Wenn es um die Vorzüge der Projektmanagement-Methoden geht, sind die Meinungen derjenigen, die in diesem Bereich tätig sind, oft unterschiedlich. Einige glauben, dass für den Erfolg des Endprodukts eine ständige Kommunikation zwischen dem Kunden und dem Ausführenden ausreicht und die Methode eine untergeordnete Rolle spielt. Man hört auch die gegenteilige Meinung: Ohne eine Methode wird selbst die coolste Idee im Chaos versinken.
Die Wahrheit, wie immer, liegt irgendwo dazwischen und besteht darin, dass das Team eine Methode finden, sie anpassen und das Beste aus ihrer Nutzung herausholen muss. Übrigens sagten 39% der Unternehmen, die 2021 von Hubstaff befragt wurden, dass sie hybride Projektmanagementpraktiken implementiert haben. Daher werden wir über die Vorteile und die Bedeutung der Projektmanagementmethodik als solche sprechen.
Der Erfolg der Anwendung der Methode im Projekt hängt im Wesentlichen von der Disziplin im Team und dem festen Willen ab, die Regeln zu befolgen.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass man sich vor der Auswahl einer Methode genau darüber im Klaren sein muss, was das ultimative Ziel des Projekts ist. Flexible und aktive Kommunikation zwischen Kunden und Ausführenden ist hier sehr wichtig. Wenn die Kommunikation klare Anforderungen an das Projekt ergeben hat, kann man zur Methode übergehen.
Was ist eine Projektmanagement-Methodik und warum ist sie wichtig?
Die Projektmanagementmethodik ist ein System, das es ermöglicht, Risiken zu reduzieren, die Bemühungen zu optimieren, Doppelarbeit zu vermeiden und das gegenseitige Verständnis im Team auf eine neue Ebene zu bringen. Die Hauptkomponenten der Methode sind die Prinzipien, Methoden und Regeln der Projektarbeit.
Beantwortet man die Frage, was eine Projektmethodik ist, kann man sagen, dass es eine Struktur ist, die hilft, das Projekt bestmöglich zu steuern und die maximale Produktivität der Beteiligten sicherzustellen. Spricht man über die Methodik innerhalb des Unternehmens, bietet sie Standards, Vorlagen und Leitlinien für die routinemäßigen Maßnahmen, die in den meisten Projekten erforderlich sind.
Darüber hinaus wird die auf den Arbeitsstil des Unternehmens angepasste Methodik schließlich zu einer Art Basis für alle zukünftigen Projekte und vereinfacht alle Phasen ihres Lebenszyklus.
Methodik hilft, Ressourcen zu sparen. Zum Beispiel werden Sie schneller durch Initiierung und Planung gehen, die Zeit zur Schulung der Mitarbeiter reduzieren usw.
Dank der Methodik wird Ihr Unternehmen:
- Fehler vermeiden, die in den letzten Projekten gemacht wurden;
- ständig wachsen;
- ein gemeinsames Verständnis von Prozessen, Verantwortlichkeiten, Rollen usw. haben;
- den Einfluss des faktors Mensch eliminieren;
- bereit sein, komplexe Aufgaben und Probleme zu lösen.
Kurz gesagt, die Bedeutung der Projektmanagementmethodik liegt darin, dass sie hilft, die meisten unangenehmen Überraschungen zu vermeiden, die auf dem Weg zum Erfolg auftreten können. Daher können wir mit Sicherheit sagen, dass die Bedeutung der Projektmanagementmethodik groß ist und es viele valide Vorteile gibt, die die Nachteile überwiegen. Nachfolgend einige spezifische Vorteile.
15 Vorteile der Projektmanagement-Methodik und wie sie die Arbeitseffizienz beeinflussen
Jedes Unternehmen wird seine eigenen Vorteile aus der Nutzung der Methodik bemerken, aber wir werden über die häufigsten sprechen.
- Eine Kultur des erfolgreichen Projektmanagements schaffen. Die Methodik kann die Grundlage dafür sein. Das heißt, die besten Praktiken, die Ergebnisse liefern, werden im Unternehmen klar beschrieben. Dadurch wird auch klar, welche Maßnahmen vermieden werden sollten.
- Klare Definition von Rollen. Es kommt häufig vor, dass nicht alle Personen, die an dem Projekt beteiligt sind, die Rollen und Verantwortlichkeiten verstehen. Dies gilt insbesondere für Führungskräfte, dessen Verantwortungsbereich für Untergebene oft ein nahezu geheimes Gebiet bleibt. Die Methodik macht all das transparent.
- Basis für die Berücksichtigung der Erfahrungen von Kollegen. Wenn ein Unternehmen keine Methodik hat oder mehrere, ist es schwierig, Erfahrungen so zu teilen, dass sie systematisiert und zukünftig genutzt werden können. Mit einer Methodik kann dieser Prozess optimiert und Vorteile daraus gezogen werden.
- Der Anstieg des allgemeinen Qualitätsniveaus. Gelegentlich treten Situationen auf, in denen der Erfolg des Projekts auf einen glücklichen Zufall, die hohe Qualifikation eines Mitarbeiters, große Begeisterung usw. zurückzuführen ist. Wenn dies Einzelfälle sind, sollte man nicht in Panik geraten. Aber wenn sich solche nicht vorhersagbaren Faktoren unternehmensweit als Grundlage stützen, läuft etwas mit dem Geschäft schief; es benötigt eine vorhersehbare Methodik.
- Kein regelmäßiges “Neuerfinden des Rades”. Wenn Teams nicht die oben genannte Erfahrung teilen, kommt es häufig vor, dass man nach Antworten auf Fragen suchen muss, auf die jemand bereits gefunden hat. In der Methodik sollten die grundlegenden “Räder” beschrieben sein.
- Vorhersehbarkeit der Ergebnisse. Wenn das Team Standards hat, können die Fristen und Termine klar definiert werden. Diese können den Kunden oder anderen Interessierten mitgeteilt werden. Wenn man sich strikt an die Methodik hält, kann man die Arbeiten sogar noch früher als geplant abschließen, was die Teilnehmer angenehm überraschen wird.
- Effektive Entscheidungen treffen. Wenn alle Beteiligten die Rollen und Verantwortungsbereiche, Ziele und Aufgaben, Fortschrittswege verstehen, dann werden Entscheidungen ohne Informationsmangel getroffen. Daher sind sie ausgewogener und korrekter. Außerdem wird in der Methodik üblicherweise angegeben, wer Entscheidungen trifft, sodass im Falle eines Fehlers klar ist, wer verantwortlich ist. Daher wird es nicht möglich sein, diese Verantwortung zu delegieren.
- Steigerung der Motivation des Teams, gefolgt von Produktivitätssteigerung. Wenn das Projekt minimum unangenehme Überraschungen hat, die Ziele klar sind, sowie die Wege, sie zu erreichen, arbeiten die Menschen mit größerer Freude. Die Arbeit, die positive Gefühle hervorrufen kann, wird automatisch effizienter, als die Arbeit, die Negativität verursacht.
- Schnelles Wachstum des Qualifikationsniveaus der Projektmanager. Wenn Teams innerhalb einer Methodik arbeiten, ist es für Manager viel einfacher, mit ihnen zu interagieren und sich professionell weiterzuentwickeln. Schließlich muss man nicht viel Zeit damit verbringen, Lifehacks zu suchen, die die Koordination erleichtern. Eine Projektmanagement-Methodik gibt ihnen ein ganzheitliches Verständnis des Projekts. Dies ermöglicht ein tieferes Verständnis der Prozesse.
- Verständliche und kontrollierte Nutzung von Ressourcen. Die Methodik ermöglicht es von Anfang an, den Umfang der auszuführenden Arbeiten und die dafür erforderlichen Ressourcen zu definieren. Wenn etwas schiefgeht, wird es sehr schnell klar werden.
- Adäquates Risikomanagement. Üblicherweise beschreibt die Methodik Algorithmen zur Risikovorhersage und Maßnahmen zur Risikosteuerung. Darüber hinaus enthält die Methodik klare Anforderungen an die Kommunikation, was bedeutet, dass alle Interessierten frühzeitig über das Risiko informiert werden.
- Der Kunde versteht, was er als Ergebnis erhält. Wenn es keine Methodik gibt, gibt es keine Garantie, dass die Anforderungen korrekt aufgezeichnet wurden. Daher hat der Kunde oft kein Vertrauen, dass er genau das erhält, was er erwartet hat. Wenn man innerhalb der Methodik arbeitet, vereinbaren der Kunde und der Ausführende, dass sie die Aufgabe auf dieselbe Weise verstehen.
- Probleme im Projekt können früher erkannt werden. Wenn man Kontrollmetriken hat, werden Projekte mit Mängeln sofort sichtbar. So bleibt Zeit, um das zu korrigieren, was schiefgelaufen ist.
- Mögliche Investitionsbereiche werden klar. Beispielsweise haben Sie möglicherweise nicht genügend Werkzeuge für effektives Arbeiten im Homeoffice. Investitionen in diese Ressourcen werden greifbare Ergebnisse bringen.
- Das Unternehmen wird von autoritären Managementmodellen auf demokratische umsteigen. Wie oben erwähnt, sind Rollen und Verantwortlichkeiten in den Methodiken üblicherweise klar definiert. Daher verstehen die Mitarbeiter, was von ihnen erwartet wird, und fühlen sich dafür verantwortlich. Außerdem wissen sie, was ihre Kollegen tun sollten. Dadurch sinkt das Maß an Unsicherheit im Team ebenso wie die Anzahl der Konflikte.
Methoden zur Anwendung der Methodik
Es gibt viele Projektmanagementmethoden und noch mehr hybride Optionen. Daher sollten Sie, bevor Sie eine davon wählen, die folgenden Fragen beantworten:
- Hat das Team in der Vergangenheit bereits eine Methodik verwendet? Wenn ja, wieviel Erfolg?
- Wie sieht die Teamstruktur aus? Gibt es Remote-Mitarbeiter, Outsourcing?
- Wie fest oder flexibel sind die Anforderungen Ihrer Kunden?
- Was ist wichtiger: Ein schnelles Ergebnis zu erzielen oder Qualität?
- Ist es möglich, das Budget zu erhöhen, wenn nötig?
- Wie streng sollten die Anforderungen sein? Gibt es Möglichkeiten für Experimente?
- Wie viele Stakeholder gibt es im Projekt? Wie offen sind sie für die Kommunikation?
Sie sollten auch den Typ berücksichtigen, dem der zukünftige Projektmanager angehört:
“Durchführende” arbeiten gut im Rahmen der aktuellen Geschäftsstrategie und suchen nach Mitarbeitern, die helfen, Probleme zu lösen und in eine bestimmte Richtung zu bewegen. Sie suchen nicht nach neuen Entwicklungsmöglichkeiten, die im Widerspruch zu dem stehen, was bisher im Unternehmen passiert ist.
“Experten” können neue Optionen für die Geschäftsentwicklung suchen und sich auf die vorherige Erfahrung des Unternehmens, zuverlässige Forschung usw. stützen. Sie beraten sich mit autoritativen Kollegen.
“Spieler” sind bereit, Chancen zu suchen, wo Analysten sie nicht sehen, sowie dort, wo es keine nachweisliche Erfahrung mit zuverlässigen Zahlen gibt. Manchmal scheitern ihre Vorschläge in Bezug auf die Rentabilität, aber das Gegenteil passiert auch.
“Propheten” haben einen breiten Horizont und sehen oft Wachstumschancen, wo andere nicht. Sie sind bereit, die Ausrichtung der Arbeit radikal zu ändern. Oft müssen ihre Worte für bare Münze genommen werden, da es keine Zahlen oder Studien gibt, die sie bestätigen.
Es ist auch sehr wichtig, die Merkmale populärer Projektmanagementansätze zu verstehen.
Wasserfall
Der traditionellste Ansatz, bei dem Aufgaben nacheinander durchgeführt werden. Das heißt, um eine neue Phase zu beginnen, müssen die vorherigen abgeschlossen werden. Vorangegangene Phasen werden nicht analysiert, sodass globale Fehler erst in der Endphase der Arbeiten bemerkt werden können, wenn sie nur durch Investition viel Geld und Zeit behoben werden können.
Diese Methode sollte gewählt werden, wenn alle sich über die Anforderungen sicher sind, sich fast nichts ändern wird, es die Möglichkeit gibt, einen detaillierten Arbeitsplan zu erstellen, und die Dokumentation detailliert sein muss.
Agil
Der Hauptunterschied zwischen dieser Methodik und der vorherigen besteht darin, dass das Team in den Zwischenphasen etwas im Projekt ändern kann.
Scrum, eXtreme Programming (XP), Kanban und Scrumban sind Varianten von Agile.
Diese Methodik sollte gewählt werden, wenn die Kunden bereit sind, einen Dialog zu führen, sich jedoch nicht sicher sind, was sie als Ergebnis erwarten. Diese Methodik eignet sich für diejenigen, die schnelle, nicht ideale Ergebnisse wünschen. Detaillierte Dokumentationen und klare Fristen werden hier nicht bereitgestellt.
eXtreme Programming, XP
Es handelt sich um eine weitere agile Methodik mit Merkmalen wie Einfachheit, Kommunikation, ständigem Feedback, Respekt und Mut.
Diese Methodik sollte gewählt werden, wenn Ihr Team zusammenarbeitet, keine Remote-Arbeit geleistet wird und die Zusammenarbeit eine Ihrer Prioritäten ist.
Kritische Pfad-Methode
In dieser Methodik liegt der Hauptaugenmerk auf der Identifikation der Schlüsselaufgaben, die zu einer schnellen und qualitativ hochwertigen Projektabwicklung führen. Sie müssen die längste erforderliche Zeit zur Erledigung der Schlüsselaufgaben berechnen. Dies wird als kritischer Pfad betrachtet.
Diese Methodik sollte gewählt werden, wenn das Projekt komplex, großangelegt und mit vielen Abhängigkeiten ist, aber es einen klaren Plan gibt und das Team eine Neigung hat, nach Algorithmen zu arbeiten.
Wir haben erklärt, was die Projektmethodik ist und die Vorteile der Anwendung der Projektmanagementmethodik betrachtet. Das Wichtigste ist zu verstehen, dass es viele Methodiken gibt, und die Hybriden sind ebenfalls zu bedenken. Bestimmen Sie daher Ihre Hauptziele, wählen Sie basierend darauf eine Methodik und passen Sie sie an sich an, erstellen Sie einen Aktionsplan und bewegen Sie sich in Richtung Erfolg.