Zarządzanie projektami w urzędach państwowych często wiąże się z barierami legislacyjnymi, defraudacją budżetu oraz stertami raportów. Dlatego tym bardziej satysfakcjonujące jest wiedzieć, że z roku na rok liczba udanych projektów w sektorze publicznym rośnie.
12 marca Państwowa Agencja e‑Governance Ukrainy, we współpracy z Niemieckim
Towarzystwem Współpracy Międzynarodowej (GIZ), uruchomiła projekt elektronicznej usługi. Poprzez Viber i Telegram można uzyskać porady na temat rejestracji dowodu osobistego, paszportu międzynarodowego lub zezwolenia na pobyt.
Żaden projekt na dużą skalę nie może zostać zrealizowany bez specjalnego oprogramowania.
Postanowiliśmy więc odkryć sposób pracy nad projektem zdrowia – narodowym elektronicznym systemem ochrony zdrowia. W tym procesie wspierał nas Jurij Bugaj, szef Biura Projektu e‑Zdrowie, który odpowiadał za uruchomienie systemu.
Można obejrzeć wywiad z Jurijem Bugajem na kanale YouTube Worksection
[VIDEO:https://youtu.be/dGMR6UmoCMs]
Specyficzne cechy e‑Zdrowia:- Dla kogo: dla menedżerów wyższego szczebla i pracowników instytucji medycznych, dla lekarzy i pacjentów.
- Gdzie działa: we wszystkich regionach Ukrainy. Dokładna lista jest opublikowana na stronie internetowej e‑Zdrowie.
- Jak działa: istnieją pewne korzyści dla każdej kategorii użytkowników. Na przykład pacjenci podpisują deklaracje z lekarzami, lekarze rejestrują deklaracje w systemie i otrzymują za nie pieniądze od rządu.
- W jakim celu: przyczynia się do kontroli wydatków na opiekę zdrowotną, formuje statystyki chorób i leczenia.
Jak e‑Zdrowie przyjęło Worksection
Pracowały trzy zespoły nad e‑Zdrowiem. Pozwól, że opowiem o dwóch z nich:- Zespół Biura Projektu rozwijał system IT i był pierwszym, który przyjął Worksection. Być może stało się tak, ponieważ większość specjalistów pochodziła z branży IT.
- Zespół Ministerstwa Rozwoju Gospodarczego i Handlu Ukrainy opracowywał podstawy prawne do uruchomienia reformy. Pracownicy Ministerstwa Rozwoju Gospodarczego mieli inną sytuację: było wielu dobrych specjalistów merytorycznych, którzy brakowali wiedzy i umiejętności w zakresie zarządzania projektami w instytucjach publicznych.
Mieliśmy do czynienia z wieloma kierunkami, dlatego to właśnie Worksection próbowaliśmy wykorzystać od razu do zarządzania projektami. Na początku nic nie szło gładko.
W pewnym momencie nawet zrezygnowaliśmy z korzystania z jego ram. Postanowiliśmy zrozumieć naturę zarządzania projektem: jego cel, kryteria sukcesu, przewidywane wyniki i metody ich oceny. Po rozwiązaniu tych kwestii, wielu specjalistów wróciło do Worksection.
Jaką przewagę daje WS w zarządzaniu projektami w agencjach i instytucjach publicznych?
To logiczne narzędzie, które nie ma wielu skomplikowanych funkcji. Najważniejsze rzeczy są zawsze pod ręką. Ale jeśli udostępnisz takie narzędzie od razu, nie wyjaśniając jego funkcji, nie osiągniesz rezultatu. Z tym się spotkaliśmy. Na przykład, ustawiliśmy zadanie w systemie, a potem otworzyliśmy je po dwóch tygodniach – i nic nie zostało zrobione. Dlatego uważam, że pierwszą rzeczą, którą należy zrobić, jest nauczenie obsługi śledzenia zadań.
Kiedy przyjmujesz podejście projektowe w zarządzaniu państwowym, nie ma sensu utknąć w narzędziu. Ważniejsze jest zmienienie świadomości. Głęboko jestem przekonany, że musimy przyzwyczaić ludzi do zarządzania projektami jako sposobu myślenia.
Które funkcje Worksection okazały się przydatne?
Najbardziej potrzebowaliśmy Worksection w aktywnej fazie naszej pracy: od marca do września 2017. Proces integracji trwał około miesiąca.
Dzięki WS:- zrozumieliśmy, co jest robione i przez kogo:
- znaliśmy statusy poszczególnych zadań:
- szybko i skutecznie się komunikowaliśmy:
Następujące funkcje miały kluczowe znaczenie.
- projekty i komponenty projektów, osoby odpowiedzialne, komunikatorzy:
- terminale:
- dokumenty:
Przy okazji zintegrowaliśmy Worksection z jednym z naszych narzędzi — Slack. To bardzo fajne. Jednocześnie nie korzystaliśmy z funkcji „Raporty” oraz wszystkiego, co się przyczynia do instrumentów finansowych. Po prostu nie mieliśmy możliwości połączenia z tym.
Problemy z używaniem Worksection
Wydaje mi się, że korzystanie z WS zależy od podejść i nawyków. Na przykład, jestem przyzwyczajony do strukturalizowania zadań „od góry do dołu”: ogólny cel jest na górze, następnie projekty, zadania i inne komponenty są tworzone z góry w dół. W Worksection nie udało mi się zbudować całego projektu według tego schematu. Musiałem użyć innych zasobów, aby zobaczyć makroobrazy i zrozumieć, co się dzieje. Ale w ramach konkretnego projektu wszystko było proste i logiczne.
- Dla kogo: dla menedżerów wyższego szczebla i pracowników instytucji medycznych, dla lekarzy i pacjentów.
- Gdzie działa: we wszystkich regionach Ukrainy. Dokładna lista jest opublikowana na stronie internetowej e‑Zdrowie.
- Jak działa: istnieją pewne korzyści dla każdej kategorii użytkowników. Na przykład pacjenci podpisują deklaracje z lekarzami, lekarze rejestrują deklaracje w systemie i otrzymują za nie pieniądze od rządu.
- W jakim celu: przyczynia się do kontroli wydatków na opiekę zdrowotną, formuje statystyki chorób i leczenia.
Jak e‑Zdrowie przyjęło Worksection
- Zespół Biura Projektu rozwijał system IT i był pierwszym, który przyjął Worksection. Być może stało się tak, ponieważ większość specjalistów pochodziła z branży IT.
- Zespół Ministerstwa Rozwoju Gospodarczego i Handlu Ukrainy opracowywał podstawy prawne do uruchomienia reformy. Pracownicy Ministerstwa Rozwoju Gospodarczego mieli inną sytuację: było wielu dobrych specjalistów merytorycznych, którzy brakowali wiedzy i umiejętności w zakresie zarządzania projektami w instytucjach publicznych.
Mieliśmy do czynienia z wieloma kierunkami, dlatego to właśnie Worksection próbowaliśmy wykorzystać od razu do zarządzania projektami. Na początku nic nie szło gładko.
W pewnym momencie nawet zrezygnowaliśmy z korzystania z jego ram. Postanowiliśmy zrozumieć naturę zarządzania projektem: jego cel, kryteria sukcesu, przewidywane wyniki i metody ich oceny. Po rozwiązaniu tych kwestii, wielu specjalistów wróciło do Worksection.
Jaką przewagę daje WS w zarządzaniu projektami w agencjach i instytucjach publicznych?
To logiczne narzędzie, które nie ma wielu skomplikowanych funkcji. Najważniejsze rzeczy są zawsze pod ręką. Ale jeśli udostępnisz takie narzędzie od razu, nie wyjaśniając jego funkcji, nie osiągniesz rezultatu. Z tym się spotkaliśmy. Na przykład, ustawiliśmy zadanie w systemie, a potem otworzyliśmy je po dwóch tygodniach – i nic nie zostało zrobione. Dlatego uważam, że pierwszą rzeczą, którą należy zrobić, jest nauczenie obsługi śledzenia zadań.
Kiedy przyjmujesz podejście projektowe w zarządzaniu państwowym, nie ma sensu utknąć w narzędziu. Ważniejsze jest zmienienie świadomości. Głęboko jestem przekonany, że musimy przyzwyczaić ludzi do zarządzania projektami jako sposobu myślenia.
Które funkcje Worksection okazały się przydatne?
Najbardziej potrzebowaliśmy Worksection w aktywnej fazie naszej pracy: od marca do września 2017. Proces integracji trwał około miesiąca.
Dzięki WS:
- zrozumieliśmy, co jest robione i przez kogo:
- znaliśmy statusy poszczególnych zadań:
- szybko i skutecznie się komunikowaliśmy:
Następujące funkcje miały kluczowe znaczenie.
- projekty i komponenty projektów, osoby odpowiedzialne, komunikatorzy:
- terminale:
- dokumenty:
Przy okazji zintegrowaliśmy Worksection z jednym z naszych narzędzi — Slack. To bardzo fajne. Jednocześnie nie korzystaliśmy z funkcji „Raporty” oraz wszystkiego, co się przyczynia do instrumentów finansowych. Po prostu nie mieliśmy możliwości połączenia z tym.
Problemy z używaniem Worksection
Wydaje mi się, że korzystanie z WS zależy od podejść i nawyków. Na przykład, jestem przyzwyczajony do strukturalizowania zadań „od góry do dołu”: ogólny cel jest na górze, następnie projekty, zadania i inne komponenty są tworzone z góry w dół. W Worksection nie udało mi się zbudować całego projektu według tego schematu. Musiałem użyć innych zasobów, aby zobaczyć makroobrazy i zrozumieć, co się dzieje. Ale w ramach konkretnego projektu wszystko było proste i logiczne.