Yaroslav Vedmid est le directeur et fondateur de l’agence numérique Postmen. L’agence est principalement impliquée dans l’introduction de la communication numérique, la mise en œuvre de tâches marketing complexes et de stratégies créatives.
Plus de 8 ans – d’être un néophyte complet à l’une des meilleures agences d’Ukraine
Cela fait huit ans que l’agence Postmen est en activité. Nous avons parcouru un long chemin d’établissement, en commençant réellement par un bureau avec 2 personnes travaillant jusqu’à une équipe composée actuellement de 60 personnes. De plus, nous collaborons avec de nombreux freelancers et sous-traitants. La principale valeur de notre agence est l’efficacité.
Ce que nous apprécions, c’est le lien entre les efforts et le résultat obtenu.
Quand vous est-il venu à l’esprit d’adopter une rémunération horaire ?
Cela s’est produit durant la troisième année de notre fonctionnement. À ce moment-là, notre équipe comptait déjà 20 personnes. En ce qui me concerne, j’ai passé beaucoup de temps comme directeur financier.
Pendant longtemps, nous avons fonctionné selon le concept de « l’unité tiroir ». Que signifie cela ? Il y a une équipe où le propriétaire fait partie, ayant tous les processus en cours à portée de main.
Si l’argent augmente de plus en plus, tout va bien.
Lorsque nous avons eu plus de projets, plus de spécialistes et de départements, et que les managers ont acquis de l’indépendance, il s’est avéré que ce concept né fonctionnait plus.
À ce moment-là, plusieurs questions ont émergé :
- Comment budgétisons-nous nos services ?
- Comment comptabilisons-nous nos dépenses ?
- Comment contrôlons-nous tout ce qui se passé dans l’agence ?
De telles questions semblent simples quand 5 ou 10 personnes sont à bord. Mais lorsque l’équipe devient plus grande, ce n’est plus le cas.
Comment avez-vous changé le système de comptabilité financière dans votre agence ?
En fait, cela s’est produit par accident (comme beaucoup de bonnes choses se produisent par accident). Une de mes connaissances est venue me rendre visite dans mon bureau. Maria était alors en congé de maternité. Elle a un MBA, une formation financière et elle a travaillé comme banquière d’investissement.
Elle m’a dit qu’elle avait créé un système de comptabilité financière pour une société mère d’une petite entité, notant qu’elle avait le temps et l’inspiration pour élaborer un meilleur concept également pour notre agence. À ce moment-là, nous avions encore le concept de « l’unité tiroir » qui fonctionnait dans notre entreprise.
J’ai dit : « D’accord, Masha, faisons-le ensemble ».
La première chose que Maria a dite était : « Nous adoptons une rémunération horaire, car nous avons besoin d’un point de pivot pour le calcul des coûts.
Au début, la « rémunération horaire » était fixée à la fin de la semaine de travail. Chaque vendredi, nous remplissions la répartition et indiquions nos activités au cours de la semaine.
Quel était notre bénéfice ?
- Nous avons vu quels clients rapportaient des bénéfices, et lesquels entraînaient des pertes.
- Nous savons quels domaines et services étaient rentables, et lesquels étaient déficitaires.
- Nous avons commencé à transformer notre entreprise. Nous avons annulé les clients et secteurs déficitaires et avons commencé à opérer de manière plus confiante et active dans les domaines et services lucratifs.
Nous avons compris : le suivi du temps fonctionne. Ensuite, une question est émergée : « Comment réduire les erreurs ? »
Nous avons commencé à sélectionner une plateforme qui pourrait aider à résoudre ce problème. À ce stade de développement, nous avons adopté les tableaux Google dans notre travail. Pendant un certain temps, nous avons hésité entre des ressources déjà utilisées dans notre département informatique. C’étaient Jira et Asana.
Ces plateformes accueillaient notre développement web. Mais les plateformes étaient moins adaptées pour le reste des départements de l’agence.
En fin de compte, nous avons opté pour Worksection. À ce moment-là, il était plutôt moins développé. Et c’était entre 2015 et 2016.
Nous avons en fait grandi ensemble avec Worksection. Nous avons transféré nos préférences concernant la fonctionnalité à l’équipe du gestionnaire de tâches.
Qu’est-ce qui a changé lorsque Worksection a été lancé ?
- Le premier résultat avec Worksection est de comprendre la quantité de temps consommée pour des projets définis.
Le contrôle de cette plus grande partie nous permet de comprendre l’efficacité du temps1 utilisé pour traiter les projets et les tâches. Et aussi, d’afficher des données sur l’ensemble du projet2. Ensuite, vous pouvez clairement décrire l’état de nos affaires dans un certain projet, service ou produit.
- Le deuxième résultat avec Worksection est un dialogue avec les clients.
Les clients voient la structure des projets, le coût des travaux séparés, le nombre d’heures passées sur les travaux liés au projet, ainsi que les taux de salaire pour de tels travaux. En particulier, nos clients voient si les 12 heures de travail d’un spécialiste sont vraiment nécessaires pour le projet. Peut-être qu’il en faut plus ou moins.
3 Le minuteur aide à calculer le temps d’opération exact, à la seconde près.
Sur la base des états de reporting, nous pouvons régler avec notre client des modifications considérables ou mineures dans les activités liées au projet.
Comment utilisez-vous le suivi du temps dans Worksection ?
Nous comptons le nombre moyen d’heures pour chaque employé. Mais nous avons des départements pour lesquels il est difficile de fournir une comptabilité horaire.
Par exemple, le département créatif en est un. Lorsque l’entreprise a plusieurs départements, vous né pouvez pas vous fier à un seul indicateur pour mesurer l’efficacité de votre travail. Les départements créatif et informatique, par exemple, ont des perceptions différentes du temps alloué au travail.
Utilisez-vous des méthodologies spécifiques de gestion de projet dans votre agence ?
Notre département Web fonctionne selon la méthodologie SCRUM. La production vidéo fonctionne également en SCRUM. En général, l’activité de l’agence est associée à divers clients. Nous devons traiter avec divers clients. Certaines personnes utilisent SCRUM, d’autres non. Il y a des clients avec lesquels nous travaillons depuis longtemps, de manière systématique, en utilisant SCRUM pour nos projets communs.
Nous pouvons voir un projet continué du côté du client, et le client voit la partie continuée du côté de notre agence. Nous devenons en fait un système unique.
Avez-vous votre propre culture interne de fonctionnement de Worksection ?
Au début, nous avions simplement un dossier spécifiant généralement l’activité de notre entreprise. Il contenait toutes les informations internes nécessaires pour nos employés. Maintenant, tout cela a été consolidé dans un système wiki unique où chaque employé peut se familiariser, par exemple, avec sa description de poste. Le travail basé sur Worksection est la principale partie de la formation.
Nous avons une règle :
Si une tâche est absente dans Worksection, elle n’est nulle part, ce qui signifie qu’un employé né peut pas remplir cette tâche.
Avez-vous votre propre expérience de fonctionnement de Worksection ?
Je n’en ai pas, pas encore (édité : souriant). Alors que des innovations sont introduites, nous Essayons de réduire mon rôle dans l’agence à un rôle stratégique. Mais parfois, je suis une partie active du projet.
La seule chose est que cela me demandera du temps pour enregistrer les tâches et les vérifier. Mais cela améliorera mon interaction avec les collègues.
Qu’est-ce que Worksection a changé d’autre dans l’activité de l’agence ?
Worksection nous facilite l’explication de ce que nous faisons à notre client. Par exemple, pourquoi le projet A a un budget X, tandis que le projet B a le budget Y.
Notre objectif dans plusieurs années est d’avoir un système totalement automatisé reposant sur Worksection :
- Chaque employé devrait voir le résultat et les efforts dépensés pour réaliser le projet (consommation de temps).
- Chaque client devrait voir les budgets et les résultats découlant de notre coopération.
- Nous devrions voir notre efficacité.