a volte vale la pena di essere flessibili per rispon­dere alle sfide o ai prob­le­mi che sor­gono durante il lavoro. È meglio cam­biare qual­cosa di tat­ti­co per rag­giun­gere un obi­et­ti­vo strate­gi­co in un modo diverso.
  15. Sta­bilis­ci lim­i­ti di tem­po per i prog­et­ti. Per gestire prog­et­ti com­p­lessi, un man­ag­er deve fis­sare l’o­rario in cui è disponi­bile e speci­fi­care su quali ques­tioni può essere contattato.
  16. Stan­dard­iz­za i for­mati dei doc­u­men­ti per i prog­et­ti. È utile se i prog­et­ti sono gesti­ti per un uni­co cliente. Allo­ra c’è la pos­si­bil­ità che al project man­ag­er non ven­ga chiesto di padroneg­gia­re modi sconosciu­ti e/o sco­mo­di di preparare risul­tati inter­me­di e report finali. Se i prog­et­ti sono di cli­en­ti diver­si, si rac­co­man­da di con­cor­dare un for­ma­to uni­fi­ca­to di doc­u­men­ti all’inizio del lavoro.
  17. Scegli un modo per com­bat­tere la pro­cras­ti­nazione. Qua­si tut­ti affrontano questo fenom­e­no, soprat­tut­to quan­do ci sono diver­si prog­et­ti, e alcu­ni di essi sono dif­fi­cili. Puoi uti­liz­zare la tec­ni­ca uti­liz­za­ta dal co-fonda­tore di The Muse, Alex Cavoula­cos. Lui sud­di­vide il suo tem­po di lavoro durante il giorno come segue: 1 grande prog­et­to o com­pi­to, 3 medi e 5 pic­coli.
  18. Orga­niz­za una comu­ni­cazione effi­cace. Sen­za un algo­rit­mo di comu­ni­cazione ben sta­bil­i­to con i team, non sarai in gra­do di lavo­rare in modo effi­ciente. Per­tan­to, crea chat di team nel mes­sen­ger che ti è più como­do. È utile se può essere inte­gra­to con il gestore di com­pi­ti. Con ques­ta opzione, ad esem­pio, i mem­bri del team pos­sono rice­vere mes­sag­gi di promemo­ria sui com­pi­ti con scadenze.
  19. Autom­a­tiz­za tut­to quel­lo che puoi. Se ci sono molte chia­mate nel prog­et­to e i man­ag­er non pos­sono sem­pre rispon­dere, impos­ta un richia­ma­ta auto­mat­i­ca: ci sono servizi spe­ciali e script per col­le­gar­li al data­base di con­tat­ti o CRM. Se ci sono com­pi­ti ripet­i­tivi, scegli un gestore di com­pi­ti dove ver­ran­no asseg­nati automaticamente.
  20. Val­u­ta il prog­et­to dopo il suo com­ple­ta­men­to. È molto impor­tante trarre con­clu­sioni, pen­sare agli errori fat­ti e ai modi in cui sono sta­ti gesti­ti. È anche cru­ciale definire quali pas­sag­gi sono sta­ti più effi­caci. Con­sid­er­erai ques­ta espe­rien­za men­tre gestis­ci i prog­et­ti successivi.

I migliori prodot­ti per la ges­tione dei progetti

Abbi­amo già men­zion­a­to che la ges­tione di più prog­et­ti diven­ta più com­pli­ca­ta quan­do non si uti­liz­zano stru­men­ti spe­ciali o si abu­sano di essi. Qui offri­amo una panoram­i­ca dei servizi che pos­sono ren­dere più effi­ciente la ges­tione di più progetti.

A sec­on­da delle carat­ter­is­tiche del prog­et­to, puoi imple­mentare diver­si stru­men­ti o scegliere uno che com­bi­ni le fun­zion­al­ità di cui hai bisog­no per i tuoi progetti.

Stru­men­ti per la ges­tione dei progetti

Questi prodot­ti con­sentono un lavoro di squadra coor­di­na­to poiché tut­ti i dipen­den­ti vedono il piano gen­erale del prog­et­to e i com­pi­ti asseg­nati a loro. Il man­ag­er ha una panoram­i­ca del prog­et­to in qual­si­asi momento.

Trel­lo

Piattaforme: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac.

Carat­ter­is­tiche: il prodot­to è otti­mo per gestire più pic­coli prog­et­ti con­tem­po­ranea­mente. Gra­zie a un’in­ter­fac­cia user-friend­ly a for­ma di board Kan­ban e una reg­is­trazione sem­plice, Trel­lo è soli­ta­mente prefer­i­to dai dipen­den­ti. I com­pi­ti sono visu­al­iz­za­ti come schede, che pos­sono essere spostate tra le colonne, il che rende l’op­er­azione molto con­ve­niente. L’asseg­nazione e la con­di­vi­sione dei com­pi­ti ven­gono effet­tuate anche in pochi clic.

Le inte­grazioni con Slack, Google Dri­ve, Jira e altri servizi sono disponibili.

Con­tro: alcu­ni man­ag­er non piac­ciono al fat­to che devono creare una nuo­va sche­da per ogni prog­et­to, a volte ci sono dif­fi­coltà con la configurazione.

Pric­ing: è disponi­bile una pro­va gra­tui­ta. La ver­sione a paga­men­to inizia a $5 per utente/mese, se paga­ta annual­mente (o $6 per tar­iffe mensili).

La ver­sione base non offre fun­zion­al­ità utili come report e anal­isi in tem­po reale, ma sono inclusi nel­la ver­sione Pre­mi­um per $17.5, così come la pos­si­bil­ità di com­bina­re schede in collezioni e gestire team.

Ver­sione gra­tui­ta disponi­bile, dove gli uten­ti non pos­sono aggiun­gere campi alle schede, e cal­en­dario / cronolo­gia sono anche non disponibili.

Val­u­tazione su Capter­ra: 4.5 su 5.

Work­sec­tion

Piattaforme: Web, Win­dows, iOS e Android.

Carat­ter­is­tiche: questo è un prodot­to mul­ti­fun­zionale che può essere uti­liz­za­to per piani­fi­cazione e ges­tione dei prog­et­ti. Offre sta­tis­tiche com­plete e visive. Ad esem­pio, il man­ag­er ha una panoram­i­ca dei seguen­ti aspetti:
  • spese;
  • tas­so di progresso;
  • com­pi­ti scaduti;
  • coin­vol­gi­men­to del team e altri.

Gli uten­ti apprezzano
  • dia­gram­mi di Gantt;
  • schede Kan­ban;
  • dash­board;
  • alto liv­el­lo di sicurez­za dei dati (puoi scegliere un serv­er con sede in Germania);
  • assis­ten­za tec­ni­ca veloce con un tem­po di rispos­ta di cir­ca 10 minu­ti (entro un’o­ra nel fine settimana).
Tra altri van­tag­gi: inte­grazioni con sis­te­mi CRM, Google­Docs, Slack, Telegram.

Con­tro: non tut­ti gli uten­ti sono sod­dis­fat­ti del­l’app mobile.

Pric­ing: è disponi­bile una ver­sione di pro­va di 14 giorni. Le ver­sioni a paga­men­to partono da $29 al mese per 10 prog­et­ti e 10 uten­ti. Il piano tar­if­fario per $49 per utente offre 20 prog­et­ti e 20 uten­ti, men­tre per $199 al mese ottieni un numero illim­i­ta­to di prog­et­ti con fino a 50 utenti.

Puoi uti­liz­zare una ver­sione gra­tui­ta, ma è lim­i­ta­ta a 2 prog­et­ti e 5 uten­ti, oltre a un mas­si­mo di 0.1 Gb di spazio di archivi­azione. Men­tre la ver­sione Pre­mi­um con­sente fino a 500 Gb di dati, dominio per­son­ale e migliore sicurez­za dei dati.

Val­u­tazione su Capter­ra: 4.9 su 5.

Hub­staff Tasks

Piattaforme: Web, SaaS, cloud.

Carat­ter­is­tiche: sem­plice track­er di com­pi­ti con UI basa­ta su board Kan­ban. Puoi spostare le schede dei com­pi­ti, com­mentare e mon­i­torare i pro­gres­si, uti­liz­zare elenchi di con­trol­lo ed etichette. C’è anche una fun­zione spe­ciale per la ges­tione degli Sprint.

Con­tro: non ci sono mod­el­li di com­pi­ti e inte­grazioni API.

Pric­ing: è disponi­bile un peri­o­do di pro­va di 14 giorni. La ver­sione gra­tui­ta offre acces­so per 5 uten­ti, con un mas­si­mo di 100 Mb di spazio di archivi­azione per cias­cun utente, e la pos­si­bil­ità di gestire fino a 10 prog­et­ti. Per $5 al mese ottieni un numero illim­i­ta­to di uten­ti e prog­et­ti, con 5 Gb di spazio di archivi­azione per cias­cun utente.

Val­u­tazione su Capter­ra: 4.6 su 5.

Team­work

Piattaforme: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac, Linux.

Carat­ter­is­tiche: questo gestore di com­pi­ti offre prestazioni effi­ci­en­ti gra­zie a
  • elenchi di com­pi­ti e sottocompiti,
  • dia­gram­mi di Gantt e schede Kanban,
  • cal­en­dario.

La chat inte­gra­ta, il mon­i­tor­ag­gio del tem­po e gli stru­men­ti per la con­di­vi­sione di doc­u­men­ti ren­der­an­no il tuo lavoro più efficiente.

Con­tro: prob­le­mi con l’API, bug ripet­i­tivi nel­la ges­tione dei com­pi­ti, UI un po’ confusa.

Pric­ing: è disponi­bile una ver­sione di pro­va per 30 giorni. Le tar­iffe pagate costano tra $10 e $18 per utente/mese, se pagate annual­mente. Le tar­iffe men­sili richieder­an­no $12.5-$22.5 al mese.

Esiste anche una ver­sione com­ple­ta­mente gra­tui­ta, che è lim­i­ta­ta a 5 uten­ti e 1 – 2 prog­et­ti. Anche le fun­zioni sono lim­i­tate: ci sono tra­guar­di, com­pi­ti, mes­sag­gis­ti­ca, ma la fat­turazione e i mod­el­li di prog­et­to non sono disponi­bili. Ad esem­pio, per $10 gli uten­ti otten­gono tutte le fun­zioni del­la ver­sione gra­tui­ta con un track­er di tem­po aggiun­ti­vo, fat­turazione, chat e 20 mod­el­li di progetto.

Val­u­tazione su Capter­ra: 4.5 su 5.

Servizi di mon­i­tor­ag­gio del tempo

Anche se inizi a lavo­rare o gestis­ci prog­et­ti sem­pli­ci, i track­er di tem­po val­go­no la pena di essere imple­men­tati. Aiu­tano a real­iz­zare quan­to tem­po viene spe­so per un com­pi­to e con­tribuis­cono a una piani­fi­cazione futu­ra di prog­et­to più efficiente.

Time Doc­tor

Piattaforme: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac, Linux.

Carat­ter­is­tiche: prodot­to intu­iti­vo che si adat­ta bene ai man­ag­er che vogliono avere una panoram­i­ca dei siti web che i loro dipen­den­ti vis­i­tano durante le ore di lavoro. Questo track­er di tem­po fa anche screen­shots di tan­to in tanto.

Inte­grazioni con Asana, Base­camp, Trel­lo e altri track­er di com­pi­ti sono disponibili.

Con­tro: la sin­croniz­zazione tem­po­rale non è sem­pre cor­ret­ta quan­do si uti­liz­zano dis­pos­i­tivi diver­si, alcu­ni uten­ti trovano le noti­fiche pop­up fastidiose.

Pric­ing: è disponi­bile un peri­o­do di pro­va di 14 giorni. Le ver­sioni a paga­men­to costano tra $70 e $200 per utente se pagate annual­mente. La ver­sione più eco­nom­i­ca offre ges­tione di com­pi­ti e prog­et­ti, mon­i­tor­ag­gio del tem­po illim­i­ta­to e screen­shots, per $100 al mese il servizio tiene trac­cia dei siti web e con­sente oltre 60 integrazioni.

Val­u­tazione su Capter­ra: 4.5 su 5.

Tog­gl Track

Piattaforme: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac, Linux

Carat­ter­is­tiche: prodot­to intu­iti­vo con inter­fac­cia user-friend­ly. Offre non solo mon­i­tor­ag­gio del tem­po, ma anche repor­tis­ti­ca e grafi­ci, oltre all’e­s­portazione dei dati.

Con­tro: alcu­ni uten­ti riscon­tra­no dif­fi­coltà nel trovare prog­et­ti che sono sta­ti gesti­ti molto tem­po fa. Altri non gradis­cono ses­sioni interrotte.

Pric­ing: acces­so alla tar­if­fa Pre­mi­um gra­tu­ito per 30 giorni. È disponi­bile anche una ver­sione gra­tui­ta, otti­ma per team con un mas­si­mo di 5 mem­bri. Mon­i­tor­ag­gio del tem­po, numero di tag e cli­en­ti sono anche illim­i­tati. Le tar­iffe pagate costano $9-$18 per utente/mese se pagate annual­mente. Se paghi men­sil­mente, il prez­zo sarebbe più alto: $10-$20. Le ver­sioni pagate offrono mod­el­li di prog­et­to, fat­turazione, arro­ton­da­men­to del tem­po per i report.

Val­u­tazione su Capter­ra: 4.7 su 5.

TMet­ric

Piattaforme: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac, Linux

Carat­ter­is­tiche: track­er di tem­po sem­plice che con­tabi­liz­za non solo le ore di lavoro, ma anche le pause.

Inte­grazioni con Asana, Base­camp, GitHub, Pipedrive, Trel­lo e Wrike sono disponibili.

Con­tro: gli stru­men­ti per la fat­turazione non sono disponi­bili, alcu­ni uten­ti trovano la nav­igazione confusa.

Pric­ing: ver­sione di pro­va disponi­bile per 30 giorni. Esiste una ver­sione com­ple­ta­mente gra­tui­ta con report per un numero illim­i­ta­to di uten­ti. Ques­ta ver­sione non ha inte­grazioni, fat­turazione e mon­i­tor­ag­gio del­l’at­tiv­ità dei dipen­den­ti. Queste fun­zioni sono disponi­bili nel­la tar­if­fa da $5. Un’al­tra ver­sione, che cos­ta $7 al mese, offre screen­shots, cal­coli salar­i­ali e inte­grazioni con Jira, Git­Lab e Redmine.

Val­u­tazione su Capter­ra: 4.5 su 5.

Time­Camp

Piattaforme: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac, Linux.

Carat­ter­is­tiche: uno stru­men­to con­ve­niente per mon­i­torare quan­to tem­po viene spe­so per com­pi­ti di rou­tine. Con­sente una panoram­i­ca delle prestazioni dei dipen­den­ti e la fat­turazione ai clienti.

Con­tro: alcu­ni uten­ti men­zio­nano che la fun­zione di speci­fi­cazione del tem­po meri­ta di essere miglio­ra­ta, così come i mod­uli di reportistica.

Pric­ing: è disponi­bile un peri­o­do di pro­va gra­tu­ito, così come una ver­sione gra­tui­ta con numero illim­i­ta­to di uten­ti, prog­et­ti e com­pi­ti. Le ver­sioni a paga­men­to costano tra $7 e $10 per utente/mese. Se paghi annual­mente, puoi ottenere uno scon­to del 10% sul prez­zo. La ver­sione da $7 offre report esporta­bili, arro­ton­da­men­to del tem­po, inte­grazioni illim­i­tate e budgeting.

Val­u­tazione su Capter­ra: 4.7 su 5.

Stru­men­ti per la comu­ni­cazione del team

Spes­so il lavoro di squadra richiede molto più che sem­pli­ci com­men­ti sui com­pi­ti. A questo scopo ci sono stru­men­ti utili per la comu­ni­cazione del team di diver­si tipi.

Slack

Piattaforme: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac

Carat­ter­is­tiche: la piattafor­ma è basa­ta su canali dove i mem­bri del team pos­sono scam­biar­si mes­sag­gi, file e fare videochia­mate. Sono disponi­bili chat chiuse, con acces­so solo su invito.

Con­tro: gli uten­ti riscon­tra­no a volte prob­le­mi con le chia­mate e l’in­gres­so nei canali. Altri si lamen­tano del prez­zo e dei tem­pi di atte­sa lunghi per il sup­por­to tecnico.

Pric­ing: per testare il prodot­to puoi uti­liz­zare un peri­o­do di pro­va gra­tu­ito. È disponi­bile anche una ver­sione gra­tui­ta con un mas­si­mo di 10.000 mes­sag­gi del tuo team, chia­mate vocali e video pri­vate e fino a 10 integrazioni.
Le ver­sioni a paga­men­to partono da $8 per utente/mese ($6.67 se paga­to annual­mente). Per questi sol­di ottieni fun­zioni aggiun­tive: cronolo­gia com­ple­ta dei mes­sag­gi, inte­grazioni illim­i­tate, chia­mate di grup­po per un mas­si­mo di 15 uten­ti, account guest.

Val­u­tazione su Capter­ra: 4.7 su 5.

Vectera

Piattaforme: Web, cloud, SaaS.

Carat­ter­is­tiche: un prodot­to che por­ta la comu­ni­cazione tra team e cli­en­ti a un nuo­vo liv­el­lo con con­feren­ze pri­vate e di grup­po, con­di­vi­sione del­lo scher­mo e una lavagna per la comu­ni­cazione. Offre anche scam­bio di doc­u­men­ti, note, sin­croniz­zazione con il cal­en­dario e sis­te­mi CRM, cloud.

Con­tro: non tut­ti gli uten­ti sono sod­dis­fat­ti delle dimen­sioni del­la lavagna e del numero di integrazioni.

Pric­ing: pri­ma di scegliere un piano tar­if­fario, puoi provare lo stru­men­to per 14 giorni. È disponi­bile una ver­sione gra­tui­ta, otti­ma per incon­tri fac­cia a fac­cia, con 4 sale riu­nioni e con­di­vi­sione del­lo scher­mo. Per $27 al mese ottieni stanze illim­i­tate, note per incon­tri pri­vati, mod­el­li di sala riu­nioni, chia­mate di grup­po, archivi­azione dei dati nel cloud e locale.

Val­u­tazione su Capter­ra: 4.8 su 5.

Lucidspark

Piattaforme: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac.

Carat­ter­is­tiche: ques­ta tela dig­i­tale è ben adat­ta per brain­storm­ing di grup­po, creazione di roadmap dei cli­en­ti e una matrice 2×2 (anal­isi SWOT). Puoi uti­liz­zare ade­sivi, timer e chat.

Con­tro: non tut­ti gli uten­ti trovano facile impostare la pri­va­cy, le lavagne mer­i­tano anche di essere aggiornate.

Pric­ing: ver­sione di pro­va disponi­bile. È disponi­bile una ver­sione gra­tui­ta con 3 lavagne, inte­grazioni, dis­eg­no ed emo­ji. Per $7.95 al mese ottieni lavagne illim­i­tate, etichette e rag­grup­pa­men­to auto­mati­co delle idee.
Val­u­tazione su Capter­ra: 4.7 su 5.

Chan­ty

Piattaforme: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac.

Carat­ter­is­tiche: chat di team mul­ti­fun­zionale. Ha la pos­si­bil­ità di scam­biare mes­sag­gi di testo, audio e video, così come la con­di­vi­sione del­lo scher­mo. È como­do che tu pos­sa trasfor­mare i mes­sag­gi in com­pi­ti e asseg­nare ese­cu­tori e scadenze.

Inte­grazioni con Drop­box, Trel­lo, Jira sono disponibili.

Con­tro: gli uten­ti gradi­reb­bero più emo­ji e impostazioni estese.

Pric­ing: è disponi­bile una ver­sione gra­tui­ta, che sarebbe buona per un team fino a 10 mem­bri. Avreb­bero 10 Gb di spazio di archivi­azione e la pos­si­bil­ità di scam­biare mes­sag­gi vocali. Uti­liz­zare chia­mate video di grup­po, inte­grazioni e creare com­pi­ti in chat ti costerà $4 per utente/mese (se paga­to annual­mente, la stes­sa cosa costerà $3).

Val­u­tazione su Capter­ra: 4.7 su 5.

Prodot­ti per lo scam­bio di file

Servizi di questo tipo facil­i­tano la col­lab­o­razione e garan­tis­cono l’ac­ces­so alle infor­mazioni nec­es­sarie per tut­ti gli uten­ti per cui questo è importante.

High­tail

Piattaforme: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac.

Carat­ter­is­tiche: la soluzione otti­male per col­oro che devono lavo­rare con file molto gran­di, ad esem­pio, file di design. Qui puoi asseg­nare com­pi­ti ai mem­bri del team e mon­i­torare la loro attività.

Con­tro: la sin­croniz­zazione dei file tra dis­pos­i­tivi e strut­ture di archivi­azione cloud non è sem­pre cor­ret­ta. Il sup­por­to tec­ni­co non è suf­fi­cien­te­mente tempestivo.

Pric­ing: è disponi­bile una ver­sione di pro­va e un piano tar­if­fario gra­tu­ito. Le fun­zioni sono lim­i­tate però: gli uten­ti pos­sono cari­care file fino a 100 Mb e ogni utente ottiene cir­ca 2 Gb di spazio di archivi­azione. Per $12 al mese (in caso di paga­men­to annuale) l’u­tente può cari­care file fino a 25 Gb e avere pos­si­bil­ità di archivi­azione illimitate.

Val­u­tazione su Capter­ra: 4.4 su 5.

Zoho Work­Drive

Piattaforme: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac.

Carat­ter­is­tiche: lo stru­men­to è buono per i team che desider­a­no cari­care i pro­pri file su un dis­co e con­sen­tire ad altri mem­bri del team di leg­ger­li, mod­i­fi­car­li e commentarli.

Con­tro: gli uten­ti notano molto lunghi cari­ca­men­ti dei file e scarsa assis­ten­za tecnica.

Pric­ing: è disponi­bile una ver­sione di pro­va gra­tui­ta. Le tar­iffe pagate partono da $2.5 per utente/mese se pagate annual­mente. I paga­men­ti men­sili ti costereb­bero $3 per il piano tar­if­fario più eco­nom­i­co. Include 1 Tb di spazio di archivi­azione per un team fino a 3 mem­bri, una pos­si­bil­ità di cari­care file che non super­a­no 1 Gb.

Val­u­tazione su Capter­ra: 4.6 su 5.

Egnyte

Piattaforme: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac.

Carat­ter­is­tiche: lo stru­men­to non con­sente solo il cari­ca­men­to e il trat­ta­men­to dei file, ma anche il con­trol­lo degli acces­si con noti­fiche su attiv­ità non autorizzate.

Con­tro: prob­le­mi con il cari­ca­men­to e la sin­croniz­zazione dei file.

Pric­ing: è disponi­bile una ver­sione di pro­va gra­tui­ta. Le tar­iffe pagate partono da $20 per utente/mese, se pagate annual­mente. Per il denaro ottieni sicurez­za dei dati, con­trol­lo degli acces­si e pro­tezione da mal­ware. La dimen­sione mas­si­ma dei file per il cari­ca­men­to è di 100 Gb.

Val­u­tazione su Capter­ra: 4.5 su 5.

Google Dri­ve

Piattaforme: Web, iOS, Android.

Carat­ter­is­tiche: lo stru­men­to facili­ta il cari­ca­men­to, la sin­croniz­zazione e la con­di­vi­sione dei file e con­sente il con­trol­lo degli accessi.

Con­tro: la sin­croniz­zazione non è sem­pre cor­ret­ta, se il file è pesante, l’an­tepri­ma non è disponi­bile. Le prestazioni dipen­dono molto dal­la qual­ità del­la con­nes­sione internet.

Pric­ing: stor­age di dati gra­tu­ito di 100 Gb. Per $6 al mese ottieni 30 Gb di capac­ità di archivi­azione e per $12 — 2 Tb.

Val­u­tazione su Capter­ra: 4.8 su 5.

Servizi per sviluppatori

Di nor­ma, un ciclo com­ple­to di svilup­po del soft­ware richiede pro­gram­mi spe­ciali. Facili­ta la col­lab­o­razione tra svilup­pa­tori e offre la pos­si­bil­ità di miglio­rare la ges­tione delle speci­fiche, testare script e lo svilup­po soft­ware in generale.

Red­mine

Piattaforme: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac, Linux.

Carat­ter­is­tiche: ques­ta piattafor­ma open source con­sente di creare prog­et­ti e com­pi­ti, di dar loro pri­or­ità e di mon­i­torare i pro­gres­si. È pos­si­bile anche lo scam­bio di file e repos­i­to­ry, nonché la cor­rezione di errori e bug.

Con­tro: gli uten­ti si lamen­tano per l’UX, la fun­zione di ricer­ca e la con­fig­u­razione iniziale.

Pric­ing: è disponi­bile una ver­sione di pro­va gra­tui­ta, la ver­sione a paga­men­to cos­ta $25 al mese.

Val­u­tazione su Capter­ra: 4.1 su 5.

Jira

Piattaforme: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac, Linux.

Carat­ter­is­tiche: i team che lavo­ra­no in modo agile, scel­go­no questo stru­men­to per la col­lab­o­razione. Le schede Kan­ban, la repor­tis­ti­ca degli sprint e i grafi­ci di pro­gres­so dei com­pi­ti for­niscono una panoram­i­ca del­lo sta­to del prog­et­to o del com­pi­to, che è anche utile per la piani­fi­cazione dei futuri progetti.

Con­tro: molti uten­ti trovano dif­fi­cile com­pren­dere il fun­zion­a­men­to del­lo stru­men­to e han­no prob­le­mi con la ricer­ca dei compiti.

Pric­ing: è disponi­bile una ver­sione di pro­va, che è com­ple­ta­mente gra­tui­ta per team fino a 10 mem­bri. Per più uten­ti, il prodot­to costerà $7 al mese.

Val­u­tazione su Capter­ra: 4.4 su 5.

Con­flu­ence

Piattaforme: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac, Linux.

Carat­ter­is­tiche: questo prodot­to è soli­ta­mente uti­liz­za­to come cen­tro infor­mazioni per l’in­tera azien­da, nonché per team sep­a­rati. Si adat­ta bene per archiviare regole, istruzioni e altri doc­u­men­ti. I dipen­den­ti pos­sono mod­i­fi­care i dati e i det­tagli del­la mod­i­fi­ca pos­sono essere tracciati.

Con­tro: ci sono prob­le­mi con l’e­s­portazione dei doc­u­men­ti e la ricer­ca di testi.

Pric­ing: è disponi­bile una ver­sione gra­tui­ta per un mas­si­mo di 10 uten­ti con numero illim­i­ta­to di pagine. Per $55 al mese, fino a 20.000 uten­ti pos­sono avere acces­so a questo prodotto.

Val­u­tazione su Capter­ra: 4.4 su 5.

Code­giant

Piattaforme: Web, Win­dows, Mac.

Carat­ter­is­tiche: un altro stru­men­to per svilup­pa­tori con un’in­ter­fac­cia user-friend­ly. Offre ges­tione di prog­et­ti e com­pi­ti, ges­tione delle conoscen­ze e cari­ca­men­to di repository.

Con­tro: non tut­ti gli uten­ti sono a loro agio con la man­can­za di un’app mobile.

Pric­ing: ver­sione di pro­va disponi­bile. I team fino a 5 mem­bri pos­sono uti­liz­zare Code­giant gra­tuita­mente, con capac­ità di archivi­azione fino a 5 Gb. Per $9 al mese ottieni un numero illim­i­ta­to di uten­ti e fino a 50 Gb di archivi­azione dati.

Val­u­tazione su Capter­ra: 4.4 su 5.
Se sei pron­to a imple­mentare strate­gie per la ges­tione di più prog­et­ti e uti­liz­zare stru­men­ti spe­ciali, sco­pri­rai che non è poi così dif­fi­cile gestire più prog­et­ti contemporaneamente.
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