•     •   11 min read

Комунікації всередині компанії: Типи комунікацій, бар’єри та зв’язки

Комунікації в організації виконують щонайменше дві невіддільні задачі. З одного боку, без комфортного спілкування неможливо сформувати гармонічне внутрішнє середовище команди. З іншого — без обміну інформацією про робочі процеси справи просто не узгодяться. Отже, маємо уважно розглянути різні можливі типи та засоби комунікації в компаніях. 

Що таке комунікативний процес?

Спілкування відіграє неоціненну роль у роботі кожного підприємства. Саме комунікації в організації є обов’язковою умовою для багатьох аспектів роботи, зокрема:

  1. Постановка цілей та завдань дає змогу співробітникам зрозуміти, чого від них очікують, та працювати злагоджено для досягнення спільних цілей.
  2. Обмін інформацією та ідеями для прийняття обґрунтованих та ефективних рішень.
  3. Реалізація завдань, координація дій, розв’язання проблем та досягнення результатів в процесі спілкування.
  4. Відкрите та чесне спілкування допомагає мотивувати співробітників, створюючи атмосферу довіри та підтримки.
  5. Комунікації в організації дозволяють будувати сильні відносини та відчуття цілісної команди.
Для того, щоб всі покладені на комунікацію функції виконувались, структура комунікації має бути узгодженою, працювати без перешкод і включати всі потрібні ланки.

Структура комунікації

Найлогічнішою є так звана трансакційна модель комунікації, що складається з послідовних етапів:


Це проста, але ефективна модель, яка лаконічно описує складові процесу спілкування:

  • Відправник — особа, яка генерує ідею чи інформацію та передає її. Це може бути одна особа або декілька (відділ, креативна пара, рада директорів тощо). Відправник має сформулювати свою думку та обрати відповідний канал для її передачі.
  • Канал комунікації — це власне засіб, за допомогою якого надсилається повідомлення. Може бути вербальним (усна, письмова мова) або невербальним (жести, звіти, ескізи). Канал має бути доречним і для цільової аудиторії, і для змісту повідомлення.
  • Повідомлення — інформація, яка передається від відправника до одержувача. Повідомлення можуть містити новини, задачі, накази, питання тощо. Головне, щоб вони були зрозумілими для одержувача.
  • Одержувач — особа, яка приймає повідомлення. Як і відправник, також може бути однією людиною чи групою людей. Одержувач має отримати повідомлення і правильно його зрозуміти.
Крім цих основних елементів, процес обміну інформацією може включати додаткові чинники:
  • Зворотний зв’язок, який одержувач може надіслати відправнику, щоб уточнити або підтвердити своє розуміння повідомлення.
  • Бар’єри, тобто будь-які перешкоди, які можуть спотворити повідомлення (наприклад, шум у приміщенні, відсутність зв’язку або помилки при передачі даних).

Бар’єри комунікації

Бар’єри у комунікації на підприємстві — це перешкоди, які заважають ефективному обміну інформацією та ідеями. Будь-що може стати перешкодою, від об’єктивних до суто суб’єктивних підстав. 


Тому згадаємо лише поширені причини ускладнення комунікації в організації:
  • Фізичні (наприклад, шум, погана видимість, велика відстань).
  • Психологічні (наприклад, страх перед керівництвом, невпевненість у своєму рішенні, непорозуміння через різний досвід).
  • Семантичні (наприклад, різниця у термінології, хибне формулювання, застосування сленгу).
  • Організаційні (складна ієрархія затримує комунікації в організації, бюрократія може ускладнювати спілкування).
  • Брак інформації (якщо люди в команді не мають необхідної інформації для ефективного обміну).
  • Технічні (відсутність або незручність засобів комунікації в організації).
Щоб подолати або взагалі не створювати бар’єри у робочих комунікаціях, необхідно забезпечити відповідну атмосферу довіри та відкритості для спілкування команди, а також використовувати доречні типи комунікації.

Типи комунікацій в організаціях

Види комунікації за типом відносин між учасниками — це передумова для ефективного обміну повідомленнями без зайвих перешкод.

В одній компанії можуть використовуватися різні типи комунікації залежно від кількості співробітників, складу команд, поточних проєктів та інших обставин. При цьому кожен тип комунікації втілюватиме свою важливу частину комунікації в організації. Отже, корисно знати різні види комунікації та їх характеристики.

Вертикальна комунікація

Спілкування між керівництвом та підлеглими. Комунікативний процес може рухатись як зверху вниз (наприклад, при постановці завдань), так і знизу вгору (наприклад, при звітах підлеглого керівництву).

Горизонтальна комунікація

Спілкування між співробітниками на одному рівні. Цей тип комунікації неодмінний для співробітництва, координації дій, а також синхронізації робочих процесів між різними командами.

Зовнішня комунікація

Спілкування з клієнтами, партнерами, інвесторами та іншими зовнішніми зацікавленими сторонами.

Діагональна комунікація

Тип комунікації, у якому співробітники різних відділів та рівнів ієрархії можуть спілкуватися між собою безпосередньо, без необхідності залучати керівників чи інші «опосередковані» ланки.


Правильно обрані, налаштовані та застосовані типи комунікації в компанії підвищують швидкість та ефективність обміну інформацією, покращують зв’язок між різними відділами та рівень залучення співробітників. А також сприяють інноваціям та розвитку компанії загалом.

Проте помилки в налаштуваннях комунікації в організації можуть призвести до «інформаційного шуму» і перевантаження інформацією, створити плутанину та невизначеність. Щоб уникнути таких ускладнень і досягти ефективності комунікації, необхідно:
  • Визначити правила та процедури спілкування в компанії.
  • Навчити співробітників.
  • Забезпечити потрібну інфраструктуру засобів комунікації.

Засоби комунікації всередині компанії

Засоби комунікації в організації можна умовно поділити на дві категорії:

Синхронні

  • Миттєві повідомлення (WhatsApp, Telegram, Facebook Messenger тощо).
  • Телефонні дзвінки (мобільні, стаціонарні).
  • Відеодзвінки (візуальний контакт як перевага).
  • Веб-конференції (надають спільний доступ до екрана, презентації, чат та інші функції).
  • Збори, наради (різна кількість людей може зустрітися особисто або онлайн).

Асинхронні

  • Електронна пошта (текстові повідомлення, файли та інша інформація зберігається, поки не буде видалена).
  • Системи управління проєктами (допомагають у плануванні, організації та відстеженні завдань та досягненні цілей).
  • Внутрішні форуми (спілкування та обміну інформацією суто в межах організації).
  • Соціальні мережі (можуть використовуватися для особистого та ділового спілкування).
  • Опитування (збір даних для дослідження, зворотного зв’язку тощо).
Чат-боти та системи оповіщення можна віднести до обох категорій засобів комунікації. І всі вони можуть використовуватися у будь-яких комбінаціях для зручності команд. Різноманітність засобів комунікації в організації сприяє ефективному обміну інформацією. Проте на практиці деякі засоби спілкування більш поширені за інші — це месенджери та робочі дзвінки.

Месенджери в робочій комунікації

Більшість компаній використовують месенджери для комунікації між колегами. Це дійсно зручний і звичний засіб спілкування, що цілком імплементувався у повсякденне життя. Але слід враховувати, що месенджери не створені саме для робочої комунікації, тому їх використання має не лише їх переваги, але й недоліки.


Переваги месенджерів в спілкуванні команди

  • Мобільність: месенджери доступні на мобільних гаджетах, і це дозволяє співробітникам бути на зв’язку у будь-коли та в будь-де.
  • Оперативність: можливість надсилати повідомлення та отримувати відповіді в реальному часі.
  • Простота: месенджери прості у використанні, знайомі всім співробітникам і не потребують спеціального навчання.
  • Командність: можна створювати групові чати для спілкування всієї команди чи окремих підрозділів.
  • Матеріали: можливість надсилати файли різних форматів, обмінюватись документами, зображеннями, медіа.

Недоліки месенджерів

  • Неструктурованість даних: інформація в месенджерах надходить і зберігається в хронологічному порядку, і це ускладнює її пошук і використання.
  • Відсутність контексту та деталей робить месенджери незручними для відстеження виконання завдань.
  • Перевантаження інформацією: співробітники можуть отримувати забагато робочих і особистих повідомлень у різних месенджерах, це відвертає увагу і займає час.
  • Безпека: більшість месенджерів не забезпечує достатнього рівня безпеки, отже не підходять для обговорення конфіденційних питань.
Часткове використання месенджерів для робочого спілкування можливо за умови врахування їх переваг та недоліків. Важливо чітко окреслити правила використання месенджерів командою, узгодити вибір відповідного месенджера і не покладатися в обговоренні робочих питань тільки на месенджери.

Робочі дзвінки: за та проти

Робочі дзвінки — традиційно популярний інструмент робочої комунікації, і вони мають певні переваги та недоліки.

Переваги робочих дзвінків

  • Особисте спілкування: голос та інтонацію співрозмовника роблять спілкування більш змістовним.
  • Оперативність: можливість швидко отримати відповідь на питання або одразу уточнити деталі.
  • Залученість декількох учасників до розмови по відеозв’язку.

Недоліки робочих дзвінків

  • Час: дзвінки можуть займати багато часу, особливо коли в них бере участь багато людей.
  • Фіксація даних: те, що обговорюється телефоном або по відеозв’язку, складніше записати та застосовувати в роботі.
  • Технічні проблеми: дзвінки можуть перериватися через вади зв’язку.
  • Розосередженість: дзвінок вимагає повної залученості, його неможливо виконувати паралельно з іншими процесами, як листування.
Якщо робочий день перенасичений робочими дзвінками, то ефективність роботи знижується, а людина швидше втомлюється від кількості контактів та інформації. Тому варто використовувати робочі зв’язки для комунікації тільки тоді, коли це дійсно доречно.

Коли доречна комунікація через робочі дзвінки?

Дзвінки принесуть максимальну користь комунікації команди, якщо використовувати їх дозовано і коли вони дійсно потрібні:
  1. Для обговорення термінових питань в реальному часі.
  2. Для розв’язання складних проблем, що вимагають одночасного залучення членів команди.
  3. Для особистого спілкування керівників, HR зі співробітниками.
  4. Для регулярних запланованих онлайн-зборів команди чи відділу.

Щоб не зловживати дзвінками та не перевантажувати ними робочий графік, чітко визначайте їх зміст і мету, висловлюйтесь лаконічно та дотримуйтесь таймінгу. При дотриманні цих простих правил комунікації в компанії будуть ефективними та змістовними.

Чому змістовна комунікація важлива?

Змістовна комунікація — це спілкування, свідомо спрямоване досягнення певної мети. Змістовність комунікації можна визначити за такими ознаками:


  • Зрозумілість та однозначність повідомлень.
  • Лаконічність.
  • Повнота та вміст всієї необхідної інформації.
  • Релевантність до теми розмови.
  • Ввічливість та коректність.

Змістовну комунікацію неможливо переоцінити з багатьох причин:

  1. Підвищує ефективність роботи. Коли люди чітко та ясно спілкуються, вони можуть швидше та краще виконувати свою роботу.
  2. Поліпшує стосунки. Змістовна комунікація сприяє порозумінню між людьми та побудові команди.
  3. Сприяє інноваціям. Чим більше люди діляться ідеями та інформацією, тим більше нових ідей та рішень вони генерують.
  4. Знижує ризик помилок. Коли люди спілкуються чітко та ясно, це допомагає уникнути непорозуміння та помилок.
  5. Підвищує рівень задоволеності роботою. Люди більш задоволені своєю роботою, коли відчувають, що їх чують і розуміють.
Однак всі ці переваги можуть бути нівельовані декількома факторами, що стають на заваді змістовній комунікації.

Що заважає компаніям будувати змістовну комунікацію

Обмін інформації в організації не буде змістовним, якщо є один чи декілька перешкод:
  • Відсутність культури відкритості та довіри. Якщо співробітники не почуваються комфортно, говорячи про свої ідеї та проблеми, то ефективна комунікація неможлива.
  • Нечітка комунікація: Якщо керівництво не ставить чітких цілей та завдань, то співробітники не знатимуть, що від них очікується.
  • Бюрократія. Складні процедури та суворі формальності заважають оперативній та змістовній комунікації.
  • Вади технологій. Для змістовної комунікації необхідні зручні інструменти.

Як поліпшити комунікацію в організації?

Процес комунікації це гнучка та адаптивна система обміну інформації, яку можна і треба вдосконалювати. Щоб побудувати якісну і змістовну комунікацію, компаніям необхідно як мінімум:

  1. Створити культуру відкритості та довіри, а також сформувати практики обміну інформацією в процесі роботи.
  2. Забезпечити чітку комунікацію за певними стандартами: формат постановки задач, терміни відповіді на повідомлення.
  3. Розвивати навички ефективної комунікації у керівників і підлеглих.
  4. Забезпечити співробітників зручними інструментами для комунікації.
Комунікації, які відповідають названим умовам, принесуть користь і бізнес-процесам, і атмосфері в команді. Однак не припиняйте контролювати якість кожного етапу спілкування і регулярно переглядайте актуальність інструментів комунікації у вашій компанії.

Перехід до більш інформативного листування

Інструменти комунікації в організації постійно вдосконалюються у відповідь на потреби користувачів. Тому наразі доступні як традиційні, так і інноваційні інструменти обміну інформацією, серед яких кожна команда обирає найзручнішу для себе комбінацію засоби спілкування.
  • Месенджери
  • Телефонні дзвінки.
  • Відеоконференції.
  • Внутрішні форуми та чати.
  • Системи оповіщення.
  • Інтернет.
  • Опитування.
  • Системи управління проєктами.
Вибір конкретних інструментів та їх кількості залежить від розміру компанії, її проєктів, а також того, які необхідні складові ефективної комунікації зручні саме для вашої команди.

Worksection: Інструмент для структурованого та ефективного спілкування

Worksection — це система управління проєктами та роботою команди. Окрім ефективних інструментів контролю та звітності, Worksection надає можливості комунікації, інтегровані в сервіс і тому оперативні, зручні та дієві.


Worksection допоможе вашій команді ефективно організувати всю роботу в одній системі. Листування та файли зберігаються безпосередньо в задачі. Отже, це найзмістовніший та найшвидший спосіб обміну інформацією, спілкування з колегами та клієнтом, передачі файлів, обговорення та надання фідбеку.

Використання Worksection для побудови ефективної комунікації

Комунікації у системі Worksection пов’язані з конкретними завданнями. Учасники команд можуть користуватися багатьма можливостями для змістовного обміну інформацією та даними:

  • Миттєві сповіщення про оновлення в задачах. Новий коментар під завданням відображається одразу, без оновлення сторінки в отримувача.
  • Можливість встановлювати персональні налаштування на отримання листів, онлайн повідомлень і push повідомлень.
  • Робота з файлами дозволяє переглядати графічні зображення, редагувати Google Docs та створювати нові документи типів docx, xlsx і pptx доступні для спільної роботи.
  • Контактні дані співробітників можна використовувати як базу контактів зі швидким пошуком.
  • Інтеграція з Telegram, Viber, Messenger за бажанням співробітників.
Всі ці функції Worksection сприяють змістовній комунікації в організації як в межах окремих завдань, так і в масштабах системи сповіщень всієї платформи.

Висновки

Ефективне спілкування допомагає компаніям досягати своїх цілей та підтримувати позитивну та продуктивну робочу атмосферу. Для цього необхідно налаштувати зручну систему комунікації в організації та мати дієві та зручні інструменти для її втілення.

Серед багатьох засобів комунікації в організації варто обрати такий, що інтегрований у систему управління роботою команди. Це заощадить час та забезпечить синхронізацію всіх бізнес-процесів без втрати даних. Тому Worksection є оптимальним рішенням і для управління проєктами, і для спілкування команди.

Спробуйте Worksection, щоб зростати завдякизлагодженій роботі
та ефективній комунікації!

esc
Поділитись у
или
Школа PM
У динамічному бізнес-середовищі важливо мати чітко визначений стратегічний план. Стратегічний план працює як дорожня карта для керування організаціями, сприяє адаптації та використанню можливостей. Cтворення...
15 травня 2024   •   17 min read
Школа PM
Це друга частина нашого матеріалу про процес стратегічного планування. Переходьте за посиланням, щоб ознайомитися з ним з самого початку. А якщо ви вже це зробили, ласкаво просимо до наступної частини...
15 травня 2024   •   12 min read
Школа PM
Це заключна частина нашого великого матеріалу з детальним описом процесу стратегічного планування. Щоб прочитати його від початку, натисніть на посилання. Крок 1: Застосуйте SWOT для встановлення пріоритетів...
15 травня 2024   •   14 min read
Почніть роботу прямо зараз
Введіть, будь ласка, свій справжній email 🙂