Die Kommunikation innerhalb einer Organisation dient mindestens zwei untrennbaren Zwecken. Einerseits ist es ohne angenehme Interaktion unmöglich, eine harmonische interne Teamumgebung zu schaffen. Andererseits, ohne den Austausch von Informationen über Arbeitsprozesse, werden Aufgaben einfach nicht übereinstimmen. Daher ist es entscheidend, verschiedene Arten und Mittel der Kommunikation innerhalb von Unternehmen sorgfältig zu berücksichtigen.
Was ist der kommunikative Prozess?
Die Kommunikation spielt eine unschätzbare Rolle im Betrieb jedes Unternehmens. Die Kommunikation innerhalb einer Organisation ist eine Pflichtbedingung für verschiedene Aspekte der Arbeit, einschließlich:
- Ziel- und Aufgabensetzung: Ermöglicht es den Mitarbeitern, die Erwartungen zu verstehen und harmonisch auf gemeinsame Ziele hinzuarbeiten.
- Austausch von Informationen und Ideen: Erleichtert fundierte und effektive Entscheidungen.
- Aufgabenimplementierung, Koordination von Handlungen, Problemlösung: Ergebnisse durch den Prozess der Kommunikation erzielen.
- Offene und ehrliche Kommunikation: Motiviert Mitarbeiter und schafft eine Atmosphäre des Vertrauens und der Unterstützung.
- Starke Beziehungen und ein Gefühl eines einheitlichen Teams aufbauen: Kommunikation in der Organisation trägt dazu bei, starke Beziehungen und ein Gefühl eines zusammenhaltenden Teams zu fördern.
Um sicherzustellen, dass alle Kommunikationsfunktionen erfüllt werden, muss die Kommunikationsstruktur gut koordiniert, frei von Hindernissen und alle notwendigen Komponenten enthalten.
Kommunikationsstruktur
Das transaktionale Modell der Kommunikation ist das logischste und besteht aus sequentiellen Phasen:
Dieses simple, aber effektive Modell beschreibt die Komponenten des Kommunikationsprozesses prägnant:
- Sender: Die Person oder Gruppe, die eine Idee oder Information generiert und sie überträgt. Der Sender muss seine Gedanken formulieren und einen geeigneten Übertragungskanal wählen.
- Kommunikationskanal: Die Mittel, durch die die Nachricht gesendet wird. Es kann verbal (mündlich, schriftliche Sprache) oder nonverbal (Gesten, Berichte, Skizzen) sein. Der Kanal sollte für die Zielgruppe und den Inhalt der Nachricht relevant sein.
- Nachricht: Die Informationen, die vom Sender an den Empfänger übermittelt werden. Nachrichten können Neuigkeiten, Aufgaben, Aufträge, Fragen usw. umfassen, aber es ist entscheidend, dass sie für den Empfänger verständlich sind.
- Empfänger: Die Person oder Gruppe, die die Nachricht erhält. Ähnlich wie der Sender kann der Empfänger eine Einzelperson oder eine Gruppe sein. Der Empfänger muss die Nachricht empfangen und korrekt verstehen.
Zusätzlich zu diesen grundlegenden Elementen kann der Informationsaustauschprozess zusätzliche Faktoren beinhalten:
- Feedback: Die Antwort des Empfängers zur Klärung oder Bestätigung seines Verständnisses der Nachricht.
- Barrieren: Alle Hindernisse, die die Nachricht verzerren können (z. B. Lärm im Raum, fehlende Kommunikation oder Fehler bei der Datenübertragung).
Kommunikationsbarrieren
Kommunikationsbarrieren in einem Unternehmen sind Hindernisse, die den effektiven Austausch von Informationen und Ideen behindern. Alles kann eine Barriere sein, die von objektiven bis zu rein subjektiven Gründen reicht.
Lasst uns einige häufige Gründe besprechen, die die Kommunikation innerhalb einer Organisation komplizieren:
- Physische Barrieren: Wie Lärm, schlechte Sicht oder große Entfernungen.
- Psychologische Barrieren: Wie Angst vor dem Management, Unsicherheit bei der Entscheidungsfindung oder Missverständnisse aufgrund unterschiedlicher Erfahrungen.
- Semantische Barrieren:
- Organisatorische Barrieren: Komplexe Hierarchien, die die Kommunikation behindern, bürokratische Prozesse, die die Interaktion komplizieren.
- Informationslücken: Wenn den Teammitgliedern die notwendigen Informationen für einen effektiven Austausch fehlen.
- Technische Barrieren: Fehlende oder unhandliche Kommunikationsmittel innerhalb der Organisation.
Um Barrieren in der Arbeitskommunikation zu überwinden oder zu vermeiden, ist es notwendig, eine Atmosphäre des Vertrauens und der Offenheit innerhalb des Teams zu fördern und angemessene Kommunikationsarten zu nutzen.
Arten der Kommunikation in Organisationen
Die Arten der Kommunikation basieren auf den Beziehungen zwischen den Teilnehmern und sind Voraussetzungen für einen effektiven Nachrichtenaustausch ohne unnötige Hindernisse.
Je nach der Anzahl der Mitarbeiter, der Teamzusammensetzung, laufenden Projekten und anderen Umständen können in einem Unternehmen verschiedene Arten von Kommunikation verwendet werden. Jede Art von Kommunikation spielt eine entscheidende Rolle in der organisatorischen Kommunikation. Daher ist es vorteilhaft, verschiedene Kommunikationstypen und deren Eigenschaften zu verstehen.
Vertikale Kommunikation
Kommunikation zwischen der Geschäftsleitung und den Untergebenen. Kann sowohl von oben nach unten (z. B. Aufgabenvergabe) als auch von unten nach oben (z. B. Berichte von Untergebenen an das Management) fließen.
Horizontale Kommunikation
Kommunikation zwischen Kollegen auf derselben Ebene. Essentiell für Zusammenarbeit, Koordination von Handlungen und Synchronisation von Arbeitsprozessen zwischen verschiedenen Teams.
Externe Kommunikation
Kommunikation mit Kunden, Partnern, Investoren, und anderen externen Interessengruppen.
Diagonale Kommunikation
Kommunikation, bei der Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen und Hierarchieebenen direkt kommunizieren können, ohne Manager oder andere "Vermittlungs"-Verbindungen einzubeziehen.
Gut ausgewählte, konfigurierte und angewandte Kommunikationsarten in einem Unternehmen erhöhen die Geschwindigkeit und Effizienz des Informationsaustauschs, verbessern die Verbindungen zwischen verschiedenen Abteilungen und die Engagementlevels der Mitarbeiter. Sie tragen auch zur Innovation und zur allgemeinen Entwicklung des Unternehmens bei.
Fehler in den Kommunikationseinstellungen können jedoch zu "Informationsrauschen" und Informationsüberlastung führen, was Verwirrung und Mehrdeutigkeit schafft. Um solche Komplikationen zu vermeiden und die Kommunikationseffizienz zu erreichen, ist es notwendig:
- Regeln und Kommunikationsverfahren im Unternehmen festzulegen.
- Die Mitarbeiter zu schulen.
- Die notwendige Infrastruktur für Kommunikationsmittel bereitzustellen.
Kommunikationsmittel innerhalb eines Unternehmens
Kommunikationsmittel in einer Organisation können konventionell in zwei Kategorien unterteilt werden:
Synchron
- Instant Messaging (WhatsApp, Telegram, Facebook Messenger usw.).
- Telefonanrufe (mobil, Festnetz).
- Videotelefonate (visueller Kontakt als Vorteil).
- Webkonferenzen (bieten gemeinsamen Zugriff auf Bildschirme, Präsentationen, Chats und andere Funktionen).
- Meetings und Konferenzen (verschiedene Personen können sich persönlich oder online treffen).
Asynchron
- E-Mail (Textnachrichten, Dateien und andere Informationen, die bis zur Löschung gespeichert werden).
- Projektmanagementsysteme (helfen beim Planen, Organisieren und Verfolgen von Aufgaben und Zielen).
- Interne Foren (Kommunikation und Informationsaustausch ausschließlich innerhalb der Organisation).
- Soziale Netzwerke (können für persönliche und geschäftliche Kommunikation genutzt werden).
- Umfragen (Datensammlung für Forschung, Feedback usw.).
Chatbots und Benachrichtigungssysteme können beiden Kategorien von Kommunikationswerkzeugen angehören. Alle diese können in verschiedenen Kombinationen für den Komfort der Teams verwendet werden. Die Vielfalt der Kommunikationsmittel in einer Organisation fördert effizienten Informationsaustausch. In der Praxis sind jedoch einige Kommunikationsmittel verbreiteter als andere, wie z. B. Messenger und Arbeitsanrufe.
Messenger in der Arbeitsplatzkommunikation
Die meisten Unternehmen verwenden Messenger zur Kommunikation unter Kollegen. Es ist in der Tat ein praktisches und vertrautes Kommunikationsmittel, das sich nahtlos in den Alltag integriert hat. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass Messenger nicht speziell für die Arbeitskommunikation entwickelt wurden, sodass ihre Nutzung sowohl Vor- als auch Nachteile hat.
Vorteile von Messengern in der Teamkommunikation:
- Mobilität: Messenger sind auf Mobilgeräten verfügbar, sodass Mitarbeiter jederzeit und überall verbunden bleiben können.
- Betriebsfähig: Die Möglichkeit, Nachrichten und Antworten in Echtzeit zu senden und zu empfangen.
- Einfachheit: Messenger sind benutzerfreundlich, allen Mitarbeitern vertraut und erfordern keine besondere Schulung.
- Teamarbeit: Gruppenchats können für die Kommunikation innerhalb des gesamten Teams oder spezifischer Abteilungen erstellt werden.
- Materialien: Die Möglichkeit, Dateien in verschiedenen Formaten zu senden, Dokumente, Bilder, Medien auszutauschen.
Nachteile von Messengern:
- Unstrukturierte Daten: Informationen in Messengern werden chronologisch gesendet und gespeichert, was es schwierig macht, sie zu durchsuchen und zu nutzen.
- Mangel an Kontext und Details: Messenger können unpraktisch sein, um den Fortschritt von Aufgaben zu verfolgen, da der Kontext fehlt.
- Informationsüberlastung: Mitarbeiter erhalten möglicherweise zu viele Arbeits- und persönliche Nachrichten über verschiedene Messenger, was die Aufmerksamkeit ablenkt und Zeit in Anspruch nimmt.
- Sicherheit: Die meisten Messenger bieten nicht das notwendige Sicherheitsniveau, um für vertrauliche Angelegenheiten geeignet zu sein.
Die Nutzung von Messengern für die Arbeitskommunikation ist möglich, wobei deren Vor- und Nachteile zu berücksichtigen sind. Es ist entscheidend, klare Regeln für die Nutzung von Messengern im Unternehmen festzulegen, die Mitarbeiter zu schulen und die notwendige Infrastruktur für Kommunikationsmittel sicherzustellen.
Arbeitenanrufe: Vor- und Nachteile
Arbeitenanrufe sind traditionell ein beliebtes Werkzeug für die Arbeitskommunikation, und sie haben bestimmte Vor- und Nachteile.
Vorteile von Arbeitenanrufen:
- Persönliche Interaktion: Die Stimme und Intonation des Gesprächspartners machen die Kommunikation bedeutungsvoller.
- Schnelligkeit: Die Möglichkeit, schnell Antworten auf Fragen zu erhalten oder sofort Details zu klären.
- Einbeziehung mehrerer Teilnehmer: In Gruppendiskussionen über Videotelefonate.
Nachteile von Arbeitenanrufen:
- Zeitaufwand: Anrufe können viel Zeit in Anspruch nehmen, insbesondere bei vielen Teilnehmern.
- Datenfixierung: Informationen, die am Telefon oder über Videotelefonate diskutiert werden, sind schwieriger zu dokumentieren und in der Arbeit anzuwenden.
- Technische Probleme: Anrufe können aufgrund von Kommunikationsproblemen unterbrochen werden.
- Ablenkung: Anrufe erfordern volle Aufmerksamkeit, was Multitasking, z. B. während der E-Mail-Korrespondenz, unmöglich macht.
Wenn ein Arbeitstag mit Anrufen überladen ist, sinkt die Arbeitseffizienz, und Einzelpersonen können schnell von der Menge der Kontakte und Informationen erschöpft werden. Aus diesem Grund ist es ratsam, die Arbeitskommunikation selektiv zu nutzen, nur wenn es wirklich angebracht ist.
Wann ist die Kommunikation über Arbeitenanrufe angemessen?
Anrufe bringen den größten Nutzen für die Teamkommunikation, wenn sie in Maßen und wirklich nötig verwendet werden:
- Dringende Angelegenheiten: Zum Diskutieren dringender Fragen in Echtzeit.
- Komplexe Problemlösungen: Um komplizierte Probleme anzugehen, die die gleichzeitige Beteiligung der Teammitglieder erfordern.
- Persönliche Interaktion: Zwischen Managern, HR und Mitarbeitern.
- Geplante Online-Teambesprechungen: Für regelmäßig geplante Team- oder Abteilungsbesprechungen.
Um zu vermeiden, dass Zeitpläne mit Anrufen überladen werden, definieren Sie klar deren Inhalt und Zweck, kommunizieren Sie prägnant und halten Sie sich an die Zeitvorgaben. Wenn Sie diese einfachen Kommunikationsregeln befolgen, können Interaktionen innerhalb des Unternehmens effektiv und sinnvoll gestaltet werden.
Warum ist sinnvolle Kommunikation wichtig?
Sinnvolle Kommunikation ist bewusst gerichtete Kommunikation, die darauf abzielt, ein spezifisches Ziel zu erreichen. Der Sinn von Kommunikation kann bestimmt werden durch:
- Klarheit und Eindeutigkeit der Nachrichten.
- Kurzfassung.
- Vollständigkeit und Einbeziehung aller notwendigen Informationen.
- Relevanz zum Gesprächsthema.
- Höflichkeit und Richtigkeit.
Die Wichtigkeit der sinnvollen Kommunikation kann aus mehreren Gründen nicht genug betont werden:
- Verbesserung der Arbeitseffizienz: Klare und prägnante Kommunikation ermöglicht es den Menschen, ihre Aufgaben schneller und besser zu erledigen.
- Verbesserung der Beziehungen: Sinnvolle Kommunikation trägt zum Verständnis zwischen Einzelpersonen und Teamaufbau bei.
- Förderung von Innovation: Erhöhter Austausch von Ideen und Informationen führt zur Generierung neuer Ideen und Lösungen.
- Reduzierung von FehlerRisiken: Klare Kommunikation hilft, Missverständnisse und Fehler zu vermeiden.
- Erhöhung der Arbeitszufriedenheit: Menschen sind zufriedener mit ihrer Arbeit, wenn sie sich gehört und verstanden fühlen.
Alle diese Vorteile können jedoch durch mehrere Faktoren neutralisiert werden, die sinnvolle Kommunikation behindern.
Was hindert Unternehmen daran, sinnvolle Kommunikation aufzubauen
Der Austausch von Informationen in der Organisation wird nicht sinnvoll sein, wenn es ein oder mehrere Hindernisse gibt:
- Mangel an Offenheit und Vertrauenskultur. Wenn Mitarbeiter sich nicht wohl fühlen, ihre Ideen und Probleme zu besprechen, ist effektive Kommunikation unmöglich.
- Unklare Kommunikation: Wenn das Management keine klaren Ziele und Vorgaben festlegt, wissen die Mitarbeiter nicht, was von ihnen erwartet wird.
- Bürokratie. Komplexe Verfahren und strikte Formalitäten behindern effektive und sinnvolle Kommunikation.
- Technologische Nachteile. Nützliche Werkzeuge sind notwendig für sinnvolle Kommunikation.
Kommunikation in der Organisation verbessern
Der Kommunikationsprozess ist ein flexibles und anpassungsfähiges Informationsaustauschsystem, das verbessert werden kann und sollte. Um qualitativ hochwertige und sinnvolle Kommunikation aufzubauen, sollten Unternehmen mindestens:
- Eine Kultur der Offenheit und des Vertrauens schaffen: Praktiken für den Informationsaustausch im Arbeitsprozess etablieren.
- Klare Kommunikationsstandards sicherstellen: Festlegen von Aufgabendetails und Antwortzeiten.
- Entwicklung effektiver Kommunikationsfähigkeiten: Sowohl Führungskräfte als auch Untergebene schulen.
- Bequeme Kommunikationsmittel für Mitarbeiter bereitstellen.
Kommunikationen, die diese Bedingungen erfüllen, kommen sowohl den Geschäftsprozessen als auch der Teamatmosphäre zugute. Eine kontinuierliche Überwachung der Kommunikationsqualität und regelmäßige Überprüfungen der Relevanz der Kommunikationsmittel in Ihrem Unternehmen sind jedoch unerlässlich.
Übergang zu informativeren Nachrichten
Kommunikationsmittel in der Organisation werden ständig verbessert, um den Bedürfnissen der Benutzer gerecht zu werden. Daher sind sowohl traditionelle als auch innovative Kommunikationsmittel derzeit verfügbar, aus denen jedes Team die bequemste Kombination von Kommunikationsmitteln auswählt. Dazu gehören:
- Messenger
- Telefonanrufe
- Videokonferenzen
- Interne Foren und Chats
- Benachrichtigungssysteme
- Internetplattformen
- Umfragen
- Projektmanagementsysteme
Die Wahl bestimmter Mittel und deren Anzahl hängt von der Unternehmensgröße, seinen Projekten und den Komponenten effektiver Kommunikation ab, die für Ihr Team geeignet sind.
Worksection: Ein Werkzeug für strukturierte und effektive Kommunikation
Worksection ist ein Projekt- und Teammanagementsystem. Neben effizienten Kontroll- und Berichterstattungstools bietet Worksection integrierte Kommunikationsfunktionen, die es funktional, bequem und effektiv machen.
Worksection hilft Ihrem Team, alle Arbeiten innerhalb eines Systems zu organisieren. Nachrichten und Dateien werden direkt in Aufgaben gespeichert. Es ist der sinnvollste und schnellste Weg, Informationen auszutauschen, mit Kollegen und Kunden zu kommunizieren, Dateien zu teilen, zu diskutieren und Feedback zu geben.
Worksection zur Förderung effektiver Kommunikation nutzen
Die Kommunikation in Worksection ist an spezifische Aufgaben gebunden. Teammitglieder können verschiedene Funktionen für einen sinnvollen Informations- und Datenaustausch nutzen:
- Sofortige Benachrichtigungen über Aufgabenaktualisierungen: Neue Kommentare werden sofort angezeigt, ohne die Seite des Empfängers zu aktualisieren.
- Personalisierte Einstellungen für E-Mail, Online-Nachrichten und Push-Benachrichtigungen.
- Dateiaktionen ermöglichen das Anzeigen von Grafiken, das Bearbeiten von Google-Dokumenten und das Erstellen neuer Dokumente der Typen docx, xlsx und pptx, die für die Zusammenarbeit verfügbar sind.
- Kontaktdaten der Mitarbeiter können als Kontaktbasis mit schneller Suche verwendet werden.
- Integration mit Telegram, Viber, Messenger gemäß den Vorlieben der Mitarbeiter.
All diese Funktionen von Worksection tragen zur sinnvollen Kommunikation innerhalb der Organisation bei, sowohl innerhalb einzelner Aufgaben als auch über das gesamte Benachrichtigungssystem der Plattform.
Fazite
Effektive Kommunikation hilft Unternehmen, ihre Ziele zu erreichen und eine positive und produktive Arbeitsatmosphäre aufrechtzuerhalten. Um dies zu erreichen, ist es entscheidend, ein bequemes Kommunikationssystem innerhalb der Organisation einzurichten und effiziente Werkzeuge für seine Umsetzung zu haben.
Unter den zahlreichen Kommunikationsmitteln ist die Wahl eines in das Arbeitsmanagementsystem des Teams integrierten am optimalsten. Das spart Zeit und gewährleistet die Synchronisation aller Geschäftsprozesse ohne Datenverlust. Daher ist Worksection eine ideale Lösung sowohl für das Projektmanagement als auch für die Teamkommunikation.