Хотите снизить затраты, стабильно работать, улучшить качество и эффективность работы команд, а еще повысить уровень удовлетворенности клиентов и партнеров? Тогда вы точно понимаете важность project-менеджмента и роль менеджера проектов в компании.
Если же вы пока что только задумываетесь над тем, стоит ли внедрять такой формат управления в своем бизнесе, этот материал поможет вам разобраться в вопросе более подробно.
Почему рroject-менеджмент важен?
Потому что компании, инвестирующие время и деньги в интеграцию лучших практик управления проектами в свои процессы, в итоге видят вполне измеримые результаты. А еще эти предприятия действительно успешны. Такое мнение подтверждает ряд исследований.
К примеру, в 2021 году PMI и PwC провели опрос, в котором приняли участие 4069 человек. Оно показало, что 80% проектов, которые признаны действительно эффективными, имеют сертифицированного project-менеджера.
А еще использование методологии управления проектами повышает вероятность достижения успеха. По данным PwC, примерно 77 % опрошенных, имеющие успешные проекты, сообщают о задокументированных процессах управления. В то же время компании, не использующие project-менеджмент, говорят о том, что их проекты менее успешны.
В том же исследовании PwC можем увидеть, что в зрелых организациях, где отлажены процессы управления, свыше 90% project-менеджеров имеют сертификаты. А вот в компаниях, которые пока что проходят процесс становления, таких сотрудников всего 61 %.
Следовательно, компаниям, которые намерены занять лидерские позиции на своем рынке, точно нужен project-менеджмент. Чтобы окончательно убедиться в целесообразности его внедрения, разберемся с преимуществами, которые дает использование управления проектами.
Преимущества рroject-менеджмента, которые дают компаниям возможность расти
Ниже расскажем о преимуществах, которые дает использование управления проектами, и условиях их реализации.
Возможность управления несколькими проектами одновременно
Практика показывает, что для 85 % project-менеджеров нормально одновременно работать с несколькими проектами, и только 15% из них управляют лишь одним проектом. Ведь на современном высококонкурентном рынке компании часто только таким способом могут сохранять прибыльность.
У кого-то из менеджеров может быть в работе пять проектов, а кто-то успешно справляется с десятью. Конечно, здесь многое зависит от сложности задач и размеров команды. Но в любом случае project-менеджеру нужно держать в фокусе внимания действительно много вопросов.
Чтобы человек не выгорал и совершал минимальное количество ошибок, следует пользоваться не только методологиями управления, но и таск-менеджером. Он позволит держать в одном месте всю ключевую информацию, а также поможет быстро анализировать текущее состояние каждого из проектов в работе.
Подробнее об эффективном управлении несколькими проектами одновременно мы написали здесь.
Быстрый финансовый рост
Статистика говорит, что компании, пользующиеся в управлении гибкими методологиями, повышают свои доходы на 37% быстрее чем те, кто отказывается от такого подхода. Кроме того, гибкие организации примерно на 30% прибыльнее негибких конкурентов.
Чтобы использовать это преимущество project-менеджмента полностью, нужно:
- выбрать методологию, которая оптимально подходит именно вашему бизнесу;
- иметь инструменты управления финансами (это может быть как специализированный сервис, так и модуль в таск-трекере).
Высокое качество продуктов и услуг
Цель каждого проекта — создание того или иного продукта. Так вот, 44% компаний, работающие, используя project-менеджмент, подтверждают, что качество их продукта выше, чем у тех, кто обходится без этого формата управления.
Во многом это возможно, благодаря использованию систем для отслеживания прогресса и ошибок. После завершения проекта данные из этих сервисов собираются, систематизируются и анализируются. В результаты можно заметить типичные ошибки и не допускать их больше. А еще становится ясно, какие практики являются лучшими. Следовательно, они становятся основой работы над будущими проектами компании.
Экономия времени
Есть данные, что система для управления проектами дает руководителям возможность тратить на работу меньше времени.
Да, в среднем это немного, всего 10 минут в день. Но в течении года это уже около 153 часов или 19 рабочих дней. Согласитесь, немало.
Это время освобождается за счет того, что в методологиях управления проектами обычно прописано использование сервисов: таск-менеджеров, тайм-трекеров и т.д. Эти продукты позволяют автоматизировать много рутинных действий, а еще быстрее получать нужную информацию.
Растет степень предсказуемости
Одна из базовых вещей в процессе в управлении проектами — планирование. Когда все составляющие работы над заказом тщательно проработаны, можно еще на начальном этапе понять, будет ли проект успешным.
Также можно заранее спрогнозировать возможные риски и решить, как на них реагировать. Следовательно, вероятность того, что произойдет событие, которое никто не предусмотрел, очень мала.
Чтоб все функционировало именно так, необходимо системно работать по принципам выбранной методологии и четко выполнять все действия, предусмотренные на этапах жизненного цикла проекта. То есть: если в одном проекте от фазы инициирования до фазы завершения все сделано по правилам, то в следующем вы будете иметь гораздо меньше непредсказуемых моментов.
Уменьшение уровня стресса и выгорания сотрудников
Когда сотрудникам приходится постоянно помнить о куче дел, закрывать задачи, не опираясь на прочный фундамент в виде предыдущего опыта, а вдобавок иметь проблемы с коммуникациями — постоянное стрессовое состояние, а с течением времени выгорания — гарантированы.
Если же руководствоваться принципами управления проектами и пользоваться соответствующими системами, можно в разы снизить эти отрицательные явления. Ведь задачи будут собраны в таск-менеджере, документация с предыдущим опытом команды легко найдется в корпоративной базе знаний, а главные коммуникации можно будет вести в мессенджере, интегрированном с тем же таск-менеджером.
Оптимизация использования ресурсов
Кто не сталкивался с тем, что рабочего времени меньше, чем задач, которые нужно решить не просто вовремя, а срочно? Такой опыт, к сожалению, есть почти у всех. Но команды, работающие с project-менеджерами и таск-трекерами, обычно сталкиваются с этим реже. Почему?
Потому что все задания зафиксированы, им заданы приоритеты, а еще существуют стандарты времени на выполнение тех или иных задач.
Поэтому project-менеджер, например, видит, что у кого-то список задач перегружен, да еще и все они — с высоким приоритетом. А кто-то в этот же период имеет только несложные и не очень срочные задания. Логично перераспределить задания, разгрузив тех, кто в этом нуждается.
Снижение риска обанкротиться
Статистика говорит, что проекты, в которые вложено более $1 000 000, проваливаются на 50% чаще, чем те, у которых бюджет до $350 000. Ясно, что для компании такая эпичная ошибка может завершиться полным финансовым крахом.
Поэтому рroject-менеджмент важен для тех, кто работает с дорогостоящими проектами. Ведь, как мы указали выше, компании, в которых управления проектами осуществляют профессионалы, в целом более успешны.
Улучшение коммуникаций в команде
Выше мы упоминали о важности коммуникаций, ведь их налаживание иногда становится настоящим вызовом в управлении проектами. На самом деле эта проблема решается всего лишь соблюдением принципов выбранной методологии.
А чтобы еще усовершенствовать общение в команде, можно пользоваться таск-трекерами, в которых есть встроенный чат и/или интеграция с популярными мессенджерами. Таким образом можно избавиться от проблемы потерянных сообщений и незамеченных задач.
Повышение эффективности лидеров
Настоящий лидер всегда должен быть в курсе дел компании в целом, да и определенных проектов. Когда все команды работают в рамках утвержденных стандартов, руководителю проще ориентироваться в том, что происходит. Ведь у всех команд одинаковый стандарт оформления документации, регламенты постановки задач, KРI и т.д.
Также работу руководителя упрощают таск-менеджеры, в которых есть диаграммы Ганта, дашборды и т.д. То есть такие инструменты, которые позволяют буквально на одном экране увидеть главные показатели для каждого проекта.
Рост прозрачности процессов и ролей в командах
Часто члены команды не понимают, кто и за что отвечает даже в пределах своего подразделения, не говоря уже о других отделах и топ-менеджерах. В то же время около 38% организаций считают, что именно такая неопределенность является одним из главных препятствий для успеха проекта.
Качественное управление проектами базируется на максимальной прозрачности, когда каждый может посмотреть, например, в таск-менеджере, за какие задания отвечает его коллега или непосредственный руководитель. Когда работа строится именно так, людям гораздо проще обращаться за помощью, делегировать задачи и вместе идти к свершениям.
Больше внимания стратегическим задачам
Управление проектами предполагает, что значительная часть рутинных задач автоматизирована, а процессы стандартизированы. То есть, как сотрудники, так и руководители могут уделять больше времени развитию и решению стратегических задач.
Именно такой подход дает заметные результаты в виде роста и расширения компании.
Хорошее понимание целей и прогресса по ним
Выше мы уже говорили, что лидерам важно быстро оценивать положение дел в компании, но не менее важно это и для других сотрудников. Когда четко зафиксированы цели, это действительно мотивирует. А когда каждый видит, сколько он уже сделал, например, по плану на месяц или неделю, двигаться вперед становится легче.
Поэтому, управляя проектами, следует заботиться о наглядном отображении целей и объема работ, который команда уже выполнила. Здесь, опять же, на помощь приходят диаграммы, шкалы, графики производительности.
Взвешенное принятие решений
Когда решения принимаются, как говорится, интуитивно, обычно это приводит к непредсказуемым последствиям. Поэтому в управлении проектами большое внимание уделяется сбору и структурированию информации. На ее основе можно принимать взвешенные, обоснованные и эффективные решения.
Упрощение отчетности
Имея единый стандарт работы с информацией для всей компании, гораздо проще собрать ее и объединить в отчет. Кроме того, существуют продукты, автоматически выгружающие те или иные данные в формате графиков, таблиц. То есть вам не нужно даже тратить время на преобразование цифр в графики.
Особенно полезно это, например, когда команда работает в формате почасовой оплаты. Тогда каждому специалисту достаточно ежедневно фиксировать затраты времени на решение задач. В конце месяца можно скачать готовый отчет, где время по проекту уже будет посчитано.
Эффективное управление объемами работы
Бывает так, что у компании появляется потенциальный клиент, который хотел бы заказать определенные услуги. Но руководству не ясно, нужно ли в таком случае нанимать новых сотрудников или хватит уже имеющегося штата.
Такое происходит как раз в компаниях, где нет управления проектами. Если же оно есть, то объемы уже имеющихся заказов и их распределение между работниками несложно оценить.
Соответственно, понять, как быть с дополнительной нагрузкой тоже просто. Например, имея пятерых работников, каждый из которых работает 40 часов в неделю, не стоит брать заказ на 20 дополнительных часов и рассчитывать, что его удастся выполнить имеющимися силами.
Но, повторим, быстро понять это выходит у тех, кто фиксирует затраты времени и загруженность людей.
Ускорение адаптации новых сотрудников
Имея хорошо отлаженную систему управления проектами, можно быстрее обучать новых членов команд, ведь значительная часть процессов описана.
Кроме того, уже есть накопленный опыт работы с теми или иными запросами, а значит, новому человеку не придется придумывать самостоятельно то, что кто-то уже знает. Достаточно только спросить у коллег и изучить информацию.
Большая удовлетворительность всех участников процесса
Логично, что клиенты счастливы, когда их заказ выполнен своевременно (или с опережением сроков), без перерасходов и серьезных недостатков. Так же и команда довольна тем, что все идет по плану, без срывов и работы на истощение.
Именно на это направлены все методологии управления проектами и, как показывает практика, их использование дает возможность достичь того, что все сотрудники удовлетворены, или приблизиться к этому максимально близко.
Рост привлекательности компании для партнеров и клиентов
Обычно люди хотят работать с теми, кто стабилен, эффективен и предсказуем. Компании, в которых внедрено управление проектами, именно такие. Потому они всегда будут выгодно выделяться на фоне конкурентов и чаще привлекать контрагентов с такими же ценностями.
Облегчение масштабирования
Компании, с самого начала деятельности работающие по принципам управления проектами, быстрее и эффективнее масштабируются. Ведь руководство уже знает о лучших практиках, которые помогают достичь результатов. Поэтому когда в компании появляются новые команды, отделы и направления деятельности, их работа автоматически строится наилучшим образом.
Как определить ценность управления проектами для компании?
Теперь вы знаете, почему project-менеджмент важен для компаний, и какие именно преимущества он дает. Но с вопросом измерения ценности могут возникнуть сложности. Ведь действительно качественное управление проектами работает настолько органично, что кажется, будто все процессы происходят сами собой.
Поэтому истинное значение project-менеджмента часто замечают тогда, когда появляется возможность сравнить. То есть увидеть, что происходит, когда управления проектом нет, а именно:
- релизы не выходят в срок;
- графики выполнения объемов работ нарушаются;
- бюджеты превышаются.
Следовательно, можно подвести краткий итог: ценность project-менеджмента заключается в том, что он помогает оценить время, деньги и усилия, которые компания тратит на завершение проекта и помогает сделать так, чтобы эти вложения были максимально рентабельны. Качественное управление проектами и всех его составляющих позволит вам и вашей команде работать эффективнее и выполнять больше за меньшее количество времени.