Quando si tratta dei meriti delle metodologie di gestione dei progetti, le persone che lavorano in questo settore spesso non sono d’accordo. Alcuni credono che per il successo del prodotto finale sia sufficiente una comunicazione costante tra il cliente e l’esecutore, e che la metodologia sia una cosa secondaria. Puoi anche sentire l’opinione opposta: senza una metodologia, il caos inghiottirà anche le idee più geniali.
La verità, come sempre, si trova da qualche parte a metà e consiste nel fatto che il team deve trovare una metodologia, adattarla e ottimizzare il suo utilizzo. Tra l’altro, il 39% delle aziende intervistate da Hubstaff nel 2021 ha dichiarato di aver implementato pratiche di gestione dei progetti ibride. Pertanto, parleremo dei vantaggi e dell’importanza della metodologia di gestione dei progetti in quanto tale.
Il successo nell’utilizzo della metodologia nel progetto dipende in gran parte da la disciplina nel team e da una ferma intenzione di seguire le regole.
Un altro punto importante è che prima di scegliere una metodologia, è necessario comprendere attentamente qual è l’obiettivo finale del progetto. La comunicazione flessibile e attiva tra clienti ed esecutori è qui molto importante. Se la comunicazione ha portato a requisiti chiari per il progetto, puoi procedere con la metodologia.
Cos’è una Metodologia di Gestione dei Progetti e Perché è Importante?
La metodologia di gestione dei progetti è un sistema che consente di ridurre i rischi, ottimizzare gli sforzi, evitare duplicazioni e portare la comprensione reciproca a un nuovo livello nel team. Gli elementi principali della metodologia sono i principi, i metodi e le regole per lavorare sul progetto.
Rispondendo alla domanda su cosa sia una metodologia di progetto, possiamo dire che è una struttura che aiuta a gestire il progetto nel miglior modo e garantisce la massima produttività delle persone coinvolte. Se parliamo della metodologia all’interno dell’azienda, essa fornisce gli standard, i modelli e le linee guida per le azioni di routine necessarie nella maggior parte dei progetti.
Inoltre, la metodologia adattata allo stile di lavoro dell’azienda diventa alla fine una sorta di base per tutti i progetti futuri e semplifica tutte le fasi del loro ciclo di vita.
La metodologia aiuta a risparmiare risorse. Ad esempio, passerai più velocemente attraverso le fasi di avvio e pianificazione, ridurrai il tempo per formare i dipendenti, ecc.
Grazie alla metodologia, la tua azienda:
- eviterà errori commessi nei progetti precedenti;
- crescerà costantemente ;
- avrà una comprensione comune di processi, responsabilità, ruoli ecc.;
- eliminare l’influenza del fattore umano;
- sarebbe pronta a risolvere compiti e problemi complessi.
In breve, l’importanza della metodologia di gestione dei progetti sta nel fatto che aiuta ad evitare la maggior parte delle sorprese sgradevoli che si possono incontrare lungo il cammino verso il successo. Pertanto, possiamo dire con certezza che l’importanza della metodologia di gestione dei progetti è grande e ci sono molti più vantaggi validi che svantaggi. Qui di seguito alcuni vantaggi specifici.
15 Benefici della Metodologia di Gestione dei Progetti e Come Influenzano l’Efficienza del Lavoro
Ogni azienda noterà i propri vantaggi dall’utilizzo della metodologia, ma parleremo dei più comuni.
- Creazione di una cultura di gestione dei progetti di successo. È la metodologia che può essere la base per questo. Cioè, le migliori pratiche che producono risultati saranno descritte chiaramente in azienda. Inoltre, sarà chiaro quali azioni dovrebbero essere evitate.
- Chiara definizione dei ruoli. Spesso succede che non tutte le persone coinvolte nel progetto comprendano i ruoli e le responsabilità. Questo vale in particolare per i top manager, la cui area di responsabilità può rimanere quasi un segreto per i subordinati. La metodologia rende tutto questo trasparente.
- Base per tenere conto delle esperienze dei colleghi. Quando un’azienda non dispone di alcuna metodologia, o né ha diverse, è difficile condividere esperienze in modo che possano essere sistematizzate e utilizzate in futuro. Con una metodologia, puoi ottimizzare questo processo e trarne vantaggio.
- Aumento del livello generale di qualità. Di tanto in tanto si verificano situazioni in cui il successo del progetto è dovuto a una buona coincidenza, all’alta qualifica di uno dei dipendenti, a un grande entusiasmo, ecc. Quando questi sono casi isolati, non c’è motivo di suonare l’allarme. Ma se si fa affidamento su tali fattori non così prevedibili a livello aziendale, qualcosa non va nel business, ha bisogno di una metodologia prevedibile.
- Nessuna regolare “reinvenzione della ruota”. Quando i team non condividono l’esperienza come sopra menzionato, spesso succede che si deve cercare risposte a domande che qualcuno ha già trovato. È nella metodologia che dovrebbero essere descritti i “ruote” di base.
- Prevedibilità dei risultati. Quando il team ha standard, è possibile definire chiaramente i termini e le scadenze. Possono essere annunciati ai clienti o ad altre parti interessate. Se ci si attiene rigorosamente alla metodologia, si può finire il lavoro anche prima del previsto, il che impressionerà piacevolmente i partecipanti.
- Prendere decisioni efficaci. Quando tutte le parti comprendono i ruoli e gli ambiti di responsabilità, obiettivi e compiti, modi di avanzare, allora le decisioni vengono prese senza carenza di informazioni. Pertanto, sono più equilibrate e corrette. Inoltre, la metodologia di solito specifica chi prende le decisioni, quindi se si verifica un errore, è chiaro chi è responsabile. Pertanto, non sarà possibile delegarlo.
- Aumentare la motivazione del team, seguita da un aumento della produttività. Quando il progetto ha un minimo di sorprese sgradevoli, gli obiettivi sono chiari, così come i modi per raggiungerli, le persone lavorano con maggiore piacere. Il lavoro che porta emozioni positive diventa automaticamente più efficiente rispetto a un lavoro che provoca negatività.
- Crescita rapida del livello di qualificazione dei project manager. Quando i team lavorano secondo una metodologia, per i manager è molto più facile interagire con loro e crescere professionalmente. Dopotutto, non è necessario spendere molto tempo a cercare life hack che semplifichino il coordinamento. Una metodologia di gestione dei progetti fornisce loro una comprensione olistica del progetto. Ciò consente una comprensione più profonda dei processi.
- Utilizzo comprensibile e controllato delle risorse. La metodologia consente fin dall’inizio di definire l’ambito di lavoro da svolgere e le risorse necessarie per esso. Se qualcosa va storto, diventa chiaro molto rapidamente.
- Gestione adeguata dei rischi. Di solito, la metodologia descrive gli algoritmi di previsione dei rischi e le azioni per gestirli. Inoltre, la metodologia ha requisiti chiari per le comunicazioni, il che significa che tutte le parti interessate saranno informate dei rischi in tempo.
- Il cliente comprende cosa riceverà come risultato. Quando non c’è metodologia, non c’è garanzia che i requisiti siano stati registrati correttamente. Pertanto, il cliente non ha spesso fiducia di ricevere esattamente ciò che si aspettava. Quando lavori all’interno della metodologia, il cliente e l’esecutore concordano sul fatto di comprendere il compito nello stesso modo.
- I problemi nel progetto possono essere notati prima. Quando hai metriche di controllo, i progetti con difetti diventano subito visibili. Quindi c’è tempo per sistemare ciò che è andato storto.
- Le aree di investimento possibili diventano chiare. Ad esempio, potresti non avere strumenti sufficienti per un’efficace lavoro remoto. I fondi investiti in essi porteranno risultati tangibili.
- Il business passerà da modelli di gestione autoritari a democratici. Come abbiamo scritto sopra, ruoli e responsabilità sono di solito chiaramente definiti nelle metodologie. Pertanto, i dipendenti comprendono cosa ci si aspetta da loro e si sentono responsabili per ciò. E sanno anche cosa dovrebbero fare i loro colleghi. Grazie a ciò, il livello di incertezze nel team diminuisce, così come il numero di conflitti.
Modi per Utilizzare la Metodologia
Ci sono molte metodologie di gestione dei progetti e ancora più opzioni ibride. Pertanto, prima di sceglierne una, rispondi alle seguenti domande:
- Il team ha utilizzato qualche metodologia in passato? Se sì, quanto è stata efficace?
- Qual è la struttura del team? Ci sono lavoratori remoti, esternalizzati?
- Quanto sono fissi o flessibili i requisiti dei tuoi clienti?
- Cosa è più importante: ottenere un risultato rapido o di qualità?
- È possibile aumentare il budget se necessario?
- Quanto rigorosi dovrebbero essere i requisiti? Ci sono opportunità per esperimenti?
- Quanti stakeholder ci sono nel progetto? Quanto sono aperti a comunicare?
Devi anche considerare il tipo al quale appartiene il futuro project manager:
“Esecutori” lavorano bene all’interno della strategia aziendale attuale, cercando dipendenti che aiuteranno a risolvere i problemi e muoversi in una direzione specifica. Non cercano nuove opportunità di sviluppo che contraddicano quanto è accaduto finora nell’azienda.
“Esperti” possono cercare nuove opzioni per lo sviluppo aziendale, facendo affidamento sull’esperienza precedente dell’azienda, ricerche affidabili, ecc. Consultano colleghi autorevoli.
“Giocatori” sono pronti a cercare opportunità dove gli analisti non le vedono, così come dove non ci sono esperienze provate con numeri affidabili. A volte le loro proposte falliscono in termini di ritorno, ma il contrario accade anche.
“Profeti” hanno una visione ampia, vedendo spesso opportunità di crescita dove altri non lo vedono. Sono pronti a cambiare radicalmente l’orientamento del lavoro. Spesso le loro parole devono essere prese per buone, poiché non ci sono cifre o studi che le confermino.
È anche molto importante comprendere le caratteristiche degli approcci popolari alla gestione dei progetti.
Waterfall
L’approccio più tradizionale, con compiti eseguiti in sequenza. Cioè, per iniziare una nuova fase, è necessario concludere quella precedente. Le fasi precedenti non vengono analizzate, quindi possono essere notati errori globali solo nella fase finale del lavoro, quando è possibile correggerli solo investendo molti soldi e tempo.
Questa metodologia dovrebbe essere scelta quando tutti sono certi dei requisiti, quasi nulla cambierà, c’è l’opportunità di redigere un piano di lavoro dettagliato e la documentazione deve essere dettagliata.
Agile
La principale differenza tra questa metodologia e la precedente è che il team può cambiare qualcosa nel progetto in fasi intermedie.
Scrum, eXtreme Programming (XP), Kanban e Scrumban sono varianti di Agile.
Questa metodologia dovrebbe essere scelta quando i clienti sono pronti a dialogare, ma non sono certi di cosa vogliono come risultato. Questa metodologia è adatta a coloro che vogliono risultati rapidi, non ideali. Non è prevista una documentazione dettagliata e scadenze chiare.
eXtreme Programming, XP
È un’altra metodologia agile con caratteristiche come semplicità, comunicazione, feedback costante, rispetto e coraggio.
Questa metodologia dovrebbe essere scelta quando il tuo team lavora insieme, non ci sono lavori remoti, e la collaborazione è una delle tue priorità.
Metodo del percorso critico
In questa metodologia, l’attenzione principale è rivolta a trovare i compiti chiave che portano a un completamento rapido e di qualità del progetto. Devi calcolare il tempo maggiore necessario per completare i compiti chiave. Sarà considerato un percorso critico.
Questa metodologia dovrebbe essere scelta quando il progetto è complesso, su vasta scala, con molte dipendenze, ma c’è un piano chiaro e la tendenza del team a lavorare secondo algoritmi.
Quindi, abbiamo spiegato cosa sia la metodologia di progetto e considerato i vantaggi dell’utilizzo della metodologia di gestione dei progetti. La cosa principale è comprendere che ci sono molte metodologie e che anche le ibride meritano di essere considerate. Pertanto, determina i tuoi obiettivi principali, sulla base di essi, scegli una metodologia e adattala a te stesso, elabora un piano d’azione e muoviti verso il successo.