Yaroslav Vedmid è il fondatore e responsabile dell’agenzia digitale Postmen. L’agenzia si occupa essenzialmente di introdurre la comunicazione digitale, implementare compiti di marketing complessi e strategie creative.
Oltre 8 anni – da neofita a una delle principali agenzie dell’Ucraina
È l’ottavo anno che l’agenzia Postmen è operativa. Abbiamo superato un lungo cammino di crescita, partendo da un ufficio con 2 persone a un team composto attualmente da 60 persone. Inoltre, collaboriamo con molti freelance e fornitori. Il valore principale della nostra agenzia è l’efficienza.
Ciò che apprezziamo è il legame tra gli sforzi e il risultato ottenuto.
Quando ti è venuta in mente l’idea di adottare una retribuzione oraria?
È successo durante il terzo anno della nostra attività. A quel tempo, il nostro team già consistava di 20 persone. Per quanto mi riguarda, ho dedicato molto tempo come manager finanziario.
Per molto tempo, abbiamo operato secondo il concetto di “unità cassetto”. Cosa significa? C’è un team in cui il proprietario fa parte, avendo tutti i processi in corso a portata di mano.
Se i guadagni crescono, tutto va bene.
Quando abbiamo ottenuto più progetti, più specialisti e dipartimenti, e i manager hanno acquisito indipendenza, si è scoperto che tale concetto non funzionava più.
A quel punto, sono emerse diverse domande:
- Qual è il modo in cui budgettiamo i nostri servizi?
- Qual è il modo in cui contabilizziamo le nostre spese?
- Qual è il modo in cui siamo in controllo di tutto ciò che accade nell’agenzia?
Queste domande sembrano semplici quando ci sono 5 o 10 persone a bordo. Ma quando il team cresce, non è più così.
Come hai cambiato il sistema di contabilità finanziaria nella tua agenzia?
In realtà, è successo per caso (come molte cose buone accadono per caso). Una mia conoscente è venuta a trovarmi nel mio ufficio. Maria era in congedo di maternità allora. Ha un MBA, una formazione finanziaria, e ha lavorato come banchiere d’investimento.
Mi ha detto che aveva creato un sistema di contabilità finanziaria per una società madre di una piccola entità, notando di avere tempo e ispirazione per costruire un concetto migliore anche per la nostra agenzia. A quel tempo, avevamo ancora in corso il concetto di “unità cassetto” nella nostra azienda.
Ho detto: “Va bene, Masha, facciamolo insieme”.
La prima cosa che Maria ha detto è stata: “Stiamo adottando una retribuzione oraria, perché abbiamo bisogno di un punto di riferimento per il calcolo dei costi.
Inizialmente, la “retribuzione oraria” veniva fissata alla fine della settimana lavorativa. Ogni venerdì, compilavamo il ripartizione e indicavamo le nostre attività della settimana.
Quali sono stati i nostri benefici?
- Abbiamo visto quali clienti portano profitti e quali causano perdite.
- Abbiamo osservato quali aree e servizi erano redditizi e quali portavano perdite.
- Abbiamo iniziato a trasformare la nostra attività. Abbiamo cancellato i clienti e le aree in perdita e abbiamo iniziato a operare in modo più fiducioso e attivo nelle aree e nei servizi redditizi.
Abbiamo capito: il monitoraggio del tempo funziona. Poi è emersa una domanda: “Come ridurre gli errori?”
Abbiamo iniziato a selezionare una piattaforma che potesse aiutare a risolvere questo problema. In questa fase di sviluppo, abbiamo adottato Google Sheets nel nostro lavoro. Per un certo periodo, abbiamo esitato tra le risorse già utilizzate nel nostro dipartimento IT. Queste erano Jira e Asana.
Queste piattaforme ospitavano il nostro sviluppo web. Ma le piattaforme erano meno adatte per il resto dei dipartimenti dell’agenzia.
Alla fine, abbiamo optato per Worksection. A quel tempo, era piuttosto meno sviluppato. E si trovava negli anni 2015 – 2016.
Siamo cresciuti insieme a Worksection. Abbiamo trasferito le nostre preferenze riguardo alla funzionalità al team del gestore dei compiti.
Cosa è cambiato con il lancio di Worksection?
- Il primo risultato con Worksection è capire il tempo impiegato per progetti definiti.
Il controllo di questa grande parte ci consente di comprendere l’efficienza del tempo1 impiegato per gestire progetti e compiti. E inoltre, di visualizzare i dati su tutto il progetto2. Allora puoi descrivere chiaramente la situazione delle nostre attività in un certo progetto, servizio o prodotto.
- Il secondo risultato con Worksection è un dialogo con i clienti.
I clienti vedono la struttura dei progetti, il costo dei singoli lavori, la quantità di ore spese per il lavoro legato al progetto, così come le tariffe salariali per tale lavoro. In particolare, i nostri clienti vedono se un specialista ha realmente bisogno di 12 ore di lavoro per il progetto. Forse, né sono necessarie di più o di meno.
3 Il Timer aiuta a calcolare l’esatto tempo di lavoro, fino a un secondo.
Basandoci sulle relazioni, possiamo regolare con il nostro cliente alcune modifiche considerevoli o minori nelle attività legate al progetto.
Come utilizzi il tracker del tempo in Worksection?
Contiamo il numero medio di ore per ogni dipendente. Ma abbiamo dipartimenti per i quali è difficile fornire una contabilità oraria.
Ad esempio, il dipartimento creativo è uno di questi. Quando l’azienda ha vari dipartimenti, non puoi fare affidamento su un solo indicatore per misurare l’efficienza del lavoro. I dipartimenti creativo e IT, ad esempio, hanno vari sensi di tempo assegnato per il lavoro.
Segui qualche metodologia specifica di gestione dei progetti nella tua agenzia?
Il nostro dipartimento Web opera secondo la metodologia SCRUM. Anche la produzione video opera in SCRUM. In generale, l’attività dell’agenzia è associata a vari clienti. Dobbiamo rapportarci con vari clienti. Alcuni usano SCRUM, altri no. Ci sono clienti con i quali collaboriamo da lungo tempo, in modo sistematico, utilizzando SCRUM per i nostri progetti congiunti.
Possiamo vedere un progetto proseguito dalla parte del cliente, e il cliente visualizza la parte continuata dalla nostra agenzia. Stiamo effettivamente diventando un sistema unico.
Hai una tua cultura interna operativa di Worksection?
All’inizio, avevamo solo un fascicolo che specificava in generale l’attività della nostra azienda. Conteneva tutte le informazioni interne necessarie ai nostri dipendenti. Ora è stato consolidato in un’unica sistema wiki dove ogni dipendente può familiarizzarsi, ad esempio, con la propria descrizione del lavoro. Il lavoro basato su Worksection è la parte principale della formazione.
Abbiamo una regola:
Se un compito è assente in Worksection, non esiste, il che significa che un dipendente potrebbe non portare a termine tale compito.
Hai la tua esperienza nell’utilizzo di Worksection?
Non ancora (ed.: sorridendo). Man mano che vengono introdotte innovazioni, stiamo cercando di ridurre il mio ruolo nell’agenzia a uno strategico. Ma a volte sono una parte attiva del progetto.
L’unica cosa è che richiederà tempo da parte mia per registrare i compiti e controllarli. Ma migliorerà la mia interazione con i colleghi.
Cos’altro ha cambiato Worksection nell’attività dell’agenzia?
Worksection rende più facile per noi spiegare cosa stiamo facendo al nostro cliente. Ad esempio, perché il progetto A ha un budget di X, mentre il progetto B ha un budget di Y.
Il nostro obiettivo tra qualche anno è avere un sistema completamente automatizzato basato su Worksection:
- Ogni dipendente dovrebbe vedere il risultato e gli sforzi spesi per completare il progetto (consumo di tempo).
- Ogni cliente dovrebbe vedere i budget e i risultati derivanti dalla collaborazione con noi.
- Dobbiamo vedere la nostra efficienza.