Zarządzanie projektami w organach państwowych często wiąże się z barierami legislacyjnymi, malwersacjami budżetowymi i stosami raportów. Dlatego tym bardziej satysfakcjonujące jest wiedzieć, że z roku na rok zwiększa się liczba udanych projektów w sektorze publicznym.
12 marca Państwowa Agencja e‑Gospodarki Ukrainy we współpracy z Niemieckim
Towarzystwem Współpracy Międzynarodowej (GIZ) uruchomiła projekt elektronicznej usługi. Poprzez Viber i Telegram można uzyskać porady dotyczące rejestracji dowodu osobistego, paszportu międzynarodowego lub zezwolenia na pobyt.
Żaden projekt o dużej skali nie może być zrealizowany bez specjalnego oprogramowania.
Dlatego postanowiliśmy odkryć sposób pracy nad projektem dla Zdrowia – krajowym elektronicznym systemem ochrony zdrowia. W tym procesie wspierał nas Jurij Bugaj, szef Biura Projektu e‑Zdrowie, który był odpowiedzialny za uruchomienie systemu.
Możesz obejrzeć wywiad z Jurijem Bugajem na kanale YouTube Worksection
[WIDEO:https://youtu.be/dGMR6UmoCMs]
Specyficzne cechy e‑Zdrowia:- Dla kogo: dla wysokich menedżerów i pracowników instytucji medycznych, dla lekarzy i pacjentów.
- Gdzie działa: we wszystkich regionach Ukrainy. Dokładna lista jest zamieszczona na stronie internetowej e‑Zdrowia.
- Jak działa: są pewne korzyści dla każdej kategorii użytkowników. Na przykład, pacjenci podpisują deklaracje z lekarzami, lekarze rejestrują deklaracje w systemie i otrzymują za nie pieniądze od państwa.
- W jakim celu: przyczynia się to do kontroli wydatków na ochronę zdrowia, tworzy statystyki chorób i leczenia.
Jak e‑Zdrowie zaadoptowało Worksection
Na e‑Zdrowiu pracowały trzy zespoły. Pozwól, że opowiem o dwóch z nich:- Zespół Biura Projektu opracował system IT, i to był pierwszy zespół, który zaadoptował Worksection. Może zdarzyło się to, ponieważ większość specjalistów pochodziła z branży IT.
- Zespół Ministerstwa Rozwoju Gospodarczego i Handlu Ukrainy opracował podstawy legislacyjne do uruchomienia reformy. Pracownicy Ministerstwa Rozwoju Gospodarczego mieli inną sytuację: było wielu dobrych specjalistów merytorycznych brakuje wiedzy i umiejętności zarządzania projektami w instytucjach publicznych.
Mieliśmy wiele kierunków, dlatego to właśnie Worksection postanowiliśmy wykorzystać do zarządzania projektami. Nie wszystko szło gładko na początkowych etapach.
W pewnym momencie nawet odstąpiliśmy od korzystania z jego ramy. Postanowiliśmy zrozumieć naturę zarządzania projektem: jego cel, kryteria sukcesu, oczekiwane rezultaty oraz metody ich oceny. Po rozwiązaniu tych kwestii, wielu specjalistów wróciło do Worksection.
Jaka jest przewaga WS w zarządzaniu projektami w organach i instytucjach publicznych?
To logiczne narzędzie nie zawierające wielu skomplikowanych funkcji. Najważniejsze rzeczy są zawsze pod ręką. Ale jeśli dostarczysz takie narzędzie od razu bez wyjaśnienia jego funkcji, nie uzyskasz rezultatu. Z tym się spotkaliśmy. Na przykład, zdefiniowaliśmy zadanie w systemie, a później otworzyliśmy je po dwóch tygodniach – i nic nie zostało zrobione. Dlatego uważam, że pierwszą rzeczą, którą należy zrobić, jest nauczyć jak obsługiwać śledzenie zadań.
Kiedy przyjmujesz podejście projektowe w zarządzaniu państwowym, nie ma sensu ugrzęznąć w narzędziu. Ważniejsze jest zmiany świadomości. Jestem głęboko przekonany, że musimy przyzwyczaić ludzi do zarządzania projektami jako sposobu myślenia.
Które funkcje Worksection okazały się pomocne?
Najbardziej potrzebowaliśmy Worksection podczas aktywnej fazy naszej pracy: od marca do września 2017 roku. Proces integracji trwał około miesiąca.
Dzięki WS:- zrozumieliśmy, co było robione i przez kogo:
- znaliśmy statusy poszczególnych zadań:
- szybko i skutecznie komunikowaliśmy się:
Następujące funkcje miały kluczowe znaczenie.
- projekty i składniki projektu, osoby odpowiedzialne, łącznicy:
- harmonogramy:
- dokumenty:
Przy okazji, zintegrowaliśmy Worksection z jednym z naszych narzędzi – Slackiem. To bardzo fajne. W tym samym czasie nie korzystaliśmy z funkcji „Raporty” oraz wszystkiego, co przyczynia się do możliwości finansowych. Po prostu nie mieliśmy do tego nawiązania.
Problemy przy korzystaniu z Worksection
Wydaje mi się, że korzystanie z WS zależy od podejść i nawyków. Na przykład, jestem przyzwyczajony do strukturyzowania zadań „z góry na dół”: ogólny cel jest na górze, potem projekty, zadania i inne składniki są uszeregowane z góry na dół. W Worksection nie udało mi się zbudować całego projektu, korzystając z takiego schematu. Musiałem korzystać z innych zasobów, żeby zobaczyć makroobrazy i zrozumieć, co się dzieje. Ale wewnątrz konkretnego projektu wszystko było proste i logiczne.
- Dla kogo: dla wysokich menedżerów i pracowników instytucji medycznych, dla lekarzy i pacjentów.
- Gdzie działa: we wszystkich regionach Ukrainy. Dokładna lista jest zamieszczona na stronie internetowej e‑Zdrowia.
- Jak działa: są pewne korzyści dla każdej kategorii użytkowników. Na przykład, pacjenci podpisują deklaracje z lekarzami, lekarze rejestrują deklaracje w systemie i otrzymują za nie pieniądze od państwa.
- W jakim celu: przyczynia się to do kontroli wydatków na ochronę zdrowia, tworzy statystyki chorób i leczenia.
Jak e‑Zdrowie zaadoptowało Worksection
- Zespół Biura Projektu opracował system IT, i to był pierwszy zespół, który zaadoptował Worksection. Może zdarzyło się to, ponieważ większość specjalistów pochodziła z branży IT.
- Zespół Ministerstwa Rozwoju Gospodarczego i Handlu Ukrainy opracował podstawy legislacyjne do uruchomienia reformy. Pracownicy Ministerstwa Rozwoju Gospodarczego mieli inną sytuację: było wielu dobrych specjalistów merytorycznych brakuje wiedzy i umiejętności zarządzania projektami w instytucjach publicznych.
Mieliśmy wiele kierunków, dlatego to właśnie Worksection postanowiliśmy wykorzystać do zarządzania projektami. Nie wszystko szło gładko na początkowych etapach.
W pewnym momencie nawet odstąpiliśmy od korzystania z jego ramy. Postanowiliśmy zrozumieć naturę zarządzania projektem: jego cel, kryteria sukcesu, oczekiwane rezultaty oraz metody ich oceny. Po rozwiązaniu tych kwestii, wielu specjalistów wróciło do Worksection.
Jaka jest przewaga WS w zarządzaniu projektami w organach i instytucjach publicznych?
To logiczne narzędzie nie zawierające wielu skomplikowanych funkcji. Najważniejsze rzeczy są zawsze pod ręką. Ale jeśli dostarczysz takie narzędzie od razu bez wyjaśnienia jego funkcji, nie uzyskasz rezultatu. Z tym się spotkaliśmy. Na przykład, zdefiniowaliśmy zadanie w systemie, a później otworzyliśmy je po dwóch tygodniach – i nic nie zostało zrobione. Dlatego uważam, że pierwszą rzeczą, którą należy zrobić, jest nauczyć jak obsługiwać śledzenie zadań.
Kiedy przyjmujesz podejście projektowe w zarządzaniu państwowym, nie ma sensu ugrzęznąć w narzędziu. Ważniejsze jest zmiany świadomości. Jestem głęboko przekonany, że musimy przyzwyczaić ludzi do zarządzania projektami jako sposobu myślenia.
Które funkcje Worksection okazały się pomocne?
Najbardziej potrzebowaliśmy Worksection podczas aktywnej fazy naszej pracy: od marca do września 2017 roku. Proces integracji trwał około miesiąca.
Dzięki WS:
- zrozumieliśmy, co było robione i przez kogo:
- znaliśmy statusy poszczególnych zadań:
- szybko i skutecznie komunikowaliśmy się:
Następujące funkcje miały kluczowe znaczenie.
- projekty i składniki projektu, osoby odpowiedzialne, łącznicy:
- harmonogramy:
- dokumenty:
Przy okazji, zintegrowaliśmy Worksection z jednym z naszych narzędzi – Slackiem. To bardzo fajne. W tym samym czasie nie korzystaliśmy z funkcji „Raporty” oraz wszystkiego, co przyczynia się do możliwości finansowych. Po prostu nie mieliśmy do tego nawiązania.
Problemy przy korzystaniu z Worksection
Wydaje mi się, że korzystanie z WS zależy od podejść i nawyków. Na przykład, jestem przyzwyczajony do strukturyzowania zadań „z góry na dół”: ogólny cel jest na górze, potem projekty, zadania i inne składniki są uszeregowane z góry na dół. W Worksection nie udało mi się zbudować całego projektu, korzystając z takiego schematu. Musiałem korzystać z innych zasobów, żeby zobaczyć makroobrazy i zrozumieć, co się dzieje. Ale wewnątrz konkretnego projektu wszystko było proste i logiczne.