Vuoi ridurre i costi, lavorare in modo stabile, migliorare la qualità e l’efficienza del lavoro del team e aumentare il livello di soddisfazione di clienti e partner? Allora ti rendi sicuramente conto dell’importanza della gestione dei progetti e del ruolo del project manager all’interno dell’azienda.
Se stai ancora pensando se valga la pena implementare un tale formato di gestione nella tua azienda, queste informazioni ti aiuteranno a comprendere le questioni in modo più dettagliato.
Perché la gestione dei progetti è importante?
Le aziende che investono tempo e denaro per integrare le migliori pratiche di gestione dei progetti nei loro processi vedono alla fine risultati misurabili. Queste imprese sono effettivamente di successo. Questa opinione è confermata da una serie di studi.
Ad esempio, nel 2021, PMI e PwC hanno condotto un sondaggio con 4.069 intervistati. Ha mostrato che l’80% dei progetti che sono riconosciuti come realmente efficaci hanno un project manager certificato.
Inoltre, l’uso della metodologia di gestione dei progetti aumenta la probabilità di successo. Secondo PwC, circa il 77% degli intervistati con progetti di successo riferisce processi di gestione documentati. Allo stesso tempo, le aziende che non utilizzano la gestione dei progetti affermano che i loro progetti sono meno riusciti.
La stessa indagine di PwC dimostra che nelle organizzazioni mature nella costruzione di processi di gestione, più di il 90% dei project manager sono certificati. D’altra parte, solo il 61% di tali dipendenti si trova in aziende che sono ancora nel processo di formazione.
Le organizzazioni che non prestano molta attenzione alla gestione dei progetti sprecano circa il 12% delle loro risorse.
Cosi, le aziende che intendono ottenere posizioni di leadership nel loro mercato hanno sicuramente bisogno della gestione dei progetti. Per essere certi di tutti i vantaggi, riflettiamo sui benefici forniti dall’uso della gestione dei progetti e perché la gestione è importante.
Vantaggi della crescita aziendale della gestione dei progetti
Di seguito sono elencati i benefici dell’implementazione della gestione dei progetti.
Gestione di progetti multipli
La pratica mostra che l’85% dei project manager si è abituato a lavorare con più progetti contemporaneamente, solo il 15% di loro gestisce un solo progetto. Dopotutto, nel mercato altamente competitivo di oggi, le aziende possono spesso rimanere redditizie solo in questo modo.
Alcuni dei manager possono avere cinque progetti in corso, mentre altri gestiscono con successo dieci. Naturalmente, molto dipende dalla complessità dei compiti e dalla dimensione del team. Ma in ogni caso, il project manager deve mantenere a fuoco molti compiti.
Quindi, per evitare il burnout e fare un numero minimo di errori, vale la pena utilizzare non solo le metodologie di gestione, ma anche un gestore di attività. Questo ti permetterà di mantenere tutte le informazioni chiave in un unico posto e di analizzare rapidamente lo stato attuale di ciascuno dei progetti.
Abbiamo scritto di più sulla gestione efficace di progetti multipli qui.
Rapido crescita finanziaria
Statistiche dimostrano che le aziende con metodologie di gestione agile aumentano i loro ricavi 37% più rapidamente rispetto a quelle che rifiutano tale approccio. Inoltre, le organizzazioni agili sono circa 30% più redditizie rispetto ai concorrenti rigidi.
Per utilizzare questo vantaggio della gestione dei progetti è necessario
- scegliere una metodologia, che alla fine si adatta alla tua azienda;
- disporre di strumenti di gestione finanziaria (qualsiasi servizio specializzato o un modulo in un gestore di attività).
Migliore qualità di prodotti e servizi
L’obiettivo di ogni progetto è realizzare un prodotto. Quindi, il 44% delle aziende che lavorano utilizzando la gestione dei progetti confermano che la qualità del loro prodotto è superiore a quella di coloro che fanno a meno di questo formato di gestione.
Questo è in gran parte possibile grazie ai sistemi di monitoraggio dei progressi e degli errori. Dopo il completamento del progetto, i dati da questi servizi vengono raccolti, sistematizzati e analizzati. Di conseguenza, puoi notare errori comuni ed evitarli in futuro. Puoi anche vedere subito le migliori pratiche. Pertanto, esse diventano la base del lavoro sui futuri progetti dell’azienda.
Risparmio di tempo
È noto che il sistema di gestione dei progetti offre ai manager l’opportunità di lavorare in meno tempo.
In media non è molto, solo dieci minuti al giorno. Ma durante l’anno corrisponde a circa 153 ore o 19 giorni lavorativi. Non male, giusto?
Questo tempo viene risparmiato perché le metodologie di gestione dei progetti prescrivono tradizionalmente l’uso di servizi: gestori di attività, tracker di tempo, ecc. Questi strumenti offrono l’automazione di molte azioni di routine e ottieni le informazioni necessarie più rapidamente.
Aumenta il grado di prevedibilità
Una delle cose basilari nel processo di gestione dei progetti è la pianificazione. Quando tutti i componenti del lavoro sono elaborati con attenzione, è possibile capire fin dall’inizio se il progetto avrà successo.
È anche possibile prevedere in anticipo i rischi probabili e decidere come gestirli. Pertanto, la probabilità di un evento imprevedibile è molto bassa.
Affinché tutto funzioni come dovrebbe, è necessario lavorare sistematicamente secondo i principi della metodologia scelta e svolgere chiaramente tutte le azioni previste per il ciclo di vita del progetto. Cioè: se in un progetto tutto viene fatto secondo le regole dalla fase di avvio alla fase di completamento, allora nel successivo ci saranno meno elementi imprevedibili.
Riduzione dello stress e del burnout dei dipendenti
Quando i dipendenti devono costantemente tenere a mente molte cose, risolvere compiti senza fare affidamento su un’esperienza pregressa e avere anche problemi di comunicazione, un costante stress e, nel tempo, il burnout sono garantiti.
Se segui i principi della gestione dei progetti e utilizzi gli strumenti appropriati, puoi ridurre questi fenomeni negativi. Dopotutto, i compiti saranno raccolti nel gestore di attività, la documentazione con l’esperienza pregressa del team può essere facilmente trovata nella base di conoscenze aziendale, e le comunicazioni principali possono essere condotte nel messaggero integrato con un gestore di attività.
Ottimizzazione dell’uso delle risorse
Hai sicuramente affrontato il fatto che il tempo lavorativo è inferiore ai compiti che devono essere risolti. Sfortunatamente, quasi tutti hanno questa esperienza. Ma i team che lavorano con project manager e tracker di attività di solito affrontano questo meno spesso. Perché?
Perché tutti i compiti sono fissati, hanno livelli di priorità, e ci sono standard di tempo per completare determinati compiti.Di conseguenza, il project manager, ad esempio, vede che qualcuno ha un elenco di compiti sovraccarico, e tutti i compiti hanno un’alta priorità mentre qualcun altro nello stesso periodo ha solo compiti non difficili e non molto urgenti. Così, può redistribuire i compiti, rendendo il carico di lavoro più adeguato.
Riduzione del rischio di fallimento
Statistiche affermano che i progetti con un investimento superiore a $1.000.000 falliscono 50% più frequentemente rispetto a quelli con un budget fino a $350.000. È chiaro che un errore epocale del genere può terminare in un completo collasso finanziario.
Pertanto, la gestione dei progetti è importante per coloro che lavorano con progetti costosi. Dopotutto, come abbiamo indicato sopra, le aziende in cui la gestione dei progetti è effettuata da professionisti sono generalmente più di successo.
Miglioramento delle comunicazioni nel team
In precedenza abbiamo menzionato l’importanza delle comunicazioni, poiché a volte diventa una vera sfida nella gestione dei progetti. In effetti, questo problema può essere risolto solo seguendo i principi della metodologia scelta.
Per migliorare la comunicazione nel team, puoi utilizzare tracker di attività con una chat integrata e/o integrazioni con messaggeri popolari. In questo modo, eviti il problema dei messaggi persi e dei compiti non notati.
Aumento dell’efficacia dei leader
Un vero leader deve sempre essere consapevole delle questioni dell’azienda nel suo complesso e di alcuni progetti. Quando tutti i team lavorano secondo gli standard approvati, è più facile per il manager avere una visione generale di ciò che sta succedendo. Tutti i team hanno lo stesso standard di documentazione, regolamenti di impostazione dei compiti, KPI, ecc.
I gestori di attività, che hanno grafici di Gantt, dashboard, ecc., semplificano anche il lavoro del manager. Cioè, strumenti che consentono di vedere letteralmente i principali indicatori per ciascun progetto su un unico schermo.
Aumento della trasparenza dei processi e dei ruoli nei team
Spesso i membri del team non comprendono le responsabilità reciproche anche all’interno della propria divisione, figuriamoci negli altri dipartimenti e nei top manager. Allo stesso tempo, circa il 38% delle organizzazioni ritiene che questa incertezza sia uno dei principali ostacoli al successo del progetto.
Una gestione dei progetti di alta qualità si basa su massima trasparenza, quando tutti possono vedere, ad esempio, nel gestore di attività, quali compiti il suo collega o il suo manager diretto è responsabile. Quando il lavoro è strutturato in questo modo, è molto più facile per le persone chiedere aiuto, delegare compiti e avere successo insieme.
Maggiore attenzione ai compiti strategici
La gestione dei progetti presuppone che molti compiti di routine siano automatizzati e i processi siano standardizzati. Cioè, sia i dipendenti che i manager possono avere più tempo per i compiti strategici.
Questo approccio porta a crescita ed espansione dell’azienda.
Buona comprensione degli obiettivi e dei progressi
Come accennato in precedenza, è importante per i leader valutare rapidamente la situazione dell’azienda. Ma è altrettanto importante per gli altri dipendenti. Avere obiettivi chiaramente definiti è davvero motivante. Inoltre, quando tutti vedono quanto hanno già fatto, ad esempio, da un piano mensile o settimanale, diventa più facile andare avanti.
Pertanto, quando gestisci progetti, è opportuno avere la visualizzazione degli obiettivi e la quantità di lavoro che il team ha già completato. Qui, di nuovo, grafici, scale, grafici delle prestazioni, ecc. sono di grande aiuto.
Decisioni ponderate
Quando le decisioni vengono prese intuitivamente, di solito portano a conseguenze imprevedibili. Pertanto, viene prestata molta attenzione alla raccolta e strutturazione delle informazioni nella gestione dei progetti. Sulla base di essa, puoi prendere decisioni bilanciate, ragionevoli ed efficaci.
Reportistica semplice
Avere uno standard unico per lavorare con le informazioni per tutta l’azienda rende molto più facile raccoglierle e trasformarle in un report. Inoltre, ci sono strumenti che scaricano automaticamente determinati dati nel formato di grafici e tabelle. Cioè, non devi nemmeno perdere tempo a convertire i numeri in grafica.
Questo è particolarmente utile quando il team lavora in un formato di pagamento orario. Allora basta che ogni specialista registri il tempo speso per risolvere i compiti ogni giorno. Alla fine del mese, puoi scaricare un report pronto, dove il tempo per i progetti sarà già calcolato.
Gestione efficace dei volumi di lavoro
Capita che l’azienda abbia un cliente potenziale che desidera ordinare determinati servizi. Ma la direzione non è chiara se il personale esistente sarà sufficiente o se devono essere assunti nuovi dipendenti.
Questo succede nelle aziende senza gestione di progetti. Se esiste, è facile stimare la quantità di lavoro e la distribuzione del carico tra i dipendenti.
Di conseguenza, è anche facile capire come affrontare un carico aggiuntivo. Ad esempio, se hai cinque dipendenti, ciascuno dei quali lavora 40 ore alla settimana e completamente sovraccarico, non dovresti accettare un ordine per 20 ore aggiuntive e aspettarti di soddisfarlo con le forze disponibili.
Ma, ripetiamo, puoi capire questo se registri il tempo e il carico di lavoro dei dipendenti.
Rapida adattabilità dei nuovi dipendenti
Con un sistema di gestione dei progetti ben strutturato, puoi formare i nuovi membri del team più rapidamente, perché gran parte dei processi è descritta.
Inoltre, l’esperienza di lavoro con determinate richieste è già stata accumulata, quindi una nuova persona non dovrà inventare da sola ciò che qualcuno già sa. Basta chiedere ai colleghi e studiare le informazioni ricevute.
Maggiore soddisfazione di tutti i partecipanti
È chiaro che i clienti sono felici quando il loro ordine viene evaso in tempo (o in anticipo), senza sforamenti di costi e difetti gravi. Allo stesso modo, il team è soddisfatto quando tutto procede secondo i piani, senza interruzioni e lavoro fino all’esaurimento.
Questo è ciò a cui sono rivolte tutte le metodologie di gestione dei progetti e, come dimostra la pratica, il loro utilizzo permette di ottenere una soddisfazione complessiva.
Aumento dell’attrattiva dell’azienda per partner e clienti
In generale, le persone vogliono lavorare con coloro che sono stabili, efficienti e prevedibili. Le aziende con gestione dei progetti implementata sono proprio così. Pertanto, avranno sempre vantaggi sui concorrenti e attireranno partner con gli stessi valori.
Facile scalabilità
Le aziende che lavorano secondo i principi di gestione dei progetti fin dall’inizio scalano più rapidamente e in modo più efficiente, perché la direzione conosce già le migliori pratiche che aiutano a ottenere risultati. Pertanto, quando nuovi team, reparti e aree di attività compaiono nell’azienda, il loro lavoro è automaticamente strutturato nel modo migliore.
Come determinare il valore della gestione dei progetti per l’azienda?
Ora sai perché la gestione dei progetti è importante per le aziende e quali vantaggi specifici offre. Ma potrebbero esserci difficoltà con la questione della misurazione del valore. Dopotutto, una gestione dei progetti di alta qualità funziona così organicamente che sembra che tutti i processi accadano da soli.
Pertanto, il reale valore della gestione dei progetti è spesso notato quando c’è un opportunità di confronto. Cioè, vedere cosa succede quando non ci sono gestione dei progetti, vale a dire:
- le uscite non avvengono in tempo;
- il programma di lavoro è violato;
- i budget sono sforati.