Projektmanagement in staatlichen Behörden wird oft mit gesetzlichen Hürden, Budgetunterschlagung und Berichten in großen Mengen verbunden. Daher ist es umso befriedigender zu wissen, dass die Anzahl erfolgreicher Projekte im öffentlichen Sektor von Jahr zu Jahr zunimmt.
Am 12. März hat die Staatsagentur für E‑Governance der Ukraine in Zusammenarbeit mit der deutschen
Internationalen Zusammenarbeit Gesellschaft (GIZ) ein Projekt für elektronische Dienstleistungen gestartet. Über Viber und Telegram können Sie sich darüber beraten lassen, wie Sie einen Personalausweis, einen internationalen Reisepass oder eine Aufenthaltserlaubnis beantragen.
Kein großangelegtes Projekt kann ohne spezielle Software implementiert werden.
Daher haben wir beschlossen, die Arbeitsweise am Projekt für Gesundheit – dem nationalen elektronischen Gesundheitssystem – zu erkunden. In diesem Prozess wurden wir von Yuriy Bugay, dem Leiter des eHealth-Projektbüros, unterstützt, der für die Einführung des Systems verantwortlich war.
Sie können das Interview mit Yuriy Bugay auf dem YouTube-Kanal von Worksection ansehen
Besondere Merkmale von eHealth:- Für wen: für Führungskräfte und Mitarbeiter medizinischer Einrichtungen, für Ärzte und Patienten.
- Wo es funktioniert: in allen Regionen der Ukraine. Die genaue Liste ist auf der eHealth-Website veröffentlicht.
- Wie es funktioniert: Es gibt bestimmte Vorteile für jede Nutzerkategorie. Beispielsweise schließen Patienten Erklärungen mit Ärzten ab, Ärzte registrieren die Erklärungen im System und erhalten dafür Geld vom Staat.
- Zu welchem Zweck: Es hilft, die Ausgaben für das Gesundheitswesen zu kontrollieren, bildet Statistiken über Krankheiten und Behandlungen.
Wie eHealth Worksection übernommen hat
Es gab drei Teams, die an eHealth gearbeitet haben. Lassen Sie mich Ihnen von zwei erzählen:- Das Team des Projektbüros entwickelte das IT-System und war das erste, das Worksection übernahm. Vielleicht geschah dies, weil die meisten Spezialisten aus der IT-Branche kamen.
- Das Team des Ministeriums für wirtschaftliche Entwicklung und Handel der Ukraine entwickelte die gesetzlichen Grundlagen zur Einleitung der Reform. Das Personal des Ministeriums für wirtschaftliche Entwicklung hatte eine andere Situation: Es gab viele gute Fachleute, denen das Wissen und die Fähigkeiten im Projektmanagement öffentlicher Institutionen fehlten.
Wir hatten mit vielen Richtungen zu kämpfen, daher haben wir versucht, Worksection sofort für das Projektmanagement zu nutzen.
Zu Beginn lief nicht alles reibungslos.
Zu einem bestimmten Zeitpunkt haben wir sogar davon abgesehen, dessen Rahmenwerk zu nutzen. Wir beschlossen, die Natur des Projektmanagements zu klären: seine Ziele, Erfolgsfaktoren, erwartete Ergebnisse und Methoden zur Bewertung. Nachdem wir diese Fragen geklärt hatten, kehrten viele Spezialisten zu Worksection zurück.
Was ist der Vorteil von WS für das Projektmanagement in öffentlichen Agenturen und Institutionen?
Dies ist ein logisches Werkzeug, das nicht viele komplizierte Funktionen bietet. Die wichtigsten Dinge sind immer zur Hand. Aber wenn Sie ein solches Werkzeug sofort bereitstellen, ohne seine Funktionen zu erklären, werden Sie nicht das gewünschte Ergebnis erzielen. Damit hatten wir zu kämpfen. Zum Beispiel haben wir eine Aufgabe im System festgelegt, dann haben wir sie nach zwei Wochen geöffnet – und es wurde nichts erledigt. Deshalb denke ich, dass das Erste, was zu tun ist, zu lehren, wie man den Aufgaben-Tracker bedient.
Wenn Sie einen projektbezogenen Ansatz im Staatsmanagement übernehmen, macht es keinen Sinn, sich an einem Werkzeug aufzuhängen. Es ist wichtiger, das Bewusstsein zu verändern. Ich bin fest davon überzeugt, dass wir die Menschen an das Projektmanagement als Denkweise gewöhnen müssen.
Welche Funktionen von Worksection erwiesen sich als nützlich?
Am meisten benötigten wir Worksection während der aktiven Phase unserer Arbeit: von März bis September 2017. Der Integrationsprozess dauerte etwa einen Monat.
Dank WS haben wir:- verstanden, was getan wurde und von wem:
- waren über die Status einzelner Aufgaben informiert:
- konnten schnell und effektiv kommunizieren:
Die folgenden Funktionen waren von entscheidender Bedeutung.
- Projekte und Projektkomponenten, verantwortliche Personen, Kommunikatoren:
- Fristen:
- Dokumente:
Übrigens haben wir Worksection mit einem unserer Werkzeuge – Slack – integriert. Es ist sehr cool. Gleichzeitig haben wir die Funktion „Berichte“ und alles anderen Faktoren, die zur finanziellen Instrumentalisierung beitragen, nicht genutzt. Wir hatten einfach keine Beziehung dazu.
Probleme bei der Nutzung von Worksection
Es scheint mir, dass die Nutzung von WS von Ansätzen und Gewohnheiten abhängt. Zum Beispiel bin ich es gewohnt, Aufgaben „von oben nach unten“ zu strukturieren: Das allgemeine Ziel steht oben, dann kommen Projekte, Aufgaben und andere Komponenten von oben nach unten. In Worksection gelang es mir nicht, das gesamte Projekt mit einem solchen Schema aufzubauen. Ich musste andere Ressourcen verwenden, um Makro-Bilder zu zeichnen und zu verstehen, was vor sich ging. Aber innerhalb eines bestimmten Projekts war alles einfach und logisch.
- Für wen: für Führungskräfte und Mitarbeiter medizinischer Einrichtungen, für Ärzte und Patienten.
- Wo es funktioniert: in allen Regionen der Ukraine. Die genaue Liste ist auf der eHealth-Website veröffentlicht.
- Wie es funktioniert: Es gibt bestimmte Vorteile für jede Nutzerkategorie. Beispielsweise schließen Patienten Erklärungen mit Ärzten ab, Ärzte registrieren die Erklärungen im System und erhalten dafür Geld vom Staat.
- Zu welchem Zweck: Es hilft, die Ausgaben für das Gesundheitswesen zu kontrollieren, bildet Statistiken über Krankheiten und Behandlungen.
Wie eHealth Worksection übernommen hat
- Das Team des Projektbüros entwickelte das IT-System und war das erste, das Worksection übernahm. Vielleicht geschah dies, weil die meisten Spezialisten aus der IT-Branche kamen.
- Das Team des Ministeriums für wirtschaftliche Entwicklung und Handel der Ukraine entwickelte die gesetzlichen Grundlagen zur Einleitung der Reform. Das Personal des Ministeriums für wirtschaftliche Entwicklung hatte eine andere Situation: Es gab viele gute Fachleute, denen das Wissen und die Fähigkeiten im Projektmanagement öffentlicher Institutionen fehlten.
Wir hatten mit vielen Richtungen zu kämpfen, daher haben wir versucht, Worksection sofort für das Projektmanagement zu nutzen.
Zu Beginn lief nicht alles reibungslos.
Zu einem bestimmten Zeitpunkt haben wir sogar davon abgesehen, dessen Rahmenwerk zu nutzen. Wir beschlossen, die Natur des Projektmanagements zu klären: seine Ziele, Erfolgsfaktoren, erwartete Ergebnisse und Methoden zur Bewertung. Nachdem wir diese Fragen geklärt hatten, kehrten viele Spezialisten zu Worksection zurück.
Was ist der Vorteil von WS für das Projektmanagement in öffentlichen Agenturen und Institutionen?
Dies ist ein logisches Werkzeug, das nicht viele komplizierte Funktionen bietet. Die wichtigsten Dinge sind immer zur Hand. Aber wenn Sie ein solches Werkzeug sofort bereitstellen, ohne seine Funktionen zu erklären, werden Sie nicht das gewünschte Ergebnis erzielen. Damit hatten wir zu kämpfen. Zum Beispiel haben wir eine Aufgabe im System festgelegt, dann haben wir sie nach zwei Wochen geöffnet – und es wurde nichts erledigt. Deshalb denke ich, dass das Erste, was zu tun ist, zu lehren, wie man den Aufgaben-Tracker bedient.
Wenn Sie einen projektbezogenen Ansatz im Staatsmanagement übernehmen, macht es keinen Sinn, sich an einem Werkzeug aufzuhängen. Es ist wichtiger, das Bewusstsein zu verändern. Ich bin fest davon überzeugt, dass wir die Menschen an das Projektmanagement als Denkweise gewöhnen müssen.
Welche Funktionen von Worksection erwiesen sich als nützlich?
Am meisten benötigten wir Worksection während der aktiven Phase unserer Arbeit: von März bis September 2017. Der Integrationsprozess dauerte etwa einen Monat.
Dank WS haben wir:
- verstanden, was getan wurde und von wem:
- waren über die Status einzelner Aufgaben informiert:
- konnten schnell und effektiv kommunizieren:
Die folgenden Funktionen waren von entscheidender Bedeutung.
- Projekte und Projektkomponenten, verantwortliche Personen, Kommunikatoren:
- Fristen:
- Dokumente:
Übrigens haben wir Worksection mit einem unserer Werkzeuge – Slack – integriert. Es ist sehr cool. Gleichzeitig haben wir die Funktion „Berichte“ und alles anderen Faktoren, die zur finanziellen Instrumentalisierung beitragen, nicht genutzt. Wir hatten einfach keine Beziehung dazu.
Probleme bei der Nutzung von Worksection
Es scheint mir, dass die Nutzung von WS von Ansätzen und Gewohnheiten abhängt. Zum Beispiel bin ich es gewohnt, Aufgaben „von oben nach unten“ zu strukturieren: Das allgemeine Ziel steht oben, dann kommen Projekte, Aufgaben und andere Komponenten von oben nach unten. In Worksection gelang es mir nicht, das gesamte Projekt mit einem solchen Schema aufzubauen. Ich musste andere Ressourcen verwenden, um Makro-Bilder zu zeichnen und zu verstehen, was vor sich ging. Aber innerhalb eines bestimmten Projekts war alles einfach und logisch.