Când vine vorba de meritele metodologiilor de management al proiectelor, persoanele care lucrează în acest domeniu adesea nu sunt de acord. Cineva crede că pentru succesul produsului final, o comunicare constantă între client și executor este suficientă, iar metodologia este un lucru secundar. Puteți auzi de asemenea opinia opusă: fără o metodologie, haosul va înghiți chiar și cele mai cool idei.
Adevărul, ca întotdeauna, este undeva la mijloc și este că echipa trebuie să găsească o metodologie, să o adapteze și să obțină maximum din utilizarea ei. Apropo, 39% din companiile chestionate de Hubstaff în 2021 au spus că au implementat practici hibride de management al proiectelor. Așadar, vom discuta despre avantajele și importanța metodologiei de management al proiectelor ca atare.
Succesul utilizării metodologiei în proiect depinde în mare măsură de disciplina din echipă și de o intenție fermă de a urma regulile.
Un alt punct important este că înainte de a alege o metodologie, trebuie să înțelegeți cu atenție care este scopul final al proiectului. Comunicarea flexibilă și activă între clienți și executori este foarte importantă aici. Dacă comunicarea a rezultat în cerințe clare pentru proiect, puteți trece la metodologie.
Ce este o Metodologie de Management al Proiectelor și De ce este Importantă?
Metodologia de management al proiectelor este un sistem care vă permite să reduceți riscurile, să optimizați eforturile, să evitați dublările și să aduceți înțelegerea reciprocă la un nou nivel în echipă. Principalele componente ale metodologiei sunt principiile, metodele și regulile de lucru la proiect.
Răspunzând la întrebarea, ce este o metodologie de proiect, putem spune că este o structură care ajută la gestionarea proiectului în cel mai bun mod și asigură maximizarea productivității persoanelor implicate. Dacă vorbim despre metodologia din cadrul companiei, aceasta oferă standardele, șabloanele și orientările pentru acțiunile de rutină necesare în cele mai multe proiecte.
În plus, metodologia adaptată la stilul de lucru al companiei devine în cele din urmă un fel de bază pentru toate proiectele viitoare și simplifică toate etapele ciclului lor de viață.
Metodologia ajută la economisirea resurselor. De exemplu, veți trece prin inițiere și planificare mai repede, veți reduce timpul de formare a angajaților etc.
Datorită metodologiei, afacerea dumneavoastră va:
- evita erorile făcute în ultimele proiecte;
- să crească constant;
- să aibă o înțelegere comună a proceselor, responsabilităților, rolurilor etc;
- să elimine influența factorului uman;
- să fie pregătită să rezolve task-uri și probleme complexe.
Pe scurt, importanța metodologiei de management al proiectelor este că ajută la evitarea celor mai multe surprize neplăcute care pot fi întâlnite pe drumul spre succes. Prin urmare, putem spune cu siguranță că importanța metodologiei de management al proiectelor este mare, iar numărul avantajelor valide este mult mai mare decât cel al dezavantajelor. Mai jos sunt câteva avantaje specifice.
15 Beneficii ale Metodologiei de Management al Proiectelor și Cum Influențează Eficiența Muncii
Fiecare companie va observa avantajele sale din utilizarea metodologiei, dar vom discuta despre cele mai frecvente.
- Crearea unei culturi de management de succes al proiectelor. Este metodologia care poate fi baza pentru aceasta. Adică, cele mai bune practici care generează rezultate vor fi descrise clar în companie. În schimb, va fi clar ce acțiuni trebuie evitate.
- Definirea clară a rolurilor. Se întâmplă adesea ca nu toate persoanele implicate în proiect să înțeleagă rolurile și responsabilitățile. Acest lucru se aplică în special managerilor de top, a căror arie de responsabilitate poate rămâne aproape un secret pentru subordonați. Metodologia face toate acestea transparente.
- Baza pentru luarea în considerare a experienței colegilor. Când o companie nu are nicio metodologie sau are mai multe, este dificil să împărtășești experiența într-un mod care să poată fi sistematizat și folosit în viitor. Cu o metodologie, puteți optimiza acest proces și beneficia de aceasta.
- Creșterea nivelului general de calitate. Din când în când, apar situații în care succesul proiectului se datorează unei bune coincidențe, înaltelor calificări ale unuia dintre angajați, entuziasmului mare etc. Atunci când acestea sunt cazuri izolate, nu ar trebui să sunați alarma. Dar dacă astfel de factori imprevizibili sunt invocați la nivel de companie, ceva nu este în regulă cu afacerea, are nevoie de o metodologie predictibilă.
- Fără „reinventarea roții” regulată. Când echipele nu își împărtășesc experiența, așa cum am menționat mai sus, se întâmplă frecvent că trebuie să căutați răspunsuri la întrebări pe care cineva le-a găsit deja. Este în metodologie ca „roțile” de bază să fie descrise.
- Predictibilitatea rezultatelor. Atunci când echipa are standarde, este posibil să definească clar termenii și termenele. Acestea pot fi anunțate clienților sau altor părți interesate. Dacă respectați strict metodologia, puteți termina lucrările chiar mai devreme decât era planificat, ceea ce va impresiona plăcut participanții.
- Luarea deciziilor eficiente. Atunci când toate părțile înțeleg rolurile și ariile de responsabilitate, obiectivele și sarcinile, căile de progres, atunci deciziile sunt luate fără lipsuri de informații. Prin urmare, acestea sunt mai echilibrate și corecte. De asemenea, metodologia indică de obicei cine ia deciziile, așa că, dacă apare o eroare, este clar cine este responsabil. Prin urmare, nu va fi posibil să o delegați.
- Cresterea motivației echipei, urmată de creșterea productivității. Atunci când proiectul are un minim de surprize neplăcute, obiectivele sunt clare, la fel și modalitățile de a le atinge, oamenii lucrează cu mai multă plăcere. Munca care aduce emoții pozitive devine automat mai eficientă decât munca care provoacă negativitate.
- Creșterea rapidă a nivelului de calificare al managerilor de proiect. Când echipele lucrează într-o metodologie, este mult mai ușor pentru manageri să interacționeze cu ei și să crească profesional. La urma urmei, nu trebuie să petreceți mult timp căutând metode de simplificare a coordonării. O metodologie de management al proiectelor le oferă o înțelegere holistică a proiectului. Acest lucru permite o înțelegere mai profundă a proceselor.
- Utilizarea clară și controlată a resurselor. Metodologia permite de la bun început definirea domeniului de muncă ce trebuie efectuat și a resurselor necesare pentru aceasta. Dacă ceva nu merge bine, va deveni clar foarte repede.
- Management adecvat al riscurilor. De obicei, metodologia descrie algoritmii de predicție a riscurilor și acțiunile de gestionare a acestora. În plus, metodologia are cerințe clare pentru comunicații, ceea ce înseamnă că toate părțile interesate vor ști despre risc în mod timely.
- Clientul înțelege ce va primi ca rezultat. Când nu există metodologie, nu există garanția că cerințele au fost înregistrate corect. Prin urmare, clientul nu are adesea încredere că va primi exact ceea ce aștepta. Atunci când lucrați în cadrul unei metodologii, clientul și executorul convin că înțeleg sarcina în același mod.
- Problemele din proiect pot fi observate mai devreme. Când aveți metrici de control, proiectele cu defecte devin vizibile imediat. Așa că există timp să corectați ce a mers prost.
- Zonele de investiție posibile devin clare. De exemplu, s-ar putea să nu aveți suficiente instrumente pentru un lucru eficient de la distanță. Fondurile investite în acestea vor aduce rezultate tangibile.
- Afacerile vor face trecerea de la modele de conducere autoritare la cele democratice. Așa cum am scris mai sus, rolurile și responsabilitățile sunt de obicei clar definite în metodologii. Prin urmare, angajații înțeleg ce se așteaptă de la ei și se simt responsabili pentru aceasta. Și de asemenea știu ce ar trebui să facă colegii lor. Datorită acestui fapt, nivelul de incertitudine din echipă scade, precum și numărul de conflicte.
Modalități de utilizare a Metodologiei
Există multe metodologii de management al proiectelor și chiar mai multe opțiuni hibride. Prin urmare, înainte de a alege una dintre ele, răspundeți la următoarele întrebări:
- A folosit echipa vreo metodologie în trecut? Dacă da, cât de de succes?
- Care este structura echipei? Există lucrători la distanță, externalizați?
- Care sunt cerințele clienților fixate sau flexibile?
- Ce este mai important: obținerea unui rezultat rapid sau calitate?
- Este posibil să creșteți bugetul dacă este necesar?
- Cât de stricte ar trebui să fie cerințele? Există oportunități de experimentare?
- Câți stakeholderi sunt în proiect? Cât de deschiși sunt ei la comunicare?
Ar trebui să luați în considerare de asemenea tipul de proiect managerul viitor apartine:
"Executanți" lucrează bine în cadrul strategiei de afaceri actuale, căutând angajați care vor ajuta la rezolvarea problemelor și la avansarea într-o anumită direcție. Nu caută oportunități noi de dezvoltare care contrazic ceea ce s-a întâmplat în companie până acum.
"Experți" pot căuta noi opțiuni pentru dezvoltarea afacerii, bazându-se pe experiența anterioară a companiei, cercetări de încredere etc. Consultă colegi autoritari.
"Jucători" sunt pregătiți să caută oportunități unde nu sunt văzuți de analiști, precum și unde nu există experiență demonstrată cu cifre fiabile. Uneori propunerile lor eșuează în ceea ce privește rentabilitatea, dar se întâmplă și invers.
"Profeti" au o viziune largă, adesea văzând oportunități de creștere acolo unde alții nu o fac. Sunt pregătiți să schimbe radical orientarea muncii. Adesea, cuvintele lor trebuie acceptate ca atare, deoarece nu există cifre sau studii care să le confirme.
De asemenea, este foarte important să înțelegeți caracteristicile abordărilor populare de management al proiectelor.
Waterfall
Cea mai tradițională abordare, cu sarcini executate secvențial. Adică, pentru a începe o nouă etapă, trebuie să terminați etapa anterioară. Etapele anterioare nu sunt analizate, astfel încât erorile globale pot fi observate în etapa finală a muncii, când este posibil să le corectați doar prin investirea unei sume mari de bani și timp.
Această metodologie ar trebui aleasă când toți sunt siguri de cerințe, aproape nimic nu se va schimba, există oportunitatea de a întocmi un plan detaliat de lucru, iar documentația trebuie să fie detaliată.
Agile
Principala diferență între această metodologie și cea anterioară este că echipa poate schimba ceva în proiect în etapele intermediare.
Scrum, eXtreme Programming (XP), Kanban și Scrumban sunt variații ale Agile.
Această metodologie ar trebui aleasă atunci când clienții sunt pregătiți pentru un dialog, dar nu sunt siguri ce vor să obțină ca rezultat. Această metodologie este potrivită pentru cei care doresc rezultate rapide, nu ideale. Documentația detaliată și termenele clare nu sunt furnizate aici.
eXtreme Programming, XP
Este o altă metodologie agilă cu caracteristici precum simplitate, comunicare, feedback constant, respect și curaj.
Această metodologie ar trebui aleasă când echipa dumneavoastră lucrează împreună, nu există muncă la distanță și colaborarea este una dintre prioritățile dumneavoastră.
Critical path method
În această metodologie, atenția principală este acordată găsirii sarcinilor cheie care duc la finalizarea rapidă și de calitate a proiectului. Trebuie să calculați cel mai lung timp necesar pentru finalizarea sarcinilor cheie. Acesta va fi considerat un drum critic.
Această metodologie ar trebui aleasă atunci când proiectul este complex, la scară largă, cu multe dependențe, dar există un plan clar și tendința echipei de a lucra conform algoritmilor.
Așadar, am explicat ce este metodologia de proiect și am considerat avantajele utilizării metodologiei de management al proiectelor. Principalul lucru este să înțelegeți că există multe metodologii, iar hibridele merită de asemenea considerate. Prin urmare, determinați-vă obiectivele principale, pe baza lor, alegeți o metodologie și adaptați-o pentru dvs., construiți un plan de acțiune și mergeți spre succes.