Мои задачи
Список всех ваших задач доступен в верхнем правом меню, раздел Мои задачи:
Задачи и коммуникация
Создание задач
Задачи могут быть разделены на 3 уровня (задача, подзадача уровень 1, подзадача уровень 2) и также иметь флажки ☑️ для мелких действий. Все задачи имеют встроенный чат для обмена сообщениями, файлами и ссылками между участниками команды.
Сотрудник с ролей пользователя должен сначала быть приглашен в соответствующий проект, чтобы он/она мог(ла) создавать задачи для себя и других. Задачи не могут существовать отдельно от проектов.
Чтобы добавить новую задачу, нажмите кнопку “+” и выберите “Новая задача”:
В следующем окне заполните основные поля:
- Заполните имя задачиРекомендуется использовать 5 принципов SMART при создании имени задачиСовет: рекомендуем называть проекты и задачи, следуя одной и той же логике каждый раз, чтобы любой менеджер или сотрудник мог быстро понять новый проект.
- Установите приоритет важности задачи
Вы можете выбрать уровень приоритета от 1 до 10 (высший уровень). Кроме того, существует приоритет “0”, который можно рассматривать как паузу. - Выберите ответственного человека
Только один участник может быть Исполнителем задачи. Если вы хотите иметь несколько ответственных людей, разбейте задачу на подзадачи и назначьте ответственных людей для каждой из них соответственно. - Добавьте статус и метку к задаче
Метки и статусы нужны для удобства работы с большим количеством задач. Вы можете создавать индивидуальные метки для своего аккаунта. Смотрите примеры того, как наши клиенты используют метки в нашем блоге. - Установите срокиЗадача может иметь следующие сроки:без установленного срока: задача не имеет конкретных дат начала и окончания;дата завершения (срок): например, пятница, 13 февраля;даты начала и окончания: например, начать 23-го и закончить 27-го;Вы также можете добавить повторяемость задачи: например, “Ежемесячный отчет каждую пятницу нового месяца”.
- План
В начале вы можете пропустить его. Это начальный план, сколько времени и финансовых ресурсов предполагается для этой задачи. - Опишите задачу
В этом поле вы можете добавить описание (вики) задачи или любую полезную информацию для всех участников и добавить необходимые файлы и документы. - Подписать участников для получения уведомлений о задаче
Участники, которых вы подписываете на эту задачу, будут уведомлены о различных действиях в задаче, таких как изменение срока или добавление нового комментария. Мы рекомендуем подписывать уведомления только для тех сотрудников, которые действительно работают над этой задачей. - Ограничить видимость при необходимости
Вы можете сделать задачу “видимой” только для определенных людей, например, “скрыть задачу от клиента.” По умолчанию вся команда проекта видит все задачи проекта.
Если вам нужно добавить более одной задачи одновременно, используйте создание группы задач:
Вы можете скопировать названия задач из таблицы Excel и вставить их в это поле или импортировать все задачи полностью с условиями, описаниями и другой информацией напрямую из файла Excel!
Совет: Сделайте задачу верхнего уровня такой, которая гарантированно приблизит вас к всему проекту. А все более мелкие и промежуточные шаги становятся подзадачами или контрольными списками.
Списки задач
Задача, заполненная проектом, будет выглядеть следующим образом:
- название задачи
- уровень приоритета
- исполнитель
- срок выполнения
- прогресс по задаче (и соотношение фактических и плановых затрат)
- панель фильтров
- поиск
Система имеет встроенные различные фильтры, которые помогают в ежедневной работе. При необходимости вы можете создать свои собственные. Например, вы можете отфильтровать все задачи с высоким уровнем приоритета и пометить их как “на проверку”. Затем сохраните полученный список в “закладки” для быстрого доступа.
Как и любой список в Worksection, его можно экспортировать в Excel.
Примечание. Когда вы находитесь “на уровне проекта”, вы видите только задачи и участников этого проекта. Если вы вернетесь на “уровень аккаунта”, вы увидите все задачи всех проектов в одном списке и всех сотрудников.
Вы также можете переключиться на список задач “По людям”, например:
Сортировка списка задач “По людям” отображает карточку человека и задачи, назначенные ему (за которые он отвечает). На этой странице вы можете увидеть все задачи ваших сотрудников.
Вы также можете фильтровать задачи по статусу / метке или просмотреть загрузку сотрудника, например, за неделю, установив соответствующий параметр в фильтре “Сроки”. Вы также можете перетаскивать задачу от одного участника проекта к другому.
Чат и коммуникация в задачах
Быстрая обмена информацией и сообщениями позволяет ускорить работу, быстро донести информацию до команды и хранить её в одном месте.
В Worksection, каждое задание имеет отдельный чат, что позволяет следующее:
- обмениваться сообщениями;
- добавлять необходимые файлы и ссылки;
- обращаться к коллегам напрямую;
- реагировать на сообщение.
После того как вы напишете комментарий, следующие коллеги получат сообщение об этом: автор задания, исполнитель задания и все подписчики на задание.
В общении по заданию часто возникают ситуации, когда достаточно сказать кратко: “Мне нравится”, “Сделано — проверьте”, “Да, смотрите” или просто — “Да”. Это легко сделать с помощью различных реакций (эмодзи).
