Wielozadaniowość to wiodący trend wśród wielu specjalistów, szczególnie menedżerów projektów. Prowadzenie wielu projektów jednocześnie stało się ich rutyną.
Aby efektywnie prowadzić kilka projektów jednocześnie, należy unikać najczęstszych błędów oraz korzystać z specjalnych strategii i programów.
Co to jest zarządzanie projektami
Projekt często określany jest jako sposób na przekształcenie pomysłów w rzeczywistość. Zazwyczaj projekt rozpoczyna się w celu rozwiązania problemu lub wykorzystania okazji. Dlatego projekt ma:
- pomysł lub cel;
- rozprawcę lub zespół;
- zasoby (finansowe, techniczne i ludzkie, a także czas).
Aby osiągnąć konkretny cel w określonym czasie, w ramach określonych zasobów, potrzebujesz zarządzania projektami.
Innymi słowy, dzięki zarządzaniu projektami problemy i wyzwania zamieniają się najpierw w szczegółowy plan, a następnie stają się udanym przypadkiem, z którego możesz być dumny, co jest wynikiem
- analizy ryzyka i zarządzania ryzykiem;
- optymalnej strategii zarządzania;
- wdrażania ostatecznej metody zarządzania zespołem;
- umiejętności poprawnego przydzielania zadań;
- rozumienia punktów kontrolnych i znaczenia efektywnej informacji zwrotnej.
Przydatne umiejętności w zarządzaniu projektami
Aby prowadzić wiele projektów jednocześnie w wyznaczonych terminach i z zamierzonymi wynikami, menedżer projektu musi mieć wiele umiejętności. Należy uwzględnić, że tacy pracownicy bardzo często zarządzają równocześnie kilkoma projektami. Mogą to być niezależne projekty lub podprojekty w ramach jednego skomplikowanego i ambitnego przedsięwzięcia.
Aby zorganizować planowanie multi-projektowe i zarządzać kilkoma projektami jednocześnie, menedżer projektu musi mieć następujące doświadczenie zawodowe:
- Techniki zarządzania i zrozumienie sytuacji, w których należy je stosować. Niektórzy wolą tradycyjny model kaskadowy, inni wybierają Agile. Menedżer projektu powinien być świadomy obu.
- Praca zespołowa. Menedżer projektu powinien wiedzieć jak pracować z pracownikami i tworzyć sprzyjające środowisko pracy, ale również ważne jest, aby potrafił zatrudnić nowych członków zespołu, jeśli jest to konieczne dla sukcesu projektu. Ponadto, nowi pracownicy potrzebują dobrej integracji, aby jak najszybciej stać się częścią zespołu.
- Podstawowa wiedza w obszarze docelowym. W przeciwnym razie może być niezwykle trudno ocenić jak dobrze jest wykonywana praca. Z tego powodu menedżerowie projektów muszą być dobrze obeznani w wielu dziedzinach technicznych.
- Planowanie wielokrotne. Jeśli menedżer projektu prowadzi więcej niż 2 projekty jednocześnie, umiejętności zarządzania czasem i zdolność do stworzenia dobrego harmonogramu pracy stają się kluczowe. Na przykład, jeśli korzystasz z sprintów, sensownie będzie rozpocząć sprinty w różnych projektach w różnych dniach. To eliminuje chaos w twoim przepływie pracy.
- Priorytetyzowanie. Każdy projekt ma ważne, ale niepilne zadania albo zadania, które są pilne, ale nie bardzo ważne. Aby priorytetyzować zadania według ich znaczenia dla postępu projektu, możesz użyć najprostsze narzędzie — macierzy decyzyjnej Eisenhowera.
- Delegowanie. Możesz robić wszystko dobrze i samodzielnie tylko do pewnego limitu. Potem zdajesz sobie sprawę, że dzień ma tylko 24 godziny. Im szybciej menedżer projektu zrozumie znaczenie umiejętności delegowania, tym mniej prawdopodobne, że wypali się i zacznie popełniać poważne błędy.
Problemy, błędy i pułapki zarządzania wieloma projektami
Firmy mogą mieć zupełnie różne projekty, ale błędy są często bardzo podobne. Rozważmy najczęstsze z nich.
Przypisanie jednej osoby do organizacji kilku projektów, które są na tym samym etapie cyklu życia
Jeśli nie ma ich dziesięciu, a nie są zbyt dużej skali, ale typowe dla twojej firmy, to błąd nie będzie fatalny.
Ale wyobraźmy sobie inną sytuację: konieczne jest przeprowadzenie inicjacji, to znaczy uzyskania jak najwięcej informacji na temat celu projektu, uzasadnienia, dlaczego jest on aktualny w tej chwili, oraz zdefiniowania interesariuszy. Ten etap zajmuje naprawdę dużo czasu, a dalsze planowanie i sukces projektu zależy od niego.
A jeśli jednocześnie jest trzy lub cztery takie projekty? Jasne jest, że człowiek nie jest fizycznie w stanie dobrze pracować nad kilkoma projektami jednocześnie, więc niektóre projekty na pewno zostaną zaniedbane.
Aby uniknąć takiej sytuacji, należy pamiętać, że menedżerowi projektu można powierzyć więcej niż jeden projekt, ale muszą być na różnych etapach ich cyklu życia. Na przykład, jeden jest na etapie inicjacji, a drugi zbliża się do etapu zakończenia.
“Zamykanie” wszystkich kluczowych procesów na jednym pracowniku
nawet gdy menedżer projektu jest osobą niezwykle odpowiedzialną, siły wyższe mogą się zdarzyć. Jeśli taka sytuacja wystąpi i wszystkie kluczowe informacje są w głowie tylko jednej osoby, to katastrofa. W pewnym momencie członkowie zespołu przestaną rozumieć, co i jak robić dalej.
Aby tego uniknąć, należy tworzyć dokumenty, które wyraźnie opisują zadania (a nawet tworzyć szablony dla regularnych), procesy i obszary odpowiedzialności.
Idealną opcją jest, kiedy w zespole jest pracownik, który może zastąpić menedżera projektu.
Ignorowanie narzędzi do zarządzania projektami lub używanie ich w nadmiarze
Obie opcje są błędne. Tak, jeśli zarządzane projekty nie są skomplikowane, może się wydawać, że e‑mail i kilka dokumentów z Google Drive wystarczą.
W rzeczywistości wydaje się tak tylko do momentu, gdy trzeba na przykład szybko uzyskać przegląd czasu spędzonego przez jakiegokolwiek specjalistę. Okazuje się, że nikt nic nie zarejestrował.
Może być też odwrotnie, gdy jedno oprogramowanie jest używane do wymiany plików, inne do komunikacji i zadań, a trzecie do śledzenia czasu. Ostatecznie pojawi się problem, jak zsynchronizować wszystkie te dane.
Dlatego na samym początku projektu ocen jego zakres, specyfikę, formę płatności itp. Pomoże to zrozumieć, czy potrzebujesz tylko śledzenia czasu i na przykład komunikatora, czy pełnoprawnego narzędzia do śledzenia zadań z wykresami Gantta, raportowaniem i priorytetyzacją wielu projektów.
Strategie zarządzania wieloma projektami
Gdy mowa o prowadzeniu kilku projektów jednocześnie, następujące strategię mogą być pomocne.
- Ustal cele i zgódź się na nie z klientem. Musisz je mieć napisane tak szczegółowo, jak to możliwe. Wszystkie strony muszą zrozumieć cele i potwierdzić swoje zrozumienie. Jeśli ktoś ma nieistotne wątpliwości, sformułuj cele ponownie, aż będą jasno i jednomyślnie uzgodnione przez zespół i klienta.
- Zrozum skalę projektów. Aby to zrobić, musisz szczegółowo opisać wszystkie kroki do osiągnięcia celów. Im więcej szczegółów, tym lepiej. Jeśli plan jest bardzo ogólny, na pewno będą występować problemy związane z niezrozumieniem zakresu i dodatkowymi wydatkami zasobów.
- Rozważ ryzyka dla każdego projektu. Możesz napotkać różne ryzyka: opóźnienia finansowe, problemy z harmonogramami pracy. Główną sprawą jest rozważyć je z wyprzedzeniem i pomyśleć o sposobach, aby zlikwidować ich wpływ.
- Tworzyć najlepsze zespoły. Czasami istnieje pokusa, aby zaoszczędzić pieniądze i zatrudnić pracownika z mniejszym doświadczeniem za mniej pieniędzy. W rezultacie tracisz czas i pieniądze, podczas gdy najprostsze zadania są wykonywane niedbale. Potem musisz stworzyć nowy zespół, aby zacząć od nowa lub skorygować błędy poprzednich wykonawców.
- Uzyskaj wszystkie kluczowe informacje projektowe w jednym miejscu. Najprawdopodobniej będziesz potrzebować menedżera zadań, aby prowadzić kilka projektów jednocześnie. Takie rozwiązanie pozwoli ci mieć przegląd tego, co się dzieje w każdym projekcie teraz, oraz co powinno się wydarzyć w przyszłości. Dzięki temu możesz dostrzegać nakładające się na siebie terminy, problemy z terminami i obciążenie pracowników.
- Rozważ projekty z perspektywy strategicznej. Znajdź projekt, który jest najważniejszy dla firmy. Dowiedz się, jakie zadania są najtrudniejsze i najbardziej czasochłonne. Nadaj im najwyższy priorytet i rozpocznij od nich, nawet jeśli zawsze jest pokusa, aby najpierw wykonać łatwiejsze zadania.
- Unikaj nieuzasadnionego rozszerzania projektów. Najczęściej projekt zaczyna rosnąć z dużą ilością nowych szczegółów, jeśli poświęcono mało czasu na planowanie. Czasami sytuacja ta występuje z powodu pragnienia stworzenia idealnego produktu. Ale ten wzrost może prowadzić do zakłócenia terminów i zbyt dużego budżetu.
- Równoważ interesy zespołów i klientów. Na początku wszyscy wydają się zgadzać co do celów, ale w trakcie pracy okresowo pojawiają się konflikty między deweloperami a klientami. W tym przypadku menedżer projektu powinien wykorzystać swoje umiejętności negocjacyjne i znaleźć kompromis, aby nie urazić nikogo i nie zaszkodzić projektowi.
- Unikaj mikrozarządzania. Czasami wydaje się, że ważne jest być świadomym wszystkiego, co dzieje się z projektem. Prowadzi to do sytuacji, gdy menedżer projektu kontroluje prawie każdy krok członków zespołu. W rezultacie zespoły są zestresowane, zagubione i niezdolne do pracy samodzielnie. Lepiej jest rozwijać zaufanie i zachęcać do inicjatywy oraz samodzielności.
- Wyjaśnij ogólny plan pracy nad projektem każdemu członkowi zespołu. A także nie zapomnij zdefiniować konkretnego obszaru odpowiedzialności każdego pracownika. Zapisz to wszystko na piśmie, aby każdy członek zespołu szybko mógł znaleźć osobę kontaktową w każdej kwestii.
- Regularnie aktualizuj statusy projektów. Zawsze powinieneś znać status każdego projektu. Czasami aktualizacje są potrzebne prawie codziennie, czasami wystarczą cotygodniowe aktualizacje statusu. To zależy od złożoności projektu i terminów.
- Stale szukaj opinii od kolegów. Jest to bardzo ważne, ponieważ terminowa krytyka lub porada mogą pomóc uniknąć krytycznych błędów, których poprawa zajmie ci czas i pieniądze.
- Znajdź opcje oszczędności i reinwestuj. Zazwyczaj klienci zdają sobie sprawę, jak bardzo budżet może wzrosnąć. Jeśli pozostaniesz w najniższym budżecie i zakończysz projekt wcześniej niż obiecano, masz dużą szansę na bonus. Może być on zainwestowany w rozwój pracowników lub zakup nowego sprzętu. To znaczy w coś, co pozwoli zespołowi awansować.
- Nie bój się dostosować. Trzymanie się planu jest ważne, ale czasami warto być elastycznym, aby odpowiedzieć na wyzwania lub problemy, które pojawiają się w trakcie pracy. Lepiej zmienić coś taktycznego, aby osiągnąć cel strategiczny w inny sposób.
- Ustal terminy dla projektów. Aby zarządzać złożonymi projektami, menedżer musi ustalić czas, w którym jest dostępny, i określić kwestie, w których można go kontaktować.
- Standaryzuj formaty dokumentów dla projektów. Dobrze jest, jeśli projekty są zarządzane dla jednego klienta. Wtedy jest szansa, że menedżer projektu nie będzie musiał opanować nieznanych i/lub niewygodnych sposobów przygotowywania wyników pośrednich i raportów końcowych. Jeśli projekty są od różnych klientów, zaleca się uzgodnienie na początku pracy jakiegoś zunifikowanego formatu dokumentów.
- Wybierz sposób walki z prokrastynacją. Prawie każdy staje przed tym zjawiskiem, szczególnie gdy jest kilka projektów, a niektóre z nich są trudne. Możesz zastosować technikę używaną przez współzałożycielkę The Muse, Alex Cavoulacos. Ona dzieli swój czas pracy w ciągu dnia w następujący sposób: 1 duży projekt lub zadanie, 3 średnie i 5 małych.
- Organizuj skuteczną komunikację. Bez dobrze ustawionego algorytmu komunikacji z zespołami nie będziesz w stanie pracować efektywnie. Dlatego twórz czaty zespołowe w komunikatorze, który jest dla ciebie wygodny. Dobrze, gdy można go zintegrować z menedżerem zadań. W tej opcji np. członkowie zespołu mogą otrzymywać przypomnienia o zadaniach z terminami.
- Automatyzuj wszystko, co możesz. Jeśli w projekcie jest wiele rozmów, a menedżerowie nie mogą na nie zawsze odpowiadać, skonfiguruj automatyczne oddzwonienie: są specjalne usługi i skrypty do ich połączenia z bazą kontaktów lub CRM. Jeśli są powtarzające się zadania, wybierz menedżera zadań, w którym będą one przydzielane automatycznie.
- Oceń projekt po jego zakończeniu. Bardzo ważne jest, aby wyciągnąć wnioski, przemyśleć błędy, które zostały popełnione oraz sposoby, w jakie były one obsługiwane. Również istotne jest, aby określić, które kroki były najefektywniejsze. Weźmiesz pod uwagę to doświadczenie podczas realizacji następnych projektów.
Najlepsze produkty do zarządzania projektami
Już wspomnieliśmy, że zarządzanie wieloma projektami staje się bardziej skomplikowane, gdy nie korzystasz z odpowiednich narzędzi lub ich nadmiernie używasz. Oto przegląd usług, które mogą uczynić zarządzanie wieloma projektami bardziej efektywnym.
W zależności od cech projektu możesz zaimplementować kilka narzędzi lub wybrać jedno, które łączy cechy, które potrzebujesz do swoich projektów.
Narzędzia do zarządzania projektami
Te produkty pozwalają na skoordynowaną pracę zespołową, ponieważ wszyscy pracownicy widzą ogólny plan projektu i przypisane im zadania. Menedżer ma przegląd projektu w każdej chwili.
Trello
Platformy: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Cechy: produkt świetnie nadaje się do prowadzenia kilku małych projektów jednocześnie. Dzięki przyjaznemu dla użytkownika interfejsowi w formie tablicy Kanban i prostemu rejestrowaniu Trello jest zazwyczaj preferowane przez pracowników. Zadania są wyświetlane jako karty, które można przesuwać między kolumnami, co czyni operację bardzo wygodną. Przypisanie zadań i udostępnianie również odbywa się w kilku kliknięciach.
Dostępne są integracje z Slack, Google Drive, Jira i innymi usługami.
Wady: niektórzy menedżerowie nie lubią, że muszą tworzyć nową tablicę dla każdego projektu, czasami występują trudności z konfiguracją.
Ceny: dostępna jest darmowa wersja próbna. Płatna wersja zaczyna się od 5 USD za użytkownika/miesiąc, przy płatności rocznej (lub 6 USD przy płatności miesięcznej).
Podstawowa wersja nie oferuje takich przydatnych funkcji, jak raportowanie i analiza w czasie rzeczywistym, ale są one zawarte w wersji Premium za 17,5 USD, a także możliwość łączenia tablic w kolekcje i zarządzania zespołami.
Darmowa wersja jest dostępna, gdzie użytkownicy nie mogą dodawać pól do tablic, a kalendarz / harmonogram również nie są dostępne.
Ocena na Capterra: 4,5 z 5.
Worksection
Platformy: Web, Windows, iOS i Android.
Cechy: jest to wielofunkcyjny produkt, który może być używany do planowania projektów i zarządzania. Oferuje pełne i wizualne statystyki. Na przykład, menedżer ma przegląd następujących:
- wydatki;
- współczynnik postępu;
- zadania przeterminowane;
- zaangażowanie zespołu i inne.
Użytkownicy lubią
- wykresy Gantta;
- tablice Kanban;
- pulpity;
- wysoki poziom bezpieczeństwa danych (możesz wybrać serwer w Niemczech);
- szybkie wsparcie techniczne z czasem odpowiedzi wynoszącym około 10 minut (w ciągu 1 godziny w weekendy).
Do inne zalety: integracje z systemami CRM, GoogleDocs, Slack, Telegram.
Wady: nie wszyscy użytkownicy są zadowoleni z aplikacji mobilnej.
Ceny: dostępna jest 14-dniowa wersja próbna. Płatne wersje zaczynają się od 29 USD miesięcznie za 10 projektów i 10 użytkowników. Plan taryfowy za 49 USD za użytkownika oferuje 20 projektów i 20 użytkowników, podczas gdy za 199 USD miesięcznie otrzymujesz nieskończoną liczbę projektów z maksymalnie 50 użytkownikami.
Możesz użyć wersji darmowej, ale jest ograniczona do 2 projektów i 5 użytkowników, a także do 0,1 Gb przechowywania danych. Natomiast wersja Premium pozwala na przechowywanie danych do 500 Gb, osobną domenę oraz lepsze bezpieczeństwo danych.
Ocena na Capterra: 4,9 z 5.
Hubstaff Tasks
Platformy: Web, SaaS, chmura.
Cechy: prosty menedżer zadań z interfejsem opartym na tablicy Kanban. Możesz przesuwać karty zadań, komentować i śledzić postęp, korzystać z list kontrolnych i etykiet. Jest również specjalna funkcja do zarządzania Sprintami.
Wady: brak szablonów zadań i integracji API.
Cena: dostępny jest 14-dniowy okres próbny. Darmowa wersja umożliwia dostęp dla 5 użytkowników, z maksymalnie 100 Mb pamięci dla każdego użytkownika i możliwość prowadzenia do 10 projektów. Za 5 USD miesięcznie otrzymujesz nieograniczoną liczbę użytkowników i projektów, z 5 Gb pamięci dla każdego użytkownika.
Ocena na Capterra: 4.6 z 5.
Teamwork
Platformy: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Cechy: ten menedżer zadań oferuje wydajność dzięki
- listom zadań i podzadań,
- wykresom Gantta i tablicom Kanban,
- kalendarzowi.
Wbudowany czat, śledzenie czasu i narzędzia do udostępniania dokumentów sprawią, że twoja praca będzie bardziej efektywna.
Wady: problemy z API, powtarzające się błędy w zarządzaniu zadaniami, nieco mylący interfejs użytkownika.
Cena: wersja próbna jest dostępna przez 30 dni. Płatne taryfy kosztują od 10 USD do 18 USD za użytkownika/miesiąc, przy płatności rocznej. Stawki miesięczne będą wymagały 12,5 – 22,5 USD miesięcznie.
Dostępna jest również całkowicie darmowa wersja, która jest ograniczona do 5 użytkowników i 1 – 2 projektów. Funkcje są również ograniczone: są kamienie milowe, zadania, wiadomości, ale rozliczanie i szablony projektów nie są dostępne. Na przykład za 10 USD użytkownicy otrzymują wszystkie funkcje wersji darmowej z dodatkowym śledzeniem czasu, fakturowaniem, czatem i 20 szablonami projektów.
Ocena na Capterra: 4.5 z 5.
Usługi śledzenia czasu
Nawet jeśli dopiero zaczynasz pracę lub prowadzisz proste projekty, śledniki czasu są warte wdrożenia. Pomagają zrealizować, ile czasu poświęca się na zadanie i przyczyniają się do bardziej efektywnego planowania przyszłych projektów.
Time Doctor
Platformy: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Cechy: intuicyjny produkt, który dobrze pasuje do menedżerów, którzy chcą mieć przegląd stron internetowych odwiedzanych przez swoich pracowników w godzinach pracy. Ten ślednik czasu również robi zrzuty ekranu od czasu do czasu.
Integracje z Asana, Basecamp, Trello i innymi menedżerami zadań są dostępne.
Wady: synchronizacja czasu nie zawsze jest poprawna podczas korzystania z różnych urządzeń, niektórzy użytkownicy znajdują powiadomienia pop-upy irytujące.
Ceny: dostępny jest 14-dniowy okres próbny. Płatne wersje kosztują od 70 USD do 200 USD na użytkownika przy płatności rocznej. Najtańsza wersja oferuje zarządzanie zadaniami i projektami, nieograniczone śledzenie czasu i zrzuty ekranu, za 100 USD miesięcznie usługa śledzi strony internetowe i umożliwia ponad 60 integracji.
Ocena na Capterra: 4.5 z 5.
Toggl Track
Platformy: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux
Cechy: intuicyjny produkt z przyjaznym dla użytkownika interfejsem. Oferuje nie tylko śledzenie czasu, ale także raportowanie i wykresy, a także eksport danych.
Wady: niektórzy użytkownicy mają trudności z odnalezieniem projektów, które były zarządzane dawno temu. Inni nie lubią przerywanych sesji.
Ceny: dostęp do taryfy Premium jest darmowy przez 30 dni. Wersja darmowa jest również dostępna, co jest dobre dla zespołów do 5 członków. Śledzenie czasu, liczba tagów i klientów są również nieograniczone. Płatne taryfy kosztują 9 – 18 USD za użytkownika/miesiąc przy płatności rocznej. Jeśli płacisz co miesiąc, cena będzie wyższa: 10 – 20 USD. Płatne wersje oferują szablony projektów, fakturowanie, zaokrąglanie czasu do raportów.
Ocena na Capterra: 4.7 z 5.
TMetric
Platformy: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux
Cechy: Prosty ślednik czasu, który rejestruje nie tylko godziny pracy, ale również przerwy.
Integracje z Asana, Basecamp, GitHub, Pipedrive, Trello i Wrike są dostępne.
Wady: narzędzia do fakturowania nie są dostępne, niektórzy użytkownicy uważają nawigację za mylącą.
Ceny: wersja próbna dostępna jest przez 30 dni. Jest całkowicie darmowa wersja z raportowaniem dla nieograniczonej liczby użytkowników. Ta wersja nie ma integracji, fakturowania i śledzenia aktywności pracowników. Te funkcje są dostępne w taryfie 5 USD. Inna wersja, która kosztuje 7 USD miesięcznie, oferuje zrzuty ekranu, obliczenia wynagrodzenia i integracje z Jira, GitLab i Redmine.
Ocena na Capterra: 4.5 z 5.
TimeCamp
Platformy: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Cechy: wygodne narzędzie do śledzenia, ile czasu poświęca się na rutynowe zadania. Umożliwia przegląd wydajności pracowników oraz fakturowanie klientów.
Wady: niektórzy użytkownicy wspominają, że funkcja specyfikacji czasu wymaga poprawy, a także formy raportowania.
Ceny: dostępny jest bezpłatny okres próbny, a także darmowa wersja z nieograniczoną liczbą użytkowników, projektów i zadań. Płatne wersje kosztują od 7 do 10 USD za użytkownika/miesiąc. Jeśli płacisz rocznie, możesz uzyskać 10% zniżki od ceny. Wersja za 7 USD oferuje raportowanie, które można eksportować, zaokrąglanie czasu, nieograniczone integracje i budżetowanie.
Ocena na Capterra: 4.7 z 5.
Narzędzia do komunikacji w zespole
Bardzo często praca zespołowa wymaga znacznie więcej niż tylko komentowania zadań. W tym celu istnieją przydatne narzędzia do komunikacji zespołowej różnego rodzaju.
Slack
Platformy: Web, iOS, Android, Windows, Mac
Cechy: platforma bazuje na kanałach, w ramach których członkowie zespołu mogą wymieniać wiadomości, pliki oraz prowadzić połączenia wideo. Dostępne są zamknięte czaty, do których dostęp odbywa się tylko na zaproszenie.
Wady: użytkownicy czasami mają problem z połączeniami i wejściem na kanały. Inni skarżą się na cenę oraz długie oczekiwanie na wsparcie techniczne.
Ceny: aby wypróbować produkt, można korzystać z bezpłatnego okresu próbnego. Dostępna jest także wersja darmowa z maksymalnie 10 000 wiadomości od twojego zespołu, prywatnymi połączeniami głosowymi i wideo oraz do 10 integracji.
Płatne wersje zaczynają się od 8 USD za użytkownika/miesiąc (6,67 USD przy płatności rocznej). Za tą kwotę otrzymujesz dodatkowe funkcje: pełną historię wiadomości, nieograniczone integracje, połączenia grupowe dla maksymalnie 15 użytkowników, konta gości.
Ocena na Capterra: 4.7 z 5.
Vectera
Platformy: Web, chmura, SaaS.
Cechy: produkt, który przenosi komunikację zespołową i z klientem na nowy poziom dzięki prywatnym i grupowym konferencjom, udostępnianiu ekranu oraz tablicy do komunikacji. Oferuje również wymianę dokumentów, notatki, synchronizację z kalendarzem i systemami CRM.
Wady: nie wszyscy użytkownicy są zadowoleni z rozmiaru tablicy i liczby integracji.
Ceny: przed wyborem planu taryfowego możesz przetestować narzędzie przez 14 dni. Dostępna jest również wersja darmowa, która jest dobra do spotkań twarzą w twarz, oferująca 4 pomieszczenia do spotkań i udostępnianie ekranu. Za 27 USD miesięcznie otrzymujesz nieograniczone pokoje, notatki do prywatnych spotkań, szablony sal spotkań, połączenia grupowe, przechowywanie danych w chmurze i lokalnie.
Ocena na Capterra: 4.8 z 5.
Lucidspark
Platformy: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Cechy: ta cyfrowa tablica dobrze nadaje się do grupowych burz mózgów, tworzenia planu klienta oraz macierzy 2×2 (analiza SWOT). Możesz używać naklejek, timera oraz czatu.
Wady: nie wszyscy użytkownicy uważają ustawienia prywatności za łatwe, tablice warto również zaktualizować.
Ceny: dostępna jest wersja próbna. Istnieje wersja darmowa z 3 tablicami, integracjami, rysowaniem i emotikonami. Za 7,95 USD miesięcznie otrzymujesz nieograniczone tablice, etykiety i automatyczne grupowanie pomysłów.
Ocena na Capterra: 4.7 z 5.
Chanty
Platformy: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Cechy: wielofunkcyjny czat zespołowy. Posiada możliwość wymiany wiadomości tekstowych, audio i wideo, a także udostępniania ekranu. Wygodne jest, że możesz przekształcać wiadomości w zadania i przypisywać wykonawców oraz terminy.
Integracja z Dropbox, Trello, Jira jest dostępna.
Wady: użytkownicy chcieliby więcej emotikonów i rozbudowanych ustawień.
Ceny: dostępna jest wersja darmowa, która będzie dobra dla zespołu do 10 członków. Będą mieli 10 Gb pamięci danych i możliwość wymiany wiadomości głosowych. Korzystanie z grupowych połączeń wideo, integracji i tworzenie zadań w czacie kosztuje cię 4 USD za użytkownika/miesiąc (przy płatności rocznej, to samo kosztuje 3 USD).
Ocena na Capterra: 4.7 z 5.
Produkty do wymiany plików
Takie usługi ułatwiają współpracę i zapewniają dostęp do niezbędnych informacji dla wszystkich użytkowników, dla których jest to ważne.
Hightail
Platformy: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Cechy: optymalne rozwiązanie dla tych, którzy muszą pracować z naprawdę dużymi plikami, na przykład plikami projektowymi. Możesz tutaj przydzielać zadania członkom zespołu i monitorować ich aktywność.
Wady: synchronizacja plików między urządzeniami i chmurą nie zawsze jest poprawna. Wsparcie techniczne nie jest wystarczająco szybkie.
Cena: dostępna jest wersja próbna i bezpłatny plan taryfowy. Funkcje są jednak ograniczone: użytkownicy mogą przesyłać pliki do 100 Mb, a każdy użytkownik otrzymuje około 2 Gb przestrzeni do przechowywania danych. Za 12 USD miesięcznie (w przypadku rocznej płatności) użytkownik może przesyłać pliki do 25 Gb i mieć nieograniczone możliwości przechowywania.
Ocena na Capterra: 4.4 z 5.
Zoho WorkDrive
Platformy: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Cechy: narzędzie jest dobre dla zespołów, które chcą przesyłać swoje pliki na dysk i pozwolić innym członkom zespołu je czytać, edytować i komentować.
Wady: użytkownicy zauważają bardzo długie przesyłanie plików i słabe wsparcie techniczne.
Ceny: dostępna jest bezpłatna wersja próbna. Płatne taryfy zaczynają się od 2,5 USD za użytkownika/miesiąc przy płatności rocznej. W płatnościach miesięcznych kosztowałoby to 3 USD w przypadku najtańszej taryfy. Obejmuje ona 1 Tb pamięci dla zespołu do 3 członków oraz możliwość przesyłania plików, które nie przekraczają 1 Gb.
Ocena na Capterra: 4.6 z 5.
Egnyte
Platformy: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Cechy: narzędzia pozwalają nie tylko na przesyłanie i przetwarzanie plików, ale także na kontrolę dostępu z powiadomieniami o nieautoryzowanej aktywności.
Wady: problemy z przesyłaniem plików i synchronizacją.
Ceny: dostępna jest wersja próbna. Płatne taryfy zaczynają się od 20 USD za użytkownika/miesiąc, przy płatności rocznej. W zamian otrzymujesz bezpieczeństwo danych, kontrolę dostępu i ochronę przed złośliwym oprogramowaniem. Maksymalny rozmiar przesyłanego pliku wynosi 100 Gb.
Ocena na Capterra: 4.5 z 5.
Google Drive
Platformy: Web, iOS, Android.
Cechy: narzędzie ułatwia przesyłanie plików, synchronizację i udostępnianie oraz pozwala na kontrolę dostępu.
Wady: synchronizacja nie zawsze jest poprawna; jeśli plik jest duży, podgląd jest niedostępny. Wydajność jest mocno uzależniona od jakości połączenia internetowego.
Ceny: darmowe 100 Gb przestrzeni danych. Za 6 USD miesięcznie otrzymujesz 30 Gb pojemności przestrzeni danych, a za 12 USD — 2 Tb.
Ocena na Capterra: 4.8 z 5.
Usługi dla deweloperów
Z reguły pełny cykl rozwoju oprogramowania wymaga specjalnych programów. Ułatwiają one współpracę między deweloperami i oferują możliwość doskonalenia zarządzania specyfikacjami, testów skryptów i rozwoju oprogramowania jako całości.
Redmine
Platformy: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Cechy: ta platforma open source pozwala na tworzenie projektów i zadań, nadawanie im priorytetów oraz śledzenie postępów. Wymiana plików i repozytoriów, a także poprawki błędów są również dostępne.
Wady: użytkownicy skarżą się na UX, funkcje wyszukiwania i początkową konfigurację.
Ceny: dostępna jest darmowa wersja próbna, płatna wersja kosztuje 25 USD miesięcznie.
Ocena na Capterra: 4.1 z 5.
Jira
Platformy: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Cechy: zespoły pracujące w Agile wybierają to narzędzie do współpracy. Tablice Kanban, raportowanie sprintu, wykresy postępu zadań dają przegląd statusu projektu lub zadania, co jest również przydatne w planowaniu przyszłych projektów.
Wady: wielu użytkowników uważa, że trudno jest zrozumieć, jak działa to narzędzie i ma problemy z wyszukiwaniem zadań.
Ceny: dostępna jest wersja próbna, która jest całkowicie darmowa dla zespołów do 10 członków. Dla większych zespołów produkt będzie kosztować 7 USD miesięcznie.
Ocena na Capterra: 4.4 z 5.
Confluence
Platformy: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Cechy: ten produkt zwykle stosowany jest jako centrum informacji dla całej firmy, a także dla poszczególnych zespołów. Doskonale nadaje się do przechowywania zasad, instrukcji i innych dokumentów. Pracownicy mogą edytować dane, a szczegóły edycji mogą być śledzone.
Wady: występują problemy z eksportem dokumentów i wyszukiwaniem tekstów.
Ceny: wersja darmowa jest dostępna dla zespołów do 10 użytkowników z nieograniczoną liczbą stron. Dla 55 USD miesięcznie do 20 000 użytkowników otrzymuje dostęp do tego produktu.
Ocena na Capterra: 4.4 z 5.
Codegiant
Platformy: Web, Windows, Mac.
Cechy: kolejne narzędzie dla deweloperów z przyjaznym interfejsem użytkownika. Oferuje zarządzanie projektami i zadaniami, zarządzanie wiedzą oraz przesyłanie repozytoriów.
Wady: nie wszyscy użytkownicy dobrze czują się z brakiem aplikacji mobilnej.
Cena: dostępna jest darmowa wersja próbna. Zespoły do 5 członków mogą korzystać z Codegiant za darmo, z pojemnością do 5 Gb. Za 9 USD miesięcznie otrzymujesz nieograniczoną liczbę użytkowników i do 50 Gb pamięci danych.
Ocena na Capterra: 4.4 z 5.
Jeśli jesteś gotów wdrożyć strategie zarządzania wieloma projektami i korzystać ze specjalnych narzędzi, będziesz mógł zauważyć, że prowadzenie kilku projektów jednocześnie nie jest takie trudne.