Multitasking ist ein führender Trend für viele Fachleute, insbesondere Projektmanager. Das gleichzeitige Durchführen mehrerer Projekte ist zu ihrem Alltag geworden.
Um mehrere Projekte gleichzeitig effektiv zu führen, sollte man die häufigsten Fehler vermeiden und spezielle Strategien und Programme nutzen.
Was ist Projektmanagement
Ein Projekt wird oft als ein Weg bezeichnet, Ideen in die Realität umzusetzen. In der Regel wird ein Projekt gestartet, um ein Problem zu lösen oder eine Gelegenheit zu nutzen. Deshalb hat ein Projekt:
- eine Idee oder ein Ziel;
- einen Leiter oder ein Team;
- Ressourcen (finanzielle, technische und menschliche Ressourcen sowie Zeit).
Um ein bestimmtes Ziel innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens zu erreichen und dabei im Rahmen gegebener Ressourcen zu bleiben, benötigt man Projektmanagement.
Mit anderen Worten, dank des Projektmanagements verwandeln sich Probleme und Herausforderungen zunächst in einen detaillierten Plan und werden dann zu einem erfolgreichen Fall, auf den man stolz sein kann, der aufgrund von
- Risikobewertung und Risikomanagement;
- optimaler Managementstrategie;
- Implementierung der endgültigen Teammanagementmethode;
- Fähigkeit zur richtigen Aufgabenverteilung;
- Verständnis von Kontrollpunkten und der Bedeutung von effektivem Feedback.
Nützliche Fähigkeiten im Projektmanagement
Um mehrere Projekte gleichzeitig innerhalb der angegebenen Fristen und mit den gewünschten Ergebnissen zu leiten, muss ein Projektmanager viele Fähigkeiten besitzen. Man muss berücksichtigen, dass solche Mitarbeiter sehr häufig mehrere Projekte gleichzeitig verwalten. Dies können unabhängige Projekte oder Teilprojekte innerhalb einer komplizierten und ehrgeizigen Initiative sein.
Um eine Mehrprojektplanung zu organisieren und mehrere Projekte gleichzeitig zu managen, muss ein Projektmanager über die folgende Berufserfahrung verfügen:
- Managementtechniken und ein Verständnis dafür, in welchen Situationen welche angewendet werden sollten. Einige bevorzugen das traditionelle Wasserfallmodell, andere wählen Agile. Ein Projektmanager sollte sich mit beiden Modellen auskennen.
- Teamarbeit. Ein Projektmanager sollte wissen, wie er mit den Mitarbeitern arbeitet und ein förderliches Arbeitsumfeld schafft, aber es ist auch wichtig, dass er neue Teammitglieder einstellen kann, wenn dies für den Projekterfolg notwendig ist. Darüber hinaus benötigen Neueinsteiger eine gute Einarbeitung, um so schnell wie möglich Teil des Teams zu werden.
- Grundkenntnisse im Zielbereich. Andernfalls kann es äußerst schwierig sein, zu verstehen, wie gut die Arbeit erledigt wird. Aus diesem Grund müssen Projektmanager in vielen technischen Bereichen gut ausgebildet sein.
- Mehrfachplanung. Wenn ein Projektmanager mehr als 2 Projekte gleichzeitig leitet, werden Zeitmanagementfähigkeiten und die Fähigkeit, einen guten Arbeitszeitplan zu erstellen, entscheidend. Wenn du beispielsweise Sprints verwendest, macht es Sinn, Sprints in verschiedenen Projekten an unterschiedlichen Tagen zu beginnen. So wird Chaos in deinem Arbeitsablauf vermieden.
- Priorisierung. Jedes Projekt hat wichtige, aber nicht dringende Aufgaben oder dringende, aber nicht sehr wichtige Aufgaben. Um Aufgaben entsprechend ihrer Bedeutung für den Projektfortschritt zu priorisieren, kannst du das einfachste Werkzeug verwenden - die Eisenhower-Entscheidungsmatrix.
- Delegation. Du kannst alles gut und unabhängig nur bis zu einem gewissen Punkt tun. Dann merkst du, dass ein Tag nur 24 Stunden hat. Je eher ein Projektmanager die Bedeutung von Delegationsfähigkeiten erkennt, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass er ausbrennt und ernsthafte Fehler macht.
Probleme, Fehler und Fallstricke beim Management mehrerer Projekte
Unternehmen können völlig unterschiedliche Projekte haben, aber die Fehler sehen oft sehr ähnlich aus. Lass uns die häufigsten betrachten.
Weise einer Person zu, mehrere Projekte zu organisieren, die sich in derselben Phase des Lebenszyklus befinden
Wenn es nicht zehn dieser Projekte gibt und sie nicht zu groß sind, aber typisch für dein Unternehmen, wird der Fehler nicht fatal sein.
Stellen wir uns jedoch eine andere Situation vor: Es ist notwendig, eine Initiierung durchzuführen, das heißt, so viele Informationen wie möglich über den Zweck des Projekts zu erhalten, zu rechtfertigen, warum es gerade jetzt relevant ist, und die Beteiligten zu definieren. Diese Phase dauert wirklich lange und die weitere Planung sowie der Erfolg des Projekts hängen davon ab.
Und was ist, wenn es gleichzeitig drei oder vier solcher Projekte gibt? Es ist klar, dass eine Person physisch nicht in der Lage ist, gut an mehreren Projekten gleichzeitig zu arbeiten, sodass ein Projekt definitiv auf der Strecke bleibt.
Um eine solche Situation zu vermeiden, muss man bedenken, dass ein Projektmanager mit mehr als einem Projekt betraut werden kann, aber sie müssen in verschiedenen Phasen ihres Lebenszyklus sein. Zum Beispiel ist das eine Projekt in der Initiierungsphase, während ein anderes sich dem Abschlussstadium nähert.
"Abschluss" aller wichtigen Prozesse bei einem Mitarbeiter
Sogar wenn ein Projektmanager eine äußerst verantwortungsvolle Person ist, können höhere Gewalt eintreten. Tritt eine solche Situation auf und liegen alle wichtigen Informationen nur im Kopf einer Person, ist es eine Katastrophe. Zu einem bestimmten Zeitpunkt hören die Teammitglieder auf zu verstehen, was und wie sie als Nächstes tun sollen.
Um dies zu vermeiden, ist es notwendig, Dokumente zu erstellen, die Aufgaben klar beschreiben (und sogar Vorlagen für regelmäßige Aufgaben zu erstellen), Prozesse und Verantwortungsbereiche.
Die ideale Variante ist, wenn das Team einen Mitarbeiter hat, der den Projektmanager ersetzen kann.
Ignorieren von Projektmanagement-Tools oder die Verwendung zu vieler davon
Beide Optionen sind falsch. Ja, wenn die Projekte, die verwaltet werden, nicht kompliziert sind, mag es scheinen, dass E-Mail und ein paar Dokumente auf Google Drive ausreichen.
Tatsächlich scheint das nur so, bis der Moment kommt, in dem man beispielsweise schnell einen Überblick über die von einem Spezialisten aufgewendete Zeit benötigt. Es stellt sich heraus, dass niemand irgendetwas aufgezeichnet hat.
Es kommt auch vor, dass ein Programm zum Dateiaustausch verwendet wird, ein anderes zur Kommunikation und Aufgaben, und ein drittes zur Zeiterfassung. Schließlich wird das Problem entstehen, wie man all diese Daten synchronisieren kann.
Deshalb solltest du zu Beginn des Projekts den Umfang, die Spezifika, die Zahlungsform usw. bewerten. Dies wird dir helfen zu verstehen, ob du nur ein Zeiterfassungstool und zum Beispiel einen Messenger benötigst oder ob du einen vollwertigen Aufgabenverwalter mit Gantt-Diagrammen, Berichterstattung und Mehrprojekt-Priorisierung brauchst.
Strategien zum Management mehrerer Projekte
Wenn es darum geht, mehrere Projekte gleichzeitig zu leiten, können die folgenden Strategien hilfreich sein.
- Ziele setzen und mit dem Kunden vereinbaren. Du musst sie so detailliert wie möglich schriftlich festhalten. Alle Parteien müssen die Ziele verstehen und ihr Verständnis bestätigen. Wenn jemand einen geringfügigen Zweifel hat, formuliere die Ziele erneut, bis sie klar und einstimmig von sowohl Team als auch Kunde genehmigt werden.
- Verstehe den Umfang der Projekte. Dazu musst du alle Schritte zur Zielerreichung detaillieren. Je mehr Details, desto besser. Wenn der Plan sehr grob ist, wird es definitiv Probleme im Zusammenhang mit einem Missverständnis des Umfangs und zusätzlichen Ressourcenausgaben geben.
- Betrachte Risiken für jedes Projekt. Du könntest verschiedene Risiken feststellen: finanzielle Verzögerungen, Probleme mit Zeitplänen. Der Hauptpunkt ist, sie im Voraus zu berücksichtigen und darüber nachzudenken, wie man ihre Auswirkungen beseitigen kann.
- Erstelle die besten Teams. Manchmal besteht die Versuchung, Geld zu sparen und einen Mitarbeiter mit weniger Erfahrung für weniger Geld einzustellen. Infolgedessen verschwendest du Zeit und Geld, während die einfachsten Aufgaben nachlässig erledigt werden. Dann musst du ein neues Team bilden, um von vorne zu beginnen oder die Fehler der vorherigen Verantwortlichen zu korrigieren.
- Hole alle Schlüsselinformationen zum Projekt an einem Ort. Du wirst höchstwahrscheinlich einen Aufgabenmanager benötigen, um mehrere Projekte gleichzeitig zu verwalten. Eine solche Lösung ermöglicht es dir, einen Überblick über das zu erhalten, was jetzt in jedem Projekt geschieht, und was in Zukunft geschehen sollte. So kannst du Überschneidungen, Probleme mit Fristen und die Arbeitslast der Mitarbeiter sehen.
- Betrachte Projekte aus einer strategischen Perspektive. Finde das Projekt, das am wichtigsten für das Unternehmen ist. Finde die schwierigsten und zeitaufwändigsten Aufgaben. Setze ihnen die höchste Priorität und starte mit ihnen, auch wenn es immer verlockend ist, zuerst die einfacheren Aufgaben zu erledigen.
- Vermeide unvernünftige Projekterweiterungen. Am häufigsten beginnt das Projekt zu wachsen, wenn viele neue Details hinzukommen, wenn wenig Zeit für die Planung aufgewendet wurde. Manchmal geschieht dies wegen des Wunsches, das perfekte Produkt zu schaffen. Aber dieses Wachstum kann zu Fristüberschreitungen und einem zu großen Budget führen.
- Balanciere die Interessen der Teams und der Kunden. Zu Beginn scheint jeder über die Ziele einig zu sein, aber während der Arbeit entstehen gelegentlich Konflikte zwischen Entwicklern und Kunden. In diesem Fall sollte der Projektmanager seine Verhandlungskompetenzen nutzen und einen Mittelweg finden, um niemanden zu verletzen und das Projekt nicht zu schädigen.
- Vermeide Mikromanagement. Manchmal scheint es wichtig zu sein, über alles, was mit dem Projekt passiert, informiert zu sein. Dies führt dazu, dass der Projektmanager fast jeden Schritt der Teammitglieder kontrolliert. Infolgedessen sind Teams gestresst, verloren und können nicht selbstständig arbeiten. Es ist besser, Vertrauen aufzubauen und Initiative und Autonomie zu fördern.
- Erkläre jedem Teammitglied den allgemeinen Arbeitsplan für das Projekt. Und vergiss auch nicht, die konkreten Verantwortungsbereiche jedes Mitarbeiters zu definieren. Halte all dies schriftlich fest, damit jedes Teammitglied schnell die Kontaktperson für jedes Problem finden kann.
- Aktualisiere regelmäßig die Projektstatus. Du solltest immer den Status jedes Projekts kennen. Manchmal sind tägliche Updates notwendig, manchmal reichen wöchentliche Statusupdates. Es hängt von der Komplexität des Projekts und den Fristen ab.
- Suche ständig Feedback von Kollegen. Dies ist sehr wichtig, denn zeitgerechte Kritik oder Ratschläge können helfen, kritische Fehler zu vermeiden, deren Korrektur dich Zeit und Geld kosten würde.
- Finde Möglichkeiten, Geld zu sparen und es dann reinvestieren. In der Regel erkennen Kunden, wie sehr das Budget steigen kann. Wenn du innerhalb des kleinsten Budgets bleibst und das Projekt früher als versprochen abschließt, erhältst du wahrscheinlich einen Bonus. Dieser kann in die Weiterbildung der Mitarbeiter oder den Kauf neuer Ausrüstung investiert werden. Das heißt, in etwas, das das Team voranbringen wird.
- Habe keine Angst, dich anzupassen. An einen Plan gebunden zu sein, ist wichtig, aber manchmal ist es besser, flexibel zu sein, um auf Herausforderungen oder Probleme zu reagieren, die während der Arbeit auftreten. Es ist besser, etwas Taktisches zu ändern, um ein strategisches Ziel auf andere Weise zu erreichen.
- Setze zeitliche Grenzen für Projekte. Um komplexe Projekte zu verwalten, muss ein Manager die Zeiten festlegen, zu denen er verfügbar ist, und festlegen, bei welchen Themen er kontaktiert werden kann.
Standardisiere Dokumentenformate für Projekte. Es ist gut, wenn die Projekte für einen Kunden verwaltet werden. Dann besteht die Chance, dass der Projektmanager nicht unbekannte und/oder unpraktische Wege zur Vorbereitung von Zwischenresultaten und Abschlussberichten erlernen muss. Wenn die Projekte von verschiedenen Kunden stammen, wird empfohlen, zu Beginn der Arbeit einen einheitlichen Dokumentenformat zu vereinbaren. Wähle einen Weg, um Aufschub zu bekämpfen. Fast jeder steht diesem Phänomen gegenüber, besonders wenn es mehrere Projekte gibt und einige davon schwierig sind. Du kannst die Technik verwenden, die der Mitbegründer von The Muse, Alex Cavoulacos, verwendet. Er verteilt seine Arbeitszeit während des Tages wie folgt: 1 großes Projekt oder Aufgabe, 3 mittlere und 5 kleine Aufgaben. Organisiere effektive Kommunikation. Ohne einen gut etablierten Kommunikationsalgorithmus mit den Teams kannst du nicht effizient arbeiten. Deshalb erstelle Team-Chats in dem Messenger, der für dich am bequemsten ist. Es ist gut, wenn er in den Aufgabenmanager integriert werden kann. In diesem Fall können Teammitglieder beispielsweise Erinnerung Nachrichten über Aufgaben mit Fälligkeitsdaten erhalten. Automatisiere alles, was du kannst. Wenn es im Projekt viele Anrufe gibt und Manager nicht immer erreichbar sind, richte einen automatischen Rückruf ein: es gibt spezielle Dienste und Skripte, um sie mit der Kontaktdatenbank oder CRM zu verbinden. Wenn es sich um wiederkehrende Aufgaben handelt, wähle einen Aufgabenmanager, bei dem sie automatisch zugewiesen werden. Bewerte das Projekt, nachdem es abgeschlossen ist. Es ist sehr wichtig, Schlussfolgerungen zu ziehen, über die gemachten Fehler nachzudenken und die Wege, wie sie gehandhabt wurden. Es ist auch wichtig, die Schritte zu definieren, die am effizientesten waren. Diese Erfahrungen werden dir beim Management der nächsten Projekte helfen.
Beste Produkte für Projektmanagement
Wir haben bereits erwähnt, dass das Management mehrerer Projekte komplizierter wird, wenn du keine speziellen Werkzeuge verwendest oder sie übermäßig nutzt. Hier bieten wir einen Überblick über Dienste, die das Management mehrerer Projekte effizienter machen können.
Je nach den Projektmerkmalen kannst du mehrere Tools implementieren oder eines auswählen, das die Funktionen kombiniert, die du für deine Projekte benötigst.
Projektmanagement-Tools
Diese Produkte ermöglichen ein koordiniertes Teamwork, da alle Mitarbeiter den Gesamtplan des Projekts und die ihnen zugewiesenen Aufgaben sehen. Der Manager hat jederzeit einen Überblick über das Projekt.
Trello
Plattformen: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Funktionen: Das Produkt ist großartig für die gleichzeitige Durchführung mehrerer kleiner Projekte. Aufgrund der benutzerfreundlichen Oberfläche in Form eines Kanban-Boards und der einfachen Registrierung wird Trello in der Regel von den Mitarbeitern bevorzugt. Die Aufgaben werden als Karten angezeigt, die zwischen den Spalten verschoben werden können, was die Verwaltung sehr bequem macht. Aufgabenzuweisung und Teilen erfolgt ebenfalls in wenigen Klicks.
Integrationen mit Slack, Google Drive, Jira und anderen Diensten sind verfügbar.
Nachteile: Einige Manager mögen es nicht, dass sie für jedes Projekt ein neues Board erstellen müssen, manchmal gibt es Schwierigkeiten bei der Einrichtung.
Preise: Eine kostenlose Testversion ist verfügbar. Die kostenpflichtige Version beginnt bei 5 $ pro Benutzer/Monat, wenn jährlich bezahlt (oder 6 $ bei monatlichen Raten).
Die Basisversion bietet keine so nützlichen Funktionen wie Echtzeitberichte und Analysen, diese sind jedoch in der Premium-Version für 17,5 $ enthalten, sowie die Möglichkeit, Boards in Sammlungen zu kombinieren und Teams zu verwalten.
Kostenlose Version ist verfügbar, in der die Nutzer keine Felder zu den Boards hinzufügen können, und Kalender / Zeitpläne sind ebenfalls nicht verfügbar.
Bewertung auf Capterra: 4,5 von 5.
Worksection
Plattformen: Web, Windows, iOS und Android.
Funktionen: Dies ist ein multifunktionales Produkt, das für Projektplanung und management verwendet werden kann. Es bietet vollständige und visuelle Statistiken. Zum Beispiel hat der Manager einen Überblick über Folgendes:
- Ausgaben;
- Fortschrittsrate;
- Überfällige Aufgaben;
- Teamengagement und anderes.
Benutzer mögen
- Gantt-Diagramme;
- Kanban-Boards;
- Dashboards;
- hoher Sicherheitsstandard der Daten (du kannst einen server in Deutschland wählen);
- schnelle technische Unterstützung mit einer Reaktionszeit von ca. 10 Minuten (innerhalb einer Stunde am Wochenende).
Unter anderen Vorteilen: Integrationen mit CRM-Systemen, GoogleDocs, Slack, Telegram.
Nachteile: Nicht alle Benutzer sind mit der mobilen App zufrieden.
Preise: Eine 14-tägige Testversion ist verfügbar. Kostenpflichtige Versionen beginnen bei 29 $ pro Monat für 10 Projekte und 10 Benutzer. Der Tarifplan für 49 $ pro Benutzer bietet 20 Projekte und 20 Benutzer, während du für 199 $ pro Monat unbegrenzte Projektanzahl mit bis zu 50 Benutzern erhältst.
Du kannst eine kostenlose Version nutzen, aber sie ist auf 2 Projekte und 5 Benutzer sowie auf eine maximale Datenmenge von 0,1 Gb begrenzt. Während die Premium-Version bis zu 500 Gb Daten, eine eigene Domain und bessere Datensicherheit ermöglicht.
Bewertung auf Capterra: 4,9 von 5.
Hubstaff Tasks
Plattformen: Web, SaaS, Cloud.
Funktionen: Einfacher Aufgaben-Tracker mit einer Benutzeroberfläche basierend auf Kanban-Boards. Du kannst die Aufgaben-Karten verschieben, kommentieren und den Fortschritt verfolgen, Checklisten und Labels verwenden. Es gibt auch eine spezielle Funktion für Sprint-Management.
Nachteile: Keine Aufgabenschablonen und API-Integrationen.
Preise: Eine 14-tägige Testphase ist verfügbar. Die kostenlose Version bietet Zugang für 5 Benutzer, mit bis zu 100 Mb Datenlagerung für jeden Benutzer und die Möglichkeit, bis zu 10 Projekte zu führen. Für 5 $ pro Monat bekommst du eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern und Projekten, mit 5 Gb Datenlagerung für jeden Benutzer.
Bewertung auf Capterra: 4,6 von 5.
Teamwork
Plattformen: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Funktionen: Diese Aufgabenverwaltung bietet eine effiziente Leistung durch
- Listen von Aufgaben und Teilaufgaben,
- Gantt-Diagramme und Kanban-Boards,
- Kalender.
Builtin-Chat, Zeiterfassung und Tools zum Dateiaustausch werden deine Arbeit effizienter machen.
Nachteile: Probleme mit der API, wiederkehrende Fehler im Aufgabenmanagement, eine etwas verwirrende Benutzeroberfläche.
Preise: Die Testversion ist 30 Tage verfügbar. Kostenpflichtige Tarife kosten zwischen 10 $ und 18 $ pro Benutzer/Monat, wenn jährlich bezahlt. Monatliche Raten würden 12,5-$22,5 pro Monat erfordern.
Es gibt auch eine völlig kostenlose Version, die auf 5 Benutzer und 1-2 Projekte begrenzt ist. Die Funktionen sind ebenfalls begrenzt: Es gibt Meilensteine, Aufgaben, Messaging, jedoch sind Abrechnung und Projektvorlagen nicht verfügbar. Zum Beispiel erhalten Benutzer für 10 $ alle Funktionen der kostenlosen Version mit zusätzlichem Zeit-Tracker, Rechnungsstellung, Chat und 20 Projektvorlagen.
Bewertung auf Capterra: 4,5 von 5.
Zeiterfassungsdienste
Selbst wenn du gerade erst anfängst zu arbeiten oder einfache Projekte leitest, sind Zeit-Tracker sinnvoll. Sie helfen zu verstehen, wie viel Zeit für eine Aufgabe aufgewendet wird und tragen zu einer effizienteren zukünftigen Projektplanung bei.
Time Doctor
Plattformen: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Funktionen: Intuitives Produkt, das gut für Manager geeignet ist, die einen Überblick über die Websites haben möchten, die ihre Mitarbeiter während der Arbeitszeit besuchen. Dieser Zeit-Tracker macht auch Screenshots von Zeit zu Zeit.
Integrationen mit Asana, Basecamp, Trello und anderen Aufgabenverwaltern sind verfügbar.
Nachteile: Die Zeitsynchronisierung ist beim Einsatz unterschiedlicher Geräte nicht immer korrekt, einige Benutzer finden die Pop-up-Benachrichtigungen störend.
Preise: 14-tägige Testphase ist verfügbar. Kostenpflichtige Versionen kosten zwischen 70 $ und 200 $ pro Benutzer, wenn jährlich bezahlt. Die günstigste Version bietet Aufgaben- und Projektmanagement, unbegrenzte Zeiterfassung und Screenshots, für 100 $ pro Monat verfolgt die Service-Websites und ermöglicht über 60 Integrationen.
Bewertung auf Capterra: 4,5 von 5.
Toggl Track
Plattformen: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux
Funktionen: Intuitives Produkt mit benutzerfreundlicher Oberfläche. Es bietet nicht nur Zeiterfassung, sondern auch Berichterstattung und Diagramme sowie Datenexport.
Nachteile: Einige Benutzer haben Schwierigkeiten, Projekte zu finden, die lange nicht mehr verwaltet wurden. Andere mögen keine unterbrochenen Sitzungen.
Preise: Der Zugang zum Premium-Tarif ist für 30 Tage kostenlos. Die kostenlose Version ist ebenfalls verfügbar, die gut für Teams von bis zu 5 Mitgliedern ist. Zeiterfassung, und Kunden-Tag-Nummer sind ebenfalls unbegrenzt. Kostenpflichtige Tarife kosten 9-$18 pro Benutzer/Monat, wenn jährlich bezahlt. Wenn du jeden Monat zahlst, wäre der Preis höher: 10-$20. Kostenpflichtige Versionen bieten Projektvorlagen, Abrechnung, zeitliche Rundung für Berichte.
Bewertung auf Capterra: 4,7 von 5.
TMetric
Plattformen: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux
Funktionen: Einfacher Zeit-Tracker, der nicht nur Arbeitsstunden, sondern auch Pausen erfasst.
Integrationen mit Asana, Basecamp, GitHub, Pipedrive, Trello und Wrike sind verfügbar.
Nachteile: Es sind keine Tools zur Rechnungsstellung verfügbar, einige Benutzer finden die Navigation verwirrend.
Preise: Eine Testversion ist für 30 Tage verfügbar. Es gibt eine völlig kostenlose Version mit Berichterstattung für eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern. Diese Version hat keine Integrationen, keine Abrechnung und keine Mitarbeiteraktivitätsverfolgung. Diese Funktionen sind im 5 $-Tarif verfügbar. Eine andere Version, die 7 $ pro Monat kostet, bietet Screenshots, Gehaltsberechnungen und Integrationen mit Jira, GitLab und Redmine.
Bewertung auf Capterra: 4,5 von 5.
TimeCamp
Plattformen: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Funktionen: Ein praktisches Tool, um zu verfolgen, wie viel Zeit für Routineaufgaben aufgewendet wird. Es ermöglicht einen Überblick über die Mitarbeiterleistung und die Rechnungsstellung an die Kunden.
Nachteile: Einige Benutzer erwähnen, dass die Funktion zur Zeitspezifikation verbessert werden sollte, ebenso wie die Berichtsformulare.
Preise: Kostenlose Testphase, sowie eine kostenlose Version mit unbegrenzter Benutzer-, Projekt- und Aufgabenanzahl. Kostenpflichtige Versionen kosten zwischen 7 $ und 10 $ pro Benutzer/Monat. Wenn du jährlich zahlst, kannst du 10 % Rabatt auf den Preis erhalten. Die Version für 7 $ bietet exportierbare Berichterstattung, zeitliche Rundung, unbegrenzte Integrationen und Budgetierung.
Bewertung auf Capterra: 4,7 von 5.
Teamkommunikationstools
Teamarbeit erfordert oft viel mehr als nur Kommentare zu Aufgaben. Zu diesem Zweck gibt es nützliche Tools für die Teamkommunikation verschiedener Art.
Slack
Plattformen: Web, iOS, Android, Windows, Mac
Funktionen: Die Plattform basiert auf Kanälen, in denen Teammitglieder Nachrichten, Dateien austauschen und Videoschaltungen abhalten können. Geschlossene Chats sind verfügbar, mit Zugang nur über Einladung.
Nachteile: Benutzer haben manchmal Probleme mit Anrufen und dem Zugriff auf Kanäle. Andere beschweren sich über den Preis und lange Wartezeiten für technischen Support.
Preise: Um das Produkt zu testen, kannst du eine kostenlose Testphase nutzen. Es gibt auch eine kostenlose Version mit bis zu 10.000 Nachrichten deines Teams, privaten Sprach- und Videoanrufen und bis zu 10 Integrationen.
Kostenpflichtige Versionen beginnen bei 8 $ pro Benutzer/Monat (6,67 $ bei jährlicher Zahlung). Für dieses Geld erhältst du zusätzliche Funktionen: vollständige Nachrichtenhistorie, unbegrenzte Integrationen, Gruppenanrufe für bis zu 15 Benutzer, Gastkonten.
Bewertung auf Capterra: 4,7 von 5.
Vectera
Plattformen: Web, Cloud, SaaS.
Funktionen: Ein Produkt, das die Team- und Kundenkommunikation mit privaten und Gruppenbesprechungen, Bildschirmfreigabe und einem Whiteboard für die Kommunikation auf ein neues Niveau hebt. Außerdem bietet es Dokumentenaustausch, Notizen, Synchronisierung mit dem Kalender und CRM, Cloud-Systemen.
Nachteile: Nicht alle Benutzer sind mit der Größe der Tafel und der Anzahl der Integrationen zufrieden.
Preise: Bevor du einen Tarifplan auswählst, kannst du das Tool 14 Tage testen. Eine kostenlose Version ist ebenfalls verfügbar und eignet sich gut für persönliche Meetings, bietet 4 Besprechungsräume und Bildschirmfreigabe. Für 27 $ pro Monat erhältst du unbegrenzte Räume, Notizen für persönliche Meetings, Besprechungsraumvorlagen, Gruppenanrufe, Cloud- und lokale Datenspeicherung.
Bewertung auf Capterra: 4,8 von 5.
Lucidspark
Plattformen: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Funktionen: Diese digitale Leinwand eignet sich hervorragend für Gruppenbrainstorming, das Erstellen von Kundenroadmaps und einer 2x2-Matrix (SWOT-Analyse). Man kann Aufkleber, Timer und Chat verwenden.
Nachteile: Nicht alle Benutzer empfinden die Privatsphäre-Einstellungen als einfach; die Boards sind ebenfalls aktualisierungsbedürftig.
Preise: Die Testversion ist verfügbar. Es gibt eine kostenlose Version mit 3 Boards, Integrationen, Zeichnungen und Emojis. Für 7,95 $ pro Monat erhältst du unbegrenzte Boards, Labels und automatische Ideen Gruppierung.
Bewertung auf Capterra: 4,7 von 5.
Chanty
Plattformen: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Funktionen: Multifunktionaler Team-Chat. Es hat die Möglichkeit, Text-, Audio- und Video-Nachrichten auszutauschen sowie Bildschirmfreigabe. Es ist praktisch, dass du Nachrichten in Aufgaben umwandeln und Verantwortliche und Fristen zuweisen kannst.
Integrationen mit Dropbox, Trello, Jira sind verfügbar.
Nachteile: Benutzer wünschen sich mehr Emojis und erweiterte Einstellungen.
Preise: Die kostenlose Version ist verfügbar und wäre gut für ein Team mit bis zu 10 Mitgliedern. Diese hätten 10 Gb Datenlagerung und die Möglichkeit, Sprachnachrichten auszutauschen. Die Nutzung von Gruppen-Videokonferenzen, Integrationen und das Erstellen von Aufgaben im Chat kosten 4 $ pro Benutzer/Monat (bei jährlicher Zahlung würden die Kosten 3 $ betragen).
Bewertung auf Capterra: 4,7 von 5.
Dateiaustausch-Produkte
Solche Dienste erleichtern die Zusammenarbeit und gewährleisten den Zugang zu den benötigten Informationen für alle Benutzer, für die dies wichtig ist.
Hightail
Plattformen: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Funktionen: Die optimale Lösung für diejenigen, die mit wirklich großen Dateien arbeiten müssen, beispielsweise Design-Dateien. Hier kannst du Aufgaben an Teammitglieder zuweisen und deren Aktivitäten überwachen.
Nachteile: Die Dateisynchronisierung zwischen Geräten und Cloud-Speichereinrichtungen ist nicht immer korrekt. Technischer Support ist nicht schnell genug.
Preise: Eine Testversion und ein kostenloser Tarifplan sind verfügbar. Die Funktionen sind jedoch eingeschränkt: Benutzer können Dateien von bis zu 100 Mb hochladen, und jeder Benutzer erhält rund 2 Gb Datenlagerung. Für 12 $ pro Monat (bei jährlicher Zahlung) kann der Benutzer Dateien von bis zu 25 Gb hochladen und hat unbegrenzte Speicheroptionen.
Bewertung auf Capterra: 4,4 von 5.
Zoho WorkDrive
Plattformen: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Funktionen: Das Tool ist gut für Teams, die ihre Dateien auf einer Festplatte hochladen und anderen Teammitgliedern erlauben möchten, diese zu lesen, zu bearbeiten und zu kommentieren.
Nachteile: Benutzer bemerken sehr lange Uploadzeiten und schlechten technischen Support.
Preise: Eine kostenlose Testversion ist verfügbar. Die Kostenpflichtigen Tarife beginnen bei 2,5 $ pro Benutzer/Monat bei jährlicher Zahlung. Monatliche Zahlungen würden 3 $ für den günstigsten Tarif kosten. Dieses Angebot umfasst 1 Tb Datenlagerung für ein Team mit bis zu 3 Mitgliedern, mit der Möglichkeit, Dateien hochzuladen, die 1 Gb nicht überschreiten.
Bewertung auf Capterra: 4,6 von 5.
Egnyte
Plattformen: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Funktionen: Die Tools erlauben nicht nur das Hochladen und Verarbeiten von Dateien, sondern auch die Zugriffssteuerung mit Benachrichtigungen über unbefugte Aktivitäten.
Nachteile: Probleme beim Hochladen von Dateien und der Synchronisierung.
Preise: Eine kostenlose Testversion ist verfügbar. Kostenpflichtige Tarife beginnen bei 20 $ pro Benutzer/Monat bei jährlicher Zahlung. Damit erhältst du Datensicherheit, Zugriffssteuerung und Virenschutz. Die maximale Dateigröße zum Hochladen beträgt 100 Gb.
Bewertung auf Capterra: 4,5 von 5.
Google Drive
Plattformen: Web, iOS, Android.
Funktionen: Das Tool erleichtert das Hochladen, die Synchronisierung und den Austausch von Dateien und ermöglicht die Zugriffssteuerung.
Nachteile: Die Synchronisierung ist nicht immer korrekt; wenn die Datei groß ist, ist keine Vorschau verfügbar. Die Leistung hängt stark von der Qualität der Internetverbindung ab.
Preise: Kostenlose 100 Gb Datenlagerung. Für 6 $ pro Monat erhältst du 30 Gb Datenlagerungskapazität, und für 12 $ - 2 Tb.
Bewertung auf Capterra: 4,8 von 5.
Dienste für Entwickler
In der Regel erfordert der vollständige Zyklus der Softwareentwicklung spezielle Programme. Diese erleichtern die Zusammenarbeit zwischen Entwicklern und bieten die Möglichkeit, das Spezifikationsmanagement, Testskripte und die Softwareentwicklung im Allgemeinen zu verbessern.
Redmine
Plattformen: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Funktionen: Diese Open-Source-Plattform ermöglicht es, Projekte und Aufgaben zu erstellen, zu priorisieren und den Fortschritt zu verfolgen. Dateiaustausch und Repository-Austausch sowie Fehler- und Bugbehebung sind ebenfalls verfügbar.
Nachteile: Benutzer klagen über die Benutzererfahrung, die Suchfunktion und die anfängliche Einrichtung.
Preise: Eine kostenlose Testversion ist verfügbar, die kostenpflichtige Version kostet 25 $ pro Monat.
Bewertung auf Capterra: 4,1 von 5.
Jira
Plattformen: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Funktionen: Teams, die mit Agile arbeiten, wählen dieses Tool zur Zusammenarbeit. Kanban-Boards, Sprintberichte, Fortschrittsdiagramme geben einen Überblick über den Status des Projekts oder der Aufgabe, was auch für zukünftige Projektplanungen nützlich ist.
Nachteile: Viele Benutzer finden es schwierig zu verstehen, wie das Tool funktioniert, und haben Probleme mit der Aufgabensuche.
Preise: Die Testversion ist verfügbar, die völlig kostenlos für Teams bis zu 10 Mitgliedern ist. Für mehr Benutzer kostet das Produkt 7 $ pro Monat.
Bewertung auf Capterra: 4,4 von 5.
Confluence
Plattformen: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Funktionen: Dieses Produkt wird gewöhnlich als ein Informationszentrum für das gesamte Unternehmen sowie für separate Teams verwendet. Es eignet sich gut zur Speicherung von Regeln, Anleitungen und anderen Dokumenten. Die Mitarbeiter können Daten bearbeiten, und die Bearbeitungsdetails können zurückverfolgt werden.
Nachteile: Es gibt Probleme mit dem Export von Dokumenten und der Textsuche.
Preise: Eine kostenlose Version ist für bis zu 10 Benutzer mit unbegrenzter Seitenanzahl verfügbar. Für 55 $ pro Monat erhalten bis zu 20.000 Benutzer Zugang zu diesem Produkt.
Bewertung auf Capterra: 4,4 von 5.
Codegiant
Plattformen: Web, Windows, Mac.
Funktionen: Ein weiteres Tool für Entwickler mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche. Es bietet Projekt- und Aufgabenmanagement, Wissensmanagement und das Hochladen von Repositories.
Nachteile: Nicht alle Benutzer fühlen sich wohl mit dem Fehlen einer mobilen App.
Preise: Eine kostenlose Testversion ist verfügbar. Teams mit bis zu 5 Mitgliedern können Codegiant kostenlos nutzen, mit Speicherkapazitäten von bis zu 5 Gb. Für 9 $ pro Monat erhältst du unbegrenzte Benutzeranzahl und bis zu 50 Gb Datenlagerung.
Bewertung auf Capterra: 4,4 von 5.
Wenn du bereit bist, Strategien für das Management mehrerer Projekte umzusetzen und spezielle Werkzeuge zu nutzen, wird es dir nicht so schwerfallen, mehrere Projekte gleichzeitig zu leiten.