Postmen: За 8 лет от новичка до одного из ТОП digital-агентств Украины
13 ноября 2020   •   Алина Кривенец   •   9 min read

Postmen: За 8 лет от новичка до одного из ТОП digital-агентств Украины

Ярослав Ведмидь
Ярослав Ведмидь — руководитель и основатель цифрового агентства Postmen. Основные направления работы агентства: воплощение digital коммуникаций, реализация комплексных маркетинговых задач и креативных стратегий.


За 8 лет от полного новичка до одного из ТОП агентств Украины

Агентство Postmen работает уже восьмой год. Мы прошли большой путь становления, фактически, из офиса и двух людей — к команде в 60 человек сейчас. Кроме того, мы работаем с большим количеством фрилансеров и подрядчиков. Главная ценность нашего агентства — эффективность.


Для нас важна связь между усилиями и результатом.

Когда появилась мысль перейти на почасовую оплату труда?

На третьем году работы. В коллективе тогда уже было 20 человек. Я лично тратил много времени как финансовый менеджер.

Долгое время мы работали по концепции «тумбочки». Что это значит? Есть команда, где владелец является её частью и на кончиках пальцев понимает все процессы, которые происходят. Если денег в тумбочке становится больше — всё хорошо.

Когда стало больше проектов, больше специалистов и департаментов, а у менеджеров появилась самостоятельность, оказалось, что эта концепция уже не работает.


Тогда у нас возникло несколько вопросов:

  1. Каким образом мы бюджетируем свои услуги?
  2. Каким образом учитываем свои расходы?
  3. Каким образом контролируем все, что происходит в агентстве?

Эти вопросы кажутся легкими, когда «на борту» 5 или 10 человек. Но когда команда становится больше — уже нет.



Как вы изменили систему финансового учета в агентстве?

Фактически, все произошло случайно. (как и много хороших вещей происходят случайно). Ко мне в офис пришла знакомая. Мария тогда была в декрете. Она имеет MBA, финансовое образование и работала как инвестиционный банкир.

Рассказала, что отцу для маленькой компании построила финансовый учет и сказала, что у нее есть время и вдохновение, чтобы построить лучшую концепцию и для нашего агентства. На тот момент у нас все ещё работала концепция «тумбочки».

Я сказал: «Окей Маша, давай это сделаем»
Первое, что сказала Маша: «Мы переходим на почасовую оплату, потому что нам нужна точка опоры для расчета затрат.

Бюджетирование должно быть понятным и прозрачным для нас и наших клиентов. Только тогда вокруг этого можно построить лучшую финансовую систему.
Сначала «почасовка» фиксировалась в конце рабочей недели. Каждую пятницу мы заполняли разбивку и указывали, чем занимались в течение недели.


Что нам это дало?

  • Мы увидели, где прибыльные клиенты, а где убыточны.
  • Мы увидели, где прибыльные направления и сервисы, а где убыточны.
  • Мы начали трансформировать бизнес. Отключали клиентов и направления, которые были убыточными и начали более уверенно и активно работать с теми направлениями и сервисами, которые приносили прибыль.

Поняли — таймтрекер работает. Тогда стал вопрос: «А как уменьшить погрешности?»

Начали подбирать платформу, которая могла бы помочь в решении этого вопроса. На этом этапе развития у нас в работе появились таблички Google.
Некоторое время мы колебались между инструментами, которые уже использовал наш IT отдел — Jira и Asana.

На этих платформах работал наш отдел web разработки. Но эти платформы меньше подходили для других отделов агентства.




В конце концов, мы выбрали Worksection. Он тогда был гораздо меньше развит. Это были 2015-2016 годы.

Фактически, мы росли вместе с Worksection. Передавали свои пожелания относительно функционала команде таск-менеджера.

Что изменилось с появлением Worksection?

  • Первый результат с Worksection — отчетность.
70-80% расходов — это заработная плата сотрудникам. Нам крайне важно понимать куда уходит рабочее время.
Контроль этой, самой большой части, дает нам понимание эффективности времени1, которое было использовано для работы над проектами и задачами. А также, вывести данные по всему проекту2. Тогда мы можете четко сказать о состоянии дел с тем или иным проектом, сервисом или продуктом.


  • Второй результат с Worksection — диалог с клиентами.
Клиенты видят структуру проектов, стоимость отдельных работ, количество потраченных часов для работы над проектом, ставки за эту работу. Клиенты видят, например, действительно ли для конкретной задачи требуется 12 часов работы специалиста? Возможно, нужно больше или меньше?


3 Таймер помогает посчитать точное время работы, вплоть до секунды.

На основе отчетности мы можем договориться с клиентом о значительных или незначительных изменениях в работе над проектом.

Как используете трекер времени в Worksection?

Считаем среднее количество часов по сотруднику. Но есть отделы, для которых трудно делать почасовой учет.

Например — это отдел креатива. Когда у компании есть различные департаменты, вы не можете иметь один показатель для измерения эффективности работы. Отделы дизайна и разработки, например, имеют разный смысл времени, выделяемого на работу.

Используете ли в агентстве какие-то специфические методологии проектного менеджмента?

Наш Web департамент работает в методологии SCRUM. Видео продакшн также работает в SCRUM. В общем, агентский бизнес завязан на разных клиентах. Нам надо работать с различными клиентами. Кто-то использует SCRUM, а кто-то — нет. Есть клиенты, с которыми мы работаем долго, системно и используем для наших совместных SCRUM-проектов.

.

Мы видим один проект с продолжением на стороне клиента, а клиент видит продолжение на стороне нашего агентства. Фактически, мы становимся одной системой.

Есть ли у вас внутренняя культура работы с Worksection?

Сначала у нас был просто талмуд вообще о нашей компании. Там была вся нужная для сотрудников внутренняя информация. Сейчас все это сведено в единую wiki-систему, где каждый сотрудник может ознакомиться, например, со своей должностной инструкцией.


У нас есть правило:
Если задачи нет в Worksection — этого нет нигде, и сотрудник может задачи не выполнять.

Есть ли у вас личный опыт работы с Worksection?

Нет, еще нет (ред .: улыбается). С введением инноваций, мы пытаемся мою роль в агентстве свести к стратегической. Но бывает, что я являюсь активной частью проекта.

С начала года Worksection для меня — личный вызов. Я точно осознаю все преимущества таск-менеджера.
Единственное, что это будет от меня требовать времени, чтобы фиксировать задачи и проверять их. Но это улучшит мое взаимодействие с коллегами.


Что еще изменил Worksection в работе агентства?

С Worksection нам удобнее, когда мы можем объяснить клиенту что делаем. Почему проект А, например имеет Х бюджет, а проект B — Y бюджет.


Наша цель через несколько лет — полностью автоматизированная система с помощью Worksection:

  • Каждый сотрудник должен видеть результат и затраченные усилия для выполнения проекта (время).
  • Каждый клиент должен видеть бюджеты и результаты от работы с нами.
  • Мы должны видеть свою эффективность.

Это наше видение автоматизации с Worksection через 2-3 года



ответить
Александр 25 ноября 2020
Спасибо, интересный кейс, как раз переходим на почасовку - очень вовремя прочитал, интересно как это устроено в других агентствах

esc
Поделиться в
или
Компания занимается архитектурой и дизайном интерьеров. Пять лет на рынке Украины. Коллектив: 21 дизайнер и архитектор. Одно из преимуществ — «глубокое погружение» в проект через историю заказчика для...
11 января 2021   •   5 min read
История о том, как Genius Marketing перевел всех своих сотрудников из офиса на работу из дома без факапов. О важности самоконтроля и тасктрекера при удаленной работы как для сотрудников, так и для владельцев бизнеса.
9 декабря 2020   •   5 min read
Министерство цифровой трансформации Украины — государственный орган, который занимается цифровизацией страны вцелом. То есть, работает над прозрачностью коммуникации между органами управления и упрощения...
29 апреля 2020   •   6 min read

Более 1300 компаний используют Worksection. Присоединяйтесь!

Worksection используют 1300 компаний

Отлично!

Введите код подтверждения
или перейдите по ссылке из письма
Нет письма? Даже в спаме? Напишите нам
или через