•     •   21 min read

Gestionarea Mai Multor Proiecte: Strategii și Instrumente

Mul­ti­task­ing este o tend­ință de vârf pen­tru foarte mulți spe­cial­iști, în spe­cial pen­tru man­agerii de proiect. Ges­tionarea mai mul­tor proiecte simul­tan a devenit ruti­na lor.

Pen­tru a ges­tiona efi­cient mai multe proiecte deo­dată, tre­buie să evi­tați cele mai frecvente greșeli și să folosiți strate­gii și pro­grame speciale.

Ce este man­age­men­tul de proiect

Un proiect este ade­sea con­sid­er­at o modal­i­tate de a trans­for­ma ideile în real­i­tate. De obi­cei, proiec­tul este iniți­at pen­tru a rezol­va o prob­lemă sau pen­tru a val­ori­fi­ca o opor­tu­ni­tate. De aceea, un proiect are:
  • o idee sau un scop;
  • un exe­cu­tant sau o echipă;
  • resurse (finan­cia­re, tehnice și umane, pre­cum și timp).
Pen­tru a atinge un anu­mit obiec­tiv într‑o perioadă definită de timp, rămânând în cadrul resurselor date, aveți nevoie de man­age­ment de proiect.

Man­age­men­tul de proiect este orice activ­i­tate care are ca scop atin­gerea unui obiec­tiv spe­cif­ic în cea mai efi­cien­tă manieră pen­tru companie.
Cu alte cuvinte, prin inter­medi­ul man­age­men­tu­lui de proiect, prob­lemele și provocările se trans­for­mă mai întâi într-un plan detal­i­at și apoi devin un cas pe care poți fi mân­dru, iar acest lucru se datorează
  1. anal­izei riscurilor și man­age­men­tu­lui riscurilor;
  2. strate­giei de man­age­ment optime;
  3. imple­men­tării metodei de man­age­ment al echipei;
  4. abil­ității de a atribui corect sarcini;
  5. înțelegerii punctelor de con­trol și impor­tanței feed­back-ului eficient.

Abil­ități utile în man­age­men­tul de proiect

Pen­tru a ges­tiona mai multe proiecte deo­dată în cadrul termenelor sta­bilite și cu rezul­tate dorite, un man­ag­er de proiect tre­buie să aibă multe abil­ități. Tre­buie să țineți cont că ast­fel de anga­jați ges­tionează foarte des mai multe proiecte simul­tan. Aces­tea pot fi proiecte inde­pen­dente sau sub­proiecte în cadrul unei iniția­tive com­pli­cate și ambițioase.

Pen­tru a orga­ni­za o plan­i­fi­care mul­ti-proiect și a ges­tiona mai multe proiecte deo­dată, un man­ag­er de proiect tre­buie să aibă urmă­toarea expe­riență profesională:

  • Tehni­ci de man­age­ment și înțelegerea situ­ați­ilor în care fiecare ar tre­bui să fie apli­cată. Unii preferă mod­elul tradițion­al în cas­cadă, alții aleg Agile. Un man­ag­er de proiect ar tre­bui să fie famil­iar­izat cu ambele.
  • Lucru în echipă. Un man­ag­er de proiect ar tre­bui să știe cum să cola­boreze cu anga­jații și să creeze un mediu de lucru favor­a­bil, dar este de aseme­nea impor­tant să poată anga­ja mem­bri noi în echipă, dacă este nece­sar pen­tru suc­ce­sul proiec­tu­lui. În plus, noii veniți ar nece­si­ta o bună inte­grare pen­tru a deveni parte a echipei cât mai repede posibil.
  • Cunoșt­ințe de bază în dome­ni­ul țin­tă. Alt­fel, poate fi extrem de difi­cil să înțele­gi cât de bine este real­iza­tă munca. Din acest motiv, man­agerii de proiect tre­buie să fie bine ver­sați în multe domenii tehnice.
  • Plan­i­fi­care mul­ti­plă. Dacă un man­ag­er de proiect ges­tionează mai mult de 2 proiecte deo­dată, abil­itățile de man­age­ment al tim­pu­lui și capac­i­tatea de a crea un pro­gram de lucru bun devin cru­ciale. De exem­plu, dacă folosești sprin­t­uri, are sens să începi sprin­t­uri în proiecte diferite în zile diferite. Aceas­ta elim­ină hao­sul din flux­ul tău de muncă.
  • Pri­or­i­ti­zare. Fiecare proiect are sarci­ni impor­tante dar nu urgente, sau sarci­ni care sunt urgente, dar nu foarte impor­tante. Pen­tru a pri­or­i­ti­za sarcinile în funcție de impor­tanța lor pen­tru pro­gre­sul proiec­tu­lui, poți folosi cel mai sim­plu instru­ment — matricea de decizie Eisenhower.
  • Del­e­gație. Poți face totul bine și inde­pen­dent doar până la un anu­mit lim­ită. Apoi îți dai sea­ma că o zi are doar 24 de ore. Așadar, cu cât mai repede un man­ag­er de proiect înțelege impor­tanța abil­ităților de del­e­gare, cu atât mai puțin prob­a­bil este să se epuizeze și să înceapă să facă greșeli serioase.

Prob­leme, greșeli și cap­cane în ges­tionarea proiectelor multiple

Com­pani­ile pot avea proiecte com­plet diferite, dar greșelile sunt ade­sea foarte asemănă­toare. Să luăm în con­sid­er­are cele mai frecvente.

Atribuirea unei sin­gure per­soane pen­tru a orga­ni­za mai multe proiecte care se află în aceeași etapă a ciclu­lui de viață
Dacă nu sunt zece din­tre aces­te proiecte și nu sunt prea mari; dar sunt tipice pen­tru com­pa­nia ta, atun­ci greșeala nu va fi fatală.

Dar să né imag­inăm o altă situ­ație: este nece­sar să efec­tuăm o inițiere, adică să obținem cât mai multe infor­mații despre scop­ul proiec­tu­lui, să jus­ti­ficăm de ce este rel­e­vant chiar acum și să defin­im părțile intere­sate. Această etapă durează real­mente mult timp și plan­i­fi­carea ulte­rioară și suc­ce­sul proiec­tu­lui depind de aceasta.

Și dacă există trei sau patru ast­fel de proiecte în ace­lași timp? Este clar că o per­soană nu poate lucra bine la mai multe proiecte deo­dată, așadar, unele proiecte vor fi cu sig­u­ranță neglijate.

Pen­tru a evi­ta o ast­fel de situ­ație, tre­buie să ții cont că unui man­ag­er de proiect îi pot fi încred­ințate mai multe proiecte, dar aces­tea tre­buie să fie în etape diferite ale ciclu­lui lor de viață. De exem­plu, unul se află în inițiere, în timp ce altul se apropie de eta­pa finalizării.

Închiderea” tutur­or pro­ce­selor cheie pe un sin­gur angajat
Chiar și atun­ci când un man­ag­er de proiect este o per­soană extrem de respon­s­abilă, forțele majore pot apărea. Dacă o ast­fel de situ­ație se întâm­plă și toate infor­mați­ile cheie se află în mintea unei sin­gure per­soane, este o cat­a­strofă. La un moment dat, mem­brii echipei vor înc­eta să înțe­leagă ce și cum să facă mai departe.

Pen­tru a evi­ta acest lucru, este nece­sar să se creeze doc­u­mente care să descrie clar sarcinile (și chiar să se creeze șabloane pen­tru cele obiș­nu­ite), pro­ce­se­le și domeni­ile de responsabilitate.

Opți­unea ide­ală este când echipa are un anga­jat care poate sub­sti­tui man­agerul de proiect.
Igno­rarea instru­mentelor de man­age­ment de proiect sau folosirea prea mul­to­ra din­tre ele
Aman­două vari­antele sunt greșite. Da, dacă proiectele ges­tion­ate nu sunt com­pli­cate, poate părea că mailul și câte­va doc­u­mente pe Google Dri­ve sunt suficiente.

În real­i­tate, doar așa pare până în momen­tul în care tre­buie, de exem­plu, să obții rapid o imag­ine de ansam­blu a tim­pu­lui petre­cut de orice spe­cial­ist. Se dovedește că nimeni nu a înreg­is­trat nimic.

Se mai întâm­plă și invers, când un pro­gram este folosit pen­tru par­ta­jarea fișierelor, altul pen­tru comu­ni­care și sarci­ni, iar un al treilea pen­tru urmărirea tim­pu­lui. În cele din urmă, va apărea prob­le­ma legată de mod­ul de sin­cronizare a tutur­or aces­tor date.

Prin urmare, la începutul proiec­tu­lui, eval­uează amploarea, speci­fici­tatea, for­ma de plată, etc. Asta te va aju­ta să înțele­gi dacă ai nevoie doar de un track­er de timp și, de exem­plu, de un mes­sen­ger, sau de un track­er de sarci­ni com­plet cu dia­grame Gantt, raportare și pri­or­i­ti­zare mul­ti­plă a proiectelor.

Strate­gii de ges­tionare a proiectelor multiple

Când vine vor­ba de ges­tionarea mai mul­tor proiecte simul­tan, urmă­toarele strate­gii pot fi utile.
  1. Sta­bil­iți obiec­tive și con­veniți asupra aces­to­ra cu clien­tul. Tre­buie să le aveți scrise cât mai detal­i­at posi­bil. Toate părțile tre­buie să înțe­leagă obiec­tivele și să-și con­firme înțelegerea. Dacă cine­va are o mică îndoială, for­mu­lați din nou obiec­tivele până când sunt clar și unan­im agreate atât de echipă cât și de client.
  2. Înțelegeți amploarea proiectelor. Pen­tru a face acest lucru, tre­buie să detal­i­ați toți pașii pen­tru atin­gerea obiec­tivelor. Cu cât mai multe detalii, cu atât mai bine. Dacă plan­ul este foarte aprox­i­ma­tiv, vor apărea cu sig­u­ranță prob­leme legate de o neînțelegere a dome­ni­u­lui și chel­tu­ieli supli­menta­re de resurse.
  3. Luați în con­sid­er­are riscurile pen­tru fiecare proiect. Poți găsi diferite riscuri: întârzieri finan­cia­re, prob­leme cu pro­gramele de lucru. Aspec­tul prin­ci­pal este să le iei în con­sid­er­are din timp și să găsești modal­ități de a elim­i­na efec­tul acestora.
  4. Creează cele mai bune echipe. Une­ori există ten­tația de a economisi bani și de a anga­ja un anga­jat cu mai puțină expe­riență pen­tru mai puți­ni bani. Ca rezul­tat, chel­tui timp și bani, în timp ce cele mai sim­ple sarci­ni sunt real­izate negli­jent. Apoi, tre­buie să formezi o nouă echipă pen­tru a începe de la zero sau pen­tru a corec­ta greșelile exe­cu­tanților anteriori.
  5. Adună toate infor­mați­ile cheie ale proiec­tu­lui într-un sin­gur loc. Este foarte prob­a­bil că vei avea nevoie de un man­ag­er de sarci­ni pen­tru a ges­tiona mai multe proiecte simul­tan. O ast­fel de soluție îți va per­mite să ai o imag­ine de ansam­blu asupra a ceea ce se întâm­plă în fiecare proiect acum și ce ar tre­bui să se întâm­ple în viitor. Ast­fel poți obser­va supra­puner­ile, prob­lemele legate de termenele lim­ită și încăr­carea angajaților.
  6. Explore­ază proiectele dintr‑o per­spec­ti­va strate­gică. Găsește proiec­tul care este cel mai impor­tant pen­tru com­panie. Află care sunt sarcinile cele mai difi­cile și con­suma­toare de timp. Acordă-le cea mai mare pri­or­i­tate și începe cu ele, chiar dacă întot­deau­na este ten­tant să te ocu­pi mai întâi de sarcinile mai ușoare.
  7. Evi­tați extin­derea irațion­ală a proiec­tu­lui. Cel mai des, proiec­tul începe să crească cu un număr mare de detalii noi dacă a fost ded­i­cat puțin timp plan­i­ficării. Une­ori, această situ­ație apare din dor­ința de a crea pro­dusul per­fect. Dar această expan­si­une poate duce la der­an­jarea termenelor lim­ită și la un buget prea mare.
  8. Equi­li­brați intere­se­le echipelor și clienților. La început, toată lumea pare să fi con­ven­it asupra obiec­tivelor, dar în tim­pul lucru­lui, con­flictele din­tre dez­volta­tori și clienți apar peri­od­ic. În acest caz, man­agerul de proiect ar tre­bui să folosească abil­itățile sale de negociere și să găsească un teren comun pen­tru a nu ofen­sa pe nimeni și a nu afec­ta proiectul.
  9. Evi­tați micro­man­age­men­tul. Une­ori pare că este impor­tant să fii la curent cu tot ce se întâm­plă cu proiec­tul. Asta duce la fap­tul că man­agerul de proiect con­trolează aproape fiecare pas al mem­brilor echipei. Ca rezul­tat, echipele sunt stre­sate, pier­dute și inca­pa­bile să lucreze inde­pen­dent. Este mai bine să dezvolți încredere și să încu­ra­jezi iniția­ti­va și autonomie.
  10. Expli­cați fiecare mem­bru al echipei plan­ul gen­er­al de lucru asupra proiec­tu­lui. Și, de aseme­nea, nu uitați să definiți zona speci­fică de respon­s­abil­i­tate a fiecărui anga­jat. Înreg­is­trați toate aces­tea în scris ast­fel încât orice mem­bru al echipei să poată găsi rapid per­soana de con­tact pen­tru fiecare problemă.
  11. Actu­al­iza­ți reg­u­lat starea proiectelor. Tre­buie să cunoști starea fiecărui proiect. Une­ori sunt nece­sare actu­al­izări aproape în fiecare zi, une­ori actu­al­izările săp­tămâ­nale sunt sufi­ciente. Totul depinde de com­plex­i­tatea proiec­tu­lui și a termenelor limită.
  12. Cău­tați con­stant feed­back de la cole­gi. Acest lucru este foarte impor­tant, deoarece crit­i­ca sau sfat­ul la timp poate aju­ta să eviți greșelile crit­ice, corectarea căro­ra îți va cos­ta timp și bani.
  13. Cău­tați opți­u­ni de economisire a ban­ilor și apoi rein­vestiți. De obi­cei, clienții își dau sea­ma cât de mult poate crește buge­tul. Dacă te menții în cadrul celui mai mic buget și final­izezi proiec­tul mai devreme decât s‑a promis, atun­ci ești prob­a­bil să obții un bonus. Aces­ta poate fi investit în dez­voltarea anga­jaților sau achiz­iționarea de echipa­mente noi. Asta înseam­nă, în ceva care va per­mite echipei să avanseze.
  14. Nu te teme să te adaptezi. A te ține de un plan este impor­tant, dar une­ori mer­ită să fii flex­i­bil pen­tru a răspunde provocărilor sau prob­lemelor care apar în tim­pul muncii. Este mai bine să schim­bi ceva tac­tic pen­tru a atinge un obiec­tiv strate­gic în mod diferit.
  15. Sta­bil­iți lim­ite de timp pen­tru proiecte. Pen­tru a ges­tiona proiecte com­plexe, un man­ag­er tre­buie să sta­bilească perioa­da în care este disponi­bil și să pre­cizeze prob­lemele pen­tru care poate fi contactat.
  16. Stan­dard­iza­ți for­matele doc­u­mentelor pen­tru proiecte. Este bine dacă proiectele sunt ges­tion­ate pen­tru un sin­gur client. Atun­ci există șansa ca man­agerul de proiect să nu fie nevoit să stăpânească metode necunos­cute și/​sau inco­mode de pregătire a rezul­tatelor inter­me­di­are și a raportărilor finale. Dacă proiectele sunt de la clienți difer­iți, este reco­man­dat să se con­vină asupra unui for­mat unic de doc­u­mente la începutul lucrului.
  17. Alegeți o modal­i­tate de a com­bate pro­cras­tinarea. Aproape toată lumea se con­frun­tă cu acest fenomen, mai ales atun­ci când există mai multe proiecte, și unele din­tre ele sunt difi­cile. Poți uti­liza tehni­ca folosită de cofonda­torul The Muse, Alex Cavoula­cos. El își alocă tim­pul de lucru în tim­pul zilei ast­fel: 1 mare proiect sau sarcină, 3 medii și 5 mici.
  18. Orga­ni­za­ți comu­ni­carea efi­cien­tă. Fără un algo­ritm bine sta­bilit de comu­ni­care cu echipele, nu veți putea lucra efi­cient. Prin urmare, creați chat-uri de echipă în mes­sen­gerul care este con­ven­abil pen­tru voi. Este bine dacă poate fi inte­grat cu man­agerul de sarci­ni. Cu această opți­une, de exem­plu, mem­brii echipei pot pri­mi mesaje de ream­intire despre sarci­ni cu date limită.
  19. Autom­a­ti­za­ți tot ce puteți. Dacă sunt multe apeluri în proiect, iar man­agerii nu pot răspunde întot­deau­na, con­fig­u­rați unapel automat: există ser­vicii spe­ciale și scrip­turi pen­tru a le conec­ta la baza de date de con­tact sau CRM. Dacă există sarci­ni repet­i­tive, alegeți un man­ag­er de sarci­ni unde aces­tea vor fi atribuite automat.
  20. Eval­u­area proiec­tu­lui după ce a fost final­izat. Este foarte impor­tant să tra­gi con­cluzii, să îți dai sea­ma de greșelile făcute și modal­itățile în care au fost ges­tion­ate. De aseme­nea, este cru­cial să definești care pași au fost cei mai efi­cienți. Vei con­sid­era această expe­riență în timp ce ges­tionezi urmă­toarele proiecte.

Pro­duse de man­age­ment de proiect de top

Am mențion­at deja că ges­tionarea proiectelor mul­ti­ple devine mai com­pli­cată atun­ci când nu folosești instru­mente spe­ciale sau le supra­so­lic­i­ti. Aici ofer­im un sis­tem de ser­vicii care pot face ges­tionarea proiectelor mul­ti­ple mai eficientă.

În funcție de car­ac­ter­is­ti­cile proiec­tu­lui, poți imple­men­ta mai multe instru­mente sau alege unul care să com­bine funcți­ile de care ai nevoie pen­tru proiectele tale.

Instru­mente de man­age­ment de proiect

Aces­te pro­duse per­mit o colab­o­rare coor­do­nată, deoarece toți anga­jații văd plan­ul gen­er­al al proiec­tu­lui și sarcinile lor atribuite. Man­agerul are o imag­ine de ansam­blu a proiec­tu­lui în orice moment.

Trel­lo

Plat­forme: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac.

Funcții: pro­dusul este exce­lent pen­tru ges­tionarea mai mul­tor proiecte mici deo­dată. Datorită inter­feței pri­etenoase sub for­mă de tablă Kan­ban și înreg­istrării sim­ple, Trel­lo este de obi­cei prefer­at de anga­jați. Sarcinile sunt afișate ca și cărți care pot fi mutate între coloane, ceea ce face oper­ați­unea foarte con­ven­abilă. Atribuirea și par­ta­jarea sarcinilor se fac de aseme­nea în câte­va clicuri.

Inte­grarea cu Slack, Google Dri­ve, Jira și alte ser­vicii este disponibilă.

Con­tra: unii man­ageri nu le place că tre­buie să creeze o nouă tablă pen­tru fiecare proiect, une­ori există difi­cultăți în configurare.

Preț: ver­si­unea de probă este disponi­bilă. Ver­si­unea plătită începe de la $5 per utilizator/​lună, când este plătită anu­al (sau $6 pen­tru tar­ife lunare).

Ver­si­unea de bază nu oferă funcții atât de utile pre­cum raportare și anal­ize în timp real, dar aces­tea sunt incluse în ver­si­unea Pre­mi­um pen­tru $17.5, pre­cum și posi­bil­i­tatea de a com­bi­na tablouri în colecții și de a ges­tiona echipe.

Ver­si­unea gra­tu­ită este disponi­bilă, unde uti­liza­torii nu pot adău­ga câm­puri pe tablouri, iar cal­en­darul / grafi­cul nu sunt disponibile.

Rat­ing pe Capter­ra: 4.5 din 5.

Work­sec­tion

Plat­forme: Web, Win­dows, iOS și Android.

Funcții: aces­ta este un pro­dus mul­ti­funcțion­al care poate fi folosit pen­tru plan­i­fi­carea și man­age­men­tul proiectelor. Oferă sta­tis­ti­ci com­plete și vizuale. De exem­plu, man­agerul are o imag­ine de ansam­blu asupra următoarelor:
  • chel­tu­ieli;
  • rata de progres;
  • sarcinile depășite;
  • impli­carea echipei și altele.

Uti­liza­torii apreciază
  • dia­grame Gantt;
  • tablouri Kan­ban;
  • panouri de control;
  • niv­el înalt de secu­ri­tate a datelor (poți alege serv­er bazat în Germania);
  • sup­port tehnic rapid cu un timp de răspuns de aprox­i­ma­tiv 10 minute (între 1 oră în weekend).
Print­re alte avan­ta­je: inte­grarea cu sis­temele CRM, Google­Docs, Slack, Telegram.

Con­tra: nu toți uti­liza­torii sunt mulțu­miți de apli­cația mobilă.

Preț: o ver­si­une de probă de 14 zile este disponi­bilă. Ver­si­u­nile plătite încep de la $29 pe lună pen­tru 10 proiecte și 10 uti­liza­tori. Plan­ul tar­i­far de $49 pe uti­liza­tor oferă 20 de proiecte și 20 de uti­liza­tori, în timp ce pen­tru $199 pe lună obții un număr nelim­i­tat de proiecte pen­tru până la 50 de utilizatori.

Poti folosi o ver­si­une gra­tu­ită, dar este lim­i­tată la 2 proiecte și 5 uti­liza­tori, pre­cum și la 0.1 Gb sto­care de date. În timp ce ver­si­unea Pre­mi­um per­mite până la 500 Gb date, dome­niu per­son­al și o mai bună secu­ri­tate a datelor.

Rat­ing pe Capter­ra: 4.9 din 5.

Hub­staff Tasks

Plat­forme: Web, SaaS, cloud.

Funcții: track­er de sarci­ni sim­plu cu inter­fața baza­tă pe tablă Kan­ban. Poți muta cărțile sarcinilor, comen­ta și urmări pro­gre­sul, folosi liste de ver­i­fi­care și etichete. Există, de aseme­nea, o funcție spe­cială pen­tru man­age­men­tul Sprint.

Con­tra: nu există șabloane pen­tru sarci­ni și inte­grarea API.

Preț: perioa­da de probă de 14 zile este disponi­bilă. Ver­si­unea gra­tu­ită oferă acces pen­tru 5 uti­liza­tori, cu sto­care de până la 100 Mb pen­tru fiecare uti­liza­tor și posi­bil­i­tatea de a ges­tiona până la 10 proiecte. Pen­tru $5 pe lună obții un număr nelim­i­tat de uti­liza­tori și proiecte, cu sto­care de 5 Gb pen­tru fiecare utilizator.

Rat­ing pe Capter­ra: 4.6 din 5.

Team­work

Plat­forme: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac, Linux.

Funcții: acest man­ag­er de sarci­ni oferă per­for­manță efi­cien­tă datorită
  • lis­telor de sarci­ni și subtasks,
  • dia­grame Gantt și tablouri Kanban,
  • cal­en­dar.

Chat-ul încor­po­rat, trackerul de timp și instru­mentele pen­tru par­ta­jarea doc­u­mentelor vor face munca ta mai eficientă.

Con­tra: prob­leme cu API, bug-uri repet­i­tive în man­age­men­tul sarcinilor, o inter­față puțin confuză.

Preț: ver­si­unea de probă este disponi­bilă pen­tru 30 de zile. Tar­ifele plătite costă între $10 și $18 per utilizator/​lună, când sunt plătite anu­al. Tar­ifele lunare vor nece­si­ta $12.5-$22.5 pe lună.

Există, de aseme­nea, o ver­si­une com­plet gra­tu­ită, care este lim­i­tată la 5 uti­liza­tori și 1 – 2 proiecte. Funcți­ile sunt, de aseme­nea, lim­i­tate: există termene, sarci­ni, mesagerie, dar fac­turarea și șabloanele de proiect nu sunt disponi­bile. De exem­plu, pen­tru $10, uti­liza­torii obțin toate funcți­ile ver­si­u­nii gra­tu­ite cu un track­er de timp supli­men­tar, fac­turare, chat și 20 de șabloane de proiect.

Rat­ing pe Capter­ra: 4.5 din 5.

Ser­vicii de urmărire a timpului

Chiar dacă abia ai început să lucrezi sau ges­tionezi proiecte sim­ple, track­erele de timp mer­ită imple­men­tate. Ele ajută să îți dai sea­ma cât timp este petre­cut pen­tru o sarcină și con­tribuie la o plan­i­fi­care mai efi­cien­tă a viitoarelor proiecte.

Time Doc­tor

Plat­forme: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac, Linux.

Funcții: pro­dus intu­itiv care se potrivește bine man­ager­ilor care doresc să aibă o imag­ine de ansam­blu a site-urilor web viz­itate de anga­jații lor în tim­pul orelor de lucru. Acest track­er de timp face, de aseme­nea, cap­turi de ecran din când în când.

Inte­grări cu Asana, Base­camp, Trel­lo și alte trackere de sarci­ni sunt disponibile.

Con­tra: sin­cronizarea tim­pu­lui nu este întot­deau­na corec­tă atun­ci când folosești diferite dis­poz­i­tive, unii uti­liza­tori găs­esc noti­ficările pop-up deranjante.

Preț: perioa­da de probă de 14 zile este disponi­bilă. Ver­si­unea plătită costă între $70 și $200 pe uti­liza­tor când este plătită anu­al. Cea mai ieft­ină ver­si­une oferă man­age­men­tul sarcinilor și proiectelor, urmărirea tim­pu­lui nelim­i­tată și cap­turi de ecran, pen­tru $100 pe lună ser­vi­ci­ul urmărește site-uri web și per­mite peste 60 de integrații.

Rat­ing pe Capter­ra: 4.5 din 5.

Tog­gl Track

Plat­forme: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac, Linux

Funcții: pro­dus intu­itiv cu inter­față pri­etenoasă. Oferă nu numai urmărirea tim­pu­lui, ci și raportare și grafice, pre­cum și export de date.

Con­tra: unii uti­liza­tori întâmp­ină difi­cultăți în găsirea proiectelor care au fost ges­tion­ate cu mult timp în urmă. Alții nu le place între­ru­perea sesiunilor.

Preț: acce­sul la tar­i­ful Pre­mi­um este gra­tu­it timp de 30 de zile. Ver­si­unea gra­tu­ită este, de aseme­nea, disponi­bilă, ceea ce este bun pen­tru echipe de până la 5 mem­bri. Urmărirea tim­pu­lui, numărul de etichete și clienți sunt, de aseme­nea, nelim­i­tate. Tar­ifele plătite costă $9-$18 per utilizator/​lună când sunt plătite anu­al. Dacă plătești lunar, prețul va fi mai mare: $10-$20. Ver­si­u­nile plătite oferă șabloane pen­tru proiecte, fac­turare, rotun­jire a tim­pu­lui pen­tru rapoarte.

Rat­ing pe Capter­ra: 4.7 din 5.

TMet­ric

Plat­forme: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac, Linux

Funcții: Track­er de timp sim­plu care con­tabi­lizează nu doar orele de lucru, ci și pauzele.

Inte­grări cu Asana, Base­camp, GitHub, Pipedrive, Trel­lo și Wrike sunt disponibile.

Con­tra: instru­mentele pen­tru fac­turare nu sunt disponi­bile, unii uti­liza­tori con­sid­eră că nav­i­garea este confuză.

Preț: ver­si­unea de probă este disponi­bilă timp de 30 de zile. Există o ver­si­une com­plet gra­tu­ită cu raportare pen­tru un număr nelim­i­tat de uti­liza­tori. Această ver­si­une nu are inte­grări, fac­turare și urmărire a activ­ității anga­jaților. Aces­te funcții sunt disponi­bile în tar­i­ful de $5. O altă ver­si­une, care costă $7 pe lună, oferă cap­turi de ecran, cal­cu­larea salari­u­lui și inte­grări cu Jira, Git­Lab și Redmine.

Rat­ing pe Capter­ra: 4.5 din 5.

Time­Camp

Plat­forme: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac, Linux.

Funcții: un instru­ment con­ven­abil pen­tru a urmărește cât timp este petre­cut pen­tru sarcinile de ruti­nă. Per­mite o imag­ine de ansam­blu asupra per­for­manței anga­jaților și fac­turarea clienților.

Con­tra: unii uti­liza­tori menționează că funcția de speci­fi­care a tim­pu­lui este de îmbunătățit, pre­cum și for­mu­la­rele de raportare.

Preț: perioa­da de probă gra­tu­ită este disponi­bilă, la fel ca o ver­si­une gra­tu­ită cu uti­liza­tori nelim­i­tati, număr de proiecte și sarci­ni nelim­i­tate. Ver­si­u­nile plătite costă între $7 și $10 per utilizator/​lună. Dacă plătești anu­al, poți obține o reduc­ere de 10% din preț. Ver­si­unea de $7 oferă raportare exporta­bilă, rotun­jire a tim­pu­lui, inte­grări nelim­i­tate și bugetare.

Rat­ing pe Capter­ra: 4.7 din 5.

Instru­mente de comu­ni­care pen­tru echipe

Ade­sea, munca în echipă nece­sită mult mai mult decât sim­pla comentare a sarcinilor. În acest scop, există instru­mente utile pen­tru comu­ni­carea echipelor de diferite tipuri.

Slack

Plat­forme: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac

Funcții: plat­for­ma se bazează pe canale unde mem­brii echipei pot schim­ba mesaje, fișiere și pot efec­tua apeluri video. Chat-urile pri­vate sunt disponi­bile, cu acces doar pe bază de invitație.

Con­tra: uti­liza­torii au une­ori prob­leme cu apelurile și acce­sarea canalelor. Alții se plâng de preț și de timpii lun­gi de așteptare pen­tru asis­tența tehnică.

Preț: pen­tru a tes­ta pro­dusul, poți folosi o perioadă de probă gra­tu­ită. Există, de aseme­nea, o ver­si­une gra­tu­ită cu până la 10.000 de mesaje ale echipei tale, apeluri de voce și video pri­vate și până la 10 integrații.
Ver­si­u­nile plătite încep de la $8 per utilizator/​lună ($6.67 când sunt plătite anu­al). Pen­tru acești bani obții funcții supli­menta­re: isto­rie com­pletă a mesajelor, inte­grații nelim­i­tate, apeluri de grup pen­tru până la 15 uti­liza­tori, con­turi de oaspeți.

Rat­ing pe Capter­ra: 4.7 din 5.

Vectera

Plat­forme: Web, cloud, SaaS.

Funcții: un pro­dus care duce comu­ni­cația între echipă și clienți la un nou niv­el cu con­fer­ințe pri­vate și de grup, par­ta­jarea ecran­u­lui și un tabel pen­tru comu­ni­care. De aseme­nea, oferă schimb de doc­u­mente, note, sin­cronizare cu cal­en­darul și CRM, sis­teme cloud.

Con­tra: nu toți uti­liza­torii sunt mulțu­miți de dimen­si­unea tabloului și numărul de integrații.

Preț: înainte de a alege un plan tar­i­far, poți tes­ta instru­men­tul timp de 14 zile. O ver­si­une gra­tu­ită este, de aseme­nea, disponi­bilă, este bună pen­tru întâl­niri față în față, oferind 4 săli de întâl­nire și par­ta­jarea ecran­u­lui. Pen­tru $27 pe lună obții săli nelim­i­tate, note pen­tru întâl­niri pri­vate, șabloane pen­tru săli de întâl­nire, apeluri de grup, sto­care de date cloud și local.

Rat­ing pe Capter­ra: 4.8 din 5.

Lucidspark

Plat­forme: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac.

Funcții: această pânză dig­i­tală este foarte potriv­ită pen­tru brain­storm­ing-uri de grup, crearea de hărți pen­tru clienți și o matrice 2×2 (anal­iză SWOT). Poți folosi auto­colante, tem­po­riza­tor și chat.

Con­tra: nu toți uti­liza­torii găs­esc ușor setarea con­fi­dențial­ității, tablourile mer­ită de aseme­nea actualizate.

Preț: ver­si­unea de probă este disponi­bilă. Există o ver­si­une gra­tu­ită cu 3 tablouri, inte­grații, desenare și emo­ji. Pen­tru $7.95 pe lună obții tablouri nelim­i­tate, etichete și gru­pare automată a ideilor.
Rat­ing pe Capter­ra: 4.7 din 5.

Chan­ty

Plat­forme: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac.

Funcții: Chat funcțion­al pen­tru echipă. Are capac­i­tatea de a schim­ba mesaje text, audio și video, pre­cum și par­ta­jarea ecran­u­lui. Este con­ven­abil că poți trans­for­ma mesajele în sarci­ni și să atribui exe­cu­tanți și termene limită.

Inte­grări cu Drop­box, Trel­lo, Jira sunt disponibile.

Con­tra: uti­liza­torii ar dori mai multe emo­ji și o setare extinsă.

Preț: ver­si­unea gra­tu­ită este disponi­bilă, ceea ce ar fi bun pen­tru o echipă de până la 10 mem­bri. Aceș­tia vor avea 10 Gb sto­care de date și posi­bil­i­tatea de a schim­ba mesaje vocale. Uti­lizarea apelurilor video de grup, inte­grarea și crearea de sarci­ni într-un chat te va cos­ta $4 pe utilizator/​lună (dacă este plătit anu­al, ace­lași lucru va cos­ta $3).

Rat­ing pe Capter­ra: 4.7 din 5.

Pro­duse de schimb de fișiere

Ast­fel de ser­vicii facilitează colab­o­rarea și asig­ură acces la infor­mați­ile nece­sare pen­tru toți uti­liza­torii pen­tru care acest lucru este important.

High­tail

Plat­forme: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac.

Funcții: soluția opti­mă pen­tru cei care tre­buie să lucreze cu fișiere cu ade­vărat mari, de exem­plu, fișiere de design. Aici poți atribui sarci­ni mem­brilor echipei și mon­i­tor­iza activ­i­tatea lor.

Con­tra: sin­cronizarea fișierelor între dis­poz­i­tive și facil­itățile de sto­care în cloud nu este întot­deau­na corec­tă. Supor­tul tehnic nu este sufi­cient de prompt.

Preț: o ver­si­une de probă și un plan tar­i­far gra­tu­it sunt disponi­bile. Funcți­ile sunt lim­i­tate totuși: uti­liza­torii pot încăr­ca fișiere de până la 100 Mb și fiecare uti­liza­tor primește aprox­i­ma­tiv 2 Gb spațiu de sto­care. Pen­tru $12 pe lună (în cazul unei plăți anuale), uti­liza­torul poate încăr­ca fișiere de până la 25 Gb și ben­e­fi­ci­ază de posi­bil­ități nelim­i­tate de stocare.

Rat­ing pe Capter­ra: 4.4 din 5.

Zoho Work­Drive

Plat­forme: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac.

Funcții: instru­men­tul este bun pen­tru echipe care doresc să își încar­ce fișierele pe un disc și să per­mită altor mem­bri ai echipei să le citească, editeze și comenteze.

Con­tra: uti­liza­torii notează Timpii foarte lun­gi de încăr­care fișiere și supor­tul tehnic slab.

Preț: o ver­si­une de probă gra­tu­ită este disponi­bilă. Tar­ifele plătite încep de la $2.5 per utilizator/​lună când sunt plătite anu­al. Plățile lunare ar cos­ta $3 pen­tru cel mai ieftin tarif. Aces­ta include 1 Tb sto­care de date pen­tru o echipă de până la 3 mem­bri, o posi­bil­i­tate de a încăr­ca fișiere care nu depășesc 1 Gb.

Rat­ing pe Capter­ra: 4.6 din 5.

Egnyte

Plat­forme: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac.

Funcții: instru­mentele nu per­mit doar încăr­carea și pre­lu­crarea fișierelor, ci și con­trolul acce­su­lui cu noti­ficări despre activ­i­tatea neautorizată.

Con­tra: prob­leme cu încăr­carea fișierelor și sincronizarea.

Preț: ver­si­unea de probă gra­tu­ită este disponi­bilă. Tar­ifele plătite încep de la $20 per utilizator/​lună, când sunt plătite anu­al. Pen­tru banii aceș­tia, obții secu­ri­tate a datelor, con­trolul acce­su­lui și pro­tecția împotri­va mal­ware-ului. Dimen­si­unea max­imă a fișieru­lui pen­tru încăr­care este de 100 Gb.

Rat­ing pe Capter­ra: 4.5 din 5.

Google Dri­ve

Plat­forme: Web, iOS, Android.

Funcții: instru­men­tul facilitează încăr­carea, sin­cronizarea și par­ta­jarea fișierelor și per­mite con­trolul accesului.

Con­tra: sin­cronizarea nu este întot­deau­na corec­tă, dacă fișierul este mare, pre­vizualizarea nu este disponi­bilă. Per­for­manța depinde foarte mult de cal­i­tatea conex­i­u­nii la internet.

Preț: 100 Gb sto­care de date gra­tu­ită. Pen­tru $6 pe lună obții 30 Gb capac­i­tate de sto­care de date și pen­tru $12 — 2 Tb.

Rat­ing pe Capter­ra: 4.8 din 5.

Ser­vicii pen­tru dezvoltatori

De reg­ulă, un ciclu com­plet de dez­voltare soft­ware nece­sită pro­grame spe­ciale. Ele facilitează colab­o­rarea între dez­volta­tori și oferă posi­bil­i­tatea de a îmbunătăți man­age­men­tul speci­fi­cați­ilor, scrip­turile de testare și dez­voltarea soft­ware-ului în general.

Red­mine

Plat­forme: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac, Linux.

Funcții: această plat­for­mă open source per­mite crearea de proiecte și sarci­ni, pri­or­i­ti­zarea lor și urmărirea pro­gre­su­lui. Schim­bul de fișiere și depoz­itare, pre­cum și corectarea ero­r­ilor și bug-urilor sunt de aseme­nea disponibile.

Con­tra: uti­liza­torii se plâng de UX, funcția de căutare și con­fig­u­rarea inițială.

Preț: ver­si­unea de probă gra­tu­ită este disponi­bilă, ver­si­unea plătită costă $25 pe lună.

Rat­ing pe Capter­ra: 4.1 din 5.

Jira

Plat­forme: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac, Linux.

Funcții: echipele care lucrează cu Agile aleg acest instru­ment pen­tru colab­o­rare. Tablouri Kan­ban, raportarea sprin­t­urilor, graficele de pro­gres ale sarcinilor oferă o imag­ine de ansam­blu asupra stării proiec­tu­lui sau a sarcinii, care este de aseme­nea utilă pen­tru plan­i­fi­carea viitoarelor proiecte.

Con­tra: mulți uti­liza­tori găs­esc difi­cil să înțe­leagă mod­ul în care funcționează instru­men­tul și au prob­leme cu căutarea sarcinilor.

Preț: ver­si­unea de probă este disponi­bilă, care este com­plet gra­tu­ită pen­tru echipe de până la 10 mem­bri. Pen­tru mai mulți uti­liza­tori, pro­dusul va cos­ta $7 pe lună.

Rat­ing pe Capter­ra: 4.4 din 5.

Con­flu­ence

Plat­forme: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac, Linux.

Funcții: acest pro­dus este de obi­cei folosit ca un cen­tru de infor­mații pen­tru întrea­ga com­panie, dar și pen­tru echipe sep­a­rate. Se potrivește bine pen­tru sto­carea reg­ulilor, instrucți­u­nilor și altor doc­u­mente. Anga­jații pot edi­ta date și detali­ile editării pot fi urmărite.

Con­tra: există prob­leme cu exportarea doc­u­mentelor și căutarea textului.

Preț: o ver­si­une gra­tu­ită este disponi­bilă pen­tru până la 10 uti­liza­tori cu un număr nelim­i­tat de pagi­ni. Pen­tru $55 pe lună, până la 20.000 de uti­liza­tori pot acce­sa acest produs.

Rat­ing pe Capter­ra: 4.4 din 5.

Code­giant

Plat­forme: Web, Win­dows, Mac.

Funcții: Un alt instru­ment pen­tru dez­volta­tori cu o inter­față pri­etenoasă. Oferă man­age­men­tul proiectelor și sarcinilor, ges­tionarea cunoșt­ințelor și încăr­carea în depozit.

Con­tra: nu toți uti­liza­torii se simt con­fort­a­bil cu lip­sa unei apli­cații mobile.

Preț: ver­si­unea de probă gra­tu­ită este disponi­bilă. Echipele de până la 5 mem­bri pot folosi Code­giant gra­tu­it, cu capac­ități de sto­care de până la 5 Gb. Pen­tru $9 pe lună obții un număr nelim­i­tat de uti­liza­tori și până la 50 Gb sto­care de date.

Rat­ing pe Capter­ra: 4.4 din 5.

Dacă ești pregătit să imple­mentezi strate­gii pen­tru man­age­men­tul proiectelor mul­ti­ple și să folosești instru­mente spe­ciale, vei descoperi că nu este atât de greu să ges­tionezi mai multe proiecte deodată.

esc
Distribuie
или
Școala PM
Disruptiile termenului limită sunt unele dintre cele mai comune probleme în managementul proiectelor. Conform datelor de la Wellingtone, doar 29% dintre proiecte sunt finalizate la timp. Asta se întâmplă...
21 Iulie 2025   •   7 min read
Școala PM
Ai avut vreodată nevoie urgentă să găsești o prezentare — dar nu o găsești nicăieri în chat, email sau pe drive? Fișierele de lucru sunt împrăștiate peste tot: în mesagerie, pe Google Drive, în emailuri...
15 Iulie 2025   •   7 min read
Școala PM
Serviciile online pentru gestionarea proiectelor ajută la evitarea haosului în sarcini și se concentrează pe rezultate. Astfel, o creștere a productivității datorată instrumentelor digitale este observată...
30 Iunie 2025   •   11 min read
Începeți acum
Vă rugăm să introduceți adresa dvs. de e-mail reală 🙂