Связь внутри организации выполняет как минимум две неразрывные цели. С одной стороны, без комфортного взаимодействия невозможно создать гармоничную внутреннюю командную атмосферу. С другой стороны, без обмена информацией о рабочих процессах задачи просто не смогут согласоваться. Поэтому критически важно тщательно рассмотреть различные виды и средства коммуникации внутри компаний.
Что такое коммуникативный процесс?
Коммуникация играет неоценимую роль в функционировании любого предприятия. Связь внутри организации является обязательным условием для различных аспектов работы, включая:
- Постановка Целей и Задач: Позволяет сотрудникам понять ожидания и гармонично работать для достижения общих целей.
- Обмен Информацией и Идеями: Стимулирует принятие обоснованных и эффективных решений.
- Реализация Задач, Координация Действий, Решение Проблем: Достижение результатов через процесс общения.
- Открытая и Честная Коммуникация: Мотивирует сотрудников, создавая атмосферу доверия и поддержки.
- Построение Сильных Отношений и Чувства Единой Команды: Коммуникация в организации помогает развивать крепкие отношения и чувство сплоченности в команде.
Чтобы все функции коммуникации выполнялись, структура коммуникации должна быть хорошо скоординирована, свободна от препятствий и включать все необходимые компоненты.
Структура Коммуникации
Транзакционная модель коммуникации является самой логичной и состоит из последовательных этапов:
Эта простая, но эффективная модель кратко описывает компоненты процесса коммуникации:
- Отправитель: Лицо или группа, генерирующая идею или информацию и передающая ее. Отправитель должен сформулировать свои мысли и выбрать соответствующий канал для передачи.
- Канал Коммуникации: Средство, через которое отправляется сообщение. Это может быть устный (при этом, разговорный или письменный язык) или невербальный (жесты, отчеты, эскизы). Канал должен быть актуален для целевой аудитории и содержания сообщения.
- Сообщение: Информация, переданная от отправителя к получателю. Сообщения могут включать новости, задачи, приказы, вопросы и т.д., но важно, чтобы они были понятны получателю.
- Получатель: Лицо или группа, получающая сообщение. Точно так же, как и у отправителя, получатель может быть отдельным человеком или группой. Получатель должен получить и правильно понять сообщение.
Помимо этих основных элементов, процесс обмена информацией может включать в себя дополнительные факторы:
- Обратная Связь: Ответ получателя, уточняющий или подтверждающий их понимание сообщения.
- Барьеры: Любые препятствия, которые могут исказить сообщение (например, шум в комнате, отсутствие коммуникации или ошибки в передаче данных).
Коммуникационные Барьеры
Коммуникационные барьеры в компании — это препятствия, которые мешают эффективному обмену информацией и идеями. Барьером может стать что угодно — от объективных до чисто субъективных причин.
Давайте обсудим некоторые общие причины, усложняющие коммуникацию внутри организации:
- Физические Барьеры: Например, шум, плохая видимость или значительные расстояния.
- Психологические Барьеры: Такие, как страх перед руководством, неопределенность в принятии решений или недопонимания из-за разных опытов.
- Семантические Барьеры: Включая различия в терминологии, вводящие в заблуждение формулировки или использование сленга.
- Организационные Барьеры: Сложные иерархии, препятствующие коммуникации, бюрократические процессы, усложняющие взаимодействие.
- Информационные Пробелы: Если у членов команды отсутствует необходимая информация для эффективного обмена.
- Технические Барьеры: Отсутствие или неудобство в использовании коммуникационных средств внутри организации.
Чтобы преодолеть или избежать создания барьеров в рабочей коммуникации, необходимо способствовать атмосфере доверия и открытости в команде и использовать подходящие виды коммуникации.
Типы Коммуникации в Организациях
Типы коммуникации, основанные на отношениях между участниками, являются предпосылками для эффективного обмена сообщениями без лишних препятствий.
В одной компании могут использоваться разные типы коммуникации в зависимости от числа сотрудников, состава команды, текущих проектов и других обстоятельств. Каждый тип коммуникации играет свою важную роль в организационной коммуникации. Поэтому понимание различных типов коммуникации и их характеристик полезно.
Вертикальная Коммуникация
Коммуникация между руководством и подчиненными. Может проходить как сверху вниз (например, распределение задач), так и снизу вверх (например, отчеты подчиненных руководству).
Горизонтальная Коммуникация
Коммуникация между коллегами одного уровня. Необходима для сотрудничества, координации действий и синхронизации рабочих процессов между различными командами.
Внешняя Коммуникация
Коммуникация с клиентами, партнерами, инвесторами, и другими внешними заинтересованными сторонами.
Диагональная Коммуникация
Коммуникация, где сотрудники из разных отделов и уровней иерархии могут общаться напрямую без участия управляющих или других “посреднических” звеньев.
Хорошо подобранные, настроенные и применяемые типы коммуникации в компании повышают скорость и эффективность обмена информацией, улучшают связи между различными отделами и уровень вовлеченности сотрудников. Они также способствуют инновациям и общему развитию компании.
Тем не менее, ошибки в настройках коммуникации могут привести к “информационному шуму” и избытку информации, создавая путаницу и неопределенности. Чтобы избежать таких осложнений и добиться эффективности коммуникации, необходимо:
- Установить правила и процедуры коммуникации в компании.
- Обучать сотрудников.
- Обеспечить необходимую инфраструктуру для коммуникационных инструментов.
Средства Коммуникации в Компании
Коммуникационные инструменты в организации можно условно разделить на две категории:
Синхронные
- Мгновенные Сообщения (WhatsApp, Telegram, Facebook Messenger и др.).
- Телефонные Звонки (мобильные, стационарные).
- Видеозвонки (визуальный контакт как преимущество).
- Веб-конференции (предоставляют совместный доступ к экранам, презентациям, чату и другим функциям).
- Встречи и Конференции (различное количество людей могут встречаться лично или онлайн).
Асинхронные
- Электронная почта (текстовые сообщения, файлы и другая информация, хранящаяся до удаления).
- Системы Управления Проектами (помогают в планировании, организации и отслеживании задач и целей).
- Внутренние Форумы (коммуникация и обмен информацией строго внутри организации).
- Социальные Сети (могут использоваться для личной и деловой коммуникации).
- Опросы (сбор данных для исследований, обратной связи и т.д.).
Чат-боты и системы уведомлений могут принадлежать к обеим категориям коммуникационных инструментов. Все они могут использоваться в различных комбинациях для удобства команд. Многообразие коммуникационных инструментов в организации способствует эффективному обмену информацией. Однако на практике некоторые коммуникационные инструменты более популярны, чем другие, такие как мессенджеры и рабочие звонки.
Мессенджеры в Рабочей Коммуникации
Большинство компаний используют мессенджеры для общения между коллегами. Это действительно удобное и привычное средство общения, которое без проблем интегрировалось в повседневную жизнь. Однако важно учитывать, что мессенджеры изначально не были задуманы для рабочей коммуникации, поэтому их использование имеет как преимущества, так и недостатки.
Преимущества Мессенджеров в Командной Коммуникации:
- Мобильность: Мессенджеры доступны на мобильных устройствах, позволяя сотрудникам оставаться на связи в любое время и в любом месте.
- Оперативность: Способность отправлять и получать сообщения и ответы в реальном времени.
- Простота: Мессенджеры удобны в использовании, знакомы всем сотрудникам и не требуют специального обучения.
- Командное Сотрудничество: Можно создавать групповые чаты для общения всей команды или определенных отделов.
- Материалы: Способность отправлять файлы в различных форматах, обмениваться документами, изображениями, медиа.
Недостатки Мессенджеров:
- Неструктурированные Данные: Информация в мессенджерах поступает и сохраняется в хронологическом порядке, что затрудняет поиск и использование.
- Недостаток Контекста и Деталей: Мессенджеры могут быть неудобны для отслеживания прогресса задач из-за отсутствия контекста.
- Избыточная Информация: Сотрудники могут получать слишком много рабочих и личных сообщений в различных мессенджерах, отвлекая внимание и отнимая время.
- Безопасность: Большинство мессенджеров не обеспечивают достаточного уровня безопасности, что делает их неприемлемыми для обсуждения конфиденциальных вопросов.
Использование мессенджеров для рабочей коммуникации возможно, принимая во внимание их плюсы и минусы. Важно четко определить правила использования мессенджеров в компании, обучить сотрудников и обеспечить необходимую инфраструктуру для коммуникационных инструментов.
Рабочие Звонки: За и Против
Рабочие звонки — это традиционно популярный инструмент для рабочей коммуникации, и они имеют свои преимущества и недостатки.
Преимущества Рабочих Звонков:
- Личное Взаимодействие: Голос и интонация собеседника делают общение более значимым.
- Скорость: Возможность быстро получить ответы на вопросы или сразу уточнить детали.
- Участие Многих Участников: В групповом обсуждении через видеозвонки.
Недостатки Рабочих Звонков:
- Затраты Времени: Звонки могут занимать значительное количество времени, особенно с множеством участников.
- Фиксация Данных: Информацию, обсуждаемую по телефону или во время видеозвонков, сложнее задокументировать и применить в работе.
- Технические Проблемы: Звонки могут прерываться из-за сбоев в связи.
- Отвлечение: Звонки требуют полного внимания, что делает невозможным многозадачность, например, во время переписки по электронной почте.
Если рабочий день будет перегружен звонками, рабочая эффективность снижается, и люди могут быстро устать от объема контактов и информации. Поэтому рекомендуется использовать рабочую коммуникацию выборочно, только когда это действительно необходимо.
Когда уместна Коммуникация через Рабочие Звонки?
Звонки приносят наибольшую пользу командной коммуникации, когда используются в умеренности и когда действительно требуется:
- Неотложные Вопросы: Для обсуждения срочных вопросов в реальном времени.
- Сложное Решение Проблем: Для решения сложных задач, требующих одновременного участия участников команды.
- Личное Взаимодействие: Между руководителями, HR и сотрудниками.
- Запланированные Онлайн Встречи Команды: Для регулярных запланированных встреч команды или отдела.
Чтобы избежать перегрузки графиков звонками, четко определите их содержание и цель, общайтесь лаконично и придерживайтесь времени. Соблюдение этих простых правил коммуникации может сделать взаимодействие внутри компании эффективным и значимым.
Почему Значимая Коммуникация Важна?
Значимая коммуникация — это осознанная коммуникация, направленная на достижение конкретной цели. Значимость коммуникации можно определить по:
- Ясности и Однозначности Сообщений.
- Сжатоcти.
- Полноте и Включенности Всей Необходимой Информации.
- Актуальности к Теме Разговора.
- Вежливости и Корректности.
Важность значимой коммуникации нельзя переоценить по нескольким причинам:
- Улучшает Рабочую Эффективность: Ясная и сжатая коммуникация позволяет людям выполнять свои задачи быстрее и лучше.
- Укрепляет Отношения: Значимая коммуникация способствует взаимопониманию между людьми и построению команды.
- Стимулирует Инновации: Увеличенный обмен идеями и информацией приводит к генерации новых идей и решений.
- Снижает Риски Ошибок: Четкая коммуникация помогает избежать недоразумений и ошибок.
- Увеличивает Удовлетворенность Работой: Люди больше довольны своей работой, когда чувствуют, что их слышат и понимают.
Тем не менее, все эти преимущества могут быть нейтрализованы несколькими факторами , которые мешают значимой коммуникации.
Что мешает компаниям строить значимую коммуникацию
Обмен информацией в организации не будет значимым, если возникнут одно или несколько препятствий:
- Отсутствие культуры открытости и доверия. Если сотрудники не чувствуют себя комфортно, обсуждая свои идеи и проблемы, эффективная коммуникация невозможна.
- Нечеткая коммуникация: Если руководство не устанавливает четкие цели и задачи, сотрудники не будут знать, что от них ожидается.
- Бюрократия. Сложные процедуры и строгие формальности помешают эффективной и значимой коммуникации.
- Технологические недостатки. Полезные инструменты необходимы для значимой коммуникации.
Улучшение Коммуникации в Организации
Процесс коммуникации — это гибкая и адаптивная система обмена информацией, которую можно и нужно улучшать. Чтобы построить качественную и значимую коммуникацию, компании должны, как минимум:
- Создать Культуру Открытости и Доверия: Установить практики обмена информацией в рабочем процессе.
- Обеспечить Четкие Стандарты Коммуникации: Указать форматы задач и сроки откликов.
- Развивать Эффективные Навыки Коммуникации: Обучать как руководителей, так и подчиненных.
- Обеспечить Удобные Инструменты Коммуникации для Сотрудников.
Коммуникации, отвечающие этим условиям, приносят пользу как бизнес-процессам, так и атмосфере в команде. Тем не менее, постоянный мониторинг качества коммуникации и регулярный обзор актуальности коммуникационных инструментов в вашей компании имеют важное значение.
Переход к Более Информативным Сообщениям
Коммуникационные инструменты в организации постоянно улучшаются в ответ на потребности пользователей. Поэтому как традиционные, так и инновационные коммуникационные инструменты в настоящее время доступны, среди которых каждая команда выбирает наиболее удобное сочетание коммуникационных инструментов. К ним относятся:
- Мессенджеры
- Телефонные Звонки
- Видеоконференции
- Внутренние Форумы и Чаты
- Системы Уведомлений
- Интернет Платформы
- Опросы
- Системы Управления Проектами
Выбор конкретных инструментов и их количество зависит от размера компании, ее проектов и компонентов эффективной коммуникации, подходящих для вашей команды.
Worksection: Инструмент для Структурированной и Эффективной Коммуникации
Worksection — это система управления проектами и командами. Помимо эффективных инструментов контроля и отчетности, Worksection предлагает интегрированные функции коммуникации, что делает его операционным, удобным и эффективным.
Worksection помогает вашей команде организовать всю работу в одной системе. Сообщения и файлы хранятся непосредственно в задачах, что делает это самым значимым и быстрым способом обмена информацией, общения с коллегами и клиентами, обмена файлами, обсуждений и предоставления обратной связи.
Использование Worksection для Построения Эффективной Коммуникации
Коммуникация в Worksection связана с конкретными задачами. Члены команды могут использовать различные функции для значимого обмена информацией и данными:
- Мгновенные Уведомления о Обновлениях Задач: Новые комментарии отображаются мгновенно без обновления страницы получателя.
- Персонализированные Настройки для Получения Электронных Писем, Онлайн Сообщений и Push Уведомлений.
- Работа с Файлами позволяет просматривать графику, редактировать Google Docs и создавать новые документы типов docx, xlsx и pptx, доступные для совместной работы.
- Контактные Данные Сотрудников могут использоваться как база контактов с быстрым поиском.
- Интеграция с Telegram, Viber, Messenger в соответствии с предпочтениями сотрудников.
Все эти функции Worksection способствуют значимой коммуникации внутри организации, как в рамках индивидуальных задач, так и через всю систему уведомлений платформы.
Заключение
Эффективная коммуникация помогает компаниям достигать своих целей и поддерживать позитивную и продуктивную рабочую атмосферу. Для этого важно установить удобную коммуникационную систему внутри организации и иметь эффективные инструменты для ее реализации.
Среди многочисленных коммуникационных инструментов выбор одного интегрированного в систему управления рабочей командой является оптимальным. Это экономит время и обеспечивает синхронизацию всех бизнес-процессов без потери данных. Поэтому Worksection является идеальным решением как для управления проектами, так и для коммуникации в команде.