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Gestionar Múltiples Proyectos: Estrategias y Herramientas
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Gestionar Múltiples Proyectos: Estrategias y Herramientas

El tra­ba­jo múlti­ple es una ten­den­cia líder para muchos espe­cial­is­tas, espe­cial­mente ger­entes de proyec­tos. Eje­cu­tar múlti­ples proyec­tos simultánea­mente se ha con­ver­tido en su rutina.

Para eje­cu­tar var­ios proyec­tos al mis­mo tiem­po de man­era efec­ti­va, se deben evi­tar los errores más comunes y uti­lizar estrate­gias y pro­gra­mas especiales.

¿Qué es la gestión de proyectos?

A menudo se refiere a un proyec­to como un medio para con­ver­tir ideas en real­i­dad. Por lo gen­er­al, el proyec­to se ini­cia para resolver un prob­le­ma o aprovechar una opor­tu­nidad. Por eso un proyec­to tiene:
  • una idea o un objetivo;
  • un ejec­u­ti­vo o un equipo;
  • recur­sos (financieros, téc­ni­cos y humanos, así como tiempo).
Para alcan­zar un obje­ti­vo par­tic­u­lar en un tiem­po deter­mi­na­do, man­tenién­dose den­tro de los recur­sos dados, se nece­si­ta gestión de proyectos.

La gestión de proyec­tos es cualquier activi­dad que tiene como obje­ti­vo alcan­zar un resul­ta­do par­tic­u­lar de la man­era más efi­ciente para la empresa.
En otras pal­abras, gra­cias à la gestión de proyec­tos, los prob­le­mas y desafíos se con­vierten primero en un plan detal­la­do y luego en un exi­toso caso del que puedes estar orgul­loso, lo que se debe a
  1. análi­sis de ries­gos y gestión de riesgos;
  2. estrate­gia de gestión óptima;
  3. imple­mentación del méto­do de gestión de equipo más adecuado;
  4. capaci­dad para asig­nar tar­eas correctamente;
  5. com­pren­sión de pun­tos de con­trol y la impor­tan­cia de la retroal­i­mentación efectiva.

Habil­i­dades útiles en la gestión de proyectos

Para mane­jar múlti­ples proyec­tos al mis­mo tiem­po den­tro de los pla­zos indi­ca­dos y con resul­ta­dos especí­fi­cos, un ger­ente de proyec­tos debe ten­er muchas habil­i­dades. Debes ten­er en cuen­ta que tales emplea­d­os sue­len ges­tionar var­ios proyec­tos simultánea­mente. Estos pueden ser proyec­tos inde­pen­di­entes o sub­proyec­tos den­tro de una ini­cia­ti­va com­pli­ca­da y ambiciosa.

Para orga­ni­zar una plan­i­fi­cación mul­ti­proyec­to y ges­tionar var­ios proyec­tos à la vez, un ger­ente de proyec­tos debe ten­er la sigu­iente expe­ri­en­cia profesional:

  • Téc­ni­cas de gestión y com­pren­sión de situa­ciones en las que cada una debe apli­carse. Algunos pre­fieren el mod­e­lo tradi­cional en cas­ca­da, otros eli­gen Agile. Un ger­ente de proyec­tos debe estar al tan­to de ambos.
  • Tra­ba­jo en equipo. Un ger­ente de proyec­tos debe saber cómo tra­ba­jar con los emplea­d­os y crear un ambi­ente lab­o­ral favor­able, pero tam­bién es impor­tante que pue­da con­tratar nuevos miem­bros del equipo si esto es nece­sario para el éxi­to del proyec­to. Además, los recién lle­ga­dos nece­si­tarían una bue­na inte­gración para con­ver­tirse en parte del equipo lo antes posible.
  • Conocimien­tos bási­cos en el área obje­ti­vo. De lo con­trario, puede ser extremada­mente difí­cil com­pren­der qué tan bien se está real­izan­do el tra­ba­jo. Por esta razón, los ger­entes de proyec­tos deben estar bien ver­sa­dos en muchos cam­pos técnicos.
  • Plan­i­fi­cación múlti­ple. Si un ger­ente de proyec­tos mane­ja más de 2 proyec­tos à la vez, las habil­i­dades de gestión del tiem­po y la capaci­dad de crear un buen cal­en­dario lab­o­ral se vuel­ven cru­ciales. Por ejem­p­lo, si uti­lizas sprints, tiene sen­ti­do comen­zar sprints en difer­entes proyec­tos en días difer­entes. Esto elim­i­na el caos en tu flu­jo de trabajo.
  • Pri­or­ización. Cada proyec­to tiene tar­eas impor­tantes pero no urgentes, o tar­eas que son urgentes, pero no muy impor­tantes. Para pri­orizar tar­eas según su impor­tan­cia para el pro­gre­so del proyec­to, puedes usar la her­ramien­ta más sim­ple: la matriz de deci­siones de Eisenhower.
  • Del­e­gación. Puedes hac­er todo bien e inde­pen­di­en­te­mente solo has­ta cier­to límite. Luego te das cuen­ta de que un día solo tiene 24 horas. Por lo tan­to, cuan­to más pron­to un ger­ente de proyec­tos com­pren­da la impor­tan­cia de las habil­i­dades de del­e­gación, menos prob­a­ble es que se agote y comience a come­ter errores graves.

Prob­le­mas, errores y tram­pas en la gestión de múlti­ples proyectos

Las empre­sas pueden ten­er proyec­tos com­ple­ta­mente difer­entes, pero los errores a menudo son muy sim­i­lares. Con­sid­er­e­mos los más comunes.

Asigna a una per­sona para orga­ni­zar var­ios proyec­tos que están en la mis­ma eta­pa del ciclo de vida
Si no hay diez de estos proyec­tos y no son demasi­a­do grandes, pero típi­cos para tu empre­sa, entonces el error no será fatal.

Pero imag­inemos otra situación: es nece­sario lle­var a cabo una ini­ciación, es decir, obten­er la may­or can­ti­dad de infor­ma­ción posi­ble sobre el propósi­to del proyec­to, jus­ti­ficar por qué es rel­e­vante en este momen­to y definir a las partes intere­sadas. Esta eta­pa toma mucho tiem­po y la plan­i­fi­cación futu­ra y el éxi­to del proyec­to depen­den de ello.

¿Y si hay tres o cua­tro de estos proyec­tos al mis­mo tiem­po? Está claro que una per­sona no es capaz físi­ca­mente de tra­ba­jar bien en var­ios proyec­tos al mis­mo tiem­po, así que defin­i­ti­va­mente uno de los proyec­tos se quedará atrás.

Para evi­tar tal situación, debes con­sid­er­ar que se puede con­fi­ar a un ger­ente de proyec­tos más de un proyec­to, pero deben estar en difer­entes eta­pas de su ciclo de vida. Por ejem­p­lo, uno está en la ini­ciación, mien­tras que otro se acer­ca à la eta­pa de finalización.

“Cer­rar” todos los pro­ce­sos clave en un solo empleado
Aún cuan­do un ger­ente de proyec­tos sea una per­sona extremada­mente respon­s­able, pueden ocur­rir fuerzas may­ores. Si tal situación ocurre y toda la infor­ma­ción clave está en la cabeza de solo una per­sona, es un desas­tre. En un momen­to dado, los miem­bros del equipo dejarán de enten­der qué y cómo deben proceder.

Para evi­tar esto, es nece­sario crear doc­u­men­tos que describ­an clara­mente las tar­eas (e inclu­so crear plan­til­las para las reg­u­lares), pro­ce­sos y áreas de responsabilidad.

La opción ide­al es cuan­do el equipo tiene un emplea­do que puede susti­tuir al ger­ente de proyectos.
Igno­rar las her­ramien­tas de gestión de proyec­tos o usar demasiadas
Ambas opciones son incor­rec­tas. Sí, si los proyec­tos en gestión no son com­pli­ca­dos, puede pare­cer que el correo y unos pocos doc­u­men­tos en Google Dri­ve son suficientes.

De hecho, solo parece así has­ta el momen­to en que es nece­sario, por ejem­p­lo, obten­er ráp­i­da­mente una visión gen­er­al del tiem­po que ha pasa­do cualquier espe­cial­ista. Resul­ta que nadie reg­istró nada.

Tam­bién puede suced­er lo con­trario, cuan­do se usa un pro­gra­ma para com­par­tir archivos, otro para comu­ni­cación y tar­eas, y un ter­cero para seguimien­to de tiem­po. Even­tual­mente, sur­girá la cuestión de cómo sin­cronizar todos estos datos.

Por lo tan­to, al ini­cio del proyec­to, evalúa su alcance, especi­fi­ci­dades, for­ma de pago, etc. Esto te ayu­dará a enten­der si solo nece­si­tas un ras­treador de tiem­po y, por ejem­p­lo, un men­sajero, o nece­si­tas un ras­treador de tar­eas com­ple­to con dia­gra­mas de Gantt, informes y pri­or­ización de múlti­ples proyectos.

Estrate­gias para la gestión de múlti­ples proyectos

Cuan­do se tra­ta de mane­jar var­ios proyec­tos à la vez, las sigu­ientes estrate­gias pueden ser útiles.
  1. Estable­cer obje­tivos y acor­dar­los con el cliente. Debes ten­er­los escritos con el may­or detalle posi­ble. Todas las partes deben com­pren­der los obje­tivos y con­fir­mar su com­pren­sión. Si alguien tiene una duda insignif­i­cante, for­mu­la los obje­tivos nue­va­mente has­ta que estén clara­mente acor­da­dos por el equipo y el cliente.
  2. Enten­der la escala de los proyec­tos. Para ello, nece­si­tas detal­lar todos los pasos para alcan­zar los obje­tivos. Cuan­tos más detalles, mejor. Si el plan es muy aprox­i­ma­do, defin­i­ti­va­mente habrá prob­le­mas rela­ciona­dos con la fal­ta de com­pren­sión del alcance y el gas­to adi­cional de recursos.
  3. Con­sid­er­ar ries­gos para cada proyec­to. Puede que encuen­tres difer­entes ries­gos: retra­sos financieros, prob­le­mas con los crono­gra­mas. El pun­to prin­ci­pal es con­sid­er­ar­los de ante­mano y pen­sar en man­eras de elim­i­nar su efecto.
  4. Crear los mejores equipos. A veces, hay una tentación de ahor­rar dinero y con­tratar a un emplea­do con menos expe­ri­en­cia por menos dinero. Como resul­ta­do, gas­tas tiem­po y dinero, mien­tras que las tar­eas más sim­ples se real­izan de man­era des­cuida­da. Luego debes for­mar un nue­vo equipo para empezar de nue­vo o cor­re­gir los errores de los ejec­u­tivos anteriores.
  5. Obten­er toda la infor­ma­ción clave del proyec­to en un solo lugar. Lo más prob­a­ble es que nece­sites un ger­ente de tar­eas para eje­cu­tar var­ios proyec­tos al mis­mo tiem­po. Tal solu­ción te per­mi­tirá ten­er una visión gen­er­al de lo que está suce­di­en­do en cada proyec­to aho­ra, y lo que debería suced­er en el futuro. Así podrás ver super­posi­ciones, prob­le­mas con los pla­zos y la car­ga de tra­ba­jo de los empleados.
  6. Explo­rar proyec­tos des­de una per­spec­ti­va estratég­i­ca. Encuen­tra el proyec­to que es más impor­tante para la empre­sa. Des­cubre las tar­eas más difí­ciles y que con­sumen más tiem­po. Aségu­rales la may­or pri­or­i­dad y comien­za con ellas, aunque siem­pre es ten­ta­dor hac­er primero las tar­eas más fáciles.
  7. Evi­tar la expan­sión irra­zon­able del proyec­to. La may­oría de las veces, el proyec­to comien­za a cre­cer con una gran can­ti­dad de nuevos detalles si se dedicó poco tiem­po à la plan­i­fi­cación. A veces, esta situación ocurre debido al deseo de hac­er el pro­duc­to per­fec­to. Pero este crec­imien­to puede lle­var à la inter­rup­ción de los pla­zos y a un pre­supuesto demasi­a­do grande.
  8. Equi­li­brar los intere­ses de los equipos y los clientes. Al prin­ci­pio, todos pare­cen haber acor­da­do los obje­tivos, pero durante el tra­ba­jo, los con­flic­tos entre desar­rol­ladores y clientes sur­gen per­iódica­mente. En este caso, el ger­ente de proyec­tos debe uti­lizar sus habil­i­dades de nego­ciación y encon­trar un tér­mi­no medio para no ofend­er a nadie y no per­ju­dicar el proyecto.
  9. Evi­tar la micro­gestión. A veces parece que es impor­tante estar al tan­to de todo lo que sucede con el proyec­to. Esto lle­va a que el ger­ente de proyec­tos con­t­role casi cada paso de los miem­bros del equipo. Como resul­ta­do, los equipos están estre­sa­dos, per­di­dos e inca­paces de tra­ba­jar inde­pen­di­en­te­mente. Es mejor fomen­tar la con­fi­an­za y la ini­cia­ti­va y la autonomía.
  10. Explicar el plan gen­er­al de tra­ba­jo en el proyec­to a cada miem­bro del equipo. Y tam­poco olvides definir el área especí­fi­ca de respon­s­abil­i­dad de cada emplea­do. Reg­is­tra todo esto por escrito para que cualquier miem­bro del equipo pue­da encon­trar ráp­i­da­mente à la per­sona de con­tac­to para cada problema.
  11. Actu­alizar reg­u­lar­mente los esta­dos de los proyec­tos. Siem­pre debes cono­cer el esta­do de cada proyec­to. A veces se nece­si­tan actu­al­iza­ciones casi todos los días, a veces las actu­al­iza­ciones sem­anales son sufi­cientes. Depende de la com­ple­ji­dad del proyec­to y de los plazos.
  12. Bus­car con­stan­te­mente retroal­i­mentación de los cole­gas. Esto es muy impor­tante, porque las críti­cas o con­se­jos opor­tunos pueden ayu­dar a evi­tar errores críti­cos, cuya cor­rec­ción costará tiem­po y dinero.
  13. Bus­car opciones para ahor­rar dinero y luego rein­ver­tir­lo. Por lo gen­er­al, los clientes se dan cuen­ta de cuán­to puede aumen­tar el pre­supuesto. Si te mantienes den­tro del pre­supuesto más pequeño y ter­mi­nas el proyec­to antes de lo prometi­do, es prob­a­ble que recibas un bono. Esto puede ser inver­tido en el desar­rol­lo de los emplea­d­os o en la com­pra de nue­vo equipo. Es decir, en algo que per­mi­ta al equipo avan­zar.
  14. No ten­gas miedo de adap­tarte. Afer­rarse a un plan es impor­tante, pero a veces vale la pena ser flex­i­ble para respon­der a los desafíos o prob­le­mas que sur­gen durante el tra­ba­jo. Es mejor cam­biar algo tác­ti­ca­mente para lograr un obje­ti­vo estratégi­co de una man­era diferente.
  15. Estable­cer un límite de tiem­po para los proyec­tos. Para ges­tionar proyec­tos com­ple­jos, un ger­ente debe estable­cer el tiem­po en que está disponible y especi­ficar los temas para los cuales puede ser contactado.
  16. Estandarizar for­matos de doc­u­men­tos para proyec­tos. Es bueno si los proyec­tos se ges­tio­nan para un solo cliente. Entonces hay una posi­bil­i­dad de que el ger­ente de proyec­tos no ten­ga que dom­i­nar for­mas descono­ci­das y/o incon­ve­nientes de preparar resul­ta­dos inter­me­dios e informes finales. Si los proyec­tos son de difer­entes clientes, se recomien­da acor­dar algún for­ma­to unifi­ca­do de doc­u­men­tos al prin­ci­pio del trabajo.
  17. Ele­gir un méto­do para com­bat­ir la pro­cras­ti­nación. Casi todos enfrentan este fenó­meno, espe­cial­mente cuan­do hay var­ios proyec­tos y algunos de ellos son difí­ciles. Puedes usar la téc­ni­ca uti­liza­da por el cofun­dador de The Muse, Alex Cavoula­cos. Él dis­tribuye su tiem­po de tra­ba­jo durante el día de la sigu­iente man­era: 1 proyec­to o tarea grande, 3 medi­anas y 5 pequeñas.
  18. Orga­ni­zar comu­ni­cación efec­ti­va. Sin un algo­rit­mo bien estable­ci­do de comu­ni­cación con los equipos, no podrás tra­ba­jar de man­era efi­ciente. Por lo tan­to, crea chats de equipo en el men­sajero que te con­ven­ga. Es bueno si se puede inte­grar con el ger­ente de tar­eas. Con esta opción, por ejem­p­lo, los miem­bros del equipo pueden recibir men­sajes recorda­to­rios sobre tar­eas con fechas de vencimiento.
  19. Autom­a­ti­zar todo lo que puedas. Si hay muchas lla­madas en el proyec­to, y los ger­entes no pueden respon­der­las todas, con­figu­ra un call­back automáti­co: hay ser­vi­cios y scripts espe­ciales para conec­tar­los à la base de datos de con­tac­tos o CRM. Si hay tar­eas repet­i­ti­vas, selec­ciona un ger­ente de tar­eas donde se asig­nen automáticamente.
  20. Evalúa el proyec­to después de com­ple­tar­lo. Es muy impor­tante sacar con­clu­siones, pen­sar en errores que se cometieron y en cómo se mane­jaron. Tam­bién es cru­cial definir qué pasos fueron los más efi­cientes. Con­sid­er­arás esta expe­ri­en­cia al eje­cu­tar los próx­i­mos proyectos.

Mejores pro­duc­tos de gestión de proyectos

Ya hemos men­ciona­do que la gestión de múlti­ples proyec­tos se com­pli­ca cuan­do no uti­lizas her­ramien­tas espe­ciales o las sobre­uti­lizas. Aquí ofre­ce­mos una vista gen­er­al de los ser­vi­cios que pueden hac­er que la gestión de múlti­ples proyec­tos sea más eficiente.

Depen­di­en­do de las car­ac­terís­ti­cas del proyec­to, puedes imple­men­tar varias her­ramien­tas o ele­gir una que com­bine las car­ac­terís­ti­cas que nece­si­tas para tus proyectos.

Her­ramien­tas de gestión de proyectos

Estos pro­duc­tos per­miten un tra­ba­jo en equipo coor­di­na­do, ya que todos los emplea­d­os ven el plan gen­er­al del proyec­to y las tar­eas asig­nadas a ellos. El ger­ente tiene una visión gen­er­al del proyec­to en cualquier momento.

Trel­lo

Platafor­mas: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac.

Car­ac­terís­ti­cas: el pro­duc­to es exce­lente para ges­tionar var­ios proyec­tos pequeños à la vez. Debido à la inter­faz ami­ga­ble en for­ma de tablero Kan­ban y a un reg­istro sen­cil­lo, Trel­lo es gen­eral­mente preferi­do por los emplea­d­os. Las tar­eas se mues­tran como tar­je­tas, que se pueden mover entre colum­nas, lo que hace que la operación sea muy con­ve­niente. La asi­gnación y el inter­cam­bio de tar­eas tam­bién se real­izan en unos clics.

Inte­gra­ciones con Slack, Google Dri­ve, Jira y otros ser­vi­cios están disponibles.

Con­tras: a algunos ger­entes no les gus­ta que ten­gan que crear un nue­vo tablero para cada proyec­to, a veces hay difi­cul­tades con la configuración.

Pre­cios: la ver­sión de prue­ba gra­tui­ta está disponible. La ver­sión de pago comien­za en $5 por usuario/mes, cuan­do se paga anual­mente (o $6 para tar­i­fas mensuales).

La ver­sión bási­ca no ofrece fun­ciones útiles como informes y análi­sis en tiem­po real, pero están inclu­idas en la ver­sión Pre­mi­um por $17.5, así como la posi­bil­i­dad de com­bi­nar tableros en colec­ciones y ges­tionar equipos.

La ver­sión gra­tui­ta está disponible, donde los usuar­ios no pueden agre­gar cam­pos a los tableros, y el cal­en­dario / línea de tiem­po tam­bién están indisponibles.

Cal­i­fi­cación en Capter­ra: 4.5 de 5.

Work­sec­tion

Platafor­mas: Web, Win­dows, iOS y Android.

Car­ac­terís­ti­cas: este es un pro­duc­to mul­ti­fun­cional que puede ser uti­liza­do para plan­i­fi­cación y gestión de proyec­tos. Ofrece estadís­ti­cas com­ple­tas y visuales. Por ejem­p­lo, el ger­ente tiene una visión gen­er­al de lo siguiente:
  • gas­tos;
  • tasa de progreso;
  • tar­eas atrasadas;
  • involu­cramien­to del equipo y otros.

A los usuar­ios les gusta
  • grá­fi­cos de Gantt;
  • tableros Kan­ban;
  • tableros de control;
  • alto niv­el de seguri­dad de datos (puedes ele­gir un servi­dor basa­do en Alemania);
  • soporte téc­ni­co rápi­do con un tiem­po de respues­ta de aprox­i­mada­mente 10 min­u­tos (den­tro de 1 hora durante el fin de semana).
Entre otros pros: inte­gra­ciones con sis­temas CRM, Google­Docs, Slack, Telegram.

Con­tras: no todos los usuar­ios están sat­is­fe­chos con la apli­cación móvil.

Pre­cios: está disponible una ver­sión de prue­ba de 14 días. Las ver­siones pagas comien­zan en $29 por mes para 10 proyec­tos y 10 usuar­ios. El plan tar­i­fario de $49 por usuario ofrece 20 proyec­tos y 20 usuar­ios, mien­tras que por $199 por mes obtienes un número ilim­i­ta­do de proyec­tos con has­ta 50 usuarios.

Puedes usar una ver­sión gra­tui­ta, pero está lim­i­ta­da a 2 proyec­tos y 5 usuar­ios, así como has­ta 0.1 Gb de alma­ce­namien­to de datos. Mien­tras que la ver­sión Pre­mi­um per­mite has­ta 500 Gb de datos, dominio per­son­al y mejor seguri­dad de datos.

Cal­i­fi­cación en Capter­ra: 4.9 de 5.

Hub­staff Tasks

Platafor­mas: Web, SaaS, nube.

Car­ac­terís­ti­cas: ras­treador de tar­eas sim­ple con una inter­faz basa­da en tablero Kan­ban. Puedes mover las tar­je­tas de tarea, comen­tar y seguir el pro­gre­so, usar lis­tas de ver­i­fi­cación y eti­que­tas. Tam­bién hay una fun­ción espe­cial para la gestión de Sprints.

Con­tras: no hay plan­til­las de tar­eas ni inte­gra­ciones API.

Pre­cios: está disponible un perío­do de prue­ba de 14 días. La ver­sión gra­tui­ta ofrece acce­so para 5 usuar­ios, con has­ta 100 Mb de alma­ce­namien­to de datos para cada usuario, y la posi­bil­i­dad de eje­cu­tar has­ta 10 proyec­tos. Por $5 al mes obtienes un número ilim­i­ta­do de usuar­ios y proyec­tos, con 5 Gb de alma­ce­namien­to de datos para cada usuario.

Cal­i­fi­cación en Capter­ra: 4.6 de 5.

Team­work

Platafor­mas: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac, Linux.

Car­ac­terís­ti­cas: este ger­ente de tar­eas ofrece un rendimien­to efi­ciente gra­cias a
  • lis­tas de tar­eas y subtareas,
  • grá­fi­cos de Gantt y tableros Kanban,
  • cal­en­dario.

Chat inte­gra­do, ras­treador de tiem­po y her­ramien­tas para com­par­tir doc­u­men­tos harán tu tra­ba­jo más eficiente.

Con­tras: prob­le­mas con API, errores repet­i­tivos en la gestión de tar­eas, inter­faz un poco confusa.

Pre­cios: la ver­sión de prue­ba está disponible por 30 días. Las tar­i­fas pagas cues­tan entre $10 y $18 por usuario/mes, cuan­do se paga anual­mente. Las tar­i­fas men­su­ales requerirán $12.5-$22.5 por mes.

Tam­bién hay una ver­sión com­ple­ta­mente gra­tui­ta, que está lim­i­ta­da a 5 usuar­ios y 1 – 2 proyec­tos. Las fun­ciones tam­bién están lim­i­tadas: hay hitos, tar­eas, men­sajería, pero no están disponibles la fac­turación y plan­til­las de proyec­tos. Por ejem­p­lo, por $10 los usuar­ios obtienen todas las fun­ciones de la ver­sión gra­tui­ta con un ras­treador de tiem­po adi­cional, fac­turación, chat y 20 plan­til­las de proyectos.

Cal­i­fi­cación en Capter­ra: 4.5 de 5.

Ser­vi­cios de seguimien­to de tiempo

Aun si solo comien­zas a tra­ba­jar o ges­tionas proyec­tos sim­ples, los ras­treadores de tiem­po valen la pena imple­men­tar­los. Ayu­dan a enten­der cuán­to tiem­po se des­ti­na a una tarea y con­tribuyen a una plan­i­fi­cación más efi­ciente de futur­os proyectos.

Time Doc­tor

Platafor­mas: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac, Linux.

Car­ac­terís­ti­cas: pro­duc­to intu­iti­vo que se adap­ta bien a ger­entes que quieren ten­er una visión gen­er­al de los sitios web que sus emplea­d­os vis­i­tan durante su horario lab­o­ral. Este ras­treador de tiem­po tam­bién hace cap­turas de pan­talla de vez en cuando.

Inte­gra­ciones con Asana, Base­camp, Trel­lo y otros ras­treadores de tar­eas están disponibles.

Con­tras: la sin­cronización de tiem­po no siem­pre es cor­rec­ta cuan­do se uti­lizan difer­entes dis­pos­i­tivos, algunos usuar­ios encuen­tran molestas las noti­fi­ca­ciones emergentes.

Pre­cios: está disponible un perío­do de prue­ba de 14 días. Las ver­siones pagadas cues­tan entre $70 y $200 por usuario cuan­do se pagan anual­mente. La ver­sión más bara­ta ofrece gestión de tar­eas y proyec­tos, seguimien­to de tiem­po ilim­i­ta­do y cap­turas de pan­talla, por $100 al mes el ser­vi­cio ras­trea sitios web y per­mite más de 60 integraciones.

Cal­i­fi­cación en Capter­ra: 4.5 de 5.

Tog­gl Track

Platafor­mas: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac, Linux.

Car­ac­terís­ti­cas: pro­duc­to intu­iti­vo con inter­faz ami­ga­ble. Ofrece no solo seguimien­to de tiem­po, sino tam­bién informes y grá­fi­cos, así como exportación de datos.

Con­tras: algunos usuar­ios exper­i­men­tan difi­cul­tades para encon­trar proyec­tos que se ges­tionaron hace mucho tiem­po. Otros no les gus­ta que las sesiones se interrumpan.

Pre­cios: el acce­so à la tar­i­fa Pre­mi­um es gra­tu­ito durante 30 días. Tam­bién está disponible una ver­sión gra­tui­ta, que es bue­na para equipos de has­ta 5 miem­bros. El seguimien­to de tiem­po, el número de eti­que­tas y clientes tam­bién son ilim­i­ta­dos. Las tar­i­fas pagadas cues­tan $9-$18 por usuario/mes cuan­do se paga anual­mente. Si pagas men­su­al­mente, el pre­cio sería may­or: $10-$20. Las ver­siones pagadas ofre­cen plan­til­las de proyec­tos, fac­turación, redondeo de tiem­po para informes.

Cal­i­fi­cación en Capter­ra: 4.7 de 5.

TMet­ric

Platafor­mas: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac, Linux.

Car­ac­terís­ti­cas: ras­treador de tiem­po sim­ple que con­tabi­liza no solo las horas de tra­ba­jo, sino tam­bién los descansos.

Inte­gra­ciones con Asana, Base­camp, GitHub, Pipedrive, Trel­lo y Wrike están disponibles.

Con­tras: las her­ramien­tas para la fac­turación no están disponibles, algunos usuar­ios encuen­tran la nave­gación confusa.

Pre­cios: la ver­sión de prue­ba está disponible por 30 días. Hay una ver­sión gra­tui­ta con informes para un número ilim­i­ta­do de usuar­ios. Esta ver­sión no tiene inte­gra­ciones, fac­turación y seguimien­to de la activi­dad del emplea­do. Estas fun­ciones están disponibles en la tar­i­fa de $5. Otra ver­sión, que cues­ta $7 al mes, ofrece cap­turas de pan­talla, cál­cu­los salar­i­ales e inte­gra­ciones con Jira, Git­Lab y Redmine.

Cal­i­fi­cación en Capter­ra: 4.5 de 5.

Time­Camp

Platafor­mas: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac, Linux.

Car­ac­terís­ti­cas: una her­ramien­ta con­ve­niente para ras­trear cuán­to tiem­po se ded­i­ca a tar­eas ruti­nar­ias. Per­mite una visión gen­er­al del rendimien­to de los emplea­d­os y la fac­turación a los clientes.

Con­tras: algunos usuar­ios men­cio­nan que la fun­ción de especi­fi­cación de tiem­po debe mejo­rarse, así como los for­mu­la­rios de informe.

Pre­cios: perío­do de prue­ba gra­tu­ito está disponible, así como una ver­sión gra­tui­ta con un número ilim­i­ta­do de usuar­ios, proyec­tos y tar­eas. Las ver­siones pagadas cues­tan entre $7 y $10 por usuario/mes. Si pagas anual­mente, puedes obten­er un 10% de des­cuen­to en el pre­cio. La ver­sión de $7 ofrece informes exporta­bles, redondeo de tiem­po, inte­gra­ciones ilim­i­tadas y presupuestación.

Cal­i­fi­cación en Capter­ra: 4.7 de 5.

Her­ramien­tas de comu­ni­cación del equipo

A menudo, el tra­ba­jo en equipo requiere mucho más que solo comen­tar tar­eas. Para este propósi­to, hay her­ramien­tas útiles para la comu­ni­cación en equipo de difer­entes tipos.

Slack

Platafor­mas: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac.

Car­ac­terís­ti­cas: la platafor­ma se basa en canales donde los miem­bros del equipo pueden inter­cam­biar men­sajes, archivos y hac­er vide­ol­la­madas. Están disponibles chats cer­ra­dos, con acce­so solo por invitación.

Con­tras: los usuar­ios a veces tienen prob­le­mas con lla­madas y entra­da en canales. Otros se que­jan del pre­cio y de los lar­gos tiem­pos de espera para soporte técnico.

Pre­cios: para pro­bar el pro­duc­to puedes usar un perío­do de prue­ba gra­tu­ito. Tam­bién hay una ver­sión gra­tui­ta con has­ta 10,000 men­sajes de tu equipo, lla­madas de voz y video pri­vadas y has­ta 10 integraciones.
Las ver­siones de pago comien­zan en $8 por usuario/mes ($6.67 cuan­do se paga anual­mente). Por este dinero obtienes fun­ciones adi­cionales: his­to­r­i­al com­ple­to de men­sajes, inte­gra­ciones ilim­i­tadas, lla­madas gru­pales para has­ta 15 usuar­ios, cuen­tas de invitados.

Cal­i­fi­cación en Capter­ra: 4.7 de 5.

Vectera

Platafor­mas: Web, nube, SaaS.

Car­ac­terís­ti­cas: un pro­duc­to que lle­va la comu­ni­cación entre el equipo y el cliente a un nue­vo niv­el con con­fer­en­cias pri­vadas y gru­pales, com­par­tir pan­talla y una pizarra para comu­ni­carse. Tam­bién ofrece inter­cam­bio de doc­u­men­tos, notas, sin­cronización con el cal­en­dario y sis­temas CRM, en la nube.

Con­tras: no todos los usuar­ios están sat­is­fe­chos con el tamaño de la pizarra y el número de integraciones.

Pre­cios: antes de ele­gir un plan tar­i­fario, puedes pro­bar la her­ramien­ta durante 14 días. Tam­bién está disponible una ver­sión gra­tui­ta, es bue­na para reuniones cara a cara, ofre­cien­do 4 salas de reuniones y com­par­tir pan­talla. Por $27 al mes obtienes salas ilim­i­tadas, notas para reuniones pri­vadas, plan­til­las de salas de reuniones, lla­madas gru­pales, alma­ce­namien­to de datos en la nube y local.

Cal­i­fi­cación en Capter­ra: 4.8 de 5.

Lucidspark

Platafor­mas: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac.

Car­ac­terís­ti­cas: este lien­zo dig­i­tal es ade­cua­do para llu­vias de ideas gru­pales, creación de hojas de ruta para clientes y una matriz 2×2 (análi­sis DAFO). Puedes uti­lizar eti­que­tas, tem­po­rizador y chat.

Con­tras: no todos los usuar­ios encuen­tran fácil la con­fig­u­ración de pri­vaci­dad, las pizarras tam­bién nece­si­tan actualizaciones.

Pre­cios: está disponible una ver­sión de prue­ba. Hay una ver­sión gra­tui­ta con 3 pizarras, inte­gra­ciones, dibu­jo y emo­ji. Por $7.95 al mes obtienes pizarras ilim­i­tadas, eti­que­tas y agru­pamien­to automáti­co de ideas.
Cal­i­fi­cación en Capter­ra: 4.7 de 5.

Chan­ty

Platafor­mas: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac.

Car­ac­terís­ti­cas: Chat de equipo mul­ti­fun­cional. Tiene la capaci­dad de inter­cam­biar men­sajes de tex­to, audio y video, así como com­par­tir pan­talla. Es con­ve­niente que puedas con­ver­tir men­sajes en tar­eas y asig­nar ejec­u­tivos y fechas límite.

Inte­gración con Drop­box, Trel­lo, Jira están disponibles.

Con­tras: los usuar­ios desearían más emo­ji y con­fig­u­ración extendida.

Pre­cios: la ver­sión gra­tui­ta está disponible, que sería bue­na para un equipo de has­ta 10 miem­bros. Ten­drían 10 Gb de alma­ce­namien­to de datos y la posi­bil­i­dad de inter­cam­biar men­sajes de voz. Usar lla­madas de video gru­pales, inte­gra­ciones y crear tar­eas en un chat te costará $4 por usuario/mes (si se paga anual­mente, lo mis­mo costará $3).

Cal­i­fi­cación en Capter­ra: 4.7 de 5.

Pro­duc­tos de inter­cam­bio de archivos

Dichos ser­vi­cios facil­i­tan la colab­o­ración y ase­gu­ran el acce­so à la infor­ma­ción nece­saria para todos los usuar­ios para quienes esto es importante.

High­tail

Platafor­mas: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac.

Car­ac­terís­ti­cas: la solu­ción ópti­ma para aque­l­los que nece­si­tan tra­ba­jar con archivos real­mente grandes, por ejem­p­lo, archivos de dis­eño. Aquí puedes asig­nar tar­eas a los miem­bros del equipo y mon­i­tore­ar su actividad.

Con­tras: la sin­cronización de archivos entre dis­pos­i­tivos y alma­ce­namien­to en la nube no siem­pre es cor­rec­ta. El soporte téc­ni­co no es lo sufi­cien­te­mente rápido.

Pre­cios: está disponible una ver­sión de prue­ba y un plan tar­i­fario gra­tu­ito. Las fun­ciones son lim­i­tadas: los usuar­ios pueden subir archivos de has­ta 100 Mb y cada usuario obtiene alrede­dor de 2 Gb de espa­cio de alma­ce­namien­to de datos. Por $12 al mes (en caso de un pago anu­al) el usuario puede subir archivos de has­ta 25 Gb y ten­er posi­bil­i­dades de alma­ce­namien­to ilimitadas.

Cal­i­fi­cación en Capter­ra: 4.4 de 5.

Zoho Work­Drive

Platafor­mas: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac.

Car­ac­terís­ti­cas: la her­ramien­ta es bue­na para equipos que desean subir sus archivos a un dis­co y per­mi­tir que otros miem­bros del equipo los lean, editen y comenten.

Con­tras: los usuar­ios notan tiem­pos de car­ga de archivos muy lar­gos y un soporte téc­ni­co deficiente.

Pre­cios: está disponible una ver­sión de prue­ba gra­tui­ta. Las tar­i­fas pagas comien­zan en $2.5 por usuario/mes cuan­do se pagan anual­mente. Los pagos men­su­ales te costarían $3 por la tar­i­fa más bara­ta. Incluye 1 Tb de alma­ce­namien­to de datos para un equipo de has­ta 3 miem­bros, con la posi­bil­i­dad de subir archivos que no super­en 1 Gb.

Cal­i­fi­cación en Capter­ra: 4.6 de 5.

Egnyte

Platafor­mas: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac.

Car­ac­terís­ti­cas: las her­ramien­tas per­miten no solo car­gar y proce­sar archivos, sino tam­bién con­trol de acce­so con noti­fi­ca­ciones sobre activi­dades no autorizadas.

Con­tras: prob­le­mas con la car­ga y sin­cronización de archivos.

Pre­cios: está disponible una ver­sión de prue­ba gra­tui­ta. Las tar­i­fas pagas comien­zan en $20 por usuario/mes, cuan­do se paga anual­mente. Por el dinero obtienes seguri­dad de datos, con­trol de acce­so y pro­tec­ción con­tra mal­ware. El tamaño máx­i­mo de archi­vo para subir es de 100 Gb.

Cal­i­fi­cación en Capter­ra: 4.5 de 5.

Google Dri­ve

Platafor­mas: Web, iOS, Android.

Car­ac­terís­ti­cas: la her­ramien­ta facili­ta la car­ga, sin­cronización y com­par­ti­ción de archivos y per­mite el con­trol de acceso.

Con­tras: la sin­cronización no siem­pre es cor­rec­ta, si el archi­vo es grande, la vista pre­via no está disponible. El rendimien­to depende mucho de la cal­i­dad de la conex­ión a Internet.

Pre­cios: 100 Gb de alma­ce­namien­to de datos gratis. Por $6 al mes obtienes capaci­dad de alma­ce­namien­to de 30 Gb y por $12 — 2 Tb.

Cal­i­fi­cación en Capter­ra: 4.8 de 5.

Ser­vi­cios para desarrolladores

Como regla gen­er­al, un ciclo com­ple­to de desar­rol­lo de soft­ware requiere pro­gra­mas espe­ciales. Facil­i­tan la colab­o­ración entre desar­rol­ladores y ofre­cen la posi­bil­i­dad de mejo­rar la gestión de especi­fi­ca­ciones, scripts de prue­ba y el desar­rol­lo de soft­ware en general.

Red­mine

Platafor­mas: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac, Linux.

Car­ac­terís­ti­cas: esta platafor­ma de códi­go abier­to per­mite crear proyec­tos y tar­eas, pri­orizar­los y ras­trear su pro­gre­so. El inter­cam­bio de archivos y repos­i­to­rios, así como la cor­rec­ción de errores y fal­los, tam­bién están disponibles.

Con­tras: los usuar­ios se que­jan de la expe­ri­en­cia de usuario, la fun­ción de búsque­da y la con­fig­u­ración inicial.

Pre­cios: está disponible una ver­sión de prue­ba gra­tui­ta, la ver­sión de pago cues­ta $25 por mes.

Cal­i­fi­cación en Capter­ra: 4.1 de 5.

Jira

Platafor­mas: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac, Linux.

Car­ac­terís­ti­cas: los equipos que tra­ba­jan con agile, eli­gen esta her­ramien­ta para la colab­o­ración. Los tableros Kan­ban, informes de sprints, grá­fi­cos de pro­gre­so de tar­eas ofre­cen una visión gen­er­al del esta­do del proyec­to o tarea, que tam­bién es útil para la plan­i­fi­cación de futur­os proyectos.

Con­tras: muchos usuar­ios lo encuen­tran difí­cil de enten­der y tienen prob­le­mas con la búsque­da de tareas.

Pre­cios: está disponible una ver­sión de prue­ba, que es com­ple­ta­mente gra­tui­ta para equipos de has­ta 10 miem­bros. Para más usuar­ios, el pro­duc­to costará $7 por mes.

Cal­i­fi­cación en Capter­ra: 4.4 de 5.

Con­flu­ence

Platafor­mas: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac, Linux.

Car­ac­terís­ti­cas: este pro­duc­to se uti­liza gen­eral­mente como un cen­tro de infor­ma­ción para toda la empre­sa, así como para equipos sep­a­ra­dos. Es ade­cua­do para el alma­ce­namien­to de reglas, instruc­ciones y otros doc­u­men­tos. Los emplea­d­os pueden edi­tar datos y se pueden ras­trear los detalles de edición.

Con­tras: hay prob­le­mas con la exportación de doc­u­men­tos y la búsque­da de texto.

Pre­cios: hay una ver­sión gra­tui­ta disponible para has­ta 10 usuar­ios con un número ilim­i­ta­do de pági­nas. Por $55 al mes, has­ta 20,000 usuar­ios obtienen acce­so a este producto.

Cal­i­fi­cación en Capter­ra: 4.4 de 5.

Code­giant

Platafor­mas: Web, Win­dows, Mac.

Car­ac­terís­ti­cas: otra her­ramien­ta para desar­rol­ladores con una inter­faz ami­ga­ble. Ofrece gestión de proyec­tos y tar­eas, gestión del conocimien­to y car­ga de repositorios.

Con­tras: no todos los usuar­ios se sien­ten bien con la fal­ta de apli­cación móvil.

Pre­cios: está disponible la ver­sión de prue­ba gra­tui­ta. Los equipos de has­ta 5 miem­bros pueden usar Code­giant de for­ma gra­tui­ta, con capaci­dades de alma­ce­namien­to de has­ta 5 Gb. Por $9 al mes obtienes un número ilim­i­ta­do de usuar­ios y has­ta 50 Gb de alma­ce­namien­to de datos.

Cal­i­fi­cación en Capter­ra: 4.4 de 5.
Si estás lis­to para imple­men­tar estrate­gias para la gestión de múlti­ples proyec­tos y uti­lizar her­ramien­tas espe­ciales, des­cubrirás que no es tan difí­cil eje­cu­tar var­ios proyec­tos à la vez.
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