Когда речь заходит о преимуществах методологий управления проектом, мнения людей, причастных к сфере, часто не совпадают. Кто-то считает, что для успеха конечного продукта достаточно постоянного общения между заказчиком и исполнителем, а методология — вещь второстепенная. Можно встретить и противоположное мнение, что без методологии на проекте будет царить хаос, который может поглотить даже самые крутые идеи.
Истина, как всегда, где-то посредине и состоит в том, что команде нужно найти методологию, адаптировать под себя и получить максимум преимуществ от ее использования. Кстати, 39% компаний, опрошенных Hubstaff в 2021 году, заявили, что в них внедрены гибридные практики управления проектами. Поэтому дальше расскажем о преимуществах использования методологии как таковой.
Успешность использования в проекте методологии во многом зависит от наличия в команде дисциплины и твердого намерения работать по правилам.
Еще один немаловажный момент состоит в том, что перед выбором методологии нужно тщательно разобраться в том, какова конечная цель проекта. Здесь очень важно гибкое и активное общение между заказчиками и исполнителями. Если результатом коммуникации стали четкие требования к проекту, можно переходить к методологии.
Что такое методология управления проектом и почему она важна
Методология управления проектом — система, позволяющая снизить риски, оптимизировать усилия работников, избежать дублирования функций и вывести на новый уровень взаимопонимания в команде. Главные составляющие методологии — принципы, методы и правила работы над проектом.
Отвечая на вопрос, что такое проектная методология, можно сказать, что это структура, которая помогает управлять проектом лучше всего и обеспечивать максимальную производительность привлеченных людей. Если говорить о методологии в рамках компании, то именно она дает стандарты, шаблоны и указания по рутинным действиям, необходимым в большинстве проектов.
Кроме того, методология, адаптированная под стиль работы компании, порой становится основой для всех будущих проектов и упрощает прохождение всех этапов их жизненного цикла.
А еще методология помогает экономить ресурсы. Например, вы быстрее будете проходить инициацию и планирование, сокращать время на обучение сотрудников и т.д.
Благодаря методологии бизнес будет иметь возможность:
- не повторять ошибок, которые команда допускала в прошлых проектах;
- постоянно совершенствоваться;
- иметь общее понимание процессов, обязанностей, ролей и т.п.;
- сводить к минимуму влияние человеческого фактора;
- чувствовать свою готовность к решению сложных задач и проблем.
Если сказать кратко, то важность методологии управления проектами состоит в том, что она помогает избежать большинства неприятных сюрпризов, которые могут быть обнаружены на пути к успеху. Поэтому можно смело считать, что значение методологии управления проектами является заметным. А весомых аргументов в пользу ее использования значительно больше, чем для того, чтобы от нее отказаться. Далее — о конкретных преимуществах.
15 преимуществ методологии управления проектами и их влияние на работу
Каждая компания заметит свои преимущества от использования методологии, но мы расскажем о наиболее распространенных.
- Создание культуры успешного управления проектами. Именно методология может стать почвой для нее. То есть в компании будут четко прописаны лучшие практики, дающие результат. Вместе с тем будет ясно, каких действий следует избегать.
- Четкое определение ролей. Часто бывает, что не всем вовлеченным в работу над проектом людям понятно, кто чем занимается. Особенно это касается топ-менеджеров, обязанности и зона ответственности которых для подчиненных могут оставаться едва ли не тайной. Методология делает все это прозрачным.
- База для учета опыта коллег. Когда у компании нет никакой методологии или есть несколько разных, сложно обмениваться опытом так, чтобы его можно было систематизировать и использовать в будущем. Имея методологию, можно оптимизировать этот процесс и извлечь из него пользу.
- Рост общего уровня качества работы компании. Периодически случаются ситуации, когда успех проекта обусловлен удачным стечением обстоятельств, высокой квалификацией одного из сотрудников, огромным энтузиазмом и т.д. Когда это единичные случаи, не стоит бить тревогу. Но если на такие не слишком прогнозируемые факторы полагаются в масштабах компании — с бизнесом что-то не так, ему нужна предсказуемая методология.
- Отказ от регулярного «изобретения колеса». Когда команды не делятся опытом, о чем мы писали выше, часто случается, что приходится искать ответы на вопросы, которые кто-то уже давно нашел. Именно в методологии должны быть прописаны главные «колеса».
- Прогнозируемость результатов. Когда команда имеет стандарт, по которому работает, можно четко обозначать сроки готовности проекта. Их можно анонсировать заказчикам или другим заинтересованным сторонам. Если же твердо придерживаться методологии, можно завершить работу даже раньше запланированного, что приятно удивит участников процесса.
- Принятие эффективных решений. Когда все стороны одинаково понимают роли и зоны ответственности, цели и задачи, пути продвижения к цели, решения принимаются без дефицита информации. Следовательно, они более взвешены и правильны. А еще в методологии обычно прописано, кто какие решения принимает, так что, если произошла ошибка, ясно, кто именно несет ответственность. Потому перекладывать ее не удастся.
- Повышение мотивации команды, как следствие — рост продуктивности. Когда в проекте минимум неприятных неожиданностей, ясно, к чему стремиться и как этого достичь, люди работают с большим удовольствием. А работа, которая приносит положительные эмоции, автоматически становится более продуктивной, чем вызывающая негатив.
- Быстрый рост уровня квалификации project-менеджеров. Когда команды работают в рамках методологии, менеджерам гораздо проще взаимодействовать с ними и расти профессионально. Ведь не приходится тратить кучу времени на самостоятельную разработку лайфхаков, которые упростят координацию. А еще методология project-менеджмента дает им целостное понимание проекта. Это позволяет смотреть на процессы глубже и замечать глубинную сущность действий.
- Понятные и контролируемые затраты ресурсов. Методология позволяет с самого начала обозначить объемы работ, которые следует выполнить, и ресурсы, необходимые для этого. Если что-то идет не по плану, это станет ясно очень быстро.
- Адекватная работа с рисками. Обычно в методологии прописаны алгоритмы прогнозирования рисков и действия на случай, если какой-нибудь из них станет реальным. Кроме того, у методологии есть четкие требования к коммуникациям, значит о возникновении риска все заинтересованные будут знать своевременно.
- Заказчик понимает, что получит в результате. Когда методология отсутствует, нет гарантий, что требования были зафиксированы корректно. Поэтому у клиента часто нет уверенности в том, что он получит именно то, на что рассчитывал. Когда вы работаете в рамках методологии, то заказчик и исполнитель соглашаются с тем, что понимают задачу одинаково.
- Проблемы в проекте всплывают раньше. Когда у вас есть метрики контроля, проекты с дефектами становятся заметны сразу. Потому есть время для того, чтобы исправить то, что пошло не так.
- Становится понятно, во что лучше инвестировать. К примеру, может оказаться, что у вас недостаточно инструментов для эффективной удаленной работы. Вложенные в них средства принесут наглядный результат.
- Состоится переход от авторитарных моделей управления к демократическим. Как мы писали выше, в методологиях обычно четко прописаны роли и обязанности. Поэтому сотрудники понимают, что от них нужно и чувствуют за это внутреннюю ответственность. А еще они знают, что должны делать коллеги. Поэтому снижается уровень неопределенности в коллективе, уменьшается количество конфликтных ситуаций из-за этого.
Где и как использовать методологию
Методологий управления проектами существует много, а гибридных вариантов еще больше. Поэтому, прежде, чем выбрать какую-либо из них, ответьте на следующие вопросы:
- Пользовалась ли команда в прошлом какой-нибудь методологией? Если да, насколько удачно/неудачно?
- Какова структура команды? Есть ли удаленные работники, аутсорс?
- Насколько фиксированы или динамичны требования ваших заказчиков?
- Что важнее: получение быстрого результата или качество?
- Есть ли возможность увеличить бюджет в случае необходимости?
- Насколько строго следует соблюдать требования? Есть ли возможности для экспериментов?
- Сколько заинтересованных сторон в этом проекте? Насколько все они открыты для коммуникаций?
Также учитывайте, к какому типу относится будущий руководитель проекта.
«Исполнители» Хорошо работают в рамках текущей стратегии бизнеса, ищут работников, которые помогут решить задачи и двигаться в определенном направлении. Не ищут новых возможностей для развития, противоречащих тому, что происходило в компании до сих пор.
«Эксперты» Могут искать новые варианты развития бизнеса, опираясь на предыдущий опыт компании, надежные исследования и т.д. Многие совещаются с авторитетными коллегами.
«Игроки» Эти люди готовы искать возможности там, где их не видят аналитики, а также там, где нет подкрепления надежными цифрами. Иногда их предложения провальны с точки зрения окупаемости, но бывает и наоборот.
«Пророки» Они обладают широким кругозором, часто видят возможности роста там, где их не замечают другие. Готовы радикально менять направление работы. Часто их слова приходится просто принимать на веру, ведь цифр или подтверждающих исследований нет.
Еще очень важно понимать особенности популярных подходов к управлению проектами.
Waterfall
Максимально традиционный подход, задачи в нем выполняются последовательно. То есть, чтобы начать новый этап, нужно завершить предыдущий. К предыдущим этапам не возвращаются, поэтому глобальные ошибки могут быть замечены на конечной стадии работы, когда исправить их можно только путем инвестирования большого количества денег и времени.
Эту методологию следует выбрать, когда все уверены в требованиях, меняться не будет ничего, есть возможность составить подробный план работ, а документация нужна развернута.
Agile
Главное отличие этой методологии от предыдущей состоит в том, что для команды предусмотрена возможность изменить в проекте на промежуточных стадиях.
Вариациями Agile можно считать Scrum, eXtreme Programming (XP), Kanban и Scrumban.
Эту методологию следует выбрать, когда заказчики готовы к постоянному диалогу, но не уверены в том, что хотят получить в конце. Также эта методология подойдет тем, для кого в приоритете быстрые, а не идеальные результаты. Здесь не предусмотрена подробная документация и четкие дедлайны.
Экстремальное программирование (eXtreme Programming, XP)
Еще одна гибкая методология, которая руководствуется следующими ценностями: простота, общение, постоянная обратная связь, уважение, смелость.
Эту методологию следует выбрать, когда ваша команда работает вместе, не в отдаленном формате, а развитие слаженности между людьми — среди ваших главных приоритетов.
Метод критического пути
В этой методологии главное внимание уделяется поиску основных задач, от выполнения которых зависит быстрое и качественное завершение проекта. Нужно вычислить самый длинный срок, необходимый для завершения ключевых задач. Он и будет считаться критическим путем.
Эту методологию следует выбрать, когда проект сложный, масштабный, в нем много зависимостей, но есть четкий план и склонность команды работать по алгоритмам.
Итак, мы рассказали, что такое проектная методология, и рассмотрели преимущества использования методологии управления проектами. Главное — понимать, что методологий много, а гибриды вполне имеют право на жизнь. Поэтому определяйте свои главные цели, опираясь на них, выбирайте методологию и адаптируйте ее под себя, стройте план действий и двигайтесь к успеху.