Сьогодні світовий ринок пропонує багато сервісів для управління проектами. Кожен із таск-менеджерів має свої унікальні особливості та переваги, що допомагають ефективно керувати робочим процесом та економити ресурси.
Що важливо знати про інструменти управління проектами?
Програми для управління проєктами дозволяють нам ставити задачі, планувати бюджет, підтримувати постійний зв’язок із колегами та замовниками, забезпечувати управління ризиками, вести обліку часу та правильно розподіляти ресурси.
На сьогоднішній день існує безліч різних систем управління проектами, і кожна з них має свої особливості.
Тому багато інструментів проєктного менеджменту намагаються надати користувачам широкий функціонал, зручний та інтуїтивно зрозумілий інтерфейс.
15 найкращих інструментів для планування проєктів
Для чого потрібні інструменти управління проектами?
Використання програм для ведення проєктів покращує процес управління та контролю всіх етапів проекту. Ось деякі статистичні дані:
- через погане управління проектами майже 11,4% ресурсів (часу, грошей тощо) завжди витрачаються марно;
- 54% користувачів вважають, що сервіси для управління проектами дозволяють економити кілька робочих годин на день;
- 54% проектних менеджерів не мають належного доступу до даних проекту, що ускладнює робочий процес;
- лише 22% компаній використовують таск-менеджери у своїй роботі;
- 77% високоефективних компаній регулярно користуються сервісами для управління проектами;
- є думка, що ринок систем для управління проектами коштуватиме $9,81 млрд. і до 2026 року зросте на 10,6%.
Таск-менеджери економлять час, гроші, людські ресурси та надають величезну кількість рішень для управління проектами.
Як обрати потрібний таск-менеджер?
Це може здатися дивним, але за статистикою лише 35% керівників задоволені своїми інструментами управління проектами. У той же час близько 52% користувачів дуже розчаровані софтом, якими користуються. Цікаво, що близько 95% проектних менеджерів використовують більше одного додатку для керування робочими процесами.
І постає питання, чому у світі з більш ніж 100 різними сервісами користувачі все одно незадоволені та використовують одночасно кілька інструментів замість одного? Основна проблема — невідповідний софт для невідповідних команд. Це означає, що іноді менеджери проектів обирають сервіси, які не підходять для їхнього робочого процесу. Таким чином, багато функцій не використовуються, а важкий інтерфейс заважає користувачам взаємодіяти та ефективно виконувати робочі задачі.
7 найкращих інструментів для управління проектами
Є багато варіантів систем управління проектами. Отже, розглянемо найпопулярніші та найцікавіші.
Jira
Jira від Atlassian – один з найвідоміших та найпопулярніших таск-менеджерів. У всьому світі його використовують майже 20% команд. Jira – це хмарний сервіс для управління проектами, який містить величезну кількість інструментів. Він складається з трьох основних розділів: проекти (задачі, баги та запити), проблеми (списки помилок) та робочий процес (послідовність кроків). Jira добре вписується в Agile-методологію управління проектами. Варто зазначити, що Jira займає більшу частину ринку управління проектами (42%).
За даними capterra.com, рейтинг Jira у 2023 році становить 4,5.
До основних функцій Jira відносяться:
- Планування проекту;
- Встановлення етапів;
- Налаштування робочого процесу;
- Робота з Канбан-дошками;
- Управління доступом та правами для користувачів;
- Аналіз проекту та звітність.
Ціни
Залежно від кількості користувачів та інструментів, у Jira є кілька тарифних планів, а стандартний починається від $7,50 за користувача на місяць. Існує також безкоштовна пробна версія, але вона має багато обмежень.
Плюси та мінуси Jira
Переваги:
- Jira чудово підходить для Agile-підходу. Вона забезпечує гнучке управління проектами з використанням Agile-інструментів, таких як спринти, Канбан-дошки, історії користувачів та діаграми вигорання.
- Сервіс має безліч можливостей для інтеграції, зокрема з месенджерами, такими як Slack, що дозволяє легко спілкуватися та відповідати на повідомлення.
- Jira підходить для різних типів користувачів. Наприклад, його можуть використовувати не лише керівники проектів, а й розробники, інженери та нетехнологічні бізнес-фахівці.
- Деякі користувачі вважають інтерфейс Jira дуже заплутаним, оскільки він включає безліч інструментів, які іноді важко знайти і правильно використовувати.
- У порівнянні з хорошою браузерною версією, у мобільному додатку Jira дуже складно орієнтуватися та виконувати завдання.
- Jira не дозволяє користувачам завантажувати високоякісні зображення та графіку.
Worksection
Worksection – український онлайн-сервіс управління проектами. Його легко інтегрувати із сервісами Google, будь-якою CRM-системою, Slack та Telegram. На сьогоднішній день понад 1000 компаній використовують Worksection для керування своїми проектами. Сервіс Worksection підходить для різних типів бізнесу: діджитал-агентств, веб-студій, компаній відео-продакшену та ін.
За даними capterra.com, рейтинг Worksection у 2023 році становить 4,8.
Основні можливості Worksection:
- Дашборд – розділ з ключовими показниками та індикаторами для швидкого аналізу виконаної роботи;
- Гнучкий інтерфейс;
- Облік часу;
- Чати та комунікація всередині системи;
- Діаграма Ганта;
- Канбан-дошки;
- Звіти за проектами;
- Технічна підтримка;
- Захист даних.
Ціни
Worksection має кілька тарифних планів. Наприклад, безкоштовна версія включає 5 користувачів, 2 активні проекти та 100 МБ хмарного сховища. При цьому базова підписка включає 20 користувачів, 20 проектів, 20 Гб хмарного сховища, інтегрований обліку часу та бюджету, діаграму Ганта і багато інших функцій всього за $49 на місяць. Тарифи Worksection дозволяють платити не за окремого користувача, а за всю команду, що значно дешевше.Плюси та мінуси Worksection
Переваги:
- У Worksection вбудована Діаграма Ганта, яка допомагає візуалізувати робочі процеси та зв’язки між задачами.
- Сервіс має вбудований таймер для відстеження часу по задачам.
- Worksection забезпечує швидку та ефективну технічну підтримку для своїх користувачів. Що важливо, це не боти, а тільки реальні люди. Середній час відповіді техпідтримки складає 10 хвилин.
- У системі є Дашборд проекту – візуальний інструмент для аналізу даних, що дозволяє спостерігати за розвитком проекту в режимі реального часу. За допомогою Дашборду ви також можете аналізувати залученість команди, швидко збирати статистичні дані та контролювати бюджет проекту.
- У системі немає спільного чату акаунта, тому спілкування між членами команди проводиться лише в рамках кожного завдання.
- Багато користувачів визнають, що хоча веб-версія дуже зручна та інтуїтивно зрозуміла, мобільний додаток міг би бути кращим.
Asana
Asana – це популярний таск-менеджер, який має як веб-версію так і мобільний додаток, і включає безліч функцій для ефективного контролю робочого процесу. Asana можна використовувати для Agile-методологій або керувати робочими проектами як своїми особистими задачами.
За даними capterra.com, рейтинг Asana у 2023 році становить 4,5.
Ключові особливості Asana включають:
- Конструктор робочого процесу;
- Діаграму Ганта;
- Канбан-дошки;
- Календар;
- Інтеграцію додатків;
- Візуалізацію етапів роботи.
Ціни
Asana має кілька тарифних планів. Наприклад, безкоштовна версія доступна для команд до 15 користувачів. Якщо у вас велика команда або ви хочете мати більше доступних функцій, ви можете обрати преміум-версію, яка коштує $10,99 за користувача на місяць.Плюси та мінуси Asana
Переваги:
- Дозволяє відстежувати прогрес проектів за допомогою інформаційних панелей, графіків та діаграм.
- Добре інтегрована зі Slack, Gmail, Google Drive, Microsoft Teams, Dropbox та Zoom.
- Asana має зручний мобільний додаток. Це дозволяє ефективно управляти робочими процесами навіть зі смартфону.
- Через велику кількість функцій новим користувачам може бути складно адаптуватись до системи.
- Asana надає обмежену функціональність експорту: система дозволяє користувачам експортувати дані лише у форматах JSON або CSV.
Trello
Trello – це простий у використанні хмарний сервіс для спільної роботи над проектами, який підійде для невеликих проектів та команд. Як і Jira, належить Atlassian. Trello дозволяє організувати вашу роботу на Канбан-дошках, які є його основними складовими. На сьогоднішній день у світі налічується понад 50 мільйонів користувачів Trello.
За даними capterra.com, рейтинг Trello у 2023 році становить 4,5.
Основні функції Trello включають:
- Повідомлення та сповіщення про дедлайни;
- Просту організацію міток, тегів та коментарів;
- Контрольний список прогресу;
- Мобільну оптимізацію;
- Канбан-дошки;
- Зручний інтерфейс.
Ціни
Trello пропонує кілька тарифних планів. Зокрема, є безкоштовна версія з обмеженим функціоналом (лише до 10 канбан-дошок). Стандартний тарифний план коштуватиме вам $5 за користувача на місяць.Плюси та мінуси Trello
Список переваг Trello:
- Інтерфейс Trello зручний і простий для розуміння, тому розібратися в ньому не важко навіть новачку.
- У Trello є дуже простий мобільний додаток, який ви також легко можете використовувати для управління проектами та задачами.
- Головний інструмент Trello – Канбан-дошки. Вони добре облаштовані, тому їх можна легко налаштовувати та використовувати у роботі. Крім того, Trello дозволяє користувачам змінювати дизайн робочого інтерфейсу.
- Насамперед цей сервіс добре підходить для управління невеликими командами та проектами. Однак зі збільшенням кількості користувачів та завдань Trello стає дуже перевантаженим та складним для контролю робочого процесу.
- Якщо вам потрібні додаткові функції, необхідно виконати оновлення. Насправді, у безкоштовній пробній версії є лише Канбан, а решта функціоналу дуже обмежена. Наприклад, ви не зможете використовувати діаграму Ганта, поки не оновите її.
- Trello має обмежене хмарне сховище. Ви можете завантажувати файли не більше 10 Мб. При цьому платна версія дозволяє завантажувати файли розміром до 250 Мб.
Monday.com
Monday.com – це хмарний сервіс управління проектами, що дозволяє командам ефективно контролювати робочий процес. Іноді користувачі називають його чудовою альтернативою Microsoft Project Manager. Monday.com підходить для Agile-методологій, для різних команд та проектів.
За даними capterra.com, рейтинг Monday.com у 2023 році становить 4,6.
Ось деякі особливості Monday.com:
- Автоматизація робочого процесу;
- Інтеграція з електронною поштою;
- Управління грошовими та часовими витратами;
- Діаграма Ганта;
- Управління ресурсами;
- Робота з документами.
Ціни
Monday.com має безкоштовну пробну версію, функціональність якої обмежена. Тому якщо ви хочете, наприклад, 5 ГБ файлового сховища або необмежену кількість функцій, будьте готові платити $8 за користувача на місяць.Плюси та мінуси Monday.com
Переваги:
- Тайм-трекер. Дозволяє відстежувати час окремо для кожної задачі за допомогою тайм-трекера. Він показує, скільки часу ви витрачаєте на кожне завдання і допомагає оптимізувати робочий процес у майбутньому.
- Monday.com значно спрощує спілкування та спільну роботу. Всі документи, повідомлення, результати зустрічей тощо зберігаються в одному місці, тому ви нічого не пропустите і завжди матимете доступ з мобільного додатка та браузера.
- Сервіс надає безліч інструментів для візуалізації робочого процесу. Ви можете використовувати дашборди, графіки, діаграми, віджети з різними мітками, кольорами тощо. З Monday.com у вас є все необхідне, щоб зробити робочий процес зрозумілішим і прозорішим для кожного члена команди.
- Багато користувачів визнають, що веб-версія сервісу хороша, але мобільний додаток дуже перевантажений і незручний, що ускладнює його використання.
- Через велику кількість функцій Monday.com може бути складним і не завжди зрозумілим для нових користувачів, які не мають досвіду роботи з подібними системами.
- Деяких користувачів бентежить інтерфейс сервісу.
Clickup
Clickup – це високоефективний хмарний сервіс для управління проектами, який ставить у центр уваги продуктивність вашої команди. Цей інструмент ідеально підходить для реалізації Agile-методологій та забезпечення успішного ведення різноманітних проектів.
За даними capterra.com, рейтинг Monday.com у 2023 році становить 4,6.
Ось деякі особливості Clickup:
- Автоматизація робочих процесів;
- Інтеграція з електронною поштою;
- Керування фінансовими та часовими ресурсами;
- Діаграми Ганта для візуалізації проектів;
- Управління ресурсами та робота з документами.
Ціни
Clickup пропонує безкоштовну пробну версію з обмеженим функціоналом. Платні плани розширюють можливості, починаючи від $5 на користувача в місяць.Плюси та мінуси Clickup
Переваги Clickup:
- Ефективний Тайм-трекер: Спостерігайте за часом для кожного завдання та оптимізуйте робочий процес.
- Гнучке спілкування та спільна робота: Зберігайте всю інформацію в одному місці для максимальної доступності.
- Візуалізація робочого процесу: Графіки, діаграми та дашборди для прозорості та зрозуміння.
- Мобільний додаток: Деякі користувачі відзначають перевантаженість та незручність мобільної версії.
- Складність для новачків: Велика кількість функцій може бути викликом для нових користувачів.
- Дизайн інтерфейсу: Деяким користувачам може не подобатися інтерфейс сервісу.
Basecamp
Basecamp – це сучасна хмарна платформа для управління проектами, що пропонує командам ефективні інструменти для спільної роботи та впорядкування завдань. Відмінний вибір для тих, хто цінує простоту та функціональність.
За даними capterra.com, рейтинг Basecamp у 2023 році становить 4,3.
Ось деякі особливості Basecamp
- Простий та зрозумілий інтерфейс;
- Завдання та дедлайни;
- Засідання та обговорення проектів;
- Завдання та список справ;
- Відмінна спільна робота.
Ціна
Basecamp пропонує прозорий підхід — фіксована ціна $99 на місяць для необмеженої кількості користувачів.Плюси та мінуси Basecamp
Переваги Basecamp
- Простота та Легкість: Ідеально підходить для тих, хто шукає простий та зрозумілий інструмент.
- Спільна Робота: Завдання, обговорення та файли — все в одному місці для зручності.
- Фіксована Ціна: Прозорий та доступний підхід до ціноутворення.
- Обмеженіший Функціонал: Для деяких користувачів може здатися менш розширеним порівняно з іншими платформами.
- Без Засобів Візуалізації: Відсутність діаграм Ганта та інших інструментів для візуалізації робочого процесу.
- Можливість Перенасичення: Для деяких користувачів може бути занадто простим.