Yaroslav Vedmid este șeful și fondatorul agenției digitale Postmen. Agenția se ocupă în principal cu introducerea comunicării digitale, implementarea sarcinilor de marketing complexe și a strategiilor creative.
Peste 8 ani – de la a fi un începător complet la una dintre agențiile TOP din Ucraina
Este al optulea an în care agenția Postmen își desfășoară activitatea. Am parcurs un drum lung de consolidare, începând efectiv de la un birou cu 2 persoane care lucrează, până la o echipă care numără în prezent 60 de persoane. În plus, colaborăm cu mulți freelanceri și contractorii. Principala valoare a agenției noastre este eficiența.
Ceea ce apreciem este legătura dintre eforturi și rezultatul obținut.
Când ți‑a venit în minte să adopți remunerația pe oră?
Asta s‑a întâmplat în al treilea an de funcționare. La acea vreme, echipa noastră număra deja 20 de persoane. Cât despre mine, am petrecut mult timp ca manager financiar.
O perioadă lungă, am operat conform conceptului „unității de sertar”. Ce înseamnă asta? Există o echipă în care proprietarul face parte din ea, având toate procesele în curs la îndemână.
Dacă banii cresc constant, totul merge bine.
Când am obținut mai multe proiecte, mai mulți specialiști și departamente, iar managerii au obținut independență, s‑a dovedit că acest concept nu mai funcționa.
Atunci au apărut mai multe întrebări:
- Care este modul în care bugetăm serviciile noastre?
- Care este modul în care contabilizăm cheltuielile noastre?
- Care este modul în care controlăm tot ce se întâmplă în agenție?
Astfel de întrebări par simple când sunt la bord 5 sau 10 persoane. Dar când echipa crește, lucrurile nu mai sunt la fel.
Cum ai schimbat sistemul de contabilitate financiară în agenția ta?
De fapt, asta s‑a întâmplat din întâmplare (așa cum se întâmplă multe lucruri bune din întâmplare). Una dintre cunoștințele mele a venit să mă viziteze la birou. Maria era atunci în concediu de maternitate. Ea are un MBA, educație financiară și a lucrat ca bancher de investiții.
Mi‑a spus că a creat un sistem de contabilitate financiară pentru o companie mamă a unei entități mici, observând că avea timp și inspirație să dezvolte și pentru agenția noastră un concept mai bun. La acea vreme, încă aveam în compania noastră conceptul de „unitate de sertar” în vigoare.
Am spus: „Bine, Masha, să facem asta împreună”.
Primul lucru pe care Maria l‑a spus a fost: „Adoptăm remunerația pe oră, pentru că avem nevoie de un punct de pivotare pentru calculul costurilor.
La început, „remunerația pe oră” era fixată la sfârșitul săptămânii de afaceri. În fiecare vineri, completam detalierea și indicam activitățile noastre din săptămână.
Care a fost beneficiul nostru de aici?
- Am văzut care clienți aduc profituri și care generează pierderi.
- Am văzut care domenii și servicii au fost profitabile și care au avut pierderi.
- Am început să transformăm afacerea noastră. Am anulat clienții și domeniile cu pierderi și am început o operare mai încrezătoare și activă în domeniile și serviciile profitabile.
Am înțeles: urmărirea timpului funcționează. Atunci a apărut întrebarea: „Cum putem reduce greșelile?”
Am început să căutăm o platformă care ar putea ajuta în rezolvarea acestei probleme. În această etapă de dezvoltare, am adoptat tabelele Google în munca noastră. O perioadă, am ezitat între resursele deja folosite în departamentul nostru IT. Acestea erau Jira și Asana.
Aceste platforme găzduiau dezvoltarea noastră web. Dar platformele erau mai puțin potrivite pentru celelalte departamente ale agenției.
În cele din urmă, am optat pentru Worksection. Pe atunci, era destul de puțin dezvoltat. Și era în anii 2015 – 2016.
De fapt, am crescut împreună cu Worksection. Né-am transferat preferințele referitoare la funcționalitate echipei managerului de sarcini.
Ce s‑a schimbat când a fost lansat Worksection?
- Primul rezultat cu Worksection este să înțelegem cât timp a fost consumat pentru proiecte definite.
Controlul acestei părți cele mai mari né permite să înțelegem eficiența timpului1 utilizat pentru gestionarea proiectelor și sarcinilor. Și de asemenea, să afișăm date despre întregul proiect2. Apoi poți descrie clar starea afacerilor noastre într-un anumit proiect, serviciu sau produs.
- Al doilea rezultat cu Worksection este un dialog cu clienții.
Clienții văd structura proiectelor, costul lucrărilor separate, numărul de ore petrecute pe munca legată de proiect, precum și tarifele de salariu pentru astfel de lucrări. În special, clienții noștri văd dacă cele 12 ore de muncă ale unui specialist sunt cu adevărat necesare pentru proiect. Poate, sunt necesare mai multe sau mai puține ore.
3 Timer ajută la calcularea timpului de funcționare exact, până la o secundă.
Pe baza rapoartelor, putem stabili împreună cu clientul unele modificări semnificative sau mai mici în activitățile legate de proiect.
Cum folosești tracker-ul de timp în Worksection?
Contabilizăm numărul mediu de ore pentru fiecare angajat. Dar avem departamente pentru care este greu să oferim o contabilitate pe ore.
Pentru exemplu, departamentul creativ este un astfel de exemplu. Când compania are diverse departamente, nu poți să te bazezi doar pe un singur indicator pentru a măsura eficiența muncii tale. Departamentele creativ și IT, de exemplu, au concepte diferite despre timpul alocat pentru muncă.
Folosind vreo metodologie specifică de gestionare a proiectelor în agenția ta?
Departamentul nostru Web operează pe metodologia SCRUM. Producția video operează de asemenea în SCRUM. În general, afacerile agenției sunt asociate cu clienți diferiți. Trebuie să colaborăm cu clienți variate. Unii oameni folosesc SCRUM, alții nu. Există clienți cu care lucrăm de mult, sistematic, folosind SCRUM pentru proiectele noastre comune.
Putem vedea un proiect continuat de partea clientului, iar clientul vede partea continuată de partea agenției noastre. De fapt, devenim un sistem unic.
Ai o cultură internă privind funcționarea Worksection?
La început, am avut doar un dosar care specifica în general activitatea companiei noastre. Acesta conținea toate informațiile interne necesare angajaților noștri. Acum totul a fost consolidat într-un sistem wiki unic unde fiecare angajat poate să se familiarizeze, de exemplu, cu descrierea locului său de muncă. Munca bazată pe Worksection este partea principală a instruirii.
Avem o regulă:
Dacă o sarcină nu este prezentă în Worksection, nu există nicăieri, ceea ce înseamnă că un angajat nu poate să îndeplinească o astfel de sarcină.
Ai propria experiență de operare a Worksection?
Nu am, încă (ed.: zâmbind). Pe măsură ce sunt introduse inovații, încercăm să né reducem rolul meu în agenție la unul strategic. Dar uneori sunt o parte activă a proiectului.
Singurul lucru este că va necesita timp din partea mea pentru a înregistra sarcinile și a le verifica. Dar va îmbunătăți interacțiunea mea cu colegii.
Ce altceva a schimbat Worksection în activitatea agenției?
Worksection né face mai convenabil să putem explica ce facem clientului nostru. De exemplu, de ce proiectul A are un buget de X, în timp ce proiectul B are un buget de Y.
Scopul nostru în câțiva ani este de a avea un sistem complet automatizat bazat pe Worksection:
- Fiecare angajat ar trebui să vadă rezultatul și eforturile depuse pentru îndeplinirea proiectului (consumul de timp).
- Fiecare client ar trebui să vadă bugetele și rezultatele obținute din cooperarea cu noi.
- Ar trebui să vedem eficiența noastră.