Você quer reduzir custos, trabalhar de forma estável, melhorar a qualidade e a eficiência do trabalho da equipe e também aumentar o nível de satisfação de clientes e parceiros? Então você com certeza percebe a importância da gestão de projetos e o papel do gerente de projetos na empresa.
Se você ainda está pensando se vale a pena implementar esse formato de gestão em seu negócio, esta informação ajudará você a entender os assuntos com mais detalhes.
Por que a Gestão de Projetos é Importante?
As empresas que investem tempo e dinheiro na integração das melhores práticas de gestão de projetos em seus processos acabam vendo resultados mensuráveis. Essas empresas são, na verdade, bem-sucedidas. Essa opinião é confirmada por uma série de estudos.
Por exemplo, em 2021, o PMI e a PwC realizaram uma pesquisa com 4.069 respondentes. Mostrou que 80% dos projetos que são reconhecidos como realmente eficazes têm um gerente de projeto certificado.
Além disso, o uso de metodologias de gestão de projetos aumenta a probabilidade de sucesso. Segundo a PwC, aproximadamente 77% dos respondentes com projetos bem-sucedidos relatam processos de gestão documentados. Ao mesmo tempo, as empresas que não utilizam gestão de projetos afirmam que seus projetos são menos bem-sucedidos.
A mesma investigação da PwC demonstra que nas organizações que são maduras em termos de construção de processos de gestão, mais de 90% dos gerentes de projeto são certificados. Por outro lado, apenas 61% desses funcionários estão em empresas que ainda estão passando pelo processo de formação.
As organizações que não prestam muita atenção à gestão de projetos desperdiçam aproximadamente 12% de seus recursos.
Portanto, as empresas que pretendem obter posições de liderança em seu mercado definitivamente precisam de gestão de projetos. Para ter certeza de todos os benefícios, vamos pensar nas vantagens proporcionadas pelo uso de gestão de projetos e por que a gestão é importante.
Vantagens do Crescimento Empresarial com Gestão de Projetos
Abaixo estão os benefícios da implementação da gestão de projetos.
Gestão de múltiplos projetos
A prática mostra que 85% dos gerentes de projeto se acostumaram a trabalhar com vários projetos ao mesmo tempo, apenas 15% deles gerenciam apenas um projeto. Afinal, no mercado altamente competitivo de hoje, as empresas muitas vezes podem permanecer lucrativas apenas dessa forma.
Alguns dos gerentes podem ter cinco projetos em andamento, enquanto outros gerenciam com sucesso dez. Claro, muito depende da complexidade das tarefas e do tamanho da equipe. Mas, em qualquer caso, o gerente de projetos precisa manter muitas tarefas em foco.
Então, para evitar o esgotamento e cometer um mínimo de erros, vale a pena usar não apenas metodologias de gestão, mas também um gerenciador de tarefas. Ele permitirá que você mantenha todas as informações-chave em um só lugar e analise rapidamente o estado atual de cada um dos projetos.
Escrevemos mais sobre gestão efetiva de múltiplos projetos aqui.
Crescimento financeiro rápido
Estatísticas demonstram que empresas com metodologias de gestão ágil aumentam suas receitas 37% mais rápido do que aquelas que rejeitam tal abordagem. Além disso, as organizações ágeis são aproximadamente 30% mais lucrativas do que os concorrentes inflexíveis.
Para usar este benefício da gestão de projetos é necessário
- escolher uma metodologia, que no final das contas se adeque ao seu negócio;
- ter ferramentas de gestão financeira (qualquer serviço especializado ou um módulo em um gerenciador de tarefas).
Melhor qualidade de produtos e serviços
O objetivo de cada projeto é a criação de um produto. Assim, 44% das empresas que trabalham com gestão de projetos confirmam que a qualidade de seu produto é superior àquelas que não utilizam esse formato de gestão.
Isso é em grande parte possível devido a sistemas de rastreamento de progresso e erros. Após a conclusão do projeto, os dados desses serviços são coletados, sistematizados e analisados. Como resultado, você pode notar erros comuns e evitá-los no futuro. Você também pode ver as melhores práticas de uma vez. Portanto, elas se tornam a base do trabalho nos projetos futuros da empresa.
Economizando tempo
É sabido que o sistema de gestão de projetos oferece aos gerentes a oportunidade de trabalhar em menos tempo.
Em média não é muito, apenas dez minutos por dia. Mas durante o ano, isso soma cerca de 153 horas ou 19 dias úteis. Nada mal, certo?
Esse tempo é economizado porque as metodologias de gestão de projetos tradicionalmente prescrevem o uso de serviços: gerenciadores de tarefas, rastreadores de tempo, etc. Essas ferramentas oferecem automação de muitas ações rotineiras e você obtém as informações que precisa mais rapidamente.
O grau de previsibilidade está aumentando
Uma das coisas básicas no processo de gestão de projetos é planejamento. Quando todos os componentes do trabalho são cuidadosamente elaborados, é possível entender na fase inicial se o projeto terá sucesso.
Também é possível prever riscos prováveis antecipadamente e decidir como gerenciá-los. Portanto, a probabilidade de um evento imprevisível é muito pequena.
Para que tudo funcione como deveria, é necessário trabalhar sistematicamente de acordo com os princípios da metodologia escolhida e executar claramente todas as ações previstas para o ciclo de vida do projeto. Ou seja: se em um projeto tudo for feito de acordo com as regras desde a fase de iniciação até a fase de conclusão, então no próximo você terá menos itens imprevisíveis.
Reduzindo o estresse e o esgotamento dos funcionários
Quando os funcionários têm que constantemente manter muitas coisas em mente, resolver tarefas sem contar com a experiência anterior e também têm problemas de comunicação — um estresse constante, e com o tempo, o esgotamento — é garantido.
Se você seguir os princípios da gestão de projetos e usar as ferramentas apropriadas, pode reduzir esses fenômenos negativos. Afinal, as tarefas serão coletadas no gerenciador de tarefas, a documentação com a experiência anterior da equipe pode ser facilmente encontrada na base de conhecimento corporativo, e as principais comunicações podem ser conduzidas no mensageiro integrado a um gerenciador de tarefas.
Otimizando o uso de recursos
Você com certeza já se deparou com o fato de que o tempo de trabalho é menor do que as tarefas que precisam ser resolvidas. Infelizmente, quase todos têm essa experiência. Mas equipes que trabalham com gerentes de projeto e rastreadores de tarefas geralmente enfrentam isso com menos frequência. Por quê?
Porque todas as tarefas estão fixadas, elas têm níveis de prioridade, e também há padrões de tempo para a conclusão de determinadas tarefas.Assim, o gerente de projeto, por exemplo, vê que alguém tem uma lista de tarefas sobrecarregada, e todas as tarefas têm alta prioridade, enquanto outra pessoa no mesmo período tem apenas tarefas que não são difíceis e não muito urgentes. Assim, ele pode redistribuir as tarefas, tornando a carga de trabalho mais adequada.
Reduzindo o risco de falência
Estatísticas afirmam que projetos com investimento superior a $1.000.000 falham 50% mais frequentemente do que aqueles com orçamento de até $350.000. É claro que um erro épico como esse pode terminar em um colapso financeiro completo.
Portanto, a gestão de projetos é importante para aqueles que trabalham com projetos caros. Afinal, como mencionamos acima, empresas nas quais a gestão de projetos é realizada por profissionais são geralmente mais bem-sucedidas.
Melhores comunicações na equipe
Acima mencionamos a importância das comunicações, pois às vezes se torna um verdadeiro desafio na gestão de projetos. Na verdade, esse problema só pode ser resolvido seguindo os princípios da metodologia escolhida.
Para melhorar a comunicação da equipe, você pode usar rastreadores de tarefas com um chat integrado e/ou integração com mensageiros populares. Dessa forma, você evita o problema de mensagens perdidas e tarefas não percebidas.
Aumentando a eficácia dos líderes
Um verdadeiro líder deve sempre estar ciente dos assuntos da empresa como um todo, assim como de determinados projetos. Quando todas as equipes trabalham dentro dos padrões aprovados, é mais fácil para o gerente ter uma visão geral do que está acontecendo. Todas as equipes têm o mesmo padrão de documentação, regulamentos de definição de tarefas, KPI, etc.
Gerenciadores de tarefas, que possuem gráficos de Gantt, painéis, etc., também simplificam o trabalho do gerente. Ou seja, ferramentas que permitem visualizar literalmente os principais indicadores para cada projeto em uma única tela.
Aumentando a transparência dos processos e funções nas equipes
Frequentemente, os membros da equipe não entendem as responsabilidades uns dos outros, mesmo dentro de sua própria divisão, muito menos falar sobre outros departamentos e gerentes de nível superior. Ao mesmo tempo, cerca de 38% das organizações acreditam que essa incerteza é um dos principais obstáculos para o sucesso do projeto.
Uma gestão de projetos de qualidade baseia-se na máxima transparência, quando todos podem ver, por exemplo, no gerenciador de tarefas, quais tarefas seu colega ou gerente direto é responsável. Quando o trabalho é estruturado dessa forma, é muito mais fácil para as pessoas pedirem ajuda, delegarem tarefas e alcançarem o sucesso juntas.
Mais atenção às tarefas estratégicas
A gestão de projetos pressupõe que muitas tarefas rotineiras sejam automatizadas e processos sejam padronizados. Ou seja, tanto os funcionários quanto os gerentes podem ter mais tempo para as tarefas estratégicas.
Essa abordagem resulta em crescimento e expansão da empresa.
Boa compreensão dos objetivos e progresso
Como mencionado acima, é importante para os líderes avaliar rapidamente o estado das coisas na empresa. Mas isso é igualmente importante para outros funcionários. Ter objetivos claramente definidos é realmente motivador. Além disso, quando todos veem o quanto já realizaram, por exemplo, em relação a um plano mensal ou semanal, fica mais fácil seguir em frente.
Portanto, ao gerenciar projetos, vale a pena ter a exibição visual dos objetivos e da quantidade de trabalho que a equipe já completou. Aqui, mais uma vez, gráficos, escalas, gráficos de desempenho, etc. são de grande ajuda.
Tomadas de decisão consideradas
Quando decisões são tomadas de forma intuitiva, isso geralmente leva a consequências imprevisíveis. Portanto, muita atenção é dada à coleta e estruturação de informações na gestão de projetos. Com base nisso, você pode tomar decisões equilibradas, razoáveis e eficazes.
Relatórios simples
Ao ter um padrão único para trabalhar com informações para toda a empresa, é muito mais fácil coletá-las e transformá-las em um relatório. Além disso, existem ferramentas que baixam automaticamente determinados dados em formato de gráficos e tabelas. Ou seja, você não precisa nem gastar tempo convertendo números em gráficos.
Isso é especialmente útil quando a equipe trabalha em um formato de pagamento por hora. Então, é suficiente que cada especialista registre o tempo gasto na resolução de tarefas todos os dias. No final do mês, você pode baixar um relatório pronto, onde o tempo para os projetos já estará calculado.
Gerenciamento eficaz dos volumes de trabalho
Acontece que a empresa tem um cliente potencial que gostaria de solicitar determinados serviços. Mas a gestão não está clara se a equipe existente será suficiente ou se novos funcionários devem ser contratados.
Isso acontece em empresas sem gestão de projetos. Se existir, então a quantidade de trabalho e a distribuição da carga entre os funcionários é fácil de estimar.
Assim, também é fácil entender como lidar com uma carga de trabalho adicional. Por exemplo, se você tem cinco funcionários, cada um trabalhando 40 horas por semana e totalmente carregados, não deve aceitar um pedido para 20 horas adicionais e esperar cumpri-lo com as forças disponíveis.
Mas, repetindo, você pode entender isso se registrar o tempo e a carga de trabalho dos funcionários.
Adaptação rápida de novos funcionários
Com um sistema de gestão de projetos bem estabelecido, você pode treinar novos membros da equipe mais rapidamente, pois grande parte dos processos já está documentada.
Além disso, a experiência de trabalho com certos pedidos já foi acumulada, então uma nova pessoa não terá que inventar sozinha o que alguém já sabe. Basta perguntar aos colegas e estudar as informações recebidas.
Maior satisfação de todos os participantes
É claro que os clientes ficam felizes quando seu pedido é cumprido no prazo (ou antes do prazo), sem estourar os custos e sem defeitos graves. Da mesma forma, a equipe fica satisfeita quando tudo ocorre de acordo com o plano, sem interrupções e trabalho exaustivo.
Isso é o que todas as metodologias de gestão de projetos visam e, como a prática mostra, seu uso torna possível alcançar a satisfação geral.
Aumentando a atratividade da empresa para parceiros e clientes
Geralmente, as pessoas querem trabalhar com aqueles que são estáveis, eficientes e previsíveis. Empresas com gestão de projetos implementada são assim. Portanto, elas sempre terão vantagens sobre os concorrentes e atrairão parceiros com os mesmos valores.
Facilidade de escalonamento
Empresas que trabalham com os princípios da gestão de projetos desde o início escalam mais rapidamente e de maneira mais eficiente, porque a gestão já conhece as melhores práticas que ajudam a alcançar resultados. Portanto, quando novas equipes, departamentos e áreas de atuação aparecem na empresa, seu trabalho é automaticamente estruturado da melhor maneira.
Como você determina o valor da gestão de projetos para a empresa?
Agora você sabe por que a gestão de projetos é importante para as empresas e quais vantagens específicas ela oferece. Mas pode haver dificuldades na questão de medir o valor. Afinal, uma gestão de projetos realmente de alta qualidade funciona de forma tão orgânica que parece que todos os processos acontecem sozinhos.
Portanto, o verdadeiro valor da gestão de projetos é frequentemente percebido quando há uma oportunidade de comparação. Ou seja, ver o que acontece quando não há gestão de projetos, nomeadamente:
- lançamentos não ocorrem no prazo;
- cronograma de trabalho é violado;
- orçamentos são excedidos.