Yaroslav Vedmid ist der Leiter und Gründer der digitalen Agentur Postmen. Die Agentur beschäftigt sich hauptsächlich mit der Einführung digitaler Kommunikation, der Umsetzung komplexer Marketingaufgaben und kreativer Strategien.
Über 8 Jahre – vom vollständigen Neuling zu einer der TOP-Agenturen der Ukraine
Es ist das achte Jahr, in dem die Postmen Agentur tätig ist. Wir haben einen langen Weg der Etablierung hinter uns, der ursprünglich mit einem Büro mit 2 Mitarbeitern begann und jetzt ein Team von 60 Personen umfasst. Darüber hinaus arbeiten wir mit vielen Freelancern und Vertragspartnern zusammen. Der Hauptwert unserer Agentur ist Effizienz.
Was wir schätzen, ist die Verbindung zwischen Anstrengungen und dem daraus resultierenden Ergebnis.
Wann kam Ihnen der Gedanke, die Stundensatzvergütung einzuführen?
Das geschah im dritten Jahr unseres Bestehens. Zu diesem Zeitpunkt bestand unser Team bereits aus 20 Personen. Ich habe viel Zeit als Finanzmanager verbracht.
Eine lange Zeit arbeiteten wir nach dem Konzept der „Schubladeneinheit“. Was bedeutet das? Es gibt ein Team, in dem der Eigentümer Teil davon ist und alle laufenden Prozesse im Griff hat.
Wenn das Geld immer mehr wächst, läuft alles gut.
Als wir mehr Projekte, mehr Spezialisten und Abteilungen erhielten und die Manager Unabhängigkeit gewannen, stellte sich heraus, dass dieses Konzept nicht mehr funktionierte.
An diesem Punkt tauchten mehrere Fragen auf:
- Wie budgetieren wir unsere Dienstleistungen?
- Wie erfassen wir unsere Ausgaben?
- Wie haben wir die Kontrolle über alles, was in der Agentur geschieht?
Solche Fragen scheinen einfach zu sein, wenn 5 oder 10 Personen an Bord sind. Aber wenn das Team größer wird, ist das nicht mehr der Fall.
Wie haben Sie das Finanzbuchhaltungssystem in Ihrer Agentur geändert?
Tatsächlich geschah das zufällig (wie viele gute Dinge zufällig passieren). Eine meiner Bekannten kam zu Besuch in mein Büro. Maria war zu diesem Zeitpunkt in Elternzeit. Sie hat ein MBA, eine finanzielle Ausbildung und arbeitete als Investmentbankerin.
Sie erzählte, dass sie ein Finanzbuchhaltungssystem für eine Muttergesellschaft eines kleinen Unternehmens erstellt hatte und bemerkte, dass sie Zeit und Inspiration hatte, auch für unsere Agentur ein besseres Konzept zu entwickeln. Zu diesem Zeitpunkt funktionierte immer noch das Konzept der „Schubladeneinheit“ in unserem Unternehmen.
Ich sagte: „Okay, Masha, lass es uns gemeinsam machen“.
Das Erste, was Maria sagte, war: „Wir führen Stundenzahlung ein, weil wir einen Dreh- und Angelpunkt zur Berechnung der Kosten benötigen.
Zunächst wurde die „Stundenzahlung“ am Ende der Geschäftswoche festgelegt. Jeden Freitag füllten wir die Aufschlüsselung aus und gaben unsere Aktivitäten der Woche an.
Welchen Nutzen hatten wir davon?
- Wir sahen, welche Kunden Gewinne brachten und welche Verluste erlitten.
- Wir sahen, welche Bereiche und Dienstleistungen profitabel waren und welche Verlust machten.
- Wir begannen, unser Geschäft zu transformieren. Wir stornierten verlustbringende Kunden und Bereiche und begannen, vertrauensvoller und aktiver in den lukrativen Bereichen und Dienstleistungen zu agieren.
Wir verstanden: Zeitverfolgung funktioniert. Dann stellte sich die Frage: „Wie können wir Fehler reduzieren?“
Wir begannen, eine Plattform auszuwählen, die bei der Lösung dieses Problems helfen könnte. In dieser Entwicklungsphase führten wir Google-Tabellen in unsere Arbeit ein. Eine Zeit lang schwankten wir zwischen Ressourcen, die bereits in unserer IT-Abteilung verwendet wurden. Das waren Jira und Asana.
Diese Plattformen hosteten unsere Webentwicklung. Aber die Plattformen waren weniger geeignet für den Rest der Abteilungen der Agentur.
Am Ende entschieden wir uns für Worksection. Zu diesem Zeitpunkt war es noch weniger entwickelt. Das war in den Jahren 2015 – 2016.
Wir sind tatsächlich zusammen mit Worksection gewachsen. Wir übertrugen unsere Wünsche bezüglich der Funktionalität an das Team des Aufgabenmanagers.
Was änderte sich, als Worksection eingeführt wurde?
- Das erste Ergebnis mit Worksection ist, die benötigte Zeit für bestimmte Projekte zu verstehen.
Die Kontrolle dieses größten Teils ermöglicht es uns, die Effizienz der Zeit1 zu verstehen, die für die Bearbeitung von Projekten und Aufgaben verwendet wird. Und auch, Daten zum gesamten Projekt2 darzustellen. Dann können Sie den Zustand unserer Geschäfte in einem bestimmten Projekt, einer Dienstleistung oder einem Produkt klar beschreiben.
- Das zweite Ergebnis mit Worksection ist ein Dialog mit den Kunden.
Kunden sehen die Struktur der Projekte, die Kosten einzelner Arbeiten, die Anzahl der Stunden, die mit projektbezogenen Arbeiten verbracht wurden, sowie die Stundensätze für solche Arbeiten. Insbesondere sehen unsere Kunden, ob 12 Arbeitsstunden eines Spezialisten wirklich für das Projekt benötigt werden. Vielleicht werden mehr oder weniger benötigt.
3 Timer hilft, die genaue Betriebszeit auf die Sekunde zu berechnen.
Basierend auf den Berichtserklärungen können wir einige erhebliche oder geringfügige Änderungen in den projektbezogenen Aktivitäten mit unserem Kunden absprechen.
Wie nutzen Sie den Zeittracker in Worksection?
Wir zählen die durchschnittliche Anzahl von Stunden für jeden Mitarbeiter. Aber wir haben Abteilungen, für die es schwierig ist, eine stundenweise Abrechnung vorzunehmen.
Zum Beispiel ist die Kreativabteilung eine solche. Wenn das Unternehmen verschiedene Abteilungen hat, kann man sich nicht nur auf einen Indikator verlassen, um die Effizienz Ihrer Arbeit zu messen. Die Kreativ- und IT-Abteilungen, zum Beispiel, haben verschiedene Vorstellungen von der Zeit, die für die Arbeit aufgewendet wird.
Verwenden Sie in Ihrer Agentur spezifische Projektmanagementmethoden?
Unsere Webabteilung arbeitet nach der SCRUM-Methode. Die Videoproduktion arbeitet ebenfalls in SCRUM. Im Allgemeinen ist das Geschäftsmodell der Agentur mit verschiedenen Kunden verbunden. Wir müssen uns mit verschiedenen Kunden auseinandersetzen. Einige verwenden SCRUM, andere nicht. Es gibt Kunden, mit denen wir lange und systematisch arbeiten und SCRUM für unsere gemeinsamen Projekte nutzen.
Wir können sehen, dass ein Projekt auf der Seite des Kunden fortgesetzt wird und der Kunde den fortgesetzten Teil auf unserer Agenturseite sieht. Wir werden tatsächlich zu einem einzigen System.
Haben Sie Ihre eigene interne Kultur zur Nutzung von Worksection?
Zu Beginn hatten wir nur ein Dokument, das allgemein die Aktivitäten unseres Unternehmens beschrieb. Es enthielt alle internen Informationen, die für unsere Mitarbeiter notwendig sind. Jetzt wurde alles in ein einheitliches Wiki-System konsolidiert, in dem sich jeder Mitarbeiter mit seinem Stellenbeschrieb vertrautmachen kann. Die Arbeit auf Basis von Worksection ist der Hauptteil der Schulung.
Wir haben eine Regel:
Wenn eine Aufgabe nicht in Worksection vorhanden ist, existiert sie nicht, was bedeutet, dass ein Mitarbeiter diese Aufgabe nicht ausführen kann.
Haben Sie Ihre eigene Erfahrung mit der Nutzung von Worksection?
Ich nicht, noch nicht ( Anm.: lächelnd). Während Innovationen eingeführt werden, versuchen wir, meine Rolle in der Agentur auf eine strategische zu reduzieren. Aber manchmal bin ich ein aktiver Teil des Projekts.
Das Einzige ist, dass es von mir Zeit erfordern wird, um Aufgaben aufzuzeichnen und sie zu überprüfen. Aber es wird meine Interaktion mit den Kollegen verbessern.
Was hat Worksection noch an den Aktivitäten der Agentur geändert?
Worksection erleichtert es uns, erklären zu können, was wir für unseren Kunden tun. Zum Beispiel, warum Projekt A ein Budget von X hat, während Projekt B das Budget Y hat.
Unser Ziel in einigen Jahren ist es, ein vollständig automatisiertes System basierend auf Worksection zu haben:
- Jeder Mitarbeiter sollte das Ergebnis und die Anstrengungen sehen, die zur Erfüllung des Projekts aufgebracht wurden (Zeitverbrauch).
- Jeder Kunde sollte Budgets und Ergebnisse sehen, die sich aus der Zusammenarbeit mit uns ergeben.
- Wir sollten unsere Effizienz sehen.