Le multitâche est une tendance majeure pour de nombreux spécialistes, en particulier les chefs de projet. Gérer plusieurs projets simultanément est devenu leur routine.
Pour mener efficacement plusieurs projets à la fois, il faut éviter les erreurs les plus courantes et utiliser des stratégies et des programmes spécifiques.
Qu'est-ce que la gestion de projet
Un projet est souvent considéré comme un moyen de transformer des idées en réalité. En général, le projet est lancé pour résoudre un problème ou saisir une opportunité. C'est pourquoi un projet a :
- une idée ou un objectif ;
- un exécutif ou une équipe ;
- des ressources (financières, techniques et humaines, ainsi que du temps).
Pour atteindre un objectif particulier dans un délai défini, en restant dans les ressources données, vous avez besoin de gestion de projet.
En d'autres termes, grâce à la gestion de projet, les problèmes et défis se transforment d'abord en un plan détaillé, puis deviennent un cas dont vous pouvez être fier, ce qui est dû à
- l'analyse des risques et la gestion des risques ;
- une stratégie de gestion optimale ;
- l'implémentation de la méthode ultime de gestion d'équipe ;
- la capacité à assigner correctement des tâches ;
- la compréhension des points de contrôle et de l'importance d'un retour d'information efficace.
Compétences utiles en gestion de projet
Pour gérer plusieurs projets à la fois dans les délais impartis et avec des résultats ciblés, un chef de projet doit posséder de nombreuses compétences. Il faut considérer que ces employés gèrent très souvent plusieurs projets simultanément. Ceux-ci peuvent être des projets indépendants ou des sous-projets au sein d'une initiative complexe et ambitieuse.
Pour organiser une planification multi-projets et gérer plusieurs projets à la fois, un chef de projet doit avoir l'expérience professionnelle suivante :
- Techniques de gestion et compréhension des situations où chacune doit être appliquée. Certains préfèrent le modèle en cascade traditionnel, d'autres choisissent Agile. Un chef de projet doit être conscient des deux.
- Travail d'équipe. Un chef de projet doit savoir comment travailler avec les employés et créer un environnement de travail favorable, mais il est également important qu'il puisse recruter de nouveaux membres d'équipe, si cela est nécessaire pour le succès du projet. En outre, les nouveaux venus auraient besoin d'une bonne intégration pour devenir membres de l'équipe le plus rapidement possible.
- Connaissances de base dans le domaine cible. Sinon, il peut être extrêmement difficile de comprendre si le travail est bien fait. Pour cette raison, les chefs de projet doivent être bien versés dans de nombreux domaines techniques.
- Planification multiple. Si un chef de projet gère plus de deux projets à la fois, des compétences en gestion du temps et la capacité à créer un bon emploi du temps de travail deviennent cruciales. Par exemple, si vous utilisez des sprints, il est logique de commencer des sprints dans différents projets à des jours différents. Cela élimine le chaos dans votre flux de travail.
- Priorisation. Chaque projet a des tâches importantes mais non urgentes, ou des tâches qui sont urgentes, mais pas très importantes. Pour prioriser les tâches en fonction de leur importance pour l'avancement du projet, vous pouvez utiliser l'outil le plus simple : la matrice de décision Eisenhower.
- Délégation. Vous pouvez tout faire bien et de manière indépendante seulement jusqu'à un certain niveau. Ensuite, vous réalisez qu'une journée n'a que 24 heures. Plus un chef de projet comprend l'importance des compétences en matière de délégation, moins il est susceptible de s'épuiser et de commencer à faire des erreurs graves.
Problèmes, erreurs et pièges de la gestion de plusieurs projets
Les entreprises peuvent avoir des projets complètement différents, mais les erreurs sont souvent très similaires. Examinons les plus courantes.
Attribution d'une personne pour organiser plusieurs projets étant au même stade du cycle de vie
S'il n'y a pas dix de ces projets et qu'ils ne sont pas trop à grande échelle, mais typiques pour votre entreprise, alors l'erreur ne sera pas fatale.
Mais imaginons une autre situation : il est nécessaire de procéder à une initiation, c'est-à-dire d'obtenir autant d'informations que possible sur l'objectif du projet, de justifier pourquoi il est pertinent maintenant, et de définir les parties prenantes. Cette étape prend un temps vraiment long et la planification ultérieure et le succès du projet en dépendent.
Et s'il y a trois ou quatre de tels projets en même temps ? Il est clair qu'une personne n'est pas physiquement capable de bien travailler sur plusieurs projets en même temps, donc certains projets seront certainement laissés de côté.
Pour éviter une telle situation, il faut considérer qu'un chef de projet peut se voir confier plusieurs projets, mais ils doivent être à différents stades de leur cycle de vie. Par exemple, l'un est en initiation, tandis qu'un autre approche le stade de la réalisation.
"Clôturer" tous les processus clés sur un seul employé
Même lorsqu'un chef de projet est une personne extrêmement responsable, des circonstances imprévues peuvent se produire. Si une telle situation se produit et que toutes les informations clés sont dans la tête d'une seule personne, c'est une catastrophe. À un certain moment, les membres de l'équipe ne comprendront plus ce qu'ils doivent faire ensuite.
Pour éviter cela, il est nécessaire de créer des documents qui détaillent clairement les tâches (et même de créer des modèles pour les tâches régulières), les processus et les domaines de responsabilité.
L'option idéale est que l'équipe dispose d'un employé pouvant remplacer le chef de projet.
Ignorer les outils de gestion de projet ou en utiliser trop
Les deux options sont erronées. Oui, si les projets en gestion ne sont pas compliqués, il peut sembler que le mail et quelques documents sur Google Drive suffisent.
En réalité, cela ne semble vrai que jusqu'à ce qu'il soit nécessaire, par exemple, d'obtenir rapidement un aperçu du temps passé par n'importe quel spécialiste. Il s'avère que personne n'a rien enregistré.
Il arrive aussi que ce soit l'inverse, lorsqu'un programme est utilisé pour le partage de fichiers, un autre pour la communication et les tâches, et un troisième pour le suivi du temps. En fin de compte, la question se posera de savoir comment synchroniser toutes ces données.
Par conséquent, au tout début du projet, évaluez son ampleur, ses spécificités, sa forme de paiement, etc. Cela vous aidera à comprendre si vous avez seulement besoin d'un traqueur de temps et, par exemple, d'un messager, ou si vous avez besoin d'un traqueur de tâches complet avec des diagrammes de Gantt, des rapports et une priorisation de plusieurs projets.
Stratégies de gestion de plusieurs projets
Lorsqu'il s'agit de gérer plusieurs projets en même temps, les stratégies suivantes peuvent être utiles.
- Définissez des objectifs et convenez-en avec le client. Vous devez les écrire aussi en détail que possible. Toutes les parties doivent comprendre les objectifs et confirmer leur compréhension. Si quelqu'un a un doute insignifiant, reformulez les objectifs jusqu'à ce qu'ils soient clairement et unanimement convenus par l'équipe et le client.
- Comprendre l'échelle des projets. Pour cela, vous devez détailler toutes les étapes pour atteindre les objectifs. Plus il y a de détails, mieux c'est. Si le plan est très approximatif, cela entraînera inévitablement des problèmes liés à une mauvaise compréhension de l'ampleur et à des dépenses de ressources supplémentaires.
- Considérer les risques pour chaque projet. Vous pourriez trouver différents risques : retards financiers, problèmes de calendrier de travail. L'essentiel est de les prendre en compte à l'avance et de réfléchir à des moyens d'éliminer leur effet.
- Créer les meilleures équipes. Parfois, il existe la tentation d'économiser de l'argent et d'embaucher un employé moins expérimenté pour moins cher. En conséquence, vous passez du temps et de l'argent, tandis que les tâches les plus simples sont exécutées négligemment. Ensuite, vous devez constituer une nouvelle équipe pour reprendre tout depuis le début ou corriger les erreurs des précédents responsables.
- Obtenez toutes les informations clés sur le projet en un seul endroit. Vous aurez très probablement besoin d'un gestionnaire de tâches pour gérer plusieurs projets en même temps. Une telle solution vous permettra d'avoir un aperçu de ce qui se passe actuellement dans chaque projet et de ce qui doit se passer à l'avenir. Vous pouvez ainsi voir les chevauchements, les problèmes de délais et la charge de travail des employés.
- Examinez les projets sous un angle stratégique. Trouvez le projet qui est le plus important pour l'entreprise. Identifiez les tâches les plus difficiles et chronophages. Donnez-leur la plus haute priorité et commencez par elles, même s'il est toujours tentant de commencer par les tâches plus faciles.
- Évitez les expansions de projet déraisonnables. Le plus souvent, le projet commence à se développer avec un grand nombre de nouveaux détails si peu de temps a été consacré à la planification. Parfois, cette situation se produit en raison du désir de créer le produit parfait. Mais cette croissance peut entraîner des perturbations des délais et un budget trop important.
- Équilibrez les intérêts des équipes et des clients. Au début, tout le monde semble avoir convenu des objectifs, mais pendant le travail, des conflits entre développeurs et clients surviennent périodiquement. Dans ce cas, le chef de projet doit utiliser ses compétences en négociation et trouver un compromis afin de ne froisser personne et de ne pas nuire au projet.
- Évitez le micromanagement. Parfois, il semble qu'il est important d'être conscient de tout ce qui se passe avec le projet. Cela conduit à ce que le chef de projet contrôlez presque chaque étape des membres de l'équipe. En conséquence, les équipes sont stressées, perdues et incapables de travailler de manière autonome. Il vaut mieux développer la confiance et encourager l'initiative et l'autonomie.
- Expliquez le plan général de travail sur le projet à chaque membre de l'équipe. Et n'oubliez pas de définir le domaine spécifique de responsabilité de chaque employé. Enregistrez tout cela par écrit afin que tout membre de l'équipe puisse rapidement trouver le contact pour chaque question.
- Mettez régulièrement à jour les statuts des projets. Vous devez toujours connaître le statut de chaque projet. Parfois, des mises à jour doivent être faites presque tous les jours, parfois des mises à jour hebdomadaires suffisent. Cela dépend de la complexité du projet et des délais.
- Recherchez constamment des retours de vos collègues. C'est très important, car une critique ou un conseil opportun peut aider à éviter des erreurs critiques, dont la correction vous coûtera du temps et de l'argent.
- Trouvez des options pour économiser de l'argent et ensuite réinvestir. En général, les clients réalisent à quel point le budget peut augmenter. Si vous restez dans le budget le plus bas, et terminez le projet plus tôt que prévu, alors vous êtes susceptible de recevoir un bonus. Cela peut être investi dans le développement des employés ou l'achat de nouveaux équipements. Autrement dit, dans quelque chose qui permettra à l'équipe d'avancer.
- n'ayez pas peur de vous adapter. S'en tenir à un plan est important, mais parfois, il vaut mieux être flexible afin de répondre aux défis ou problèmes qui surgissent pendant le travail. Il vaut mieux changer quelque chose de tactique pour atteindre un objectif stratégique d'une manière différente.
- Fixez des délais pour les projets. Pour gérer des projets complexes, un manager doit fixer le temps pendant lequel il est disponible et spécifier les problèmes pour lesquels on peut le contacter.
Standardisez les formats de documents pour les projets. C'est bien si les projets sont gérés pour un seul client. Ainsi, il y a des chances que le chef de projet n'ait pas à maîtriser des méthodes inconnues et/ou encombrantes pour préparer des résultats intermédiaires et des rapports finaux. Si les projets proviennent de différents clients, il est recommandé de convenir d'un format unifié des documents au début du travail.Choisissez un moyen de lutter contre la procrastination. Presque tout le monde est confronté à ce phénomène, surtout lorsqu'il y a plusieurs projets, et que certains d'entre eux sont difficiles. Vous pouvez utiliser la technique employée par la cofondatrice de The Muse, Alex Cavoulacos. Elle répartit son temps de travail au cours de la journée comme suit : 1 grand projet ou tâche, 3 moyens et 5 petits tâches. Organisez une communication efficace. Sans un algorithme de communication bien établi avec les équipes, vous ne pourrez pas travailler efficacement. Par conséquent, créez des discussions d'équipe dans le messager qui vous convient. Il est bon si cela peut être intégré avec le gestionnaire de tâches. Avec cette option, par exemple, les membres de l'équipe peuvent recevoir des messages de rappel concernant les tâches avec des dates d'échéance. Automatisez tout ce que vous pouvez. S'il y a de nombreux appels dans le projet, et que les managers ne peuvent pas toujours y répondre, mettez en place un rappel automatique : il existe des services et des scripts spéciaux pour les connecter à la base de données de contacts ou à un CRM. S'il y a des tâches répétitives, sélectionnez un gestionnaire de tâches où elles seront attribuées automatiquement. Évaluez le projet après son achèvement. Il est très important de tirer des conclusions, de réfléchir aux erreurs qui ont été commises et aux manières dont elles ont été gérées. Il est également crucial de définir quelles étapes ont été les plus efficaces. Vous tiendrez compte de cette expérience lors de l'exécution des prochains projets.
Meilleurs produits de gestion de projet
Nous avons déjà mentionné que la gestion de plusieurs projets devient plus compliquée lorsque vous n'utilisez pas d'outils spéciaux ou que vous en abusez. Ici, nous proposons un aperçu des services qui peuvent rendre la gestion de plusieurs projets plus efficace.
En fonction des caractéristiques du projet, vous pouvez implémenter plusieurs outils ou choisir un, qui combinerait les fonctionnalités dont vous avez besoin pour vos projets.
Outils de gestion de projet
Ces produits permettent un travail d'équipe coordonné, car tous les employés voient le plan général du projet et les tâches qui leur sont assignées. Le manager a une vue d'ensemble du projet à tout moment.
Trello
Plateformes : Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Fonctionnalités : le produit est idéal pour gérer plusieurs petits projets en même temps. Grâce à une interface conviviale sous forme de tableau Kanban et une inscription simple, Trello est généralement préféré par les employés. Les tâches sont affichées sous forme de cartes, qui peuvent être déplacées entre les colonnes, ce qui rend l'opération très pratique. L'assignation et le partage des tâches se font également en quelques clics.
Des intégrations avec Slack, Google Drive, Jira et d'autres services sont disponibles.
Inconvénients : certains gestionnaires n'aiment pas le fait qu'ils doivent créer un nouveau tableau pour chaque projet, parfois il y a des difficultés avec la configuration.
Tarification : un essai gratuit est disponible. La version payante commence à 5 $ par utilisateur/mois, lorsqu'elle est payée annuellement (ou 6 $ pour les tarifs mensuels).
La version de base n'offre pas de fonctionnalités utiles telles que le reporting en temps réel et l'analyse, mais celles-ci sont incluses dans la version Premium pour 17,5 $, ainsi que la possibilité de regrouper les tableaux en collections et de gérer des équipes.
Une version gratuite est disponible, où les utilisateurs ne peuvent pas ajouter de champs aux tableaux, et le calendrier/le planificateur sont également indisponibles.
Évaluation sur Capterra : 4,5 sur 5.
Worksection
Plateformes : Web, Windows, iOS et Android.
Fonctionnalités : c'est un produit multifonctionnel qui peut être utilisé pour la planification et la gestion de projet. Il offre des statistiques complètes et visuelles. Par exemple, le manager a une vue d'ensemble des éléments suivants :
- dépenses ;
- taux de progression ;
- tâches en retard ;
- implication de l'équipe et autres.
Les utilisateurs apprécient
- les diagrammes de Gantt ;
- les tableaux Kanban ;
- les tableaux de bord ;
- le haut niveau de sécurité des données (vous pouvez choisir un serveur basé en Allemagne) ;
- le support technique rapide avec un temps de réponse d'environ 10 minutes (dans l'heure le week-end).
Parmi les autres avantages : intégrations avec des systèmes CRM, GoogleDocs, Slack, Telegram.
Inconvénients : tous les utilisateurs ne sont pas satisfaits de l'application mobile.
Tarification : une version d'essai de 14 jours est disponible. Les versions payantes commencent à 29 $ par mois pour 10 projets et 10 utilisateurs. Le plan tarifaire de 49 $ par utilisateur propose 20 projets et 20 utilisateurs, tandis que pour 199 $ par mois, vous obtenez un nombre illimité de projets avec jusqu'à 50 utilisateurs.
Vous pouvez utiliser une version gratuite, mais elle est limitée à 2 projets et 5 utilisateurs, ainsi qu'à 0,1 Go de stockage de données. Alors que la version Premium permet jusqu'à 500 Go de données, un domaine personnel et une meilleure sécurité des données.
Évaluation sur Capterra : 4,9 sur 5.
Hubstaff Tasks
Plateformes : Web, SaaS, cloud.
Fonctionnalités : un simple traqueur de tâches avec une interface utilisateur basée sur tableau Kanban. Vous pouvez déplacer les cartes de tâches, commenter et suivre les progrès, utiliser des listes de vérification et des étiquettes. Il existe également une fonction spéciale pour la gestion des sprints.
Inconvénients : pas de modèles de tâches et d'intégrations API.
Tarification : une période d'essai de 14 jours est disponible. La version gratuite offre un accès pour 5 utilisateurs, avec jusqu'à 100 Mo de stockage de données pour chaque utilisateur, et la possibilité de gérer jusqu'à 10 projets. Pour 5 $ par mois, vous obtenez un nombre illimité d'utilisateurs et de projets, avec 5 Go de stockage de données pour chaque utilisateur.
Évaluation sur Capterra : 4,6 sur 5.
Teamwork
Plateformes : Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Fonctionnalités : ce gestionnaire de tâches offre des performances efficaces grâce à
- des listes de tâches et de sous-tâches,
- des diagrammes de Gantt et des tableaux Kanban,
- un calendrier.
Le chat intégré, le traqueur de temps et les outils de partage de documents rendront votre travail plus efficace.
Inconvénients : problèmes avec l'API, bugs récurrents dans la gestion des tâches, interface utilisateur un peu déroutante.
Tarification : la version d'essai est disponible pendant 30 jours. Les tarifs payants coûtent entre 10 $ et 18 $ par utilisateur/mois, lorsqu'ils sont payés annuellement. Les tarifs mensuels coûteront 12,5 $ - 22,5 $ par mois.
Il existe aussi une version complètement gratuite, qui est limitée à 5 utilisateurs et 1-2 projets. Les fonctions sont également limitées : il y a des jalons, des tâches, des messages, mais la facturation et les modèles de projet ne sont pas disponibles. Par exemple, pour 10 $, les utilisateurs obtiennent toutes les fonctions de la version gratuite avec un traqueur de temps supplémentaire, la facturation, le chat et 20 modèles de projet.
Évaluation sur Capterra : 4,5 sur 5.
Services de suivi du temps
Même si vous commencez tout juste à travailler ou à gérer des projets simples, les traqueurs de temps valent la peine d'être mis en œuvre. Ils aident à réaliser combien de temps est consacré à une tâche et contribuent à une planification de projet future plus efficace.
Time Doctor
Plateformes : Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Fonctionnalités : produit intuitif qui convient bien aux gestionnaires souhaitant avoir une vue d'ensemble des sites web que leurs employés visitent pendant leurs heures de travail. Ce traqueur de temps fait également des captures d'écran de temps en temps.
Intégrations avec Asana, Basecamp, Trello et d'autres traqueurs de tâches sont disponibles.
Inconvénients : la synchronisation du temps n'est pas toujours correcte lors de l'utilisation de différents appareils, certains utilisateurs trouvent les notifications pop-up ennuyeuses.
Tarification : la période d'essai de 14 jours est disponible. Les versions payantes coûtent entre 70 $ et 200 $ par utilisateur lorsqu'elles sont payées annuellement. La version la moins chère propose la gestion des tâches et des projets, un suivi illimité du temps et des captures d'écran, pour100 $ par mois, le service suit les sites web et permet plus de 60 intégrations.
Évaluation sur Capterra : 4,5 sur 5.
Toggl Track
Plateformes : Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Fonctionnalités : produit intuitif avec une interface conviviale. Il propose non seulement le suivi du temps, mais aussi des rapports et des graphiques, ainsi que l'exportation de données.
Inconvénients : certains utilisateurs rencontrent des difficultés à retrouver des projets gérés longtemps auparavant. D'autres n'apprécient pas les sessions interrompues.
Tarification : l'accès au tarif Premium est gratuit pendant 30 jours. Une version gratuite est également disponible, qui est bonne pour les équipes de jusqu'à 5 membres. Le suivi du temps, le nombre d'étiquettes et de clients sont également illimités. Les tarifs payants coûtent 9 $ - 18 $ par utilisateur/mois lorsqu'ils sont payés annuellement. Si vous payez tous les mois, le prix sera plus élevé : 10 $ - 20 $. Les versions payantes offrent des modèles de projet, de la facturation, et un ajustement du temps pour les rapports.
Évaluation sur Capterra : 4,7 sur 5.
TMetric
Plateformes : Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Fonctionnalités : Simple traqueur de temps qui compte non seulement les heures de travail, mais aussi les pauses.
Intégrations avec Asana, Basecamp, GitHub, Pipedrive, Trello et Wrike sont disponibles.
Inconvénients : les outils de facturation ne sont pas disponibles, certains utilisateurs trouvent la navigation déroutante.
Tarification : la version d'essai est disponible pendant 30 jours. Il existe une version complètement gratuite avec des rapports pour un nombre illimité d'utilisateurs. Cette version n'a pas d'intégrations, de facturation et de suivi de l'activité des employés. Ces fonctions sont disponibles dans le tarif à 5 $. Une autre version, qui coûte 7 $ par mois, propose des captures d'écran, des calculs de salaire et des intégrations avec Jira, GitLab et Redmine.
Évaluation sur Capterra : 4,5 sur 5.
TimeCamp
Plateformes : Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Fonctionnalités : un outil pratique pour suivre le temps consacré aux tâches routinières. Il permet d'avoir une vue d'ensemble des performances des employés et de facturer les clients.
Inconvénients : certains utilisateurs mentionnent que la fonction de spécification du temps doit être améliorée, ainsi que les formulaires de rapport.
Tarification : la période d'essai gratuite est disponible, ainsi qu'une version gratuite avec un nombre illimité d'utilisateurs, de projets et de tâches. Les versions payantes coûtent entre 7 $ et 10 $ par utilisateur/mois. Si vous payez annuellement, vous pouvez bénéficier d'une réduction de 10 % sur le prix. La version à 7 $ propose des rapports exportables, un ajustement du temps, des intégrations illimitées et un budget.
Évaluation sur Capterra : 4,7 sur 5.
Outils de communication d'équipe
Très souvent, le travail d'équipe nécessite beaucoup plus que de simples commentaires sur les tâches. Pour cela, il existe des outils utiles pour la communication des équipes de différents types.
Slack
Plateformes : Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Fonctionnalités : la plateforme est basée sur des canaux où les membres de l'équipe peuvent échanger des messages, des fichiers et passer des appels vidéo. Des discussions privées sont disponibles, accessibles uniquement sur invitation.
Inconvénients : les utilisateurs rencontrent parfois des problèmes d'appels et d'entrée dans les canaux. D'autres se plaignent du prix et des longs délais d'attente pour le support technique.
Tarification : pour tester le produit, vous pouvez utiliser une période d'essai gratuite. Il existe également une version gratuite avec jusqu'à 10 000 messages de votre équipe, des appels vocaux et vidéo privés et jusqu'à 10 intégrations.
Les versions payantes commencent à 8 $ par utilisateur/mois (6,67 $ lorsqu'elles sont payées annuellement). Pour ce prix, vous obtenez des fonctions supplémentaires : historique complet des messages, intégrations illimitées, appels de groupe pour jusqu'à 15 utilisateurs, comptes invités.
Évaluation sur Capterra : 4,7 sur 5.
Vectera
Plateformes : Web, cloud, SaaS.
Fonctionnalités : un produit qui élève la communication d'équipe et client à un nouveau niveau avec des conférences privées et de groupe, le partage d'écran et un tableau blanc pour la communication. Il propose également l'échange de documents, des notes, la synchronisation avec le calendrier et les CRM, les systèmes cloud.
Inconvénients : tous les utilisateurs ne sont pas satisfaits de la taille du tableau et du nombre d'intégrations.
Tarification : avant de choisir un plan tarifaire, vous pouvez tester l'outil pendant 14 jours. Une version gratuite est également disponible, qui est bonne pour des réunions en face à face, proposant 4 salles de réunion et le partage d'écran. Pour 27 $ par mois, vous obtenez des salles illimitées, des notes pour les réunions privées, des modèles de salle de réunion, des appels de groupe, du stockage cloud et local des données.
Évaluation sur Capterra : 4,8 sur 5.
Lucidspark
Plateformes : Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Fonctionnalités : cette toile numérique est bien adaptée pour des brainstormings en groupe, établir une feuille de route client et une matrice 2x2 (analyse SWOT). Vous pouvez utiliser des autocollants, un minuteur et le chat.
Inconvénients : tous les utilisateurs ne trouvent pas la configuration de la confidentialité facile, les tableaux nécessitent également des mises à jour.
Tarification : une version d'essai est disponible. Il existe une version gratuite avec 3 tableaux, des intégrations, des dessins et des émojis. Pour 7,95 $ par mois, vous obtenez des tableaux illimités, des étiquettes et un regroupement automatique des idées.
Évaluation sur Capterra : 4,7 sur 5.
Chanty
Plateformes : Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Fonctionnalités : Chat d'équipe multifonctionnel. Il permet l'échange de messages texte, audio et vidéo, ainsi que le partage d'écran. Il est pratique de pouvoir transformer des messages en tâches et assigner des responsables et des délais.
Intégrations avec Dropbox, Trello, Jira sont disponibles.
Inconvénients : les utilisateurs souhaiteraient avoir plus d'émojis et des réglages étendus.
Tarification : la version gratuite est disponible, ce qui serait bon pour une équipe de jusqu'à 10 membres. Ils auraient un stockage de données de 10 Go et la possibilité d'échanger des messages vocaux. Utiliser les appels vidéo de groupe, les intégrations et créer des tâches dans un chat vous coûtera 4 $ par utilisateur/mois (si payé annuellement, le coût sera 3 $).
Évaluation sur Capterra : 4,7 sur 5.
Produits d'échange de fichiers
Ces services facilitent la collaboration et garantissent l'accès à l'information nécessaire pour tous les utilisateurs pour qui cela est important.
Hightail
Plateformes : Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Fonctionnalités : la solution optimale pour ceux qui doivent travailler avec des fichiers très volumineux, par exemple, des fichiers de conception. Ici, vous pouvez attribuer des tâches aux membres de l'équipe et suivre leur activité.
Inconvénients : la synchronisation des fichiers entre les appareils et les installations de stockage cloud n'est pas toujours correcte. Le support technique n'est pas assez rapide.
Tarification : une version d'essai et un plan tarifaire gratuit sont disponibles. Les fonctions sont limitées cependant : les utilisateurs peuvent télécharger des fichiers allant jusqu'à 100 Mo et chaque utilisateur obtient environ 2 Go d'espace de stockage de données. Pour 12 $ par mois (dans le cas d'un paiement annuel), l'utilisateur peut télécharger des fichiers allant jusqu'à 25 Go et avoir des possibilités de stockage illimité.
Évaluation sur Capterra : 4,4 sur 5.
Zoho WorkDrive
Plateformes : Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Fonctionnalités : l'outil est bon pour les équipes qui souhaitent télécharger leurs fichiers sur un disque et permettre à d'autres membres de l'équipe de les lire, de les éditer et de les commenter.
Inconvénients : les utilisateurs notent des temps de téléchargement de fichiers très longs et un mauvais support technique.
Tarification : une version d'essai gratuite est disponible. Les tarifs payants commencent à 2,5 $ par utilisateur/mois lorsqu'ils sont payés annuellement. Les paiements mensuels vous coûteraient 3 $ pour le tarif le moins cher. Il inclut 1 To de stockage de données pour une équipe de jusqu'à 3 membres, et la possibilité de télécharger des fichiers ne dépassant pas 1 Go.
Évaluation sur Capterra : 4,6 sur 5.
Egnyte
Plateformes : Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Fonctionnalités : l'outil permet non seulement le téléchargement et le traitement de fichiers, mais également le contrôle d'accès avec des notifications concernant l'activité non autorisée.
Inconvénients : problèmes de téléchargement et de synchronisation des fichiers.
Tarification : une version d'essai gratuite est disponible. Les tarifs payants commencent à 20 $ par utilisateur/mois, lorsqu'ils sont payés annuellement. Pour cet argent, vous obtenez sécurité des données, contrôle d'accès et protection contre les logiciels malveillants. La taille maximale des fichiers à télécharger est de 100 Go.
Évaluation sur Capterra : 4,5 sur 5.
Google Drive
Plateformes : Web, iOS, Android.
Fonctionnalités : l'outil facilite le téléchargement, la synchronisation et le partage de fichiers et permet le contrôle d'accès.
Inconvénients : la synchronisation n'est pas toujours correcte, si le fichier est lourd, l'aperçu est indisponible. Les performances dépendent fortement de la qualité de la connexion Internet.
Tarification : 100 Go de stockage de données gratuits. Pour 6 $ par mois, vous obtenez une capacité de stockage de 30 Go, et pour 12 $ - 2 To.
Évaluation sur Capterra : 4,8 sur 5.
Services pour développeurs
En règle générale, un cycle complet de développement logiciel nécessite des programmes spéciaux. Ils facilitent la collaboration entre les développeurs et offrent la possibilité d'améliorer la gestion des spécifications, les scripts de tests et le développement de logiciels en général.
Redmine
Plateformes : Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Fonctionnalités : cette plateforme open source permet de créer des projets et des tâches, de les prioriser et de suivre la progression. L'échange de fichiers et de dépôts, ainsi que la correction d'erreurs et de bugs, sont également disponibles.
Inconvénients : les utilisateurs se plaignent de l'expérience utilisateur, de la fonction de recherche et de la configuration initiale.
Tarification : une version d'essai gratuite est disponible, la version payante coûte 25 $ par mois.
Évaluation sur Capterra : 4,1 sur 5.
Jira
Plateformes : Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Fonctionnalités : les équipes travaillant avec Agile choisissent cet outil pour la collaboration. Les tableaux Kanban, les rapports de sprint, les graphiques de progression des tâches donnent un aperçu du statut du projet ou de la tâche, ce qui est également utile pour la planification des futurs projets.
Inconvénients : de nombreux utilisateurs trouvent difficile de comprendre comment l'outil fonctionne et rencontrent des problèmes de recherche de tâches.
Tarification : une version d'essai est disponible, qui est complètement gratuite pour les équipes jusqu'à 10 membres. Pour plus d'utilisateurs, le produit coûtera 7 $ par mois.
Évaluation sur Capterra : 4,4 sur 5.
Confluence
Plateformes : Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Fonctionnalités : ce produit est généralement utilisé comme un centre d'information pour toute l'entreprise, ainsi que pour des équipes séparées. Il convient bien pour le stockage de règles, d'instructions et d'autres documents. Les employés peuvent éditer les données et les détails des modifications peuvent être suivis.
Inconvénients : des problèmes existent avec l'exportation de documents et la recherche de textes.
Tarification : une version gratuite est disponible pour jusqu'à 10 utilisateurs avec un nombre illimité de pages. Pour 55 $ par mois, jusqu'à 20 000 utilisateurs ont accès à ce produit.
Évaluation sur Capterra : 4,4 sur 5.
Codegiant
Plateformes : Web, Windows, Mac.
Fonctionnalités : Un autre outil pour les développeurs avec une interface conviviale. Il propose la gestion de projets et de tâches, la gestion des connaissances et le téléchargement de dépôts.
Inconvénients : tous les utilisateurs ne se sentent pas à l'aise avec l'absence d'application mobile.
Tarification : une version d'essai gratuite est disponible. Les équipes de jusqu'à 5 membres peuvent utiliser Codegiant gratuitement, avec des capacités de stockage allant jusqu'à 5 Go. Pour 9 $ par mois, vous obtenez un nombre illimité d'utilisateurs et jusqu'à 50 Go de stockage de données.
Évaluation sur Capterra : 4,4 sur 5.
Si vous êtes prêt à mettre en œuvre des stratégies pour la gestion de plusieurs projets et à utiliser des outils spéciaux, vous trouverez qu'il n'est pas si difficile de gérer plusieurs projets en même temps.