Quando se trata dos méritos das metodologias de gerenciamento de projetos, as pessoas que trabalham nesta área muitas vezes discordam. Alguém acredita que para o sucesso do produto final, a comunicação constante entre o cliente e o executor é o suficiente, e a metodologia é algo secundário. Você também pode ouvir a opinião oposta: sem uma metodologia, o caos engolirá até as ideias mais legais.
A verdade, como sempre, está em algum lugar no meio e é que a equipe precisa encontrar uma metodologia, adaptá-la e extrair o máximo de seu uso. A propósito, 39% das empresas pesquisadas pela Hubstaff em 2021 disseram que implementaram práticas de gerenciamento de projetos híbridas. Portanto, falaremos sobre as vantagens e a importância da metodologia de gerenciamento de projetos como tal.
O sucesso da utilização da metodologia no projeto depende em grande parte da disciplina na equipe e de uma firme intenção de seguir as regras.
Outro ponto importante é que antes de escolher uma metodologia, você precisa entender cuidadosamente qual é o objetivo final do projeto. A comunicação flexível e ativa entre clientes e executores é muito importante aqui. Se a comunicação resultou em requisitos claros para o projeto, você pode prosseguir para a metodologia.
O que é uma Metodologia de Gerenciamento de Projetos e Por Que é Importante?
A metodologia de gerenciamento de projetos é um sistema que permite reduzir riscos, otimizar esforços, evitar duplicações e levar a compreensão mútua a um novo nível na equipe. Os principais componentes da metodologia são os principios, métodos e regras de trabalho no projeto.
Respondendo à pergunta, o que é uma metodologia de projeto, podemos dizer que é uma estrutura que ajuda a gerenciar o projeto da melhor maneira e garantir a máxima produtividade das pessoas envolvidas. Se falarmos sobre a metodologia dentro da empresa, ela fornece os padrões, modelos e diretrizes para as ações rotineiras necessárias na maioria dos projetos.
Além disso, a metodologia adaptada ao estilo de trabalho da empresa acaba se tornando uma espécie de base para todos os futuros projetos e simplifica todas as etapas de seu ciclo de vida.
A metodologia ajuda a economizar recursos. Por exemplo, você passará pela iniciação e planejamento mais rápido, reduzirá o tempo de treinamento dos funcionários, etc.
Graças à metodologia, seu negócio vai:
- evitar erros cometidos em projetos anteriores;
- crescer constantemente ;
- ter uma compreensão comum dos processos, responsabilidades, papéis etc;
- eliminar a influência do fator humano;
- estar pronto para resolver tarefas e problemas complexos.
Em resumo, a importância da metodologia de gerenciamento de projetos é que ela ajuda a evitar a maioria das surpresas desagradáveis que podem ser encontradas no caminho para o sucesso. Portanto, podemos afirmar com certeza que a importância da metodologia de gerenciamento de projetos é grande, e existem muitos mais prós válidos do que contras. Abaixo estão algumas vantagens específicas.
15 Benefícios da Metodologia de Gerenciamento de Projetos e Como Eles Influenciam a Eficiência do Trabalho
Cada empresa notará suas próprias vantagens ao utilizar a metodologia, mas falaremos sobre as mais comuns.
- Criar uma cultura de gerenciamento de projetos bem-sucedida. É a metodologia que pode ser a base para isso. Ou seja, as melhores práticas que produzem resultados serão claramente descritas na empresa. Em vez disso, ficará claro quais ações devem ser evitadas.
- Definição clara de papéis. Muitas vezes acontece que nem todas as pessoas envolvidas no projeto entendem os papéis e responsabilidades. Isso se aplica especialmente a altos gerentes, cuja área de responsabilidade pode permanecer quase um segredo para os subordinados. A metodologia torna tudo isso transparente.
- Base para levar em conta a experiência dos colegas. Quando uma empresa não tem nenhuma metodologia, ou tem várias, é difícil compartilhar experiências de maneira que possa ser sistematizada e utilizada no futuro. Com uma metodologia, você pode otimizar esse processo e se beneficiar dele.
- O crescimento do nível geral de qualidade. De vez em quando, ocorrem situações em que o sucesso de um projeto se deve a uma boa coincidência, à alta qualificação de um dos colaboradores, grande entusiasmo, etc. Quando esses são casos isolados, você não deve acionar o alarme. Mas se tais fatores não tão previsíveis forem confiáveis em toda a empresa, algo está errado com o negócio, ele precisa de uma metodologia previsível.
- Não há reinvenção do “modelo de roda”. Quando as equipes não compartilham a experiência como mencionado acima, muitas vezes acontece que é preciso buscar respostas para perguntas que alguém já encontrou. É na metodologia que as “rodas” básicas devem ser descritas.
- Previsibilidade dos resultados. Quando a equipe tem padrões, é possível definir claramente os termos e prazos. Eles podem ser anunciados aos clientes ou outras partes interessadas. Se você seguir estritamente a metodologia, poderá terminar o trabalho até antes do planejado, o que irá agradar os participantes.
- Tomada de decisões eficazes. Quando todas as partes entendem os papéis e áreas de responsabilidade, metas e tarefas, formas de progresso, então as decisões são tomadas sem falta de informação. Portanto, são mais equilibradas e corretas. Além disso, a metodologia geralmente indica quem toma as decisões, então se ocorrer um erro, fica claro quem é o responsável. Portanto, não será possível delegá-lo.
- Aumento da motivação da equipe, seguido pelo aumento da produtividade. Quando o projeto tem um mínimo de surpresas desagradáveis, os objetivos são claros, assim como as maneiras de alcançá-los, as pessoas trabalham com maior prazer. O trabalho que traz emoções positivas automaticamente se torna mais eficiente do que aquele que causa negatividade.
- Crescimento rápido do nível de qualificação dos gerentes de projeto. Quando as equipes trabalham dentro de uma metodologia, é muito mais fácil para os gerentes interagirem com elas e crescerem profissionalmente. Afinal, não é preciso gastar muito tempo buscando soluções que simplifiquem a coordenação. Uma metodologia de gerenciamento de projetos dá a eles uma compreensão holística do projeto. Isso permite uma compreensão mais profunda dos processos.
- Uso compreensível e controlado dos recursos. A metodologia permite, desde o início, definir o escopo de trabalho a ser realizado e os recursos necessários para isso. Se algo não sair como esperado, ficará claro muito rapidamente.
- Gerenciamento adequado de riscos. Normalmente, a metodologia descreve algoritmos de previsão de riscos e ações para gerenciá-los. Além disso, a metodologia tem requisitos claros para comunicações, o que significa que todas as partes interessadas saberão sobre o risco em tempo hábil.
- O cliente entende o que receberá como resultado. Quando não há metodologia, não há garantia de que os requisitos foram registrados corretamente. Portanto, o cliente muitas vezes não tem confiança de que receberá exatamente o que esperava. Quando você trabalha dentro da metodologia, o cliente e o executor concordam que entendem a tarefa da mesma forma.
- Problemas no projeto podem ser notados mais cedo. Quando você tem métricas de controle, projetos com defeitos tornam-se visíveis imediatamente. Assim, há tempo para corrigir o que deu errado.
- As áreas de investimento possíveis se tornam claras. Por exemplo, pode ser que você não tenha ferramentas suficientes para um trabalho remoto eficaz. Os fundos investidos nelas trarão resultados tangíveis.
- O negócio transitará de modelos de gestão autoritários para democráticos. Como escrevemos acima, papéis e responsabilidades geralmente são claramente definidos nas metodologias. Portanto, os colaboradores entendem o que se espera deles e se sentem responsáveis por isso. E eles também sabem o que seus colegas devem fazer. Devido a isso, o nível de incerteza na equipe diminui, assim como o número de conflitos.
Métodos de Uso da Metodologia
Existem muitas metodologias de gerenciamento de projetos, e ainda mais opções híbridas. Portanto, antes de escolher uma delas, responda às seguintes perguntas:
- A equipe já utilizou alguma metodologia no passado? Se sim, quão bem-sucedida?
- Qual é a estrutura da equipe? Existem trabalhadores remotos, terceirizados?
- Quão fixos ou flexíveis são os requisitos dos seus clientes?
- O que é mais importante: obter um resultado rápido ou qualidade?
- É possível aumentar o orçamento se necessário?
- Quão rigorosos devem ser os requisitos? Existem oportunidades para experimentos?
- Quantos stakeholders há no projeto? Quão abertos estão para se comunicar?
Você também deve considerar o tipo ao qual o futuro gerente de projeto pertence:
“Executores” trabalham bem dentro da estratégia de negócios atual, buscando funcionários que ajudem a resolver problemas e avançar em uma determinada direção. Eles não procuram novas oportunidades de desenvolvimento que contradigam o que aconteceu até agora na empresa.
“Especialistas” podem procurar novas opções de desenvolvimento de negócios, com base na experiência anterior da empresa, pesquisas confiáveis etc. Eles consultam colegas de autoridade.
“Jogadores” estão prontos para procurar oportunidades onde não são vistas pelos analistas, assim como onde não há experiência comprovada com números confiáveis. Às vezes suas propostas falham em termos de retorno, mas o oposto também acontece.
“Profetas” têm uma ampla visão, muitas vezes vendo oportunidades de crescimento onde outros não veem. Eles estão prontos para mudar radicalmente a orientação do trabalho. Muitas vezes suas palavras têm que ser levadas ao pé da letra, pois não há números ou estudos que as confirmem.
Também é muito importante entender as características das abordagens populares de gerenciamento de projetos.
Cascata
A abordagem mais tradicional, com tarefas realizadas sequencialmente. Ou seja, para iniciar uma nova etapa, você precisa concluir a anterior. As etapas anteriores não são analisadas, então erros globais podem ser notados na etapa final do trabalho, quando só é possível corrigi-los gastando muito dinheiro e tempo.
Esta metodologia deve ser escolhida quando todos estiverem certos dos requisitos, quase nada mudará, há a oportunidade de elaborar um plano de trabalho detalhado, e a documentação precisa ser detalhada.
Ágil
A principal diferença entre esta metodologia e a anterior é que a equipe pode mudar algo no projeto em estágios intermediários.
Scrum, Programação Extrema (XP), Kanban e Scrumban são variações do Ágil.
Esta metodologia deve ser escolhida quando os clientes estão prontos para um diálogo, mas não têm certeza do que querem obter como resultado. Esta metodologia é adequada para aqueles que desejam resultados rápidos, não ideais. Documentação detalhada e prazos claros não são fornecidos aqui.
Programação Extrema, XP
É outra metodologia ágil com características como simplicidade, comunicação, feedback constante, respeito e coragem.
Esta metodologia deve ser escolhida quando sua equipe trabalha junta, sem trabalho remoto, e a colaboração é uma de suas prioridades.
Método de caminho crítico
Nesta metodologia, a principal atenção é dada à identificação das tarefas chave que resultam na conclusão rápida e de alta qualidade do projeto. Você precisa calcular o maior tempo necessário para concluir as tarefas chave. Isso será considerado como o caminho crítico.
Esta metodologia deve ser escolhida quando o projeto é complexo, de grande escala, com muitas dependências, mas há um plano claro e uma tendência da equipe a trabalhar de acordo com algoritmos.
Assim, explicamos o que é a metodologia do projeto e consideramos as vantagens de usar a metodologia de gerenciamento de projetos. O mais importante é entender que existem muitas metodologias, e os híbridos também valem a pena considerar. Portanto, determine seus objetivos principais, com base neles, escolha uma metodologia e adapte‑a a si mesmo, monte um plano de ação e siga em direção ao sucesso.