Wollen Sie die Kosten senken, stabil arbeiten, die Qualität und Effizienz der Teamarbeit verbessern und außerdem das Zufriedenheitsniveau von Kunden und Partnern erhöhen? Dann erkennen Sie sicherlich die Bedeutung des Projektmanagements und die Rolle des Projektleiters im Unternehmen.
Wenn Sie noch überlegen, ob es sich lohnt, ein solches Managementformat in Ihrem Unternehmen zu implementieren, wird Ihnen diese Information helfen, die Themen genauer zu verstehen.
Warum ist Projektmanagement wichtig?
Unternehmen, die Zeit und Geld in die Integration der besten Projektmanagementpraktiken in ihre Prozesse investieren, sehen letztendlich messbare Ergebnisse. Diese Unternehmen sind tatsächlich erfolgreich. Diese Meinung wird durch eine Reihe von Studien bestätigt.
Zum Beispiel haben PMI und PwC 2021 eine Umfrage mit 4.069 Befragten durchgeführt. Es hat gezeigt, dass 80% der Projekte, die als wirklich effektiv anerkannt werden, einen zertifizierten Projektmanager haben.
Darüber hinaus erhöht die Verwendung der Projektmanagementmethodik die Wahrscheinlichkeit des Erfolgs. Laut PwC berichten etwa 77% der Befragten mit erfolgreichen Projekten von dokumentierten Managementprozessen. Gleichzeitig geben Unternehmen, die kein Projektmanagement nutzen, an, dass ihre Projekte weniger erfolgreich sind.
Die gleiche Untersuchung von PwC zeigt, dass in Organisationen, die in Bezug auf den Aufbau von Managementprozessen reif sind, mehr als 90% der Projektmanager zertifiziert sind. Im Gegensatz dazu sind nur 61% solcher Mitarbeiter in Unternehmen, die sich noch im Entstehungsprozess befinden.
Organisationen, die dem Projektmanagement nicht viel Aufmerksamkeit widmen, verschwenden etwa 12% ihrer Ressourcen.
Unternehmen, die beabsichtigen, Führungspositionen in ihrem Markt zu erlangen, benötigen definitiv Projektmanagement. Um sich von all den Vorteilen zu überzeugen, lassen Sie uns über die Vorteile nachdenken, die der Einsatz von Projektmanagement bietet und warum Management wichtig ist.
Vorteile des Wachstums von Unternehmen durch Projektmanagement
Im Folgenden sind die Vorteile der Implementierung von Projektmanagement aufgeführt.
Multiples Projektmanagement
Die Praxis zeigt, dass 85% der Projektmanager daran gewöhnt sind, gleichzeitig mit mehreren Projekten zu arbeiten; nur 15% von ihnen verwalten nur ein Projekt. Schließlich können Unternehmen auf dem heutigen, sehr wettbewerbsintensiven Markt oft nur auf diese Weise profitabel bleiben.
Einige der Manager haben möglicherweise fünf Projekte in Arbeit, während andere erfolgreich zehn verwalten. Natürlich hängt viel von der Komplexität der Aufgaben und der Teamgröße ab. Aber in jedem Fall muss der Projektmanager viele Aufgaben im Blick behalten.
Um Burnout zu vermeiden und die Zahl der Fehler zu minimieren, ist es sinnvoll, nicht nur Managementmethoden, sondern auch einen Aufgabenmanager zu verwenden. Er ermöglicht es, alle wichtigen Informationen an einem Ort zu bündeln und den aktuellen Zustand jedes Projekts schnell zu analysieren.
Wir haben über effektives multiples Projektmanagement hier mehr geschrieben.
Schnelles finanzielles Wachstum
Statistiken zeigen, dass Unternehmen mit agilen Managementmethoden ihre Einnahmen 37% schneller steigern als diejenigen, die einen solchen Ansatz ablehnen. Darüber hinaus sind agile Organisationen etwa 30% profitabler als unflexible Wettbewerber.
Um diesen Vorteil des Projektmanagements zu nutzen, ist es notwendig
- eine Methodik auszuwählen, die letztendlich zu Ihrem Unternehmen passt;
- Werkzeuge des Finanzmanagements zu haben (jede spezialisierte Dienstleistung oder ein Modul in einem Aufgabenmanager).
Bessere Qualität von Produkten und Dienstleistungen
Das Ziel jedes Projekts besteht darin, ein Produkt herzustellen. Daher bestätigen 44% der Unternehmen, die mit Projektmanagement arbeiten, dass die Qualität ihres Produkts höher ist als die von Unternehmen, die ohne dieses Managementformat auskommen.
Dies ist größtenteils möglich aufgrund von Fortschritt und Fehlerverfolgungssystemen. Nach dem Abschluss des Projekts werden die Daten aus diesen Diensten gesammelt, systematisiert und analysiert. Infolgedessen können Sie häufige Fehler feststellen und diese in Zukunft vermeiden. Sie können auch die besten Praktiken sofort sehen. Daher werden diese zur Grundlage der Arbeit an zukünftigen Projekten des Unternehmens.
Zeitersparnis
Es ist bekannt, dass das Projektmanagementsystem den Managern die Möglichkeit bietet, in weniger Zeit zu arbeiten.
Im Durchschnitt ist es nicht viel, nur zehn Minuten am Tag. Aber im Laufe eines Jahres sind es etwa 153 Stunden oder 19 Arbeitstage. Nicht schlecht, oder?
Diese Zeit wird gespart, weil Projektmanagementmethoden traditionell den Einsatz von Dienstleistungen wie Aufgabenmanagern, Zeittrackern usw. vorschreiben. Diese Werkzeuge bieten die Automatisierung vieler Routineaktionen, sodass Sie die benötigten Informationen schneller erhalten.
Der Grad der Vorhersagbarkeit steigt
Eine der grundlegenden Dinge im Projektmanagementprozess ist die Planung. Wenn alle Komponenten der Arbeit sorgfältig durchdacht sind, ist es möglich, bereits in der Anfangsphase zu verstehen, ob das Projekt erfolgreich sein wird.
Es ist auch möglich, wahrscheinliche Risiken im Voraus vorherzusagen und zu entscheiden, wie man damit umgeht. Daher ist die Wahrscheinlichkeit eines unvorhergesehenen Ereignisses sehr gering.
Damit alles so funktioniert, wie es sollte, müssen Sie systematisch arbeiten und die Prinzipien der gewählten Methodik befolgen und alle für den Projektlebenszyklus vorgesehenen Maßnahmen klar ausführen. Das heißt: Wenn in einem Projekt alles gemäß den Regeln von der Initiierungsphase bis zur Abschlussphase durchgeführt wird, dann gibt es im nächsten weniger unvorhergesehene Punkte.
Stress und Burnout der Mitarbeiter reduzieren
Wenn die Mitarbeiter ständig viele Dinge im Kopf behalten, Aufgaben ohne Verlass auf frühere Erfahrungen lösen und zudem Kommunikationsprobleme haben — ist ständiger Stress und mit der Zeit Burnout — garantiert.
Wenn Sie die Prinzipien des Projektmanagements befolgen und die entsprechenden Werkzeuge verwenden, können Sie diese negativen Phänomene reduzieren. Schließlich werden die Aufgaben im Aufgabenmanager gesammelt, die Dokumentation mit den bisherigen Erfahrungen des Teams ist leicht in der Unternehmensdatenbank zu finden, und die wichtigsten Kommunikationen können im Messenger, der mit einem Aufgabenmanager integriert ist, durchgeführt werden.
Optimierung der Ressourcennutzung
Sie sind sicherlich schon einmal dem Fakt begegnet, dass die Arbeitszeit weniger ist als die Aufgaben, die gelöst werden müssen. Leider hat fast jeder diese Erfahrung. Aber Teams, die mit Projektmanagern und Aufgabenverfolgern arbeiten, haben damit in der Regel weniger häufig zu kämpfen. Warum?
Weil alle Aufgaben festgelegt, sie Prioritätslevel haben und auch Zeiteinheiten für den Abschluss bestimmter Aufgaben festgelegt sind.Folglich sieht der Projektmanager zum Beispiel, dass jemand eine überladene Aufgabenliste hat, und alle Aufgaben haben eine hohe Priorität, während jemand anders im gleichen Zeitraum nur Aufgaben hat, die nicht schwierig und nicht sehr dringend sind. Er kann daher die Aufgaben umverteilen, um die Arbeitslast angemessener zu gestalten.
Risiko eines Bankrotts reduzieren
Statistiken besagen, dass Projekte mit einer Investition von mehr als 1.000.000 $ 50% häufiger scheitern als solche mit einem Budget von bis zu 350.000 $. Es ist klar, dass ein solcher gewaltiger Fehler in einem vollständigen finanziellen Zusammenbruch enden kann.
Daher ist Projektmanagement wichtig für diejenigen, die mit teuren Projekten arbeiten. Schließlich sind, wie oben erwähnt, Unternehmen, in denen das Projektmanagement von Fachleuten durchgeführt wird, in der Regel erfolgreicher.
Bessere Teamkommunikation
Wir haben weiter oben die Bedeutung von Kommunikation erwähnt, die manchmal eine echte Herausforderung im Projektmanagement darstellt. Tatsächlich kann dieses Problem nur durch das Befolgen der Prinzipien der gewählten Methodik gelöst werden.
Um die Teamkommunikation zu verbessern, können Sie Aufgabenverfolger mit einem integrierten Chat und/oder Integration mit beliebten Messengern verwenden. Auf diese Weise vermeiden Sie das Problem verlorener Nachrichten und unbemerkter Aufgaben.
Steigerung der Effektivität von Führungskräften
Ein wahrer Führer sollte immer über die Geschäfte des Unternehmens als Ganzes sowie über bestimmte Projekte informiert sein. Wenn alle Teams nach den genehmigten Standards arbeiten, ist es für den Manager einfacher, einen Überblick zu bekommen, was vor sich geht. Alle Teams haben den gleichen Standard an Dokumentation, Vorschriften zur Aufgabenstellung, KPI usw.
Aufgabenmanager, die Gantt-Diagramme, Dashboards usw. haben, erleichtern ebenfalls die Arbeit des Managers. Das heißt, werkzeuge, die es ermöglichen, die wichtigsten Kennzahlen für jedes Projekt auf einem Bildschirm zu sehen.
Erhöhung der Transparenz von Prozessen und Rollen im Team
Oft verstehen die Mitglieder eines Teams nicht die Verantwortung des anderen, selbst innerhalb ihrer Abteilung, geschweige denn in anderen Abteilungen und bei der Unternehmensführung. Gleichzeitig glauben etwa 38% der Organisationen, dass diese Ungewissheit eines der Haupthindernisse für den Projekterfolg darstellt.
Hochwertiges Projektmanagement basiert auf maximaler Transparenz, wenn jeder zum Beispiel im Aufgabenmanager sehen kann, für welche Aufgaben sein Kollege oder direkter Vorgesetzter verantwortlich ist. Wenn die Arbeit auf diese Weise strukturiert ist, fällt es den Menschen viel leichter, um Hilfe zu bitten, Aufgaben zu delegieren und gemeinsam erfolgreich zu sein.
Mehr Aufmerksamkeit für strategische Aufgaben
Projektmanagement setzt voraus, dass viele Routineaufgaben automatisiert und Prozesse standardisiert sind. Das heißt, sowohl Mitarbeiter als auch Manager haben mehr Zeit für strategische Aufgaben.
Dieser Ansatz führt zu Wachstum und Expansion des Unternehmens.
Gutes Verständnis von Zielen und Fortschritt
Wie oben erwähnt, ist es wichtig für Führungskräfte, den Stand der Dinge im Unternehmen schnell zu beurteilen. Aber es ist nicht weniger wichtig für andere Mitarbeiter. Klar definierte Ziele sind wirklich motivierend. Außerdem, wenn jeder sieht, wie viel er bereits erreicht hat, zum Beispiel, im Vergleich zu einem monatlichen oder wöchentlichen Plan, wird es einfacher, weiterzumachen.
Daher ist es bei der Projektführung wichtig, die visuelle Darstellung der Ziele und des Arbeitsvolumens, das das Team bereits abgeschlossen hat, zu haben. Hier helfen wieder Diagramme, Skalen, Leistungsgraphen usw.
Überlegte Entscheidungsfindung
Wenn Entscheidungen intuitiv getroffen werden, führt dies normalerweise zu unvorhersehbaren Konsequenzen. Daher wird im Projektmanagement viel Wert auf das Zusammentragen und Strukturieren von Informationen gelegt. Auf dieser Grundlage können Sie ausgewogene, fundierte und effektive Entscheidungen treffen.
Einfaches Reporting
Mit einem einheitlichen Standard für den Umgang mit Informationen für das gesamte Unternehmen ist es viel einfacher, diese zu sammeln und zu einem Bericht zu machen. Darüber hinaus gibt es Werkzeuge, die bestimmte Daten automatisch im Format von Grafiken und Tabellen herunterladen. Das heißt, Sie müssen nicht einmal Zeit mit der Konvertierung von Zahlen in Grafiken verbringen.
Dies ist besonders nützlich, wenn das Team im Stundenzahlungssystem arbeitet. Dann reicht es aus, wenn jeder Spezialist täglich die für die Lösung von Aufgaben aufgewendete Zeit erfasst. Am Ende des Monats können Sie einen fertigen Bericht herunterladen, in dem die Zeit für die Projekte bereits berechnet ist.
Effektives Management von Arbeitsvolumen
Es kommt vor, dass das Unternehmen einen potentiellen Kunden hat, der bestimmte Dienstleistungen bestellen möchte. Aber das Management ist sich nicht sicher, ob das vorhandene Personal ausreicht oder neue Mitarbeiter eingestellt werden müssen.
Dies geschieht in Unternehmen ohne Projektmanagement. Wenn es vorhanden ist, lässt sich der Arbeitsumfang und die Arbeitsverteilung unter den Mitarbeitern leicht abschätzen.
Entsprechend ist es auch einfach zu verstehen, wie mit einer zusätzlichen Arbeitslast umgegangen werden kann. Wenn Sie beispielsweise fünf Mitarbeiter haben, die jeweils 40 Stunden pro Woche arbeiten und voll ausgelastet sind, sollten Sie keinen Auftrag für 20 zusätzliche Stunden annehmen und erwarten, ihn mit den verfügbaren Kräften zu erfüllen.
Aber lassen Sie uns wiederholen, Sie können dies verstehen, wenn Sie die Zeit und die Arbeitslast der Mitarbeiter aufzeichnen.
Schnelle Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Mit einem gut eingerichteten Projektmanagementsystem können Sie neue Teammitglieder schneller schulen, da ein großer Teil der Prozesse beschrieben ist.
Darüber hinaus wurde bereits Erfahrung im Umgang mit bestimmten Anfragen gesammelt, sodass eine neue Person nicht selbst erfinden muss, was jemand schon weiß. Es reicht aus, Kollegen zu fragen und die erhaltenen Informationen zu studieren.
Höhere Zufriedenheit aller Beteiligten
Es ist klar, dass Kunden glücklich sind, wenn ihr Auftrag pünktlich (oder vorzeitig) erfüllt wird, ohne Kostenüberschreitungen und ernsthafte Mängel. Ebenso ist das Team zufrieden, wenn alles nach Plan läuft, ohne Unterbrechungen und Überarbeitung.
Darauf zielen alle Projektmanagementmethoden ab, und wie die Praxis zeigt, ermöglicht ihre Anwendung, eine allgemeine Zufriedenheit zu erreichen.
Erhöhung der Attraktivität des Unternehmens für Partner und Kunden
Generell möchten die Menschen mit denjenigen zusammenarbeiten, die stabil, effizient und vorhersehbar sind. Unternehmen mit implementiertem Projektmanagement sind genau so. Daher haben sie immer Vorteile gegenüber Wettbewerbern und ziehen Partner mit denselben Werten an.
Einfaches Skalieren
Unternehmen, die von Anfang an mit den Prinzipien des Projektmanagements arbeiten, skalieren schneller und effizienter, da das Management bereits über die besten Praktiken, die zur Erreichung von Ergebnissen beitragen, informiert ist. Daher wird die Arbeit neuer Teams, Abteilungen und Tätigkeitsbereiche im Unternehmen automatisch auf die beste Weise aufgebaut.
Wie bestimmen Sie den Wert des Projektmanagements für das Unternehmen?
Jetzt wissen Sie, warum Projektmanagement wichtig für Unternehmen ist und welche spezifischen Vorteile es bietet. Aber es kann Schwierigkeiten bei der Frage der Wertmessung geben. Schließlich funktioniert wirklich hochwertiges Projektmanagement so organisch, dass es scheint, als ob alle Prozesse von selbst ablaufen.
Daher wird der wahre Wert des Projektmanagements oft bemerkt, wenn die Möglichkeit besteht, zu vergleichen. Das heißt, zu sehen, was passiert, wenn es kein Projektmanagement gibt, nämlich:
- Produkte nicht rechtzeitig erscheinen;
- Arbeitspläne verletzt werden;
- Budget wird überschritten.