Multitasking je vedoucím trendem pro mnohé specialisty, zejména projektové manažery. Běžné je pro ně současně řídit více projektů.
Aby bylo možné efektivně řídit několik projektů najednou, je třeba se vyvarovat nejčastějších chyb a používat speciální strategie a programy.
Co je řízení projektů
Projekt je často považován za způsob, jak převést myšlenky do reality. Obvykle je projekt zahájen za účelem vyřešení problému nebo využití příležitosti. Proto má projekt:
- myšlenku nebo cíl;
- vedoucího nebo tým;
- zdroje (finanční, technické a lidské zdroje, stejně jako čas).
Aby bylo možné dosáhnout konkrétního cíle v definovaném časovém období při dodržení daných zdrojů, potřebujete řízení projektů.
Jinými slovy, díky řízení projektů se problémy a výzvy přetvářejí nejprve na podrobný plán a poté se stávají úspěšným projektem, na který můžete být hrdí, což je důsledkem
- analýzy rizik a řízení rizik;
- optimální strategie řízení;
- implementace konečné metody řízení týmu;
- schopnosti správně zadávat úkoly;
- porozumění kontrolním bodům a důležitosti efektivní zpětné vazby.
Užitečné dovednosti v řízení projektů
Aby projektový manažer mohl současně řídit několik projektů v daných termínech a s cílenými výsledky, musí mít mnoho dovedností. Musíte brát v úvahu, že takoví zaměstnanci velmi často řídí více projektů současně. Tyto projekty mohou být nezávislé nebo podprojekty v rámci jedné komplikované a ambiciózní iniciativy.
Aby bylo možné organizovat plánování více projektů a řídit několik projektů současně, musí mít projektový manažer následující profesní zkušenosti:
- Techniky řízení a porozumění situacím, kde by měla být každá z nich aplikována. Někteří preferují tradiční kaskádový model, jiní vybírají Agile. Projektový manažer by měl být obeznámen s oběma.
- Spolupráce v týmu. Projektový manažer by měl vědět, jak pracovat se zaměstnanci a vytvářet příznivé pracovní prostředí, ale také je důležité, aby mohl najímat nové členy týmu, pokud je to nezbytné pro úspěch projektu. Kromě toho by nováčci potřebovali dobré zaškolení, aby se co nejdříve stali součástí týmu.
- Základní znalosti v cílové oblasti. Jinak může být nesmírně těžké pochopit, jak dobře je práce vykonávána. Z tohoto důvodu musí být projektoví manažerové dobře obeznámeni s mnoha technickými obory.
- Víceplánování. Pokud projektový manažer řídí více než 2 projekty současně, dovednosti v řízení času a schopnost vytvořit dobrý pracovní harmonogram se stávají rozhodujícími. Například pokud používáte sprinty, má smysl zahájit sprinty v různých projektech v různé dny. To eliminuje chaos ve vašem pracovnímu postupu.
- Prioritizace. Každý projekt má důležité, ale nikoli naléhavé úkoly, nebo úkoly, které jsou naléhavé, ale né příliš důležité. K prioritizaci úkolů podle jejich důležitosti pro pokrok projektu můžete použít nejsnazší nástroj — Eisenhowerovu rozhodovací matici.
- Delegace. Můžete vše dělat dobře a nezávisle pouze do určitého limitu. Pak si uvědomíte, že den má pouze 24 hodin. Čím dříve má projektový manažer pochopení důležitosti dovedností v delegaci, tím menší je pravděpodobnost jeho vyhoření a začátku vážných chyb.
Problémy, chyby a nástrahy řízení více projektů
Společnosti mohou mít zcela odlišné projekty, ale chyby jsou často velmi podobné. Zvažme nejčastější z nich.
Přiřaďte jednu osobu k organizaci několika projektů, které jsou ve stejné fázi životního cyklu
Pokud není těchto projektů deset a nejsou příliš rozsáhlé, ale typické pro vaši společnost, pak chyba nebude fatální.
Ale představme si jinou situaci: je nutné provést iniciaci, tedy získat co nejvíce informací o cíli projektu, zdůvodnit, proč je relevantní právě nyní, a definovat zainteresované strany. Tato fáze trvá opravdu dlouho a další plánování a úspěch projektu na ní závisí.
A pokud jsou zároveň tři nebo čtyři takové projekty? Je jasné, že osoba fyzicky není schopna pracovat dobře na několika projektech současně, takže nějaký projekt rozhodně zůstane pozadu.
Aby se předešlo takové situaci, musíte brát v úvahu, že projektový manažer může být pověřen více než jedním projektem, ale musí být v různých fázích jejich životního cyklu. Například jeden je v iniciaci, zatímco druhý se blíží fázi dokončení.
„Uzavření“ všech klíčových procesů na jednoho zaměstnance
I když je projektový manažer extrémně odpovědná osoba, mohou se stát nepředvídané okolnosti. Pokud k takové situaci dojde a všechny klíčové informace má ve své hlavě pouze jedna osoba, je to katastrofa. V určitém okamžiku členové týmu přestanou rozumět tomu, co a jak mají dělat dál.
Aby se tomu předešlo, je nezbytné vytvořit dokumenty, které jasně popisují úkoly (a dokonce vytvořit šablony pro pravidelné úkoly), procesy a oblasti odpovědnosti.
Ideální variantou je, když má tým zaměstnance, který může nahradit projektového manažera.
Ignorování nástrojů pro řízení projektů nebo jejich přílišné množství
Obě možnosti jsou chybné. Ano, pokud projekty ve správě nejsou složité, může se zdát, že mail a několik dokumentů na Google Drive jsou dostatečné.
Ve skutečnosti se to tak nejeví až do okamžiku, kdy je třeba například rychle získat přehled o čase stráveném jakýmkoli specialistou. Ukazuje se, že si nikdo nic nezapsal.
Stává se to i naopak, když je jeden program používán pro sdílení souborů, druhý pro komunikaci a úkoly, a třetí pro sledování času. Konečně vyvstane otázka, jak synchronizovat všechny tyto údaje.
Proto na samotném začátku projektu vyhodnoťte jeho rozsah, specifika, formu platby atd. To vám pomůže pochopit, zda potřebujete pouze sledující čas a například messenger, nebo potřebujete plnohodnotný sledovač úkolů s Ganttovými diagramy, reporty a prioritizací více projektů.
Strategie řízení více projektů
Když jde o řízení několika projektů najednou, následující strategie mohou být užitečné.
- Stanovte cíle a dohodněte se na nich se zákazníkem. Musíte je mít sepsány co nejpodrobněji. Všechny strany musí rozumět cílům a potvrdit své pochopení. Pokud má někdo nevýznamné pochyby, formulujte cíle znovu, dokud nebudou jasně a jednomyslně schváleny jak týmem, tak zákazníkem.
- Pochopte rozsah projektů. K tomu je třeba podrobně uvést všechny kroky k dosažení cílů. Čím více detailů, tím lépe. Pokud je plán velmi přibližný, určitě se vyskytnou problémy spojené s nedorozuměním rozsahu a dodatečnými výdaji zdrojů.
- Zvažte rizika pro každý projekt. Můžete najít různá rizika: finanční zpoždění, problémy s pracovními harmonogramy. Hlavní je zvážit je předem a promyslet způsoby, jak eliminovat jejich účinek.
- Vytvářejte nejlepší týmy. Někdy je lákavé ušetřit peníze a najmout zaměstnance s méně zkušenostmi za méně peněz. Výsledkem je, že trávíte čas a peníze, zatímco nejjednodušší úkoly jsou prováděny nedbale. Pak musíte vytvořit nový tým, abyste začali od začátku nebo opravili chyby předchozích pracovníků.
- Získejte všechny klíčové informace o projektu na jednom místě. Pravděpodobně budete potřebovat sledující úkolů, abyste mohli řídit více projektů současně. Takové řešení vám umožní mít přehled o tom, co se nyní děje v každém projektu a co by se mělo dít v budoucnu. Tak můžete vidět překrývání, problémy s termíny a pracovní zátěž zaměstnanců.
- Prozkoumejte projekty ze strategické perspektivy. Najděte projekt, který je nejdůležitější pro společnost. Zjistěte nejvíce složité a časově náročné úkoly. Dejte jim nejvyšší prioritu a začněte s nimi, i když je vždy lákavé dělat nejprve jednodušší úkoly.
- Vyhněte se neoprávněnému rozšiřování projektů. Nejčastěji začíná projekt růst s velkým počtem nových detailů, pokud málo času bylo věnováno plánování. Někdy se tato situace objevuje kvůli touze vytvořit dokonalý produkt. Ale tento růst může vést k porušení termínů a příliš velkému rozpočtu.
- Vyvážit zájmy týmů a zákazníků. Na začátku se zdá, že se všichni dohodli na cílech, ale během práce občas vznikají konflikty mezi vývojáři a zákazníky. V takovém případě by měl projektový manažer využít své vyjednávací dovednosti a najít střední cestu, aby nikoho neurazil a neohrozil projekt.
- Vyhněte se mikromanagementu. Někdy se zdá, že je důležité být informován o všem, co se děje s projektem. To vede k tomu, že projektový manažer kontroluje téměř každý krok členů týmu. V důsledku toho jsou týmy ve stresu, ztraceny a neschopny pracovat samostatně. Je lepší rozvíjet důvěru a podporovat iniciativu a autonomii.
- Vysvětlete každému členovi týmu obecný plán práce na projektu. A také nezapomeňte definovat konkrétní oblasti odpovědnosti každého zaměstnance. Zaznamenejte to písemně, aby každý člen týmu mohl rychle najít kontaktní osobu pro každou otázku.
- Pravidelně aktualizujte statusy projektů. Měli byste vždy znát status každého projektu. Někdy je potřeba aktualizace téměř každý den, někdy stačí týdenní aktualizace statusu. Záleží na složitosti projektu a termínech.
- Stále vyhledávejte zpětnou vazbu od kolegů. To je velmi důležité, protože včasná kritika nebo rady mohou pomoci vyhnout se kritickým chybám, jejichž oprava vás bude stát čas a peníze.
- Najděte možnosti, jak ušetřit peníze a přesměrovat je zpět. Obvykle zákazníci chápou, jak moc se rozpočet může zvýšit. Pokud zůstanete v nejmenším rozpočtu a dokončíte projekt dříve, než bylo slíbeno, je pravděpodobné, že dostanete bonus. Ten může být investován do rozvoje zaměstnanců nebo nákupu nového vybavení. To znamená něco, co umožní týmu pokročit.
- Nebojte se přizpůsobit. Držet se plánu je důležité, ale někdy stojí za to být flexibilní, abyste reagovali na výzvy nebo problémy, které se během práce vyskytnou. Je lepší změnit něco takticky, abyste dosáhli strategického cíle jiným způsobem.
- Stanovte časové limity pro projekty. Aby mohl manažer řídit složité projekty, musí stanovit čas, kdy je k dispozici, a specifikovat otázky, ohledně nichž jej mohou kontaktovat.
- Standardizujte formáty dokumentů pro projekty. Je dobré, když jsou projekty řízeny pro jednoho zákazníka. Pak je šance, že projektový manažer nebude muset zvládat neznámé a/nebo nepohodlné postupy přípravy mezi výsledky a finálním reportingem. Pokud jsou projekty od různých klientů, doporučuje se na začátku práce dohodnout na nějakém sjednoceném formátu dokumentů.
- Vyberte způsob, jak bojovat proti prokrastinaci. Téměř každý čelí tomuto jevu, zejména když je několik projektů a některé z nich jsou obtížné. Můžete použít techniku, kterou použil spoluzakladatel The Muse, Alex Cavoulacos. Rozděluje svůj pracovní čas během dne takto: 1 velký projekt nebo úkol, 3 střední a 5 malých.
- Organizujte efektivní komunikaci. Bez dobře zavedeného komunikačního algoritmu s týmy nebudete schopni pracovat efektivně. Proto, vytvářejte týmové chaty v messengeru, který je pro vás pohodlný. Je dobré, pokud může být integrován se sledovačem úkolů. S touto možností mohou například členové týmu dostávat připomínkové zprávy o úkolech s termíny.
- Automatizujte vše, co můžete. Pokud je v projektu mnoho hovorů a manažeři na ně nemohou vždy odpovědět, nastavte automatické zpětné volání: existují speciální služby a skripty, které je spojují s databází kontaktů nebo CRM. Pokud existují opakující se úkoly, vyberte sledovač úkolů, kde budou přiřazovány automaticky.
- Vyhodnoťte projekt po jeho dokončení. Je velmi důležité udělat závěry, přemýšlet o chybách, které byly učiněny, a způsobech, jakými byly řešeny. Také je zásadní definovat, které kroky byly nejúčinnější. Tyto zkušenosti zohledníte při realizaci dalších projektů.
Nejlepší produkty pro řízení projektů
Už jsme zmínili, že víceprojektové řízení se stává složitějším, když nepoužíváte speciální nástroje nebo je používáte příliš. Zde nabízíme přehled služeb, které mohou učinit řízení více projektů efektivnějším.
V závislosti na vlastnostech projektu můžete implementovat několik nástrojů nebo vybrat jeden, který by kombinoval potřebné funkce pro vaše projekty.
Nástroje pro řízení projektů
Tyto produkty umožňují koordinovanou týmovou práci, jelikož všichni zaměstnanci vidí celkový plán projektu a úkoly, které jim byly přiřazeny. Manažer má přehled o projektu kdykoliv.
Trello
Platformy: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Funkce: produkt je skvělý pro řízení několika malých projektů současně. Díky uživatelsky přívětivému rozhraní ve formě Kanban desky a jednoduché registraci je Trello obvykle preferováno zaměstnanci. Úkoly se zobrazují jako karty, které lze přesouvat mezi sloupci, což činí operaci velmi pohodlnou. Přiřazení úkolů a sdílení se provádí také několika kliknutími.
Integrace s Slackem, Google Drive, Jira a dalšími službami jsou dostupné.
Nevýhody: někteří manažeři nemají rádi, že musí vytvářet novou desku pro každý projekt, občas bývají obtíže s nastavením.
Ceny: je k dispozici bezplatná zkušební verze. Placená verze začíná na $5 na uživatele/měsíc, při ročním placení (nebo $6 za měsíční sazby).
Základní verze nenabízí tak užitečné funkce jako reporty v reálném čase a analytika, ale jsou zahrnuty v prémiové verzi za $17.5, spolu s možností kombinovat desky do sbírek a řídit týmy.
Bezplatná verze je k dispozici, kde uživatelé nemohou přidávat pole na desky, a kalendář/časová osa také nejsou dostupné.
Hodnocení na Capterra: 4.5 z 5.
Worksection
Platformy: Web, Windows, iOS a Android.
Funkce: toto je multifunkční produkt, který může být použit pro plánování a řízení projektů. Nabízí úplnou a vizuální statistiku. Například manažer má přehled o následujícím:
- náklady;
- rychlost pokroku;
- zpožděné úkoly;
- zapojení týmu a další.
Uživatelům se líbí
- Ganttovy diagramy;
- Kanban desky;
- dashboardy;
- vysoký úroveň zabezpečení dat (můžete si vybrat server na bázi Německa);
- rychlá technická podpora s dobou odezvy přibližně 10 minut (do jedné hodiny o víkendech).
Mezi dalšími výhodami: integrace s CRM systémy, GoogleDocs, Slack, Telegram.
Nevýhody: né všichni uživatelé jsou spokojeni s mobilní aplikací.
Cena: je k dispozici 14denní zkušební verze. Placené verze začínají na $29 za měsíc pro 10 projektů a 10 uživatelů. Tarifní plán za $49 na uživatele nabízí 20 projektů a 20 uživatelů, zatímco za $199 za měsíc získáte neomezený počet projektů s až 50 uživateli.
Můžete použít bezplatnou verzi, ale je omezena na 2 projekty a 5 uživatelů, jakož i na 0.1 Gb úložiště dat. Zatímco prémiová verze umožňuje až 500 Gb dat, osobní doménu a lepší zabezpečení dat.
Hodnocení na Capterra: 4.9 z 5.
Hubstaff Tasks
Platformy: Web, SaaS, cloud.
Funkce: jednoduchý sledovač úkolů s UI na základě Kanban desky. Můžete posouvat karty úkolů, komentovat a sledovat pokrok, používat kontrolní seznamy a štítky. Existuje také speciální funkce pro řízení sprintu.
Nevýhody: žádné šablony úkolů a API integrace.
Ceny: 14denní zkušební doba je k dispozici. Bezplatná verze nabízí přístup pro 5 uživatelů, s až 100 Mb úložiště dat pro každého uživatele a možnost řídit až 10 projektů. Za $5 za měsíc získáte neomezený počet uživatelů a projektů, s 5 Gb úložiště dat pro každého uživatele.
Hodnocení na Capterra: 4.6 z 5.
Teamwork
Platformy: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Funkce: tento nástroj pro řízení úkolů nabízí efektivní výkon díky
- seznamům úkolů a podúkolů,
- Ganttovým diagramům a Kanban deskám,
- kalendáři.
Vestavěný chat, sledovač času a nástroje pro sdílení dokumentů učiní vaši práci efektivnější.
Nevýhody: problémy s API, opakující se chyby v řízení úkolů, trochu matoucí UI.
Ceny: zkušební verze je k dispozici na 30 dní. Placené tarify stojí mezi $10 a $18 na uživatele/měsíc, při ročním placení. Měsíční sazby by vyžadovaly $12.5-$22.5 za měsíc.
Je také k dispozici zcela bezplatná verze, která je omezena na 5 uživatelů a 1 – 2 projekty. Funkce jsou rovněž omezené: existují milníky, úkoly, zasílání zpráv, ale fakturace a šablony projektů nejsou dostupné. Například za $10 získají uživatelé všechny funkce bezplatné verze s přidaným sledovačem času, fakturací, chatem a 20 šablonami projektů.
Hodnocení na Capterra: 4.5 z 5.
Služby sledování času
I kdybyste právě začínali pracovat nebo řídili jednoduché projekty, sledující čas je stojí za implementaci. Pomáhají si uvědomit, kolik času je stráveno na úkolu a přispívají k efektivnějšímu budoucímu plánování projektů.
Time Doctor
Platformy: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Funkce: intuitivní produkt, který dobře vyhovuje manažerům, kteří chtějí mít přehled o webech, které jejich zaměstnanci navštěvují během pracovních hodin. Tento sledovač času také občas dělá screenshoty.
Integrace s Asana, Basecamp, Trello a dalšími sledovači úkolů jsou k dispozici.
Nevýhody: synchronizace času není vždy správná při používání různých zařízení, někteří uživatelé považují pop-up oznámení za rušivá.
Ceny: 14denní zkušební doba je k dispozici. Placené verze stojí mezi $70 a $200 na uživatele, pokud se platí ročně. Nejlevnější verze nabízí řízení úkolů a projektů, neomezené sledování času a screenshoty, za $100 za měsíc služba sleduje webové stránky a umožňuje přes 60 integrací.
Hodnocení na Capterra: 4.5 z 5.
Toggl Track
Platformy: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux
Funkce: intuitivní produkt s uživatelsky přívětivým rozhraním. Nabízí nejen sledování času, ale také reporty a grafy, stejně jako export dat.
Nevýhody: někteří uživatelé pociťují obtíže s hledáním projektů, které byly spravovány dávno. Jiní nemají rádi přerušované sezení.
Ceny: přístup k prémiovému tarifu je zdarma na 30 dní. Bezplatná verze je také k dispozici, což je dobré pro týmy až do 5 členů. Sledování času, číslo tagů a klientů jsou také neomezené. Placené tarify stojí $9-$18 na uživatele/měsíc, při ročním placení. Pokud budete platit každý měsíc, cena by byla vyšší: $10-$20. Placené verze nabízejí šablony projektů, fakturaci, zaokrouhování času pro reporty.
Hodnocení na Capterra: 4.7 z 5.
TMetric
Platformy: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux
Funkce: Jednoduchý sledovač času, který počítá nejen pracovní hodiny, ale také přestávky.
Integrace s Asana, Basecamp, GitHub, Pipedrive, Trello a Wrike jsou k dispozici.
Nevýhody: nástroje pro fakturaci nejsou k dispozici, někteří uživatelé považují navigaci za matoucí.
Ceny: zkušební verze je k dispozici na 30 dní. Existuje zcela bezplatná verze s reporty pro neomezený počet uživatelů. Tato verze nemá integrace, fakturaci a sledování aktivity zaměstnanců. Tyto funkce jsou dostupné v $5 tarifu. Další verze, která stojí $7 za měsíc, nabízí screenshoty, výpočty mezd a integrace s Jira, GitLab a Redmine.
Hodnocení na Capterra: 4.5 z 5.
TimeCamp
Platformy: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Funkce: pohodlný nástroj pro sledování, kolik času je stráveno na rutinních úkolech. Umožňuje přehled o výkonnosti zaměstnanců a fakturaci klientům.
Nevýhody: někteří uživatelé zmiňují, že funkce specifikace času by stála za vylepšení, stejně jako formuláře reportů.
Ceny: je k dispozici bezplatná zkušební doba, stejně jako bezplatná verze s neomezeným počtem uživatelů, projektů a úkolů. Placené verze stojí mezi $7 a $10 na uživatele/měsíc. Pokud zaplatíte ročně, můžete získat 10% slevu z ceny. Verze za $7 nabízí exportovatelné reporty, zaokrouhlení času, neomezené integrace a rozpočtování.
Hodnocení na Capterra: 4.7 z 5.
Nástroje pro komunikaci v týmu
Velmi často týmová práce vyžaduje mnohem více než jen komentování úkolů. K tomuto účelu existují užitečné nástroje pro týmovou komunikaci různých typů.
Slack
Platformy: Web, iOS, Android, Windows, Mac
Funkce: platforma je založena na kanálech, kde členové týmu mohou vyměňovat zprávy, soubory a uskutečňovat videohovory. K dispozici jsou uzavřené chaty, k nimž je přístup pouze na pozvání.
Nevýhody: uživatelé mívají někdy problémy s hovory a vstupem do kanálů. Jiní si stěžují na cenu a dlouhé čekací doby na technickou podporu.
Ceny: k vyzkoušení produktu můžete využít bezplatnou zkušební dobu. Také je k dispozici bezplatná verze s až 10 000 zprávami vašeho týmu, soukromými hlasovými a videohovory a až 10 integracemi.
Placené verze začínají na $8 na uživatele/měsíc ($6.67 při ročním placení). Za tyto peníze získáte další funkce: plnou historickou zprávu, neomezené integrace, skupinové hovory pro až 15 uživatelů, účty pro hosty.
Hodnocení na Capterra: 4.7 z 5.
Vectera
Platformy: Web, cloud, SaaS.
Funkce: produkt, který posouvá komunikaci mezi týmem a zákazníky na novou úroveň s soukromými a skupinovými konferencemi, sdílením obrazovky a bílou tabulí pro komunikaci. Také nabízí výměnu dokumentů, poznámky, synchronizaci s kalendářem a CRM, cloudovými systémy.
Nevýhody: né všichni uživatelé jsou spokojeni s velikostí tabule a počtem integrací.
Ceny: před výběrem tarifního plánu můžete nástroj testovat po dobu 14 dní. Také je k dispozici bezplatná verze, která je dobrá pro osobní schůzky, nabízí 4 zasedací místnosti a sdílení obrazovky. Za $27 za měsíc získáte neomezené místnosti, poznámky pro soukromé schůzky, šablony zasedacích místností, skupinové hovory, cloudové a místní úložiště dat.
Hodnocení na Capterra: 4.8 z 5.
Lucidspark
Platformy: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Funkce: tento digitální plátno je dobře vhodné pro skupinové brainstormy, vytváření plánu pro zákazníky a 2×2 matici (SWOT analýza). Můžete používat samolepky, časovač a chat.
Nevýhody: né všichni uživatelé považují nastavení soukromí za snadné, tabule by také stály za aktualizaci.
Ceny: zkušební verze je k dispozici. Existuje bezplatná verze s 3 tabulemi, integracemi, kreslením a emotikony. Za $7.95 za měsíc získáte neomezené tabule, štítky a automatické seskupování nápadů.
Hodnocení na Capterra: 4.7 z 5.
Chanty
Platformy: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Funkce: Multifunkční týmový chat. Má možnost vyměňovat textové, audio a video zprávy, stejně jako sdílení obrazovky. Je pohodlné, že můžete proměnit zprávy v úkoly a přiřadit odpovědné osoby a termíny.
Integrace s Dropboxem, Trello, Jira jsou k dispozici.
Nevýhody: uživatelé by chtěli více emotikonů a rozšířené nastavení.
Ceny: bezplatná verze je k dispozici, která by byla dobrá pro tým až do 10 členů. Ti by měli 10 Gb úložiště dat a možnost vyměňovat hlasové zprávy. Použití skupinových videohovorů, integrací a vytváření úkolů v chatu vás bude stát $4 na uživatele/měsíc (pokud zaplatíte ročně, to samé vás bude stát $3).
Hodnocení na Capterra: 4.7 z 5.
Produkty pro výměnu souborů
Tyto služby usnadňují spolupráci a zajišťují přístup k nezbytným informacím pro všechny uživatele, pro které je to důležité.
Hightail
Platformy: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Funkce: optimální řešení pro ty, kteří potřebují pracovat s opravdu velkými soubory, například designovými soubory. Zde můžete přiřadit úkoly členům týmu a sledovat jejich aktivitu.
Nevýhody: synchronizace souborů mezi zařízeními a cloudovými úložišti není vždy správná. Technická podpora není dostatečně pohotová.
Ceny: dostupná je zkušební verze a bezplatný tarifní plán. Funkce jsou však omezené: uživatelé mohou nahrávat soubory až do velikosti 100 Mb a každý uživatel získává asi 2 Gb úložného prostoru. Za $12 měsíčně (v případě roční platby) může uživatel nahrávat soubory až do 25 Gb a mít neomezené možnosti ukládání.
Hodnocení na Capterra: 4.4 z 5.
Zoho WorkDrive
Platformy: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Funkce: nástroj je dobrý pro týmy, které chtějí nahrávat své soubory na disk a umožnit ostatním členům týmu je číst, upravovat a komentovat.
Nevýhody: uživatelé poznamenávají velmi dlouhé nahrávání souborů a slabou technickou podporu.
Ceny: k dispozici je bezplatná zkušební verze. Placené tarify začínají na $2.5 na uživatele/měsíc, pokud se platí ročně. Měsíční platby by vám stály $3 za nejlevnější tarif. Ten zahrnuje 1 Tb úložiště dat pro tým až do 3 členů a možnost nahrávat soubory, které nepřesahují 1 Gb.
Hodnocení na Capterra: 4.6 z 5.
Egnyte
Platformy: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Funkce: nástroj umožňuje nejen nahrávání a zpracovávání souborů, ale také kontrolu přístupu s oznámeními o neoprávněné aktivitě.
Nevýhody: problémy s nahráváním souborů a synchronizací.
Stránky: bezplatná zkušební verze je k dispozici. Placené tarify začínají na $20 na uživatele/měsíc, při ročním placení. Za tyto peníze získáte zabezpečení dat, kontrolu přístupu a ochranu před malwarem. Maximální velikost souboru pro nahrání je 100 Gb.
Hodnocení na Capterra: 4.5 z 5.
Google Drive
Platformy: Web, iOS, Android.
Funkce: nástroj usnadňuje nahrávání, synchronizaci a sdílení souborů a umožňuje kontrolu přístupu.
Nevýhody: synchronizace není vždy správná, pokud je soubor těžký, náhled není dostupný. Výkon je silně závislý na kvalitě internetového připojení.
Ceny: bezplatné úložiště dat 100 Gb. Za $6 za měsíc získáte 30 Gb kapacity úložiště a za $12 — 2 Tb.
Hodnocení na Capterra: 4.8 z 5.
Služby pro vývojáře
Obvykle vyžaduje plný cyklus vývoje softwaru zvláštní programy. Usnadňují spolupráci mezi vývojáři a nabízejí možnost zlepšit řízení specifikací, testovací skripty a vývoj softwaru jako celku.
Redmine
Platformy: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Funkce: tato platforma s otevřeným zdrojovým kódem umožňuje vytvářet projekty a úkoly, prioritizovat je a sledovat pokrok. Výměna souborů a úložišť, jakož i opravy chyb a bugů jsou také k dispozici.
Nevýhody: uživatelé si stěžují na UX, vyhledávání a počáteční nastavení.
Ceny: bezplatná zkušební verze je k dispozici, placená verze stojí $25 za měsíc.
Hodnocení na Capterra: 4.1 z 5.
Jira
Platformy: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Funkce: týmy, které pracují s Agile, si tento nástroj vybírají pro spolupráci. Kanban desky, reporty sprintů, grafy pokroku úkolů poskytují přehled o stavu projektu nebo úkolu, což je také užitečné pro plánování budoucích projektů.
Nevýhody: mnozí uživatelé mají potíže pochopit, jak nástroj funguje, a mají potíže s vyhledáváním úkolů.
Ceny: je k dispozici zkušební verze, která je zcela zdarma pro týmy až do 10 členů. Pro více uživatelů bude produkt stát $7 za měsíc.
Hodnocení na Capterra: 4.4 z 5.
Confluence
Platformy: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Funkce: tento produkt se obvykle používá jako informační centrum pro celou společnost, stejně jako pro jednotlivé týmy. Dobře se hodí pro uchovávání pravidel, instrukcí a dalších dokumentů. Zaměstnanci mohou upravovat data a změny úprav lze sledovat.
Nevýhody: existují problémy s exportem dokumentů a vyhledáváním textu.
Ceník: bezplatná verze je k dispozici pro až 10 uživatelů s neomezeným počtem stránek. Za $55 za měsíc má přístup až 20 000 uživatelů k tomuto produktu.
Hodnocení na Capterra: 4.4 z 5.
Codegiant
Platformy: Web, Windows, Mac.
Funkce: Další nástroj pro vývojáře s uživatelsky přívětivým rozhraním. Nabízí řízení projektů a úkolů, řízení znalostí a nahrávání repozitářů.
Nevýhody: né všichni uživatelé se cítí v pořádku s nedostatkem mobilní aplikace.
Ceny: bezplatná zkušební verze je k dispozici. Týmy do 5 členů mohou používat Codegiant zdarma, s kapacitou úložiště až 5 Gb. Za $9 za měsíc získáte neomezený počet uživatelů a až 50 Gb úložného prostoru.
Hodnocení na Capterra: 4.4 z 5.
Pokud jste připraveni implementovat strategie pro řízení více projektů a používat speciální nástroje, zjistíte, že řízení několika projektů najednou není tak obtížné.