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Comunicações Internas da Empresa: Tipos de Comunicação, Barreiras e Conexões
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Comunicações Internas da Empresa: Tipos de Comunicação, Barreiras e Conexões

A comu­ni­cação den­tro de uma orga­ni­za­ção serve, pelo menos, a dois propósi­tos insep­a­ráveis. Por um lado, sem uma inter­ação con­fortáv­el, é impos­sív­el cri­ar um ambi­ente inter­no har­mo­nioso para a equipe. Por out­ro lado, sem a tro­ca de infor­mações sobre os proces­sos de tra­bal­ho, as tare­fas sim­ples­mente não se alin­ham. Por­tan­to, é cru­cial con­sid­er­ar cuida­dosa­mente os diver­sos tipos e meios de comu­ni­cação den­tro das empresas.


O que é o proces­so comunicativo?

A comu­ni­cação desem­pen­ha um papel ines­timáv­el no fun­ciona­men­to de qual­quer empre­sa. A comu­ni­cação den­tro de uma orga­ni­za­ção é uma condição obri­gatória para vários aspec­tos do tra­bal­ho, incluindo:
  1. Definição de Metas e Tare­fas: Per­mite que os colab­o­radores enten­dam as expec­ta­ti­vas e tra­bal­hem har­mo­niosa­mente para alcançar obje­tivos comuns.
  2. Tro­ca de Infor­mações e Ideias: Facili­ta a toma­da de decisões infor­madas e eficazes.
  3. Imple­men­tação de Tare­fas, Coor­de­nação de Ações, Res­olução de Prob­le­mas: Alcançan­do resul­ta­dos através do proces­so de comunicação.
  4. Comu­ni­cação Aber­ta e Hon­es­ta: Moti­va os colab­o­radores, crian­do uma atmos­fera de con­fi­ança e apoio.
  5. Con­strução de Rela­ciona­men­tos Fortes e um Sen­ti­do de Equipe Unifi­ca­da: A comu­ni­cação na orga­ni­za­ção aju­da a fomen­tar rela­ciona­men­tos fortes e um sen­so de equipe coesa.
Para garan­tir que todas as funções de comu­ni­cação sejam cumpri­das, a estru­tu­ra de comu­ni­cação deve ser bem coor­de­na­da, livre de obstácu­los e incluir todos os com­po­nentes necessários.

Estru­tu­ra de Comunicação

O mod­e­lo transa­cional de comu­ni­cação é o mais lógi­co, con­sistin­do em está­gios sequenciais:


Este mod­e­lo sim­ples, mas efi­caz, descreve de for­ma sucin­ta os com­po­nentes do proces­so de comunicação:
  • Reme­tente: O indi­ví­duo ou grupo que gera uma ideia ou infor­mação e a trans­mite. O reme­tente deve for­mu­lar seus pen­sa­men­tos e escol­her um canal apro­pri­a­do para a transmissão.
  • Canal de Comu­ni­cação: O meio pelo qual a men­sagem é envi­a­da. Pode ser ver­bal (lin­guagem oral, escri­ta) ou não ver­bal (gestos, relatórios, esboços). O canal deve ser rel­e­vante para o públi­co-alvo e para o con­teú­do da mensagem.
  • Men­sagem: A infor­mação trans­mi­ti­da do reme­tente ao des­ti­natário. As men­sagens podem incluir notí­cias, tare­fas, ordens, per­gun­tas, etc., mas é cru­cial que elas sejam com­preen­síveis para o destinatário.
  • Des­ti­natário: A pes­soa ou grupo que recebe a men­sagem. Assim como o reme­tente, o des­ti­natário pode ser um indi­ví­duo ou um grupo. O des­ti­natário deve rece­ber e enten­der cor­re­ta­mente a mensagem.
Além dess­es ele­men­tos fun­da­men­tais, o proces­so de tro­ca de infor­mações pode envolver fatores adi­cionais:
  • Feed­back: A respos­ta do des­ti­natário para esclare­cer ou con­fir­mar sua com­preen­são da mensagem.
  • Bar­reiras: Quais­quer obstácu­los que podem dis­torcer a men­sagem (por exem­p­lo, ruí­do na sala, fal­ta de comu­ni­cação ou erros na trans­mis­são de dados).

Bar­reiras de Comunicação

As bar­reiras de comu­ni­cação em uma empre­sa são obstácu­los que difi­cul­tam a tro­ca efi­caz de infor­mações e ideias. Qual­quer coisa pode ser uma bar­reira, var­ian­do de razões obje­ti­vas a pura­mente subjetivas.


Vamos dis­cu­tir algu­mas razões comuns que com­pli­cam a comu­ni­cação den­tro de uma organização:
  1. Bar­reiras Físi­cas: Como ruí­do, baixa vis­i­bil­i­dade ou grandes distâncias.
  2. Bar­reiras Psi­cológ­i­cas: Como medo da gerên­cia, incerteza na toma­da de decisões ou mal-enten­di­dos dev­i­do a exper­iên­cias diferentes.
  3. Bar­reiras Semân­ti­cas: Incluin­do difer­enças de ter­mi­nolo­gia, for­mu­lações enganosas ou o uso de gírias.
  4. Bar­reiras Orga­ni­za­cionais: Hier­ar­quias com­plexas que impe­dem a comu­ni­cação, proces­sos buro­cráti­cos que com­pli­cam a interação.
  5. Gaps de Infor­mação: Se os mem­bros da equipe não têm as infor­mações necessárias para uma tro­ca eficaz.
  6. Bar­reiras Téc­ni­cas: Ausên­cia ou incon­veniên­cia de fer­ra­men­tas de comu­ni­cação den­tro da organização.
Para super­ar ou evi­tar a cri­ação de bar­reiras na comu­ni­cação no local de tra­bal­ho, é necessário fomen­tar uma atmos­fera de con­fi­ança e aber­tu­ra den­tro da equipe e uti­lizar tipos de comu­ni­cação apropriados.

Tipos de Comu­ni­cação nas Organizações

Os tipos de comu­ni­cação basea­d­os nas relações entre os par­tic­i­pantes são pré-req­ui­si­tos para uma tro­ca efi­caz de men­sagens sem obstácu­los desnecessários.

Difer­entes tipos de comu­ni­cação podem ser usa­dos em uma empre­sa depen­den­do do número de colab­o­radores, com­posição da equipe, pro­je­tos em anda­men­to e out­ras cir­cun­stân­cias. Cada tipo de comu­ni­cação desem­pen­ha seu papel cru­cial na comu­ni­cação orga­ni­za­cional. Por­tan­to, enten­der vários tipos de comu­ni­cação e suas car­ac­terís­ti­cas é benéfico.

Comu­ni­cação Vertical

Comu­ni­cação entre a gerên­cia e os sub­or­di­na­dos. Pode fluir tan­to de cima para baixo (por exem­p­lo, atribuições de tare­fas) quan­to de baixo para cima (por exem­p­lo, relatórios dos sub­or­di­na­dos para a gerência).

Comu­ni­cação Horizontal

Comu­ni­cação entre cole­gas no mes­mo nív­el. Essen­cial para colab­o­ração, coor­de­nação de ações e sin­croniza­ção de proces­sos de tra­bal­ho entre difer­entes equipes.

Comu­ni­cação Externa

Comu­ni­cação com clientes, par­ceiros, investi­dores, e out­ros stake­hold­ers externos.

Comu­ni­cação Diagonal

Comu­ni­cação onde colab­o­radores de difer­entes depar­ta­men­tos e níveis hierárquicos podem se comu­nicar dire­ta­mente sem envolver ger­entes ou out­ros elos “inter­mediários”.


Tipos de comu­ni­cação bem sele­ciona­dos, con­fig­u­ra­dos e apli­ca­dos em uma empre­sa aumen­tam a veloci­dade e a efi­ciên­cia da tro­ca de infor­mações, mel­ho­ram as conexões entre difer­entes depar­ta­men­tos e os níveis de enga­ja­men­to dos colab­o­radores. Eles tam­bém con­tribuem para a ino­vação e o desen­volvi­men­to ger­al da empresa.

No entan­to, erros nas con­fig­u­rações de comu­ni­cação podem levar a “ruí­do infor­ma­cional” e sobre­car­ga de infor­mações, crian­do con­fusão e ambigu­idade. Para evi­tar tais com­pli­cações e alcançar efi­ciên­cia na comu­ni­cação, é necessário:
  • Esta­b­ele­cer regras e pro­ced­i­men­tos de comu­ni­cação na empresa.
  • Treinar os colaboradores.
  • Fornecer a infraestru­tu­ra necessária para as fer­ra­men­tas de comunicação.

Meios de Comu­ni­cação Den­tro de uma Empresa

As fer­ra­men­tas de comu­ni­cação em uma orga­ni­za­ção podem ser, con­ven­cional­mente, divi­di­das em duas categorias:

Sín­crono

  • Men­sagens Instan­tâneas (What­sApp, Telegram, Face­book Mes­sen­ger, etc.).
  • Chamadas Tele­fôni­cas (móveis, fixas).
  • Videochamadas (con­ta­to visu­al como uma vantagem).
  • Web Con­fer­ên­cias (fornecem aces­so com­par­til­ha­do a telas, apre­sen­tações, chats e out­ras funções).
  • Reuniões e Con­fer­ên­cias (várias pes­soas podem se encon­trar pres­en­cial­mente ou online).

Assín­crono

  • Email (men­sagens de tex­to, arquiv­os e out­ras infor­mações armazenadas até serem excluídas).
  • Sis­temas de Geren­ci­a­men­to de Pro­je­tos (aux­il­iam no plane­ja­men­to, orga­ni­za­ção e acom­pan­hamen­to de tare­fas e objetivos).
  • Fóruns Inter­nos (comu­ni­cação e tro­ca de infor­mações estri­ta­mente den­tro da organização).
  • Redes Soci­ais (podem ser usadas para comu­ni­cação pes­soal e empresarial).
  • Pesquisas (cole­ta de dados para pesquisas, feed­back, etc.).
Chat­bots e sis­temas de noti­fi­cação podem per­tencer a ambas as cat­e­go­rias de fer­ra­men­tas de comu­ni­cação. Todos eles podem ser uti­liza­dos em várias com­bi­nações para a con­veniên­cia das equipes. A diver­si­dade de fer­ra­men­tas de comu­ni­cação em uma orga­ni­za­ção pro­move uma tro­ca de infor­mações efi­ciente. No entan­to, na práti­ca, algu­mas fer­ra­men­tas de comu­ni­cação são mais preva­lentes do que out­ras, como men­sageiros e chamadas de trabalho.

Men­sageiros na Comu­ni­cação do Local de Trabalho

A maio­r­ia das empre­sas usa men­sageiros para comu­ni­cação entre cole­gas. É, de fato, um meio de comu­ni­cação con­ve­niente e famil­iar que se inte­grou per­feita­mente à vida cotid­i­ana. No entan­to, é essen­cial con­sid­er­ar que os men­sageiros não foram pro­je­ta­dos especi­fi­ca­mente para a comu­ni­cação de tra­bal­ho, então seu uso tem van­ta­gens e desvantagens.


Van­ta­gens dos Men­sageiros na Comu­ni­cação da Equipe:

  • Mobil­i­dade: Os men­sageiros estão disponíveis em dis­pos­i­tivos móveis, per­mitin­do que os colab­o­radores se man­ten­ham conec­ta­dos a qual­quer hora e em qual­quer lugar.
  • Opera­cional: A capaci­dade de enviar e rece­ber men­sagens e respostas em tem­po real.
  • Sim­ples: Os men­sageiros são fáceis de usar, famil­iares a todos os colab­o­radores, e não requerem treina­men­to especial.
  • Colab­o­ração em Equipe: Chats em grupo podem ser cri­a­dos para comu­ni­cação den­tro de toda a equipe ou depar­ta­men­tos específicos.
  • Mate­ri­ais: A capaci­dade de enviar arquiv­os em vários for­matos, tro­car doc­u­men­tos, ima­gens, mídias.

Desvan­ta­gens dos Mensageiros:

  • Dados Não Estru­tu­ra­dos: A infor­mação nos men­sageiros chega e é armazena­da crono­logi­ca­mente, tor­nan­do difí­cil a pesquisa e utilização.
  • Fal­ta de Con­tex­to e Detal­h­es: Os men­sageiros podem ser incon­ve­nientes para acom­pan­har o pro­gres­so das tare­fas dev­i­do à ausên­cia de contexto.
  • Sobre­car­ga de Infor­mação: Os colab­o­radores podem rece­ber men­sagens de tra­bal­ho e pes­soais demais em difer­entes men­sageiros, des­vian­do a atenção e con­sumin­do tempo.
  • Segu­rança: A maio­r­ia dos men­sageiros não ofer­ece um nív­el de segu­rança sufi­ciente, tor­nan­do-os inad­e­qua­dos para dis­cu­tir assun­tos confidenciais.
Usar men­sageiros para comu­ni­cação de tra­bal­ho é pos­sív­el, levan­do em con­ta suas van­ta­gens e desvan­ta­gens. É cru­cial definir clara­mente as regras para o uso de men­sageiros na empre­sa, treinar os colab­o­radores e garan­tir a infraestru­tu­ra necessária das fer­ra­men­tas de comunicação.

Chamadas de Tra­bal­ho: Prós e Contras

As chamadas de tra­bal­ho são tradi­cional­mente uma fer­ra­men­ta pop­u­lar para comu­ni­cação de tra­bal­ho, e elas têm cer­tas van­ta­gens e desvantagens.

Van­ta­gens das Chamadas de Trabalho:

  • Inter­ação Pes­soal: A voz e a enton­ação do inter­locu­tor tor­nam a comu­ni­cação mais significativa.
  • Agili­dade: A capaci­dade de obter respostas ráp­i­das a per­gun­tas ou esclare­cer detal­h­es imediatamente.
  • Envolvi­men­to de Múlti­p­los Par­tic­i­pantes: Em dis­cussões em grupo por videochamada.

Desvan­ta­gens das Chamadas de Trabalho:

  • Con­sumo de Tem­po: As chamadas podem con­sumir uma quan­ti­dade sig­ni­fica­ti­va de tem­po, espe­cial­mente com muitos participantes.
  • Fix­ação de Dados: As infor­mações dis­cu­ti­das por tele­fone ou por videochamadas são mais difí­ceis de doc­u­men­tar e aplicar no trabalho.
  • Prob­le­mas Téc­ni­cos: As chamadas podem ser inter­romp­i­das dev­i­do a fal­has na comunicação.
  • Dis­tração: As chamadas exigem total atenção, tor­nan­do impos­sív­el mul­titare­far, como durante a cor­re­spondên­cia de email.
Se um dia de tra­bal­ho estiv­er sobre­car­rega­do com chamadas, a efi­ciên­cia do tra­bal­ho diminui, e os indi­ví­du­os podem rap­i­da­mente se cansar do vol­ume de con­tatos e infor­mações. Por­tan­to, é acon­sel­háv­el usar a comu­ni­cação de tra­bal­ho de for­ma sele­ti­va, ape­nas quan­do real­mente necessário.

Quan­do a Comu­ni­cação por Chamadas de Tra­bal­ho é Apropriada?

As chamadas trazem mais bene­fí­cios à comu­ni­cação da equipe quan­do usadas com mod­er­ação e quan­do real­mente necessárias:
  1. Assun­tos Urgentes: Para dis­cu­tir questões urgentes em tem­po real.
  2. Res­olução de Prob­le­mas Com­plex­os: Para lidar com prob­le­mas intrin­ca­dos que exigem o envolvi­men­to simultâ­neo dos mem­bros da equipe.
  3. Inter­ação Pes­soal: Entre ger­entes, RH e colaboradores.
  4. Reuniões de Equipe Online Agen­dadas: Para reuniões plane­jadas reg­u­lares da equipe ou departamento.
Para evi­tar sobre­car­regar as agen­das com chamadas, defi­na clara­mente seu con­teú­do e propósi­to, comu­nique-se de maneira con­cisa e respeite o tem­po. Seguir essas regras sim­ples de comu­ni­cação pode tornar as inter­ações den­tro da empre­sa efi­cazes e significativas.

Por que a Comu­ni­cação Sig­ni­fica­ti­va é Importante?

A comu­ni­cação sig­ni­fica­ti­va é uma comu­ni­cação dire­ciona­da con­scien­te­mente, visan­do atin­gir um obje­ti­vo especí­fi­co. A sig­nificân­cia da comu­ni­cação pode ser deter­mi­na­da por:


  • Clareza e Ambigu­idade das Mensagens.
  • Con­cisão.
  • Com­ple­tação e Inclusão de Todas as Infor­mações Necessárias.
  • Relevân­cia para o Tópi­co da Conversa.
  • Polidez e Correção.

A importân­cia da comu­ni­cação sig­ni­fica­ti­va não pode ser subes­ti­ma­da por várias razões:

  1. Mel­ho­ra a Efi­ciên­cia do Tra­bal­ho: A comu­ni­cação clara e con­cisa per­mite que as pes­soas real­izem suas tare­fas mais rap­i­da­mente e melhor.
  2. For­t­alece Rela­ciona­men­tos: A comu­ni­cação sig­ni­fica­ti­va con­tribui para a com­preen­são entre indi­ví­du­os e a for­mação da equipe.
  3. Facili­ta a Ino­vação: O aumen­to da tro­ca de ideias e infor­mações leva à ger­ação de novas ideias e soluções.
  4. Reduz o Risco de Erros: A comu­ni­cação clara aju­da a evi­tar mal-enten­di­dos e erros.
  5. Aumen­ta a Sat­is­fação no Tra­bal­ho: As pes­soas ficam mais sat­is­feitas com seu tra­bal­ho quan­do se sen­tem ouvi­das e compreendidas.
No entan­to, todas essas van­ta­gens podem ser neu­tral­izadas por vários fatores que difi­cul­tam a comu­ni­cação significativa.

O que impede as empre­sas de con­stru­ir uma comu­ni­cação significativa

A tro­ca de infor­mações na orga­ni­za­ção não será sig­ni­fica­ti­va se hou­ver um ou mais obstáculos:
  • Fal­ta de aber­tu­ra e cul­tura de con­fi­ança. Se os colab­o­radores não se sen­tem con­fortáveis para falar sobre suas ideias e prob­le­mas, a comu­ni­cação efi­caz é impossível.
  • Comu­ni­cação pouco clara: Se a gerên­cia não definir metas e obje­tivos claros, os colab­o­radores não saberão o que se espera deles.
  • Buro­c­ra­cia: Pro­ced­i­men­tos com­plex­os e for­mal­i­dades rígi­das difi­cul­tam uma comu­ni­cação efi­caz e significativa.
  • Desvan­ta­gens tec­nológ­i­cas: Fer­ra­men­tas úteis são necessárias para uma comu­ni­cação significativa.

Mel­ho­ran­do a Comu­ni­cação na Organização

O proces­so de comu­ni­cação é um sis­tema de tro­ca de infor­mações flexív­el e adap­táv­el, que pode e deve ser mel­ho­ra­do. Para con­stru­ir uma comu­ni­cação de qual­i­dade e sig­ni­fica­ti­va,as empre­sas devem, no mínimo:


  1. Cri­ar uma Cul­tura de Aber­tu­ra e Con­fi­ança: Esta­b­ele­cer práti­cas para a tro­ca de infor­mações no proces­so de trabalho.
  2. Asse­gu­rar Padrões de Comu­ni­cação Claros: Especi­ficar for­matos de tare­fas e pra­zos de resposta.
  3. Desen­volver Habil­i­dades de Comu­ni­cação Efi­cazes: Treinar tan­to líderes quan­to subordinados.
  4. Fornecer Fer­ra­men­tas de Comu­ni­cação Con­ve­nientes para os Colaboradores.
As comu­ni­cações que aten­dem a essas condições ben­e­fi­ci­am tan­to os proces­sos de negó­cios quan­to a atmos­fera da equipe. No entan­to, mon­i­torar con­tin­u­a­mente a qual­i­dade da comu­ni­cação e revis­ar reg­u­lar­mente a relevân­cia das fer­ra­men­tas de comu­ni­cação em sua empre­sa são essenciais.

Tran­sição para Men­sagens Mais Informativas

As fer­ra­men­tas de comu­ni­cação na orga­ni­za­ção estão con­stan­te­mente sendo apri­moradas em respos­ta às neces­si­dades dos usuários. Por­tan­to, atual­mente estão disponíveis tan­to fer­ra­men­tas de comu­ni­cação tradi­cionais quan­to ino­vado­ras, das quais cada equipe escol­he a com­bi­nação de fer­ra­men­tas de comu­ni­cação mais con­ve­niente. Ess­es incluem:
  • Men­sageiros
  • Chamadas Tele­fôni­cas
  • Video­con­fer­ên­cias
  • Fóruns e Chats Internos
  • Sis­temas de Notificação
  • Platafor­mas de Internet
  • Pesquisas
  • Sis­temas de Geren­ci­a­men­to de Projetos
A escol­ha de fer­ra­men­tas especí­fi­cas e sua quan­ti­dade depen­dem do taman­ho da empre­sa, de seus pro­je­tos e dos com­po­nentes de comu­ni­cação efi­cazes ade­qua­dos para sua equipe.

Work­sec­tion: Uma Fer­ra­men­ta para Comu­ni­cação Estru­tu­ra­da e Eficaz

Work­sec­tion é um sis­tema de geren­ci­a­men­to de pro­je­tos e equipes. Além de fer­ra­men­tas de con­t­role e relatórios efi­cientes, o Work­sec­tion ofer­ece recur­sos de comu­ni­cação inte­gra­dos, tornando‑o opera­cional, con­ve­niente e eficaz.


O Work­sec­tion aju­da sua equipe a orga­ni­zar todo o tra­bal­ho den­tro de um úni­co sis­tema. Men­sagens e arquiv­os são armazena­dos dire­ta­mente nas tare­fas, tornando‑o o meio mais sig­ni­fica­ti­vo e rápi­do de tro­car infor­mações, comu­nicar-se com cole­gas e clientes, com­par­til­har arquiv­os, dis­cu­tir e fornecer feedback.

Usan­do o Work­sec­tion para Con­stru­ir uma Comu­ni­cação Eficaz

A comu­ni­cação no Work­sec­tion está vin­cu­la­da a tare­fas especí­fi­cas. Os mem­bros da equipe podem uti­lizar diver­sos recur­sos para uma tro­ca sig­ni­fica­ti­va de infor­mações e dados:


  • Noti­fi­cações Instan­tâneas de Atu­al­iza­ções de Tare­fas: Novos comen­tários são exibidos ime­di­ata­mente sem atu­alizar a pági­na do destinatário.
  • Con­fig­u­rações Per­son­al­izadas para: Rece­ber Emails, Men­sagens Online e Noti­fi­cações Push.
  • Tra­bal­ho com Arquiv­os per­mite visu­alizar grá­fi­cos, edi­tar Google Docs e cri­ar novos doc­u­men­tos dos tipos docx, xlsx e pptx disponíveis para colaboração.
  • Detal­h­es de Con­ta­to dos Colab­o­radores podem ser usa­dos como uma base de con­tatos com bus­ca rápida.
  • Inte­gração com Telegram, Viber, Mes­sen­ger de acor­do com as prefer­ên­cias dos colaboradores.
Todos ess­es recur­sos do Work­sec­tion con­tribuem para uma comu­ni­cação sig­ni­fica­ti­va den­tro da orga­ni­za­ção, tan­to den­tro de tare­fas indi­vid­u­ais quan­to através do sis­tema de noti­fi­cação de toda a plataforma.

Con­clusões

A comu­ni­cação efi­caz aju­da as empre­sas a alcançar seus obje­tivos e man­ter uma atmos­fera de tra­bal­ho pos­i­ti­va e pro­du­ti­va. Para alcançar isso, é essen­cial esta­b­ele­cer um sis­tema de comu­ni­cação con­ve­niente den­tro da orga­ni­za­ção e ter fer­ra­men­tas efi­cientes para sua implementação.

Entre as inúmeras fer­ra­men­tas de comu­ni­cação, escol­her uma integra­da ao sis­tema de geren­ci­a­men­to de tra­bal­ho da equipe é o ide­al. Isso econ­o­miza tem­po e garante a sin­croniza­ção de todos os proces­sos de negó­cios sem per­da de dados. Por­tan­to, o Work­sec­tion é uma solução ide­al tan­to para geren­ci­a­men­to de pro­je­tos quan­to para comu­ni­cação da equipe.

Tente Work­sec­tion para crescer através de tra­bal­ho coor­de­na­do e comu­ni­cação eficaz!

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