Управление проектами в государственных органах часто ассоциируется с барьерами в законодательстве, распилом бюджета и стопками отчетов. Тем приятнее знать, что в Украине с каждым годом растет количество успешных проектов в госсекторе.
12 марта Государственное агентство по вопросам электронного правительства Украины совместно с Немецким обществом международного сотрудничества (GIZ) запустили проект электронного сервиса. Через Viber и Telegram можно получить консультацию по оформлению ID-карточки, загранпаспорта, вида на жительство.
Масштабный проект невозможно реализовать без специального программного обеспечения.
Поэтому мы решили разобраться, как проходила работа над проектом национальной электронной системы охраны здоровья eHealth. В этом нам помог руководитель проектного офиса eHealth, Юрий Бугай, который отвечал за запуск системы.
Посмотреть интервью с Юрием Бугаем можно на YouTube канале Worksection
Особенности eHealth:
- Для кого: для руководителей и сотрудников медучреждений, врачей и пациентов
- Где работает: во всех областях Украины. Точный список — на сайте eHealth
- Как работает: для каждой категории пользователей есть свои преимущества. Например — пациенты заключают декларации с врачами, врачи регистрируют декларации в системе и получают за них деньги от государства
- Зачем работает: помогает контролировать расход денег на охрану здоровья, повышает сознательность врачей, формирует статистику заболеваний и лечения.
Как в eHealth перешли на Worksection
Над eHealth работало три команды. Расскажу о двух:
- Команда проектного офиса разрабатывала IT-систему, и она быстрее остальных перешла на Worksection. Возможно, так получилось, потому что большинство сотрудников пришло с IT-бизнеса.
- Команда Министерства экономического развития и торговли Украины разрабатывала нормативную базу для запуска реформы. У сотрудников Минэкономразвития была другая ситуация: много хороших специалистов в своей сфере, но нет знаний и навыков управления проектами в государственных органах.
Направлений было много, поэтому мы сразу попытались использовать для управления проектами именно Worksection. Изначально не всё было гладко.
В какой-то момент мы даже отошли от использования оболочки. Решили разобраться, что такое проектный менеджмент: цель, критерии успешности, ожидаемые результаты, как их оценивать. После того, как решили эти вопросы, многие вернулись к Worksection.
В чем преимущество WS для управления проектами в государственных органах и институциях? Это логичный инструмент, в котором нет кучи сложных функций. Самые важные вещи всегда под рукой. Но если сразу дать такой инструмент и не объяснить, как он работает, то результата не будет. С этим мы и столкнулись. Например, поставили задачу в системе, через две недели открыли — ничего не сделано. Поэтому я считаю, что нужно начинать с обучения работе с таск-трекером.
Когда переходите на проектный подход в государственном управлении не стоит зацикливаться на инструменте. Важнее поменять сознание. Я глубоко убежден, что нужно приучать людей к проектному менеджменту как способу мышления.
Какие функции Worksection оказались полезными
Более всего Worksection понадобился нам во время активной фазы работы: с марта по сентябрь-октябрь 2017 года. На процесс интеграции ушел где-то месяц.
С помощью WS мы:
- понимали, кто чем занимается:
- знали, какой статус у задачи:
- быстро и эффективно коммуницировали:
Ключевыми были такие функции:
- проекты и составляющие проектов
- Ответственные.
- Коммуникации.
- Сроки:
- документы:
Кстати, мы интегрировали Worksection с одним из наших инструментов — Slack. Это очень круто. А вот функцию «Отчёты» и всё, что касается финансового инструментария, не использовали. У нас просто не было к этому привязки.
Проблемы использования Worksection
Мне кажется, что удобство использования WS зависит от подходов и привычек. Например я привык структурировать задачи «сверху вниз»: общая цель вверху, от неё вниз идут проекты, потом задачи, и так дальше. Построить по такой схеме весь проект в Worksection у меня не получалось. Приходилось использовать сторонние ресурсы, чтобы рисовать и понимать макрокартины происходящего. А вот внутри отдельного проекта всё было просто и логично.