Yaroslav Vedmid jest szefem i założycielem agencji cyfrowej Postmen. Agencja zajmuje się wprowadzaniem komunikacji cyfrowej, realizowaniem złożonych zadań marketingowych oraz strategii kreatywnych.
Więcej niż 8 lat – od całkowitego nowicjusza do jednej z TOP agencji Ukrainy
To ósmy rok działalności agencji Postmen. Przeszliśmy długą drogę rozwoju, zaczynając od biura z 2 osobami do zespołu liczącego obecnie 60 osób. Dodatkowo współpracujemy z wieloma freelancerami i kontrahentami. Główną wartością naszej agencji jest efektywność.
Cenimy sobie związek między wysiłkiem a uzyskanym wynikiem.
Kiedy wpadło Ci do głowy przyjąć wynagrodzenie godzinowe?
To wydarzyło się w trzecim roku naszej działalności. Wtedy nasz zespół liczył już 20 osób. Co do mnie, spędziłem dużo czasu jako menedżer finansowy.
Przez długi czas działaliśmy według koncepcji „jednostki szufladowej”. Co to oznacza? Jest zespół, w którym właściciel jest jego częścią, mając wszystkie bieżące procesy w zasięgu ręki.
Jeśli pieniądze rosną, wszystko idzie dobrze.
Kiedy mieliśmy więcej projektów, więcej specjalistów i działów, a menedżerowie uzyskali niezależność, okazało się, że taka koncepcja przestała działać.
W tym momencie pojawiło się kilka pytań:
- Jak budżetujemy nasze usługi?
- Jak księgujemy nasze wydatki?
- Jak kontrolujemy wszystko, co dzieje się w agencji?
Takie pytania wydają się proste, gdy na pokładzie jest 5 lub 10 osób. Ale kiedy zespół rośnie, już nie jest to takie łatwe.
Jak zmieniłeś system księgowości finansowej w swojej agencji?
Właściwie, to wydarzyło się przypadkiem (jak wiele dobrych rzeczy przydarza się przypadkiem). Jedna z moich znajomych odwiedziła mnie w moim biurze. Maria była wtedy na urlopie macierzyńskim. Ma dyplom MBA, wykształcenie finansowe i pracowała jako bankier inwestycyjny.
Powiedziała, że stworzyła system księgowości finansowej dla firmy macierzystej małego podmiotu, stwierdzając, że ma czas i inspirację, aby stworzyć lepszą koncepcję również dla naszej agencji. Wtedy wciąż mieliśmy w naszej firmie działającą koncepcję „jednostki szufladowej”.
Powiedziałem: „Dobrze, Masha, zróbmy to razem”.
Pierwszą rzeczą, którą Maria powiedziała, było: „Wprowadzamy wynagrodzenie godzinowe, ponieważ potrzebujemy punktu odniesienia do obliczania kosztów.
Początkowo „wynagrodzenie godzinowe” było ustalane na koniec tygodnia roboczego. Każdego piątku wypełnialiśmy zestawienia i wskazywaliśmy nasze działania w ciągu tygodnia.
Jakie były nasze korzyści z tego?
- Widzieliśmy, którzy klienci przynoszą zyski, a którzy przynoszą straty.
- Widzeliśmy, które obszary i usługi były opłacalne, a które przynosiły straty.
- Rozpoczęliśmy przekształcanie naszego biznesu. Zrezygnowaliśmy z klientów i obszarów sprawiających straty i zaczęliśmy pewniejsze i aktywniejsze działania w dochodowych obszarach i usługach.
Zrozumieliśmy: śledzenie czasu rzeczywiście działa. Potem pojawiło się pytanie: „Jak ograniczyć błędy?”
Zaczęliśmy wybierać platformę, która mogłaby pomóc w rozwiązaniu tego problemu. Na tym etapie rozwoju, przyjęliśmy w naszej pracy tabele Google. Przez jakiś czas wahaliśmy się między zasobami już używanymi w naszym dziale IT. Były to Jira i Asana.
Te platformy obsługiwały nasz rozwój internetowy. Ale platformy te były mniej odpowiednie dla pozostałych działów agencji.
W końcu zdecydowaliśmy się na Worksection. W tym czasie była dość mniej rozwinięta. I to były lata 2015 – 2016.
Właściwie dorastaliśmy razem z Worksection. Przenieśliśmy nasze preferencje dotyczące funkcjonalności do zespołu menedżera zadań.
Co się zmieniło, gdy uruchomiono Worksection?
- Pierwszym wynikiem pracy z Worksection jest zrozumienie ilości czasu poświęconego na konkretne projekty.
Kontrola tej największej części pozwala nam zrozumieć efektywność czasu1 wykorzystanego na realizację projektów i zadań. I ponadto, na wyświetlenie danych na całym projekcie2. Wówczas można dokładnie opisać sytuację naszych spraw w danym projekcie, usłudze lub produkcie.
- Drugim wynikiem pracy z Worksection jest dialog z klientami.
Klienci widzą strukturę projektów, koszt poszczególnych prac, ilość godzin spędzonych na pracach związanych z projektem, a także stawki wynagrodzenia za tę pracę. W szczególności nasi klienci widzą, czy 12 godzin pracy specjalisty rzeczywiście jest potrzebne do projektu. Może potrzeba ich więcej lub mniej.
3 Timer pomaga obliczyć dokładny czas pracy, aż do sekundy.
Na podstawie sprawozdań możemy rozliczyć się z naszym klientem z niektórych znaczących lub drobnych modyfikacji w działalności związanej z projektem.
Jak korzystasz z rejestratora czasu w Worksection?
Liczymy średnią liczbę godzin dla każdego pracownika. Ale mamy działy, dla których trudno jest zapewnić godzinną ewidencję.
Na przykład, dział kreatywny jest takim. Kiedy firma ma różne działy, nie można polegać tylko na jednym wskaźniku, aby mierzyć efektywność pracy. Działy kreatywne i IT, na przykład, mają różne sposoby podejścia do czasu poświęconego na pracę.
Czy używasz jakichkolwiek konkretnych metodologii zarządzania projektami w swojej agencji?
Nasz dział internetowy działa w oparciu o metodologię SCRUM. Produkcja wideo również działa w SCRUM. Ogólnie rzecz biorąc, działalność agencji wiąże się z różnorodnymi klientami. Musimy radzić sobie z różnymi zleceniami. Niektórzy ludzie używają SCRUM, inni tego nie robią. Są klienci, z którymi pracujemy od dłuższego czasu, systematycznie, korzystając z SCRUM w naszych wspólnych projektach.
Widzimy jeden projekt kontynuowany ze strony klienta, a klient widzi kontynuowaną część ze strony naszej agencji. Tak naprawdę stajemy się jednym systemem.
Czy masz swoją wewnętrzną kulturę korzystania z Worksection?
Na początku mieliśmy po prostu broszurę ogólnie określającą działalność naszej firmy. Zawierała wszystkie wewnętrzne informacje potrzebne naszym pracownikom. Teraz wszystko to zostało skonsolidowane w jedyny system wiki, w którym każdy pracownik może zapoznać się na przykład ze swoim opisem stanowiska. Praca oparta na Worksection jest główną częścią szkolenia.
Mamy zasadę:
Jeśli zadanie nie znajduje się w Worksection, to nie istnieje, co oznacza, że pracownik takiego zadania nie może wykonać.
Czy masz własne doświadczenie w korzystaniu z Worksection?
Nie, jeszcze nie (ed.: uśmiechając się). W miarę wprowadzania innowacji staramy się ograniczyć moją rolę w agencji do strategicznej. Ale czasami jestem aktywną częścią projektu.
Jedyna rzecz, która jest dla mnie wyzwaniem, to czas, który muszę poświęcić na rejestrowanie zadań i ich sprawdzanie. Ale to poprawi moją współpracę z kolegami.
Co jeszcze zmieniło Worksection w działalności agencji?
Worksection sprawia, żełatwiej nam wyjaśnić, co robimy naszemu klientowi. Na przykład, dlaczego projekt A ma budżet X, podczas gdy projekt B ma budżet Y.
Naszym celem za kilka lat jest posiadanie w pełni zautomatyzowanego systemu opartego na Worksection:
- Każdy pracownik powinien widzieć rezultaty i wysiłki włożone w realizację projektu (zużycie czasu).
- Każdy klient powinien widzieć budżety i rezultaty wynikające ze współpracy z nami.
- Powinniśmy widzieć naszą efektywność.