Das Projektmanagement in staatlichen Behörden wird oft mit legislativen Barrieren, Haushaltsmissbrauch und einem Haufen von Berichten in Verbindung gebracht. Daher ist es umso befriedigender zu wissen, dass die Zahl der erfolgreichen Projekte im öffentlichen Sektor Jahr für Jahr steigt.
Am 12. März startete die staatliche Agentur für E‑Governance der Ukraine in Zusammenarbeit mit der Deutschen
Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) ein Projekt für elektronische Dienste. Über Viber und Telegram können Sie sich beraten lassen, wie Sie einen Ausweis, einen internationalen Reisepass oder eine Aufenthaltserlaubnis registrieren können.
Kein großangelegtes Projekt kann ohne spezielle Software umgesetzt werden.
Deshalb haben wir beschlossen, den Arbeitsansatz für das Projekt Gesundheit – das nationale elektronische Gesundheitssystem – zu erkunden. Dabei wurden wir von Yuriy Bugay, dem Leiter des eHealth-Projektbüros, unterstützt, der für die Einführung des Systems verantwortlich war.
Das Interview mit Yuriy Bugay können Sie auf dem YouTube-Kanal von Worksection ansehen
[VIDEO:https://youtu.be/dGMR6UmoCMs]
Besondere Merkmale von eHealth:- Für wen: für leitende Angestellte und Mitarbeiter medizinischer Einrichtungen, für Ärzte und Patienten.
- Wo es funktioniert: in allen Regionen der Ukraine. Die genaue Liste ist auf der eHealth-Website veröffentlicht.
- Wie es funktioniert: es gibt bestimmte Vorteile für jede Nutzerkategorie. Zum Beispiel schließen Patienten Verträge mit Ärzten ab, Ärzte registrieren die Verträge im System und erhalten dafür Gelder von der Regierung.
- Zu welchem Zweck: es hilft, die Ausgaben für die Gesundheitsversorgung zu kontrollieren und statistische Daten über Krankheiten und Behandlungen zu erfassen.
Wie eHealth Worksection angenommen hat
Es arbeiteten drei Teams an eHealth. Lassen Sie mich Ihnen von zweien erzählen:- Das Team des Projektbüros entwickelte das IT-System und war das erste, das Worksection einführte. Wahrscheinlich geschah dies, weil die meisten Spezialisten aus der IT-Branche stammten.
- Das Team des Ministeriums für wirtschaftliche Entwicklung und Handel der Ukraine entwickelte die legislatorische Grundlage für die Einführung der Reform. Das Personal des Ministeriums für wirtschaftliche Entwicklung befand sich in einer anderen Situation: Viele gute Fachleute hatten keine Kenntnisse und Fähigkeiten im Projektmanagement in öffentlichen Institutionen.
Wir hatten viele Richtungen zu bewältigen, daher war es Worksection, das wir gleichzeitig für das Projekt
management zu verwenden versuchten. Nicht alles lief anfangs reibungslos.
An einem bestimmten Punkt distanzierten wir uns sogar von der Nutzung seines Rahmens. Wir entschieden uns, die Natur des Projektmanagements zu verstehen: seinen Zweck, die Erfolgskriterien, die erwarteten Ergebnisse und Methoden zu deren Bewertung. Nachdem wir diese Fragen geklärt hatten, kehrten viele Spezialisten zu Worksection zurück.
Was ist der Vorteil von WS für das Projektmanagement in öffentlichen Agenturen und Institutionen?
Dies ist ein logisches Werkzeug, das nicht viele komplizierte Funktionen bietet. Die wichtigsten Dinge sind immer zur Hand. Aber wenn Sie ein solches Werkzeug sofort bereitstellen, ohne seine Funktionen zu erklären, werden Sie nicht das gewünschte Ergebnis erzielen. Das ist es, was uns begegnete. Zum Beispiel setzten wir eine Aufgabe im System, dann öffneten wir es nach zwei Wochen – und nichts war erledigt. Deshalb denke ich, dass das erste, was zu tun ist, das Lernen zu betreiben, wie man den Aufgabentracker bedient.
Wenn Sie einen Projektansatz im Staatsmanagement annehmen, macht es keinen Sinn, sich an ein Werkzeug zu klammern. Es ist wichtiger, das Bewusstsein zu verändern. Ich bin tief überzeugt, dass wir die Menschen an das Projektmanagement als Denkweise gewöhnen müssen.
Welche Funktionen von Worksection erwiesen sich als nützlich?
Am meisten benötigten wir Worksection während der aktiven Phase unserer Arbeit: von März bis September 2017. Der Integrationsprozess dauerte ungefähr einen Monat.
Dank WS haben wir:- verstanden, was getan wurde und von wem:
- die Status bestimmter Aufgaben gekannt:
- schnell und effektiv kommuniziert:
Die folgenden Funktionen waren von entscheidender Bedeutung.
- Projekte und Projektkomponenten, verantwortliche Personen, Kommunikatoren:
- Zeitpläne:
- Dokumente:
Übrigens haben wir Worksection mit einem unserer Instrumente – Slack – integriert. Es ist sehr cool. Gleichzeitig haben wir die Funktion „Berichte“ und alles, was zur finanziellen Instrumentalisierung beiträgt, nicht genutzt. Wir hatten einfach keine Verbindung dazu.
Probleme bei der Nutzung von Worksection
Es scheint mir, dass die Nutzung von WS von Ansätzen und Gewohnheiten abhängt. Zum Beispiel bin ich es gewohnt, Aufgaben “von oben nach unten” zu strukturieren: das allgemeine Ziel steht oben, dann fließen Projekte, Aufgaben und andere Komponenten von oben nach unten. In Worksection gelang es mir nicht, das gesamte Projekt nach diesem Schema aufzubauen. Ich musste andere Ressourcen nutzen, um Makro-Bilder zu zeichnen und zu verstehen, was vor sich ging. Aber innerhalb eines bestimmten Projekts war alles einfach und logisch.
- Für wen: für leitende Angestellte und Mitarbeiter medizinischer Einrichtungen, für Ärzte und Patienten.
- Wo es funktioniert: in allen Regionen der Ukraine. Die genaue Liste ist auf der eHealth-Website veröffentlicht.
- Wie es funktioniert: es gibt bestimmte Vorteile für jede Nutzerkategorie. Zum Beispiel schließen Patienten Verträge mit Ärzten ab, Ärzte registrieren die Verträge im System und erhalten dafür Gelder von der Regierung.
- Zu welchem Zweck: es hilft, die Ausgaben für die Gesundheitsversorgung zu kontrollieren und statistische Daten über Krankheiten und Behandlungen zu erfassen.
Wie eHealth Worksection angenommen hat
- Das Team des Projektbüros entwickelte das IT-System und war das erste, das Worksection einführte. Wahrscheinlich geschah dies, weil die meisten Spezialisten aus der IT-Branche stammten.
- Das Team des Ministeriums für wirtschaftliche Entwicklung und Handel der Ukraine entwickelte die legislatorische Grundlage für die Einführung der Reform. Das Personal des Ministeriums für wirtschaftliche Entwicklung befand sich in einer anderen Situation: Viele gute Fachleute hatten keine Kenntnisse und Fähigkeiten im Projektmanagement in öffentlichen Institutionen.
Wir hatten viele Richtungen zu bewältigen, daher war es Worksection, das wir gleichzeitig für das Projekt
management zu verwenden versuchten. Nicht alles lief anfangs reibungslos.
An einem bestimmten Punkt distanzierten wir uns sogar von der Nutzung seines Rahmens. Wir entschieden uns, die Natur des Projektmanagements zu verstehen: seinen Zweck, die Erfolgskriterien, die erwarteten Ergebnisse und Methoden zu deren Bewertung. Nachdem wir diese Fragen geklärt hatten, kehrten viele Spezialisten zu Worksection zurück.
Was ist der Vorteil von WS für das Projektmanagement in öffentlichen Agenturen und Institutionen?
Dies ist ein logisches Werkzeug, das nicht viele komplizierte Funktionen bietet. Die wichtigsten Dinge sind immer zur Hand. Aber wenn Sie ein solches Werkzeug sofort bereitstellen, ohne seine Funktionen zu erklären, werden Sie nicht das gewünschte Ergebnis erzielen. Das ist es, was uns begegnete. Zum Beispiel setzten wir eine Aufgabe im System, dann öffneten wir es nach zwei Wochen – und nichts war erledigt. Deshalb denke ich, dass das erste, was zu tun ist, das Lernen zu betreiben, wie man den Aufgabentracker bedient.
Wenn Sie einen Projektansatz im Staatsmanagement annehmen, macht es keinen Sinn, sich an ein Werkzeug zu klammern. Es ist wichtiger, das Bewusstsein zu verändern. Ich bin tief überzeugt, dass wir die Menschen an das Projektmanagement als Denkweise gewöhnen müssen.
Welche Funktionen von Worksection erwiesen sich als nützlich?
Am meisten benötigten wir Worksection während der aktiven Phase unserer Arbeit: von März bis September 2017. Der Integrationsprozess dauerte ungefähr einen Monat.
Dank WS haben wir:
- verstanden, was getan wurde und von wem:
- die Status bestimmter Aufgaben gekannt:
- schnell und effektiv kommuniziert:
Die folgenden Funktionen waren von entscheidender Bedeutung.
- Projekte und Projektkomponenten, verantwortliche Personen, Kommunikatoren:
- Zeitpläne:
- Dokumente:
Übrigens haben wir Worksection mit einem unserer Instrumente – Slack – integriert. Es ist sehr cool. Gleichzeitig haben wir die Funktion „Berichte“ und alles, was zur finanziellen Instrumentalisierung beiträgt, nicht genutzt. Wir hatten einfach keine Verbindung dazu.
Probleme bei der Nutzung von Worksection
Es scheint mir, dass die Nutzung von WS von Ansätzen und Gewohnheiten abhängt. Zum Beispiel bin ich es gewohnt, Aufgaben “von oben nach unten” zu strukturieren: das allgemeine Ziel steht oben, dann fließen Projekte, Aufgaben und andere Komponenten von oben nach unten. In Worksection gelang es mir nicht, das gesamte Projekt nach diesem Schema aufzubauen. Ich musste andere Ressourcen nutzen, um Makro-Bilder zu zeichnen und zu verstehen, was vor sich ging. Aber innerhalb eines bestimmten Projekts war alles einfach und logisch.