Управління проектами у державних органах часто асоціюється з бар’єрами у законодавстві, розпилом бюджету і стопками звітів. Тим приємніше знати, що в Україні з кожним роком зростає кількість успішних проектів у держсекторі.
12 березня Державне агентство з питань електронного уряду України спільно з Німецьким товариством міжнародного співробітництва (GIZ) запустили проект електронного сервісу. Через Viber і Telegram можна отримати консультацію з оформлення ID-картки, закордонного паспорта, посвідчення на проживання.
Тому ми вирішили розібратись, як проходила робота над проектом Національної електронної системи охорони здоров’я eHealth. У цьому нам допоміг керівник проектного офісу eHealth, Юрій Бугай, який відповідав за запуск системи.
Особливості eHealth:
- Для кого: для керівників і співробітників медустанов, лікарів і пацієнтів
- Де працює: у всіх областях України. Точний список – на сайті eHealth
- Як працює: для кожної категорії користувачів є свої переваги. Наприклад – пацієнти укладають декларації з лікарями, лікарі реєструють декларації у системі і отримують за них гроші від держави
- Навіщо працює: допомагає контролювати витрату грошей на охорону здоров’я, підвищує свідомість лікарів, формує статистику захворювань і лікування.
Як в eHealth перейшли на Worksection
Над eHealth працювало три команди. Розповім про двох:
- Команда проектного офісу розробляла IT-систему, і вона швидше за інших перейшла на Worksection. Можливо, так вийшло, тому, що більшість співробітників прийшло з IT-бізнесу.
- Команда Міністерства економічного розвитку і торгівлі України розробляла нормативну базу для запуску реформи. У співробітників Мінекономрозвитку була інша ситуація: багато хороших фахівців у своїй сфері, але немає знань і навичок управління проектами в державних органах.
Напрямків було багато, тому ми відразу спробували використовувати для управління проектами саме Worksection. Спочатку не все було гладко.
В якийсь момент ми навіть відійшли від використання оболонки. Вирішили розібратись, що таке проектний менеджмент: мета, критерії успішності, очікувані результати, як їх оцінювати. Після того, як вирішили ці питання, багато хто повернувся до Worksection.
У чому перевага WS для управління проектами у державних органах та інституціях? Це логічний інструмент, в якому немає купи складних функцій. Найважливіші речі завжди під рукою. Але якщо відразу дати такий інструмент і не пояснити, як він працює, то результату не буде. З цим ми і зіткнулися. Наприклад, поставили завдання у системі, через два тижні відкрили — нічого не зроблено. Тому я вважаю, що потрібно починати з навчання роботи з таск-трекером.
Коли переходите на проектний підхід у державному управлінні не варто зациклюватися на інструменті. Важливіше поміняти свідомість. Я глибоко переконаний, що потрібно привчати людей до проектного менеджменту як способу мислення.
Які функції Worksection виявилися корисними
Найбільше Worksection знадобився нам під час активної фази роботи: з березня по вересень-жовтень 2017 року. На процес інтеграції пішов десь місяць.
За допомогою WS ми:
- розуміли, хто чим займається:
- знали, який статус у завдання:
- швидко і ефективно комунікувати:
Ключовими були такі функції:
- проекти та складові проектів
- Відповідальні.
- Комунікації.
- Термін:
- документи:
До речі, ми інтегрували Worksection з одним з наших інструментів — Slack. Це дуже круто. А ось функцію «Звіти» і все, що стосується фінансового інструментарію, не використовували. У нас просто не було до цього прив’язки.
Проблеми використання Worksection
Мені здається, що зручність використання WS залежить від підходів і звичок. Наприклад, я звик структурувати завдання «зверху вниз»: загальна мета зверху, від неї вниз йдуть проекти, потім завдання, і так далі. Побудувати за такою схемою весь проект в Worksection у мене не виходило. Доводилося використовувати сторонні ресурси, щоб малювати і розуміти макрокартини того, що відбувається. А ось всередині окремого проекту все було просто і логічно.