Lorsqu’il s’agit des mérites des méthodologies de gestion de projet, les personnes travaillant dans ce domaine sont souvent en désaccord. Certains pensent que pour le succès du produit final, une communication constante entre le client et le prestataire suffit, et que la méthodologie est une chose secondaire. On peut aussi entendre l’opinion inverse : sans méthodologie, le chaos va engloutir même les meilleures idées.
La vérité, comme toujours, se trouve quelque part au milieu, et consiste à ce que l’équipe doit trouver une méthodologie, l’adapter et tirer le meilleur parti de son utilisation. Au fait, 39% des entreprises interrogées par Hubstaff en 2021 ont déclaré avoir mis en œuvre des pratiques de gestion de projet hybrides. Par conséquent, nous allons parler des avantages et de l’importance de la méthodologie de gestion de projet en tant que telle.
Le succès de l’utilisation de la méthodologie dans le projet dépend en grande partie de la discipline au sein de l’équipe et d’une ferme intention de respecter les règles.
Un autre point important est qu’avant de choisir une méthodologie, il faut bien comprendre quel est l’objectif ultime du projet. Une communication flexible et active entre les clients et les prestataires est très importante ici. Si la communication a abouti à des exigences claires pour le projet, vous pouvez passer à la méthodologie.
Qu’est-ce qu’une méthodologie de gestion de projet et pourquoi est-elle importante ?
La méthodologie de gestion de projet est un système qui permet de réduire les risques, d’optimiser les efforts, d’éviter les doublons et d’élever la compréhension mutuelle à un nouveau niveau au sein de l’équipe. Les principaux composants de la méthodologie sont les principes, méthodes et règles de travail sur le projet.
Pour répondre à la question, qu’est-ce qu’une méthodologie de projet, nous pouvons dire que c’est une structure qui aide à gérer le projet de la meilleure manière et garantit la productivité maximale des personnes impliquées. Si nous parlons de la méthodologie au sein de l’entreprise, elle fournit des normes, des modèles et des lignes directrices pour les actions routinières nécessaires dans la plupart des projets.
De plus, la méthodologie adaptée au style de travail de l’entreprise devient finalement une sorte de base pour tous les futurs projets et simplifie toutes les étapes de leur cycle de vie.
La méthodologie aide à économiser des ressources. Par exemple, vous passerez plus rapidement par l’initiation et la planification, réduirez le temps de formation des employés, etc.
Grâce à la méthodologie, votre entreprise :
- éviter les erreurs commises dans les derniers projets;
- croître constamment ;
- avoir une compréhension commune des processus, des responsabilités, des rôles etc;
- éliminer l’influence du facteur humain;
- être prête à résoudre des tâches et problèmes complexes.
En résumé, l’importance de la méthodologie de gestion de projet réside dans le fait qu’elle aide à éviter la plupart des surprises désagréables qui peuvent se présenter sur le chemin du succès. Par conséquent, nous pouvons affirmer avec certitude que l’importance de la méthodologie de gestion de projet est grande, et qu’il y a bien plus d’avantages valables que d’inconvénients. Voici quelques avantages spécifiques.
15 Avantages de la méthodologie de gestion de projet et leur influence sur l’efficacité du travail
Chaque entreprise remarquera ses propres avantages d’utiliser la méthodologie, mais nous parlerons des plus courants.
- Créer une culture de gestion de projet réussie. C’est la méthodologie qui peut en être la base. C’est-à-dire que les meilleures pratiques qui produisent des résultats seront clairement décrites dans l’entreprise. Au lieu de cela, il sera clair quelles actions doivent être évitées.
- Définition claire des rôles. Il arrive souvent que toutes les personnes impliquées dans le projet né comprennent pas les rôles et les responsabilités. Cela s’appliqué particulièrement aux dirigeants, dont le champ de responsabilité peut rester presque secret pour les subordonnés. La méthodologie rend tout cela transparent.
- Base pour tenir compte de l’expérience des collègues. Lorsqu’une entreprise n’a pas de méthodologie, ou en a plusieurs, il est difficile de partager l’expérience de manière à pouvoir être systématisée et utilisée à l’avenir. Avec une méthodologie, vous pouvez optimiser ce processus et en tirer profit.
- Augmentation du niveau général de qualité. Parfois, des situations se produisent où le succès du projet est dû à une bonne coïncidence, à la haute qualification d’un des employés, à un grand enthousiasme, etc. Lorsque ce sont des cas isolés, il né faut pas tirer la sonnette d’alarme. Mais si de tels facteurs peu prévisibles sont pris en compte à l’échelle de l’entreprise, cela signifie que quelque chose né va pas dans les affaires, il faut une méthodologie prévisible.
- Pas de réinvention régulière de la roué. Lorsque les équipes né partagent pas l’expérience comme mentionné ci-dessus, il arrive souvent que vous devez chercher des réponses à des questions que quelqu’un a déjà résolues. C’est dans la méthodologie que les « roues » de base doivent être décrites.
- Prévisibilité des résultats. Lorsque l’équipe a des normes, il est possible de définir clairement les délais et les échéances. Ceux-ci peuvent être annoncés aux clients ou à d’autres parties intéressées. Si vous respectez strictement la méthodologie, vous pouvez terminer le travail même plus tôt que prévu, ce qui impressionnera agréablement les participants.
- Prendre des décisions efficaces. Lorsque toutes les parties comprennent les rôles et les domaines de responsabilité, les objectifs et les tâches, les façons d’avancer, alors les décisions sont prises sans manqué d’informations. Par conséquent, elles sont plus équilibrées et correctes. De plus, la méthodologie indique généralement qui prend les décisions, donc si une erreur se produit, il est clair qui est responsable. Par conséquent, il né sera pas possible de déléguer cela.
- Augmentation de la motivation de l’équipe, suivie d’une augmentation de la productivité. Lorsque le projet a un minimum de surprises désagréables, les objectifs sont clairs, tout comme les moyens d’y parvenir, les gens travaillent avec plus de plaisir. Le travail qui apporte des émotions positives devient automatiquement plus efficace que le travail qui engendre de la négativité.
- Croissance rapide du niveau de qualification des chefs de projet. Lorsque les équipes travaillent dans une méthodologie, il est beaucoup plus facile pour les managers d’interagir avec elles et de grandir professionnellement. Après tout, il n’est pas nécessaire de passer beaucoup de temps à chercher des astuces qui faciliteront la coordination. Une méthodologie de gestion de projet leur donne une compréhension globale du projet. Cela permet une compréhension plus profonde des processus.
- Utilisation compréhensible et contrôlée des ressources. La méthodologie permet dès le départ de définir l’étendue des travaux à réaliser et les ressources nécessaires. Si quelque chose né va pas, cela deviendra très rapidement clair.
- Gestion adéquate des risques. En général, la méthodologie décrit des algorithmes de prévision des risques et les actions à entreprendre pour les gérer. De plus, la méthodologie a des exigences claires en matière de communication, ce qui signifie que toutes les parties intéressées seront informées des risques en temps voulu.
- Le client comprend ce qu’il va obtenir en retour. Lorsqu’il n’y a pas de méthodologie, il n’y a aucune garantie que les exigences ont été correctement enregistrées. Par conséquent, le client a souvent peu de confiance qu’il recevra exactement ce qu’il espérait. Lorsque vous travaillez dans le cadre de la méthodologie, le client et le prestataire s’accordent sur le fait qu’ils comprennent la tâche de la même manière.
- Les problèmes dans le projet peuvent être remarqués plus tôt. Lorsque vous avez des métriques de contrôle, les projets comportant des défauts deviennent immédiatement visibles. Ainsi, il y a du temps pour corriger ce qui n’a pas fonctionné.
- Les domaines d’investissement possibles deviennent clairs. Par exemple, vous pourriez manquer d’outils pour un travail à distance efficace. Les fonds investis dans ceux-ci apporteront des résultats tangibles.
- L’entreprise passera de modèles de gestion autoritaires à des modèles démocratiques. Comme nous l’avons écrit plus haut, les rôles et responsabilités sont généralement clairement définis dans les méthodologies. Par conséquent, les employés comprennent ce qui est attendu d’eux et se sentent responsables de cela. Et ils savent aussi ce que leurs collègues doivent faire. Grâce à cela, le niveau d’incertitude dans l’équipe diminue, tout comme le nombre de conflits.
Façons d’utiliser la méthodologie
Il existe de nombreuses méthodologies de gestion de projet, et encore plus d’options hybrides. Par conséquent, avant de choisir l’une d’elles, répondez aux questions suivantes :
- L’équipe a‑t-elle utilisé une méthodologie dans le passé ? Si oui, à quel point ?
- Quelle est la structure de l’équipe ? Y a‑t-il des travailleurs à distance, sous-traités ?
- À quel point les exigences de vos clients sont-elles fixes ou flexibles ?
- Qu’est-ce qui est plus important : obtenir un résultat rapide ou de qualité ?
- Est-il possible d’augmenter le budget si nécessaire ?
- À quel point les exigences doivent-elles être strictes ? Y a‑t-il des opportunités pour l’expérimentation ?
- Combien de parties prenantes y a‑t-il dans le projet ? À quel point sont-elles ouvertes à la communication ?
Vous devez également tenir compte du type auquel appartient le futur chef de projet :
“Performeurs” travaillent bien dans le cadre de la stratégie commerciale actuelle, recherchant des employés qui les aideront à résoudre des problèmes et à avancer dans une certaine direction. Ils né recherchent pas de nouvelles opportunités de développement qui contredisent ce qui s’est passé dans l’entreprise jusqu’à présent.
“Experts” peuvent chercher de nouvelles options de développement commercial, en s’appuyant sur l’expérience précédente de l’entreprise, des recherches fiables, etc. Ils consultent des collègues d’autorité.
“Joueurs” sont prêts à chercher des opportunités où elles né sont pas vues par les analystes, ainsi que là où il n’y a pas d’expérience prouvée avec des chiffres fiables. Parfois, leurs propositions échouent en termes de retour sur investissement, mais le contraire se produit également.
“Prophètes” ont une large perspective, voyant souvent des opportunités de croissance là où d’autres né voient pas. Ils sont prêts à changer radicalement l’orientation du travail. Souvent, leurs paroles doivent être prises au pied de la lettre, car il n’y a pas de chiffres ou d’études qui les confirment.
Il est également très important de comprendre les caractéristiques des approches populaires de gestion de projet.
Séquentiel
L’approche la plus traditionnelle, avec des tâches réalisées de manière séquentielle. C’est-à-dire que pour commencer une nouvelle étape, vous devez terminer la précédente. Les étapes précédentes né sont pas analysées, donc des erreurs globales peuvent être remarquées à la dernière étape du travail, lorsque celles-ci né peuvent être corrigées qu’en investissant beaucoup d’argent et de temps.
Cette méthodologie doit être choisie lorsque tout le monde est sûr des exigences, que presque rien né va changer, qu’il est possible de rédiger un plan de travail détaillé, et que la documentation doit être détaillée.
Agile
La principale différence entre cette méthodologie et la précédente est que l’équipe peut modifier quelque chose dans le projet à des étapes intermédiaires.
Scrum, eXtreme Programming (XP), Kanban et Scrumban sont des variations d’Agile.
Cette méthodologie doit être choisie lorsque les clients sont prêts à dialoguer, mais né sont pas sûrs de ce qu’ils veulent obtenir en retour. Cette méthodologie convient à ceux qui veulent des résultats rapides, pas idéaux. La documentation détaillée et les délais clairs né sont pas fournis ici.
Programmation Extrême, XP
C’est une autre méthodologie agile avec des caractéristiques telles que la simplicité, la communication, les retours constants, le respect et le courage.
Cette méthodologie doit être choisie lorsque votre équipe travaille ensemble, sans travail à distance, et que la collaboration est l’une de vos priorités.
Méthode du chemin critique
Dans cette méthodologie, l’accent est mis sur la recherché des tâches clés qui permettent une réalisation rapide et de qualité du projet. Vous devez calculer le temps le plus long requis pour accomplir les tâches clés. Ce sera considéré comme le chemin critique.
Cette méthodologie doit être choisie lorsque le projet est complexe, de grande envergure, avec de nombreuses dépendances, mais qu’il y a un plan clair et la tendance de l’équipe à travailler selon des algorithmes.
Donc, nous avons expliqué ce qu’est la méthodologie de projet et considéré les avantages de l’utilisation de la méthodologie de gestion de projet. L’essentiel est de comprendre qu’il existe de nombreuses méthodologies, et que des hybrides valent également la peine d’être considérés. Par conséquent, déterminez vos principaux objectifs, choisissez une méthodologie en vous basant sur ceux-ci et adaptez-la à vous-même, élaborez un plan d’action et avancez vers le succès.