Vrei să reduci costurile, să lucrezi stabil, să îmbunătățești calitatea și eficiența muncii echipei și, de asemenea, să crești nivelul de satisfacție al clienților și partenerilor? Atunci cu siguranță realizezi importanța managementului de proiect și rolul managerului de proiect în companie.
Dacă te mai gândești dacă merită să implementezi un astfel de format de management în afacerea ta, această informație te va ajuta să înțelegi mai bine problemele.
De ce este important managementul proiectelor?
Companiile care investesc timp și bani în integrarea celor mai bune practici de management al proiectelor în procesele lor obțin, în cele din urmă, rezultate măsurabile. Aceste întreprinderi sunt, de fapt, de succes. Această opinie este confirmată de o serie de studii.
De exemplu, în 2021, PMI și PwC au realizat un sondaj cu 4.069 de respondenți. A arătat că 80% dintre proiecte recunoscute ca fiind cu adevărat eficiente au un manager de proiect certificat.
În plus, utilizarea metodologiei de management al proiectelor crește probabilitatea succesului. Conform PwC, aproximativ 77% dintre respondenți cu proiecte de succes raportează procese de management documentate. În același timp, companiile care nu folosesc managementul de proiect spun că proiectele lor sunt mai puțin reușite.
Aceeași investigație de la PwC demonstrează că în organizațiile care sunt mature în ceea ce privește construirea proceselor de management, mai mult de 90% dintre managerii de proiect sunt certificați. Pe de altă parte, doar 61% dintre acești angajați se află în companii care sunt încă în proces de formare.
Organizațiile care nu acordă multă atenție managementului de proiect risipesc aproximativ 12% din resursele lor.
Așadar, companiile care intenționează să obțină poziții de lider pe piața lor au nevoie cu siguranță de management de proiect. Pentru a te convinge de toate beneficiile, să né gândim la avantajele oferite de utilizarea managementului de proiect și de ce managementul este important.
Aavantajele creșterii afacerii prin managementul de proiect
Mai jos sunt beneficiile implementării managementului de proiect.
Managementul multiplu al proiectelor
Practicile arată că 85% dintre managerii de proiect s‑au obișnuit să lucreze cu mai multe proiecte simultan, doar 15% dintre ei gestionând un singur proiect. La urma urmei, pe piața extrem de competitivă de astăzi, companiile pot rămâne adesea profitabile doar în acest mod.
Unii dintre manageri pot avea cinci proiecte în desfășurare, în timp ce alții gestionează cu succes zece. Desigur, multe depind de complexitatea sarcinilor și dimensiunea echipei. Dar, în orice caz, managerul de proiect trebuie să păstreze multe sarcini în atenție.
Așadar, pentru a evita epuizarea și a face un minim de greșeli, merită să folosești nu doar metodologiile de management, ci și un manager de sarcini. Acesta va permite să păstrezi toate informațiile cheie într-un singur loc și să analizezi rapid starea actuală a fiecărui proiect.
Am scris mai multe despre managementul eficient al proiectelor multiple aici.
Cresterea rapidă a veniturilor
Statisticile demonstrează că companiile cu metodologii de management agil își cresc veniturile 37% mai repede decât cele care refuză o astfel de abordare. În plus, organizațiile agile sunt cu aproximativ 30% mai profitabile decât concurenții lor inflexibili.
Pentru a folosi acest avantaj al managementului de proiect este necesar să
- alegi o metodologie, care se potrivește în cele din urmă afacerii tale;
- să ai uneltele de management financiar (orice serviciu specializat sau un modul într-un manager de sarcini).
Calitate mai bună a produselor și serviciilor
Scopul fiecărui proiect este realizarea unui produs. Așadar, 44% dintre companiile care lucrează folosind managementul de proiect confirmă că calitatea produsului lor este mai bună decât a celor care nu folosesc acest format de management.
Asta este în mare parte posibil datorită progresului și sistemelor de urmărire a erorilor. După finalizarea proiectului, datele din aceste servicii sunt colectate, sistematizate și analizate. Ca rezultat, poți observa greșelile comune și să le eviți în viitor. Poți de asemenea să vezi cele mai bune practici imediat. Prin urmare, ele devin baza muncii pentru proiectele viitoare ale companiei.
Economisirea timpului
Se știe că sistemul de management al proiectelor oferă managerilor posibilitatea de a lucra în mai puțin timp.
În medie nu este mult, doar zece minute pe zi. Dar în decursul anului, este vorba de aproximativ 153 de ore sau 19 zile lucrătoare. Nu este rău, nu?
Aceast timp este economisit deoarece metodologiile de management al proiectelor prescriu în mod tradițional utilizarea de servicii: gestionari de sarcini, urmăriri de timp etc. Aceste instrumente oferă automatizarea multor acțiuni de rutină și obții informațiile de care ai nevoie mai repede.
Gradul de previzibilitate crește
Una dintre lucrurile de bază în procesul de management al proiectelor este planificarea. Atunci când toate componentele lucrării sunt lucrate cu atenție, este posibil să înțelegi din etapa inițială dacă proiectul va avea succes.
Este, de asemenea, posibil să previzionezi riscurile probabile din timp și să decizi cum să le gestionezi. Prin urmare, probabilitatea unui eveniment imprevizibil este foarte mică.
Pentru ca totul să funcționeze așa cum trebuie, trebuie să lucrezi sistematic conform principiilor metodologiei alese și să execuți clar toate acțiunile prevăzute pentru ciclul de viață al proiectului. Adică: dacă într-un proiect totul este realizat conform regulilor din faza de inițiere până la faza de finalizare, atunci în următorul vei avea mai puține întârzieri imprevizibile.
Reducerea stresului și epuizării angajaților
Când angajații trebuie să păstreze constant multe lucruri în minte, să rezolve sarcini fără a se baza pe o experiență anterioară și, de asemenea, au probleme cu comunicările — un stres constant și, în timp, epuizarea — este garantată.
Dacă urmezi principiile managementului de proiect și folosești uneltele potrivite, poți reduce aceste fenomene negative. La urma urmei, sarcinile vor fi colectate în managerul de sarcini, documentația cu experiența anterioară a echipei poate fi găsită cu ușurință în baza de cunoștințe corporative, iar comunicările principale pot fi realizate în messenger-ul integrat cu un manager de sarcini.
Optimizarea utilizării resurselor
Cu siguranță te-ai confruntat cu faptul că timpul de lucru este mai puțin decât sarcinile care trebuie rezolvate. Din păcate, aproape toată lumea are această experiență. Dar echipele care lucrează cu manageri de proiect și trackere de sarcini se confruntă de obicei cu acest lucru mai puțin frecvent. De ce?
Pentru că toate sarcinile sunt fixate, au niveluri de prioritate, și există, de asemenea, standard de timp pentru finalizarea anumitor sarcini.Prin urmare, managerul de proiect, de exemplu, vede că cineva are o listă de sarcini suprasolicitată, iar toate sarcinile au o prioritate mare, în timp ce altcineva în aceeași perioadă are doar sarcini care nu sunt dificile și nu sunt foarte urgente. Așadar, el poate redistribui sarcinile, făcând volumul de muncă mai adecvat.
Reducerea riscului de faliment
Statisticile afirmă că proiectele cu o investiție de peste 1.000.000 $ eșuează de două ori mai des decât cele cu un buget de până la 350.000 $. Este clar că o astfel de greșeală epică se poate încheia cu un colaps financiar complet.
Așadar, managementul proiectului este important pentru cei care lucrează cu proiecte costisitoare. La urma urmei, așa cum am menționat mai sus, companiile în care managementul proiectelor este realizat de profesioniști sunt în general mai de succes.
Comunicarea mai bună în echipă
Mai sus am menționat importanța comunicației, pentru că uneori devine o adevărată provocare în managementul proiectelor. De fapt, această problemă poate fi rezolvată doar respectând principiile metodologiei alese.
Pentru a îmbunătăți comunicarea în echipă, poți folosi trackere de sarcini cu un chat integrat și/sau integrare cu aplicații de mesagerie populare. Astfel, eviți problema pierderii mesajelor și a sarcinilor neobservate.
Creșterea eficienței liderilor
Un adevărat lider ar trebui să fie întotdeauna la curent cu activitatea companiei în ansamblu, precum și cu anumite proiecte. Atunci când toate echipele lucrează conform standardelor aprobate, este mai ușor pentru manager să obțină o imagine de ansamblu a ceea ce se întâmplă. Toate echipele au același standard de documentație, reglemante de stabilire a sarcinilor, KPI etc.
Managerii de sarcini, care dispun de diagrame Gantt, tablou de bord etc., simplifică de asemenea munca managerului. Adică, uneltele care îți permit să vezi literalmente principalii indicatori pentru fiecare proiect pe un singur ecran.
Creșterea transparenței proceselor și rolurilor în echipe
Adesea, membrii echipei nu înțeleg responsabilitățile unii altora chiar și în cadrul propriei divizii, darămite în alte departamente și la nivelurile superioare de management. În același timp, aproximativ 38% dintre organizații consideră că această incertitudine este unul dintre principalele obstacole în calea succesului proiectului.
Managementul de proiect de calitate se bazează pe maximă transparență, când toată lumea poate vedea, de exemplu, în managerul de sarcini, ce sarcini este responsabil colegul lui sau managerul direct. Atunci când munca este structurată în acest mod, devine mult mai ușor pentru oameni să ceară ajutor, să delege sarcini și să reușească împreună.
Mai multă atenție pentru sarcinile strategice
Managementul proiectului presupune că multe sarcini de rutină sunt automate și procesele sunt standardizate. Adică, atât angajații, cât și managerii pot avea mai mult timp pentru sarcinile strategice.
Această abordare duce la creșterea și expansiunea companiei.
Înțelegerea bună a obiectivelor și progresului
Așa cum am menționat mai sus, este important ca liderii să evalueze rapid starea de fapt în companie. Dar este la fel de important pentru ceilalți angajați. A avea obiective clar definite este cu adevărat motivant. În plus, când toată lumea vede cât de mult au realizat deja, de exemplu, dintr-un plan lunar sau săptămânal, devine mai ușor să continui.
Așadar, atunci când gestionezi proiecte, merită să ai o prezentare vizuală a obiectivelor și a cantității de lucru pe care echipa a realizat‑o deja. Aici, din nou, diagramele, scalele, graficele de performanță etc. sunt de mare ajutor.
Decizii bine gândite
Când deciziile sunt luate instinctiv, de obicei, duc la consecințe imprevizibile. De aceea, se acordă o mare atenție strângerii și structurării informațiilor în managementul proiectelor. Pe baza acestora, poți lua decizii echilibrate, raționale și eficiente.
Raportare simplă
A avea un standard unic pentru lucrul cu informațiile pentru întreaga companie face mult mai ușor să le strângi și să le transformi într-un raport. În plus, există unelte care descarcă automat anumite date în format de grafice și tabele. Adică, nu trebuie să îți pierzi timpul convertind numerele în grafice.
Asta este deosebit de util atunci când echipa lucrează într-un format de plată pe oră. Atunci este suficient ca fiecare specialist să-și înregistreze timpul petrecut pentru rezolvarea sarcinilor în fiecare zi. La sfârșitul lunii, poți descărca un raport gata, în care timpul pentru proiecte va fi deja calculat.
Managementul eficient al volumelor de muncă
Se întâmplă ca compania să aibă un client potențial care ar dori să comande anumite servicii. Dar managementul nu este sigur dacă personalul existent va fi suficient sau dacă trebuie angajate noi persoane.
Asta se întâmplă în companiile fără management de proiect. Dacă există, atunci volumul de muncă și distribuția sarcinilor între angajați sunt ușor de estimat.
Prin urmare, este de asemenea ușor de înțeles cum să te descurci cu un volum de muncă suplimentar. De exemplu, dacă ai cinci angajați, fiecare lucrând 40 de ore pe săptămână și complet încărcați, nu ar trebui să iei o comandă pentru 20 de ore suplimentare și să te aștepți să o îndeplinești cu forțele disponibile.
Dar, să repetăm, poți înțelege acest lucru dacă înregistrezi timpul și volumul de muncă al angajaților.
Adaptarea rapidă a angajaților noi
Cu un sistem de management al proiectelor bine pus la punct, poți instrui mai repede noi membri ai echipei, deoarece o mare parte a proceselor este descrisă.
În plus, experiența lucrului cu anumite cereri a fost deja acumulată, astfel încât o nouă persoană nu va trebui să inventeze pe cont propriu ceea ce cineva deja știe. Este suficient să întrebe colegii și să studieze informațiile primite.
Satisfacție mai mare pentru toți participanții
Este clar că clienții sunt fericiți când comanda lor este îndeplinită la timp (sau înainte de termen), fără depășiri de costuri și defecte serioase. De asemenea, echipa este mulțumită de tot ce decurge conform planului, fără interupții și muncă până la epuizare.
Asta este ceea ce toate metodologiile de management al proiectelor își propun, iar, așa cum arată practica, utilizarea lor face posibilă atingerea satisfacției generale.
Creșterea atractivității companiei pentru parteneri și clienți
În general, oamenii doresc să lucreze cu cei care sunt stabili, eficienți și previzibili. Companiile cu management de proiect implementat sunt exact așa. Prin urmare, acestea vor avea întotdeauna avantaje față de concurenți și vor atrage parteneri cu aceleași valori.
Scalare ușoară
Companiile care lucrează cu principiile de management de proiect de la bun început se scală mai repede și mai eficient, deoarece managementul deja cunoaște cele mai bune practici care ajută la obținerea rezultatelor. Prin urmare, atunci când noi echipe, departamente și domenii de activitate apar în companie, munca lor se construiește automat în cel mai bun mod.
Cum determini valoarea managementului de proiect pentru companie?
Acum știi de ce managementul de proiect este important pentru companii și ce avantaje specifice oferă. Dar pot apărea dificultăți cu întrebarea de a măsura valoarea. La urma urmei, managementul de proiect de foarte bună calitate funcționează atât de organic încât pare că toate procesele se desfășoară de la sine.
Prin urmare, adevărata valoare a managementului de proiect este adesea observată atunci când există o ocazie de a compara. Adică, a vedea ceea ce se întâmplă când nu există management de proiect, și anume:
- livrările nu ies la timp;
- programul de lucru este încălcat;
- bugetele sunt depășite.