Chcete snížit náklady, pracovat stabilně, zlepšit kvalitu a efektivitu práce týmu a také zvýšit úroveň spokojenosti zákazníků a partnerů? Pak si určitě uvědomujete důležitost projektového řízení a roli projektového manažera ve firmě.
Pokud stále přemýšlíte, zda má smysl implementovat takový formát řízení ve vašem podnikání, tyto informace vám pomohou pochopit problematiku podrobněji.
Proč je projektové řízení důležité?
Firmy, které investují čas a peníze do integrace nejlepších praktik projektového řízení do svých procesů, nakonec vidí měřitelné výsledky. Tyto podniky jsou skutečně úspěšné. Tento názor potvrzuje řada studií.
Například v roce 2021 provedly PMI a PwC průzkum s 4 069 respondenty. Ukázalo se, že 80% projektů, které jsou uznávány jako skutečně efektivní, má certifikovaného projektového manažera.
Navíc použití metodologie projektového řízení zvyšuje pravděpodobnost úspěchu. Podle PwC přibližně 77% respondentů s úspěšnými projekty uvádí dokumentované řízení procesů. Zatímco firmy, které projektové řízení nepoužívají, říkají, že jejich projekty jsou méně úspěšné.
Stejná studie PwC ukazuje, že v organizacích, které jsou zralé z hlediska budování řízení procesů, je více než 90% projektových manažerů certifikovaných. Na druhé straně pouze 61% takových zaměstnanců je ve firmách, které stále procházejí procesem formování.
Organizace, které nevěnují projektovému řízení velkou pozornost, promarní přibližně 12% svých zdrojů.
Takže firmy, které mají v úmyslu získat vedoucí postavení na svém trhu, určitě potřebují projektové řízení. Abychom se konečně ujistili o všech výhodách, pojďme si uvědomit výhody, které přináší použití projektového řízení, a proč je řízení důležité.
Výhody růstu podnikání díky projektovému řízení
Níže jsou uvedeny výhody implementace projektového řízení.
Více projektů najednou
Praxe ukazuje, že 85% projektových manažerů si zvyklo pracovat na několika projektech současně, pouze 15% z nich spravuje pouze jeden projekt. Vždyť v dnešním vysoce konkurenčním trhu mohou firmy často zůstat ziskové pouze tímto způsobem.
Někteří manažeři mohou mít pět projektů v procesu, zatímco jiní úspěšně spravují deset. Samozřejmě hodně závisí na náročnosti úkolů a velikosti týmu. Ale v každém případě potřebuje projektový manažer udržet na paměti spoustu úkolů.
Takže, abyste se vyhnuli vyhoření a udělali co nejméně chyb, stojí za to používat nejen metodologie řízení, ale také manažer úkolů. Ten vám umožní udržet všechny klíčové informace na jednom místě a rychle analyzovat aktuální stav každého z projektů.
Napsali jsme více o efektivním řízení více projektů zde.
Rychlý finanční růst
Statistiky ukazují, že firmy s agilními metodologiemi řízení zvyšují své příjmy o 37% rychleji než ti, kteří takový přístup odmítají. Kromě toho jsou agilní organizace přibližně 30% ziskovější než neflexibilní konkurenti.
Aby bylo možné využít tuto výhodu projektového řízení, je třeba
- vybrat metodologii, která nakonec vyhovuje vašemu podnikání;
- mít nástroje finančního řízení (jakoukoli specializovanou službu nebo modul v manažeru úkolů).
Vyšší kvalita produktů a služeb
Cílem každého projektu je vytvoření produktu. Takže 44% firem, které pracují s projektovým řízením, potvrzuje, že kvalita jejich produktu je vyšší než u těch, které tento formát řízení nepoužívají.
To je do značné míry možné díky progresivním a sledovacím systémům chyb. Po dokončení projektu se data z těchto služeb shromažďují, systematizují a analyzují. V důsledku toho můžete pozorovat běžné chyby a vyhnout se jim v budoucnu. Také můžete okamžitě vidět osvědčené postupy. Proto se stávají základem práce na budoucích projektech firmy.
Šetření času
Je známo, že systém projektového řízení nabízí manažerům možnost pracovat kratší dobu.
Průměrně to není moc, jen deset minut denně. Ale během roku je to přibližně 153 hodin nebo 19 pracovních dnů. Není to špatné, že?
Tento čas se šetří, protože metodologie projektového řízení tradičně předepisují používání služeb: manažerů úkolů, sledovačů času atd. Tyto nástroje nabízejí automatizaci mnoha rutinních akcí a potřebné informace dostanete rychleji.
Zvyšování předvídatelnosti
Jednou ze základních věcí v procesu projektového řízení je plánování. Když jsou všechny složky práce pečlivě rozpracovány, je možné již v počáteční fázi pochopit, zda bude projekt úspěšný.
Je také možné předpovědět pravděpodobná rizika předem a rozhodnout se, jak je řídit. Proto je pravděpodobnost nepředvídatelné události velmi malá.
Aby vše fungovalo, jak má, musíte systematicky pracovat podle principů zvolené metodologie a jasně provádět všechny kroky předepsané pro životní cyklus projektu. To znamená: pokud je v jednom projektu vše provedeno podle pravidel od fáze zahájení až po fázi dokončení, pak v dalším projektu budete mít méně nepředvídatelných položek.
Redukce stresu a vyhoření zaměstnanců
Když si zaměstnanci musí neustále pamatovat spoustu věcí, řešit úkoly bez opory na předchozí zkušenosti, a také mají problémy s komunikací — stálý stres a časem vyhoření — je zaručeno.
Pokud se budete řídit principy projektového řízení a používat odpovídající nástroje, můžete tyto negativní jevy snížit. Vždyť úkoly budou shromážděny v manažeru úkolů, dokumentace s předchozími zkušenostmi týmu se snadno najde v firemní znalostní základně a hlavní komunikace mohou probíhat v messengeru integrovaném s manažerem úkolů.
Optimalizace využití zdrojů
Určitě jste se setkali s tím, že pracovní doba je kratší než úkoly, které je třeba vyřešit. Bohužel, tuto zkušenost má téměř každý. Ale týmy, které pracují s projektovými manažery a sledovači úkolů, se s tím obvykle setkávají méně často. Proč?
Protože všechny úkoly jsou stanovené, mají prioritní úrovně, a existují také časové normy pro dokončení určitých úkolů.Příslušný projektový manažer tedy například vidí, že někdo má přeplněný seznam úkolů a všechny úkoly mají vysokou prioritu, zatímco někdo jiný má v téže době pouze úkoly, které nejsou náročné a nejsou moc urgentní. Takže on může redistribuovat úkoly, čímž se pracovní zátěž stává adekvátnější.
Redukce rizika bankrotu
Statistiky uvádějí, že projekty s investicí přes 1 000 000 USD selhávají o 50% častěji než ty s rozpočtem do 350 000 USD. Je jasné, že taková epická chyba může skončit úplným finančním kolapsem.
Proto je projektové řízení důležité pro ty, kteří pracují s drahými projekty. Vždyť, jak jsme uvedli výše, firmy, ve kterých je projektové řízení řízeno profesionály, jsou obecně úspěšnější.
Lepší komunikace v týmu
Výše jsme zmínili důležitost komunikace, protože se někdy stává skutečnou výzvou v projektovém řízení. Vlastně lze tento problém vyřešit pouze dodržováním principů zvolené metodologie.
Pro zlepšení komunikace v týmu můžete používat sledovače úkolů s integrovaným chatem a/nebo integrací s populárními messengery. Tímto způsobem se vyhnete problému ztracených zpráv a nepozorovaných úkolů.
Zvyšování efektivity vůdců
Skutečný lídr by měl vždy vědět o věcech společnosti jako celku, stejně jako o určitých projektech. Když všechny týmy pracují v rámci schválených standardů, je pro manažera snazší mít přehled o tom, co se děje. Všechny týmy mají stejný standard dokumentace, předpisy pro stanovování úkolů, KPI atd.
Manažery úkolů, které mají Ganttovy diagramy, přehledy atd., také usnadňují práci manažerům. To znamená, že nástroje, které vám umožňují doslova vidět hlavní ukazatele pro každý projekt na jedné obrazovce.
Zvyšování transparentnosti procesů a rolí v týmech
Často členové týmu nerozumějí odpovědnosti jeden druhého, ani v rámci vlastní divize, natož aby něco mluvili o dalších odděleních a vrcholových manažerech. Zároveň asi 38% organizací věří, že tato nejistota je jednou z hlavních překážek k úspěchu projektu.
Kvalitní projektové řízení je založeno na maximální transparentnosti, kdy každý může například vidět v manažeru úkolů, za které úkoly je jeho kolega nebo přímý manažer odpovědný. Když je práce strukturována tímto způsobem, je mnohem snazší požádat o pomoc, delegovat úkoly a společně dosahovat úspěchů.
Více pozornosti strategickým úkolům
Projektové řízení předpokládá, že mnohé rutinní úkoly jsou automatizovány a procesy jsou standardizovány. Tedy jak zaměstnanci, tak manažeři mohou mít více času na strategické úkoly.
Tento přístup vede k růstu a expanzi společnosti.
Dobré porozumění cílům a pokroku
Jak bylo zmíněno výše, je důležité, aby vedoucí rychle posoudili stav záležitostí ve společnosti. Ale to není méně důležité pro ostatní zaměstnance. Jasně definované cíle jsou skutečně motivující. Kromě toho, když každý vidí, kolik toho už udělal, například z měsíčního nebo týdenního plánu, stává se snadnější pokračovat.
Proto při řízení projektů je dobré mít vizuální zobrazení cílů a množství práce, kterou tým již dokončil. Zde opět pomáhají diagramy, měřítka, grafy výkonu atd.
Promyšlené rozhodování
Když se rozhodnutí dělají intuitivně, obvykle to vede k nepředvídatelným důsledkům. Proto se v projektovém řízení věnuje velká pozornost shromažďování a strukturování informací. Na základě toho můžete učinit vyvážená, rozumná a efektivní rozhodnutí.
Jednoduché reportování
Pokud existuje jednotný standard pro práci s informacemi pro celou společnost, je mnohem snazší je shromažďovat a zpracovávat do reportu. Kromě toho existují nástroje, které automaticky stahují určité údaje ve formátu grafů a tabulek. To znamená, že ani nemusíte trávit čas převáděním čísel na grafy.
To je obzvlášť užitečné, když tým pracuje v formátu hodinové mzdy. Pak stačí, aby každý specialista každý den zaznamenal čas strávený řešením úkolů. Na konci měsíce můžete stáhnout hotový report, kde bude již vypočítán čas na projekty.
Efektivní řízení objemu práce
Někdy se stane, že firma má potenciálního klienta, který by rád objednal určité služby. Ale vedení není jasné, zda stávající personál bude stačit, nebo zda je třeba najmout nové zaměstnance.
To se děje ve firmách bez projektového řízení. Pokud existuje, pak je snadné odhadnout objem práce a rozložení zátěže mezi zaměstnanci.
Příslušně je také snadné pochopit, jak se vypořádat s dodatečnou zátěží. Například, pokud máte pět zaměstnanců, z nichž každý pracuje 40 hodin týdně a plně vytížen, neměli byste přijmout objednávku na 20 dodatečných hodin a očekávat, že ji splníte s dostupnými silami.
Ale zopakujeme, můžete to pochopit, pokud evidujete čas a zátěž zaměstnanců.
Rychlá adaptace nových zaměstnanců
Se dobře zavedeným systémem projektového řízení můžete rychleji školit nové členy týmu, protože velká část procesů je popsána.
Kromě toho byly již nasbírány zkušenosti s určitými žádostmi, takže nová osoba nebude muset vymýšlet, co někdo už ví. Stačí se zeptat kolegů a prostudovat získané informace.
Vyšší spokojenost všech účastníků
Je jasné, že zákazníci jsou spokojeni, když je jejich objednávka splněna včas (nebo před termínem), bez překročení nákladů a závažných vad. Podobně je tým spokojený se vším, co probíhá podle plánu, bez přerušení a práce do vyčerpání.
Toto je to, na co všechny metodologie projektového řízení směřují, a jak ukazuje praxe, jejich použití umožňuje dosáhnout celkové spokojenosti.
Zvyšování atraktivity společnosti pro partnery a zákazníky
Obecně platí, že lidé chtějí pracovat s těmi, kteří jsou stabilní, efektivní a předvídatelní. Firmy s implementovaným projektovým řízením jsou přesně takové. Proto budou mít vždy výhody oproti konkurentům a přitahovat partnery se stejnými hodnotami.
Snadné škálování
Firmy, které od samého začátku pracují na principech projektového řízení, škálují rychleji a efektivněji, protože vedení již zná nejlepší praktiky, které pomáhají dosahovat výsledků. Proto, když se ve firmě objeví nové týmy, oddělení a oblasti činnosti, jejich práce je automaticky strukturována tím nejlepším způsobem.
Jak zjistit hodnotu projektového řízení pro firmu?
Teď víte, proč je projektové řízení důležité pro firmy a jaké konkrétní výhody nabízí. Ale může se objevit obtížnost s otázkou měření hodnoty. Vždyť skutečně kvalitní projektové řízení funguje tak organicky, že se zdá, jako by všechny procesy probíhaly samy.
Proto je skutečná hodnota projektového řízení často vnímána pouze v případě, že existuje možnost porovnání. To znamená, vidět, co se stane, když projektové řízení není, a to konkrétně:
- výstupy nepřicházejí včas;
- pracovní plán je porušován;
- rozpočty jsou překročeny.