Коли мова заходить про переваги методологій управління проєктом, думки людей, дотичних до сфери, часто не співпадають. Хтось вважає, що для успіху кінцевого продукту достатньо постійного спілкування між замовником та виконавцем, а методологія — річ другорядна. Можна зустріти й протилежну думку, що без методології на проєкті буде панувати хаос, який може поглинути навіть найкрутіші ідеї.
Істина, як завжди, десь посередині та полягає в тому, що команді потрібно знайти методологію, адаптувати під себе та отримати максимум переваг від її використання. До речі, 39% компаній, опитаних Hubstaff у 2021 році, заявили, що у них впроваджено гібридні практики управління проєктами. Тому далі розповімо про переваги використання методології як такої.
Успішність використання у проєкті методології багато в чому залежить від наявності у команді дисципліни та твердого наміру працювати за правилами.
Ще один важливий момент полягає в тому, що перед вибором методології потрібно ретельно розібратися в тому, яка кінцева мета проєкту. Тут дуже важливе гнучке та активне спілкування між замовниками та виконавцями. Якщо результатом комунікації сталі чіткі вимоги до проєкту, можна переходити до методології.
Що таке методологія управління проєктом та чому вона важлива
Методологія управління проєктом — система для управління проєктом, яка дозволяє зменшити ризики, оптимізувати зусилля працівників, уникнути дублювання функцій та вивести на новий рівень взаєморозуміння у команді. Головні складові методології — принципи, методи та правила роботи над проєктом.
Відповідаючи на питання, що таке проєктна методологія, можна сказати, що це — структура, яка допомагає керувати проєктом найкраще та забезпечувати максимальну продуктивність залучених людей. Якщо говорити про методологію в рамках компанії, то саме вона дає стандарти, шаблони та вказівки щодо рутинних дій, необхідних у більшості проєктів.
Крім того, методологія, адаптована під стиль роботи компанії, з часом стає такою собі основою для всіх майбутніх проєктів та спрощує проходження всіх етапів їхнього життєвого циклу.
А ще методологія допомагає заощаджувати ресурси. Наприклад, ви швидше будете проходити ініціацію та планування, скорочуватиме час на навчання співробітників тощо.
Завдяки методології бізнес матиме змогу:
- не повторювати помилок, яких команда припускалась у минулих проєктах;
- постійно вдосконалюватися;
- мати спільне для всієї компанії розуміння процесів, обов’язків, ролей тощо;
- зводити до мінімуму вплив людського фактору;
- відчувати власну готовність до розв’язання складних завдань та вирішення проблем.
Якщо сказати стисло, то важливість методології управління проєктами полягає в тому, що вона допомагає уникнути більшості неприємних сюрпризів, які можуть бути виявлені на шляху до успіху. Тому можна сміливо вважати, що значення методології управління проєктами є великим, а вагомих аргументів на користь її використання значно більше ніж для того, щоб від неї відмовитися. Далі — про конкретні переваги.
15 переваг методології управління проєктами та їх вплив на роботу
Кожна компанія помітить свої переваги від використання методології, але ми розповімо про найрозповсюдженіші.
- Створення культури успішного управління проєктами. Саме методологія може стати грунтом для неї. Тобто в компанії будуть чітко прописані кращі практики, які дають результат. Натомість буде ясно, яких дій слід уникати.
- Чітке визначення ролей. Часто буває, що не всім залученим до роботи над проєктом людям зрозуміло, хто чим займається. Особливо це стосується топ-менеджерів, обов’язки та зона відповідальності яких для підлеглих можуть лишатися ледве не таємницею. Методологія робить все це прозорим.
- База для врахування досвіду колег. Коли у компанії немає ніякої методології, або є кілька різних, складно обмінюватися досвідом так, щоб його можна було систематизувати та використати у майбутньому. Маючи методологію, можна оптимізувати цей процес та отримати від нього користь.
- Зростання загального рівня якості роботи компанії. Періодично стаються ситуації, коли успіх проєкту обумовлений гарним збігом обставин, високою кваліфікацією когось із співробітників, величезним ентузіазмом тощо. Коли це поодинокі випадки, не варто бити на сполох. Але якщо на такі не дуже прогнозовані фактори покладаються в масштабах компанії — з бізнесом щось не так, йому потрібна передбачувана методологія.
- Відмова від регулярного «винайдення колеса». Коли команди не діляться досвідом, про що ми писали вище, часто стається, що доводиться шукати відповіді на питання, які хтось вже давно знайшов. Саме в методології повинні бути прописані головні «колеса».
- Прогнозованість результатів. Коли у команди є стандарт, за яким вона працює, можна чітко формулювати терміни готовності проєкту. Їх можна анонсувати замовникам чи іншим зацікавленим сторонам. Якщо ж твердо дотримуватися методології, можна завершити роботу навіть раніше, ніж заплановано, що приємно вразить учасників.
- Прийняття ефективних рішень. Коли всі сторони однаково розуміють ролі та зони відповідальності, цілі та задачі, шляхи просування до мети, то рішення приймаються без дефіциту інформації. Отже, вони більш виважені та правильні. А ще в методології зазвичай прописано, хто які рішення приймає, отже, якщо сталася помилка, ясно, хто саме несе відповідальність. Тому перекладати її не вдасться.
- Підвищення мотивації команди, як наслідок — зростання продуктивності. Коли у проєкті мінімум неприємних несподіванок, ясно, до чого прагнути, та як цього досягти, люди працюють із більшим задоволенням. А робота, яка приносить позитивні емоції, автоматично стає продуктивнішою ніж та, що викликає негатив.
- Швидке зростання рівня кваліфікації project-менеджерів. Коли команди працюють в рамках методології, менеджерам значно простіше взаємодіяти з ними та рости професійно. Адже не доводиться витрачати купу часу на самостійну розробку лайфхаків, які спростять координацію. А ще методологія project-менеджменту дає їм цілісне розуміння проєкту. Це дозволяє дивитися на процеси глибше та помічати саму сутність дій.
- Зрозумілі та контрольовані витрати ресурсів. Методологія дозволяє від самого початку позначити обсяги робіт, які слід виконати, та ресурси, які на це потрібні. Якщо щось йде не за планом, це стане ясно дуже швидко.
- Адекватна робота з ризиками. Зазвичай в методології прописані алгоритми прогнозування ризиків та дій на випадок, якщо якийсь з них справдиться. Окрім того, в методології є чіткі вимоги до комунікацій, значить, про виникнення ризику всі зацікавлені будуть знати своєчасно.
- Замовник розуміє, що отримає в результаті. Коли методологія відсутня, немає гарантій того, що вимоги були зафіксовані коректно. Тому у клієнта часто немає впевненості в тому, що він отримає саме те, на що розраховував. Коли ж ви працюєте в рамках методології, то замовник та виконавець погоджуються з тим, що розуміють задачу однаково.
- Проблеми у проєкті спливають раніше. Коли у вас є метрики контролю, проєкти з дефектами стають помітними буквально одразу. Тому є час для того, щоб виправити те, що пішло не так.
- Стає зрозуміло, у що краще інвестувати. Наприклад, може виявитися, що у вас недостатньо інструментів для ефективної віддаленої роботи. Вкладені в них кошти принесуть наочний результат.
- Відбудеться перехід від авторитарних моделей управління до демократичних. Як ми писали вище, у методологіях зазвичай чітко прописані ролі та обов’язки. Тому співробітники розуміють, що від них потрібно, та відчувають за це внутрішню відповідальність. А ще вони знають, що мають робити колеги. Тому знижується рівень невизначеності в колективі, зменшується кількість конфліктних ситуацій через це.
Де та як використовувати методологію
Методологій управління проєктами існує багато, а гібридних варіантів — ще більше. Тому, перш ніж обрати якусь з них, дайте відповіді на наступні питання:
- Чи користувалася команда в минулому якоюсь методологією? Якщо так, наскільки вдало/невдало?
- Яка структура команди? Чи є віддалені працівники, аутсорс?
- Наскільки фіксовані чи динамічні вимоги мають ваші замовники?
- Що важливіше: отримання швидкого результату чи якість?
- Чи є можливість збільшити бюджет у разі потреби?
- Наскільки суворо слід дотримуватися вимог? Чи є можливості для експериментів?
- Скільки зацікавлених сторін у проєкті? Наскільки всі вони відкриті до комунікацій?
Також враховуйте, до якого типу відноситься майбутній керівник проєкту:
«Виконавці» Добре працюють в рамках поточної стратегії бізнесу, шукають працівників, які допоможуть розв’язати задачі та рухатися у визначеному напрямку. Не шукають нові можливості для розвитку, які суперечать тому, що відбувалося у компанії досі.
«Експерти» Можуть шукати нові варіанти розвитку бізнесу, в цьому спираються на попередній досвід компанії, надійні дослідження тощо. Багато радяться з авторитетними колегами.
«Гравці» Ці люди готові шукати можливості там, де їх не бачать аналітики, а також там, де відсутнє підкріплення надійними цифрами. Іноді їхні пропозиції провальні з точки зору окупності, але буває й навпаки.
«Пророки» Вони мають широкий світогляд, часто вбачають можливості зростання там, де їх не помічають інші. Готові радикально міняти напрям роботи. Часто їхні слова доводиться просто приймати на віру, адже цифр чи досліджень, що їх підтверджують, нема.
Ще дуже важливо розуміти особливості популярних підходів до управління проєктами.
Waterfall
Максимально традиційний підхід, задачі в ньому виконуються послідовно. Тобто, щоб почати новий етап, потрібно завершити попередній. До попередніх етапів не поветаються, тому глобальні помилки можуть бути помічені на кінцевій стадії роботи, коли виправити їх можливо лише шляхом інвестування великої кількості грошей та часу.
Цю методологію варто обрати, коли всі впевнені в вимогах, змінюватися не буде майже нічого, є можливість скласти докладний план робіт, а документація потрібна розгорнута.
Agile
Головна відмінність цієї методології від попередньої полягає в тому, що для команди передбачена можливість дещо змінити у проєкті на проміжних стадіях.
Варіаціями Agile можна вважати Scrum, eXtreme Programming (XP), Kanban та Scrumban.
Цю методологію варто обрати, коли замовники готові до постійного діалогу, але не впевнені в тому, що хочуть отримати наприкінці. Також ця методологія підійде тим, для кого в пріоритеті швидкі, а не ідеальні результати. Тут не передбачена докладна документація та чіткі дедлайни.
Екстремальне програмування (eXtreme Programming, XP)
Ще одна гнучка методологія, яка керується наступними цінностями: простота, спілкування, постійний зворотній зв’язок, повага, сміливість.
Цю методологію варто обрати, коли ваша команда працює разом, не у віддаленому форматі, а розвиток співпраці між людьми — серед ваших головних пріоритетів.
Метод критичного шляху
У цій методології головна увага приділяється пошуку основних задач, від виконання яких залежить швидке та якісне завершення проєкту. Потрібно вирахувати найдовший термін, потрібний для завершення ключових задач. Він і буде вважатися критичним шляхом.
Цю методологію варто обрати, коли проєкт складний, масштабний, в ньому багато залежностей, але є чіткий план та схильність команди працювати за алгоритмами.
Отже, ми розповіли, що таке проєктна методологія, та розглянули переваги використання методології управління проєктами. Головне — розуміти, що методологій багато, а гібриди цілком мають право на життя. Тому визначайте свої головні цілі, спираючись на них обирайте методологію та адаптуйте її під себе, будуйте план дій та рухайтеся до успіху.