Czy chcesz zredukować koszty, pracować stabilnie, poprawić jakość i efektywność pracy zespołu, a także zwiększyć poziom satysfakcji klientów i partnerów? W takim razie z pewnością zdajesz sobie sprawę z znaczenia zarządzania projektami oraz roli menedżera projektu w firmie.
Jeśli wciąż zastanawiasz się, czy warto wprowadzić taki format zarządzania w swojej firmie, te informacje pomogą Ci zrozumieć te kwestie bardziej szczegółowo.
Dlaczego zarządzanie projektami jest ważne?
Firmy, które inwestują czas i pieniądze w integrację najlepszych praktyk zarządzania projektami w swoje procesy, ostatecznie widzą wymierne wyniki. Te przedsiębiorstwa odnoszą naprawdę sukcesy. Ta opinia jest potwierdzona przez szereg badań.
Na przykład, w 2021 roku PMI i PwC przeprowadziły badanie z 4,069 respondenta. Wykazało ono, że 80% projektów, które uznawane są za naprawdę skuteczne, mają certyfikowanego menedżera projektu.
Poza tym, stosowanie metodologii zarządzania projektami zwiększa prawdopodobieństwo sukcesu. Według PwC, około 77% respondentów z udanymi projektami zgłasza udokumentowane procesy zarządzania. Jednocześnie, firmy, które nie stosują zarządzania projektami, stwierdzają, że ich projekty są mniej udane.
To samo badanie PwC pokazuje, że w organizacjach, które są rozwinięte pod względem budowania procesów zarządzania, ponad 90% menedżerów projektów jest certyfikowanych. Z drugiej strony, tylko 61% takich pracowników znajduje się w firmach, które wciąż przechodzą proces formacji.
Organizacje, które nie zwracają dużej uwagi na zarządzanie projektami, marnują około 12% swoich zasobów.
Tak więc firmy, które zamierzają zyskać pozycje lidera na swoim rynku, zdecydowanie potrzebują zarządzania projektami. Aby ostatecznie upewnić się o wszystkich korzyściach, zastanówmy się nad zaletami płynącymi ze stosowania zarządzania projektami i dlaczego zarządzanie jest ważne.
Korzyści biznesowe wynikające z zarządzania projektami
Poniżej znajdują się korzyści wynikające z wdrożenia zarządzania projektami.
Wielokrotne zarządzanie projektami
Praktyka pokazuje, że 85% menedżerów projektów przyzwyczaiło się do pracy nad kilkoma projektami jednocześnie, tylko 15% z nich zarządza tylko jednym projektem. W końcu w dzisiejszym wysoce konkurencyjnym rynku firmy mogą często pozostawać rentowne tylko w ten sposób.
Niektórzy menedżerowie mogą mieć pięć projektów w toku, podczas gdy inni skutecznie zarządzają dziesięcioma. Oczywiście, wiele zależy od złożoności zadań i wielkości zespołu. Ale w każdym przypadku menedżer projektu musi mieć na uwadze wiele zadań.
Aby uniknąć wypalenia zawodowego i popełnienia minimalnej liczby błędów, warto korzystać nie tylko z metodologii zarządzania, ale również z menedżera zadań. Umożliwi to zebranie wszystkich kluczowych informacji w jednym miejscu i szybkie zanalizowanie aktualnego stanu każdego z projektów.
Więcej na temat efektywnego wielokrotnego zarządzania projektami napisaliśmy tutaj.
Szybki wzrost finansowy
Statystyki pokazują, że firmy z elastycznymi metodologiami zarządzania zwiększają swoje przychody 37% szybciej niż te, które rezygnują z takiego podejścia. Dodatkowo, elastyczne organizacje są około 30% bardziej rentowne niż sztywni konkurenci.
Aby wykorzystać tę korzyść zarządzania projektami, należy
- wyspecyfikować metodologię, która ostatecznie odpowiada Twojej firmie;
- posiadać narzędzia do zarządzania finansami (dowolna specjalistyczna usługa lub moduł w menedżerze zadań).
Lepsza jakość produktów i usług
Celem każdego projektu jest wytworzenie produktu. Tak więc, 44% firm, które pracują w oparciu o zarządzanie projektami, potwierdzają, że jakość ich produktu jest wyższa niż tych, które działają bez tego formatu zarządzania.
Jest to w dużej mierze możliwe dzięki systemom śledzenia postępów i błędów. Po zakończeniu projektu dane z tych usług są zbierane, systematyzowane i analizowane. W wyniku tego można zauważyć powszechne błędy i unikać ich w przyszłości. Można także natychmiast zobaczyć najlepsze praktyki. Dlatego stają się one podstawą pracy nad przyszłymi projektami firmy.
Oszczędność czasu
Znane jest, że system zarządzania projektami oferuje menedżerom możliwość pracy w krótszym czasie.
Średnio to nie jest dużo, tylko dziesięć minut dziennie. Ale w ciągu roku to około 153 godzin lub 19 dni roboczych. Nieźle, prawda?
Ten czas jest oszczędzany, ponieważ metodologie zarządzania projektami tradycyjnie nakazują korzystanie z usług: menedżerów zadań, trackerów czasu itp. Te narzędzia oferują automatyzację wielu rutynowych działań, a Ty uzyskujesz potrzebne informacje szybciej.
Wzrost stopnia przewidywalności
Jedną z podstawowych rzeczy w procesie zarządzania projektami jest planowanie. Kiedy wszystkie komponenty pracy są starannie opracowane, możliwe jest zrozumienie na wstępnym etapie, czy projekt odniesie sukces.
Możliwe jest także przewidzenie prawdopodobnych ryzyk z wyprzedzeniem i podjęcie decyzji, jak nimi zarządzać. Dlatego prawdopodobieństwo nieprzewidywalnego wydarzenia jest bardzo małe.
Aby wszystko działało, jak należy, trzeba systematycznie pracować zgodnie z zasadami wybranej metodologii i ściśle wykonywać wszystkie działania przewidziane w cyklu życia projektu. To znaczy: jeśli w jednym projekcie wszystko jest robione zgodnie z zasadami od fazy inicjacji do fazy zakończenia, w następnych będziesz mieć mniej nieprzewidywalnych elementów.
Redukcja stresu i wypalenia pracowników
Kiedy pracownicy muszą przez cały czas utrzymywać w pamięci wiele rzeczy, rozwiązywać zadania bez polegania na wcześniejszym doświadczeniu, a także mają problemy z komunikacją – ciągły stres i z czasem wypalenie – są gwarantowane.
Jeśli przestrzegasz zasad zarządzania projektami i używasz odpowiednich narzędzi, możesz zredukować te negatywne zjawiska. W końcu zadania będą zbierane w menedżerze zadań, dokumentacja z wcześniejszym doświadczeniem zespołu może być łatwo znaleziona w korporacyjnej bazie wiedzy, a główne komunikacje mogą być prowadzone w komunikatorze zintegrowanym z menedżerem zadań.
Optymalizacja wykorzystania zasobów
Zdecydowanie spotkałeś się z faktem, że czas pracy jest krótszy niż zadania, które należy rozwiązać. Niestety, prawie każdy ma to doświadczenie. Ale zespoły, które pracują z menedżerami projektów i trackerami zadań, zazwyczaj doświadczają tego rzadziej. Dlaczego?
Ponieważ wszystkie zadania są zdefiniowane, mają poziomy priorytetu, a także istnieją standardy czasowe dla wykonywania określonych zadań.W związku z tym menedżer projektu, na przykład, widzi, że ktoś ma przeładowaną listę zadań, a wszystkie zadania mają wysoki priorytet, podczas gdy ktoś inny w tym samym okresie ma tylko zadania, które są łatwe i niezbyt pilne. Tak więc może przeorganizować zadania, czyniąc obciążenie bardziej adekwatnym.
Redukcja ryzyka bankructwa
Statystyki mówią, że projekty z inwestycjami powyżej 1,000,000 USD kończą się o 50% częściej porażką niż te, których budżet wynosi do 350,000 USD. Oczywiście, taki epicki błąd może zakończyć się całkowitym upadkiem finansowym.
Dlatego zarządzanie projektami jest ważne dla tych, którzy pracują nad drogi projektami. W końcu, jak wskazaliśmy powyżej, firmy, w których zarządzanie projektami prowadzą profesjonaliści, są zazwyczaj bardziej udane.
Lepsza komunikacja w zespole
Wspomnieliśmy wcześniej o znaczeniu komunikacji, ponieważ czasami staje się ona prawdziwym wyzwaniem w zarządzaniu projektami. W rzeczywistości problem ten można rozwiązać tylko przestrzegając zasad wybranej metodologii.
Aby poprawić komunikację zespołu, można używać trackerów zadań z wbudowanym czatem i/lub integracją z popularnymi komunikatorami. W ten sposób unikniesz problemu zagubionych wiadomości i niedostrzeżonych zadań.
Zwiększanie efektywności liderów
Prawdziwy lider powinien zawsze być świadomy spraw firmy jako całości, a także konkretnych projektów. Kiedy wszystkie zespoły pracują w ramach zatwierdzonych standardów, menedżerowi łatwiej jest uzyskać przegląd sytuacji. Wszystkie zespoły mają ten sam standard dokumentacji, zasady ustalania zadań, KPI itp.
Menedżerowie zadań, którzy mają wykresy Gantta, pulpity nawigacyjne itp., również upraszczają pracę menedżera. To znaczy, narzędzia, które pozwalają dosłownie zobaczyć główne wskaźniki dla każdego projektu na jednym ekranie.
Zwiększanie przejrzystości procesów i ról w zespołach
Często członkowie zespołu nie rozumieją wzajemnych odpowiedzialności nawet w obrębie własnej jednostki, nie mówiąc o innych działach i menedżerach wyższego szczebla. Jednocześnie około 38% organizacji uważa, że ta niepewność to jedna z głównych przeszkód do sukcesu projektu.
Wysokiej jakości zarządzanie projektami opiera się na maksymalnej przejrzystości, kiedy każdy może zobaczyć, na przykład w menedżerze zadań, za jakie zadania odpowiada jego kolega lub bezpośredni menedżer. Kiedy praca jest zorganizowana w ten sposób, znacznie łatwiej jest ludziom prosić o pomoc, delegować zadania i wspólnie odnosić sukcesy.
Więcej uwagi na zadania strategiczne
Zarządzanie projektami zakłada, że wiele rutynowych zadań jest automatyzowanych i procesy są standaryzowane. To znaczy, że zarówno pracownicy, jak i menedżerowie mogą mieć więcej czasu na zadania strategiczne.
To podejście prowadzi do wzrostu i rozwoju firmy.
Dobre zrozumienie celów i postępu
Jak wcześniej wspomniano, dla liderów ważne jest szybkie ocenienie stanu spraw w firmie. Ale równie istotne jest to dla innych pracowników. Posiadanie jasno określonych celów jest naprawdę motywujące. Poza tym, gdy każdy widzi, ile już zrobili, na przykład, w ramach miesięcznego lub tygodniowego planu, łatwiej jest pójść dalej.
Dlatego podczas zarządzania projektami warto mieć wizualne wyświetlenie celów i ilości pracy, którą zespół już wykonał. Tutaj ponownie pomagają wykresy, skale, wykresy wydajności itp.
Przemyślane podejmowanie decyzji
Kiedy decyzje podejmuje się intuicyjnie, zazwyczaj prowadzi to do nieprzewidywalnych konsekwencji. Dlatego w zarządzaniu projektami zwraca się dużą uwagę na zbieranie i strukturyzację informacji. Na ich podstawie można podejmować zrównoważone, rozsądne i efektywne decyzje.
Proste raportowanie
Posiadając jeden standard pracy z informacją dla całej firmy, znacznie łatwiej jest ją zebrać i przygotować raport. Poza tym istnieją narzędzia, które automatycznie pobierają określone dane w formacie wykresów i tabel. To znaczy, że nie musisz nawet poświęcać czasu na przekształcanie liczb w grafiki.
To jest szczególnie przydatne, gdy zespół pracuje w formacie płatności godzinowej. Wówczas wystarczy, że każdy specjalista zapisuje czas poświęcony na rozwiązanie zadań każdego dnia. Na koniec miesiąca można pobrać gotowy raport, w którym czas dla projektów będzie już obliczony.
Efektywne zarządzanie wolumenem pracy
Zdarza się, że firma ma potencjalnego klienta, który chciałby zamówić określone usługi. Jednak kierownictwo nie jest pewne, czy obecny zespół będzie wystarczający, czy trzeba zatrudnić nowych pracowników.
To zdarza się w firmach bez zarządzania projektami. Jeśli ono istnieje, to ilość pracy i rozkład obciążenia wśród pracowników jest łatwa do oszacowania.
W związku z tym również łatwo jest zrozumieć, jak poradzić sobie z dodatkowym obciążeniem. Na przykład, jeśli masz pięciu pracowników, każdy pracuje 40 godzin w tygodniu i jest w pełni obciążony, nie powinieneś przyjmować zamówienia na dodatkowe 20 godzin i oczekiwać, że wypełnisz je dostępnymi siłami.
Ale, powtórzmy, możesz to zrozumieć, jeśli rejestrujesz czas i obciążenie pracowników.
Szybka adaptacja nowych pracowników
Dzięki dobrze zorganizowanemu systemowi zarządzania projektami, możesz szybciej szkolić nowych członków zespołu, ponieważ wiele procesów jest opisanych.
Poza tym doświadczenie pracy z pewnymi zapytaniami zostało już zgromadzone, więc nowa osoba nie będzie musiała wymyślać od podstaw tego, co już ktoś wie. Wystarczy zapytać kolegów i zapoznać się z uzyskanymi informacjami.
Większa satysfakcja wszystkich uczestników
Jasne jest, że klienci są zadowoleni, gdy ich zamówienie jest realizowane na czas (lub przed czasem), bez przekroczeń kosztów i poważnych wad. Podobnie zespół jest zadowolony z tego, że wszystko przebiega zgodnie z planem, bez zakłóceń i pracy na wyczerpanie.
O to właśnie chodzi we wszystkich metodologiach zarządzania projektami i, jak pokazuje praktyka, ich stosowanie pozwala osiągnąć ogólną satysfakcję.
Zwiększanie atrakcyjności firmy dla partnerów i klientów
Generalnie, ludzie chcą pracować z tymi, którzy są stabilni, efektywni i przewidywalni. Firmy z wprowadzonym zarządzaniem projektami są właśnie takie. Dlatego zawsze będą miały przewagę nad konkurencją i przyciągną partnerów z tymi samymi wartościami.
Łatwa skalowalność
Firmy, które od samego początku pracują zgodnie z zasadami zarządzania projektami, skalują się szybciej i efektywniej, ponieważ zarząd już zna najlepsze praktyki, które pomagają osiągać wyniki. Dlatego gdy w firmie pojawiają się nowe zespoły, działy i obszary działalności, ich praca jest automatycznie budowana w najlepszy sposób.
Jak określić wartość zarządzania projektami dla firmy?
Teraz wiesz, dlaczego zarządzanie projektami jest ważne dla firm i jakie konkretne zalety oferuje. Ale mogą pojawić się trudności z pytaniem o mierzenie wartości. W końcu naprawdę wysokiej jakości zarządzanie projektami działa tak organicznie, że wydaje się, jakby wszystkie procesy działy się same.
Dlatego rzeczywista wartość zarządzania projektami zazwyczaj dostrzegana jest, gdy istnieje możliwość porównania. To znaczy, zobaczyć, co się dzieje, gdy nie ma zarządzania projektami, a mianowicie:
- wydania nie ukazują się na czas;
- harmonogram pracy jest naruszany;
- budżety są przekraczane.