Yaroslav Vedmid é o chefe e fundador da agência digital Postmen. A agência está basicamente envolvida na introdução da comunicação digital, implementando tarefas de marketing complexas e estratégias criativas.
Mais de 8 anos – de ser um completo novato a uma das AGÊNCIAS TOP da Ucrânia
Este é o oitavo ano que a Postmen agência está em operação. Superamos um grande caminho de estabelecimento, começando de fato com um escritório com 2 pessoas trabalhando até uma equipe composta por 60 pessoas atualmente. Além disso, cooperamos com muitos freelancers e contratados. O principal valor da nossa agência é a eficiência.
O que apreciamos é a relação entre esforços e o resultado obtido.
Quando lhe ocorreu a ideia de adotar a remuneração por hora de trabalho?
Isso ocorreu durante o terceiro ano da nossa operação. Naquele momento, nossa equipe já consistia em 20 pessoas. Quanto a mim, passei muito tempo como gerente financeiro.
Por muito tempo, operamos com o conceito de “unidade de gaveta”. O que isso significa? Há uma equipe onde o proprietário faz parte dela, tendo todos os processos em andamento ao seu alcance.
Se o dinheiro está crescendo cada vez mais, tudo está indo bem.
Quando recebemos mais projetos, mais especialistas e departamentos, e os gerentes obtiveram independência, descobrimos que esse conceito já não funcionava.
Nesse ponto, várias perguntas surgiram:
- Qual é a forma como orçamentamos nossos serviços?
- Qual é a forma como contabilizamos nossas despesas?
- Qual é a forma como estamos no controle de tudo que acontece na agência?
Essas perguntas parecem simples quando 5 ou 10 pessoas estão a bordo. Mas quando a equipe cresce, isso já não é mais um fato.
Como você mudou o sistema de contabilidade financeira na sua agência?
Na verdade, isso aconteceu por acaso (como muitas coisas boas acontecem por acaso). Um dos meus conhecidos veio me visitar no meu escritório. Maria estava de licença maternidade na época. Ela tem MBA, formação financeira, e trabalhou como banqueira de investimentos.
Ela disse que havia criado um sistema de contabilidade financeira para uma empresa matriz de uma pequena entidade, percebendo que tinha tempo e inspiração para construir um conceito melhor também para nossa agência. Naquele momento, ainda tínhamos o conceito de “unidade de gaveta” funcionando em nossa empresa.
Eu disse: “Ok, Masha, vamos fazer isso juntas”.
A primeira coisa que Maria disse foi: “Estamos adotando a remuneração por hora, porque precisamos de um ponto de apoio para o cálculo de custos.
No início, “remuneração por hora” era fixada no final da semana de trabalho. Toda sexta-feira, preenchíamos a divisão e indicávamos nossas atividades ao longo da semana.
Qual foi o nosso benefício com isso?
- Vimos quais clientes trouxeram lucros e quais geraram prejuízos.
- Vimos quais áreas e serviços eram lucrativos e quais eram deficitários.
- Começamos a transformar nosso negócio. Cancelamos clientes e áreas deficitárias e começamos uma operação mais confiante e ativa nas áreas e serviços lucrativos.
Entendemos: o rastreamento de tempo realmente funciona. Então, surgiu a pergunta: “Como reduzir falhas?”
Começamos a selecionar uma plataforma que pudesse ajudar a resolver essa questão. Neste estágio de desenvolvimento, adotamos as planilhas do Google em nosso trabalho. Por algum tempo, hesitamos entre os recursos já utilizados em nosso departamento de TI. Eram Jira e Asana.
Essas plataformas hospedaram nosso desenvolvimento web. Mas as plataformas eram menos adequadas para o resto dos departamentos da agência.
No final, optamos pelo Worksection. Naquela época, era bastante menos desenvolvido. E foi nos anos de 2015 – 2016.
Crescemos juntos com o Worksection. Transferimos nossas preferências em relação à funcionalidade para a equipe do gerenciador de tarefas.
O que mudou quando o Worksection foi lançado?
- O primeiro resultado com o Worksection é entender a quantidade de tempo consumido para projetos definidos.
O controle dessa parte maior nos permite entender a eficiência do tempo1 usado para o gerenciamento de projetos e tarefas. E também, exibir dados sobre o projeto inteiro2. Então, você pode descrever claramente a condição dos nossos negócios em um determinado projeto, serviço ou produto.
- O segundo resultado com o Worksection é um diálogo com os clientes.
Os clientes veem a estrutura dos projetos, o custo dos trabalhos separados, a quantidade de horas gastas em atividades relacionadas ao projeto, bem como as taxas salariais para esses trabalhos. Em particular, nossos clientes veem se as 12 horas de trabalho de um especialista são realmente necessárias para o projeto. Talvez, mais ou menos delas sejam necessárias.
3 O Timer ajuda a calcular o tempo exato de operação, até o segundo.
Com base em relatórios, podemos acertar com nosso cliente algumas alterações consideráveis ou menores nas atividades relacionadas ao projeto.
Como você usa o rastreador de tempo no Worksection?
Contamos o número médio de horas para cada funcionário. Mas temos departamentos para os quais é difícil fornecer uma contabilidade horária.
Por exemplo, o departamento criativo é um deles. Quando a empresa tem vários departamentos, não se pode confiar em apenas um indicador para medir a eficiência do trabalho. Os departamentos criativo e de TI, por exemplo, têm diferentes sentidos de tempo alocado para o trabalho.
Você usa alguma metodologia específica de gerenciamento de projetos em sua agência?
Nosso departamento Web opera com a metodologia SCRUM. A produção de vídeo também opera em SCRUM. Em geral, o negócio da agência está associado a vários clientes. Precisamos lidar com diversos clientes. Algumas pessoas usam SCRUM, outras não. Há clientes com os quais trabalhamos por muito tempo, de forma sistemática, utilizando SCRUM para nossos projetos conjuntos.
Podemos ver um projeto continuado do lado do cliente, e o cliente vê a parte continuada do nosso lado na agência. Estamos nos tornando de fato um sistema único.
Você tem sua própria cultura interna de operação do Worksection?
No início, tínhamos apenas um folheto que especificava geralmente a atividade da nossa empresa. Ele continha todas as informações internas necessárias para nossos funcionários. Agora tudo isso foi consolidado em um único sistema wiki onde cada funcionário pode se familiarizar, por exemplo, com sua descrição de trabalho. O trabalho baseado em Worksection é a principal parte do treinamento.
Temos uma regra:
Se uma tarefa não está no Worksection, não existe, o que significa que um funcionário pode não cumprir tal tarefa.
Você tem sua própria experiência na operação do Worksection?
Não, ainda não (ed.: sorrindo). À medida que inovações estão sendo introduzidas, estamos tentando reduzir meu papel na agência para um papel estratégico. Mas às vezes sou uma parte ativa do projeto.
A única coisa é que isso exigirá tempo de mim para registrar tarefas e verificá-las. Mas isso melhorará minha interação com os colegas.
O que mais o Worksection mudou na atividade da agência?
O Worksection torna mais conveniente para nós explicar o que estamos fazendo para nosso cliente. Por exemplo, por que o projeto A, por exemplo, tem um orçamento X, enquanto o projeto B tem o orçamento Y.
Nosso objetivo em vários anos é ter um sistema totalmente automatizado baseado no Worksection:
- Cada funcionário deve ver o resultado e os esforços gastos para realizar o projeto (consumo de tempo).
- Cada cliente deve ver os orçamentos e os resultados que resultam da cooperação conosco.
- Devemos ver nossa eficiência.