Multitasking este o tendință de vârf pentru foarte mulți specialiști, în special pentru managerii de proiect. Gestionarea mai multor proiecte simultan a devenit rutina lor.
Pentru a gestiona eficient mai multe proiecte deodată, trebuie să evitați cele mai frecvente greșeli și să folosiți strategii și programe speciale.
Ce este managementul de proiect
Un proiect este adesea considerat o modalitate de a transforma ideile în realitate. De obicei, proiectul este inițiat pentru a rezolva o problemă sau pentru a valorifica o oportunitate. De aceea, un proiect are:
- o idee sau un scop;
- un executant sau o echipă;
- resurse (financiare, tehnice și umane, precum și timp).
Pentru a atinge un anumit obiectiv într‑o perioadă definită de timp, rămânând în cadrul resurselor date, aveți nevoie de management de proiect.
Cu alte cuvinte, prin intermediul managementului de proiect, problemele și provocările se transformă mai întâi într-un plan detaliat și apoi devin un cas pe care poți fi mândru, iar acest lucru se datorează
- analizei riscurilor și managementului riscurilor;
- strategiei de management optime;
- implementării metodei de management al echipei;
- abilității de a atribui corect sarcini;
- înțelegerii punctelor de control și importanței feedback-ului eficient.
Abilități utile în managementul de proiect
Pentru a gestiona mai multe proiecte deodată în cadrul termenelor stabilite și cu rezultate dorite, un manager de proiect trebuie să aibă multe abilități. Trebuie să țineți cont că astfel de angajați gestionează foarte des mai multe proiecte simultan. Acestea pot fi proiecte independente sau subproiecte în cadrul unei inițiative complicate și ambițioase.
Pentru a organiza o planificare multi-proiect și a gestiona mai multe proiecte deodată, un manager de proiect trebuie să aibă următoarea experiență profesională:
- Tehnici de management și înțelegerea situațiilor în care fiecare ar trebui să fie aplicată. Unii preferă modelul tradițional în cascadă, alții aleg Agile. Un manager de proiect ar trebui să fie familiarizat cu ambele.
- Lucru în echipă. Un manager de proiect ar trebui să știe cum să colaboreze cu angajații și să creeze un mediu de lucru favorabil, dar este de asemenea important să poată angaja membri noi în echipă, dacă este necesar pentru succesul proiectului. În plus, noii veniți ar necesita o bună integrare pentru a deveni parte a echipei cât mai repede posibil.
- Cunoștințe de bază în domeniul țintă. Altfel, poate fi extrem de dificil să înțelegi cât de bine este realizată munca. Din acest motiv, managerii de proiect trebuie să fie bine versați în multe domenii tehnice.
- Planificare multiplă. Dacă un manager de proiect gestionează mai mult de 2 proiecte deodată, abilitățile de management al timpului și capacitatea de a crea un program de lucru bun devin cruciale. De exemplu, dacă folosești sprinturi, are sens să începi sprinturi în proiecte diferite în zile diferite. Aceasta elimină haosul din fluxul tău de muncă.
- Prioritizare. Fiecare proiect are sarcini importante dar nu urgente, sau sarcini care sunt urgente, dar nu foarte importante. Pentru a prioritiza sarcinile în funcție de importanța lor pentru progresul proiectului, poți folosi cel mai simplu instrument — matricea de decizie Eisenhower.
- Delegație. Poți face totul bine și independent doar până la un anumit limită. Apoi îți dai seama că o zi are doar 24 de ore. Așadar, cu cât mai repede un manager de proiect înțelege importanța abilităților de delegare, cu atât mai puțin probabil este să se epuizeze și să înceapă să facă greșeli serioase.
Probleme, greșeli și capcane în gestionarea proiectelor multiple
Companiile pot avea proiecte complet diferite, dar greșelile sunt adesea foarte asemănătoare. Să luăm în considerare cele mai frecvente.
Atribuirea unei singure persoane pentru a organiza mai multe proiecte care se află în aceeași etapă a ciclului de viață
Dacă nu sunt zece dintre aceste proiecte și nu sunt prea mari; dar sunt tipice pentru compania ta, atunci greșeala nu va fi fatală.
Dar să né imaginăm o altă situație: este necesar să efectuăm o inițiere, adică să obținem cât mai multe informații despre scopul proiectului, să justificăm de ce este relevant chiar acum și să definim părțile interesate. Această etapă durează realmente mult timp și planificarea ulterioară și succesul proiectului depind de aceasta.
Și dacă există trei sau patru astfel de proiecte în același timp? Este clar că o persoană nu poate lucra bine la mai multe proiecte deodată, așadar, unele proiecte vor fi cu siguranță neglijate.
Pentru a evita o astfel de situație, trebuie să ții cont că unui manager de proiect îi pot fi încredințate mai multe proiecte, dar acestea trebuie să fie în etape diferite ale ciclului lor de viață. De exemplu, unul se află în inițiere, în timp ce altul se apropie de etapa finalizării.
„Închiderea” tuturor proceselor cheie pe un singur angajat
Chiar și atunci când un manager de proiect este o persoană extrem de responsabilă, forțele majore pot apărea. Dacă o astfel de situație se întâmplă și toate informațiile cheie se află în mintea unei singure persoane, este o catastrofă. La un moment dat, membrii echipei vor înceta să înțeleagă ce și cum să facă mai departe.
Pentru a evita acest lucru, este necesar să se creeze documente care să descrie clar sarcinile (și chiar să se creeze șabloane pentru cele obișnuite), procesele și domeniile de responsabilitate.
Opțiunea ideală este când echipa are un angajat care poate substitui managerul de proiect.
Ignorarea instrumentelor de management de proiect sau folosirea prea multora dintre ele
Amandouă variantele sunt greșite. Da, dacă proiectele gestionate nu sunt complicate, poate părea că mailul și câteva documente pe Google Drive sunt suficiente.
În realitate, doar așa pare până în momentul în care trebuie, de exemplu, să obții rapid o imagine de ansamblu a timpului petrecut de orice specialist. Se dovedește că nimeni nu a înregistrat nimic.
Se mai întâmplă și invers, când un program este folosit pentru partajarea fișierelor, altul pentru comunicare și sarcini, iar un al treilea pentru urmărirea timpului. În cele din urmă, va apărea problema legată de modul de sincronizare a tuturor acestor date.
Prin urmare, la începutul proiectului, evaluează amploarea, specificitatea, forma de plată, etc. Asta te va ajuta să înțelegi dacă ai nevoie doar de un tracker de timp și, de exemplu, de un messenger, sau de un tracker de sarcini complet cu diagrame Gantt, raportare și prioritizare multiplă a proiectelor.

Strategii de gestionare a proiectelor multiple
Când vine vorba de gestionarea mai multor proiecte simultan, următoarele strategii pot fi utile.
- Stabiliți obiective și conveniți asupra acestora cu clientul. Trebuie să le aveți scrise cât mai detaliat posibil. Toate părțile trebuie să înțeleagă obiectivele și să-și confirme înțelegerea. Dacă cineva are o mică îndoială, formulați din nou obiectivele până când sunt clar și unanim agreate atât de echipă cât și de client.
- Înțelegeți amploarea proiectelor. Pentru a face acest lucru, trebuie să detaliați toți pașii pentru atingerea obiectivelor. Cu cât mai multe detalii, cu atât mai bine. Dacă planul este foarte aproximativ, vor apărea cu siguranță probleme legate de o neînțelegere a domeniului și cheltuieli suplimentare de resurse.
- Luați în considerare riscurile pentru fiecare proiect. Poți găsi diferite riscuri: întârzieri financiare, probleme cu programele de lucru. Aspectul principal este să le iei în considerare din timp și să găsești modalități de a elimina efectul acestora.
- Creează cele mai bune echipe. Uneori există tentația de a economisi bani și de a angaja un angajat cu mai puțină experiență pentru mai puțini bani. Ca rezultat, cheltui timp și bani, în timp ce cele mai simple sarcini sunt realizate neglijent. Apoi, trebuie să formezi o nouă echipă pentru a începe de la zero sau pentru a corecta greșelile executanților anteriori.
- Adună toate informațiile cheie ale proiectului într-un singur loc. Este foarte probabil că vei avea nevoie de un manager de sarcini pentru a gestiona mai multe proiecte simultan. O astfel de soluție îți va permite să ai o imagine de ansamblu asupra a ceea ce se întâmplă în fiecare proiect acum și ce ar trebui să se întâmple în viitor. Astfel poți observa suprapunerile, problemele legate de termenele limită și încărcarea angajaților.
- Explorează proiectele dintr‑o perspectiva strategică. Găsește proiectul care este cel mai important pentru companie. Află care sunt sarcinile cele mai dificile și consumatoare de timp. Acordă-le cea mai mare prioritate și începe cu ele, chiar dacă întotdeauna este tentant să te ocupi mai întâi de sarcinile mai ușoare.
- Evitați extinderea irațională a proiectului. Cel mai des, proiectul începe să crească cu un număr mare de detalii noi dacă a fost dedicat puțin timp planificării. Uneori, această situație apare din dorința de a crea produsul perfect. Dar această expansiune poate duce la deranjarea termenelor limită și la un buget prea mare.
- Equilibrați interesele echipelor și clienților. La început, toată lumea pare să fi convenit asupra obiectivelor, dar în timpul lucrului, conflictele dintre dezvoltatori și clienți apar periodic. În acest caz, managerul de proiect ar trebui să folosească abilitățile sale de negociere și să găsească un teren comun pentru a nu ofensa pe nimeni și a nu afecta proiectul.
- Evitați micromanagementul. Uneori pare că este important să fii la curent cu tot ce se întâmplă cu proiectul. Asta duce la faptul că managerul de proiect controlează aproape fiecare pas al membrilor echipei. Ca rezultat, echipele sunt stresate, pierdute și incapabile să lucreze independent. Este mai bine să dezvolți încredere și să încurajezi inițiativa și autonomie.
- Explicați fiecare membru al echipei planul general de lucru asupra proiectului. Și, de asemenea, nu uitați să definiți zona specifică de responsabilitate a fiecărui angajat. Înregistrați toate acestea în scris astfel încât orice membru al echipei să poată găsi rapid persoana de contact pentru fiecare problemă.
- Actualizați regulat starea proiectelor. Trebuie să cunoști starea fiecărui proiect. Uneori sunt necesare actualizări aproape în fiecare zi, uneori actualizările săptămânale sunt suficiente. Totul depinde de complexitatea proiectului și a termenelor limită.
- Căutați constant feedback de la colegi. Acest lucru este foarte important, deoarece critica sau sfatul la timp poate ajuta să eviți greșelile critice, corectarea cărora îți va costa timp și bani.
- Căutați opțiuni de economisire a banilor și apoi reinvestiți. De obicei, clienții își dau seama cât de mult poate crește bugetul. Dacă te menții în cadrul celui mai mic buget și finalizezi proiectul mai devreme decât s‑a promis, atunci ești probabil să obții un bonus. Acesta poate fi investit în dezvoltarea angajaților sau achiziționarea de echipamente noi. Asta înseamnă, în ceva care va permite echipei să avanseze.
- Nu te teme să te adaptezi. A te ține de un plan este important, dar uneori merită să fii flexibil pentru a răspunde provocărilor sau problemelor care apar în timpul muncii. Este mai bine să schimbi ceva tactic pentru a atinge un obiectiv strategic în mod diferit.
- Stabiliți limite de timp pentru proiecte. Pentru a gestiona proiecte complexe, un manager trebuie să stabilească perioada în care este disponibil și să precizeze problemele pentru care poate fi contactat.
- Standardizați formatele documentelor pentru proiecte. Este bine dacă proiectele sunt gestionate pentru un singur client. Atunci există șansa ca managerul de proiect să nu fie nevoit să stăpânească metode necunoscute și/sau incomode de pregătire a rezultatelor intermediare și a raportărilor finale. Dacă proiectele sunt de la clienți diferiți, este recomandat să se convină asupra unui format unic de documente la începutul lucrului.
- Alegeți o modalitate de a combate procrastinarea. Aproape toată lumea se confruntă cu acest fenomen, mai ales atunci când există mai multe proiecte, și unele dintre ele sunt dificile. Poți utiliza tehnica folosită de cofondatorul The Muse, Alex Cavoulacos. El își alocă timpul de lucru în timpul zilei astfel: 1 mare proiect sau sarcină, 3 medii și 5 mici.
- Organizați comunicarea eficientă. Fără un algoritm bine stabilit de comunicare cu echipele, nu veți putea lucra eficient. Prin urmare, creați chat-uri de echipă în messengerul care este convenabil pentru voi. Este bine dacă poate fi integrat cu managerul de sarcini. Cu această opțiune, de exemplu, membrii echipei pot primi mesaje de reamintire despre sarcini cu date limită.
- Automatizați tot ce puteți. Dacă sunt multe apeluri în proiect, iar managerii nu pot răspunde întotdeauna, configurați unapel automat: există servicii speciale și scripturi pentru a le conecta la baza de date de contact sau CRM. Dacă există sarcini repetitive, alegeți un manager de sarcini unde acestea vor fi atribuite automat.
- Evaluarea proiectului după ce a fost finalizat. Este foarte important să tragi concluzii, să îți dai seama de greșelile făcute și modalitățile în care au fost gestionate. De asemenea, este crucial să definești care pași au fost cei mai eficienți. Vei considera această experiență în timp ce gestionezi următoarele proiecte.
Produse de management de proiect de top
Am menționat deja că gestionarea proiectelor multiple devine mai complicată atunci când nu folosești instrumente speciale sau le suprasoliciti. Aici oferim un sistem de servicii care pot face gestionarea proiectelor multiple mai eficientă.
În funcție de caracteristicile proiectului, poți implementa mai multe instrumente sau alege unul care să combine funcțiile de care ai nevoie pentru proiectele tale.
Instrumente de management de proiect
Aceste produse permit o colaborare coordonată, deoarece toți angajații văd planul general al proiectului și sarcinile lor atribuite. Managerul are o imagine de ansamblu a proiectului în orice moment.
Trello
Platforme: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Funcții: produsul este excelent pentru gestionarea mai multor proiecte mici deodată. Datorită interfeței prietenoase sub formă de tablă Kanban și înregistrării simple, Trello este de obicei preferat de angajați. Sarcinile sunt afișate ca și cărți care pot fi mutate între coloane, ceea ce face operațiunea foarte convenabilă. Atribuirea și partajarea sarcinilor se fac de asemenea în câteva clicuri.

Integrarea cu Slack, Google Drive, Jira și alte servicii este disponibilă.
Contra: unii manageri nu le place că trebuie să creeze o nouă tablă pentru fiecare proiect, uneori există dificultăți în configurare.
Preț: versiunea de probă este disponibilă. Versiunea plătită începe de la $5 per utilizator/lună, când este plătită anual (sau $6 pentru tarife lunare).
Versiunea de bază nu oferă funcții atât de utile precum raportare și analize în timp real, dar acestea sunt incluse în versiunea Premium pentru $17.5, precum și posibilitatea de a combina tablouri în colecții și de a gestiona echipe.
Versiunea gratuită este disponibilă, unde utilizatorii nu pot adăuga câmpuri pe tablouri, iar calendarul / graficul nu sunt disponibile.
Rating pe Capterra: 4.5 din 5.
Worksection
Platforme: Web, Windows, iOS și Android.
Funcții: acesta este un produs multifuncțional care poate fi folosit pentru planificarea și managementul proiectelor. Oferă statistici complete și vizuale. De exemplu, managerul are o imagine de ansamblu asupra următoarelor:
- cheltuieli;
- rata de progres;
- sarcinile depășite;
- implicarea echipei și altele.

Utilizatorii apreciază
- diagrame Gantt;
- tablouri Kanban;
- panouri de control;
- nivel înalt de securitate a datelor (poți alege server bazat în Germania);
- support tehnic rapid cu un timp de răspuns de aproximativ 10 minute (între 1 oră în weekend).
Printre alte avantaje: integrarea cu sistemele CRM, GoogleDocs, Slack, Telegram.
Contra: nu toți utilizatorii sunt mulțumiți de aplicația mobilă.
Preț: o versiune de probă de 14 zile este disponibilă. Versiunile plătite încep de la $29 pe lună pentru 10 proiecte și 10 utilizatori. Planul tarifar de $49 pe utilizator oferă 20 de proiecte și 20 de utilizatori, în timp ce pentru $199 pe lună obții un număr nelimitat de proiecte pentru până la 50 de utilizatori.
Poti folosi o versiune gratuită, dar este limitată la 2 proiecte și 5 utilizatori, precum și la 0.1 Gb stocare de date. În timp ce versiunea Premium permite până la 500 Gb date, domeniu personal și o mai bună securitate a datelor.
Rating pe Capterra: 4.9 din 5.
Hubstaff Tasks
Platforme: Web, SaaS, cloud.
Funcții: tracker de sarcini simplu cu interfața bazată pe tablă Kanban. Poți muta cărțile sarcinilor, comenta și urmări progresul, folosi liste de verificare și etichete. Există, de asemenea, o funcție specială pentru managementul Sprint.

Contra: nu există șabloane pentru sarcini și integrarea API.
Preț: perioada de probă de 14 zile este disponibilă. Versiunea gratuită oferă acces pentru 5 utilizatori, cu stocare de până la 100 Mb pentru fiecare utilizator și posibilitatea de a gestiona până la 10 proiecte. Pentru $5 pe lună obții un număr nelimitat de utilizatori și proiecte, cu stocare de 5 Gb pentru fiecare utilizator.
Rating pe Capterra: 4.6 din 5.
Teamwork
Platforme: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Funcții: acest manager de sarcini oferă performanță eficientă datorită
- listelor de sarcini și subtasks,
- diagrame Gantt și tablouri Kanban,
- calendar.

Chat-ul încorporat, trackerul de timp și instrumentele pentru partajarea documentelor vor face munca ta mai eficientă.
Contra: probleme cu API, bug-uri repetitive în managementul sarcinilor, o interfață puțin confuză.
Preț: versiunea de probă este disponibilă pentru 30 de zile. Tarifele plătite costă între $10 și $18 per utilizator/lună, când sunt plătite anual. Tarifele lunare vor necesita $12.5-$22.5 pe lună.
Există, de asemenea, o versiune complet gratuită, care este limitată la 5 utilizatori și 1 – 2 proiecte. Funcțiile sunt, de asemenea, limitate: există termene, sarcini, mesagerie, dar facturarea și șabloanele de proiect nu sunt disponibile. De exemplu, pentru $10, utilizatorii obțin toate funcțiile versiunii gratuite cu un tracker de timp suplimentar, facturare, chat și 20 de șabloane de proiect.
Rating pe Capterra: 4.5 din 5.
Servicii de urmărire a timpului
Chiar dacă abia ai început să lucrezi sau gestionezi proiecte simple, trackerele de timp merită implementate. Ele ajută să îți dai seama cât timp este petrecut pentru o sarcină și contribuie la o planificare mai eficientă a viitoarelor proiecte.
Time Doctor
Platforme: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Funcții: produs intuitiv care se potrivește bine managerilor care doresc să aibă o imagine de ansamblu a site-urilor web vizitate de angajații lor în timpul orelor de lucru. Acest tracker de timp face, de asemenea, capturi de ecran din când în când.

Integrări cu Asana, Basecamp, Trello și alte trackere de sarcini sunt disponibile.
Contra: sincronizarea timpului nu este întotdeauna corectă atunci când folosești diferite dispozitive, unii utilizatori găsesc notificările pop-up deranjante.
Preț: perioada de probă de 14 zile este disponibilă. Versiunea plătită costă între $70 și $200 pe utilizator când este plătită anual. Cea mai ieftină versiune oferă managementul sarcinilor și proiectelor, urmărirea timpului nelimitată și capturi de ecran, pentru $100 pe lună serviciul urmărește site-uri web și permite peste 60 de integrații.
Rating pe Capterra: 4.5 din 5.
Toggl Track
Platforme: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux
Funcții: produs intuitiv cu interfață prietenoasă. Oferă nu numai urmărirea timpului, ci și raportare și grafice, precum și export de date.

Contra: unii utilizatori întâmpină dificultăți în găsirea proiectelor care au fost gestionate cu mult timp în urmă. Alții nu le place întreruperea sesiunilor.
Preț: accesul la tariful Premium este gratuit timp de 30 de zile. Versiunea gratuită este, de asemenea, disponibilă, ceea ce este bun pentru echipe de până la 5 membri. Urmărirea timpului, numărul de etichete și clienți sunt, de asemenea, nelimitate. Tarifele plătite costă $9-$18 per utilizator/lună când sunt plătite anual. Dacă plătești lunar, prețul va fi mai mare: $10-$20. Versiunile plătite oferă șabloane pentru proiecte, facturare, rotunjire a timpului pentru rapoarte.
Rating pe Capterra: 4.7 din 5.
TMetric
Platforme: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux
Funcții: Tracker de timp simplu care contabilizează nu doar orele de lucru, ci și pauzele.

Integrări cu Asana, Basecamp, GitHub, Pipedrive, Trello și Wrike sunt disponibile.
Contra: instrumentele pentru facturare nu sunt disponibile, unii utilizatori consideră că navigarea este confuză.
Preț: versiunea de probă este disponibilă timp de 30 de zile. Există o versiune complet gratuită cu raportare pentru un număr nelimitat de utilizatori. Această versiune nu are integrări, facturare și urmărire a activității angajaților. Aceste funcții sunt disponibile în tariful de $5. O altă versiune, care costă $7 pe lună, oferă capturi de ecran, calcularea salariului și integrări cu Jira, GitLab și Redmine.
Rating pe Capterra: 4.5 din 5.
TimeCamp
Platforme: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Funcții: un instrument convenabil pentru a urmărește cât timp este petrecut pentru sarcinile de rutină. Permite o imagine de ansamblu asupra performanței angajaților și facturarea clienților.

Contra: unii utilizatori menționează că funcția de specificare a timpului este de îmbunătățit, precum și formularele de raportare.
Preț: perioada de probă gratuită este disponibilă, la fel ca o versiune gratuită cu utilizatori nelimitati, număr de proiecte și sarcini nelimitate. Versiunile plătite costă între $7 și $10 per utilizator/lună. Dacă plătești anual, poți obține o reducere de 10% din preț. Versiunea de $7 oferă raportare exportabilă, rotunjire a timpului, integrări nelimitate și bugetare.
Rating pe Capterra: 4.7 din 5.
Instrumente de comunicare pentru echipe
Adesea, munca în echipă necesită mult mai mult decât simpla comentare a sarcinilor. În acest scop, există instrumente utile pentru comunicarea echipelor de diferite tipuri.
Slack
Platforme: Web, iOS, Android, Windows, Mac
Funcții: platforma se bazează pe canale unde membrii echipei pot schimba mesaje, fișiere și pot efectua apeluri video. Chat-urile private sunt disponibile, cu acces doar pe bază de invitație.

Contra: utilizatorii au uneori probleme cu apelurile și accesarea canalelor. Alții se plâng de preț și de timpii lungi de așteptare pentru asistența tehnică.
Preț: pentru a testa produsul, poți folosi o perioadă de probă gratuită. Există, de asemenea, o versiune gratuită cu până la 10.000 de mesaje ale echipei tale, apeluri de voce și video private și până la 10 integrații.
Versiunile plătite încep de la $8 per utilizator/lună ($6.67 când sunt plătite anual). Pentru acești bani obții funcții suplimentare: istorie completă a mesajelor, integrații nelimitate, apeluri de grup pentru până la 15 utilizatori, conturi de oaspeți.
Rating pe Capterra: 4.7 din 5.
Vectera
Platforme: Web, cloud, SaaS.
Funcții: un produs care duce comunicația între echipă și clienți la un nou nivel cu conferințe private și de grup, partajarea ecranului și un tabel pentru comunicare. De asemenea, oferă schimb de documente, note, sincronizare cu calendarul și CRM, sisteme cloud.

Contra: nu toți utilizatorii sunt mulțumiți de dimensiunea tabloului și numărul de integrații.
Preț: înainte de a alege un plan tarifar, poți testa instrumentul timp de 14 zile. O versiune gratuită este, de asemenea, disponibilă, este bună pentru întâlniri față în față, oferind 4 săli de întâlnire și partajarea ecranului. Pentru $27 pe lună obții săli nelimitate, note pentru întâlniri private, șabloane pentru săli de întâlnire, apeluri de grup, stocare de date cloud și local.
Rating pe Capterra: 4.8 din 5.
Lucidspark
Platforme: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Funcții: această pânză digitală este foarte potrivită pentru brainstorming-uri de grup, crearea de hărți pentru clienți și o matrice 2×2 (analiză SWOT). Poți folosi autocolante, temporizator și chat.

Contra: nu toți utilizatorii găsesc ușor setarea confidențialității, tablourile merită de asemenea actualizate.
Preț: versiunea de probă este disponibilă. Există o versiune gratuită cu 3 tablouri, integrații, desenare și emoji. Pentru $7.95 pe lună obții tablouri nelimitate, etichete și grupare automată a ideilor.
Rating pe Capterra: 4.7 din 5.
Chanty
Platforme: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Funcții: Chat funcțional pentru echipă. Are capacitatea de a schimba mesaje text, audio și video, precum și partajarea ecranului. Este convenabil că poți transforma mesajele în sarcini și să atribui executanți și termene limită.

Integrări cu Dropbox, Trello, Jira sunt disponibile.
Contra: utilizatorii ar dori mai multe emoji și o setare extinsă.
Preț: versiunea gratuită este disponibilă, ceea ce ar fi bun pentru o echipă de până la 10 membri. Aceștia vor avea 10 Gb stocare de date și posibilitatea de a schimba mesaje vocale. Utilizarea apelurilor video de grup, integrarea și crearea de sarcini într-un chat te va costa $4 pe utilizator/lună (dacă este plătit anual, același lucru va costa $3).
Rating pe Capterra: 4.7 din 5.
Produse de schimb de fișiere
Astfel de servicii facilitează colaborarea și asigură acces la informațiile necesare pentru toți utilizatorii pentru care acest lucru este important.
Hightail
Platforme: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Funcții: soluția optimă pentru cei care trebuie să lucreze cu fișiere cu adevărat mari, de exemplu, fișiere de design. Aici poți atribui sarcini membrilor echipei și monitoriza activitatea lor.

Contra: sincronizarea fișierelor între dispozitive și facilitățile de stocare în cloud nu este întotdeauna corectă. Suportul tehnic nu este suficient de prompt.
Preț: o versiune de probă și un plan tarifar gratuit sunt disponibile. Funcțiile sunt limitate totuși: utilizatorii pot încărca fișiere de până la 100 Mb și fiecare utilizator primește aproximativ 2 Gb spațiu de stocare. Pentru $12 pe lună (în cazul unei plăți anuale), utilizatorul poate încărca fișiere de până la 25 Gb și beneficiază de posibilități nelimitate de stocare.
Rating pe Capterra: 4.4 din 5.
Zoho WorkDrive
Platforme: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Funcții: instrumentul este bun pentru echipe care doresc să își încarce fișierele pe un disc și să permită altor membri ai echipei să le citească, editeze și comenteze.

Contra: utilizatorii notează Timpii foarte lungi de încărcare fișiere și suportul tehnic slab.
Preț: o versiune de probă gratuită este disponibilă. Tarifele plătite încep de la $2.5 per utilizator/lună când sunt plătite anual. Plățile lunare ar costa $3 pentru cel mai ieftin tarif. Acesta include 1 Tb stocare de date pentru o echipă de până la 3 membri, o posibilitate de a încărca fișiere care nu depășesc 1 Gb.
Rating pe Capterra: 4.6 din 5.
Egnyte
Platforme: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Funcții: instrumentele nu permit doar încărcarea și prelucrarea fișierelor, ci și controlul accesului cu notificări despre activitatea neautorizată.

Contra: probleme cu încărcarea fișierelor și sincronizarea.
Preț: versiunea de probă gratuită este disponibilă. Tarifele plătite încep de la $20 per utilizator/lună, când sunt plătite anual. Pentru banii aceștia, obții securitate a datelor, controlul accesului și protecția împotriva malware-ului. Dimensiunea maximă a fișierului pentru încărcare este de 100 Gb.
Rating pe Capterra: 4.5 din 5.
Google Drive
Platforme: Web, iOS, Android.
Funcții: instrumentul facilitează încărcarea, sincronizarea și partajarea fișierelor și permite controlul accesului.

Contra: sincronizarea nu este întotdeauna corectă, dacă fișierul este mare, previzualizarea nu este disponibilă. Performanța depinde foarte mult de calitatea conexiunii la internet.
Preț: 100 Gb stocare de date gratuită. Pentru $6 pe lună obții 30 Gb capacitate de stocare de date și pentru $12 — 2 Tb.
Rating pe Capterra: 4.8 din 5.
Servicii pentru dezvoltatori
De regulă, un ciclu complet de dezvoltare software necesită programe speciale. Ele facilitează colaborarea între dezvoltatori și oferă posibilitatea de a îmbunătăți managementul specificațiilor, scripturile de testare și dezvoltarea software-ului în general.
Redmine
Platforme: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Funcții: această platformă open source permite crearea de proiecte și sarcini, prioritizarea lor și urmărirea progresului. Schimbul de fișiere și depozitare, precum și corectarea erorilor și bug-urilor sunt de asemenea disponibile.

Contra: utilizatorii se plâng de UX, funcția de căutare și configurarea inițială.
Preț: versiunea de probă gratuită este disponibilă, versiunea plătită costă $25 pe lună.
Rating pe Capterra: 4.1 din 5.
Jira
Platforme: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Funcții: echipele care lucrează cu Agile aleg acest instrument pentru colaborare. Tablouri Kanban, raportarea sprinturilor, graficele de progres ale sarcinilor oferă o imagine de ansamblu asupra stării proiectului sau a sarcinii, care este de asemenea utilă pentru planificarea viitoarelor proiecte.

Contra: mulți utilizatori găsesc dificil să înțeleagă modul în care funcționează instrumentul și au probleme cu căutarea sarcinilor.
Preț: versiunea de probă este disponibilă, care este complet gratuită pentru echipe de până la 10 membri. Pentru mai mulți utilizatori, produsul va costa $7 pe lună.
Rating pe Capterra: 4.4 din 5.
Confluence
Platforme: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Funcții: acest produs este de obicei folosit ca un centru de informații pentru întreaga companie, dar și pentru echipe separate. Se potrivește bine pentru stocarea regulilor, instrucțiunilor și altor documente. Angajații pot edita date și detaliile editării pot fi urmărite.

Contra: există probleme cu exportarea documentelor și căutarea textului.
Preț: o versiune gratuită este disponibilă pentru până la 10 utilizatori cu un număr nelimitat de pagini. Pentru $55 pe lună, până la 20.000 de utilizatori pot accesa acest produs.
Rating pe Capterra: 4.4 din 5.
Codegiant
Platforme: Web, Windows, Mac.
Funcții: Un alt instrument pentru dezvoltatori cu o interfață prietenoasă. Oferă managementul proiectelor și sarcinilor, gestionarea cunoștințelor și încărcarea în depozit.

Contra: nu toți utilizatorii se simt confortabil cu lipsa unei aplicații mobile.
Preț: versiunea de probă gratuită este disponibilă. Echipele de până la 5 membri pot folosi Codegiant gratuit, cu capacități de stocare de până la 5 Gb. Pentru $9 pe lună obții un număr nelimitat de utilizatori și până la 50 Gb stocare de date.
Rating pe Capterra: 4.4 din 5.
Dacă ești pregătit să implementezi strategii pentru managementul proiectelor multiple și să folosești instrumente speciale, vei descoperi că nu este atât de greu să gestionezi mai multe proiecte deodată.