Kiedy w grę wchodzą zalety metodologii zarządzania projektami, osoby pracujące w tej dziedzinie często się nie zgadzają. Ktoś sądzi, że dla sukcesu końcowego produktu wystarczy stała komunikacja między klientem a wykonawcą, a metodologia to kwestia drugorzędna. Można również usłyszeć opinię przeciwną: bez metodologii chaos pochłonie nawet najfajniejsze pomysły.
Prawda, jak zawsze, leży gdzieś pośrodku i polega na tym, że zespół musi znaleźć metodologię, dostosować ją i wyciągnąć z jej stosowania maksimum korzyści. Przy okazji, 39% firm, które zostały przebadane przez Hubstaff w 2021 roku, stwierdziło, że wprowadziły hybrydowe praktyki zarządzania projektami. Dlatego porozmawiamy o zaletach i znaczeniu metodologii zarządzania projektami jako takiej.
Sukces stosowania metodologii w projekcie w dużej mierze zależy od dyscypliny w zespole oraz silnej intencji przestrzegania zasad.
Kolejnym ważnym punktem jest to, że przed wyborem metodologii trzeba dokładnie zrozumieć, jakie jest ostateczne cele projektu. Elastyczna i aktywna komunikacja między klientami a wykonawcami jest tutaj bardzo ważna. Jeśli komunikacja doprowadziła do jasnych wymagań dotyczących projektu, można przejść do metodologii.
Czym jest metodologia zarządzania projektami i dlaczego jest ważna?
Metodologia zarządzania projektami to system, który pozwala zredukować ryzyko, zoptymalizować wysiłki, uniknąć powielania i przynieść wzajemne zrozumienie na nowy poziom w zespole. Główne składniki metodologii to zasady, metody i reguły pracy nad projektem.
Odpowiadając na pytanie, czym jest metodologia projektu, możemy powiedzieć, że jest strukturą, która pomaga w najlepszym zarządzaniu projektem i zapewnia maksymalną produktywność osób zaangażowanych. Mówiąc o metodologii w ramach firmy, dostarcza ona standardów, szablonów i wytycznych do rutynowych działań wymaganych w większości projektów.
Ponadto, metodologia dostosowana do stylu pracy firmy w końcu staje się rodzajem podstawy dla wszystkich przyszłych projektów i upraszcza wszystkie etapy ich cyklu życia.
Metodologia pomaga w oszczędzaniu zasobów. Na przykład, przejdziesz przez inicjację i planowanie szybciej, skrócisz czas szkolenia pracowników itp.
Dzięki metodologii, twoja firma:
- unika błędów popełnionych w ostatnich projektach;
- ciągle rośnie;
- ma wspólne zrozumienie procesów, odpowiedzialności, ról itp.;
- eliminując wpływ czynnika ludzkiego;
- jest gotowa do rozwiązywania skomplikowanych zadań i problemów.
Krótko mówiąc, znaczenie metodologii zarządzania projektami polega na tym, że pomaga unikać większości nieprzyjemnych niespodzianek, które mogą się pojawić na drodze do sukcesu. Dlatego możemy z pewnością powiedzieć, że znaczenie metodologii zarządzania projektami jest duże, a argumentów za jej stosowaniem jest znacznie więcej niż przeciw. Poniżej przedstawiamy kilka konkretnych zalet.
15 korzyści z metodologii zarządzania projektami i jak wpływają na efektywność pracy
Każda firma zauważy swoje własne korzyści z korzystania z metodologii, ale porozmawiamy o najczęstszych z nich.
- Tworzenie kultury udanego zarządzania projektami. To metodologia może być jej podstawą. To znaczy, najlepsze praktyki, które przynoszą wyniki, zostaną jasno opisane w firmie. W ten sposób będzie jasne, jakie działania należy unikać.
- Jasna definicja ról. Często zdarza się, że nie wszyscy zaangażowani w projekt rozumieją role i obowiązki. Dotyczy to szczególnie top menedżerów, których obszar odpowiedzialności może pozostać niemal tajemnicą dla podwładnych. Metodologia sprawia, że wszystko staje się przezroczyste.
- Podstawa do uwzględnienia doświadczenia kolegów. Gdy firma nie ma żadnej metodologii lub ma ich kilka, trudno jest dzielić się doświadczeniem w taki sposób, aby można je było usystematyzować i wykorzystać w przyszłości. Dzięki metodologii możesz zoptymalizować ten proces i czerpać z niego korzyści.
- Wzrost ogólnego poziomu jakości. Od czasu do czasu zdarzają się sytuacje, w których sukces projektu oparty jest na dobrym zbiegu okoliczności, wysokich kwalifikacjach jednego z pracowników, wielkim entuzjazmie itp. Gdy są to przypadkowe sytuacje, nie powinno się bić na alarm. Ale jeśli takie nieprzewidywalne czynniki są traktowane w skali całej firmy, coś jest nie tak z biznesem, potrzebuje przewidywalnej metodologii.
- Brak regularnego “wynajdowania koła na nowo”. Kiedy zespoły nie dzielą się doświadczeniem, o którym mowa powyżej, często zdarza się, że trzeba szukać odpowiedzi na pytania, na które już ktoś znalazł odpowiedź. To w metodologii powinny być opisane podstawowe “koła”.
- Przewidywalność wyników. Gdy zespół ma standardy, można jasno określić terminy i terminy. Można je ogłosić klientom lub innym zainteresowanym stronom. Jeśli ściśle przestrzega się metodologii, można zakończyć pracę nawet przed planowanym terminem, co miło zaskoczy uczestników.
- Podejmowanie skutecznych decyzji. Gdy wszystkie strony rozumieją role i obszary odpowiedzialności, cele i zadania, sposób postępu, decyzje są podejmowane bez niedoboru informacji. Dlatego są bardziej zrównoważone i poprawne. Ponadto, metodologia zazwyczaj wskazuje, kto podejmuje decyzje, więc jeśli wystąpi błąd, wiadomo, kto jest odpowiedzialny. Dlatego nie będzie można tego zlecić komu innemu.
- Zwiększanie motywacji zespołu, co prowadzi do wzrostu wydajności. Gdy projekt ma minimum nieprzyjemnych niespodzianek, cele są jasne, a także sposoby ich osiągnięcia, ludzie pracują z większą przyjemnością. Praca, która przynosi pozytywne emocje, automatycznie staje się bardziej wydajna niż praca, która wywołuje negatywne uczucia.
- Gwałtowny wzrost poziomu kwalifikacji menedżerów projektów. Gdy zespoły pracują w ramach metodologii, znacznie łatwiej jest menedżerom nawiązać z nimi interakcję i rozwijać się zawodowo. W końcu nie trzeba spędzać dużo czasu na znajdowaniu sposobów, które uproszczą koordynację. Metodologia zarządzania projektami daje im całościowe zrozumienie projektu. To pozwala na głębsze zrozumienie procesów.
- Zrozumiałe i kontrolowane wykorzystanie zasobów. Metodologia od samego początku pozwala określić zakres prac do wykonania i niezbędne do tego zasoby. Jeśli coś pójdzie nie tak, bardzo szybko stanie się to jasne.
- Odpowiednie zarządzanie ryzykiem. Zazwyczaj metodologia opisuje algorytmy przewidywania ryzyka oraz działania mające na celu zarządzanie ryzykiem. Ponadto, metodologia ma jasne wymagania dotyczące komunikacji, co oznacza, że wszystkie zainteresowane strony będą wiedziały o ryzyku w odpowiednim czasie.
- Klient rozumie, co otrzyma w rezultacie. Gdy nie ma metodologii, nie ma gwarancji, że wymagania zostały poprawnie zapisane. Dlatego klient często nie ma pewności, że otrzyma to, czego oczekiwał. Kiedy pracujesz w ramach metodologii, klient i wykonawca zgadzają się, że rozumieją zadanie w ten sam sposób.
- Problemy w projekcie można zauważyć wcześniej. Kiedy masz wskaźniki kontrolne, projekty z wadami stają się widoczne natychmiast. W ten sposób jest czas na naprawienie tego, co poszło nie tak.
- Możliwe obszary inwestycyjne stają się jasne. Na przykład możesz nie mieć wystarczających narzędzi do efektywnej pracy zdalnej. Środki zainwestowane w nie przyniosą wymierne wyniki.
- Biznes przechodzi z autorytarnych modeli zarządzania do demokratycznych. Jak napisaliśmy powyżej, role i odpowiedzialności są zazwyczaj jasno określone w metodologiach. Dlatego pracownicy rozumieją, czego się od nich oczekuje i czują się za to odpowiedzialni. Wiedzą również, co powinni robić ich koledzy. Dzięki temu poziom niepewności w zespole maleje, a także liczba konfliktów.
Sposoby wykorzystania metodologii
Istnieje wiele metodologii zarządzania projektami, a jeszcze więcej opcji hybrydowych. Dlatego przed wyborem jednej z nich odpowiedz na następujące pytania:
- Czy zespół korzystał z jakiejś metodologii w przeszłości? Jeśli tak, jak udaną?
- Jaka jest struktura zespołu? Czy są pracownicy zdalni, zlecenia?
- Jak stałe lub elastyczne są wymagania twoich klientów?
- Co jest ważniejsze: uzyskanie szybkiego rezultatu czy jakości?
- Czy można zwiększyć budżet w razie potrzeby?
- Jak restrykcyjne powinny być wymagania? Czy są możliwości eksperymentowania?
- Ile jest interesariuszy w projekcie? Jak otwarci są na komunikację?
Powinieneś również wziąć pod uwagę typ, do którego należy przyszły kierownik projektu:
“Wykonawcy” dobrze pracują w ramach obecnej strategii biznesowej, szukając pracowników, którzy pomogą rozwiązać problemy i podążać w określonym kierunku. Nie szukają nowych możliwości rozwoju, które byłyby sprzeczne z tym, co dotychczas miało miejsce w firmie.
“Eksperci” mogą szukać nowych opcji rozwoju biznesu, opierając się na poprzednim doświadczeniu firmy, wiarygodnych badaniach itp. Konsultują się z autorytatywnymi kolegami.
“Gracze” są gotowi szukać możliwości, gdzie analitycy ich nie dostrzegają, a także tam, gdzie nie ma sprawdzonego doświadczenia z wiarygodnymi liczbami. Czasami ich propozycje zawodzą pod względem zwrotu z inwestycji, ale zdarza się również odwrotnie.
“Prorocy” mają szeroki horyzont, często dostrzegając możliwości wzrostu tam, gdzie inni ich nie widzą. Są gotowi drastycznie zmienić orientację pracy. Często ich słowa muszą być traktowane dosłownie, ponieważ nie ma danych ani badań, które by je potwierdzały.
Również bardzo ważne jest, aby zrozumieć cechy popularnych podejść do zarządzania projektami.
Waterfall
Najbardziej tradycyjne podejście, z zadaniami realizowanymi sekwencyjnie. To znaczy, aby rozpocząć nowy etap, musisz zakończyć poprzedni. Poprzednie etapy nie są analizowane, więc globalne błędy mogą zostać zauważone na końcowym etapie pracy, kiedy można je poprawić tylko inwestując dużo czasu i pieniędzy.
Tę metodologię powinno się wybierać kiedy wszyscy są pewni wymagań, prawie nic się nie zmieni, jest możliwość sporządzenia szczegółowego planu pracy, a dokumentacja musi być szczegółowa.
Agile
Główna różnica między tą metodologią a poprzednią polega na tym, że zespół może coś zmienić w projekcie na etapach pośrednich.
Scrum, eXtreme Programming (XP), Kanban oraz Scrumban to warianty metodologii Agile.
Tę metodologię należy wybierać, gdy klienci są gotowi do dialogu, ale nie są pewni, co chcą uzyskać w rezultacie. Ta metodologia jest odpowiednia dla tych, którzy chcą szybkich, a nie idealnych wyników. szczegółowa dokumentacja i jasne terminy nie są tutaj przewidziane.
eXtreme Programming, XP
To kolejna metoda Agile z takimi cechami jak prostota, komunikacja, stała informacja zwrotna, szacunek i odwaga.
Tę metodologię powinno się wybierać, gdy twój zespół pracuje razem, nie ma pracy zdalnej, a współpraca jest jednym z twoich priorytetów.
Metoda krytycznej ścieżki
W tej metodologii główną uwagę skupia się na znalezieniu kluczowych zadań, które zapewniają szybkie i wysokiej jakości zakończenie projektu. Musisz obliczyć najdłuższy czas wymagany do ukończenia kluczowych zadań. Będzie to uważane za krytyczną ścieżkę.
Tę metodologię powinno się wybierać, kiedy projekt jest złożony, dużej skali, z wieloma zależnościami, ale istnieje jasny plan i tendencja zespołu do pracy zgodnie z algorytmem.
Wyjaśniliśmy, czym jest metodologia projektu i rozważyliśmy zalety stosowania metodologii zarządzania projektami. Najważniejsze, aby zrozumieć, że istnieje wiele metodologii, a hybrydy również warto wziąć pod uwagę. Dlatego określ swoje główne cele, na ich podstawie wybierz metodologię i dostosuj ją do siebie, zbuduj plan działania i zmierzaj w stronę sukcesu.